UDDANNELSESNÆVNET Sagsbehandlerhåndbog Uddannelsesaftalen og skolepraktikelever Det faglige Udvalg for Detailhandelsuddannelser Det faglige Udvalg for Handelsuddannelsen Det faglige Udvalg for Kontoruddannelser
Indhold 1. Brug af sagsbehandlerhåndbogen... 2 1.1. Uddannelser og elevforløb omfattet af udvalgenes delegering af kompetence... 2 2. Ansvars-, kompetence- og opgavefordeling... 3 2.1. Sager, der altid skal indstilles til de faglige udvalg... 4 3. Fastsættelse af uddannelsestid ved dobbeltuddannelse... 4 3.1. Op til 1 ½ års uddannelsestid... 5 3.2. Ud over 1 ½ års uddannelsestid... 5 4. Restlæreforhold ved virksomhedsskift... 5 4.1. Den forudgående aftale er ophævet i prøvetiden... 6 4.2. Den forudgående aftale er ophævet efter prøvetiden... 6 5. Forlængelse af uddannelsestiden for elever optaget i skolepraktik... 7 5.1. Sygdom... 7 5.2. Supplerende skoleundervisning... 7 5.3. Barsel... 7 5.4. Nedsat arbejdstid... 8 Bilag: Oversigt over kompetence og delegering... 9 1 af 10
1. Brug af sagsbehandlerhåndbogen Denne håndbog er et værktøj til sagsbehandling i forbindelse med registrering af uddannelsesaftaler inden for Det faglige Udvalg for Detailhandelsuddannelser, Det faglige Udvalg for Handelsuddannelsen samt Det faglige Udvalg for Kontoruddannelsers område. 1.1. Uddannelser og elevforløb omfattet af udvalgenes delegering af kompetence Håndbogen vedrører fastsættelse og registrering af uddannelsestid for uddannelsesaftaler inden for: Detailhandelsuddannelse med specialer Handelsuddannelse med specialer Kontoruddannelse med specialer Generel kontoruddannelse De faglige udvalg har i juli 2007 delegeret deres kompetence til de lokale uddannelsesudvalg til at færdigregistrere en uddannelsesaftale ud fra de faglige udvalgs praksis på følgende områder: Dobbelt uddannelse ; fastsættelse af uddannelsestid hvor eleven allerede har gennemført et af specialerne inden for uddannelsen, jf. afsnit 3 Virksomhedsskift ; forlængelse af uddannelsestiden med indtil 3 måneder, når eleven allerede har gennemført dele af uddannelsen i en anden virksomhed, jf. afsnit 4 Udvalgene vurderer, at det medfører unødig forlængelse af sagsbehandlingstiden, at skolerne skal sende uddannelsesaftalerne til det faglige udvalg til fastsættelse af uddannelsestid inden for de to nævnte områder. Udvalgenes delegering af kompetence til det lokale uddannelsesudvalg vil sikre en hurtigere og smidigere behandling af disse uddannelsesaftaler og lette skolernes registrering af uddannelsesaftalen. De faglige udvalg delegerede i december 2010 desuden deres kompetence til de lokale uddannelsesudvalg til at forlænge uddannelsestiden for elever optaget i skolepraktik i forbindelse med sygdom, barsel, supplerende undervisning og nedsat arbejdstid, jf. afsnit 5 Udvalgene vurderer, at det medfører unødig forlængelse af sagsbehandlingstiden, at skolernes skolepraktikafdelinger skal sende ansøgninger til det faglige udvalg til fastsættelse af uddannelsestid for skolepraktikelever, hvor forlængelsen følger reglerne i erhvervsuddannelseslovens 58. 2 af 10
Yderligere information Hvis der i øvrigt er tvivl om praksis på de enkelte områder, er der hjælp at hente på de faglige udvalgs hjemmesider. Under menupunktet Elevuddannelse / Spørgsmål og svar er samlet de oftest stillede spørgsmål med svar på praksis. Her kan man også læse, hvilke oplysninger en ansøgning skal indeholde, hvis der skal sendes en ansøgning til det faglige udvalg, og man kan også downloade et skema til brug for ansøgning. www.kontor.uddannelsesnaevnet.dk www.handel.uddannelsesnaevnet.dk www.detail.uddannelsesnaevnet.dk www.omkof.uddannelsesnaevnet.dk 2. Ansvars-, kompetence- og opgavefordeling Fastsættelse af uddannelsestid fremgår af erhvervsuddannelseslovens 57-59. Uddannelsesaftaler Skolen kan færdigregistrere uddannelsesaftaler, hvor virksomhed og elev selv har aftalt forlængelsen med henvisning til en af de grunde, der er nævnt i 58, stk. 1 nr. 1-4. I alle andre tilfælde af forlængelse eller afkortning skal uddannelsestiden fastsættes af det faglige udvalg jf. 57, 58, stk. 2-3 samt 59. Udvalgene delegerer deres kompetence til at forlænge uddannelsestiden inden for de områder, der er beskrevet nedenfor i afsnit 3-4, til det lokale uddannelsesudvalg, mens alle andre tilfælde fortsat skal indbringes for det faglige udvalg. Skolepraktikelever Elever, der er optaget i skolepraktik, har ikke indgået en uddannelsesaftale med skolepraktikafdelingen, og eleven og skolepraktikafdelingen er dermed ikke omfattet af 58 og muligheden for selv at aftale en forlængelse. Udvalget delegerer sin kompetence til at godkende forlængelse af uddannelsestiden for elever optaget i skolepraktik inden for de områder, der er beskrevet nedenfor i afsnit 5, mens alle andre tilfælde fortsat skal indbringes for det faglige udvalg. Se bilag med oversigt over kompetencefordeling. Lov om offentlighed i forvaltningen Der skal sikres åbenhed i sagsbehandlingen overfor virksomhed og elev. Og i forbindelse med udvalgenes delegering af kompetence til det lokale uddannelsesudvalg er det væsentligt at sikre åbenhed for at opretholde ensartet og saglig sagsbehandling på landsplan og sikre, at evt. behov for at justere praksis synliggøres. 3 af 10
Sagsbehandlingen er underlagt lov om offentlighed i forvaltningen, og en virksomhed og elev har dermed ret til aktindsigt i sagens akter. Det gælder også evt. korrespondance mellem det faglige udvalg og det lokale uddannelsesudvalg vedrørende sagen. 2.1. Sager, der altid skal indstilles til de faglige udvalg Fastsættelse af uddannelsestiden vil altid bero på en konkret vurdering. Det lokale uddannelsesudvalg skal derfor indstille sager, selvom de ligger inden for delegering, til det faglige udvalgs afgørelse i følgende tilfælde; virksomhed/skolepraktikafdeling og elev er ikke enige i det lokale uddannelsesudvalgs fastsættelse af uddannelsestiden det lokale uddannelsesudvalg kan helt eller delvist ikke imødekomme ansøgningen fra virksomhed/skolepraktikafdeling og elev elev og virksomhed/skolepraktikafdeling er uenige om at søge forlængelse, men en af parterne fastholder sin ansøgning om forlængelse Det faglige udvalgs afgørelse kan ikke indbringes for anden administrativ myndighed jf. erhvervsuddannelseslovens 38, stk. 5. 3. Fastsættelse af uddannelsestid ved dobbeltuddannelse Begrebet dobbeltuddannelse dækker over de situationer, hvor eleven tidligere har gennemført samme uddannelse og har fået udstedt uddannelsesbevis inden for uddannelsens specialer/trin. Delegeringen omfatter alene dobbeltuddannelse inden for specialerne/trin 2. Såfremt ansøgningen omfatter et af trinnene butiksmedhjælper, kontorservice eller kundekontaktcenter, skal sagen fortsat behandles af de faglige udvalg. Det er ikke dobbeltuddannelse, hvis en elev indgår uddannelsesaftale inden for en anden uddannelse end den, som eleven allerede er uddannet indenfor, og elev og virksomhed har krav på fuld uddannelsestid. En anden uddannelse er også et gammelt uddannelsesbevis inden for samme uddannelsesområde men fra en ældre uddannelse, dvs. før 1996. De faglige udvalg anbefaler dog, at virksomhed og elev vejledes om muligheden for at få foretaget en konkret vurdering af elevens realkompetence med henblik på konkret fastsættelse af uddannelsestiden. Under menupunktet Spørgsmål og svar på de faglige udvalgs hjemmesider er der eksempler på dobbeltuddannelse inden for de enkelte uddannelsesområder. En elev, der i forvejen har et uddannelsesbevis indenfor samme uddannelse blot med et andet speciale, skal have fastsat uddannelsestiden, og som udgangspunkt fastsættes uddannelsestiden højst til 1½ år. 4 af 10
Udvalgene forudsætter, at virksomhed og elev i samarbejde med skolen har bestræbt sig på at tilrettelægge en hurtig afvikling af skoleperioder og fagprøve, så uddannelsens praktiktid ikke forlænges unødvendigt. Heri indgår, at man undersøger muligheden for en hurtig afvikling af skoleperioder på flere skoler. 3.1. Op til 1 ½ års uddannelsestid Det lokale uddannelsesudvalg/skolen kan færdigregistrere uddannelsesaftaler med en uddannelsestid frem til udgangen af den forventede måned for fagprøvens afholdelse, hvis det er inden for 1½ år. Virksomhed og elev er ikke forpligtet til at korrigere uddannelsestiden til den eksakte dato for fagprøven, når denne dato senere foreligger. Det vil sige, at eleven er færdiguddannet den sidste dag i måneden, selv om fagprøven er afsluttet tidligere på måneden. Eksempel: Hvis fagprøven kan gennemføres i den 13. måned, kan aftalen registreres med 1 år og 1 måned. Hvis fagprøven kan gennemføres i den 18. måned, vil man også lige netop kunne færdigregistrere aftalen, idet den holder sig inden for rammen på op til 1½ år. 3.2. Ud over 1 ½ års uddannelsestid Hvis uddannelsestiden skal være længere end 1½ år, skal ansøgningen behandles af det faglige udvalg, som fastsætter uddannelsestiden til den faktiske dato for fagprøven. Uddannelsesaftalen kan derfor ikke endelig færdigregistreres, før den eksakte dato for fagprøven er fastlagt og det faglige udvalg har godkendt forlængelsen. 4. Restlæreforhold ved virksomhedsskift Restlæreforhold ved virksomhedsskift omfatter i modsætning til afsnit 3 situationer, hvor der endnu ikke er udstedt uddannelsesbevis inden for uddannelsen, men hvor eleven tidligere har påbegyndt uddannelsen i en anden virksomhed eller i skolepraktik og nu er skiftet til en ny virksomhed, hvor den resterende del af uddannelsen skal gennemføres. Det er en forudsætning for forlængelser, at det lokale uddannelsesudvalg/skolen sikrer sig, at parterne er enige om at anmode det lokale Uddannelsesudvalg om forlængelsen. De faglige udvalg forudsætter hermed, at skolen gør virksomhed og elev opmærksom på, at der er tale om et restlæreforhold, og at parterne ikke behøver forlænge aftalen. I alle andre tilfælde end nedenstående skal det faglige udvalg ansøges om forlængelse (medmindre der er tale om en aftalt forlængelse jf. erhvervsuddannelseslovens 58, som ikke kræver det faglige udvalgs godkendelse). Hvis der f.eks. anmodes om forlængelse udover 3 måneder, fordi skoleperioderne ikke kan nås inden for restlæreforholdet, skal denne forlængelse forelægges de faglige udvalg. 5 af 10
4.1. Den forudgående aftale er ophævet i prøvetiden En uddannelsesaftale, der bliver ophævet i prøvetiden, er stadig en uddannelsesaftale og kan derfor ikke annulleres. Den skal registreres, og den gennemførte uddannelsestid skal fragå elevens samlede uddannelsestid ved indgåelse af en ny uddannelsesaftale inden for samme uddannelse. Det lokale uddannelsesudvalg kan godkende forlængelse af et restlæreforhold med op til 3 måneder svarende til den samlede periode, der tidligere er gennemført inden for uddannelsen. Der er følgende forudsætninger; de(n) tidligere aftale er blevet ophævet inden for prøvetiden, og eleven har ikke tidligere har haft en uddannelsesaftale med den pågældende virksomhed inden for samme uddannelse. 4.2. Den forudgående aftale er ophævet efter prøvetiden Hvis en uddannelsesaftale ophæves efter prøvetidens udløb, og eleven på ny indgår uddannelsesaftale inden for samme uddannelse, er der ligeledes tale om et restlæreforhold, hvor aftalen alene kan registreres for den resterende uddannelsestid. I disse tilfælde har virksomhed og elev ligeledes mulighed for at søge om forlængelse af uddannelsestiden. Det lokale uddannelsesudvalg kan forlænge restlæreforholdet med op til 3 måneder, hvor virksomhed og elever søger forlængelse på grund af virksomhedsskift, dvs. introduktion til en ny virksomhed i lighed med den introduktionsperiode, som blev gennemført i den oprindelige virksomhed. Det er en forudsætning for forlængelse, at parterne er enige om at anmode det lokale uddannelsesudvalg om forlængelsen og om længden af forlængelsen. De faglige udvalg forudsætter hermed, at skolen gør virksomhed og elev opmærksom på, at der er tale om et restlæreforhold, og at parterne ikke behøver forlænge aftalen. I alle andre tilfælde skal det faglige udvalg ansøges om forlængelse (medmindre der er tale om en aftalt forlængelse jf. erhvervsuddannelseslovens 58, som ikke kræver det faglige udvalgs godkendelse). Hvis der f.eks. anmodes om forlængelse udover 3 måneder, fordi skoleperioderne ikke kan nås inden for restlæreforholdet, skal denne forlængelse forelægges de faglige udvalg. 6 af 10
5. Forlængelse af uddannelsestiden for elever optaget i skolepraktik Hvis en praktikvirksomhed og elev vil forlænge en aftale pga. sygdom eller barsel, sker det inden for rammerne af erhvervsuddannelseslovens 58. Men eftersom der ikke indgås en uddannelsesaftale ved optagelse i skolepraktik, gælder 58 ikke for skolepraktikelever, og skolepraktikafdelingen kan derfor ikke selv aftale en forlængelse med eleven, men må indsende en ansøgning til de faglige udvalg til deres fastsættelse af uddannelsestid jf. 59. De faglige udvalg vil som udgangspunkt godkende forlængelser, som skolepraktikafdelingen og eleven er enige om, hvis de falder ind under 58 s område, dvs. i forbindelse med sygdom, barsel, nedsat arbejdstid og supplerende undervisning. Det lokale uddannelsesudvalg kan derfor forlænge uddannelsestiden for elever optaget i skolepraktik i nedenstående 4 situationer (afsnit 5.1-5.4), hvis følgende tre forudsætninger er opfyldt; 1. skolepraktikafdelingen og eleven er enige om forlængelsen, 2. uddannelsestiden forlænges ikke med mere end fraværsperioden, og 3. ansøgning om forlængelse er sendt til det lokale uddannelsesudvalg inden, at den oprindelige uddannelsestid er udløbet Hvis en af de tre forudsætninger ikke er opfyldt, skal ansøgningen sendes til det faglige udvalg. Det samme gælder forlængelse, som ikke er omfattet af de 4 situationer. 5.1. Sygdom Der ansøges om forlængelse i forbindelse med, at eleven, på grund af sygdom, har været fraværende fra skolepraktikafdelingen i mere end 10 procent af den fastsatte uddannelsestid. 5.2. Supplerende skoleundervisning Der ansøges om forlængelse i forbindelse med, at eleven har været fraværende fra skolepraktikafdelingen på grund af supplerende skoleundervisning efter 24, stk. 3 og 4, og 51, stk. 1 i lov om erhvervsuddannelser. 5.3. Barsel Der ansøges om forlængelse i forbindelse med, at eleven har orlov i forbindelse med graviditet, barsel eller adoption efter lovgivningen herom. 7 af 10
5.4. Nedsat arbejdstid Der ansøges om forlængelse i forbindelse med, at eleven har nedsat arbejdstid eller arbejdsfrihed på grund af særlige forhold. 8 af 10
Bilag: Oversigt over kompetence og delegering (henvisningerne refererer til lov om erhvervsuddannelser) Fastsættelse af uddannelsestiden Hvem har kompetencen? Bemærk! 57. For elever, der på grund af tidligere uddannelse eller beskæftigelse har særlige forudsætninger for den uddannelse, uddannelsesaftalen vedrører, kan det faglige udvalg i forbindelse med aftaleindgåelsen eller senere træffe afgørelse om afkortning af den efter 13 fastsatte uddannelsestid 58. Eleven og virksomheden kan indgå aftale om forlængelse af uddannelsestiden med et bestemt tidsrum, hvis en elev 1) på grund af sygdom er fraværende fra praktikvirksomheden i mere end 10 procent af den fastsatte uddannelsestid 2) er fraværende fra virksomheden på grund af supplerende skoleundervisning efter 24, stk. 3 og 4, og 51, stk. 1. Det faglige udvalg Hovedregel: Aftale mellem virksomhed og elev, Undtagelse 1: Hvis parterne ikke er enige, træffer det faglige udvalg afgørelse. Undtagelse 2: Hvis parterne vil forlænge med mere end fraværet, skal det faglige udvalg behandle forlængelsen Enhver form for afkortning forudsætter altid ansøgning til det faglige udvalg 58, Stk. 2. Medfører en aftale efter stk. 1, at uddannelsestiden forlænges med mere end fraværsperioden, er aftalen kun gyldig, hvis det faglige udvalg godkender den. Stk. 3. Er der ikke enighed mellem eleven og virksomheden om forlængelse i anledning af fraværsperioder som nævnt i stk. 1, kan det faglige udvalg efter anmodning fra en af parterne forlænge uddannelsestiden med et af udvalget fastsat tidsrum. 3) har orlov i forbindelse med graviditet, barsel eller adoption efter lovgivningen herom eller 4) har nedsat arbejdstid eller arbejdsfrihed på grund af særlige forhold 59. Uden for de tilfælde, der er nævnt i 57 og 58, kan det faglige udvalg, når særlige omstændigheder taler for det, træffe afgørelse om afkortning Hovedregel: Det faglige udvalg 9 af 10
Fastsættelse af uddannelsestiden Hvem har kompetencen? Bemærk! eller forlængelse af uddannelsestiden. Undtagelse 1: Ved dobbeltuddannelse, kan LUU/skolen forlænge op til en uddannelsestid på 1½ år jf. delegeringen Undtagelse 2: Ved virksomhedsskift kan LUU/skolen jf. delegeringen godkende forlængelse af restlæreforholdet; - hvis den første aftale er ophævet i prøvetiden, kan der forlænges med den gennemførte uddannelsestid, dvs. op til 3 måneder - hvis den første aftale er ophævet efter prøvetiden, kan der forlænges jf. ansøgning, dog max. 3 måneder Undtagelse 3: Ved forlængelse af uddannelsestiden for skolepraktikelever på grund af sygdom og barsel mv. 58, kan LUU/Skolen jf. delegeringen godkende forlængelse af uddannelsen Undtagelse 1: Udvalgene forudsætter i alle tilfælde, at virksomhed og elev i samarbejde med skolen har bestræbt sig på at tilrettelægge en hurtig afvikling af skoleperioder og fagprøve. Undtagelse 2: Det er en forudsætning for forlængelsen, at det lokale uddannelsesudvalg/skolen sikrer sig, at parterne er enige om at anmode det lokale uddannelsesudvalg om forlængelsen. De faglige udvalg forudsætter hermed, at skolen gør virksomhed og elev opmærksom på, at der er tale om et restlæreforhold, og at parterne derfor ikke behøver forlænge aftalen. Undtagelse 3: Det er en forudsætning for forlængelsen at; - skolepraktikafdelingen og eleven er enige om forlængelsen, og - uddannelsestiden ikke forlænges med mere end fraværsperioden, og - ansøgning om forlængelse er sendt til det lokale uddannelsesudvalg inden, at den oprindelige uddannelsestid er udløbet 10 af 10