Referat fra mødet i Direktion (Indeholder åbne dagsordenspunkter) Mødedato: Torsdag den 26. november 2015 Mødested: Mødelokale 505 Mødetidspunkt: Kl. 8:30-11:30 Medlemmer: Louise Thule Michael Holst Mogens Bak Hansen Side 1
Indholdsfortegnelse 76 Lukket - Opløsning af Facility og midlertidig løsning vedr. organisationen...3 77 Overførsel af kantinen til Administrationen...4 78 Lukket - Overgang til kontraktsansættelse...6 79 Orienterings-sag: Office 365...7 80 Kommende sager til Direktion og Lederforum...10 81 Kommunikation fra dette møde...12 82 Eventuelt...13 Side 2
76 Lukket - Opløsning af Facility og midlertidig løsning vedr. organisationen Sagsnr.:15/10466 Sagen afgøres i: Direktionen Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Godkendt som indstillet Side 3
77 Overførsel af kantinen til Administrationen Sagsnr.:15/10245 Sagen afgøres i: Direktionen Sagsbeskrivelse: Som en del af budget 2015 blev det besluttet at overføre Rådhuskantinen fra Administrationen til HR. Der blev i den sammenhæng indføjet en besparelse på 0,5 mio. kr., som dels blev udmøntet ved bortfald af et tilskud på 0,2 mio.kr. til Rådhuskantinen, dels en generel besparelse, der forventedes at kunne opnås ved synergi mellem Rådhuskantinen og Køkkenet i HR Fredericia. Der har gennem 2015 været flere tiltag for at optimere og skabe synergi mellem de to enheder, men det kan konstateres, at vilkårene for driften i de to enheder er for uensartede, og derfor er der meget få steder, hvor det giver mening. Der er derfor et ønske om tilbageføre Rådhuskantinen til Administrationen med virkning fra 1.1.2016, da Administrationen overordnet set har ansvaret for Rådhuset og dets funktioner. Økonomiske konsekvenser: HR og Administrationen er enige om at fordele besparelsen således: 1. Bortfald af tilskud på 0,2 mio. kr. vedr. alene Rådhuskantinen og bæres af kantinen. 2. De resterende 300.000 kr. finansieres indenfor af HRs puljer Vurdering: Det er vurderingen, at det organisatorisk er den rigtige løsning at lade Rådhuskantinen overgå til Administrationen. Dette støttes af alle involverede. Indstillinger: HR Fredericia indstiller At Rådhuskantinen overføres til Administrationen den 1.1.2016 Side 4
At bortfald af tilskud på 200.000 kr. vedrører Rådhuskantinen og at HR Fredericia afholder den resterende besparelse på 300.000 kr. via HRs puljer Bilag: Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Godkendt som indstillet Side 5
78 Lukket - Overgang til kontraktsansættelse Sagsnr.:15/10496 Sagen afgøres i: Direktionen Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Godkendt som indstillet Side 6
79 Orienterings-sag: Office 365 Sagsnr.:15/10435 Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Fredericia Kommune valgte i forbindelse med budgetlægningen i 2012 at opsige service-abonnementet på Microsoft-licenser. Det betød, at vi i en periode sprang automatiske opgraderinger af Office og Windows over, og vi kunne hente en besparelse på opsigelse af aftalen. Inden kommende opgraderinger skulle IT-afdelingen tage stilling til, om vi ville investere et større opsparet beløb i disse opgraderinger eller om vi skulle vælge andre løsninger. Til denne investering har IT-afdelingen løbende foretaget en opsparing via Spar/Lån. SKI er lige nu i udbud med Office 365 Microsoft licenser, og IT-afdelingen vurderer, at det vil være en økonomisk fordel at gå med i denne forpligtende aftale. Vi forventer at byde ind med hele det centrale server-setup og dertil købe en vis mængde brugerlicenser. Overgangen til Office 365-licenser er samtidig et strategisk IT-valg, der lægger linjen for en række valg fremadrettet. IT-afdelingen vurderer, at der er en række fordele, men også et par opmærksomhedspunkter ved dette valg. Først og fremmest ser vi ind i en fremtid med et væsentlig større antal devices pr bruger end tidligere. Det er primært mobil- og tabletområdet, der er i kraftig vækst, og denne udvikling vil under alle omstændigheder betyde, at vi pr den 31/3 2016 ville blive nødt til at investere i et større licenstilkøb der estimeret ville koste ca. 800.000kr årligt. Med investering i Office 365 overgår vi fra en licensiering pr device til en licens pr bruger, og det forventes derfor, at en stor del af behovet for tilkøb vil blive dækket af Office 365-licenserne. Office 365-setup`et vil derudover give lettere og mere gennemsigtig administration af licenser, medarbejdere med Office 365-licens vil kunne få adgang til kalender og mail fra alle devices, vi får adgang til One-Drivelagring, som fungerer som en slags sikker virksomhedsdropbox, og vi ser en udvikling, hvor mere og mere IT bliver cloudbaseret. Denne udvikling kobler vi os på. Der er primært to opmærksomhedspunkter ved dette valg. Først og fremmest binder vi os til Microsoft som leverandør. Ved at gå Office 365- vejen, slipper vi for store udskrivninger til nye licenser med jævne mellemrum, men det betyder også, at vi kun har de gamle licenser, hvis vi vælger at opsige abonnementet. At gå tilbage til almindelig Officelicensiering er efter IT-afdelingens vurdering ikke en reel mulighed, da licensbetingelser og priser udvikler sig i en ugunstig retning. Side 7
Det andet opmærksomhedspunkt handler om, at det i en overgangsperiode vil være nødvendigt at bruge både Office 365 og vores gamle licenser. Fredericia Kommune anvender i dag et antal systemer, som endnu ikke kan integrere til Office 365. Det gælder for eksempel Acadre, Send Sikkert og Doc2mail, samt en række fagsystemer. Da vi stadig har rådighed over de gamle licenser vil det være muligt at bevare disse i en periode, så vi har god tid til at frigøre os fra de eksisterende integrationer Økonomiske konsekvenser: Prisen på Office 365-abbonnementerne kender vi ikke endnu, da det afhænger af udfaldet af den forpligtende SKI-aftale. Når IT-afdelingen vurderer, at det er en økonomisk fordel, at gå med nu, er det fordi store kommuner som København, Odense og Aalborg er med. Disse kommuner trækker så mange licenser, at prisen på den enkelte licens forventes at blive lav. Office 365-abonnementerne vil dække over et forventet behov for tilkøb af nye licenser, som følge af et stigende antal device pr bruger. Dertil kommer besparelser på Exchange-server og Sharepoint-server, der med den nye aftale skal hostes hos Microsoft. De nuværende licenser flyttes fra serverne til Office 365. Den endelige samlede pris vil formentlig i de første par år overstige det beløb, vi i dag årligt sparer op til kommende opgraderinger. Til at dække denne udgift og endnu ukendte omkostninger ved omstillingen kan IT-afdelingen bruge det opsparede beløb. Vurdering: IT-afdelingen vurderer, at fordelene ved at overgå til Office 365 overstiger ulemperne, og understøtter fleksible arbejdsgange og strategien i en kommende IT-arkitektur om at gå fra såkaldte lokale installationer til Cloud-baseret programafvikling Side 8
Indstillinger: Administration indstiller at orienteringen tages til efterretning Bilag: Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Taget til efterretning Side 9
80 Kommende sager til Direktion og Lederforum Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Kommende sager til Direktionen: Opfølgning på talentudvikling (udskudt til januar) Kommende sager til Lederforum: Borgervejleder Afrapportering paragraf 17, stk 4 udvalg Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Kommende sager til Direktionen: Lokaler 17/12 - Lisbet Procesplan budget 16 17/12 - Tommy Opfølgning på talentudvikling (udskudt til januar) Kommende sager til Lederforum: Borgervejleder Opsamling på grundfortællingen Lederforumsmødet den 3/12 bliver udsat til den 10/12 pga. folkeafstemningen. Side 10
Side 11
81 Kommunikation fra dette møde Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 26-11-2015: Intet, der skal kommunikeres særskilt Side 12
82 Eventuelt Sagsnr.: Sagen afgøres i: Direktion Sagsbeskrivelse: Økonomiske konsekvenser: Vurdering: Indstillinger: Fagafdelingen indstiller Bilag: Beslutning i Direktion den 26-11-2015: - Side 13
Underskriftsside Michael Holst Mogens Bak Hansen Louise Thule