Handlingsplan for Retten i Horsens 2013 Danmarks Domstole har i 2012 arbejdet med udviklingsprojektet Danmark Domstole værdier og mål. Som led i dette projekt er der med Danmarks Domstole for ret og retfærdighed formuleret værdier og mål for domstolene. Det fremgår blandt andet af den nye målsætningspublikation, at domstolenes opgave er at værne om demokratiet, retssamfundet og den enkeltes retssikkerhed. Domstolenes opgaver, der er fastlagt i grundloven og anden lovgivning, er at pålægge straf og at afgøre tvister mellem personer, virksomheder og myndigheder, herunder spørgsmål om lovligheden af, hvad myndighederne foretager sig, og spørgsmål om lovgivningens overensstemmelse med grundloven og Danmarks internationale forpligtelser. Det er visionen, at domstolene arbejder tidssvarende og professionelt for ret og retfærdighed ved at træffe rigtige afgørelser i rette tid, der skal være velbegrundede og til at forstå. På den måde skal domstolene gøre sig fortjent til befolkningens tillid. Med dette udgangspunkt er der i december 2012 af Domstolsstyrelsens bestyrelse og efter en drøftelse på ledelsesforum med præsidentgruppen fastlagt nedenstående særlige fokusområder i 2013, som de enkelte retter skal tænke ind i handlingsplansarbejdet. Områderne omhandler de to overordnede mål om korte sagsbehandlingstider og mere ensartethed i opgaveløsningen. Implementering af vejledning om behandling af civile sager Digitalisering og it-understøttelse, herunder bl.a.: i. Overveje hvordan retten kan bidrage til implementeringen af JFS fase 1 (modtagelse, afsendelse og berammelse), herunder navnlig ved at stille kritiske forretningsressourcer til rådighed for udvikling og test af systemet samt at sikre tilstrækkelig ledelsesfokus på implementeringsforløbet.
ii. Forbedre de enkelte medarbejderes kompetenceniveau inden for it-anvendelse. iii. God udnyttelse af digitaliseringsmulighederne inden for de nuværende rammer, herunder eksempelvis via et projekt Sluk-faxen. Samarbejdet med de professionelle brugere, herunder navnlig i. Bedre decentral koordinering med anklagemyndigheden om sagstilrettelæggelsen. Ved udarbejdelsen af en handlingsplan for 2013 forventes de enkelte retter i øvrigt at fortsætte arbejdet med helhedsorienteret kvalitetsudvikling (løbende forbedring af kvalitet, service og effektivitet eventuelt med udgangspunkt i Domhusmodellen), ligesom det selvfølgelig også er en oplagt del af handlingsplanen, at de enkelte retter fastlægger indsatser, der har til formål at sikre en vellykket implementering af domstolenes fælles værdier og mål. Korte sagsbehandlingstider Retten i Horsens har også i 2012 haft en særdeles god målopfyldelse for alle sagsområder. Der er derfor ikke behov for særlige tiltag, men der er vigtigt, at de gode takter opretholdes. Fællessekretariatet, der opretter alle nye stævninger og betalingspåkrav, afsiger udeblivelsesdomme og forbereder småsager, har i deres handlingsplan anført følgende: Vi skal fortsat have fokus på at fastholde vores gode sagsbehandlingstider, herunder fastholde de gode arbejdsgange o ved udfærdigelse af 2. påtegning i betalingspåkrav kort efter udløbet af indsigelsesfristen, og o ved udarbejdelse af udeblivelsesdomme én gang ugentligt o Det tilstræbes, at fristlisten gennemgås én gang ugentligt o Handlingsplanen gennemgås hvert kvartal. De aftalte og iværksatte arbejdsgange til hurtig sagsbehandling af indkomne bødesager skal følges, og det tilstræbes, at alle indkomne bødesager ekspederes indenfor en uge. Retssekretariatet, der forestår den civile forberedelse, har i deres handlingsplan anført, at tiltagene fra 2012, hvorefter der gøres en ekstra indsats for at sikre, at der kun sker omberammelse af civile hovedforhandlinger, når der foreligger en gyldig grund eller omberammelse i øvrigt er velbegrundet, vil blive videreført i 2013. Særligt om frister er det anført: Vi har indført et system, hvor frister fremnoteres i den enkelte administrative medarbejders kalender. Dette sikrer en meget hurtig opfølgning på sager, hvor rettens fastsatte frister ikke er overholdt. Vi vil herudover fortsat bruge fristlisten som et arbejdsredskab til nedbringelse af sagsbehandlingstiden for alle civile sager.
Berammelse af voldssager, omfattet af 37 dages reglen, er som altid et fokuspunkt. Vi har i 2012 og vil også i 2013 give dette særlig opmærksomhed. Berammelsen er fortsat placeret hos én medarbejder, og alle voldssager, som ikke kan berammes og gennemføres indenfor fristen, forelægges en dommer eller præsidenten. Denne strategi har vist sig forholdsvis effektiv og betød, at målopfyldelsen i 4. kvartal af 2012 var 100 %. Der vil dog fortsat være store udfordringer i forhold til opfyldelse af fristen på 37 dage, særligt i de sager, hvor der er ønske om meget travle forsvarere. I skifteretten behandles nye dødsboer og insolvens sager indenfor de lovmæssige krav og i overensstemmelse med måltallene. For at fastholde de gode tal for de borgernære opgaver har skifteretten i deres handlingsplan for 2013 om korte sagsbehandlingstider anført følgende: Skifteretten vil fortsætte med at lave straksudleveringer af dødsboer, når pårørende møder personligt op med blanketter, der er udfyldt og underskrevet. Skifteretten vil arbejde hen imod, at udlevering af boer sker dag for dag. Skifteretten vil endvidere arbejde hen imod, at når godkendelse af boopgørelse foreligger fra SKAT, bliver der straks lavet en afgiftsberegning på boafgift. Ekspedition af åbningsstatus og boopgørelse skal ligeledes også helst ske dag for dag. Derimod viser opgørelserne af overbeholdningen, at det kniber med at få sluttet bobehandlede eller komplicerede dødsboer, konkursboer og indledte gældssaneringer i ordentlig tid. Der sættes derfor fokus på dette i 2013. Beholdningen af henholdsvis dødsboer og insolvensskifter har de seneste tre år udviklet sig således: Ultimo 2010 Ultimo 2011 Ultimo 2012 Ultimo 2006 Dødsboer 728 770 746 646 Insolvensskifter 528 465 457 300 Det er målsætningen at nedbringe beholdningen til 2006 niveau i løbet af 2013 og 2014. For at nedbringe beholdningen vil skifteretten i 2013 beramme gældssaneringssager og tvangsopløsningssager, således at mødet afholdes senest 3 uger fra modtagelsen gennemgå indkomne gældssaneringsforslag og boregnskaber i konkursboer, således
at de kan lægges til berammelse senest 1 uge efter modtagelsen foretage en grundigere vurdering af redegørelserne i konkursboerne og konkret tilskynde kuratorerne til en hurtigere afslutning af disse. Gennemgå de verserende sager med kritiske øjne og opfordre advokaterne til at få sagerne afsluttet. Der overvejes endvidere forskellige tiltag omkring afslutningen af konkursboerne. I den forbindelse er der aftalt et møde med skifteretten i Aarhus til erfaringsudveksling. I fogedrettens handlingsplan er det anført: Sagsbehandlingstiderne for afdelingens almindelige fogedsager ligger på ca. 4 uger, og 3 uger for pantebrevsudlæg og lejesager. Vi vil have større fokus på vores samarbejde med politiet, idet vi vil invitere dem til møder for at opnå en tættere kontakt til de personer hos politiet, der arbejder med vores henvendelser. Emner til fremtidige møder er: Opfølgning på sager, der ligger til politiforkyndelse Opfølgning på sager, der ligger til politifremstilling Tilrettelæggelse af aktioner Lejeudsættelsessager, herunder politiets medvirken Forbedring af den generelle kontakt Ensartethed i opgaveløsningen Et helt centralt punkt bliver implementeringen af den civile vejledning, både internt og eksternt. Vejledningen har allerede været drøftet på plenarmøde, og det er indtrykket, at der ikke vil være interne problemer ved brugen af vejledningen. En stor del af vejledningen fokuserer på forberedelsen af de civile sager. Om dette har retssekretariatet i sin handlingsplan anført: Målsætning og tiltag: Vi ser frem til at skulle arbejde med at implementere den kommende civile vejledning for byretterne i vores sagsbehandling. Vores sagsbehandling ses på de fleste områder allerede at være i overensstemmelse med vejledningen, og på områder hvor den ikke er, vil vi justere
vores interne køreplaner for sagsbehandlingen, så disse er i overensstemmelse med vejledningen. Vejledningen understøtter de bestræbelser, vi allerede gennem lang tid og med en vis succes har udført med hensyn til at gøre advokater og andre professionelle brugere mere bevidste om det ressourcespild og forlængelse af sagsbehandlingstider, som udsættelse af frister samt af hovedforhandlinger med kort varsel medfører, og at ledig retskapacitet opstået på denne baggrund kun i begrænset omfang kan nyttiggøres. For at sikre en ensartet praksis internt er der taget initiativ til i foråret at holde en række møder med de af rettens jurister, der i det daglige forestår forberedelsen af civile sager (småsager og almindelige civile sager). Det er et formål med møderne bl.a. at søge at sikre, at der i det relevante omfang sker en så vidt mulig ensartet forberedelse og afvikling af møderne og af rettens behandling af spørgsmål som syn og skøn/sagkyndige erklæringer og retsmægling. Møderækken skal sikre en ensartet, kvalificeret og velovervejet udarbejdelse af retsbøgerne, så de bliver et brugbart værktøj både internt og eksternt. Møderne vil også give mulighed for vidensudveksling mellem de to afdelingers jurister. Vi ser frem til at resultater fra den landsdækkende brugerundersøgelse 2013 foreligger og vil bruge undersøgelsen som et redskab til at optimere vores betjening af rettens brugere. Vi vil løbende gennemgå og opdatere vore interne køreplaner for sagsbehandlingen med henblik på at fastholde en ensartet og effektiv sagsforberedelse på et højt fagligt niveau. Retten vil afholde møder med retskredsens advokater og advokatsekretærer med henblik på gennem dialog at søge at opnå anerkendelse af vejledningen og intentionerne med denne og derigennem lette implementeringsarbejdet. På straffesagsområdet vil Retten i Horsens i 2013 indlede et samarbejde med Retten i Kolding om behandling af straffesagerne. Der er taget initiativ til oprettelse af et kontaktudvalg mellem de to retter, således at vi arbejder i samme retning på såvel praktiske som mere faglige spørgsmål i forhold til den fælles anklagemyndighed, Sydøstjyllands Politi. Det første konkrete initiativ er et fællesmøde om afvikling af nævningesager. Ensartethed er vigtig i alle dele af rettens funktioner. I skifterettens handlingsplan er det anført: Skifteretten bruger standardteksterne i dødsboer og insolvens. Skifterettens køreplaner ajourføres 2 gange om året, således at vi den ene gang ajourfører dødsboer og den anden gang insolvenssager.
Fogedretten har i deres handlingsplan anført, at man vil bidrage aktivt til en landsdækkende ensartethed i behandlingen af fogedsagerne. Der er videre anført: Den 4. februar 2013 deltog afdelingen i den landsdækkende invitation til vores professionelle brugere inkasso- og advokatbranchen gå-hjem-mødet Det gode fogedmøde. Mødets rammer var aftalt mellem afdelingslederne og funktionscheferne i landets fogedretter, og havde det formål at fogedretten kunne fortælle om de rammer vi arbejder inden for og vores kunder havde mulighed for at fortælle om deres udfordringer i arbejdsdagen. Vi vil nu bidrage til at indberette de nyttige forslag og anmodninger til Bedste Praksis, hvilket skal være med til, at der kommer en fælles udmelding til inkasso- og advokatbranchen. Vi vil deltage aktivt i den landsdækkende sparring med det mål at opnå en større ensartet behandling af sagerne uanset i hvilken landsdel man indleverer en fogedsag. Vi vil deltage i ERFA-møder og på seminarerne. Kommunikation, digitalisering og it-understøttelse Retten har i 2013 den målsætning, at alle medarbejdere kan arbejde sikkert og nuanceret med digitalisering, også ud over de anvendte sagsbehandlingssystemer. Vi har derfor iværksat et projekt, der skal sikre og forbedre de enkelte medarbejderes kompetenceniveau inden for itanvendelse. Midlet hertil er lærings-aktiviteterne under DO IT IT test i CAMPUS, og samtlige administrative medarbejdere og øvrige jurister skal inden 1. marts 2013 gennemføre testen. På baggrund af resultaterne vil medarbejderne blive tilbudt differentieret undervisning i de forskellige IT værktøjer, de bruger til dagligt herunder internet/e-mail i Outlook og Word. Retten i Horsens har i flere år søgt at bruge de digitale kommunikationsmuligheder maksimalt. Retten i Horsens var ultimo 2012 pilot embede for brugen af send digitalt knappen. Alle kontormedarbejdere har i den forbindelse lært brugen af denne. På nuværende tidspunkt sker store dele af kommunikationen med advokater og anklagemyndighed via mail. I 2013 vil vi udvide denne digitale kommunikation, så den også i højere grad inddrager de advokater, som endnu ikke bruger sikker mail. Vi vil også arbejde på at kommunikere med borgerne i f.eks. småsager og dødsboer og i den forbindelse vejlede borgerne om muligheden for at modtage post fra Danmarks Domstole via borger.dk. På et afdelingslederseminar i april 2013 er digital kommunikation et af hovedemnerne. Retten i Horsens vil endvidere i 2013 arbejde målrettet på at få afskaffet faxen. Retten i Horsens forventer i 2013 at være pilotembede for JFS modtagelse, oprettelse og afsendelse JFS 0.6. I den forbindelse har retten fået fjerntest adgang til JFS 0.6, og tester løbende
efter aftale med Domstolsstyrelsen JFS 0.6. Ved disse tests er afdelingsledere og medarbejdere fra alle afdelinger inddraget med henblik på at sikre såvel ledelsesfokus som medarbejderviden om JFS 0.6, da det forventes at være med til at sikre såvel et bedre pilot- som implementeringsforløb for JFS 0.6 ved Retten i Horsens. Vi er også forberedt på at modtage berammelsesdelen, JFS 0.8, og har valgt superbrugere og plangruppedeltagere. Retssekretariatet har i deres handlingsplan anført: Vi er nået langt med digital sagsbehandling, og kontakt med vores brugere sker i dag hvor det er muligt helt overvejende ved brug af e-mail. Vi vil i 2013 og mens vi afventer introduktionen af JFS - undersøge, om der er yderligere områder, hvor vi med fordel kan gøre brug af digital sagsbehandling. Om kommunikation har retssekretariatet videre anført: Vi vil fortsat arbejde for, at vores skriftlige kommunikation formidles i et klart, forståeligt og tidssvarende sprog. Vi har på baggrund af tidligere fokusområder og handlingsplaner udarbejdet i forbindelse hermed længe arbejdet med vores skriftlige sprog og skønner, at vi ikke længere har større udfordringer på dette område. Ved modtagelse af nye medarbejdere i afdelingen vil vi dog sikre, at disse også kommunikerer på en tidssvarende og forståelig måde. Kvalitetsudvikling Fastholdelse og udvikling af kvalitet i opgaveløsninger er fortsat et fokuspunkt. I handlingsplanen for fællessekretariatet er det anført: - Vi laver en videns-mappe med gode eksempler/ideer samt kendelser med henblik på forhøjet kvalitet og mere ensartethed. - Vi etablerer en tavle, hvorpå spørgsmål, gode ideer og/eller kommentarer kan noteres, således at vi sikrer, at alle underrettes og får samme besked. - Vi vil fortsat kommunikere elektronisk i alle tilfælde, hvor det er muligt. - Vi vil fortsat kommunikere tidssvarende og forståeligt.
- Alle skal huske at gennemlæse eget arbejde. Det gælder både for arbejde, der sendes ud af huset og arbejde, der lægges videre til en kollega. I skifterettens handlingsplan er det anført, at man som i 2012 vil kontrollere, at der ikke er stavefejl i breve og retsbøger, og vil bruge en fælles blanket til afholdelse af telefonmøder i dødsboer. At være en attraktiv arbejdsplads Hvis domstolene fortsat skal være en attraktiv arbejdsplads er det vigtigt at den enkelte medarbejder har mulighed for udvikling, udfordringer og ansvar. Samtidig skal der gøres alt for at sikre, at arbejdsmiljøet er i orden, så det bliver en glæde at gå på arbejde ved Danmarks Domstole. Den høje produktivitet har vist, at der bliver arbejdet rigtig godt i alle afdelinger. Produktivitet er imidlertid ikke nok. I flere af rettens afdelinger er der i 2012 fokuseret på en udvidelse af medarbejdernes kompetenceområder og dette arbejde fortsætter i 2013. I retssekretariatets handlingsplan er det anført: Prøveordningen vi indførte i 2012, hvorefter de administrative medarbejdere har egne civile sager, har været en succes, og ordningen er nu permanent. Ordningen skønnes at have medført en betydelig større medarbejdertilfredshed og har givet den enkelte medarbejder på samme måde som det både nu og tidligere har været gældende for medarbejderne, der arbejder med straffesager - et større selvstændigt ansvar for den enkelte sags behandling og forløb. I samme forbindelse er enkelte opgaver, som tidligere blev udført af juristerne, blevet uddelegeret til de administrative medarbejdere. Vi vil søge at arbejde for at fastholde og udbygge denne udvikling, både for så vidt angår behandlingen af civile sager som straffesager, og dermed sikre, at den enkelte medarbejder fortsat har grundlag for at opleve udvikling, udfordringer og ansvar. I fællessekretariatets handlingsplan er anført, at man den 1. marts 2013 starter med at rokere, således at alle medarbejdere oplæres i de forskellige funktioner, som varetages af fællessekretariatet. I skifteretten vil man også i 2013 gennemføre oplæring i samtlige sagsområder. I fogedrettens handlingsplan er det anført: I december 2012 gennemførte fogedafdelingen en temadag med overskriften Afdelingens dag, hvor vi i samarbejde med Merete Schlüter fra Bedste Praksis arbejdede med, hvordan
trivslen i afdelingen kan blive bedre. Som led i dette arbejde, blev der, mellem afdelingens medarbejdere, indgået en aftale om, at alle i 2013 vil bidrage aktivt til, at der sker en kompetenceudvikling i afdelingen med det mål, at alle medarbejdere kan udføre alle opgaver i afdelingen. Der er nu indkøbt en magnettavle, der skal opdeles med alle fogedrettens arbejdsopgaver og med medarbejderne for derved at synliggøre, hvem der tager ansvar for hvilke opgaver, og hvor der er ekstra behov for fokus. Når oplæringerne går i gang, er det aftalt, at alle opgaver vil ligge på et fælles arbejdsbord. Det skal som udgangspunkt være forbudt at have sager liggende på ens bord, når arbejdsdagen er omme. På sigt skal alle medarbejdere selvstændigt kunne varetage samtlige opgaver i afdelingen. Hensigten med dette er, at skabe en større forståelse for kollegaens arbejdsopgaver, hvilket bør have en positiv indflydelse på trivslen i afdelingen. Det forventes ligeledes at have den positive effekt, at afdelingen bliver mindre sårbar i ferie- og sygdomsperioder, og at den enkelte medarbejder ikke mødes med bunker, når man vender tilbage fra ferie/sygdom. Ansvaret for at dette gennemføres ligger hos samtlige medarbejdere. KAW er tovholder. Forelagt og vedtaget på SSU den 5. marts 2013 Ingrid Thorsboe