Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab CVR-nr. 24 21 37 14 Weidekampsgade 6 Postboks 1600 0900 København C Notat Telefon 36 10 20 30 Telefax 36 10 20 40 www.deloitte.dk Til Fredensborg Kommune Omkostningskalkulationen ved byggesagsgebyrer Der blev den 12. maj 2011 afholdt møde i Fredensborg Kommune om kommunens administration af byggesagsgebyrer. I mødet deltog fra kommunen: Steinar Bakke, Christian Mathiasen og Ingelise Askov. Fra Deloitte deltog Jan Christensen. Det var mødets formål at tilrettelægge det videre arbejde med kommunens byggesagsgebyrer. Der blev taget udgangspunkt i det af Deloitte udarbejdede notat af 7. oktober 2010 om "Fredensborg Kommunes håndtering af Bygningsreglementets gebyrbestemmelser." Dertil kom de aktuelle udfordringer for kommunen, som det fremgår af orienteringen til Plan- og Klimaudvalgets møde den 11. maj 2011 de realiserede indtægter i 2011 vil formentlig blive større end budgetteret. Det blev aftalt, at arbejdet opdeles i to faser: Første fase om omkostningskalkulationen, der danner grundlaget for fastsættelsen af indtægterne i form af byggesagsgebyrerne. Anden fase om fastlæggelsen af gebyrordningen fremover, herunder gebyrstrukturen (grundgebyr, m 2 -sats) og fastholdelsen af en gebyrdækning på 75% af omkostningerne. På mødet opregnedes en lang række aktiviteter og udgifter, som syntes relevant for omkostningskalkulationen. Det aftaltes, at Deloitte på dette grundlag snarest muligt udarbejder et notat om principperne for omkostningskalkulationen, hvorunder skulle det nærmere præciseres, hvilke yderligere oplysninger der skulle tilvejebringes fra andre af kommunens afdelinger. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited
Deloitte 2 Den nærmere omkostningsberegning ville Ingelise Askov derefter foretage til brug for det næste møde i løbet af juni måned 2011. Fase 1: Omkostningskalkulationen Det er væsentligt af hensyn til tilliden til kommunens omkostningskalkulation, at den bygger på velkendte principper og regler. Efterfølgende redegørelse vil derfor bygge på følgende: Indenrigs- og Sundhedsministeriets "Budget- og regnskabssystem for kommuner", afsnit 9.3 Vejledning om omkostningskalkulationer. Vejledningen skal anvendes af kommunerne, medmindre anden specifik lovgivning hjemler andet. Bygningsreglementet indeholder ikke relevante modstående regler. Erhvervs- og Byggestyrelsens "Konsulentundersøgelse af byggesagsgebyrer" udarbejdet af Rambøll, august 2010. Bilagsrapporten indeholder Rambølls anbefalinger til best practice. Udarbejdelsen af en omkostningskalkulation må nødvendigvis bygge på en række regler, principper og forudsætninger. Samtidig er en omkostningskalkulation normalt en meget ressourcekrævende opgave for kommunen. Det vil derfor være en lettelse, hvis den tilbundsgående omkostningskalkulation kun blev foretaget med passende frekvens for eksempel hvert 4 år, jf. Rambølls anbefaling. Ved efterfølgende kalkulation er det forudsat, at Center for Plan og Miljø i de følgende 3 år selv kan udarbejde kalkulationen uden assistance fra andre centre. De øvrige andre principper og forudsætninger for omkostningskalkulationen er blandt andet: Kommunens byggesagsbehandlere foretager detaljeret tidsregistrering af al arbejdstid, mens de øvrige medarbejdere i Center for Plan og Miljø kun registrerer den medgåede tid på opgaver relateret til byggesagsbehandling gældende for månederne marts og september 2011. Gebyrindtægterne dækker 75% af omkostningerne inden for hver af de 5 bygningskategorier i Bygningsreglementet. Omkostningskalkulationen bygger på princippet om opgørelse af de langsigtede gennemsnitsomkostninger, fordelt på dels direkte omkostninger, dels indirekte omkostninger. Opdelingen mellem direkte og indirekte omkostninger, der ikke er skarp, følger som udgangspunkt ISMs vejledning i afsnit 9.3. De direkte omkostninger til byggesagsbehandlingen vedrører alene omkostninger i Center for Plan og Miljø, det vil sige omkostninger som centret selv kan opgøre.
Deloitte 3 De indirekte omkostninger består af omkostninger til dels fællesfunktioner i Center for Plan og Miljø og i andre centre, dels tilknyttet kapitalapparatet i form af afskrivninger og forrentning samt andre ejendomsudgifter for eksempel vedligeholdelse, el, varme mv. Fællesomkostningerne fordeles på grundlag af årsværk, det vil sige årsværk til byggesagsbehandlere mv. set i forhold til antal årsværk i fællesfunktionen. Afskrivning og forrentning fordeles på grundlag af arealstørrelserne til byggesagsbehandling i forhold til det samlede bygningsareal Fællesfunktionerne omregnes ved den tilbundsgående omkostningskalkulation til et overheadtillæg til de direkte omkostninger. Lønomkostningerne og de øvrige direkte omkostninger fordeles på grundlag af timeregistreringer på de 5 bygningskategorier. De indirekte omkostninger fordeles på de 5 bygningskategorier i forhold til, hvordan lønomkostningerne er fordelt på de enkelte kategorier. På grundlag af disse principper og forudsætninger kan der opstilles følgende model for omkostningskalkulationen, idet det for hvert element er angivet, hvad kommunen skal foretage til brug for den endelige beregning af omkostningen. Model for omkostningskalkulationen ved byggesagsgebyrer Omkostninger Yderligere oplysninger Beregningsmetode Direkte omkostninger Løn til byggesagsbehandlere incl. Kontorhjælp p.t. 6 Løn til andre medvirkende ved byggesagsbehandlingen i Center for Plan og Miljø Indeholder samtlige lønbidrag, herunder direkte løn, feriepenge, søgne-/helligdagsbetaling, pensionsbidrag og -forpligtelser (herunder forpligtelser til tjenestemandspensioner), sygedagpenge, ATP, arbejdsmiljøafgift, ansvarsforsikring, overarbejde mv., Lønnen opgøres som ovenfor Den samlede lønomkostning reduceres med andelen af ikke anvendt tid til byggesagsbehandling ifølge tidsregistreringen Ifølge tidsregistreringen opgjort til ca. 100 timer om måneden. Beregnes som ovenfor Beregnet omkostning kr. 2.810.563 417.600
Deloitte 4 Omkostninger Yderligere oplysninger Beregningsmetode Ledelsen af Center for Plan og Miljø Befordring Varekøb og tjenesteydelser, herunder til it til byggesagsbehandling Digitalt byggesagsarkiv Lønnen opgøres som ovenfor pt. direktør Thomas Barfoed og afdelingschef Christian Ibsen Omkostninger til byggesagsbehandlernes befordringsudgifter ifølge Centrets budget og regnskab ved efterkalkulationen Omkostninger til byggesagsbehandlingen ifølge Centrets budget og regnskab ved efterkalkulationen Ifølge tidsregistreringen udgør direktørens tid 10% og afdelingschefen 20% til byggesagsbehandlingen Befordringsudgifterne vedrørende byggesagsbehandlingen Kun direkte dokumenterbare udgifter til aktiviteten: Byggesagsbehandling. Fordelte udgifter indgår under de indirekte omkostninger Årlig driftsudgift til ekstern it-leverandør Beregnet omkostning kr. 334.399 10.000 20.000 165.000 I alt 3.757.562 Indirekte omkostninger Fællesfunktioner i Center for Plan og Miljø Politisk behandling Andre indirekte omkostninger, som kun kan fordeles med betydelige vanskeligheder, vare- og tjenesteydelser, it osv. Fællesfunktioner uden for Centret Beregnes ikke konkret, men indgår i begrundelsen for at forhøje overhead-procenten til et velkendt helt tal Beregnes ikke konkret, men indgår i begrundelsen for at forhøje overhead-procenten til et velkendt helt tal 0 0
Deloitte 5 Omkostninger Yderligere oplysninger Beregningsmetode Jurister og andre sagsbehandlere Økonomikontoret Lønkontoret Andre fællesfunktioner så som reception, post, betjente, kantine mv. I alt omkostninger til Fællesfunktioner uden for Centret Afskrivning og forrentning samt andre bygningsomkostninger Afskrivning Forrentning Løndele opgøres som ovenfor Der indhentes oplysning om de samlede budgetterede omkostninger til kontoret samt antal årsværk i kommunen. Der indhentes oplysning om de samlede budgetterede omkostninger til kontoret. Økonomikontoret forudsættes at kunne oplyse en enhedsomkostning pr. kommunalt årsværk Beregnes på grundlag af Anlægskartotekets oplysninger om budgetårets Afskrivninger på bygninger og inventar. Den samlede arealstørrelse oplyses. Der kan tages udgangspunkt i den effektive gennemsnitlige 10-årige statsobligation som opgjort af Danmarks Nationalbank Er af pågældende skønnet til i alt 200-300 timer årligt. Der udpeges en repræsentativ person, hvis årsløn anvendes forholdsmæssigt i forhold til et præcist valgt årstimetal til byggesagsbehandlingen Det samlede årsværk til byggesagsbehandlingen på 7,3 (5 + 1 + 1 + 0,3) multipliceres med Økonomikontorets enhedsomkostning Det samlede årsværk til byggesagsbehandlingen på 7,3 multipliceres med Lønkontorets enhedsomkostning Enhedsomkostningen oplyst af Økonomikontoret multipliceres med 7,3, jf. ovenfor Byggesagsbehandlingens andel af den samlede bygningsstørrelse opgøres i %. Årets afskrivning fordeles. Forrentningen beregnes af budgetårets primosaldo: Bygningsværdien, inventarværdien og grundværdien og derefter forholdsmæssigt i forhold til byggesagsbehandlingens andel, jf. ovenfor. Beregnet omkostning kr. 500.000 230.260 25.108 1.260.041 1.005.044 103.236 66.133
Deloitte 6 Omkostninger Yderligere oplysninger Beregningsmetode I alt afskrivning og forrentning Andre bygningsomkostninger så som vedligeholdelse, el, varme mv. Totaloplysninger tilvejebringes af Økonomikontoret. Som fordelingsnøgle anvendes arealet til byggesagsbehandlingen, jf. ovenfor, Beregnet omkostning kr. 169.369 126.981 I alt direkte og indirekte omkostninger 6.069.321 For at forenkle de løbende omkostningskalkulationer foreslås det, at der beregnes et overhead-tillæg til de direkte omkostninger. Forenklingen bør også omfatte, at Center for Plan og Miljø selv foretager de løbende omkostningskalkulationer uden at inddrage andre centre. Hovedelementerne i de løbende omkostningskalkulationer bliver på dette grundlag: De direkte omkostninger. Et overhead-tillæg omfattende dels omkostningerne til Fællesfunktioner uden for Center for Plan og Miljø, dels Andre bygningsomkostninger. Afskrivning og forrentning. De samlede omkostninger skal herefter fordeles på de 5 bygningskategorier, hvorefter modellen er således: Beregningsmodel byggesagsgebyr Kat. 1 Kat. 2 Kat. 3 Kat. 4 Kat. 5 Samlet Omkostninger Direkte omkostninger Løn byggesagsbehandlere 562.113 983.697 421.584 140.528 702.641 2.810.563 fordelt ifølge tidsregistrering Løn andre i Centret fordelt 83.520 146.160 62.640 20.880 104.400 417.600 efter tidsopgørelse Løn Ledelsen mv. fordelt efter 66.880 117.040 50.160 16.720 83.600 334.399 tidsopgørelse Befordring fordelt som løn til 2.000 3.500 1.500 500 2.500 10.000 byggesagsbehandlerne Varekøb og tjenesteydelser 4.000 7.000 3.000 1.000 5.000 20.000 Digitalt byggesagsarkiv 33.000 57.750 24.750 8.250 41.250 165.000
Deloitte 7 Fællesfunktioner i Center for 0 0 0 0 0 0 Plan og Miljø Jurister og andre sagsbehandlere 100.000 175.000 75.000 25.000 125.000 500.000 Økonomikontoret 46.052 80.591 34.539 11.513 57.565 230.260 Lønkontoret 5.022 8.788 3.766 1.255 6.277 25.108 Andre fællesfunktioner så som reception, post, betjente, kantine mv. 252.008 441.014 189.006 63.002 315.010 1.260.041 Afskrivninger og forrentning 33.874 59.279 25.405 8.468 42.342 169.369 Andre bygningsomkostninger så som vedligeholdelse, el, varme mv. 25.396 44.443 19.047 6.349 31.745 126.981 Samlede omkostninger pr. kategori 1.213.864 2.124.262 910.398 303.466 1.517.330 6.069.321 Ved opgørelsen af dækningsgraden sikres det, at det på budgettidspunktet og ved den senere efterkalkulation sker en kontrol af overholdelsen af den af kommunen fastsatte dækningsgrad af gebyrindtægternes andel af omkostningerne. Fredensborg Kommunes fastsatte dækningsgrad er pt. på 75%. Fase 2: Den fremtidige ordning for byggesagsgebyrerne Det har ikke været vores opgave at fremsætte forslag til kommunens fremtidige gebyrordning. Den aktuelle ubalance for gebyrindtægterne i kommunens budget 2011 skyldes især to store verserende byggerier, hvor der forventes indtægter alene på ca. 3,2 mio.kr. set i forhold til budgettet på 3,3 mio.kr. Ved udarbejdelsen af budget 2011 har der ikke været påregnet så betydelige enkeltindtægter. Den nuværende gebyrstruktur er heller ikke helt egnet til at modvirke effekten af sådanne store byggerier. Efter vores opfattelse må det overvejes at indføre et grundgebyr til supplering af beregningen pr. m 2. Denne kan differentieres for de forskellige bygningskategorier, hvor det især er kategori 5 om Øvrigt erhvervs- og etagebyggeri, der påkalder sig opmærksomheden. Jo højere et grundgebyr i denne kategori, jo mindre betydning har antallet af m 2. Kategorien kan desuden underopdeles efter kommunens valg. Der er således flere instrumenter til rådighed for kommunen, så risikoen for ubalance kan minimeres.
Deloitte 8 Vi skal ikke fremkomme med yderligere kommentarer til denne opgave for kommunen. København, den 18. maj 2011 Deloitte Statsautoriseret Revisionsaktieselskab Jan Christensen T:\Data\11\142293\2011\142293no2011 Omkostningskalkulationen ved byggesagsgebyrer.docx