KØBENHAVNS UNIVERSITET CSU MØDEREFERAT - GODKENDT 5. JANUAR 2011 Forum CSU HR OG ORGANISATION Møde afholdt: 16. december 2010 kl. 10:00 12:00 (orienteringsmøde 2. december 2010 kl. 8.30 9.00) Sted: Udvalgsværelse 4 KØBENHAVNS UNIVERSITET NØRREGADE 10 1017 KØBENHAVN K Referent: Martin Dahl Nielsen TLF 35 32 26 26 Til stede: Fra ledelsen: Universitetsdirektør Jørgen Honoré og Vicedirektør for Koncern-økonomi Antonino Castrone. DIR 35 32 26 66 mdni@adm.ku.dk http://csu.ku.dk/ Afbud: Vicedirektør for HR & O Niels B. Wendelboe. Fra medarbejdersiden: Kristine Ellegaard-Jørgensen (næstformand), Birgitte Wilkens, Uffe Bo Petersen og arbejdsmiljørepræsentant Tore Friis. Afbud: Arbejdsmiljørepræsentant Birgita Østeraas og Signe Møller Johansen. Desuden deltog driftschef for Campus Service City, Erwin Koster Kristensen (punkt 7.2). 1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt uden bemærkninger. Vedr. orienteringsmøde om drøftelse af flytning af bygningsøkonomigruppen fra ØKO til BYG: se punkt 6.1.
2. Godkendelse af referat fra sidste CSU-møde den 28. oktober 2010 Referatet blev godkendt med en enkelt rettelse under punkt 5.3. Desuden kommenterede Kristine, at hun synes det var en ærgerlig udmelding at ledelsen havde meldt ud at der ikke ville blive tale om en institutionel fyringsrunde. Set fra en medarbejder synsvinkel synes det at være på grænsen til en misvisende information fra ledelsens side, Når det efterfølgende har vist sig at over halvdelen af fakulteterne rammes, og det reelle antal af fyringer viser sig at være så stort som det er. Det reelle antal og omfang kom som en ubehagelig overraskelse, ikke mindst på grund af nedtoningen i de tidligere udmeldinger. I ledelsens optik er det ikke en institutionel fyringsrunde, da det primært er enkelte administrationer på forskellige fakulteter der rammes. Kun LIFE er bredt ramt (se pkt. 4.2 nedenfor). SIDE 2 AF 11 3. Meddelelser 3.1. Eksterne donationer KU har modtaget donation fra Almenfonden (APM) på 6-700 mio. kr. til Panumbyggeriet (http://nyheder.ku.dk/alle_nyheder/2010/2010.12/panum_donation/). Desuden har Novo Nordisk Fonden har bevilget 700 mio. kr. til et biotekcenter på DTU over de næste ti år. LIFE har et af verdens førende forsknings- og uddannelsesmiljøer inden for Plantebioteknologi. Og netop dette område kommer også til at nyde godt af det nye Novo Nordisk Foundation Center for Biosustainability (NNFCB), idet en femtedel af forskningsprogrammet forventes at blive drevet fra LIFE (http://www.life.ku.dk/nyheder/2010/905_plantebiotek_novo.aspx). 3.2. Ledelsesgruppen nu på plads Ledelsesgruppen i FA er nu på plads igen. Ny vicedirektør for Forskning & Innovation: Anna Haldrup Ny vicedirektør for Campus Plan & Byg: Anders Bo Haugaard- Nielsen Desuden er stillingen som leder af Rektorsekretariatet nu i opslag. Man regner med at have truffet en beslutning medio januar. 4. Økonomi 4.1. Status for budgettilpasningerne (i FA) Koncern-økonomi og Koncern-IT er stadig i gang med tilpasningsprocessen/fornyelsesprocessen. Jørgen Honoré syntes at det var rigtig godt at CSU, på et tidligt tidspunkt lige efter sommer, valgte at situationen i FA skulle afklares hurtigt, og ikke skulle vente på at den meget usikre budgetsituation var klarlagt.
Det har, efter Jørgens mening, været en positiv proces når det nu skulle være. Læring: Det lykkedes at have god tid til at finde de bedste løsninger. Vi undgik sandsynligvis nogle fyringer, fordi der var tid. Den fortsatte proces for ØKO handler om effektivisering, blanketter, Navision mv., og ikke udelukkende om budgettilpasning, men også fornyelser. KIT skal lave mere og noget andet for samme budget, hvilket som tidligere udmeldt kan få betydning for personalesammensætningen. Men det handler heller ikke om beskæringer i budgettet, men fornyelser. Også medarbejdersiden udtrykte tilfredshed med processen, overordnet set. I de tilfælde hvor fyringer har været på tale har det ikke udelukkende skyldes budgettilpasninger, men i høj grad også skyldes reorganisering, omstrukturering og effektivisering, hvilket medarbejdersiden (trods alt) ser som en bedre tilgang, end akutte budgettilpasningsøvelser, som fra en medarbejdervinkel kan virke lidt tilfældige. SIDE 3 AF 11 Jørgen sluttede punktet af med at konkludere at der, i lignende situationer fremover, er store fordele at hente, ved at være bedre til at forklare, når det er opgavemæssige restruktureringer det drejer sig om. 4.2. Status for KU s budget 2011, herunder status for FA s budget KU s budget 2011 kom på plads ved sidste bestyrelsesmøde. Universitetet har i 2009-2010 haft en pæn omsætningsfremgang, bl.a. pga. store eksterne bevillinger til forskningsprojekter. Ligeledes har universitets indsats for hurtigere studiegennemførelse og øget studenteroptag vist sig at være succesfuld. KU har lovet at spare på TAP-løn. VIP-lønnen udvikler sig pt. fortsat i positiv retning, og på trods af at TAP-lønnen stagnerer, stiger omsætningen. I 2011 laves en opdeling af TAP i TEK-TAP (35%) og ADM-TAP (65%). KU s Budget 2011 kan ses på bestyrelsens hjemmeside under dagsorden til bestyrelsesmøde nr. 50, punkt 6. ( Link: http://bestyrelse.ku.dk/moeder/2015/ ) Budgettilpasninger på KU: LIFE: Primært administration også administration på institutter. Desuden, i lidt mindre karakter, uddannelsesområdet.
SUND: Odontologisk Institut rammes hårdt, hvilket skyldes mange års ubalance mellem udgifter og indtægter. NAT: Statens Naturhistoriske Museum har også i et stykke tid haft en ubalance mellem udgifter og indtægter. Fornyelse fra gammel til ny museumsdrift omstilling til at kunne tiltrække flere brugere. HUM: Her rammes fakultets- og institutadministrationer. HUM søger at friholde VIP. SAMF: Her rammes primært driftsområdet, dvs. rengøring, håndværkere og trykkeri. Det endelige antal konkrete afskedigelser er dog trods alt beskedent (ca. 10). BRIC: Reducerer med 1 person. FARMA, JURA og TEO: Ingen personalereduktioner. SIDE 4 AF 11 Bestyrelsen drøftede budgettilpasningerne intensivt, og understregede at personalereduktionerne, så vidt muligt, ikke må ramme uddannelsesområdet. Dette har dog ikke kunnet undgås på hhv. LIFE, HUM og SUND (Odontologisk Institut). 4.3. Rengøring/Campus Service City (CSC) Der har de seneste år været stor uoverensstemmelse mellem budget og forbrug i CSC. Et budgetteret 2011 underskud på 4 mio. kr. er blevet skåret til et underskud på 2 mio. kr. For at holde omkostningerne på det aftalte niveau i 2011, har det derfor været nødvendigt med personalereduktioner, især på rengøringsområdet. For FA er dette ensbetydende med at rengøringen omlægges. Omlægningen vil for kontorlokalers vedkommende medføre, at der fremover kun vil blive gjort rent og tømt papirkurve en gang om ugen. Sørg derfor for at lægge madrester og lignende i affaldsposen i jeres køkken. Toiletter, køkkener og fællesarealer vil - som det sker i dag - stadig blive rengjort dagligt. Omlægningen træder i kraft i løbet af januar og er en konsekvens af de nødvendige besparelser hos Campus Service City. Rengøringsstandarden vil fremover komme på samme niveau som de fleste andre steder på KU, For eksempel som på Panum Instituttet. Yderligere information Har du spørgsmål, er du velkommen til at kontakte rengøringsinspektør Annie Fjeldsted, Campus Service City, på annie.fjeldsted@csc.ku.dk. Kilde: https://intranet.ku.dk/fa/nyheder/sider/rengoeringensomlaegningifa.aspx Desuden skal FA fremover selv betale for vinduespudsning (1 gang årligt).
5. Personaleforhold og personalepolitik 5.1. Lønrunden i FA 2010 status Forhandlingerne blev med få undtagelser afsluttet onsdag. Personalesektionen håber at kunne forelægge det endelige resultat for JHO fredag, med henblik på godkendelse. Derefter vil vicedirektører og tillidsrepræsentanter blive informeret og vi lægger en nyhed på KUnet. Da rammerne for lønrunden blev drøftet på CSU i foråret, besluttede CSU, at det er ledelsen der står for al udmelding. De enkelte vicedirektører beslutter selv, hvordan de vil informere, men Personalesektionen har videresendt metodeforslag, der blev anbefalet af CSU. SIDE 5 AF 11 Metodeforslag: Når forhandlingerne er afsluttet, sender vicedirektøren en fællesmail til samtlige medarbejdere i deres afdeling med information om, hvordan og hvornår medarbejderne får besked. Mailen bør beskrive, at de berørte medarbejdere vil få personlig besked om lønforbedringer inden en given dato, at medarbejdere, der ikke hører er noget inden denne dato ikke er blevet tilgodeset i årets lønforhandling, men er velkommen til at kontakte nærmeste leder for en uddybende begrundelse. Personalesektionen vil efterfølgende gå i gang med efterbehandling af de indgåede aftaler. Der udarbejdes aftaleskemaer, som ledelse og TR får til underskrift. Medarbejderen vil derefter modtage kopi af skemaet. Engangsvederlag vil blive udbetalt medio januar og aftaler om varige tillæg som har virkning fra 1.1.2011 vil blive udbetalt fra januar. Kommentarer: Medarbejdersiden opfordrer lederne til også at gøre opmærksom på sidstnævnte, da skattetrækket for engangsvederlag, modsat tidligere år, denne gang ligger i det nye år. CSU talte kort om, at det potentielt kan skabe utilfredshed når en eller flere organisationer er længere tid om at afslutte forhandlingerne, og derfor kan forhale udmeldingen af resultatet for alle andre. Dette kan løses ved f.eks. at tage den/de enkelte uafsluttede forhandlinger ud (som AC har gjort det denne gang), og dermed give mulighed for at de afsluttede kan meldes ud i ordentlig tid.
5.2. Flekstid i FA Jørgen Honoré ønskede at komme med en tydeligere fremlægning af ledelsens holdning til flekstid i FA, i forhold til tidligere, mere firkantede udmeldinger: Vi har på de seneste møder i CSU haft drøftelser om indførelse af flekstidsordninger i FA. Som I nok ved, ønsker ledelsen ikke en yderligere formalisering udover de nedskrevne aftaler vi allerede har. Jeg skal dog understrege, jeg ønsker fleksibilitet og at det aldrig har været min tanke at fastholde meget faste og rigide arbejdstider. Det er mit indtryk, at der de fleste steder i FA allerede er en god fælles forståelse af, at det handler om at løse de arbejdsopgaver der er, indenfor rammer der er fleksible for både ledelse og medarbejdere. Medarbejderne har frihed under ansvar til at tilrettelægge deres arbejdstid henover dagen og ugen. De steder hvor der måtte være fast arbejdstid er det således ledelsens ønske, at der i højere grad også gives mulighed for fleksibilitet til at komme og gå, så arbejdsliv og privatliv går op i en højere enhed. Hvor arbejdsopgaverne løses i tæt samarbejde med andre, hvis der f.eks. er telefontider der skal passes, må arbejdstiden for den enkelte selvfølgelig tilpasses i fælles forståelse med kolleger og leder. SIDE 6 AF 11 Kommentarer: Det er fortsat medarbejdersidens holdning, at der bør være mulighed for at lave lokale aftaler, hvor det er nødvendigt. Nogen steder er der brug for at der er nogle faste rammer, idet afholdelse af "plustimer" nogle steder er problematisk, da der er forskellige opfattelser af hvad de nuværende rammer er. 5.3. Status på job-database Da emnet endnu ikke har været taget op i HSU, flyttes emnet til næste CSU-møde (punktet Status for brug af CV-databasen ). 5.4. Temperaturmåling 2010 Rektors afrapportering på medinddragelse/medbestemmelse på institutniveau (og akademisk råd) til bestyrelsen, med titlen Temperaturmåling 2010 indeholder bl.a. rektors anbefalinger til rammerne for et samarbejdsudvalgs arbejde samt information til medarbejderne. CSU s sekretær gennemgår anbefalingerne, og ser på hvad CSU kan gøre for at kvalitetssikre samarbejdet yderligere. Temperaturmåling 2010 tages op på næste CSU-møde (inkl. rapporten som bilag).
5.5. Seniorordningen i FA Punktet tages op på baggrund af spørgsmål om hvorfor kurset Muligheder i seniorlivet ikke længere udbydes i KU s kursuskatalog. Orientering fra HR: Der er et 2-dages kursus og vi har haft det på programmet her i foråret. Da dette er tredje gang kurset blev aflyst, er det ikke på programmet i 2011. Den beslutning kan dog nemt ændres. Historikken er således: 2010: 1 hold udbudt til 2.500 kr. Blev aflyst i maj med 4 tilmeldte 2009: 2 hold udbudt til 3.200 kr. (pga. ny prispolitik). Begge blev aflyst med hhv. 2 og 4 tilmeldte. 2008: 1 hold udbudt til 1.960 kr. med 14 optagne Kurset betales af medarbejderens lokale afdeling. SIDE 7 AF 11 CSU drøftede, om det lave antal tilmeldinger kunne skyldes at kurset betales lokalt. Medarbejderen skal spørge sin leder om penge til et kursus, der ikke er direkte kompetencegivende for arbejdsstedet måske tværtimod, da en stor del af kurset handler om tilbagetrækning. Medarbejdersiden foreslog at kurset i stedet betales centralt. Kristine vil sørge for, at spørgsmålet løftes til HSU. Jørgen foreslog at man også så på en evt. ændring af strukturen på 2-dages kurset, da det kan virke for langt. 6. Arbejdsforhold og organisation 6.1. Flytning af bygningsøkonomigruppen fra ØKO til BYG Nedenstående er et sammenskrevet referat af henholdsvis det ordinære CSU-møde og et orienteringsmøde vedr. flytning af bygningsøkonomigruppen.. Tilføjelser fra orienteringsmødet er markeret med blå skrift. Følgende CSU-medlemmer deltog i orienteringsmødet: Fra ledelsen: Jørgen Honoré, Antonino Castrone, Niels Wendelboe. Fra medarbejdersiden: Kristine Ellegaard-Jørgensen, Birgitte Wilkens, Birgita Østeraas, Arne Strøm, Niels Wollesen og Tore Friis. Afbud: Signe Møller Johansen. Desuden deltog: Teknisk direktør for Campus Plan & Byg Carsten Thinggaard, samt Sektionsleder for Økonomistyringssektionen - KU-bygningsøkonomi Lars Æbeløe- Knudsen. Grunden til orienteringsmødet 2. december var, at Strukturanalyse af bygningsområdet på KU problematiserer at bygningsøkonomi er place-
ret i ØKO og ikke i BYG. Gennem de senere år har der også været koordineringsproblemer mellem planlægning af bygningsfornyelser og korrekt budgettering heraf. Man har tidligere villet have sammenhæng mellem økonomi og bygningsøkonomi, men ledelsen har, pga. ovenstående problemer, overvejet at flytte den bygningsøkonomiske opgave samt 4 medarbejdere til BYG s sekretariat, som derved opnår bedre kompetencer og mere kritisk masse til styring af bygningsarbejdets økonomi. Den nye vicedirektør for Campus Plan & Byg må, efter årsskiftet, tænke afdelingens organisation igennem og enten om nødvendigt - omorganisere, eller cementere den nuværende organisation. At man ønskede at holde et orienteringsmøde 14 dage inden det ordinære CSU-møde, skyldes at man ønsker at bruge disse 14 dage på den (eventuelle) konkrete orientering etc. af de berørte medarbejdere, og så tage punktet op igen på det ordinære CSU-møde. Direktøren indstiller til: At CSU siger god for denne mindre organisatoriske ændring fra årsskiftet, At Lars Æbeløe bør være leder af den sammenlagte sektion, At der overvejes effektivisering i den samlede gruppe. SIDE 8 AF 11 Kommentarer fra medarbejdersiden: Det giver god mening at det sker fra 1. januar 2011. Medarbejdersiden havde dog et par bekymringspunkter : a) Har man overvejet risikoen for at man mister fokus på økonomistyringen, som vel var argumentet for at flytte bygningsøkonomien ud af BYG i sin tid? Hvordan sikres dette i den nye organisation? b) Har man overvejet risikoen for at det økonomifaglige fællesskab forsvinder og at der dermed er fare for at kompetencer ikke kan opretholdes på sigt, selvom det pt. er dygtigt team man flytter. Hvordan sikres det økonomifaglige fællesskab og de økonomiske spidskompetencer på den lange bane i den nye organisering? Ledelsens svar: a) Problematikken opstod for et par år siden, pga. nye bygningsprojekter. Fakulteterne mente den gang, at de hver især skulle have flere penge. Der var ingen kollektiv bevidsthed. Dette har ændret sig. Et tungtvejende argument var også inførelsen af en ny huslejemodel på KU, SEA-ordningen (Statens EjendomsAdministration) 1. I dag er husleje området meget bedre styret. 1 Vedr. SEA: se f.eks. bilag til HSU-møde 25-02-2004, punkt 9.
Da opgaven blev flyttet over i ØKO, havde man ikke alle de opfølgningsmøder som man har nu (se også nedenfor). En tilbageflytning på nuværende tidspunkt, vil styrke den bygningsøkonomiske styring. Bygningsøkonomien skal synliggøres overfor fakulteterne. Desuden kan ØKO, frigjort af opgaven, i højere grad sætte fokus på styring af KU s indtægter, der som bekendt er pænt stigende på både projekt- og uddannelsesområdet. Dette er vigtigt for KU. b) Forstår godt bekymringen. Det er vigtigt for sammenhængen og det økonomifaglige fællesskab, at mandagsmøderne og det tætte samarbejde fortsætter, plus et månedligt ledelsesmøde mellem Bygningsøkonomi, ØKO, Plan & Byg og universitetsdirektøren. SIDE 9 AF 11 Konklusion på orienteringsmødet CSU siger god for direktørens indstillinger. Af hensyn til medarbejderne og det sociale aspekt, meldes organisationsændringen hurtigt ud. Antonino Castrone og Carsten Thinggaard går videre, og informerer medarbejderne i morgen fredag. Alle oplysningerne vedr. denne sag er fortrolige indtil mandag morgen (6/12-2010). Status pr. 16. december (ordinært CSU-møde) Den samlede gruppe på 11 medarbejdere blev informeret dagen efter orienteringsmødet, og tirsdag d. 7. december kunne resten af FA læse nyheden på KUnet. Kristine kunne oplyse, at det virker som om, at flytningen fagligt giver mening for de berørte medarbejdere, men at de selvfølgelig er kede af at skulle forlade de gode kolleger i ØKO. Den organisatoriske ændring sker pr. 1. januar 2011 den fysiske flytning til St. Kannikestræde sker i løbet af januar. Jørgen orienterede efterfølgende om strukturanalysens indhold. Ud over anbefalingen af flytning af den bygningsøkonomiske opgave, stiller analysen spørgsmålet, om KU fortsat skal have de fem fakultetsstyrede driftsområder, eller om strukturen måske i stedet skulle være ét samlet, eller måske to driftsområder (vådt/tørt). Direktørens holdning er, at 1:1- relationen til fakulteterne er god, men at styringen af, samt koordinationen mellem de fem driftsområder skal forbedres. Den nye vicedirektør for Campus Plan & Byg, Anders Broe Hauggaard, kommer sidst i januar med sin udlægning af hvad han mener der skal gøres. Emnet tages op i CSU igen, når der ligger en plan i mere fast form.
7. Arbejdsmiljø 7.1. Virksomhedsaftale Udkastet til Aftale om anden organisering af arbejdsmiljøarbejdet - Sammenlægning af samarbejds- og arbejdsmiljøudvalget i Fællesadministrationen på Københavns Universitet er blevet drøftet i FA12, som siger god for aftalen. CSU var enige om at aftalen kan underskrives, med flg. ændringer: De to arbejdsmiljørepræsentanter i FA skal tilføjes som underskrivere. Det blev, af praktiske grunde, besluttet ikke at ændre udvalgets navn til FASA, men i stedet at beholde CSU som navn. SIDE 10 AF 11 7.2. Kuldeproblemer Punktet er sat på efter henvendelser fra medarbejderne i Fiolstræde/biblioteksbygningen. De hundefryser. De nyopsatte tætningslister i Fiolstræde har desværre ikke hjulpet, og Vejledningen i biblioteksbygningen har stadig store problemer. Driftschef for Campus Service City, Erwin Koster Kristensen, kendte til nogle af problemerne i forvejen. Biblioteket har et kæmpe problem. Det er især de fredede vinduer der er skyld i et stort spild af god energi og penge, men også trapperummet er et problem. Der er ikke radiatorer nok til at holde de bemandede lokaler tilstrækkeligt opvarmet. Mængden af gamle vinduer i KU s bygninger i indre by er enorm, og det hele kan desværre ikke nås på én gang. Det har høj prioritet, men vi vælter os ikke ligefrem i personale, og de er stressede for tiden. BIBLIOTEKET: Driftschefen håbede at Kulturarvstyrelsen vil give lov til opsætning af forsatsruder i biblioteksbygningen. I yderste tilfælde må der sættes en varmeovn op. Der gøres alt hvad der kan (byggesag). Alle parter er interesserede i at få varmet op, så man kan arbejde i lokalerne. MUSEUMSHUSET er nu gennemgået mht. tætningslister. Ingen har indtil videre klaget. MAGASINBYGNINGEN: Lukkemekanismen i nogle af de gamle vinduer er ikke helt perfekt. Sig til hvis det er et problem. Driftschefen lovede at kigge på Magasinbygningen med det samme. Send konkrete mails til Campus Service City på csc@csc.ku.dk med tydelig angivelse af problem og lokale. Tore foreslog at arbejdsmiljørepræsentanterne (AM-rep.) sender en mail ud der opfordrer folk til at skrive til AM-rep. på adressen fa-amr@adm.ku.dk hvis der er kuldeproblemer.
7.3. Orientering om hjertestarter i FA Tore meddelte at FA har fået afslag fra TrygFonden på vores ansøgning om opsætning af hjertestarter, idet de henviser til at de har fået mange ansøgninger. Driftschefen ville gerne sørge for at sætte en hjertestarter op i FA, og sørge for registrering og fremtidig drift, hvilket CSU blev meget glade for. Til orientering findes der pt. en hjertestarter i Nørregade 15 (Folkekirkens Nødhjælp, Receptionen). Se hvor du kan finde hjertestartere, på www.hjertestarter.dk SIDE 11 AF 11 7.4. Udendørs alarm på Hotel Skt. Petri Den udendørs brandalarm på Hotel Skt. Petri har i den senere tid lydt lidt for ofte, og alt for længe, til stor gene for en del af FA s medarbejdere i Museumsbygningen. Skt. Petri beklager, og har lovet at være mere påpasselige. Alarmerne (som er falske) skal gerne stoppes hurtigt, og Tore ved fra en pålidelig kilde at det er muligt. Tore henvender sig til driftschefen hvis det ikke aftager. Så vil Erwin tage sig af det. 8. Eventuelt Glædelig jul, og tak for et godt år. Punkter som skal på dagsordenen på næste CSU-møde: Status for brug af CV-databasen Temperaturmåling 2010 (inkl. rapporten som bilag) Beredskabsplan (hvis der foreligger en ny plan) Næste møde er fredag den 25. februar kl. 10-12 i Udvalgsværelse 4.