Referat Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: Onsdag den 02. december 2015 Mødetidspunkt: Kl. 16:00 Sluttidspunkt: Kl. 18:30 Mødested: Det Røde Værelse, Rådhuset Bemærkninger: Medlemmer: Jens Bertram (C) Betina Svinggaard (A) Morten Westergaard (C) Katrine Vendelbo Dencker (O) Mette Lene Jensen (V) Peter Poulsen (A) Jan Ryberg (L) Deltagere: Ib Kirkegaard (O) Fraværende: Katrine Vendelbo Dencker Sagsoversigt Side 01. Godkendelse af indkaldt stedfortræder...2 02. Godkendelse af dagsorden...3 03. Beslutningssag: Vedtaget budget 2016-2019- Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget - udmøntning af besparelser og effektiviseringer...4 04. Beslutningssag: Ansøgning om støtte til afvikling af international fodboldkamp - FC Helsingør...9 05. Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til afvikling af cykelløb Gran Fondo Denmark 2016...11 06. Beslutningssag: Færdigbehandling af ansøgning - Scandinavian Beach Polo World Cup...14 07. Orienteringssag: Evalueringen af Uge30 i Hornbæk - orientering...17 08. Orienteringssag: Arrangement om flygtninge og foreninger - orientering...20 09. Sager till behandling på Kommende møder...23 10. Meddelelser/eventuelt...24 Bilagsliste...25
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 2 01. Godkendelse af indkaldt stedfortræder Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/2478 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Indledning/Baggrund Hvis et udvalgsmedlem har lovligt forfald, kan et andet byrådsmedlem indkaldes som stedfortræder. Udvalgsformand og udvalgssekretær underrettes om afbuddet, og årsagen til fraværet skal oplyses, da det skal fremgå af referatet af mødet. Hvis der ønskes en stedfortræder til mødet, skal udvalgsmedlemmer selv indkalde et andet byrådsmedlem som stedfortræder. Dette skal ske efter aftale med den pågældendes valggruppe. Sagsfremstilling Katrine Vendelbo Dencker (O) har meldt afbud på grund af arbejde. Ib Kirkegaard (O) deltager i stedet. Indstilling Udvalgsformanden indstiller, 1. at det godkendes, at Katrine Vendelbo Dencker (O) har lovligt forfald 2. at det godkendes, at Ib Kirkegaard (O) er indkaldt som rette stedfortræder for Katrine Vendelbo Dencker (O). Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Indstillingerne blev godkendt.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 3 02. Godkendelse af dagsorden Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/2478 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Peter Poulsen (A) foreslog at udsætte sag nr. 5. For forslaget stemte: Peter Poulsen (A) og Morten Westergaard (C). Imod forslaget stemte: Jens Bertram (C), Ib Kirkegaard (O) og Jan Ryberg (L). Betina Svinggaard (A) og Mette Lene Jensen (V) undlod at stemme. Forslaget blev således forkastet. Dagsordenen blev herefter godkendt.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 4 03. Beslutningssag: Vedtaget budget 2016-2019- Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget - udmøntning af besparelser og effektiviseringer Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/22195 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Bilag 1: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 410 Sundhedsfremme Bilag 2: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 411 Idræt og Fritid Indledning/Baggrund I denne sagsfremstilling gives der på Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets budgetområder et overblik over driftsændringerne, der er blevet indarbejdet i budgettet som følge af Byrådets endelige vedtagelse af budget 2016-2019 på mødet den 5. oktober 2015. Herudover forelægges der forslag om, hvorledes besparelser, effektiviseringer og driftsønsker skal udmøntes i den daglige drift. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har ingen særskilt relation til vision og tværgående politikker. Sagsfremstilling Det samlede vedtagne budget på Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets 2 budgetområder 410 Sundhedsfremme og 411 Idræt og Fritid udgør 46.808.000 kr. i budget 2016, og henholdsvis 46.417.000 kr., 46.387.000 kr. og 46.387.000 kr. i overslagsårene 2017-2019, jf. tabel 1. Tabel 1. Vedtaget budget 2016-2019 for Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget hele 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Fagudvalgets budgetforslag 2016-2019 46.512 46.164 46.164 46.164 Lov- og Cirkulæreprogram 0 0 0 0 Tekniske ændringer efter fagudvalgsbehandlingen Budgetaftale i alt (Byrådets 2. behandling af budget 2016-2019) 630 628 628 628-335 -375-405 -405 I alt 46.808 46.417 46.387 46.387 I det følgende behandles driftsændringerne, som blev vedtaget under Byrådets 2. behandling af budgettet. 1. Beskrivelse af driftsændringer og forslag til udmøntning I forbindelse med 2. behandlingen af budgettet vedtog Byrådet en samlet budget
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 5 nedjustering på i alt 335.000 kr. for budget 2016. I overslagsårene 2017, 2018 og 2019 udgør nedjusteringerne henholdsvis 375.000 kr., 405.000 kr., 405.000 kr. Driftsændringerne kan deles op i følgende 3 kategorier: Effektiviseringer Besparelser Driftsønsker Derudover er konksekvenserne af Lov- og Cirkulæreprogrammet og en række tekniske ændringer blevet indarbejdet i budget 2016-2019 i perioden mellem Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets fagudvalgsbehandling af budgettet og Byrådets 2. behandling. Disse driftsændringer fremgår af udspecificeret oversigt i bilag 1 og 2. Driftsændringerne i budgetaftalen og forslag til udmøntning heraf for effektiviseringer, besparelser og driftsønsker pr. budgetområde gennemgås i det følgende. 1.1 Budgetområde 410 Sundhedsfremme På budgetområde 410 Sundhedsfremme vedtog Byrådet i forbindelse med 2. behandlingen driftsændringer for en samlet nedjustering af budgettet på 62.000 kr. i 2016 og 62.000 kr. i 2017-2019, jf. tabel 2a. Tabel 2a. Oversigt over driftsændringer i budgetaftalen på budgetområde 410 Sundhedsfremme 2016 2017 2018 2019 hele 1.000 kr. Effektiviseringer: Trafikpolitik for kommunens egne medarbejdere Reduktion i brugen af ekstern konsulentbistand Besparelser: -1-1 -1-1 -42-42 -42-42 Reduktion i prisfremskrivning -19-19 -19-19 Budgetaftale i alt -62-62 -62-62 I det følgende forelægges forslag til udmøntning af driftsændringerne på budgetområdet. 1.1.1 Forslag til udmøntning af effektiviseringer Trafikpolitik for kommunens egne medarbejdere For hele kommunen er der i budgettet indlagt en effektivisering angående medarbejdernes kørsel i egen bil. Effektiviseringen rammer budgetområde 410 Sundhedsfremme med 1.000 kr. Effektiviseringen udmøntes ved at nedsætte medarbejdernes transportgodtgørelse fra den høje sats (3,70 kr. i 2015) til den lave sats (2,05 kr. i 2015). Reduktion i brugen af ekstern konsulentbistand I budgettet er der indlagt en effektivisering på brugen af ekstern konsulentbistand, som rammer hele kommunen. Budgetområde 410 sundhedsfremme påvirkes med 42.000 kr. årligt. Effektiviseringen udmøntes ved, at nogle af de opgaver, som hidtil har været løst af eksterne konsulenter, vil blive løst af interne konsulenter. Herudover vil nogle
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 6 sundhedsfremmende aktiviteter for borgerne blive reduceret i omfang. 1.1.2 Forslag til udmøntning af besparelser Reduktion i prisfremskrivning I budgettet er der indlagt en prisfremskrivningsbesparelse, som rammer hele kommunen. Det betyder, at indkøb af varer og tjenesteydelser kun bliver prisfremskrevet med ca. halvdelen af den almindelige prisfremskrivning. Besparelsen udmøntes ved tilbageholdenhed på området. Kommunens indsats for seniorer med etnisk minoritetsbaggrund Kommunens indsats for seniorer med etnisk minoritetsbaggrund flyttes fra budgetområde 826 til 410, hvor aktiviteten integreres med øvrige sundhedsfremmeaktiviteter. Der tilføres ikke særskilte midler til indsatsen Der forventes ingen personalemæssige konsekvenser. 1.2 Budgetområde 411 Idræt og Fritid På budgetområde 411 Idræt og Fritid vedtog Byrådet i forbindelse med 2. behandlingen en samlet nedjustering af budgettet på 273.000 kr. i 2016 og 313.000 kr. i 2017 og 343.000 for 2018 og 2019, jf. tabel 2b. Tabel 2b. Oversigt over driftsændringer i budgetaftalen på budgetområde 411 Idræt og Fritid Effektiviseringer: hele 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Dressing af kunstgræsbaner -25-25 -25-25 Selvbetjeningsløsning til udlån og leje af lokaler og ejendom -40-80 -110-110 Tilskud voksenundervisning -100-100 -100-100 Trafikpolitik for kommunens egne medarbejdere -23-23 -23-23 Besparelser: Reduktion i prisfremskrivning -283-283 -283-283 Reduktion i brugen af ekstern konsulentbistand -2-2 -2-2 Driftsønsker: Afledt drift atletikstadion 200 200 200 200 Budgetaftale i alt -273-313 -343-343 I det følgende forelægges forslag til udmøntning af driftsændringerne på budgetområdet. 1.2.1 Forslag til udmøntning af effektiviseringer Dressing af kunstgræsbaner
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 7 Den del af den eksterne pleje, som omhandler dressing af kunstgræs, hjemtages. Helsingør Kommunes Idrætsanlæg vil selv udføre arbejdet og derved reducere entreprenørudgifterne. Selvbetjeningsløsning til udlån og leje af lokaler og ejendom Effektiviseringsgevinsten er indarbejdet i Helsingør Kommunes Idrætsanlægs driftsbudget, idet Helsingør Kommunes Idrætsanlæg afholder udgifter til den nuværende selvbetjeningsløsning. I det godkendte effektiviseringsforslag er angivet, at gevinsten bør fordeles forholdsmæssigt mellem de centre, der arbejder med udlån og udleje af lokaler til foreninger og private og som bliver omfattet af en ny bookingløsning. Tilskud voksenundervisning En gennemgang af tidligere afregningsmetoder af voksenundervisningens undervisningstilskud har medført en effektivisering, således at der afregnes for de reelle afholdte timetal i stedet for forventede (ansøgte) løntimetal. Trafikpolitik for kommunens egne medarbejdere For hele kommunen er der i budgettet indlagt en effektivisering angående medarbejdernes kørsel i egen bil. Effektiviseringen rammer budgetområde 411 Idræt og Fritid med 23.000 kr. Effektiviseringen udmøntes ved at nedsætte medarbejdernes transportgodtgørelse fra den høje sats (3,70 kr. i 2015) til den lave sats (2,05 kr. i 2015). 1.2.2 Forslag til udmøntning af besparelser Reduktion i prisfremskrivning Besparelsen på 283.000 kr. kan opnås ved at tilpasse budgettet til de faktiske udgifter på følgende områder: Rideskolernes udgifter til el, vand og varme er gennem et par år fastholdt på et niveau, der betyder at budgettet kan reduceres med 68.000 kr. Borgere i hele landet kan deltage i voksenundervisning hen over kommunegrænsen og udgifterne hertil afregnes som mellemkommunal refusion. Helsingør Kommune har med en større aftenskoles beliggenhed i kommunen, haft flere udenbys deltagere, hvilket har reduceret udgiften til andre kommuner i et omfang, at budgettet kan reduceres med 100.000 kr. Aktivitetsniveauet på Idrætslinjens idrætstilbud til elever på 4.-6. klassetrin som fortrinsvis udføres i samarbejde med lokale idrætsklubber er efter et par sæsoner tilpasset antallet af deltagende elever, således at udgifterne er lavere end budgetteret. Budgettet kan reduceres med 115.000 kr. Område Hele 1.000 kr. Rideskoler el, vand & varme 68 Mellemkommunal refusion 100 Idrætslinjen 4-6 klassetrin 115 Reduktion i alt 283 Reduktion i brugen af ekstern konsulentbistand
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 8 I budgettet er der indlagt en effektivisering på brugen af ekstern konsulentbistand, som rammer hele kommunen. Der vil blive arbejdet for, at de opgaver, der er løst af eksterne konsulenter, enten kan reduceres eller løses internt, uden at servicen for borgerne påvirkes. 1.2.3 Forslag til udmøntning af driftsønsker Afledt drift atletikstadion Bevillingen til afledt drift af atletikstadion benyttes til vedligeholdelse og reparationer på stadion. Økonomi/Personaleforhold Jf. sagsfremstillingen. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling og Center for Sundhed og Omsorg og Center for Økonomi og Ejendomme indstiller, at forslag til udmøntning af besparelserne, effektiviseringer og driftsønsker for budget 2016-2019 på Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets budgetområder godkendes. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Et flertal, Jens Bertram (C), Betina Svinggaard (A), Morten Westergaard (C), Ib Kirkegaard (O), Mette Lene Jensen (V) og Peter Poulsen (A), godkendte indstillingen. Jan Ryberg (L) kunne ikke godkende indstillingen.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 9 04. Beslutningssag: Ansøgning om støtte til afvikling af international fodboldkamp - FC Helsingør Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/24026 Økonomiudvalget Ansøgning fra FC Helsingør.pdf Indledning/Baggrund Helsingør Kommune har modtaget en ansøgning fra FC Helsingør om støtte til afvikling af international fodboldkamp FC Helsingør og Nottingham Forest. Fodboldkamp mellem FC Helsingør og Nottingham Forest blev afviklet på Helsingør stadion den 14. juli 2015. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten. Relation til vision og tværgående politikker Arrangementet har relation til Helsingør Kommunes vision 2020 samt idræts- og fritidspolitikkens mål om: årlige events, der definerer kommunen at tiltrække besøgende at understøtte lokale initiativer, der tiltrækker og arrangerer idræts- og fritidsbegivenheder at være en attraktiv idrætskulturel samarbejdspartner, som kan tiltrække og afvikle større idrætsevents at begivenheder skal danne ramme om borgerens deltagelse - som aktiv deltager eller tilskuer Sagsfremstilling FC Helsingør kunne den 1. juni 2015 fejre 10 års jubilæum. FC Helsingør fejrede jubilæet med afvikling af en international fodboldkamp mod den traditionsrige fodboldklub Nottingham Forest. Af ansøgningen fremgår det, at FC Helsingør har som mål at gøre arrangementet til en begivenhed, der er med til at markedsføre og profilere Helsingør regionalt, nationalt og internationalt. Økonomi/Personaleforhold I 2015 er der brugt følgende beløb af Økonomiudvalgets pulje for større event. Regnskab pr. 31. oktober 2015. Tabel 1. Regnskab pulje til større events i 2015 Regnskab Pulje til større events 2.124.000 kr.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 10 Godkendte ansøgninger Events Fee Budgetterede omkostninger Reelle omkostninger Total Gran Fondo 150.000 kr. 400.000 kr. 444.250 kr. 594.250 kr. KMD Ironman 400.000 kr. 400.000 kr. 269.025 kr. 669.025 kr. Post Danmark Rundt 275.000 kr. 200.000 kr. 336.913 kr. 606.113 kr. EM i Golf 125.000 kr. 125.000 kr. Sundtoldmarked 225.000 kr. 225.000 kr. Forbrug - i alt 1.175.000 kr. 1.000.000 kr. 1.050.188 kr. 2.225.188 kr. Rest saldo - 101.188 kr. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller, at udvalget tager stilling til, om ansøgningen skal videresendes med anbefaling til Økonomiudvalget. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Et flertal, Jens Bertram (C), Betina Svinggaard (A), Morten Westergaard (C), Ib Kirkegaard (O), Mette Lene Jensen (V) og Jan Ryberg (L), kan ikke anbefale ansøgningen. Peter Poulsen (A) anbefaler ansøgningen.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 11 05. Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til afvikling af cykelløb Gran Fondo Denmark 2016 Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/24252 Økonomiudvalget Gran Fondo Ansøgning til Helsingør Kommune Budget Granfondo Denmark 2016 Indledning/Baggrund Helsingør Kommune er igen blevet tilbudt at være vært for UCI World Cycling Tour - Gran Fondo Denmark 2016", kvalifikationsløb til amatør-vm i landevejscykling. Gran Fondo Denmarkafvikles både som landevejsløb og enkeltstart. Det foregår fredag 6. og søndag 8. maj 2016. Enkelstarten køres med start og mål fra Axeltorv. Det var samme rute i 2015. Landevejscykelløbet afvikles på én lang rute på 130 kilometer på veje i Nordsjælland. I forbindelse med afviklingen ansøges om 600.000 kr. fra puljen for større events til Gran Fondo sportseventen. Retsgrundlag Kommunalfuldmagten Relation til vision og tværgående politikker Arrangementet har relation til Helsingør Kommunes vision 2020, idræts- og fritidspolitikken og Helsingør Kommunes Turismestrategi og handleplan for 2020. Cykeleventen fastholder og videreudvikler Helsingør Kommune som et attraktivt sted at afholde nationale og internationale sportsevents. Sagsfremstilling UCI World Cycling Tour - Gran Fondo Denmark er et breddecyklingskoncept. Cykelløbet byder på VM-afdelinger i forskellige lande rundt om i verdenen. Målet med det folkelige UCI-løb er at øge kendskabet til og interessen for cykling som motionsform, at få flere til at cykle samt at gøre det muligt for løbsdeltagerne at opleve verdenen (de deltagende byer) som cyklende turister. Det er fjerde gang at Gran Fondo cykelløbet afvikles i Helsingør. Center for Kultur, Idræt og Byudvikling har ansvaret for den overordnede koordinering af Gran Fondo enkelstart og landevejscykelløb i samarbejde med Danmarks Cykle Union samt Nordsjællands Politi. Afvikling af den øvrige trafik, information til borgere og sikkerhed for deltagere og tilskuere har højeste prioritet. Danmarks Cykle Union ønsker i samarbejde med Helsingør Kommune at arrangere en cykelevent med såvel national som international deltagelse. 1. Gran Fondo
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 12 1.1. Enkelstart fredag den 6. maj Enkelstarten afvikles på samme rute som sidste år. Der forventes over 500 deltagere, hvoraf mere end 25 procent er udlændinge. Danmarks Cykle Union forventer mere end 2000 tilskuere til enkelstarten. Enkelstarten vil igen have start og mål på Axeltorv. Der cykles fra kl. 12.00-20.00. 1.2 Landevejsløbet - søndag den 8. maj Landevejsløbet vil have start fra Axeltorv og mål på toppen af Ørebakken. Løbet afvikles på én lang rute på 130 kilometer. Der startes fra Axeltorv, og køres til Humlebæk, Veksebo, Plejelt, Horserød, Borsholm og videre til Gilleleje. Herfra går ruten tilbage over Ramløse, Mårum og videre til Esrum, Tikøb, Gurre og slutter af på toppen af Ørebakken i Helsingør. Cykelruten er designet, så den nemt kan håndtere de 1000 ryttere, der forventes at deltage. Danmarks Cykle Union forventer mere end 1000 tilskuere til landevejsløbet. Ruten er udarbejdet af Danmarks Cykle Union i samarbejde med Nordsjællands Politi samt kommunens vejmyndighed. For at undgå trafikale gener for borgere og besøgende starter cykelløbet kl. 07.30 søndag morgen og forventes afsluttet kl. 14.00. Helsingør Kommune og Danmark Cykle Union - Gran Fondo Denmark arbejder sammen med det lokale foreningsliv om officials og hjælpere til cykeleventen. Klubberne kompenseres økonomisk for deres hjælp, og dermed er arrangementet med til at styrke det lokale foreningsliv. Gran Fondo Denmark sportseventen har en estimeret effekt af ca. 2,5 mio. kr. i øget turismeforbrug. Økonomi/Personaleforhold Pulje til større events - budget I 2016 er der foreløbig en forventning om følgende udgifter til Økonomiudvalgets pulje til større events. Tabel 1. Budget pulje til større events i 2016 Budget kr. Pulje til større events kr. 2.254.000 Fee Omkostninger Total KMD Ironman. 350.000 250.000 600.000 400-året for Shakespeares død 500.000 500.000 Forbrug - i alt 350.000 750.000 1.100.000 Saldo beløb tilbage i puljen 1.154.000 Ikke godkendte ansøgninger Gran Fondo Denmark 150.000 450.000 600.000 Scandinavian Beach Polo World Cup 150.000 150.000 Hamlet Dragon Gold Cup 2016 200.000 200.000 Ny saldo hvis ansøgning godkendes 204.000 Der er reserveret kr. 500.000 til markering af 400-året for Shakespeares død. Jævnfør Økonomiudvalgets beslutning den 15. juni 2016. Saldo ved godkendelse af både Hamlet Dragon Gold Cup, Scandinavian Beach Polo World Cup og Gran Fondo = 204.000 kr.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 13 Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller, at ansøgningen godkendes. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Et flertal, Jens Bertram (C), Betina Svinggaard (A), Peter Poulsen (A), Morten Westergaard (C) og Jan Ryberg (L), anbefaler at ansøgningen støttes med 150.000 kr. i fee og 400.000 kr. i øvrige omkostninger. Mette Lene Jensen (V) kan ikke anbefale ansøgningen. Ib Kirkegaard (O) undlod at stemme. Udvalget vedtog at gennemføre en drøftelse i første halvår 2016 af, hvilke idrætsevents kommunen fremover skal prioritere at støtte.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 14 06. Beslutningssag: Færdigbehandling af ansøgning - Scandinavian Beach Polo World Cup Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/20191 Økonomiudvalget Ansøgning til HK - poster Eventinfo og turismeøkonomisk effekt Polo 2016.doc Scandi Beach Polo 2015 Regnskab (22 11 15).doc Kopi af Scandinavian Beach Polo World Cup 2016.xlsx Indledning/Baggrund Center for Kultur, Idræt og Byudvikling har modtaget de resterende dokumenter til færdigbehandlingen af punktet om tilskud til Scandinavian Beach Polo World Cup 4.-6. august 2016, som besluttet på Sundheds- Idræts- og Fritidsudvalgets møde den 8. oktober 2015. Det drejer sig om regnskabet for stævnet i 2015 samt et foreløbigt budget for 2016. I forbindelse med afviklingen i 2016 ansøger Scandinavian Beach Polo World Cup 150.000 kr. til udgifter forbundet med den praktiske afvikling. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Arrangementet har relation til Helsingør Kommunes vision 2020 og Helsingør Kommunes Turismestrategi og handleplan for 2020. Sagsfremstilling Scandinavian Beach Polo World Cup 2016 Copenhagen Polo Open arrangerede i sommeren 2015 Scandinavian Beach Polo World Cup på stranden i Hornbæk med tilskud fra Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalgets pulje på 75.000 kr. Eventen i 2015 viste sig at have en stor national og international kommerciel værdi. Evalueringen af arrangementet i 2015 bekræfter dette: Beach Polo arrangementet havde i 2015 ca. 10.000 tilskuere inkl. ca. 900 personer i VIP området fordelt på tre dage Medieanalysen viser, at det havde en annonceværdi på 2,3 mio. kr. Medieanalysen viser, at det nåede 5,1 mio. personer på sociale medier, 1,7 mio. personer i trykte medier og 1,5 mio. personer i online medier Arrangementet i 2015 blev positivt modtaget og bidrog til en af de bedste somre i Hornbæks historie (Hornbæk Turistforening) med udsolgte restauranter og hoteller. Som en tilbagevendende begivenhed i Hornbæk er det vigtigt for arrangørerne at sikre sig en lokal opbakning. Det lokale samarbejde strækker sig til Helsingør Kommune, VisitNordsjælland, Hornbæk Turistforening, UGE31, lokale sponsorer og turismeaktører. Arrangørerne af Scandinavian Beach Polo World Cup har et budget på ca. 1,1 mio. kr.,
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 15 hvoraf de ønsker et tilskud fra Helsingør Kommune på 150.000 kr. til udgifter forbundet med den praktiske afvikling på de offentlige arealer parkering, renovation, installationer samt rengøring og reetablering af strandarealer osv. Det ansøgte beløb på 150.000 kr. er dobbelt så højt som i 2015. Dette skyldes øgede udgifter til bl.a. oprydning og skiltning i 2015 i forhold til det budgetterede. Anbefaling Det er Center for Kultur, Idræt og Byudviklings anbefaling, at der afsættes midler til Scandinavian Beach Polo, som vil sikre Hornbæk og Helsingør Kommune en tilbagevendende synlighed i nationale og internationale medier, tiltrække mange turister samt have en betydelig afledt effekt på lokalområdet de kommende år. Der udarbejdes samarbejdsaftaler med arrangørerne i forhold til forpligtelser, der vedrører adgang til arrangementerne, markedsføring, brug af foreningsliv og frivillige, oprydning mv. Økonomi/Personaleforhold Scandinavian Beach Polo World Cup 2016 Arrangørerne ansøger Helsingør Kommune om 150.000 kr. fra puljen til større kultur- og sportsevents i 2016 til den praktiske afvikling på Hornbæk Strand og offentlige arealer for at sikre en vellykket afvikling, der kommer besøgende såvel som borgere til gode. Sagen genoptages efter den tidligere har været for Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget på møde den 8. oktober 2015. Her vedtog et flertal at genoptage sagen, når der foreligger et regnskab og budget. Arrangørerne har efterfølgende fremsendt vedlagte regnskab for 2015 samt budget for 2016. Centret anbefaler, at det ansøgte beløb bevilges. Pulje til større events - budget I 2016 er der foreløbig en forventning om følgende udgifter til Økonomiudvalgets pulje til større events. Tabel 1. Budget pulje til større events i 2016 Budget kr. Pulje til større events 2.254.000 Fee Omkostninger Total KMD Ironman 350.000 250.000 600.000 400-året for Shakespeares død 500.000 500.000 Forbrug - i alt 350.000 750.000 1.100.000 Saldo beløb tilbage i puljen 1.154.000 Ikke godkendte ansøgninger Gran Fondo Denmark 150.000 450.000 600.000 Scandinavian Beach Polo World Cup 150.000 150.000 Hamlet Dragon Gold Cup 2016 200.000 200.000 Ny saldo hvis ansøgning godkendes 204.000 Der er reserveret kr. 500.000 til markering af 400-året for Shakespeares død, jf. Økonomiudvalgets beslutning den 15. juni 2016.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 16 Saldo ved godkendelse af både Hamlet Dragon Gold Cup, Scandinavian Beach Polo World Cup og Gran Fondo = 204.000 kr. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller, 1. at der indgås en samarbejdsaftale. 2. at der bevilges 150.000 kr. til Scandinavian Beach Polo World Cup. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Ad 1: Et flertal, Jens Bertram (C), Betina Svinggaard (A), Morten Westergaard (C), Jan Ryberg (L), Mette Lene Jensen (V) og Ib Kirkegaard (O), anbefaler indstillingen. Peter Poulsen (A) kan ikke anbefale indstillingen. Ad 2: Mette Lene Jensen (V) stillede et ændringsforslag om, at ansøgningen videresendes til Økonomiudvalget med anbefaling af et tilskud på 100.000 kr. til arrangementet. Et flertal, Betina Svinggaard (A), Morten Westergaard (C), Jan Ryberg (L) og Mette Lene Jensen (V) anbefaler forslaget. Jens Bertram (C), Peter Poulsen (A) og Ib Kirkegaard (O) kan ikke anbefale forslaget. Ændringsforslaget blev således anbefalet.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 17 07. Orienteringssag: Evalueringen af Uge30 i Hornbæk - orientering Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/21533 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Evaluering Uge30 samlet v03 Indledning/Baggrund Den 22. 26. juli gav formanden for Bevillingsnævnet/Teknik-, Miljø- og Klimaudvalget tilladelse til afholdelse af ekstraordinære arrangementer i Hornbæk, i det der blev kaldt Uge30 i Hornbæk. Tilladelserne gik til Strandpavillonen, Café Hornbæk Strand, Ilse Jacobsens Kurbad, Scandinavian Beach Polo World Cup og Hornbæk Havnefest. Grundet de mange arrangementer og udfordringer før og under afviklingen har Center for Teknik, Miljø og Klima og Center for Kultur, Idræt og Byudvikling haft et behov for at evaluere ugen med henblik på planlægningen af fremtidige lignende arrangementer. Til orienteringen er vedlagt en kort samlet evaluering for alle arrangementer. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Sagen har relation til Helsingør Kommunes Turismestrategi og Handleplan for 2020 herunder punktet udvikle aktiviteter og oplevelser i Hornbæk der understøtter revitaliseringen som badeby. Sagsfremstilling I Uge30 i Hornbæk modtog Helsingør Kommune fem ansøgninger fra private arrangører af store events, som så en synergieffekt i at lave arrangementer på én gang. Selvom der var udfordringer i planlægningsfasen og ansøgningerne til myndigheder og kommune generelt faldt for sent, tillod Helsingør Kommune de ekstraordinære arrangementer på forskellige betingelser, som et forsøg i forhold til fremtidige lignende tiltag. Af ovenstående grund, har det også været nødvendigt at foretage en overordnet evaluering af ugen og de enkelte events. Af hensyn til de involverede, som har fået individuelle tilladelser, og som har fået forskellige tilbagemeldinger fra myndigheder, er evalueringen foregået bilateralt og ikke samlet. Center for Kultur, Idræt og Byudvikling har derfor afholdt et samlet evalueringsmøde for Hornbæk Havnefest og Scandinavian Beach Polo World Cup sammen med lodsejere og forpagterne i Naturstyrelsen og Café Sunspot. Her deltog VisitNordsjælland også, grundet deres involvering som partner på Polo-arrangementet. Efterfølgende har der været afholdt to evalueringsmøder med myndigheder, der mundtligt præsenterede deres evalueringer. Her deltog Parkeringsservice, Nordsjællands Park og Vej, Nordsjællands Brandvæsen, Nordsjællands Politi og Center for Kultur, Idræt og Byudvikling.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 18 Sidst men ikke mindst har Center for Kultur, Idræt og Byudvikling udsendt skriftlige evalueringer til Café Hornbæk Strand, Strandpavillonen og Ilse Jacobsens Kurbad med individuelle spørgsmål i forhold til deres ekstraordinære tilladelser og de kommentarer, der er kommet fra myndighederne til de respektive arrangementer. Ingen af de tre private arrangører har ønsket at deltage i evalueringen. Evalueringen af Hornbæk Havnefest, Scandinavian Beach Polo World Cup samt myndighederne er samlet i vedhæftede notat. Kort opsummering af evalueringen Overordnet set er evalueringen positiv. Der er ikke modtaget nævneværdige klager i forbindelse med arrangementerne fra borgere til myndighederne. Der har dog været en del kritik af arrangementet på Café Hornbæk Strand fra andre arrangører, myndigheder samt gæster. Generelt er arrangementerne forløbet godt, og der er allerede enkelte tilkendegivelser om at afholde nogle af arrangementerne igen i 2016. Der har generelt været en udfordring i for sene ansøgninger til myndigheder, ekstraudgifter til oprydning og manglende overholdelse af krav fra myndigheder til bl.a. oprydning og sikkerhed, som skal forbedres inden afholdelse næste år. Som det fremgår af vedhæftede notat har Havnefest og Polo nået deres målsætninger om henholdsvis ca. 13.000 gæster og ca. 10.000 gæster. Derudover havde polo en annonceværdi 2,3 mio. kr. og nåede, hvad der svarer til 8,3 mio. personer gennem medierne. Sidst men ikke mindst har arrangementerne haft en positiv effekt på Hornbæk generelt. De mange ryttere, VIP gæster og andet, der deltog, har i et forsigtigt estimat betydet et turismeforbrug på ca. 5 mio. kr. Ligeledes melder Hornbæk Turistforening om de bedste turistuger nogensinde i uge 30+31, ligesom gæster, der er gået forgæves, har beklaget sig over, at der var udsolgt på alle restauranter. Økonomi/Personaleforhold Sagen har ikke afledte konsekvenser for økonomi og personaleforhold. Kommunikation/Høring Sagen giver ikke anledning til særskilt kommunikation/høring. Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling indstiller At sagen forelægges til orientering. Beslutninger Kultur- og Turismeudvalget den 09-11-2015 Orientering foretaget. Beslutninger Teknik-, Miljø- og Klimaudvalget den 10-11-2015 Orientering foretaget. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). ---------------------------------
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 19 Orientering foretaget.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 20 08. Orienteringssag: Arrangement om flygtninge og foreninger - orientering Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 15/14314 Integrationsrådet Idemarked - opsamling til fagudvalg Indledning/Baggrund Byrådet besluttede i foråret, at der skulle afholdes et arrangement med fokus på, hvordan foreninger og frivillige kan være med til at sluse nye flygtninge ind i lokalsamfundet. Den 29. september afholdtes Helsingør tager imod flygtninge idémarked på Kulturværftet. Retsgrundlag Ingen bemærkninger. Relation til vision og tværgående politikker Medborgerskabspolitik Idræts- og Fritidspolitik Sagsfremstilling 1. Arrangementets deltagere De ca. 70 deltagere kom fra: Idrætsforeninger Spejdere Sociale og kulturelle foreninger /frivilliggrupper Kirkelige foreninger Aftenskole Frivilligcenter Helsingør Ungdomsskolen Lektie/sprogcafeer knyttet til hhv. Sprogcenter og Biblioteker Derudover deltog politikere og medarbejdere fra Helsingør Kommune. 2. Output og opmærksomhedspunkter Aftenen bød på en række konkrete tilbud og ideer til aktiviteter, der kan sluse flygtninge ind i foreningslivet (se bilag). 2.1. Samarbejdet potentiale og udfordring Der er et stort potentiale i samarbejdet mellem hhv. folkeoplysende foreninger, frivillige sociale foreninger samt andre aktører, der arbejder på flygtningeområdet. Det er dog også samarbejder, der kan kræve nogen fødselshjælp.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 21 En række foreninger ønsker at sluse flygtninge ind i foreningen, men har ikke kontakt til flygtninge. Andre aktører møder flygtninge, men mangler overblik over hvilke foreninger, der har en særlig indsats for at sluse flygtninge ind i foreningen. I det videre arbejde skal der derfor fokus på, hvordan foreningerne får kontakt til flygtninge hvordan flygtninge følges ud/modtages i foreningen hvordan professionelle og frivillige, der har kontakt til flygtninge, kan få overblik over relevante fritidstilbud i foreningerne. Aktører der har kontakt med flygtninge er fx: Frivillignet for Flygtninge Sprogcenter Nordsjælland Center for Job og Uddannelse, herunder jobkonsulenter Ungdomsskolens Internationale Ungdomsklasser Lærere, pædagoger, støttekontaktpersoner 2.2. Frivillignet for Flygtninge Frivillignet for Flygtninge, der er en del af Dansk Flygtningehjælp, er den eneste forening, der har kontakt med et bredt udsnit af nyankomne flygtninge. Foreningen kan bidrage til at flygtninge får kendskab til andre foreninger, fx ved at invitere foreningerne til torsdagscafe, lave følgeordninger mv. 2.3. Voksne flygtninge og foreningsaktivitet Flygtningebørn under 18 år kan via Fritidspasordningen få kontingentfritagelse i 1-2 år. Dette gælder ikke voksne. Med den nye lavere Integrationsydelse vil mange voksne flygtninge sandsynligvis fravælge medlemskaber af klubber/foreninger. Foreningerne kan evt. opfordres til at donere et antal medlemskaber til voksne flygtninge. 3. Videre forløb Foreningerne opfordres til at iværksætte aktiviteter og indgå samarbejde med andre foreninger/aktører. Helsingør Kommune vil understøtte samarbejdet mellem foreninger, frivillige og andre aktører på flygtningeområdet foreløbigt i 2015 og 2016. Dette inkluderer: Udarbejde en oversigt over foreningernes tilbud til flygtninge. Oversigten opdateres løbende. Alle foreninger, der ønsker at synliggøre tilbud til flygtninge, kan komme med i netværket. Sikre information til professionelle (fx i Team Integration og støttekontaktpersoner) om relevante foreningstilbud Efter behov facilitere samarbejdsmøder Synliggøre eksempler på gode aktiviteter i netværket og i pressen
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 22 Indsatsen er forankret i Center for Kultur, Idræt og Byudvikling. Økonomi/Personaleforhold Integrationsrådet har afsat 10.000 kr. til folder eller lignende om foreningstilbud for flygtninge Kommunikation/Høring Sagen forelægges til orientering i Beskæftigelsesudvalget den 8. oktober Kultur- og Turismeudvalget den 6. oktober (meddelelsespunkt) Integrationsrådet den 28. oktober 2015 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 2. december 2015 Indstilling Center for Kultur, Idræt og Byudvikling og Center for Job og Uddannelse indstiller, at orientering foretages. Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Orientering foretaget.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 23 09. Sager till behandling på Kommende møder Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 14/28860 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Indledning/Baggrund Emne Møde Udvalgsbesøg til/fra Helsingborg 2. kvartal 2016 Børne- og ungdomsorganisationernes Fællesråd Rideklubberne Folkeoplysningens Samråd Fitdeal Ikke fastlagt Ikke fastlagt Ikke fastlagt Ikke fastlagt Opløsning af Fonden Helsingør Eliteidrætsøkonomi Januar 2015 Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Sag i foråret om indholdet af events i 2017.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 24 10. Meddelelser/eventuelt Åben sag Sagsnr.: Sagen afgøres i: Bilag: 14/28858 Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Indledning/Baggrund 1. KL s Sundhedskonference den 26. januar 2016 Eventuel tilmelding kan ske til Karen Krage. 2. Orientering om grøn drift Beslutninger Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget den 02-12-2015 Ikke til stede: Katrine Vendelbo Dencker Ib Kirkegaard (O) deltog i stedet for Katrine Vendelbo Dencker (O). --------------------------------- Ad 1: Evt. tilmeldinger sendes til Karen Krage Ad 2: Orientering foretaget.
Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato 02-12-2015 Side 25 Bilagsliste 3. Beslutningssag: Vedtaget budget 2016-2019- Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget - udmøntning af besparelser og effektiviseringer 1. Bilag 1: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 410 Sundhedsfremme (302571/15) 2. Bilag 2: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 411 Idræt og Fritid (302572/15) 4. Beslutningssag: Ansøgning om støtte til afvikling af international fodboldkamp - FC Helsingør 1. Ansøgning fra FC Helsingør.pdf (296172/15) 5. Beslutningssag: Ansøgning om tilskud til afvikling af cykelløb Gran Fondo Denmark 2016 1. Gran Fondo Ansøgning til Helsingør Kommune (302800/15) 2. Budget Granfondo Denmark 2016 (302798/15) 6. Beslutningssag: Færdigbehandling af ansøgning - Scandinavian Beach Polo World Cup 1. Ansøgning til HK - poster (304755/15) 2. Eventinfo og turismeøkonomisk effekt Polo 2016.doc (242832/15) 3. Scandi Beach Polo 2015 Regnskab (22 11 15).doc (306734/15) 4. Kopi af Scandinavian Beach Polo World Cup 2016.xlsx (306733/15) 7. Orienteringssag: Evalueringen af Uge30 i Hornbæk - orientering 1. Evaluering Uge30 samlet v03 (267020/15) 8. Orienteringssag: Arrangement om flygtninge og foreninger - orientering 1. Idemarked - opsamling til fagudvalg (266479/15)
Bilag: 3.1. Bilag 1: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 410 Sundhedsfremme Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 302571/15
Bilag 1: Udspecificeret oversigt og vedtaget budget 2016-2019 for budgetområde 410 Sundhedsfremme hele 1.000 kr. 2016 2017 2018 2019 Rammestyret område 2.551 2.528 2.528 2.528 Fagudvalgets budgetforslag 2016-2019 2.096 2.073 2.073 2.073 Tekniske ændringer efter fagudvalgsbehandlingen: Budgetaftale: Tilbageførte midler fra DS 765 765 765 765 Omplacering til patientrettet forebyggelse budgetområde 621-220 -220-220 -220 Pris og Lønregulering (august) ring 1 og 2-28 -28-28 -28 Effektiviseringer: Transport politik -1-1 -1-1 Reduktion i brugen af ekstern konsulentbistand (hele kommunen) -42-42 -42-42 Besparelser: Reduktion i prisfremskrivning (hele kommunen) -19-19 -19-19 I alt 2.551 2.528 2.528 2.528
Bilag: 3.2. Bilag 2: Udspecificeret oversigt budget 2016-2019 411 Idræt og Fritid Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 302572/15
Bilag 2: Udspecificeret oversigt og vedtaget budget 2016-2019 for budgetområde 411 Idræt og Fritid 2016 2017 2018 2019 hele 1.000 kr. Rammestyret område 44.257 43.889 43.859 43.859 Fagudvalgets budgetforslag 2016-2019 44.416 44.091 44.091 44.091 Tekniske ændringer efter fagudvalgsbehandlingen: Halleje Helsingør Svømmehal 862 862 862 862 Udbud, elpriser -9-9 -9-9 Udbud, gas priser 30/4-15 -13-13 -13-13 Udbud, gas priser 31/8-15 6 6 6 6 Udbud, elevator og liftsservice -4-4 -4-4 Energirenovering -189-189 -189-189 PL korrektion, august -538-539 -539-539 Vinduespolering fra institutioner til Ejendomme -1-1 -1-1 Udbud, hobby og beskæftigelsesmateriale -1-1 -1-1 Budgetaftale: Effektiviseringer: Dressing af kunstgræsbaner -25-25 -25-25 Selvbetjeningsløsning til udlån og leje af lokaler og ejendom -40-80 -110-110 Tilskud voksenundervisning -100-100 -100-100 Trafikpolitik for kommunens egne medarbejdere -23-23 -23-23 Besparelser: PL reduktion -283-283 -283-283 Eksterne konsulenter -2-2 -2-2 Driftsønsker: Afledt drift atletikstadion 200 200 200 200 Ikke-rammestyret område 0 0 0 0 I alt 44.257 43.889 43.859 43.859
Bilag: 4.1. Ansøgning fra FC Helsingør.pdf Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 296172/15
Bilag: 5.1. Gran Fondo Ansøgning til Helsingør Kommune Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 302800/15
1. Titel på initiativ/projekt Granfondo Denmark 2. Generelle oplysninger om hovedansøger (juridisk ansvarlig) Ansøgers navn Danmarks Cykle Union CPR/CVR-nr. 22566512 Navn på projektansvarlig Jens Kasler Adresse Idrættens Hus Postnr. og by Kommune Brøndby Land Telefon 43262802 e-mail Jens.kasler@dcucykling.dk Enkeltperson, forening, institution Forbund 3. Hvad søges der til (sæt X) X Initiativ/projekt indenfor idræt Initiativ/projekt indenfor kultur Initiativ/projekt indenfor event Andet (f.eks. indenfor møder, netværk o. lign.) Involverede samarbejdspartnere Ansøgt beløb 200.000 Projektperiode 6 og 8. maj 2016 CK Kronborg, MTB 3060, Sjællands Distrikt, Frivillige fra Helsingør Idræts liv, UCI 4. Projektbeskrivelse Kort beskrivelse af projektet max. 10 linjer herunder også begrundelse, motivering og perspektivering (yderligere beskrivelse/begrundelse mv. på max. 2 sider kan vedlægges.) Gran Fondo Denmark er en del af den Internationale Cykle Unions UWCT kalender, der er en løbsserie fordelt på 15 løb rundt om i verden, hvor ryttere fra hele verdenen kan deltage i eventen, og derigennem køre om at kvalificere sig til det officielle UCI Amatør VM i forskellige aldersgrupper. Gran Fondo Denmark afvikles både som landevejsløb (samlet felt) og enkeltstart. De seneste år har Helsingør kommune, Wonderful Copenhagen og Sport Event Denmark støttet arrangementet økonomisk. Finalen i UWCT er i 2015 kørt i Danmark med hhv Ålborg og Hobro som værtsbyer. Finalen i 2016 køres i Perth, AUS Kobling til andre projekter/aktiviteter UCI amatør kval. Løb. 15 løb fordelt rundt i hele verden.
Forventet resultat (kvalitative og kvantitative) Det er nu 3. gang DCU arrangere dette løb, som alle gangene har haft Helsingør som værtsby. Granfondo Denmark er en stor cykel events midt i byen med torvet som omdrejningspunkt om fredagen. Til fredagens løb (som er en enkeltstart) forventer vi ca. 500 deltagere, og denne enkeltstart regnes som en af verdens største af sin slags. Løbet søndag har udgangspunkt i Skotterup, med ca. 1000 deltagere. Angivelse samt udspecifikation af de deltagende personer, foreninger, institutioner og deres funktioner DCU er hovedarrangør med bistand fra fra Den Internationale Cykel Union ( UCI ) samt cykleklubber i storkøbenhavnsområdet. DCU har tidligere erfaring med bl.a. afvikling af Post Danmark Rundt, VM på Bane i 2010 og VM på landevej 2011. 5. Faciliteter Initiativets/projektets/eventens behov for at låne/leje kommunale lokaler/faciliteter Lokale/facilitet Adresse Tidsrum Axel Torv 3000 Helsingør 6/5 mellem 6.00 20.00 Skotterup Strandvej 8/5 5.00 20.00 6. Budget Initiativets/projektets/eventens samlede budget (specifikation skal vedlægges) 100 % Momspligtig (sæt X) Ja Nej x Indtægter Udgifter Andre tilskud kr. kr. Sponsorer kr. kr. Eget bidrag kr. kr. Andre indtægter Deltagergebyr/ Variabelt kr. : 735.000 kr. Samlede indtægter 735.000 kr. Samlede udgifter 1.065.000 kr. Alle indtægter og udgifter, der relaterer sig til initiativer/projektet samt eget bidrag skal fremgå af budgettet i kr. Det skal oplyses om der modtages andre midler til initiativet/projektet. Tilskud fra anden side Bevilliget kr. Ansøgt kr. WOCO kr. 50.000 kr. Sport Event Denmark kr. 200.000 kr.
7. Tidligere modtaget støtte fra Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Hvad har ansøger i tidligere år modtaget tilskud til? Copenhagen Gran Fondo 2015. Årstal Initiativ/projekt/event kr. 2015 Copenhagen Granfondo 150.000 kr. kr. kr. kr. Supplerende bemærkninger Sport Event Denmark og WOCO støttede arrangementet økonomisk i 2015. Helsingør havde ca. 400 hotel overnatninger ifb. med løbet. 500 frivillige (de fleste fra lokale idræts klubber) bidrager til løbet. Dato og underskrift Underskriver forudsættes at være den juridisk ansvarlige ansøger.
Bilag: 5.2. Budget Granfondo Denmark 2016 Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 302798/15
Budget for Granfondo Denmark 2016 05.11.2015 Indtægter DKK 100 Deltagergebyrer 735.000 200 Sponsorer 0 300 Entre 0 400 Salg af mad, merchandise mv. 0 500 Salg af eventudstyr mv. 0 600 Program 0 700 Indkvartering 0 800 Tilskud 350.000 900 Andet 0 Indtægter i alt 1.085.000 Udgifter 1000 Organisationskomiteen 55.000 1100 Sekretariat 15.000 1200 Frivillige/hjælpere 40.000 1300 Beklædning 35.000 1400 Internationalt forbund 225.000 1500 Dommere/officials 10.000 1600 Venue 351.000 1700 Transport 8.000 1800 Udstyr til afvikling af arrangementet 100.000 1900 TV-produktion 0 2000 Receptioner og Hospitality 5.000 2100 Afslutningsbanquet 0 2200 Indkvartering 28.500 2300 Forplejning 77.500 2400 PR/Markedsføring 11.000 2500 Program 0 2600 Merchandise 0 2700 Præmier og medaljer 34.000 2800 Forsikringer 0 2900 Diverse 5.000 3000 Uforudsete udgifter 65.000 Udgifter i alt 1.065.000 RESULTAT 20.000
Budget for Granfondo Denmark 2015 05.11.2015 Indtægter Antal Pris Dage I alt Total hovedpost Kommentarer 100 Deltagergebyrer Deltagergebyrer 950 600 1 570.000 735.000 Gennemsnitspris (550 a 300 / 950 a 600) 550 300 1 150.000 200 Sponsorer Sponsor 1 - - - - Sponsor 2 - - - - Sponsor 3 - Sponsor 4-0 300 Entre Åbningsceremoni - - - - Dag 1 - - - - Finaler - - - - Partoutkort - - - - 0 400 Salg af mad, merchandise mv. Mad og drikke - - - - Tøj - - - - Tasker - - - - Salg af plakater - - - - Souvenirs - - - - 0 500 Salg af eventudstyr mv. - Bolde - - - - Mål - - - - Tidtagning - - - - Videokameraer - - - - TV/Fladskærme - - - - 0 600 Program Salg af programmer - - - - Salg af annoncer - - - - 0 700 Indkvartering Hoteller - - - - Vandrehjem - - - - Skoler - - - - 0 800 Tilskud Helsingør Kommunen 1 150.000 1 150.000 Sport Event Denmark & WOCO 1 200.000 1 200.000 Er ikke færdig behandlet endnu Øvrige puljer, fonde mv. - 350.000 900 Andet Diverse - - - - 0 Indtægter i alt 1.085.000 Udgifter 1000 Organisationskomiteen Frikøb af personale 1 50.000-50.000 Møder 1 5.000-5.000 55.000 1100 Sekretariat Kontorartikler, inkl. IT-udstyr 1 10.000 1 10.000 Akkreditering - Sekretariatshjælp - - - - Telefon 1 5.000 1 5.000 15.000 1200 Frivillige/hjælpere Honorar Trafik officials, MC'ere mv. 1 40.000 1 40.000 40.000 1300 Beklædning Organisationskomiteen - - - - Frivillige/hjælpere 1 35.000 1 35.000 Dommere/officials - - - -
Andre - 35.000 1400 Internationalt forbund Betaling til internationalt forbund 1 225.000 1 225.000 Besigtigelse - - - - Rejse - - - - 225.000 1500 Dommere/officials Honorar 10 1.000 1 10.000 10.000 1600 Venue Halleje - - - - Resultatformidling - Dommervogn 1 5.000 2 10.000 Speaker 2 4.000 2 16.000 KODA/Gramex - - - - IT-udstyr - - - - Kameraer 1-2 - TV/Fladskærme - Vand deltagere - - - - Frugt til deltagere - - - - Dopingkontrol 1 10.000 1 10.000 Gulv - Bander 1 55.000 1 55.000 Skilteplan 1 75.000 1 75.000 Opbygning mål / Start område 1 100.000 1 100.000 Lys/Lyd/ Storskærm 1 85.000 1 85.000 351.000 1700 Transport Organisationskomiteen 1 4.000 1 4.000 Deltagere//trænere/ledere 1 5.000 - - Frivillige/hjælpere 1 4.000 1 4.000 Officials/dommere - Internationalt forbund og øvrige VIP - 8.000 1800 Udstyr til afvikling af arrangementet Bolde - - - - Mål - - - - Tidstagning / Sportstimnig 1 50.000 2 100.000 100.000 1900 TV-produktion TV-produktion - - - - 0 2000 Receptioner og Hospitality Åbningsarrangement 1-1 - Middag med internationalt forbund 1 5.000 1 5.000 VIP-lokale i hallen 1-2 - Sponsorarrangement 1-1 - 5.000 2100 Afslutningsbanquet Musik - - - - Middag - - - - Erindringsgaver - - - - Afslutning - - - - 0 2200 Indkvartering Internationalt forbund 2 2.000 4 16.000 Officials/dommere - - - - Deltagere/trænere/ledere - - - - Frivillige/hjælpere 2 1.250 5 12.500 Presse - - - - Øvrige - - - - 28.500 2300 Forplejning Internationalt forbund - - - - Officials/dommere 10 125 2 2.500 Deltagere/trænere/ledere 1.000 40 1 40.000 Frivillige/hjælpere 1 35.000 1 35.000 Presse - 125 2 - Øvrige - 77.500
2400 PR/Markedsføring Presseansvarlig 1 - - - Hjemmeside 1 1.000 1 1.000 Logo 1-1 - International markedsføring 1 5.000 1 5.000 Plakater - National markedsføring 1 5.000 1 5.000 11.000 2500 Program Artikler - - - - Trykning - - - - 0 2600 Merchandise Tøj - - - - Tasker - - - - Souvenirs - - - - 0 2700 Præmier og medaljer Blomster 1 2.000 2 4.000 Medaljer 1 30.000 1 30.000 34.000 2800 Forsikringer Ulykkesforsikring - - - - Ansvarsforsikring - - - - 0 2900 Diverse Evaluering 1 5.000 1 5.000 Revision - 5.000 3000 Uforudsete udgifter 5-10% af det samlede udgiftsbudget 1 65.000 1 65.000 65.000 Udgifter i alt 1.065.000 RESULTAT 20.000
Bilag: 6.1. Ansøgning til HK - poster Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 304755/15
From: Jacob Klingert Jacobsen Sent: 24 Sep 2015 10:13:29 +0200 To: Jesper Bech Petersen;Louise Sandberg Subject: Poster Her er de poster som jeg forstiller mig at vi kan få støtte til. WC 16000,- Køreplader 25000,- Rengørning af strand 15000,- Renovation 16000,- EL/Vand 30000,- Sandarbejde 16000,- Hegn 14000,- Markedsføring 18000,- Det giver 150.000,- Hvis det kan lade sig gøre er vi rigtig godt igang med 2016 eventet. Lad mig høre hvis du har det mindste spørgsmål. Mange tak for hjælpen Jesper God dag dbh Louise og Jacob -- Jacob Klingert Jacobsen Executive Director Copenhagen Polo Open ApS Tel: +45 40145676 www.scandinavianbeachpolo.com
Bilag: 6.2. Eventinfo og turismeøkonomisk effekt Polo 2016.doc Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 242832/15
Scandinavian Beach Polo World Cup 2016 på Hornbæk Strand 1. NØGLEDATA OM EVENTEN Officiel eventtitel Scandinavian Beach Polo World Cup 2016 Tidspunkt for afvikling 4. 6. august 2016 Arrangør(-er) Rettighedshaver Copenhagen Polo Open ApS Copenhagen Polo Open ApS 2. ARRANGØRER Eventens formål Organisatorisk setup At afholde et verdensklasse event i Hornbæk som en del af den officielle World Cup tour med stop i bl.a. Miami, Ibiza og Dorset i England. Scandinavian Beach Polo World Cup har det overordnede ansvar for eventen og stiller med en organisation på ca. 10 pers. og 40 frivillige, hvoraf halvdelen er lokale. Samarbejde med bl.a. Helsingør Kommune, VisitNordsjælland, Hornbæk Turistforening, UGE31, Naturstyrelsen samt en række private sponsorer. Arrangørerfaring Copenhagen Polo Open (CPO) arrangerede i sommeren 2015 Scandinavian Beach Polo World Cup for første gang i Danmark. Arrangementet tiltrak estimeret 10.000 tilskuere og genererede en annonceværdi på 2.3 mio. kr. og nåede over 8 mio. læsere. Aktiviteter under eventen En Poloturnering bestående af 3 kampe pr. dag i en periode over 3 dage. Ud over det vil der være forskellige pauseaktiviteter imellem kampene, afterparty, gastronomi og offentlige barer og fremvisning af sponsorprodukter. 3. MARKEDSFØRING Markedsføring Billetsalg Der laves national og international presse og markedsføring. Polo i 2015 havde således presseomtale i de største danske aviser og livstilsmagasiner, TV og ugeblade samt web. Arrangementet understøtter i høj grad Hornbæks ønskede image som mondæn badeby og brandingen af Hornbæk i Verdensklasse. Til eventen i 2015 blev der bl.a. trykt 37 artikler i fysiske medier, 18 artikler i online medier samt min. 6 nyhedsudsendelser i radio/tv. Der er et setup med gratis adgang til kampene på tre sider af banen, og et VIP telt der kræver adgang med billet. Der forventes solgt ca. 900 VIP billetter af ca. 1.500,-. Arrangementet vil blive besøgt af en lang række kendte danskere og udlændinge. Bl.a. vil kongehuset være repræsenteret. 5. DET DANSKE SPORTSLIGE NIVEAU Udvikling af sporten Polo er stadig en ung sport i Danmark, med den første klub (Danish Polo Association) etableret i 2012. Siden det har hurtigt taget fart med stadig stigende interesse. Takket være initiativer som Copenhagen Polo Open 2013 og nu Scandinavia Beach Polo Worldcup 2015, regner man med at sporten i DK vil udvikle sig til nye højder. Med Danmark som det sted i Europa med flest heste pr indbyggere, kombineret med at Danmark er et relativt fladt land samt har en stor kærlighed for holdsport, regner arrangørerne med at Polo vil vinde stort indpas både i den danske hesteverden, men også hos dem, der aldrig før har prøvet kræfter med heste. 1
6. LOKAL FORANKRING Samarbejdet med lokale interessenter 7. SUPPLERENDE EVENTDATA Dato/-år Eftersom visionen er en årlig tilbagevendende begivenhed for Hornbæk, er den lokale forankring utrolig vigtig. Der har fra starten været et tæt samarbejde med Hornbæk Turistforening, UGE31, Hornbæk Havnefest, Helsingør Kommune, ligesom der er tæt samarbejde med lokale sponsorer og erhverv Ankomst: 1. 3. august Prøvespil: 3. august Turneringsdage: 4. 6. august Afrejse: 7. august Skøn på estimeret turismeøkonomisk effekt Antal personer Gennemsnitligt antal overnatninger Antal Turismedage Døgnforbrug (kr.) Turismeomsætning (kr.) Deltagere og trænere Udenlandske 30 5 150 1.378* 206.700,- Tilrejsende 15 5 75 1.078* 80.850,- danskere Lokale 0 0 0 0 Presse Udenlandske Ca. 10 5 50 1.378* 68.900,- Tilrejsende Ca. 30 1 30 1.078* 32.340,- danske Lokale 10 0 0 0 0 Officials, tekniske stabe o.l. Udenlandske 15 5 75 1.378* 103.350,- Tilrejsende 15 5 75 1.078* 80.850,- danske Lokale 25 0 0 0 0,- Frivillige Udenlandske 0 0 0 0 0,- Tilrejsende 20 2 40 1.078* 43.120,- danske Lokale 20 0 0 0 0 Tilskuere Udenlandske ca.1.000 0 0 380** 380.000,- Danske ca. 8.000 0 0 292** 2.336.000,- VIP billet 900 0 0 1.792,-*** 1.612.800,- I alt Ca. 10.000 4.944.910,- *Døgnforbruget for tilrejsende deltagere er et konservativt skøn baseret på det gennemsnitlige døgnforbrug for en feriegæst boende på hotel i DK, og der er således ikke taget højde for ekstra omkostninger forbundet med deltagelsen (deltagergebyr, transport, opstaldning af heste osv.) **Døgnforbruget for turister/tilskuere er baseret på et generelt døgnforbrug for henholdsvis udenlandske og danske endagsturister i DK dvs. ekskl. overnatning og forbrug v. events. Vi sætter estimatet konservativt, da vi ikke kan vurdere den procentvise del af tilrejsende tilskuere til hh. polo, UGE31 eller generelt strandbesøg ***Døgnforbruget for VIP gæsterne er baseret på ovenstående endagsturister. Dertil kommer den forventede pris på VIP billetten er ca. 1.500,- som bl.a. inkluderer forplejning og underholdning Inklusiv afledte effekter skaber én million kr. i turismeforbrug i gennemsnit 582.000 kr. i værditilvækst, 412.000 kr. i skatteindtægter og 1,2 job (årsværk). Alle tal er fra VisitDenmarks nyeste officielle turismeregnskab Turismens Økonomiske Betydning i Danmark 2013 og Sport Event Denmarks analyser af den turismeøkonomiske effekt ved større sportsbegivenheder fx Made in Denmark. 2
1
Bilag: 6.3. Scandi Beach Polo 2015 Regnskab (22 11 15).doc Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 306734/15
Resultatopgørelse 01/01-2015 - 31/12-2015 Omsætning Salg Sponsorater DK -347.814,00 Billetsalg -326.125,20 Salg af varer/ydelser u/moms -75.000,00 OMSÆTNING I ALT -748.939,20 DÆKNINGSBIDRAG I ALT -748.939,20 Salgsfremmende omkostninger Annoncer og reklame 139.991,76 Forsikring ifm. arrangement 3.265,00 Direkte omk. ifm arrangement 417.410,33 Hotel, personale, fuldt fradrag 15.252,00
Forplejning ifm. arrangement 129.536,92 Repræsentation, restaurant, forretningsforbindelser, delvis fradrag 9.763,79 SALGSOMKOSTNINGER 715.219,80 Transportomkostninger Fly 20.405,00 Færge 1.733,69 TRANSPORTOMKOSTNINGER I ALT 22.138,69 Administration Advokat og revisor 10.500,00
Porto og gebyrer 945,50 Telefoni 1.309,53 Konstateret tab på debitorer -4.406,00 ADMINISTRATION 8.349,03 RESULTAT FØR SKAT -3.231,68 RESULTAT EFTER SKAT -3.231,68
Bilag: 6.4. Kopi af Scandinavian Beach Polo World Cup 2016.xlsx Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 306733/15
THE SCANDINAVIAN BEACH POLO WORLD CUP - BUDGET 2016 OMKOSTNINGER VIP VIP Telt Bar Cateringtelt (2 stk.) med anretter Køkkenvogn 6 VIP toiletter plus pissoir (VIP) lagercontainere x1 Kølecontainere 20 fod x 2 Armbånd, VIP lys Launge møbler vin Opvaskevogn Køreplader 100m Rossini Anrettertelt Højberg VVS Diverse Total PUBLIKUMSOMRÅDE/Offentligt tilgængeligt Lyd og lydteknik Sikkerhed, VAGT Højt Hegn, ekskl. opsætning/nedtagning Lamartina Telt Rengøring af strand
Renovation, skønnet Ambulance Præmievæg Præmie podie Kommentator KODA Trykning af bannere Alkoholbevilling Hvidt stakit Plakater skilte WC Brandbekæmpelse El vandinstallation Radio x10 Diverse TOTAL SPILLET 18 m2 spillertelt (3x6) LaMartina Måltavle Personale opsætning Dyrlæge Mad mv. heste Polo spillere / per mål Pokaler Rejse og ophold (flyve dommere, kommentator & specialister) Transport (til og fra hotel, lufthavn) Personale Bane Hegn Dykpumpe Sandarbejde sandudretning mellem kampe Manitur Vandtank
Leje af dommerheste Diverse Total MARKEDSFØRING Fotograf Hamjam Website DJ Public Relations PLAKATER Bilmærker VNR TV Program Diverse TOTAL ADMINISTRATION Event produktion (Zep) Reversion Regnskab Bankgebyrer mv. Lager (lagerrum) Forsikring Lønninger Diverse Total OMKOSTNINGER I ALT Tilgodehavender Gerander Kreditorer DH Muld I ALT
Cost Notes PUBLIKUMSOMRÅDE/Offentligt tilgængeligt 200.000 SPILLET 10000 MARKEDSFØRING 10.000 ADMINISTRATION 50.000 15.000 3.780 12.255 5.000 6.000 50.000 40.000 11.540 32.000 8.000 12.046 25.000 490.621 Cost 27.000 25.000 14.000 10.000 15.000
16.000 15.000 5.000 5.000 13.000 2.000 27.889 1.000 10.000 5.000 10.000 4.000 30.000 5.000 4.262 10.000 254.151 Cost 10.000 10.000 2.000 25.000 6.000?? 10.000 15.000 15.000 15.000 7.000 10.000 16.000 6.000 4.500 3.000
3.376 10.000 167.876 Cost 11.250 15.000 18.000 5.000 3.500 5.000 8.325 10.000 76.075 Cost 50.000 10.000 15.000 2.500 8.400 5.000 100.000 10.000 200.900 1.189.623 Eksl VIP 699.002 400.000 50.000 1.639.623
gt tilgængeligt 254.151 167.876 76.075 200.900 699.002
MOMS Inkl Moms 1 1,25 1,25 Eks Moms 1 0,8 Provision sponsors 15%
Bilag: 7.1. Evaluering Uge30 samlet v03 Udvalg: Sundheds-, Idræts- og Fritidsudvalget Mødedato: 02. december 2015 - Kl. 16:00 Adgang: Åben Bilagsnr: 267020/15
Evalueringsrapport med kontaktliste Arbejdsgruppe- Medlemmer afvikling Jacob Klingert Jacobsen Jesper Bech Johnny Palle Mathiasen Leif Sørensen JJ JB JM LS Organisation E mail Mob. Arrangør - Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 Helsingør Kommune Center for Kultur, Idræt og Byudvikling Eventkoordinering Helsingør Kommune, Center for Teknik og Miljø P. Service Helsingør Kommune, Center for Teknik og Miljø P. Service jacob@copenhagenpoloopen.dk 40145676 Jbe03@helsingor.dk 25313609 jpm57@helsingor.dk 25512520 Lso57@helsingor.dk 25312002 Palle Mandrup PM Arrangør af Hornbæk Havnefest pallemandrup@gmail.com 28780931 Martin Howardsen MH Beredskabsinspektør, Nordsjællands Brandvæsen mhow@nsbv.dk 41 86 99 75 Bjarne Persson BP Skovløber Naturstyrelsen (ejer af areal) bper@nst.dk 23340759 Louise Sandberg (Søren Buhl) LS SB Arrangør - Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 Head of Global Marketing Ilse Jacobsen louise@copenhagenpoloopen.dk Har valgt ikke at deltage i evalueringen Zep Andersen ZA Produktionsleder - Eventive zep@eventive.dk 20877900 Kim Olausson Anders Brahe KO AB Politiassistent v. Planlægningsenheden, Nordsjællands Politi Politiassistent v. Planlægningsenheden, Nordsjællands Politi kuj002@politi.dk 72587055 Abr012@politi.dk 72586852 Morten Juhl Koch MK Driftsleder, Nordsjællands Park og Vej mju59@nspv.dk 61884109 Kurt Hansen KH Lokalbanen Nordsjælland Har ikke deltaget i evalueringen Tim Falck Weber TW Skovfoged, Friluftsliv, Naturstyrelsen tfw@nst.dk 72 54 31 96 Bichoy Tadros BT Ejer, Café SunSpot Bichooo79@yahoo.com 60896765 Laura Gade Rasmussen (Anders Gregersen) (Rasmus Engeborg) Arbejdsgruppemedlem mer turisme og markedsføring LR Kommunikationskonsulent, Helsingør Kommune Ejer, Strandpavillonen Ejer, Café Hornbæk Strand VisitNordsjælland ansvar lra12@helsingor.dk 41869878 Har valgt ikke at deltage i evalueringen Har valgt ikke at deltage i evalueringen Berit Elmark BE Chefkonsulent VisitNordsjælland bel@visitnordsjaelland.com 40725249 Olav Berntsen OB Formand Hornbæk Turistforening danfo@email.dk 20474492 Camilla Kjærsgaard CK Kommunikationsansvarlig VisitNordsjælland ckj@visitnordsjaelland.com 41786769 Annette Sørensen AS Direktør VisitNordsjælland aso@visitnordsjaelland.com 41786783 Jesper Bech jbe03@helsingor.dk
Evalueringsrapport med kontaktliste Indhold Story...3 Evalueringsrapport...3 Generel afvikling...3 Organisering og tidsplan...4 Beredskab, vagter og samaritter (separat eval. møde)...4 Forsyning, el vand osv...4 Politi Tilladelser og forbehold (separat eval. møde)...4 Affald, toiletter og rengøring...5 Adgangsforhold og parkering...6 Kommunikation (Helsingør Kommune og VisitNordsjælland)...6 Markedsføring og overnatningsmuligheder...6 KPI (Key Point Indicators) Har vi nået målene...6 Jesper Bech jbe03@helsingor.dk
Evalueringsrapport med kontaktliste Story I uge 30 inviterede Hornbæk Havnefest og Scandinavian Beach Polo World Cup 2015 gæster såvel som borgere til at nyde fire døgn med underholdning, sport, mad og fest i verdensklasse. Vel overstået og med mange blandende tilbagemeldinger (mestendels positive) skal der nu evalueres med henblik på en gentagelse af succesen i 2016. Evalueringsrapport Nedenstående evalueringsrapport har til formål at give et overblik over delementerne i et givent arrangement før, under og efter afviklingen. Det er i bund og grund, hvad der gik godt, og hvor vi skal have fokus på udbedring ved en gentagelse af arrangementet eller ved nye arrangementer. Generel afvikling dato job ansvarlig Generel status på planlægning og afvikling hvad gik godt og hvad var en udfordring? Polo platformen er god. Økonomien tilfreds. Kommer igen næste år. Plads til forbedringer. Gentages i 2016 i weekenden uge31. Arrangementet rykkes en uge primært grundet pladsen. Næste år samme areal. Spillerne tilfredse. Det bedste arrangement spillerne har været med til ift. andre events rundt om i verden. Havreholm Slot og polo var et givtigt lokalt samarbejde. Udfordring generelt i Uge30 alt booket på restauranter. Adgangsveje en udfordring (se også punktet adgangsveje ) Hornbæk Havnefest - Største udfordring flaskehals ved transport. Generelt gik det ganske fornuftigt. Der var ikke plads til flere gæster. Café Hornbæk Strand Ifølge arrangørerne af Polo og Havnefest, var det en stor udfordring for både SunSpot, Polo og Havnefest, at der var givet tilladelse til Open Air Dance v. Cafe Hornbæk Strand. Der har været utallige klager og lovovertrædelser på hjørnet (jf punkt politi og beredskab ). Der var generelt udfordringer med dørmænd, afspærring og entre som konfliktede med indholdet i den kommunale tilladelse. Fx var det aldrig blevet oplyst at arrangøren ønskede at kræve entre for gennemgang til Hornbæk Strand til stor frustration for strandgæster og betalende polo gæster. En afspærret offentlig vej, blev også kommenteret af Brandmyndighederne, der frygtede for manglende adgang til Hospital og stranden. Café Sunspot Forpagteren Bischoy Tadros kommenterer der manglede vagter på stranden. Bischoy stod ca. 96 timer på stranden over weekenden grundet manglende sikkerhed. Der var helt mørkt på stien fra hjørnet til polo. Bischoy stoppede en tyv civil anholdelse. Generelt hilser Bishoy Polo velkommen igen næste år JJ PM Restauratør RE har ikke kommenteret på bemærkningerne BT Stor ros til alle instanser for håndtering og opbakninger til tilladelser og samarbejde fra polo Jesper Bech jbe03@helsingor.dk
Evalueringsrapport med kontaktliste Organisering og tidsplan dato job ansvarlig Tidsplan Blev deadlines overholdt i forbindelse med planlægning og afvikling? Deadlines ift. tilladelser, opsætning og nedtagning? - Der har blandt alle arrangørerne pånær Havnefest, været en udfordring ift. deadlines for ansøgninger og tilladelser til beredskab, politi, kommune mv. det er arrangørerne opmærksomme på og har lært af til næste år. Alle Udfordringer ift. organiseringen? - Naturstyrelsen skal inviteres ind fra start. De er lodsejere og myndighed på arealerne for polo og delvist havnefest - Der skal til næste år ansøges om tilladelsen til dispensation til kystbeskyttelseslinjen primo 2016 til Polo - Samarbejdet mellem Naturstyrelse og Helsingør Kommune er ved at blive struktureret, eftersom det har været genstand for en forsøgstilgang omkring organiseringen af store events i 2015 - Naturstyrelsen er kommet med en række påbud til næste år - Strandareal må ikke bruges til parkering - Taxaservice afleverede personer ved stranden ikke tilladt - Grundet vejrforhold blev betondæk brugt til transport ikke tilladt - Toiletter ved Sunspot ikke rengjorte efter aftale - Kommandovejene er blevet etableret i 2015 og det har alle parter lært af - Naturstyrelsen opfordrer arrangørerne til at ansøge om tilladelse til dispensation fra kystbeskyttelseslinjen for en periode af tre år - Bemærkning fra arrangørerne af Uge 31 Hornbæk Turistforening - næste år 2016 kræver en stor koordineringsindsats. 140 aktiviteter. Der har aldrig været så mange turister til Uge30 og Uge31 som i 2015. Dette forventes øget i 2016. TW TW JB/TW TW AB/MH TW OB Beredskab, vagter og samaritter dato job ansvarlig Brandtilladelser - Brandvæsenet foretog inspektion af Polo som er et nyt og stort arrangement Polo havde styr på opsætning, tilladelser, arrangementet osv. Der var taget forbehold og erfaring. Bemærkning - Arrangøren var svær at komme i kontakt med. - Der ønskes en kontaktliste over myndigheder, arrangørerne, embedsmænd osv. Adgangsveje til brandstation - Ingen udfordringer generelt. Bemærkning udtryk for bekymring for afspærret vej v. Café Hornbæk Strand grundet adgangsforhold til Hospital og Strand. Tvivlsomt at afspærringer og mennesker kan fjernes inden for få sekunder. MH MH/AB MH Politi Tilladelser og forbehold dato Job ansvarlig Politiets vurdering af overholdelse af ekstraordinære tilladelser generelt: - Ift. afspærringer ved Café Hornbæk Strand og konflikter heraf. Politi har ingen bemærkninger - Ift. afspærringer ved Café Hornbæk Strand og konflikter heraf. Brandvæsen havde mindre kommentar (jf. punkt Beredskab, vagter og samaritter) AB MH Jesper Bech jbe03@helsingor.dk
Evalueringsrapport med kontaktliste - Politiet oplevede generelt mindre forseelser*. Dette var forventet, men politiet vil alligevel være endnu synligere til stede næste år - Selve ansøgningsdelen og bevillingsdelen telte, fødevarer osv. skal være i orden og falde tidligere (gælder alle arrangørerne) - Oprettelse af KST der spekuleres i at oprette KST i 2016 - Der skal oprettes myndighedskort ift. politi og beredskab hvor og hvordan man sætter ind. *Rapporteret episoder fra Politiet inkluderer bl.a. - Der blev observeret stoffer på stranden - Der manglede SSP, vagter eller politi på stranden - Der blev handlet stoffer på Hornbæk Skole det er blevet fortalt, at det var udefrakommende - Loyal To Familia og Hells Angels blev afvist til Polo - Der var udfordringer med bål på stranden af unge mennesker. Vagt kan også forhindre uautoriseret bål. Det var en del af briefinger til beredskab. Hvis det er et større problem, kan kommunen forhindre bål på stranden - Der var en smule problemer og hærværk ift. parkering - Registreret hændelser Torsdag, fredag, lørdag og søndag bl.a. optræk til ballade v. entre v. cafe Hornbæk Strand og generelt i bybilledet - Parkering forbudt på handicap i hele byen - Torsdag blev der observeret salg af stoffer fra køretøj - Fokuspersoner/utilpassede unge observeret fredag og lørdag nat - Spiritusbilister - Trusler om vold mod tjenestemænd i funktion - ikke alvorligt AB AB/MH/ PM/JB AB/MH AB/MH AB Affald, toiletter og rengøring dato job ansvarlig Placering og brug af offentlige toiletter og skraldespande - Opsætningen blev brugt, men erfaringen viser, at mindre kunne gøre det JB/MK Rengøring af offentlige arealer - Arrangørerne af fester ved StrandPavillonen, Café Hornbæk Strand og generelt på Øresundsvej havde ikke overholdt sine oprydningspligter, hvilket betød ekstraudgifter for Helsingør Kommune til Nordsjællands Park og Vej på 35.000 kr. Kommentar fra Center KIB Generelt fungerede samarbejdet med NSVP ikke optimalt. Der var flere ekstraudgifter, som ikke var bestilt og der ikke var nærmere specifikation på. JB/MK/JM JB Kommunikation dato job ansvarlig Kommunikation af praktiske forhold - Stor ros til kommunens indsats med breve og virksomhedsbesøg til lokale erhvervsdrivende og detailhandel samt andre interessenter JB - Der er ikke modtaget en eneste klage til Helsingør Kommune fra borgere eller erhvervsdrivende JB/JM Adgangsforhold og parkering dato job ansvarlig Parkeringsplan Oprettelse af ekstra p-pladser - Ikke umiddelbart nødvendigt med de ekstra oprettede p-pladser ved Hornbæk IF og Cirkusplads Jesper Bech jbe03@helsingor.dk JB/JM
Evalueringsrapport med kontaktliste Parkeringsplan - Ensretningen fungerede om dagen rigtig godt om dagen og blev rost af lokale såvel som myndigheder, men var et mareridt logistisk ift. opsætning og nedtagning af skilte - Der blev lukket parkeringspladser på Ndr. Strandvej for at få trafikken til at glide - Ca. 16 afgifter blev udskrevet til ulovligt parkerede - Skilte blev stjålet, hvilket resulterede i en merudgift til Nordsjællands Park og Vej på ca. 7.000 kr. Offentlig transport Ekstra indsættelser? - Movia og Lokalbanen så sig ikke nødsaget til at indsætte ekstra materiel KH JB/JM JM JM JM/LS Forsyning, el vand osv. dato job ansvarlig Vandforsyningsudfordringer? - Vand til Heste, opvask osv. Der opstod udfordringer på vandforsyningen. Både i forhold til eksisterende aftale med Café Sunspot, men også da ukendte gerningsmænd saboterede vandforsyningen - El-forsyning i samarbejde med Hornbæk Havnefest fungerede godt. ZA ZA Markedsføring og overnatningsmuligheder dato job ansvarlig Markedsføring - Medieanalysen viser, at det havde en annonceværdi af 2.3 mio. kr. - Reach 5,1 mio. personer på sociale medier, 1,7 mio. personer i trykte medier og 1,5 mio. personer i online medier Indkvartering, pakketering og dialog med hoteller - VisitNordsjælland bedre vilkår og bedre opbakning til polo fra hoteller. Få gjort mere ud af samarbejdet med hotellerne og leverandører. Evt. sommerhuse. - Havreholm Slot havde eksklusiv aftale med Polo, hvilket har givet en hel fantastisk indtjening - De mange ryttere, VIP gæster og andet, der deltog, har i et forsigtigt estimat betydet et turismeforbrug på ca. 5 mio. kr. Ligeledes melder Hornbæk Turistforening om de bedste turistuger nogensinde i uge 30+31, ligesom gæster, der er gået forgæves, har beklaget sig over, at der var udsolgt på alle restauranter. CK CK BE BE/JJ KPI (Key Point Indicators) Har vi nået målene dato job ansvarlig Målsætning om ca. 5.000 gæster til polo og ca. 12.000 til havnefest Målsætning om bred nationalsynlighed (ikke nærmere defineret) Målsætning om en estimeret effekt på 4,5 mio. kr.(se udregningsværktøj) - Langt over forventning på det offentlige areal til polo trods vejret =9.000 gæster v Polo - VIP omkring 900 personer til Polo - Havnefest i år fredag kunne der ikke være flere. Der var over 2.000 fredag aften på pladsen. Ca. 12.000-13.000 fordelt over de tre dage Kommentarer til arrangementet i 2016: - Større for det offentlige publikum, mere underholdning, flere detaljer - 2016 vi gør det! JJ/LS PM/CB JJ/LS Alle Jesper Bech jbe03@helsingor.dk
Evalueringsrapport med kontaktliste Note: Skøn på estimeret turismeøkonomisk effekt baseret på 2015 Antal personer Gennemsnitligt antal overnatninger Antal Turismedage Døgnforbrug (kr.) Turismeomsætning (kr.) Deltagere og trænere Udenlandske 30 5 150 1.378* 206.700,- Tilrejsende 15 5 75 1.078* 80.850,- danskere Lokale 0 0 0 0 Presse Udenlandske Ca. 10 5 50 1.378* 68.900,- Tilrejsende Ca. 30 1 30 1.078* 32.340,- danske Lokale 10 0 0 0 0 Officials, tekniske stabe o.l. Udenlandske 15 5 75 1.378* 103.350,- Tilrejsende 15 5 75 1.078* 80.850,- danske Lokale 25 0 0 0 0,- Frivillige Udenlandske 0 0 0 0 0,- Tilrejsende 20 2 40 1.078* 43.120,- danske Lokale 20 0 0 0 0 Tilskuere Udenlandske ca.1.000 0 0 380** 380.000,- Danske ca. 8.000 0 0 292** 2.336.000,- VIP billet 900 0 0 1.792,-*** 1.612.800,- I alt Ca. 10.000 4.944.910,- *Døgnforbruget for tilrejsende deltagere er et konservativt skøn baseret på det gennemsnitlige døgnforbrug for en feriegæst boende på hotel i DK, og der er således ikke taget højde for ekstra omkostninger forbundet med deltagelsen (deltagergebyr, transport, opstaldning af heste osv.) **Døgnforbruget for turister/tilskuere er baseret på et generelt døgnforbrug for henholdsvis udenlandske og danske endagsturister i DK dvs. ekskl. overnatning og forbrug v. events. Vi sætter estimatet konservativt, da vi ikke kan vurdere den procentvise del af tilrejsende tilskuere til hh. polo, UGE31 eller generelt strandbesøg ***Døgnforbruget for VIP gæsterne er baseret på ovenstående endagsturister. Dertil kommer prisen på VIP billetten på 1.500,- kr. som bl.a. inkluderer forplejning og underholdning Inklusiv afledte effekter skaber én million kr. i turismeforbrug i gennemsnit 582.000 kr. i værditilvækst, 412.000 kr. i skatteindtægter og 1,2 job (årsværk). Alle tal er fra VisitDenmarks nyeste officielle turismeregnskab Turismens Økonomiske Betydning i Danmark 2013 og Sport Event Denmarks analyser af den turismeøkonomiske effekt ved større sportsbegivenheder fx Made in Denmark. Jesper Bech jbe03@helsingor.dk