Administrative Servicecentre i staten

PERSONALESTYRELSEN CENTRALORGANISATIONERNES FÆLLESUDVALG Administrative Servicecentre i staten September 2008

Administrative Servicecentre i staten Denne vejledning om personaleprocessen om Administrative Service er udarbejdet i et fællesskab mellem Personalestyrelsen, Centralorganisationernes Fællesudvalg (CFU), Økonomistyrelsen og Statens IT. Målgruppen for procesvejledningen er ledelserne og medarbejderne - herunder især de ansattes repræsentanter - på de afgivende og modtagende institutioner. Den primære målgruppe er naturligvis de ansatte der direkte berøres, men vejledningen kan også anvendes af de øvrige medarbejdere på institutionen. Formål med procesvejledningen: Etablering af administrative servicecentre i staten er en kompliceret proces, hvor opgaver, medarbejdere og udstyr skal flyttes fra en lang række afgivende myndigheder til de to nye administrative centre - henholdsvis Økonomistyrelsen og Statens IT. Samtidig indføres nye mere effektive arbejdsgange. Et helt centralt element i denne proces er flytningen af personalet. Det er centralt at sikre en etablerings- og overdragelsesproces, der af medarbejderne opleves som tryg og professionelt håndteret. Denne tryghed er ligeledes en vigtig forudsætning for, at den opgavemæssige overgang kan ske uproblematisk, således, der opretholdes en løbende og stabil drift af de mange vigtige opgaver der overføres. Erfaringerne fra tidligere større forandringsprocesser viser, at et tæt samarbejde mellem ledelse og medarbejdere, herunder ikke mindst repræsentanterne for de ansatte, er et vigtigt element i en god proces. Det er her væsentligt at inddrage medarbejderne og repræsentanter for de ansatte i planlægningen og gennemførelsen af processen, ligesom det er vigtigt, at der afsættes den fornødne tid til denne dialog. Medarbejderne har ofte gode forslag til løsning af en række af de udfordringer, som typisk opstår under en sådan proces. Et meget centralt led i dette samarbejde, er samarbejdsudvalgene på de afgivende og de modtagende institutioner samt tillidsrepræsentanterne. Det centrale samarbejde og den videre proces med vejledningen: På centralt hold er der etableret et samarbejde mellem Personalestyrelsen, CFU samt de to implementeringsorganisationer vedr. håndtering af overflytningen. Som led i dette samarbejde er der i fællesskab udarbejdet denne procesvejledning. Der er tale om en dynamisk vejledning, som løbende vil blive videreudviklet og udbygget, efterhånden som der kommer flere erfaringer med overflytningen.

Tidsplan for implementeringen: Arbejdet med at implementere det nye servicecenter i Økonomistyrelsen forventes at ske i perioden 4. kvartal 2008 til 1. halvår 2010. Der vil ske en indfasning i 5 bølger - en pilotbølge og 4 efterfølgende bølger. Tidspunktet for overførslen fremgår af Økonomistyrelsens masterplan, der findes på styrelsen hjemmeside. Arbejdet med at implementere Statens IT forventes at vare ca. 3 år - fra 2008 til 2011. Der er endnu ikke udarbejdet en færdig implementeringsplan.

SAMLET OVERSIGT OVER DE ENKELTE PROCESTRIN (Afgivende myndighed & modtagende myndighed)

Afgivende myndighed Departement / Styrelse A1 Ledelsesmæssigt overblik : Hvad betyder ASC-rapporten for os? Hvilke opgaver afgives? Betydning for løsning af øvrige opgaver? Modtagende myndighed Økonomistyrelsen / Skatteministeriet M1 Ledelsesmæssigt overblik: Hvilke opgaver modtages? Betydning for løsning af øvrige opgaver? A2 Drøftelse i samarbejdsudvalg. Orientering til medarbejdere om procedure. Drøftelse i samarbejdsudvalg M2 A4 Orientering til underliggende institutioner, såfremt disse ikke har deltaget. A3 M3 Møder med ministerier Dataindsamling mhp. økonomi, opgavesnit mv. A5 A6 Orientering til samarbejdsudvalget om processen Eventuelt etablering af underudvalg/referencegruppe ell. lign. Drøftelse i forbindelse med evt. høringsrunder ol. Udarbejdelse af medarbejderoversigt Udarbejdelse af implementeringsplan for og revideret opgavesnit i hhv. ØS og Sk m. Orientering til samarbejdsudvalget i ØS og Skm. om processen M6 Anmodning om oplysninger om medarbejdere som forventes overflyt tet M4 M5 A7 Orientering til den enkelte medarbejder som forventes overført samt TR Mulighed for at komme med ønsker såfremt flere placeringsmuligheder Modtagende myndighed gennemgår oversigt - evt. behov for at indhente supplerende oplysninger M7 A8 A9 Orientering til de ansattes repræsentanter om drøftelsernes forløb A10 Drøftelse/forhandling/indgåelse af oversigt mellem afgivende og modtagende myndighed Beslutning om fordeling M8 M9 A11 Skriftlig meddelelse til berørte medarbejdere samt TR om overflytning Evt. partshøring ved væsentlige stillingsændringer Orientering til samarbejdsudvalg om fordelingen M10 A12 Orientering til samarbejdsudvalg om fordelingen Orientering til ansatte i institutionen: a. ledelsen b. medarbejderne M11 A13 Iværksættelse af kompetenceafklaring M12 A14 Orientering til øvrige relevante medarbejdere og ledere i departementet eller styrelsen Skriftlig meddelelse til berørte medarbejdere om placering (stilling og tjenestested) M13 A15 Møde mellem berørte medarbejdere og kommende arbejdsplads Drøftelse om den attraktive arbejdsplads M14 A17 Orientering til øvrige relevante medarbejdere og ledere om placering af overførte ansatte mv. A18 A16 M15 Tilbud om fælles kompetenceudvikling mhp. nye arbejdsprocesser, værktøjer, nye arbejdsformer (f.ek s. teamorganisering) mv. for medarbejdere som overflyttes Arbejdspladsskifte M16 Orientering til ansatte i hhv. ØS og Skm. om placering af overførte ansatte, organisering mv. Besvarelse af spørgsmål fra medarbejdere som overflyttes M17 M18 Iværksættelse af tryghedsskabende initiativer Forberedelse af modtagelse af medarbejdere M19 A19 Kompetenceudvikling mhp. nye arbejdsopgaver, værktøjer mv. i forhold til berørte funktioner i departement eller styrelse Velkomst til hhv. ØS og Skm. Udarbejdelse af nye ansættelsesbreve M21 Iværksættelse af initiativer (revideret lønpolitik, personale- og ledelsespolitik, kompetenceudvikling, organisationstilpasning mv.) Opfølgning og evaluering - hvad gik godt, hvad kunne gøres bedre, hvad udestår? M20 M22

BESKRIVELSE AF DE ENKELTE PROCESTRIN - Den afgivende myndighed (A1 A19)

A1 Ledelsesmæssigt overblik Ledelsen i den afgivende institution skal - med udgangspunkt i ASC-rapporten - danne sig et overblik over, hvordan rapportens anbefalinger vil påvirke organisationen. Det drejer sig først og fremmest om at finde ud af, hvilke opgaver der afgives, og hvordan dette vil påvirke løsningen af styrelsens andre opgaver. Som led i ledelsens strategiske opgave er det væsentligt, at ledelsen på dette meget tidlige tidspunkt i processen gør sig nogle overvejelser om konsekvenserne af beslutningen om etablering af administrative servicecentre. På dette tidspunkt i processen bør der ikke fokuseres på hvilke personer som arbejder med hvilke opgaver. Her handler det alene om at få identificeret opgaver - ikke personer. Identifikationen handler i høj grad om at få skabt et overblik over de eksisterende processer i organisationen. Her vil det være til stor hjælp at anvende procesdiagrammer, hvor man forsøger at identificere, hvilke aktører som nu ('as is') og i fremtiden ('to be') varetager hvilke opgaver. Man skal samtidig være opmærksom på, at det normalt vil være yderst vanskeligt at foretage en præcis identifikation af de opgaver, som forbliver på institutionen, og de opgaver som afgives. Ofte vil de opgaver man skal afgive være 'vævet ind i' andre opgaver, som forventes at blive liggende på institutionen. På dette tidspunkt i processen bør ledelsen ligeledes gøre sig nogle overvejelser omkring inddragelse af de centrale aktører, herunder samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter samt information til de berørte medarbejdere. Der vedlægges et eksempel på et procesdiagram. Økonomistyrelsens FAQ http://www.oes.dk/sw48749.asp

A2 Drøftelse i samarbejdsudvalget. Orientering til medarbejdere om procedure Ledelsen i den afgivende institution skal orientere samarbejdsudvalget om ASC rapporten samt give et bud på, hvordan rapportens anbefalinger vil påvirke organisationen, herunder hvilke opgaver, der skal afgives, og hvordan dette påvirker løsning af institutionens øvrige opgaver Et centralt element i en vellykket reformproces er at anvende medarbejdernes viden og ressourcer optimalt. Det er derfor vigtigt, at samarbejdsudvalget inddrages så tidligt i processen som muligt. Ved den første orientering af samarbejdsudvalget vides ikke, hvor mange og hvilke medarbejdere der skal afgives. Derfor bør den første orientering og drøftelse i samarbejdsudvalget primært dreje sig om, hvilke opgaver der skal afgives, og hvordan afgivelsen heraf påvirker institutionens øvrige opgaver, økonomi og organisering. Det kan være vanskeligt så tidligt i processen, at foretage en præcis afgrænsning af de opgaver, der forbliver i institutionen og de opgaver, som skal afgives. Det er dog vigtigt, at samarbejdsudvalget inddrages, således at medarbejdernes ideer, forslag og vurderinger kan indgå i ledelsens fortsatte overvejelser og kommende beslutningsgrundlag. Med henblik på at følge processen nøje kan samarbejdsudvalget aftale ekstraordinære møder. Hvis institutionen har under 25 medarbejdere, og derfor ikke er pligtige til at oprette samarbejdsudvalg, kan der nedsættes ad hoc udvalg eller tilrettelægges særlige møder for de berørte medarbejdere. Beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold, er omfattet af den særlige informationspligt, som påhviler ledelsen i henhold til Samarbejdsaftalens 3. Informationen skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget. Brud på eller manglende overholdelse af informationspligten kan i givet fald medføre idømmelse af bod. Cirkulære af 8. maj 2008 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner Personalestyrelsens og CFUs notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget, november 2005 Administrative servicecentre i staten hovedrapport, udg. 20. februar 2008 http://www.perst.dk/viscirkulaere.asp?artikelid=10166&mode=cirlulaere&cirkulaereid=1877 http://www.samarbejdssekretariatet.dk/fileadmin/user_upload/documents/rammer_for_su/vejledn ing/paragraf3notat_03112005.pdf http://www.fm.dk/1024/vispublikationesforside.asp?artikelid=9904 http://www.oes.dk/graphics/asc/folder/ppt-

pr%e6sentation%20til%20ministerierne.ppt#260,5,attraktive arbejdspladser, samme sikkerhed http://www.fm.dk/db/filarkiv/19611/administrative_servicecentre_rapport_feb2008.pdf

A3 Møder med alle ministerier. Dataindsamling mhp. økonomi, opgavesnit mv. Et grundigt forarbejde sikrer en god proces. Derfor er det også vigtigt, at der fra start af bliver afsat tid til en grundig dialog mellem de afgivende ministerier(og underliggende institutioner) og de modtagende institutioner. De modtagende myndigheder (implementeringsorganisationerne) bør derfor indbyde de enkelte ministerområder - evt. med deltagelse fra de underliggende institutioner (de afgivende myndigheder) til en orientering og drøftelse om den kommende proces. På en sådan besøgsrunde er der mulighed for, at den modtagende institution kan orientere om deres planer samt indsamle relevante informationer og lytte til eventuelle spørgsmål, der måtte dukke op - hvad enten disse er af personalejuridisk eller af personalepolitik karakter. Endelig giver en besøgsrunde mulighed for, at det enkelte ministerium kan fremsætte ønsker og komme med forslag - både af indholdsmæssig karakter og med hensyn til processen (f.eks. tidspunktet for overgang til et administrativt fællesskab, flytning af medarbejdere ol.) Økonomistyrelsen gennemførte i marts måned 2008 møder med langt de fleste ministerier. Nogle af de emner, der gik igen i Økonomistyrelsens ministerierunde drejede sig om: Håndteringen af medarbejdere hvor det blev understreget, at løbende og målrettet information er væsentligt Fastholdelse og rekruttering af medarbejdere i overgangsperioden Vilkårene i det fremtidige administrative servicecenter hvor skal vi sidde, hvornår de enkelte ministerier flytter, hvem får ansvaret for opgaver, medarbejdere mm. Nødvendige tiltag i forhold til de tilbageværende opgaver og medarbejdere Kompetenceudvikling - både af medarbejderne i det administrative servicecenter og af medarbejderne, der bliver tilbage i de enkelte institutioner. Implementering af digitale løsninger, fx konsolidering af Navision Stat og SLS-portalløsning Sikring af driften i overgangsperioden, også ved årsskift Fremtidige leverancer for eksempel serviceaftaler og kvalitet Det vil i denne forbindelse være praktisk, at spørgsmål stillet på de enkelte møder 'tages med hjem' og besvares skriftligt, således at de relevante informationer kan komme alle tid gavn, f.eks. i form af en særlig 'Spørgsmål & Svar'-kategori på hjemmesiden (Q&A's).

Resumé fra ministerierunden - http://www.oes.dk/sw50795.asp Henvisning til Masterplaner fra ØS og statens it Q&A's på Økonomistyrelsens hjemmeside - http://www.oes.dk/sw48749.asp

A4 Orientering til underliggende institutioner, såfremt disse ikke har deltaget Særligt på store ministerområder kan det være vanskeligt at planlægge og afvikle møder, hvor alle relevante institutioner/funktioner er repræsenteret. Især da møderne af hensyn til aktualiteten og ønsket om hurtig information ofte må planlægges med relativt kort varsel. I de tilfælde, hvor det ikke er muligt at inddrage underliggende institutioner, har ressortdepartementet en entydig forpligtigelse til at orientere de underliggende institutioner om følgende: - Hvilke emner blev der drøftet på mødet? - Hvilke informationer afgav de modtagende myndigheder - f.eks. i relation til tidsplan, omfang af opgaver som skal overføres, økonomi mv.? - Hvad vil der nu ske i processen?

A5 Orientering til samarbejdsudvalget om processen Der orienteres om det/de møder, som har været afholdt i departementet med de afgivende og modtagende myndigheder om oprettelse af Administrative Servicecentre. Samarbejdsudvalget informeres om og drøfter, hvordan hele processen omkring afgivelse af arbejdsopgaver og medarbejdere, samt tilrettelæggelse af øvrige tilgrænsende opgaver skal håndteres. Det sker bl.a. på baggrund af den implementeringsvejledning for indfasning af ministerområder, som er udarbejdet af Økonomistyrelsen Samarbejdsudvalget er et dialogforum, hvor arbejdspladsens udvikling og fremtid er i centrum. En af udvalgets opgaver er at medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. En forudsætning for, at udvalget kan leve op hertil er, at samarbejdsudvalget løbende bliver grundigt informeret om de enkelte trin i processen for udviklingen af de administrative servicecentre, og om hvornår disse skal iværksættes. Samarbejdsudvalgets drøftelser bør dreje sig om, hvordan de enkelte trin i processen skal gennemføres og hvornår dette skal ske. Det vil endnu være for tidligt at sætte navne på de medarbejdere, som skal følge med opgaverne, men konsekvenserne for berørte medarbejdere bør indgå i samarbejdsudvalgets drøftelser. Det vil således være naturligt at drøfte, hvorledes berørte medarbejdere sikres fortsat kompetenceudvikling i tiden indtil den fysiske flytning skal finde sted, ligesom der kan være andre medarbejderforhold, som bør inddrages i samarbejdsudvalgets debat, f.eks. fastholdelsesinitiativer. Samarbejdsudvalget bør desuden drøfte tilrettelæggelsen af tilgrænsende arbejdsopgaver, således at der skabes helt klarhed over konsekvenserne af opgaveflytningen. Til brug ved disse drøftelser kan især om tidsperspektivet Økonomistyrelsens implementeringsvejledning for indfasning af ministerområder anvendes. Cirkulære af 8. maj 2008 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner Personalestyrelsens og CFUs notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget, november 2005 Økonomistyrelsens implementeringsvejledning for indfasning af ministerområder http://www.perst.dk/viscirkulaere.asp?artikelid=10166&mode=cirlulaere&cirkulaereid=1877

http://www.samarbejdssekretariatet.dk/fileadmin/user_upload/documents/rammer_for_su/vejledn ing/paragraf3notat_03112005.pdf http://www.oes.dk/sw52166.asp

A6 Udarbejdelse af medarbejderoversigt De afgivende institutioner skal udarbejde medarbejderoversigter over de medarbejdere, der vil blive direkte berørte af forandringen. Udarbejdelsen af medarbejderoversigter sker i prædefinerede skabeloner. Medarbejderne flytter som udgangspunkt med opgaverne. Når opgavesnittet er fastlagt - med den præcision som er muligt på området - er det tid til at identificere de medarbejdere, der skal flyttes. Til dette skal der bruges en skabelon, hvori følgende oplysninger noteres. Den enkelte medarbejders kompetencemæssige baggrund: - Uddannelsesmæssig baggrund - Gennemførte(længerevarende) kompetenceudviklingsinitiativer - Igangværende uddannelsesforløb Den enkelte medarbejders erhvervs- og arbejdsmæssige baggrund: - Stillingsbetegnelse, stillingsbeskrivelse og arbejdsfunktion - Supplerende konkrete oplysninger om hvilke opgaver, den enkelte medarbejder løser/eller har løst og har erfaring med, herunder, hvor længe de har været beskæftigede med den nuværende/tidligere opgave Såfremt vedkommende har været beskæftigede med flere opgaver, har den afgivende myndighed pligt til at angive den procentuelle fordeling af arbejdstiden. Der vil i forbindelse med den konkrete overførsel være brug for en række mere faktuelle oplysninger: - Navn - CPR-nummer - Privat bopæl (adresse) - Tjenestested (hvis den afgivende myndighed er fordelt ud over flere adresser) - Ansættelsesform (eks. overenskomstansat/hvilken overenskomst, tjenestemand, åremål, særlige vilkår). - Forhandlingsberettigede organisation - Eventuelle oplysninger om aktuel eller planlagt tjenestefrihed/barsel ol. - Lønoplysninger - Pensionsoplysninger - Ferieoplysninger - Jubilæumsanciennitet Det er meget ofte sådan, at medarbejderne har mange forskellige opgaver, og hvilke af dem er det så medarbejderen skal følge med. Her er det nødvendigt at vægte, hvilke opgaver der bruges mest tid på. Det er i denne henseende vigtigt, at medarbejderne orienteres om, at der nu bliver udarbejdet medarbejderoversigter, samt at der tages en dialog med medarbejderne herom.

Skabelonen sikrer, at alle de relevante data på hver enkelt medarbejder indhentes, således at den modtagende myndighed kan begynde at danne sig et overblik over de medarbejdere, der overflyttes. Den afgivende myndighed har pligt til at give meddelelse til den modtagende myndighed, såfremt der sker ændringer i forhold til de allerede afgivne oplysninger (f.eks. ny adresse), inden den pågældende medarbejder overføres. Henvisning til skabelonen

A7 Orientering til den enkelte medarbejder, som forventes overført. Mulighed for at komme med ønsker, såfremt flere placeringsmuligheder Institutionerne skal orientere den enkelte medarbejder om, at det forventes, at den pågældende skal overføres til det nye servicecenter, således at medarbejderen kan komme med en udtalelse til ledelsen og søge råd hos tillidsrepræsentanten, der orienteres samtidig med medarbejderen. Det er vigtigt, at den enkelte medarbejder inddrages så meget som muligt i overdragelsesprocessen. Når der er blevet taget en beslutning om, at en medarbejder skal overflyttes til et andet arbejdssted, skal denne have mulighed for at komme med en tilkendegivelse til beslutningen. Medarbejderne bør i de tilfælde, hvor der er flere placeringsmuligheder, i videst muligt omfang kunne tilkendegive den ønskede placering og ledelsen bør lade disse ønsker indgå i beslutningen om placering. Det er dog i sidste ende ledelsens beslutning om ønskerne kan indfries. Det er vigtigt, at den enkelte medarbejder i denne situation føler sig personligt og professionelt behandlet. Samtidig er det værd at huske på, at der ofte kan gå tid før den endelige overflytning sker og at medarbejderen også skal have lyst til at gå på arbejde i den mellemliggende periode. Samtidig er det vigtigt, at tillidsrepræsentanterne bliver orienteret samtidig med, at den enkelte berørte medarbejder informeres om den forventede overførsel. Den berørte medarbejder vil således kunne få bistand fra tillidsrepræsentanten, hvis medarbejderen ønsker at fremkomme med udtalelse, bemærkninger eller særlige ønsker til kommende arbejdsområde i forbindelse med den påtænkte overførsel, inden endelig beslutning herom træffes. Endelig er det også centralt at tillidsrepræsentanterne indtænkes i den videre proces, herunder i forbindelse med opfølgning.

A8 Drøftelse/forhandling mellem afgivende og modtagende myndighed om medarbejderoversigt Såfremt den modtagende medarbejderoversigt giver anledning til en nærmere dialog mellem de afgivende og den modtagne myndighed, afholdes et eller flere møder mellem de involverede parter. Det kan f.eks. skyldes, at antallet af medarbejdere på oversigten ikke synes at være i overensstemmelse med størrelsen af den opgave, der modtages eller, at personalesammensætningen blandt de angivne medarbejdere forekommer atypisk. I første omgang skal det afklares om der er tale om misforståelser, f.eks. om det aktuelle opgavesplit. Er dette ikke tilfældet kan den modtagende myndighed anmode om supplerende oplysninger til afklaring af ressourceanvendelsen i forhold til de opgave som overføres til de administrative servicecentre og de opgaver som afgives. Det er op til den modtagne myndighed at vurderer, hvilke oplysninger som er nødvendige til denne afklaring. Kilderne kan f.eks. være tidsregisteringsoplysninger, oplysninger fra statens lønsystem, lokale instrukser - f.eks. regnskabsinstruks - sagsfordelingenslister, interne telefonbøger ol. Det kan også være supplerende oplysninger om de medarbejdere, som er opført på oversigterne, herunder oplysninger om kompetencer, tidligere opgaver ol. Endelig kan den modtagende myndighed bede om oplysninger om eventuelle omflytninger af medarbejdere i perioden fra offentliggørelsen af ASC-rapporten og til udarbejdelsen af medarbejderoversigten. Den afgivende myndighed skal afgive disse oplysninger, og oplysningerne skal naturligvis være fyldestgørende. Den afgivende myndighed har ligeledes pligt til - såfremt der er andre forhold som måtte være af betydning for vurderingen af medarbejderoversigterne - at orientere den modtagne myndighed herom. På baggrund af oplysningerne, kan der indledes drøftelser/forhandlinger mellem den afgivende og den modtagende institution. Formålet med disse møder er, at opnå enighed om medarbejderoversigten samt eventuelle særlige forhold, som måtte knytte sig til overgangen.

A9 Orientering til de ansattes repræsentanter om forløbet af drøftelserne mellem afgivende og modtagende institution vedr. overførsel af medarbejdere Tillidsrepræsentanter for de medarbejdere, som skal overføres til ASC, orienteres løbende under forhandlingerne omkring forhandlingsforløbet. Såfremt den modtagende myndighed stiller supplerende spørgsmål til medarbejderoversigten og eventuelt efterfølgende anmoder om en forhandling, skal de ansattes repræsentanter orienteres herom. Er der tale om et længere forhandlingsforløb - en møderække - skal ledelsen løbende holde de ansattes repræsentanter orienteret om status i forhandlingsforløbet. Evt. case

A10 Beslutning om fordeling Der træffes en endelig beslutning om fordelingen af medarbejderne mellem den afgivende myndighed og den modtagne myndighed. Forhandlingerne mellem den afgivende og den modtagende myndighed har til formål at opnå enighed omkring medarbejderoversigterne. Såfremt der opnås enighed, underskriver ledelserne fra de to institutioner aftalen herom. Kan der ikke opnås enighed, forelægges sagen for Finansministeriets departement, der - med bistand fra Personalestyrelsen - træffer endelig afgørelse i sagen. Beslutningen meddeles herefter den afgivende og den modtagende myndighed. Der vil ofte være en længere tidsmæssig periode for Statens IT s side regnes der med en treårig periode - fra indgåelsen af aftalen til den faktiske overførsel af opgaver og medarbejdere. I denne periode har såvel den afgivende som den modtagende myndighed en informationsforpligtelse, såfremt der opstår ændringer - f.eks. såfremt en medarbejder fratræder sin stilling. Det aftales mellem den afgivende og den modtagende myndighed, hvad der skal, ske såfremt en medarbejder, der forventes overført - inden overførselstidspunktet - fratræder sin stilling eller vedkommende ønsker sig overført til nye arbejdsopgaver. I forbindelse med fratrædelse er udgangspunktet - såfremt der ikke er indgået en anden aftale - dog, at den afgivende myndighed kan genbesætte stillingen med en lige så kvalificeret medarbejder på de samme vilkår.

A11 Skriftlig meddelelse til den berørte medarbejder. Evt. partshøring. Når beslutning om overdragelsen af medarbejderne er taget, skal den enkelte medarbejder have besked om udfaldet. Det er den nærmeste leder, der skal informere den enkelte medarbejder om beslutningen, som så følges op af en skriftlig meddelelse. Hvis det vurderes, at overflytningen indebærer en væsentlig stillingsændring for medarbejderen, skal denne partshøres om den påtænkte overflytning, inden der kan træffes endelig afgørelse. Når der er truffet beslutning om, hvilke medarbejdere der skal overflyttes, er det vigtigt at medarbejderne hurtigst muligt får besked om beslutningen. Det er den nærmeste personaleleder, der skal give den enkelte medarbejder mundtlig besked om beslutningen. Herefter skal medarbejderen modtage et brev om beslutningen og hvad det umiddelbart betyder for den pågældende, herunder hvor medarbejderen skal overflyttes til, hvornår flytningen finder sted mv. Personalestyrelsen har udarbejdet en skabelon til brev med meddelelse om overflytning. Hvis flytningen indebærer en væsentlig stillingsændring for medarbejderen skal denne partshøres om den påtænkte overflytning, inden der kan træffes endelig afgørelse. Personalestyrelsen har udarbejdet en skabelon til brev om partshøring om påtænkt overflytning. Personalestyrelsen har også udarbejdet en skabelon til brev om endelig afgørelse om overflytning. Hvis medarbejderen er tjenestemand, og flytningen medfører en ændring, der går udover, hvad den pågældende skal tåle, kan tjenestemanden kræve sig afskediget med pension. Der gælder særlige regler for medarbejdere med tillidsrepræsentantbeskyttelse. Ved en eventuel ændring af ansættelsesvilkårene, f.eks. flytning af tjenestested, der finder sted efter beslutningen om overførslen til Det administrative Servicecenter, vil den nye ansættelsesmyndighed på tilsvarende måde skulle give de enkelte medarbejdere besked om ændringen, herunder iværksætte partshøring, hvis ændringen udgør en væsentlig stillingsændring. Det er vigtigt, at den enkelte medarbejder i denne situation føler sig personligt og professionelt behandlet. Forvaltningsloven Tjenestemandsloven Funktionærloven [Henvisning til notat fra undergruppe vedr. personalejura] PAV kapitel 6 (Tillidsrepræsentanter), 9 (forvaltningsret, persondataloven mv.), 31 (afskedigelse) og 32 (Stillingsnedlæggelse, stillingsforandringer og omflytninger)

Administrative servicecentre i staten Hovedrapport, kap. 9 Finansministeriets vejledning Udflytning af statslige institutioner for Hovedstadsområdet til provinsen gennemgang af gældende regelsæt 1. oktober 2002. Link til forvaltningsloven følger senere Link til skabelon

A12 Orientering til samarbejdsudvalget om fordelingen Samarbejdsudvalget orienteres om, hvilke medarbejdere der forventes at skulle følge de opgaver, som overføres til ASC. Orienteringen af samarbejdsudvalget sker, efter at de berørte medarbejdere og disses tillidsrepræsentanter er blevet orienteret om den påtænkte overførsel af medarbejdere til ASC. Samarbejdsudvalget bør ikke drøfte forventet overførsel af den enkelte medarbejder, idet denne drøftelse i givet fald skal føres med tillidsrepræsentanten, men koncentrere diskussionen om alle de forhold, som kan medvirke til at sikre en vellykket overførsel for såvel de berørte medarbejdere som afgivende institution samt om de øvrige konsekvenser for arbejdspladsen, jf. A2 om drøftelse i samarbejdsudvalgene.

A13 Iværksættelse af kompetenceafklaring Når der er sat navne på de medarbejdere der skal overgå til de nye centre uanset om de overflyttes i en tidlig eller senere bølge bør der ske en afklaring af den enkelte medarbejders kompetencer, så den modtagende myndighed kan iværksætte de fornødende kompetenceudviklingstiltag. Det er vigtigt, - både for den enkelte medarbejder og de nye centre - at de rette kompetenceudviklingstiltag bliver sat i gang, så de medarbejdere der skal overflyttes til de nye centre er rustet til de opgaver, der skal løses. Det betyder ikke, at der skal helt nye kompetencer til, eller at medarbejdernes nuværende kompetencer mister deres værdi i det nye center. Det er blot et udtryk for, at det altid være nødvendigt at igangsætte udviklingstiltag i store forandringsprojekter, hvor nogle får nye opgaver, nye måder at gøre tingene på, og hvor en de fleste skal benytte nye versioner af f.eks. Navision eller andre it-systemer. Derfor er det vigtigt, at der på et relativt tidligt stadium iværksættes et kompetenceafklaringsforløb, så de relevante uddannelsesinitiativer kan igangsættes, inden medarbejderne overflyttes. Der kan være flere metoder til at identificere medarbejdernes kompetencer. Dette kan ske gennem et digitalt kompetenceafklaringssystem, gennem samtaler med de kommende medarbejdere eller gennem spørgeskemaer. Det er blot vigtigt, at medarbejderne oplever kompetenceafklaringen som en positiv proces, hvori de inddrages og har mulighed for faglig og personlig udvikling, og ikke som en vægtning af egnethed i forhold til den fremtidige arbejdsmæssige placering. Henvisning til Økonomistyrelsens kompetencematchsystem

A14 Orientering til øvrige relevante medarbejdere og ledere i departementet eller styrelsen Relevante medarbejdere og ledere som har arbejdsmæssige relationer til de medarbejdere, som skal overføres til ASC, orienteres om overførslen og de arbejdsmæssige konsekvenser, denne måtte medføre. Orienteringen af relevante medarbejdere og ledere, som har arbejdsmæssige relationer til de medarbejdere, som skal overføres til ASC, kan eventuel ske skriftligt f.eks. via e-mail. Samtlige medarbejdere og ledere i den afgivende institution bør samtidig informeres om overførslen og konsekvenserne heraf. Dette betyder, at der bør informeres om evt. ændringer i arbejdsgange, organisering, samt det ændrede kunne/leverandørforhold, som medfølger af etableringen af de nye centre i hhv. Økonomistyrelsen og Statens it. Denne information kan med fordel gives på personalemøder, husmøder eller lignende, således at eventuelle spørgsmål fra ledere og medarbejdere kan besvares straks.

A15 Møder mellem de berørte medarbejdere og kommende arbejdsplads Når medarbejderne har modtaget besked om, at de skal flytte til en ny institution, er det vigtigt, at de så hurtigt som muligt får et godt kendskab til det nye arbejdssted. Mødet mellem de berørte medarbejdere og den nye arbejdsplads er derfor et vigtigt møde. Det er vigtigt, at medarbejderne så hurtigt som muligt får et tilhørsforhold til den nye arbejdsplads, når først meddelelsen om overflytningen er blevet en realitet. Der er flere måde at skabe dette tilhørsforhold på, men helt sikkert er det, at medarbejderne bør møde deres nye arbejdssted og organisation så hurtigt som muligt. Den kommende medarbejder bør både møde den kommende leder - hvor der også kan blive talt om arbejdsopgaver de nye kollegaer og den resterende organisation. I en række tilfælde vil den kommende leder dog fortsat være leder for den pågældende medarbejder, idet også lederne flytter med opgaven. På det første møde vil de nye medarbejdere danne sig deres billede på godt og ondt - af, hvordan den nye arbejdsplads er. Derfor er det vigtigt, at det første møde bliver en succes. Der er flere måder at gennemføre dette møde på, og de modtagende institutioner kan bl.a. hente erfaringer fra organisationer, der har gennemført lignende forandringer. Vigtigt er det, at medarbejderne får tid og rum til, at opleve deres nye arbejdssted, kolleger og kultur. For de medarbejdere som først på længere sigt skal overføres, er det væsentligt at de modtagende myndigheder indtænker dem i organisationens kommunikation og aktiviteter, således, at de allerede fra tidspunktet om meddelelse om den fremtidige overflytning er velorienteret og kan føle sig som en del af den nye organisation. I mange større organisationsforandringer er det nødvendigt at flytte til nye lokaliteter. Lige så ofte sker det, at lokaliseringen først er endeligt på plads efter at de medarbejdere der skal flytte til den nye lokalitet er blevet udpeget. Her er det vigtigt at kommunikere, hvor man søger efter lokaler og give medarbejderne et så realistisk bud som muligt på den fremtidige lokalisering, samt følge op på sagen, også når der ikke er noget nyt. Samtidig arbejdes der med implementeringsbølger, hvilket betyder, at medarbejderne i de sidste bølger kan vente optil år, før de skal skifte til det nye arbejdssted. I disse situationer er det vigtigt med en regelmæssig og direkte kommunikation om, hvordan processen i de første bølger er forløbet, hvordan udviklingen af den nye arbejdsplads skrider frem osv. Også her er den regelmæssige kommunikation vigtig, selvom det i perioder ikke føles som om der er noget nyt at informere om.

Henvisning til, hvordan andre organisationer har gennemført lignende møder: - Eks: SKAT, Vejdirektoratet, Københavns kommune, (Lego) Links til eksempler fra andre organisationer

A16 Tilbud om fælles kompetenceudvikling mhp. nye arbejdsprocesser, værktøjer mv. for medarbejdere der forventes overflyttet. For at sikre, at de medarbejdere, der skal overflyttes, er klædt på til også i fremtiden at skulle varetage deres opgaver, kan der være en ide i at iværksætte fælles kompetenceudviklingstiltag, inden medarbejderne overflyttes. For at sikre, at medarbejderne er klædt ordentligt på til at varetage deres opgaver, bør medarbejderne løbende få mulighed for kompetenceudvikling. Dette gælder selvfølgelig også for dem, hvor det er besluttet at de skal overflyttes til et nyt arbejdssted. Der er en potentiel risiko for, at medarbejdere, hvor det er besluttet, at de skal overflyttes til en anden enhed, ikke prioriteres når der fordeles midler til kompetenceudvikling. Dette er ikke hensigtsmæssigt. For at sikre, at alle medarbejdere sikres den relevante kompetenceudvikling, kan der med fordel gennemføres fælles uddannelsesaktiviteter for de medarbejdere, der bliver overført. For sådanne uddannelsesaktiviteter er det den modtagende institution, der afholder udgifter til aktiviteterne, mens de afgivende institutioner afholder medarbejdernes lønudgifter. I den henseende er det klart, at den modtagende myndighed udelukkende har et økonomisk ansvar for kompetenceudviklingstiltag, som denne har igangsat, eller aftalt med den afgivende institution. Et fælles uddannelsesforløb før medarbejderne overflyttes kan tilgodese flere formål. Et aspekt er selvfølgelig at klæde medarbejderne ordentligt på. Til dette kan e-læring være en effektiv læringsform, når mange medarbejdere der sidder spredt placeret skal have specifikke faglige kompetencer. Benytter man dog udelukkende e-læring vil et vigtigt aspekt, nemlig det sociale aspekt gå tabt. Derfor vil kombinationen af e-læring og fælles uddannelsesdage(blended learning) på den modtagende institution være en god metode til at sikre uddannelse og lade de kommende medarbejdere lære hinanden og den kommende arbejdsplads at kende. Endvidere bør de afgivende og modtagende institutioner drøfte, hvordan udgifter til længerevarende uddannelsesaktiviteter, der strækker sig ud over overdragelsesdatoen, kan deles mellem den afgivende og modtagende institution. Man bør ligeledes være opmærksom på andre former for kompetenceudviklingsbehov end de rent faglige behov. En række medarbejdere vil således formentlig skulle ændre arbejdsform - f.eks. fordi opgaven i fremtiden skal løses af et team eller i form af projekter. Ansvaret: Det er den modtagende institution som har initiativforpligtelsen i forhold til at afdække behovene og give de kommende medarbejdere udviklingstilbud. Den afgivende myndighed bør være åben overfor opfyldelse af ønsker/behov om udvikling af medarbejdernes kvalifikationer i denne relation.

Henvisning til ØS implementeringsvejledning Links til CAMPUS

A 17 Orientering til øvrige relevante medarbejdere og ledere om placering af overførte ansatte mv. Relevante ledere og medarbejdere i den afgivende institution informeres om placering, opgaver mv. for de medarbejdere, der er overført De ledere og medarbejdere, der som kunder skal have udført opgaver i det administrative servicecenter orienteres, om placering, opgaver og andre relevante oplysninger omkring de overførte ansatte, således at de fremtidige arbejdsrelationer kan ske så smidigt som muligt. Orienteringen kan med fordel ske skriftligt.

A18 Arbejdspladsskifte Den fysiske overflytning af medarbejdere (flyttedagen), hvor den pågældende medarbejder siger farvel til den gamle arbejdsplads og goddag til den nye arbejdsplads. Det er væsentligt, at den afgivende myndighed får sagt ordentligt farvel til de medarbejdere som overflyttes. Dette kan ske i form af en social sammenkomst eller lignende. Det er dog mindst lige så vigtigt, at der er fod på alle detaljer i forbindelse med flytningen - lige fra aftaler om, hvilke genstande der skal medtages til nedlukning af systemadgange ol. Her har den afgivende myndighed pligt til i god tid før arbejdspladsskiftet at give den pågældende medarbejder en præcis orientering.

A19 Kompetenceudvikling mhp. nye arbejdsopgaver, værktøjer mv. i forhold til berørte funktioner i departement og styrelser Overflytninger af medarbejdere til andre institutioner berører ikke kun de medarbejdere, der overflyttes. De medarbejdere, der forbliver i deres institutioner, vil ofte få nye arbejdsopgaver eller måder at udføre deres opgaver på. Derfor kan der også være behov for kompetenceudvikling i de afgivende institutioner. Når der sker større forandringer, hvor eksempelvis medarbejdere overdrages til andre institutioner, opstår der ofte et behov for at gøre tingende anderledes, og tilpasse institutionen til de nye forhold. Ofte vil de blivende medarbejdere få bredt deres opgavefelt ud, så de kan dække de resterende opgaver. Derved vil flere medarbejdere opleve en øget generalisering, hvilket de skal klædes på til. I denne proces kan der være et behov for, at de tilbageblivende medarbejdere sikres kompetenceudvikling, så de også er klædt på til at varetage de nye opgaver og metoder, som forandringerne kan medføre. Det er derfor vigtigt, at de afgivende institutioner undersøger, hvor der er behov for kompetenceudvikling på baggrund af de forandringer overflytningerne medfører herunder, at de afgivende institutioner skal udvikle effektive kunderelationer til servicecentrene. Henvisning til e-læring Statens Center for Kompetence- og Kvalitetsudvikling (SCKK) Der skal linkes til CAMPUS, når den tid er www.sckk.dk

BESKRIVELSE AF DE ENKELTE PROCESTRIN - Den modtagne myndighed (M1 M22)

M1 Ledelsesmæssigt overblik: Hvilke opgaver modtages? Betydning for løsning af øvrige opgaver? Ledelsen i den modtagende institution skal - med udgangspunkt i ASC-rapporten - danne sig et overblik over, hvordan rapportens anbefalinger vil påvirke organisationen. Det drejer sig først og fremmest om at finde ud af, hvilke opgaver der modtages, og hvordan dette vil påvirke løsningen af styrelsens andre opgaver, ligesom den modtagende organisation skal gøre sig nogle forestillinger om organiseringen. For begge implementeringsorganisationer får etableringen af de nye administrative sercicecentre afgørende betydning. Økonomistyrelsen vil få en meget stor ny opgaveportefølje og mange nye medarbejdere, Statens IT skal etableres som en helt ny organisation. På dette tidspunkt i processen forventes det, at ledelserne i henholdsvis Økonomistyrelsen og Skatteministeriet har gjort sig overvejelser om, hvorledes de nye opgaver kan passes ind og hvorledes den helt overordnede proces med etablering af projektorganisation mv. kan gribes an, ligesom man bør forholde sig de forskellige interessenter, herunder inddragelse af samarbejdsudvalg og tillidsrepræsentanter.

M2 Drøftelse i samarbejdsudvalget Ledelsen i den modtagende institution skal orientere samarbejdsudvalget om ASC-rapporten og drøfte, hvorledes rapportens anbefalinger vil påvirke organisationen, herunder modtagelse af nye opgaver, nye medarbejdere og ledere samt, hvordan modtagelsen af nye medarbejdere og opgaver vil påvirke løsningen af institutionens øvrige opgaver. På dette tidspunkt i processen vides ikke, hvor mange medarbejdere og hvilke opgaver, der skal modtages. Den første drøftelse i samarbejdsudvalget bør derfor dreje sig om, hvordan modtagelsen af nye opgaver og medarbejdere vil påvirke institutionen og den fremtidige varetagelse af de nuværende opgaver. Det er vigtigt, at samarbejdsudvalget inddrages så tidligt i processen som muligt, således at medarbejdernes forslag, ideer og vurderinger kan indgå i ledelsens fortsatte overvejelser og kommende beslutningsgrundlag. Indtil selvstændigt samarbejdsudvalg er oprettet for Statens IT, må drøftelserne finde sted i Skatteministeriets samarbejdsudvalg og i den særlige følgegruppe, der er nedsat med CFU. Samarbejdsaftalen http://www.perst.dk/viscirkulaere.asp?artikelid=10166&mode=cirlulaere&cirkulaereid=1877

M3 Møder med alle ministerier De modtagende myndigheder (implementeringsorganisationerne) indbyder de enkelte ministerområder - evt. med deltagelse fra de underliggende institutioner (de afgivende myndigheder) til en orientering om procesovervejelserne. Endvidere giver en sådan besøgsrunde mulighed for at indsamle relevante informationer og lytte til eventuelle spørgsmål, der måtte dukke op - hvad enten disse er af personalejuridisk eller af personalepolitik karakter. Endelig giver en besøgsrunde mulighed for, at det enkelte ministerium kan fremsætte ønsker og komme med forslag - både af indholdsmæssig karakter og med hensyn til processen (f.eks. tidspunktet for overgang til et administrativt fællesskab, flytning af medarbejdere ol.) Det vil i denne forbindelse være praktisk, at spørgsmål stillet på de enkelte møder 'tages med hjem' og besvares skriftligt, således at de relevante informationer kan komme alle til gavn, f.eks. i form af en særlig 'Spørgsmål & Svar'-kategori på hjemmesiden (Q&A's). Resumé fra ministerierunden - http://www.oes.dk/sw50795.asp Q&A's på Økonomistyrelsens hjemmeside - http://www.oes.dk/sw48749.asp

M4 Udarbejdelse af implementeringsvejledning for implementeringsprocessen i hhv. ØS og SKM Der skal udarbejdes en implementeringsvejledning for overflytningsprocessen De modtagende institutioner skal udarbejde en implementeringsvejledning for, hvordan opgaverne, medarbejderne, sager, systemer og inventar bedst muligt overflyttes fra den afgivende myndighed til de nye servicecentre. Implementeringsvejledningen er en relativt teknisk beskrivelse af de arbejdsopgaver og rækkefølgen af dem - der skal gennemføres for at overdragelsen af arbejdsopgaver, systemovergange, sagsoverdragelse samt overdragelse af evt. inventar, PC'er mv. Derved indeholder implementeringsvejledningen ikke nødvendigvis de personalepolitiske og personalejuridiske elementer der knytter sig til overførelsen. Disse bør naturligvis håndteres i tæt koordinering med implementeringsvejledningens aktiviteter, men der kan være en idé i at køre den tekniske del og den personalemæssige del i to sideløbende spor. Resumé fra ministerierunden - http://www.oes.dk/sw50795.asp ØS Implementeringsvejledning - http://www.oes.dk/graphics/asc/implementering/implementeringsvejledning%201%20%20b%f8lg e%20-%20version%201%200%20%282%29.pdf Q&A's på Økonomistyrelsens hjemmeside - http://www.oes.dk/sw48749.asp

M5 Orientering til samarbejdsudvalgene i ØS og Skm. om processen Der orienteres om de møder, der har været afholdt med alle ministerierne om oprettelse af administrative servicecentre. Samarbejdsudvalget orienteres om den udarbejdede implementeringsvejledning og drøfter hele processen omkring modtagelse af nye opgaver og medarbejdere, samt konsekvenserne heraf for nuværende opgaver og medarbejdere. Det er vigtigt, at samarbejdsudvalget drøfter de enkelte elementer i processen, og hvornår disse skal iværksættes, således at der skabes klarhed over, hvornår de enkelte områder med medarbejdere og opgaver skal overføres. Den udarbejdede implementeringsvejledning bør være udgangspunktet for drøftelserne. I forbindelse hermed vil det være naturligt, at samarbejdsudvalget drøfter eventuelle justeringer i personale- og øvrige politikker samt indleder drøftelse om strategisk kompetenceudvikling for såvel nuværende som kommende medarbejdere. Også fremtidig organisering af arbejdsmiljøarbejdet og struktur for samarbejdsudvalgets fremtidige arbejde kan indgå i drøftelserne. Samarbejdsaftalens 3 og 5 Henvisning til implementeringsvejledning http://www.perst.dk/viscirkulaere.asp?artikelid=10166&mode=cirlulaere&cirkulaereid=1877 http://www.oes.dk/graphics/asc/implementering/masterplan.pdf

M6 Anmodning om oplysninger om medarbejdere som forventes overført Den modtagende myndighed fremsender anmodninger til de afgivende myndigheder med henblik på at få oplysninger om medarbejdere som forventes overført. Når opgavesnittet er fastlagt - med den præcision som er mulig på området - må de modtagende myndigheder fremsende anmodninger til de afgivende myndigheder om at modtage oplysninger om de medarbejdere, som de afgivende myndigheder forventer at afgive. Det drejer sig om de medarbejdere, som aktuelt sidder og arbejder med de opgaver, der overføres. I forbindelse med anmodningen udarbejder den modtagende myndighed et skema med angivelse af ønskede medarbejderoplysninger for alle de pågældende medarbejdere, jf. A6. Den afgivende myndighed har pligt til at besvare anmodningen. Den modtagne myndighed fastsætter frist for besvarelse. Der er mulighed for dialog mellem den afgivende og den modtagende myndighed, såfremt der er uklarheder omkring den konkrete fortolkning/forståelse af opgavesnittet og overførslen af opgavesnittet på medarbejderne. Dette kan enten ske ved, at den afgivende myndighed anmoder om en sådan dialog, eller det kan ske i en mere formaliseret proces på de enkelte ministerområder.

M7 Modtagende myndighed gennemgår medarbejderoversigt - Evt. behov for supplerende oplysninger Den modtagende myndighed gennemgår medarbejderoversigterne som de modtager fra de afgivende myndigheder. De modtagende myndigheder skal have mulighed for en nøje gennemgang af de modtagne lister. Der vil her primært skulle ske en sikring af, at listerne er udtømmende.

M8 Drøftelse/forhandling af oversigt mellem afgivende og modtagende myndighed Såfremt den modtagende medarbejderoversigt giver anledning til en nærmere dialog mellem de afgivende og den modtagne myndighed afholdes et eller flere møder mellem de involverede parter. Det kan f.eks. skyldes at antallet af medarbejdere på oversigten ikke synes, at være i overensstemmelse med størrelsen af den opgave der modtages, eller at personalesammensætningen blandt de angivne medarbejdere forekommer atypisk. I første omgang skal det afklares om der er tale om misforståelser, f.eks. om det aktuelle opgavesplit. Er dette ikke tilfældet kan den modtagende myndighed anmode om supplerende oplysninger til afklaring af ressourceanvendelsen i forhold til de opgave som overføres til de administrative servicecentre og de opgaver som afgives. Det er op til den modtagne myndighed at vurderer, hvilke oplysninger som er nødvendige til denne afklaring. Kilderne kan f.eks. være tidsregisteringsoplysninger, oplysninger fra statens lønsystem, lokale instrukser - f.eks. regnskabsinstruks - sagsfordelingenslister, interne telefonbøger ol. Det kan også være supplerende oplysninger om de medarbejdere, som er opført på oversigterne, herunder oplysninger om kompetencer, tidligere opgaver ol. Endelig kan den modtagende myndighed bede om oplysninger om eventuelle omflytninger af medarbejdere i perioden fra offentliggørelsen af ASC-rapporten og til udarbejdelsen af medarbejderoversigten. Den afgivende myndighed skal afgive disse oplysninger, og oplysningerne skal naturligvis være fyldestgørende. Den afgivende myndighed har ligeledes pligt til - såfremt der er andre forhold som måtte være af betydning for vurderingen af medarbejderoversigterne - at orientere den modtagne myndighed herom. På baggrund af oplysningerne, kan der indledes drøftelser/forhandlinger mellem den afgivende og den modtagende institution. Formålet med disse møder er, at opnå enighed om medarbejderoversigten samt eventuelle særlige forhold, som måtte knytte sig til overgangen.

M9 Beslutning om fordeling Der træffes en endelig beslutning om fordelingen af medarbejderne mellem den afgivende myndighed og den modtagende myndighed. Forhandlingerne mellem den afgivende og den modtagende myndighed har til formål at opnå enighed om medarbejderoversigterne. Såfremt der opnås enighed, underskriver ledelserne fra de to institutioner aftalen herom. Kan der ikke opnås enighed, forelægges sagen for Finansministeriets departement, der - med bistand fra Personalestyrelsen - træffer endelig afgørelse i sagen. Beslutningen meddeles herefter den afgivende og den modtagende myndighed.

M10 Orientering til samarbejdsudvalget om fordelingen Samarbejdsudvalget orienteres om, hvilke medarbejdere der påtænkes at skulle følge de opgaver, som overføres til administrative servicecentre. Samarbejdsudvalget orienteres om, hvilke medarbejdere der forventes overført til administrative servicecentre. Samarbejdsudvalget bør ikke drøfte påtænkt overførsel af den enkelte medarbejder, men koncentrere diskussionen om de forhold, som kan medvirke til at sikre en vellykket overførsel for de berørte medarbejdere, herunder hvilke tryghedsskabende initiativer, der kan iværksættes samt om de øvrige konsekvenser for arbejdspladsen. Samarbejdsaftalen