Fastholdelsesstrategi HF-afdelingen 2015-2016
Indholdsfortegnelse Indhold Støtte og fastholdelse... 3 Studiecentret... 3 Støtteforanstaltninger... 3 Læreren... 3 Studieaktivitet et element i fastholdelsesarbejdet... 4 GS-flex afdelingen... 4 Særligt for GS... 4 Særligt for flex... 5 Klasseafdelingen... 5 Tiltag i forhold til et problematisk studieaktivitetsmønster... 5 Enkeltfagsafdelingen... 6 Fraværsopgørelser. Skoleåret 2014-15... 7 Fraværsvarsler/Samtaleindkaldelser... 7 Skriftligt fravær (manglende skriftlige opgaver)... 7 Fritagelse fra studieaktivetet under sygdom... 7 2
Støtte og fastholdelse Overordnet sigter fastholdelsesarbejdet på at understøtte kursistens ønske og motivation for at tage en uddannelse og at gennemføre den med det bedst mulige resultat. Studiecentret Fastholdelsen starter allerede med kursistens første henvendelse til VUC Aarhus ofte hos enten studievejledningen eller hos skolens administrative frontpersonale. Studievejledningens nye organisering i regi af skolens studiecenter vil få en helt central placering i relation til skolens fastholdelsesstrategi og de støtteforanstaltninger, som skolen stiller til rådighed for den enkelte kursist. Med studiecentret opnår vi at samle information, vejledningsydelser og støtteforanstaltninger, så kursister kun behøver at henvende sig ét sted samtidig med at vi ønsker at bevare en grad af specialisering, der sikrer, at vi fortsat kan levere en høj kvalitet i optagelsesbehandling og vejledning til vores forskellige tilrettelæggelser. Fra og med august 2015 vil der på fjernundervisningsområdet desuden blive etableret en selvstændig flex-vejledning, der vil kunne supplere studievejledningen med specifik og udvidet vejledning om flex-tilrettelæggelserne, sådan at kursisterne får det bedst mulige grundlag for at vælge den rigtige tilrettelæggelse. Støtteforanstaltninger På VUC Aarhus findes der en række støtteforanstaltninger, som går på tværs af undervisningen, og som har til formål at muliggøre en koordineret indsats omkring den enkelte kursist med et udvidet støttebehov. Der findes både faglige som sociale og psykologiske støtteforanstaltninger, hvoraf nogle er lovbestemte, og andre er nogle, som vi selv har etableret for at støtte vores kursister. Nogle typer støtte går på tværs af den almindelige undervisning, mens andre foranstaltninger mere er knyttet til undervisningen på det enkelte hold. Nedenfor er listet de typer af støtte, vi tilbyder til kursister på VUC Aarhus: - Optagelsesvejledning - Fastholdelse - Faglig støtte - Læse og matematikvejl. - Tutorordning - Lektieværksted - Eksamensrådgivning og kurser - Psykologisk rådigivning - Mentorordning - Social rådgivning - SPS-støtte - SU vejledning - Vejledning om videregående udd. v. Studievalg Østjylland Læreren Helt central for kursistens gennemførelse er naturligvis undervisningen og dermed også relationen lærer og kursist imellem. Ud over fagfagligheden skal læreren mestre relationskompetence såvel som klasse og 3
læringsledelse, hvorigennem læreren via pædagogiske og didaktiske valg øger kursistens muligheder for at få succesoplevelser gennem undervisningen. Læreren har den daglige, direkte kontakt med kursisten og har et indgående kendskab til dennes styrker og svagheder, og dette relationsarbejde er en helt afgørende faktor for at vedligeholde motivation og skabe faglig progression. Læreren har en rummelig og anerkendende tilgang til kursisterne, der kan være med til at tage problemer i opløbet, og læreren kender også til skolens øvrige støtteordninger og kan videreformidle relevant information om disse til kursister, som har brug for udvidet støtte. Studieaktivitet et element i fastholdelsesarbejdet HF-afdelingen er opdelt i tre underafdelinger med hver deres tilrettelæggelser. Grundet den store diversitet både i tilrettelæggelserne og i kursistgruppen er der også forskellig praksis i forhold til administration og opfølgning på studieaktivitet. De forskellige tiltag foregår inden for skolens overordnede studieaktivitetsprocedure og skal ses som forsøg på at optimere fastholdelsen og støtten til det pædagogiske arbejde i undervisningen, så det lige netop afspejler de særlige vilkår, som hører til den pågældende tilrettelæggelse. GS-flex afdelingen Særligt for GS Procedure for studieaktivitet på GS-AD (aftendeltid) 1. Ved ikke lovligt fravær de to første mødegange udmelder vi uden varsel. Proceduren er kursisterne informeret om i optagelsesbrev fra GS Sekretariatet. 2. GUL varsel første måned sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. to forsømmelser; manglende fremmøde og/eller manglende afleveringer. 3. Nyt GUL varsel i anden måned. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. tre forsømmelser for nye kursister. RØD varsel i anden måned. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. yderlig forsømmelse for dem, som er under OBS. De indkaldes til obligatorisk samtale v. leder. 4. Nyt RØD varsel i tredje måned. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. yderlig forsømmelse for dem, som er under OBS. De indkaldes til obligatorisk samtale v. leder. 5. Lærerne har mulighed for at kontakte med konkrete henvendelser. Procedure for studieaktivitet på GS 2-4 mdr. 1. Ved ikke lovligt fravær de to første mødegange udmelder vi uden varsel. Proceduren er kursisterne informeret om i optagelsesbrev fra GS Sekretariatet. 2. GUL varsel de første 14 dage sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. tre forsømmelser; manglende fremmøde og/eller manglende afleveringer. 3. Nyt GUL varsel de næste 14 dage. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. tre forsømmelser for nye kursister. 4. RØD varsel de næste 14 dage. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. yderlig forsømmelse for dem, som er under OBS. De indkaldes til obligatorisk samtale v. leder. 5. Nyt RØD varsel efter 1 ½ mdr på 3 mdr. hold. Sendes som besked i LUDUS WEB og med SMS. Sendes v. yderlig forsømmelse for dem, som er under OBS. De indkaldes til obligatorisk samtale v. leder. Sidste samtalerunde vil finde sted i ultimo oktober/marts. 4
6. Lærerne har mulighed for at kontakte med konkrete henvendelser. Særligt for flex Som noget nyt fra skoleåret 2015-2016 skal alle moduler på Flex afleveres for at man er studieaktiv. Kursisterne skal følge den afleveringsplan, som de har valgt at følge i forbindelse med deres tilmelding. Denne er som udgangspunkt individuel. Der laves studieaktivitetsopfølgning hver 14. dag. Foruden kravet om at alle moduler skal afleveres, er der nogle minimums-afleveringskrav inden for nogle bestemte perioder, som skal overholdes undervejs for, at man forbliver studieaktiv. ½ års hold ½ års hold efterår skal aflevere minimum 2 moduler senest den 25. september samt yderligere minimum 2 moduler senest den 25. november. ½ års hold forår skal aflevere minimum 2 moduler senest den 25. februar samt yderligere minimum 2 moduler senest den 25. april. Ud over disse afleveringsfrister skal alle moduler være afleveret senest den 1/12-2015 helholdsvis den 1/5-2016. 1 års hold 1 års hold skal aflevere minimum 2 moduler senest den 25. november samt yderligere minimum 2 moduler i perioden fra den 1. januar til og med den 25. februar. Ud over disse afleveringsfrister skal alle moduler være afleveret senest den 1/5-2016. Klasseafdelingen En effektiv studieaktivitetsopfølgning forudsætter en koordineret indsats i forhold til den enkelte kursist. Nødvendige støtteforanstaltninger skal iværksættes og eventuelle sanktioner implementeres. Det er derfor helt centralt, at der samarbejdes omkring denne opgave. For at sikre denne koordinering afholdes et månedsmøde om hver klasse. Her deltager de væsentlige aktører og sammen gennemgås klasserne, og det besluttes, hvad der skal foretages i forhold til den enkelte kursist. Det er samtidig månedsmødet der kan samle op på effekten af de iværksatte tiltag, samt foretage passende justeringer undervejs. Tiltag i forhold til et problematisk studieaktivitetsmønster 1. Første skridt er lærer- og tutorsamtaler. Her sættes fokus på kursistens studievaner og studiekompetencer. Der kan evt. henvises til forskellige støttefunktioner, fx lektieværksted, mentor. Mødet mellem lærer og kursist vil altid være det helt centrale når vi taler fastholdelse og gennemførsel. Det at blive set og anerkendt som kursist er motiverende, og det er ofte afgørende for kursisten at lærerne tydeligt signalerer, at kursisten betragtes som en væsentlig del af fællesskabet i klassen. Kursisten er dermed på trods af fravær inkluderet, ikke ekskluderet. Hvis kursisten er bagud med mere end 20% af de skriftlige afleveringer, sendes kursisten i obligatorisk skriveværksted. 2. Bekymringssamtale. Formålet er, at studievejlederen afdækker hvilke problemer der ligger bag kursistens problematiske studieaktivitet. Der etableres hermed en kontakt til kursisten, og målet er at støtte kursisten til at forbedre sin studieaktivitet. 5
3. Første skriftlige advarsel indebærer indkaldelse til samtale med studievejlederen. Denne samtale anvendes når øvrige skridt har været forsøgt uden videre effekt. Derudover indkaldes kursister med 20% fravær af afholdte lektioner eller skriftligt fravær Hvis kursisten ikke møder til samtalen modtager kursisten Sidste skriftlige advarsel og indkaldes dermed til en samtale rød samtale) med afdelingens leder. Første skriftlige advarsel er den første formelle advarsel. Ved samtalen v. Første skriftlige advarsel aftales der en opfølgningsplan. Kursisten følges herefter i en periode for at sikre en væsentligt forbedret studieaktivitet. Det undersøges desuden om kursisten bør overgå til særlige vilkår i en periode. Der aftales en opfølgningssamtale ca. 14 dage efter samtalen. Ved opfølgningssamtalerne vurderer studievejleder om der har været en effekt af den skriftlige advarsel. Hvis det vurderes at der er sket en forbedring aftales endnu en opfølgningsplan og et møde igen efter 14 dage. Hvis der ikke er sket en forbedring drøftes på førstkommende månedsmøde hvorvidt kursisten skal have Sidste skriftlige advarsel. 4. Sidste skriftlige advarsel og efterfølgende rød samtale med en leder. Inden sidste skriftlige advarsel udsendes er det væsentligt, at der er sket et veldokumenteret udredningsarbejde, samtalen i forbindelse med advarslen er derfor ikke en udredningssamtale, men har til formål at afklare hvorvidt kursisten ønsker at fortsætte det eksisterende uddannelsesforløb eller om der skal ske en justering i uddannelsesplanen, hvilket i klasseafdelingen typisk indebærer en udmeldelse fra forløbet i klassen. Sidste skriftlige advarsel er den anden formelle advarsel, vi kan herefter skride til sanktioner uden yderligere advarsel. Samtidig med indkaldelsen til sidste skriftlige advarsel sættes der et bekymringsmærke på kursisten (hvis kursisten er under 25 år). Det betyder at UU underrettes om at kursisten er frafaldstruet, og de vil tage kontakt til kursisten. Hvad sker der til rød samtale: Hvis kursisten ikke møder til samtalen bliver han / hun udmeldt fra skolen. Samtalen har til formål at afklare hvorvidt kursisten er motiveret for radikalt at ændre sit studiemønster. Ved samtalen indgås aftale om fremtidig studieaktivitet, både i forhold til fremmøde og skriftlige afleveringer, og manglende overholdelse vil enten føre til fratagelse af SU i en periode eller udmeldelse. Enkeltfagsafdelingen Når en kursist tilmelder sig undervisning på hf-e, forventer vi at kursisten er studieaktiv, dvs: møder til alle lektioner forbereder sig til og deltager aktivt i undervisningen afleverer alle skriftlige opgaver rettidigt holder sig orienteret om undervisningen på Ludusweb og VUC Intra Læreren gør kursisterne opmærksomme på, hvad det vil sige at være studieaktiv. Læreren registrerer det daglige fremmøde i Ludusweb - der registreres for hver afholdt lektion - og er i dialog med den enkelte kursist om evt. manglende fremmøde. Relationen mellem lærer og kursist er meget vigtig for at fastholde motivation og udvikling hos kursisten det betyder meget, at kursisten føler sig set og anerkendt. 6
Ved skoleårets start tildeles alle kursister en studievejleder. Hvis en lærer er bekymret for en kursist af en eller anden grund, kan man til enhver tid maile til kursistens studievejleder. Fraværsopgørelser. Skoleåret 2014-15 Administrationen laver opgørelse over fravær på en række fastsatte datoer. Det betyder, at kursister, der uden årsag er udeblevet fra undervisningen i fire sammenhængende uger, udmeldes uden varsel. Studievejlederne gennemgår derefter de kursister, de er vejledere for, og koordinerer tvivlstilfælde med HF-enkeltfagslederne. Fraværsvarsler/Samtaleindkaldelser Grøn sms: Kursister med en del fravær, men hvor det vurderes, at en gul samtale ikke er nødvendig, får en sms om at forbedre fremmødet samt en invitation til at kontakte studievejlederen for at vende eventuelle problemer. Gul samtale (ved 20% af afholdte timer eller på lærers foranledning): Kursisten kan indkaldes administrativt og på foranledning af en lærer til en samtale med studievejlederen, hvor årsagen til den manglende studieaktivitet (fremmøde, aktiv deltagelse og aflevering af opgaver) er på dagsordenen. Samtalen finder så vidt muligt sted inden for en uge efter, fraværsvarslet er sendt. Denne samtale udgør den første skriftlige advarsel. Formålet med samtalen er, at kursist og studievejleder udarbejder en plan for, hvordan studieaktiviteten kan forbedres. Der kan være tale om forskellige støttetilbud, evt framelding af et fag, m.m. Der planlægges en opfølgningssamtale, hvor det er relevant. Rød samtale (ved 20% af planlagte timer eller på studievejleders foranledning): Hvis kursisten efter en gul samtale ikke forbedrer sin studieaktivitet, indkaldes kursisten til en rød samtale med en leder. Samtalen skal afklare, om kursisten er motiveret for at ændre sin studieaktivitet radikalt, og om kursisten evt. skal frameldes et fag. Der indgås aftale om fremtidig studieaktivitet. Hvis fraværet fortsætter, kan kursisten fratages SU en måned. Efter en måned uden SU vurderes, om kursisten igen er studieaktiv eller skal udmeldes. Skriftligt fravær (manglende skriftlige opgaver) Lærerne kan sende kursister, som mangler at aflevere 2 eller flere store opgaver svarende i omfang til 2 eksamensopgaver eller 30% af kursisttiden til skriftligt arbejde, i obligatorisk skriveværksted. Hvis en kursist er til gul eller rød samtale, vil man udover fremmødet til undervisningen kigge på det skriftlige fravær. Fritagelse fra studieaktivetet under sygdom Kursister, der ikke kan passe deres studium pga. sygdom, skal sygemeldes og vil som hovedregel fortsat være su-berettigede. Ved langvarig eller kronisk sygdom bør det overvejes, om sagen ikke løses bedre og mere permanent gennem anden offentlig ydelse end SU. Kursisten skal tale med en studievejleder, før der kan bevilges SU under sygdom, da det er studievejlederen, der vurderer, om det giver mening, at kursisten vender tilbage til VUC efter endt sygemelding. 7