side nr. 119 Referat af bestyrelsesmøde 27. marts 2014 Tilstede: Bestyrelsen: Afbud: Administrationen: Chris Cully Erling Sørensen Lis Fræer Nielsen Børge Skovsende Morten Glud Irene Madsen Graver Vicky E. Jensen Steffen Espersen Lars Hamrum Mødets dagsorden: 1. Protokol 2. Organisationssager 3. Administrationssager 4. Afdelingerne 5. Byggesager 6. Udvalg 7. Forskelligt 8. Næste møde Til dagsordenen forelå sagsliste, hvortil der var følgende tilføjelser: 2.4 Bestyrelsesansvarsforsikring. 4.4 Afdeling 16, Græsvangen, Indkalderser til møder. 4.5 Workshop Affald/Varme. 7.3 Tilmelding 5. kreds. 7.4 Ny sekretariatsleder i Det Boligsociale Fællessekretariat. 7.5 Ny ledelse i Brabrand Boligforening. 7.6 Mus-samtale med direktøren. 7.7 Valg. side nr. 120
side nr. 120 Ad 1 Protokol 1. Protokol fra bestyrelsesmødet, den 27. marts 2014 godkendtes. Ad 2 Organisationssager 1. Postliste. 2. BL-informerer nr. 1414-1514. 3. LBF-info nr. 0625-0627. 4. Bestyrelsesansvarsforsikring. Direktøren orienterede om seminar vedrørende det juridiske ansvar for ledelsen i almene boligorganisationer, som direktøren, administrationschefen samt Lis Fræer Nielsen og Børge Skovsende havde været til den 26. marts 2014. Direktøren undersøger dækningsgraden af bestyrelsesansvarsforsikringer i andre sammenlignelige boligorganisationer i 5. kreds og tilpasser om nødvendigt ansvarsforsikringen i forhold hertil. Ad 3 Administrationssager 1. Ny udlært ejendomsfunktionær. Direktøren orienterede om sagen. Ad 4 Afdelingerne 1. Afdeling 43, Ladefogedvej. Stormskade. Direktøren orienterede om møde med afdelingsbestyrelsen vedrørende rapport fra COWI om stormskaden og efterfølgende henvendelse fra afdelingsbestyrelsen, som ønsker foretaget yderligere undersøgelser. Administrationen mener, at sagen med rapporten fra COWI er fuld belyst, og at der ikke er brug for yderligere undersøgelser. Såfremt afdelingsbestyrelsen ønsker dette, bør sagen forelægges på et afdelingsmøde, da omkostningerne til disse undersøgelser ikke er budgetlagt og derfor måske kan betyde huslejestigninger for afdelingens beboere. Organisationsbestyrelsen er enig med administrationen. side nr. 121
side nr. 121 2. Afdeling 07, Illerupvej, Lejeregulering i enkelte boliger. Direktøren orienterede om en henvendelse fra udlejningen om problemer med udlejning af 6 boliger i afdelingen, som er ombygget senere end tilsvarende lejemål, og som følge heraf, har en væsentlig højere husleje. Direktøren vil tage kontakt til afdelingsbestyrelsen, med henblik på en delvis udligning, af huslejeforskellen. Godkendtes, og der blev samtidig bevilget et mindre tilskud til afdelingen fra dispositionsfonden fordelt over 2 år. 3. Afdeling 15, Musvågevej mv., Overvågning af P-arealer. Fra en beboer i afdelingen var modtaget henvendelse om muligheden for at indføre overvågning af P-arealerne i afdelingen. Hverken organisationsbestyrelsen eller administrationen skal afgøre om det er en god ide, det er op til afdelingsmødet at afgøre dette, men en indførsel af overvågning her og nu, vil betyde huslejestigninger for beboerne i afdelingen, da sagen ikke er budgetlagt. 4. Afdeling 16, Græsvangen. Indkaldelser til møder. Direktøren orienterede om en henvendelse fra afdelingsformanden om afholdelse af diverse møder, i forbindelse med renoveringssagen. Han ønsker af hensyn til afdelingsbestyrelsens deltagelse i møderne, at disse afholdes efter normal arbejdstid. Direktøren oplyste, at bygherremøder og lignende møder, der involverer rådgivende teknikere, håndværkere og medarbejdere fra administrationen, afholdes indenfor normal arbejdstid i dagtimerne, men at orienteringsmøder og andre møder af særlig interesse for afdelingsbestyrelsen og beboerne, tilstræbes lagt efter normal arbejdstid. 5. Workshop Affald/Varme. Fra AffaldVarme Aarhus er modtaget invitation til Workshop til brugerne af affaldshåndtering onsdag, den 23. april 2014. Ad 5 Bygge- og renoveringssager 1. Orientering om ansøgning om tilskud fra egen trækningsret. Ingen nye sager til behandling. 2. Orientering om ansøgning om tilskud fra dispositionsfonden. Afdeling 14 og 15. I forbindelse med det nye beboerhus i Frydenlund på Fuglebakkevej 70, er der bevilget et engangstilskud på kr. 60.000,00 pr. afdeling til dækning af det boligsociale arbejde. 3. Orientering om byggesager. Afdeling 7, Illerupvej. Sagen pågår. Afdeling 9, Kirkedammen. Sagen pågår. Afdeling 16, Græsvangen. Projekteringsfasen er i gang. Der afholdes licitation den 23. april 2014. side nr. 122
side nr. 122 Ad 6 Udvalg 1. Medieudvalget. Intet at berette. 2. Kursusudvalget. Formanden takkede mange gange administrationen for den afholdte temadag, lørdag, den 22. marts 2014, og udtrykte samtidig stor ros til personalet for det store fremmøde. Der var fra flere sider udtrykt stor ros til kursusudvalget for arrangementet. 3. Ferieboligudvalget. Udlejningen for sæson 2014 er på plads. Der er kun et par enkelte uger, der ikke er udlejet p.t. Første udlejning er pr. 12. april 2014. 4. Fritidsudvalget. Formanden orienterede om det kommende først-til-mølle-arrangement for 55+beboere med udflugt til FÆNGSLET i Horsens. Arrangementet finder sted lørdag, den 10. maj 2014. Busselskabet er udvalgt og udvalget holder møde onsdag, den 2. april 2014 for at få de sidste praktiske detaljer på plads. Ad 7 Forskelligt 1. Referat fra AarhusBolig af 27.02.2014 2. 25 års jubilæum, Erling Sørensen. 3. Tilmelding 5. kreds.. Der var afbud fra Irene Madsen Graver. Udover bestyrelsen deltager 6 fra administrationen. 4. Ny sekretariatsleder i Det Boligsociale Fællessekretariat. 5. Ny ledelse i Brabrand Boligforening. 6. MUS-samtale med direktøren. Formanden orienterede herom. side nr. 123
side nr. 123 Ad 8 Næste møde Næste møde afholdes: torsdag, den 24. april 2014 kl. 17.00. Mødet hævet. Lars Hamrum / Chris Cully sekretær formand side nr. 124