Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen Frederiksholms Kanal 25 1220 København K Tlf. 3392 5000 Fax 3392 5567 E-mail ktst@ktst.dk www.ktst.dk CVR nr. 29634750 Referat af møde i revisornetværket den 29. maj 2013 Deltagere: 12. august 2013 Sags nr.: 027.94M.271 Revisorer: Bjørn Olsen, Rigsrevisionen Heidi Demant Helander, Rigsrevisionen Søren Jensen, Deloitte Klaus Grønbæk Jakobsen, BDO Helle Lorenzen, KPMG Niels Villadsen, PwC Ulla Koed, RSMplus UNI-C: Lars Matthiesen Peter Rauff Kvalitets- og Tilsynsstyrelsen, Økonomisk Administrativt Center: Ann Lisbeth Ingerslev John Andreassen Christian Jespersen Ole Sten Volder Stine B. Mørck
2 Dagsorden: 1. Revisionserklæringer og vejledninger i forbindelse med lockouten 2. Nødlidende institutioner - årsager og fællestræk 3. Funktionsadskillelse i statens løn- og kreditorsystemer Rigsrevisionens anbefaling til Moderniseringsstyrelsen, jf. pkt. 50 og side 14 i bilag 1 Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens forelæggelse for Moderniseringsstyrelsen, jf. bilag 2 Moderniseringsstyrelsens svar, jf. bilag 3 Kontrolspor i HR-løn Moderniseringsstyrelsens krav om funktionsadskillelse i Navision Stat - kreditormodulet, jf. bilag 4 4. Orientering om status på Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens digitaliseringsinitiativer 5. Evaluering af regnskabsaflæggelsen for 2012 m.v. Indberetning med digital signatur Målrapporteringen i årsrapporten (regulerede institutioner) Orientering om særlige undersøgelser 6. Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens revisorkvalitetsprojekt Vejledning og uddannelse Standardafsnit i revisionsprotokollen Gennemgang og ajourføring af erklæringer Gennemgang og vurdering af revisortjeklistespørgsmål 7. Planlagte kurser i FSR-regi til efteråret De regulerede institutioner De frie skoleområder 8. Problemstillinger vedrørende nye læreroverenskomster 9. Eventuelt Kan der udstedes AMU-bevis for et kursus man har deltaget i via f.eks. et valgfrit specialfag? Arbejdsgruppen vedrørende statens regnskabsregler status? Nyt om VUC ernes tilsynspligt? Må institutioner opkræve betaling for tompladser ved virksomhedsforlagt undervisning?
3 Måltal og politik for den kønslige sammensætning i bestyrelser m.v. for statslige institutioner gælder det for uddannelsesinstitutionerne? Ad pkt.1) Revisionserklæringer og vejledninger i forbindelse med lockouten Flere revisorer i netværket ønsker klarhed omkring KTS forventninger til deres revisionsarbejde i forbindelse med lærerlockouten. KTS orienterede om, at man har forskellige udfordrende problemstillinger på hvert skoleområde, men at AMU og det frie skoleområde har særlige udfordringer. KTS orienterede om, at der bliver udsendt information for de enkelte skoleområder med modeller for de særlige retningslinjer, som vil blive indskrevet i instrukserne fremadrettet. Det har også været nødvendigt at udarbejde en ny revisorerklæring, gældende for de tilskudsområder der har været berørt af lockouten. Revisor skal erklære, at de manglende undervisningstimer er afviklet på den enkelte institution. Erklæringerne følger de almindelige terminer. Ad.pkt..2)Nødlidende institutioner - årsager og fællestræk KTS oplyste, at der generelt ikke kan siges at være fællestræk ved de nødlidende institutioner, idet det oftest er en kombination af flere individuelle faktorer. Dog er det som oftest udefrakommende faktorer, herunder rammebetingelserne, faldende aktivitet mv., der medfører at en institution bliver nødlidende. Det blev drøftet, hvordan revisorer skal forholde sig til revisionsbekendtgørelsens 6 vedrørende straks indberetning. KTS opfodrer alle revisorer til at benytte bestemmelsen, hvis man som revisor vurderer, at driften er i fare. Det er bedre at indberette én gang for meget end én gang for lidt. Ad pkt. 3) Funktionsadskillelse i statens løn- og kreditorsystemer Rigsrevisionens anbefaling til Moderniseringsstyrelsen vedr. SLS mm. KTS orienterede om, at man fortsat i 2012 kan konstatere, at problemet med funktionsadskillelse i SLS endnu ikke er løst, idet det fortsat fremgår at institutionernes revisionsprotokollater for 2012. Rigsrevisionens rapport er endnu ikke færdig, men de mener umiddelbart ikke, at SLS-problematikken er løst endnu hos Moderniseringsstyrelsen. Rigsrevisionen er opmærksom på problemet og orienterer løbende KTS om sagens udvikling. Man drøftede ligeledes, at problematikken også gør sig gældende hos Silkeborg Data. Kravene er ikke ensartede for de to udbydere, idet Silkeborg Data er en privat udbyder. KTS stiller krav til Silkeborg Data om, at de som minimum, lever op til de krav, vi stiller til SLS.
4 Kontrolspor i HR-løn Netværket drøftede det nye system HR løn, som flere havde positive erfaringer med. Problemet med systemet er, at indberetningerne ikke efterfølgende kan findes i systemet. Man kan således ikke spore sig frem til hvem, der har indberettet i systemet. Denne svaghed finder flere revisorer problematisk. UNI-C mener, at oplysningerne burde kunne fremskaffes fra databasen, og at det er brugergrænsefladen, der giver problemer. Rigsrevisionen undersøger sagen og giver en tilbagemelding i forhold til systemsvagheden. Moderniseringsstyrelsens krav om funktionsadskillelse i Navision Stat kreditormodulet. UNI-C fremlagde Moderniseringsstyrelsens kommende krav til kreditormodulet. Man ønsker at opstramme kravene i modulet således, at man koder Navision Stat til, at anden godkender ikke må være samme person, som har bogført kreditorposten. UNI-C og KTS har accepteret dette. Ad pkt. 4) Orientering om status på Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens digitaliseringsinitiativer KTS orienterede om det arbejde, der er igangsat som led i planerne om at indføre fuld digitalisering af regnskabsindberetninger og regnskabsaflæggelse. Implementeringen vil ske i etaper, og det er målet, at etablere en fuld digital løsning, hvor alle regnskaber indberettes med digital signatur. Målet i 2013 er, at balancen og pengestrømsopgørelsen også genereres elektronisk ligesom resultatopgørelsen således, at institutionerne ikke skal indtaste tallene. På det regulerede område arbejder KTS på at få alle data, både tal og tekst, indberettet i struktureret form. Dette vil på sigt kunne understøtte det økonomiske tilsyn. På de frie områder er der ikke samme krav til økonomisystemer som på de regulerede, hvorfor en løsning her er mere kompleks. KTS forventer at lave en slags webbaseret løsning for det frie skoleområde. Ad pkt. 5: Evaluering af regnskabsaflæggelsen for 2012 m.v. Indberetning med digital signatur Indberetningerne gik over al forventning og kun få institutioner manglede at indberette ved fristernes udløb. KTS orienterede om, at flere institutioner også har indsendt papirregnskaber. Disse vil blive returneret snarest til de enkelte institutioner med brev om, at KTS kun modtager regnskaber indberettet med digital signatur. Målrapporteringen i årsrapporten (regulerede institutioner)
5 Flere revisorer i netværket kritiserede KTS opstilling i målrapporteringen og den sene udsendelse af vejledningen. Revisorerne mener ikke, at gymnasierne mfl. kan levere en retvisende målrapportering, idet deres systemer ikke kan generere de data, KTS ønsker oplyst. KTS oplyste, at man i samarbejde med regnskabskonsulenterne i 2013 vil undersøge målrapporteringen og klarlægge ovenstående problemstillinger. Orientering om særlige undersøgelser KTS orienterede om, at man i 2013 vil undersøge institutionernes brug af finansielle instrumenter. KTS har kunnet konstatere, at ca. 30 % på det regulerede område benytter renteswaps, der oftest påvirker institutionernes egenkapital negativt. Ad pkt. 6) Kvalitets- og Tilsynsstyrelsens revisorkvalitetsprojekt Vejledning og uddannelse KTS vil i samarbejde med FSR styrke informationsindsatsen overfor revisorerne, og evt. afholde en eller flere kursusdag vedrørende svært reviderbare områder for derigennem at højne revisorkvaliteten. Standardafsnit i revisionsprotokollen KTS arbejder på nuværende tidspunkt på at udvikle en standardisering af dele af revisionsprotokollen. Initiativet skal blandt andet ses i lyset af KTS digitaliseringsindsats, herunder overvejelser om anvendelse af tekstanalyse. Gennemgang og ajourføring af erklæringer KTS orienterede om, at der snarligt skal igangsættes et arbejde med at ajourføre alle revisorerklæringer, som anvendes i ministeriet, så de bringes i overensstemmelse med gældende standarder. Gennemgang og vurdering af revisortjeklistespørgsmål KTS vil gennemgå de eksisterende spørgsmål i revisortjeklisterne med henblik på vurdering af relevans og entydighed. Ad pkt. 7: Planlagte kurser i FSR-regi til efteråret KTS orienterede om, at der afholdes kurser i efteråret for henholdsvis de regulerede institutioners revisorer og for revisorer på det frie skoleområde. Kurserne udbydes af FSR. Indenfor begge områder vil man målrette markedsføringen af kurserne imod revisorer for selvejende institutioner på MBU s område. Niels Villadsen, PwC er kursusansvarlig for de regulerede områder imens Ulla Koed, RSMplus er det for de frie skoleområder. Begge ytrede ønske om relevant input til kurserne fra MBU, rigsrevisionen samt revisorer. Ad pkt. 8: Problemstillinger vedrørende nye læreroverenskomster
6 Problemstillingen blev kort drøftet i netværket. KTS orienterede om, at vi har igangsat et projektarbejde i samarbejde med vores regnskabskonsulenter, der skal klarlægges de regnskabsmæssige problemstillinger, der måtte være forbundet med overenskomsterne, herunder vedrørende ændringerne i forhold til tidsregistrering.. Ad pkt. 9. Eventuelt Kan der udstedes AMU-bevis for et kursus man har deltaget i via f.eks. et valgfrit specialfag? 1. AMU En person, der har deltaget i AMU, og som efter underviserens vurdering har nået uddannelsens mål, får et AMU-bevis. Det forudsættes, at AMU-uddannelsen er gennemført som en tilskudsberettiget AMUaktivitet, dvs. gennemført efter AMU's regler og med tilskud i henhold til lov om åben uddannelse. Der kan IKKE udstedes AMU-bevis i andre tilfælde. Der kan således heller ikke udstedes AMU-bevis for en IDVaktivitet. Der kan dog udstedes AMU-bevis til ledige deltagere, som går på AMU omfattet af betalingsloven, og til færinger og grønlændere i de tilfælde, hvor der er lovgivning herom, jf. instrukserne. Selv om jobcentret betaler for de ledige, og færinger/grønlændere betaler selv, regnes deres uddannelse ikke som IDV, derfor kan de få AMU-bevis. Link til AMU: http://www.uvm.dk/uddannelser-og-dagtilbud/uddannelser-tilvoksne/overblik-over-voksenuddannelser/arbejdsmarkedsuddannelser 2. EUD En person, der har gennemført en erhvervsuddannelse, får et uddannelsesbevis ("svendebrev") for hele uddannelsen. EUD-reglerne regulerer betingelserne for at få beviset. Der udstedes ikke særskilt bevis for de enkelte fag, heller ikke for de valgfri specialefag. 3. AMU som valgfrit specialefag i EUD Udvalgte arbejdsmarkedsuddannelser kan indgå i en EUD som valgfri specialefag. Det ændrer dog ikke på, hvorvidt eleven får særskilt bevis eller ej, jf. ovenstående beskrivelse vedrørende erhvervsuddannelserne. Skolerne kan samlæse, så AMU-deltagere og EUD-elever kan gå på samme hold og få samme undervisning. Når undervisningen er færdig, får AMU-kursisterne et AMU-bevis. EUD-eleverne må vente, til de får deres svendebrev. Arbejdsgruppen vedrørende statens regnskabsregler status? Arbejdsgruppen har holdt et opstartsmøde. Arbejdet har været på standby, men forventes genoptaget i efteråret.
7 Nyt om VUC ernes tilsynspligt? CKR har haft møde med lederforeningen, der selv vil udarbejde en vejledning på området. Foreningen har oplyst, at KTS får den til gennemsyn inden udsendelsen. Må institutioner opkræve betaling for tompladser ved virksomhedsforlagt undervisning? Punktet blev udskudt, grundet tidsmangel. Måltal og politik for den kønslige sammensætning i bestyrelser m.v. for statslige institutioner gælder det for uddannelsesinstitutionerne? Punktet blev udskudt, grundet tidsmangel. Stine B. Mørck Lokal tlf.: 25147 Økonomisk-Administrativt Center