Til skoleledelse og dagtilbudsleder. Dato: 27. januar Administrative fællesskaber mellem skole og dagtilbud

Transkript

1 Til skoleledelse og dagtilbudsleder Dato: 27. januar 2015 Administrative fællesskaber mellem skole og dagtilbud Som bekendt har byrådet besluttet, at der som en del af Børn og Unges effektiviseringsforslag for budget 2015 skal etableres administrative fællesskaber mellem skoler og dagtilbud. Aarhus Kommune Børn og Unge, Fællesfunktionerne Opgaven er forankret ved områdecheferne. Fællesskaberne forventes implementeret den 1. juli Børn og Unge har i den sammenhæng udarbejdet følgende for at understøtte arbejdet med etableringen af de administrative fællesskaber: 1. Særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med etablering af administrative fællesskaber 2. Inspiration til indhold i en samarbejdsaftale mellem dagtilbud og skole 3. Skabelon til beskrivelse af det adm. fællesskab til fremsendelse senest den 15. marts 1. Særlige opmærksomhedspunkter Nedenfor følger en række særlige opmærksomhedspunkter i forbindelse med selve etableringen af administrative fællesskaber. Der er IKKE tale om en udtømmende liste over praktiske ting, der skal håndteres i forbindelse med denne opgave. Personale: Arbejdstid de fleste administrative medarbejdere på skolerne følger de særlige arbejdstidsregler, overenskomsten åbner op for på skoleområdet. Eksempelvis kan en skolesekretær arbejdstid være i 42 uger årligt, samtidig med at lønnen dækker hele kalenderåret. Herved vil en skolesekretærs ugentlige arbejdstimetal være højere end løntimetallet.

2 En skolesekretær vil således vanskeligt kunne arbejde på heltid. En administrativ medarbejder i et dagtilbud følger derimod de almindelige arbejdstidsregler. Denne forskel kan selv sagt være udfordrende for en fleksibel udnyttelse af de arbejdsmæssige ressourcer. Det er Børn og Unge - Personales - vurdering, at en ændring af arbejdstid for en administrativ medarbejder fra eller til skole-arbejdstid vil være en væsentlig stillingsændring, hvorfor det skal varsles med den pågældendes opsigelsesvarsel, såfremt det ikke er et ønske fra den pågældende medarbejder. Løn ved sammenlægning af personale fra to tjenestesteder, vil der typisk være en lønforskel mellem de to personalegrupper. Dette da lønfastsættelsen for HK er baseret på individuel forhandling samt forskellige lønpolitikker for de to tjenestesteder. Det er givet, at den faglige organisation har opmærksomheden på disse lønforskelle for øje, hvorfor der må forventes et vist lønpres. Den faglige organisation er i sin gode ret til at anmode om lønforhandling, men dette er selvfølgelig ikke ensbetydende med, at dette udmønter sig i nye løntildelinger. Dette understreger vigtigheden af en tydelig argumentation i lønaftaler. Eventuelle overtallige medarbejdere etableringen af de administrative fællesskaber er vedtaget i forbindelse med Børn og Unges effektiviseringsforslag for budget En mere rationel udnyttelse af ressourcerne kan medføre et behov for at skære i antallet af administrative medarbejdere. Her henvises der til Aarhus Kommunes udviklingspolitik på BU-portalen, hvor der er en nøje vejledning i, hvordan en sådan situation skal gribes an. Inddragelse af den enkelte medarbejder HMU har netop i dag drøftet etableringen af de administrative fællesskaber og understreger vigtigheden af, at de berørte medarbejdere 2

3 inddrages, at de lokale MED-udvalg drøfter implementeringen af de administrative fællesskaber ud fra APSA-vinklen, og at man sikrer sig kendte og klare referenceforhold. I implementeringen af administrative fællesskaber er den faglige organisation en vigtig medspiller og bør altid inddrages. TR for administrativt personale på skoler: Inga Augustsdottir (inag@aarhus.dk) TR for administrativt personale på dagtilbud: Nete Nykjær (neny@aarhus.dk) FTR for administrativt personale: Ole Sønderup (osoe@aarhus.dk) Systemadgang/it: Skolen skal træffe beslutning om, hvilke medarbejdere i det administrative fællesskab der skal have adgang til hvilke systemer (f.eks. Opus, styringsværktøjet, LIS og intranet), samt hvilke administrative medarbejdere fra skole og dagtilbud der skal have adgang til fællesdrev på hhv. skolen og i dagtilbuddet. Medarbejdere må kun autoriseres til at have adgang til it-systemer, som de har brug for i deres arbejde. Adgangen skal være sagligt begrundet. Vedr. adgang til Opus: Henvendelser vedr. adgang håndteres løbende. For uddybende spørgsmål vedr. adgang, kontakt specialkonsulent i Budget og Regnskab Morten Fisker, tlf.: , mofi@aarhus.dk. Vedr. adgang til LIS og styringsværktøjet: For at få adgang til LIS, herunder styringsværktøjet kan man som leder gå to veje: 1. Anmod om adgang til LIS via LIS drift-skærmbilledet 2. Lav en help-desk sag til LIS, hvori der anmodes om adgang til LIS. Her er det vigtigt at præcisere, hvad medarbejderen skal have adgang til (f.eks. Løn, økonomi, personalefravær, skoleelever, børn i pasning mv.) 3

4 Henvendelser vedr. systemadgang håndteres løbende. For uddybende spørgsmål vedr. procedurer for tildeling af adgang til LIS og styringsværktøjet, kontakt LIS afdelingen via fællespostkassen: MBU-Admin-Ledelsesinformation Vedr. intranet: Oprettelsen sker efter gældende procedurer. For uddybende spørgsmål vedr. procedurer for tildeling af adgang til intranet, kontakt projektleder Charlotte Houman, Kommunikation på Vedr. fællesdrev: Der vil i en senere ugepakke komme en meddelelse om, hvordan og hvornår I bedes oplyse, hvilke administrative medarbejdere fra skolen og dagtilbud der skal have adgang til fællesdrev fra hhv. skolen og dagtilbud. Organisatorisk tilknytning i Rollebaseret Indgang, lønservice: Dagtilbuddet skal skifte tjenestested for de administrative medarbejdere, der flytter tjenestested til skolen. Ved spørgsmål kontakt venligst konsulent i Personale Lone Udengaard Christensen, tlf , luc@aarhus.dk 2. Inspiration til indhold i en samarbejdsaftale mellem dagtilbud og skole Nedenfor følger et eksempel på en samarbejdsaftale mellem dagtilbud og skoler. Eksemplet er alene til inspiration og kan selvfølgelig suppleres/varieres på baggrund af lokale forhold. Samarbejdsaftale mellem xx Skole og xx Dagtilbud Xx Skole og xx Dagtilbud etablerer administrativt fællesskab pr. 1. juli De tilknyttede medarbejdere i det administrative fællesskab skal varetage administrative og praktiske opgaver for både dagtilbud og skole. Listen af opgaver er ikke udtømmende, og den justeres i takt med ændringer i opgaveporteføljen: 4

5 bilagshåndtering og bogføring budget og økonomiopfølgning personaleadministration herunder indberetning af tilgange og afgange indberetning af engangsydelser Support og registrering i nærvær/fravær administration og afstemning af kassebeholdning og bankkonto elev/børneadministration håndtering af henvendelser fra elever, forældre og medarbejdere diverse indberetninger f.eks. forsikringssager, arbejdsskader og timeopgørelser indkøb og support af indkøbere i Skolen og Dagtilbuddet ad hoc opgaver f.eks. vedligeholdelse af intra, printer/kopimaskine mv. xx opgaver xx opgaver Opgaveporteføljen genvurderes xx dato. I 2015 tages afsæt i den opgaveportefølje, xx Dagtilbud og xx Skole fik løst inden etableringen af det administrative fællesskab. Den daglige arbejdsplads for medarbejderne i den fælles administration vil være på xx Skole, og efter aftale (angiv hvem der aftaler) kan der være administrativ support eller mødedage i de enkelte afdelinger, der er tilknyttet dagtilbuddet. Afregning Ved etableringen af det administrative fællesskab bidrager dagtilbuddet og skolen ved at dække lønomkostninger for xx administrativ(e) medarbejder (e) i x antal timer om ugen i år x. Fremadrettet (angiv hvornår det skal være gældende fra) anvendes en sats svarende til et gennemsnit af de administrative medarbejdere i det administrative fællesskab. Eventuelle væsentlige omkostninger ved kompetenceudvikling afklares mellem dagtilbudsleder og administrativ leder, før der træffes beslutning om kompetenceudviklingen. Arbejdsplanen for de administrative medarbejdere fastsættes af skolens administrative leder efter forudgående dialog med dagtilbudsleder og de berørte medarbejdere. Hvis arbejdstidsaftalen 5

6 ændres væsentligt og ikke ved frivillighed - skal dette varsles over for den enkelte, jf. bestemmelser herom. Vederlag for omkostninger til kontorhold Til dækning af AZ-ident, PC-afgift, mobiltelefon samt kontormaterialer overføres der for 2015 xx kr.. Efterfølgende (angiv år) overføres xx kr. fra dagtilbud til skolen. Denne overførsel genvurderes x dato (angiv af hvem), hvor det vil være mulig at justere beløbet. Ved evt. indkøb af kontorfaciliteter; bord, stole, reoler (angiv hvem der beslutter dette) deles omkostninger ligeligt mellem skole og dagtilbud. Organisering Den administrative leder på skolen har det ledelsesmæssige ansvar for den fælles administration. Modellen ændrer ikke ved dagtilbudslederens og skolelederens ansvar for budget og økonomi. Den administrative leder refererer til skolelederen, men det administrative fællesskab indebærer, at den administrative leder har ansvar for de administrative opgaver og ledelsesmæssige understøttelse i forhold til dagtilbuddet. Ved evt. uoverensstemmelser Ved uoverensstemmelser forpligter skolelederen og dagtilbudslederen sig til at løse opståede problemer. Hvis dette ikke lykkes, inddrages områdechefen. Dato Dato: Dato: Dagtilbudsleder Skoleleder Områdechef Spørgsmål vedr. den personalemæssige del af indholdet i en samarbejdsaftale kan stiles til personalekonsulent Øjvind Haugaard, tlf , oeh@aarhus.dk 6

7 3: Skabelon til beskrivelse af det adm. fællesskab til fremsendelse senest den 15. martsse - vedhæftet bilag (uge 5) 7