Region Midtjylland Kontaktforum (Åben dagsorden) :30 Regionshuset Århus Olof Palmes Alle 15: Konferencerum_Stuen, OPA 15

Transkript

1 Region Midtjylland Kontaktforum (Åben dagsorden) :30 Regionshuset Århus Olof Palmes Alle 15: Konferencerum_Stuen, OPA 15

2 Mødeindhold Punkt Side Punkt 1: Godkendelse af dagsorden 1 Punkt 2: Eventuel opfølgning på referatet fra sidst 3 Punkt 3: Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) 5 Punkt 4: Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte 7 Punkt 5: Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) 9 Punkt 6: KBU-forløb for udenlandske studerende 11 Punkt 7: Dagsordensindhold i mailtekst 13 Punkt 8: Information om hoveduddannelseslægers barselsorlov 14 Punkt 9: Deltagelse på kurser under barsel 15 Punkt 10: Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte 17 Punkt 11: håndtering af HR-sager for uddannelseslæger ansat i praksis (almen eller 20 Punkt 12: Orientering om besatte KBU-forløb andet halvår Punkt 13: Nyt fra enhederne 22 Punkt 14: Nyt fra Region Nordjylland 24 Punkt 15: Nyt fra Sundhedsuddannelser og CESU 25 Punkt 16: Eventuelt 26 Punkt 17: Deltagere 27

3 Punkt 1: Godkendelse af dagsorden Godkendelse af dagsorden 1

4 Bilag til Punkt 1: Godkendelse af dagsorden Kontaktforum dagsorden 2

5 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden Region Midtjylland Koncern HR, Stab 11. maj 2017 /KASPBJ Dagsorden til møde i Kontaktforum 24. maj 2017 kl. 12:30 i Regionshuset Århus Olof Palmes Alle 15: Konferencerum_Stuen, OPA 15 Kontaktforum 24. maj 2017

6 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af dagsorden 1 2 Eventuel opfølgning på referatet fra sidst 1 3 Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) 1 4 Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte Eriksen) 1 5 Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) 2 6 KBU-forløb for udenlandske studerende 2 7 Dagsordensindhold i mailtekst 3 8 Information om hoveduddannelseslægers barselsorlov 3 9 Deltagelse på kurser under barsel 4 10 Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) 4 11 håndtering af HR-sager for uddannelseslæger ansat i praksis (almen eller speciallæge-) 6 12 Nyt fra enhederne 7 13 Nyt fra Region Nordjylland 7 14 Nyt fra Sundhedsuddannelser og CESU 7 Kontaktforum 24. maj 2017

7 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden Indholdsfortegnelse 15 Eventuelt 7 16 Deltagere 7 Kontaktforum 24. maj 2017

8 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 1 1. Godkendelse af dagsorden 2. Eventuel opfølgning på referatet fra sidst Det godkendte referat er vedlagt som bilag Bilag Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) 4. Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte Eriksen) Sundhedsuddannelser indstiller, at det drøftes hvorvidt enhederne finder skrivelserne om tillægsaftaler fra VUS til enhedernes funktionspostkasser anvendelige og om den nuværende praksis for dette skal korrigeres. Sagsfremstilling Videreuddannelses sekretariatet(vus) sender ved oprettelsen af tillægsaftaler en besked herom til enhedernes funktionspostkasser. Se vedlagte eksempel på en typisk skrivelse. Da afdelingerne burde kunne se et opdateret billede af hvilke læger, der kommer i evaluer.dk, og HR bliver orienteret om nye aftaler af andre veje, oplever AUH at disse mails snarer har karakter af spam. Derfor ønskes det drøftet om dette er en generel betragtning og om den nuværende praksis skal ændres således, at VUS stopper med at sende disse mails til enhederne. Bilag eks. på skrivelse Kontaktforum 24. maj 2017

9 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 2 5. Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) Sundhedsuddannelser indstiller, at det drøftes hvad der kan gøres for at sikre deltagelse fra YL på møderne. Sagsfremstilling Der opleves sparsom deltagelse fra YL på Kontaktforums møderne Hvad kan/vil gøre kontaktforum mere relevant for YL, således at de også vil deltage i møderne? 6. KBU-forløb for udenlandske studerende Sundhedsuddannelser indstiller, at punktet drøftes Sagsfremstilling På AUH oplever man mange henvendelser fra udenlandske studerende (primært fra Sverige og Tyskland), der ønsker KBU-ophold på AUH. Dette betyder, at relevante ledende overlæger ofte forstyrres med forespørgsler om muligheden for at honorere ønskerne. Rikke Bundgaard orienterer om, hvordan VUS håndterer henvendelser fra udenlandske studerende i dag. Fra AUH's side ønsker man en diskussion af om de oplevede udfordringer er generelle og en diskussion af en mulig Regional løsning/hjemmeside/opslagstavle, hvor interesserede afdelinger og udenlandske studerende kan finde hinanden. Kontaktforum 24. maj 2017

10 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 3 7. Dagsordensindhold i mailtekst Sundhedsuddannelser indstiller, at punktet drøftes Sagsfremstilling AUH har for nyligt haft et tilfælde (Neurokirurgi) hvor der først blev opdaget et forslag til lægefaglig indstilling ved gennemlæsning af dagsorden og bilag. På den baggrund ønsker AUH, at der sker en ændring af i forhold til dagsorden fra de specialespecifikke uddannelsesudvalg. Konkret ønskes det, at alt der omhandler stillinger og høringsbreve vedrørende ændringer fremgår af mailtekst og ikke kun ligger i dagsorden. 8. Information om hoveduddannelseslægers barselsorlov Sundhedsuddannelser indstiller, at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Koncern HR Sundhedsuddannelser har arbejdet på at få orienteringer via Silkeborg Datas lønsystem om barselsorlov for hoveduddannelseslæger i Region Midtjylland. På mødet vil Sundhedsuddannelser orientere om, hvordan løsningen er indrettet og dens konsekvenser for hospitalerne. 9. Deltagelse på kurser under barsel Sundhedsuddannelser indstiller, at retningslinjen tages til efterretning. Kontaktforum 24. maj 2017

11 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 4 Sagsfremstilling Videreuddannelsessekretariatet har lavet en retningslinje for håndtering af situationer, hvor uddannelseslæger ønsker at deltage i kurser, mens de er på barsel. Uddannelseslægen skal aftale deltagelse med den afdeling, uddannelseslægen ville have været på, hvis vedkommende ikke havde været på barsel. Såfremt afdelingen accepterer kursusdeltagelsen, laver Videreuddannelsessekretariatet en tillægsaftale for at sikre, at uddannelseslægen er omfattet af arbejdsskadeforsikringsloven. Bilag Retningslinje Deltagelse på kurser under barsel 10. Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) Sundhedsuddannelser indstiller at at orienteringen om status for vejledningssamtaler i RMUK tages til efterretning Kontaktforum aftaler de fremtidige rammer for opgaven med den videre drift af vejledersamtaler i RMUK Sagsfremstilling Nye muligheder i RMUK Uddannelseskoordinerende overlæge Gitte Eriksen fra AUH orienterer om de nyudviklede muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK. Formålet har været at tilpasse systemet bedre til lægers vejledersamtaler med henblik på at understøttende det hurtigt voksen antal brugere i Region Midtjylland. AUH har ligeledes udarbejdet opdaterede vejledninger, der afspejler ændringerne i systemet. De kan findes her. Der er siden sidste møde i Kontaktforum sket flere større ændringer i systemet: Udvikling af send knap, så man kan sende tidligere uddannelsesplaner eller handlingsplaner til ny vejleder eller ny MUS ansvarlig, eller gemme på USB stik Mulighed for at anvende formatering af tekst i skemaerne Udvikling af nyt tekstfelt i handlingsplanerne, som UAO'en kan skrive egne notater i UAO'en skal kunne godkende en handlingsplan. Uanset om den er godkendt af vejleder forinden Kontaktforum 24. maj 2017

12 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 5 Mulighed for at registrere fratrædelsesdatoer på uddannelsessøgende, således at der kan sendes en reminder til denne 30 dage før fratrædelsesdatoen, for at sikre at uddannelsesplaner bliver godkendt Ændring af menustruktur i systemet afhængigt af hvem der er logget ind. Menustruktur til MUS samtale, og menustruktur til vejledningssamtaler Ifølge tal fra BI bruges systemet i stigende omfang til vejledersamtaler på hospitalerne i Region Midtjylland: I 2015 blev der registreret afholdt i alt 304 individuelle uddannelsesplaner i RMUK I 2016 blev der registreret afholdt i alt 1002 individuelle uddannelsesplaner i RMUK I 2017 er der foreløbigt registreret i alt 423 individuelle uddannelsesplaner i RMUK (skal opdateres) Videre drift af RMUK Gruppen der ser nærmere på lægers vejledersamtaler i RMUK vurderer, at opgaven snart vil være klar til at overgå fra udvikling til drift. Der er derfor behov for at et eller flere hospitaler i fællesskab påtager sig ansvaret for at drive den fremadrettede drift, support og udvikling af lægers vejledersamtaler i RMUK. Koncern HR, Sundhedsuddannelser vil på baggrund af vurderinger af konkrete henvendelser fortsat kunne bidrage til finansiering af udvikling i systemet. Hvis det ikke er muligt finde en aftale for den videre drift og support, vil systemet køre videre i den nuværende form. Gruppen har samtidig beskrevet enkelte yderligere hensigtsmæssige tiltag i systemet. Koncern HR, Sundhedsuddannelser vil finansiere denne udvikling under forudsætning af, at der laves en aftale for den videre drift. 11. håndtering af HR-sager for uddannelseslæger ansat i praksis (almen eller speciallæge-) Sundhedsuddannelser indstiller, at kontaktforum tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Koncern HR, Sundhedsuddannelser er i fællesskab med HR i Hospitalsenheden Vest (HE Vest) og på Aarhus Universitetshospital (AUH) i færd med at undersøge muligheden for at alle uddannelsessøgende læger, som er ansat i (speciallæge-)praksis (herefter "praksis"), benytter appen MinLøn til at registrere fravær. Kontaktforum 24. maj 2017

13 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 6 På møde i HR- og Personalechefkredsen den 23. januar 2017 blev det slået fast, at personalesager for uddannelsessøgende læger ansat i praksis, håndteres af Koncern HR, Stab. På samme møde blev det fastlagt at Koncern HR, Sundhedsuddannelser og Koncern HR, Stab skal udarbejde en beskrivelse af håndteringen af denne opgave. Janni Hedegaard og Lasse Plougstrup Hansen tilbød at HR-afdelingerne fra henholdsvis HE Vest og AUH vil være behjælpelige med dette. Den største udfordring i forhold til opgaven forudses at være at sikre en korrekt indberetning af fraværet for lægerne ansat i praksis. Koncern HR, Sundhedsuddannelser har forhørt sig hos HE Vest, som for nylig har taget appen MinLøn i brug, til indberetning af fravær under ansættelsen i praksis, for læger i den kliniske basisuddannelse. HE Vest har indtil videre gode erfaringer med systemet, og Koncern HR, Sundhedsuddannelser har derfor spurgt i HR-afdelingen på AUH, om man kunne forestille sig at appen bliver udrullet til hele regionen. Man er, på AUH, pt i gang med at undersøge systemet og hvilke arbejdsopgaver det vil medføre at indføre appen, og der er derfor endnu ikke sendt et svar til Koncern HR, Sundhedsuddannelser. Uanset svaret fra AUH er den første og største udfordring at finde ud af, hvordan det bedst muligt sikres at alt fravær indberettes korrekt, for lægerne ansat i praksis. Den næste udfordring vil være at sikre at oplysningerne om fravær sendes til Koncern HR, Stab. Selve håndteringen af personalesagen forventes ikke at byde på problemer. 12. Nyt fra enhederne 13. Nyt fra Region Nordjylland 14. Nyt fra Sundhedsuddannelser og CESU 15. Eventuelt 16. Deltagere Kontaktforum 24. maj 2017

14 Punkt 1, Bilag 1: Kontaktforum dagsorden 7 Berit Bjerre Handberg, kontorchef Koncern HR, Sundhedsuddannelser og sekretariatschef Videreuddannelsessekretariatet (mødeleder) Gitte Eriksen, UKO, AUH Vibeke Ersbak, UKO, HE Vest Franz von Jessen, UKO, HE Midt Marianne Kleis Møller, UKO, HE Horsens Søren Prins PKL Almen medicin Charlotte Paltved, kontorchef Koncern HR, MidtSim Kirsten Jacobsen, HR, AUH Ann Meldgaard Nielsen, HR, RH Randers Charlotte Buus Hansen, HR, Psykiatri og Social Tove Watson, HR, HE Vest Marie Kjær Sørensen, HR, HE Horsens Dorte Trærup Knude, HR, HE Midt Jens Peter Nielsen, UKO, HE Midt Peter Ramsing, PKL, BU-Psykiatri Bente Malling, Ledende lektor Bo Løfgren, YL, RH Randers Karl Jöhnk, YL, HE Midt Gitta Anna Madsen, YL, Aarhus Universitetshospital Christian Bjerre Høyer, FTR, YL Anita Ulvsgaard Sørensen, UKO, RH Randers Charlotte Green, UKO, AUH (forbehold) Berit Skjødeberg Toftegaard, UKO, HE Horsens Erik Roj Larsen, Psykiatrien Lisbeth Pederesen, Specialkonsulent RN (observatør) Dan Fanøe Nielsson, Specialkonsulent RN (observatør) Thomas Madsen Birk, Sundhedsuddannelser Rikke Bundgaard, Sundhedsuddannelser Kasper Bjerregaard, Sundhedsuddannelser (ref) Kontaktforum 24. maj 2017

15 Punkt 2: Eventuel opfølgning på referatet fra sidst Eventuel opfølgning på referatet fra sidst Det godkendte referat er vedlagt som bilag 3

16 Bilag til Punkt 2: Eventuel opfølgning på referatet fra sidst Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober

17 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Region Midtjylland Koncern HR, Stab 15. november 2016 /CHRIKN Referat fra møde i Kontaktforum 12. oktober 2016 kl. 12:30 i Konferencerum Stuen, Olof Palmes Alle 15, Regionshuset Aarhus, Aarhus Kontaktforum 12. oktober 2016

18 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Indholdsfortegnelse Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af dagsorden 1 2 Eventuel opfølgning på referatet fra sidst 1 3 Orientering om besatte KBU-forløb andet halvår 2016 (Berit) 2 4 Indledende drøftelse ifm. ny målbeskrivelse for KBU (Berit) 3 5 Uhensigtsmæssige uddannelsesforløb ved overgangen fra Universitetet til KBU (Berit) 5 6 Orientering om RRH forskningsprojekt om KBU-vejledning (Anita) min 7 7 Opslag af introduktionsstillinger på sundhedsjobs.dk (Thomas MB) 8 8 Opfølgning på aftale vedr. evaluer.dk (Thomas MB) 8 9 HR-tilknytning for uddannelseslæger i speciallægepraksis (Rikke) 9 10 Orientering om indberetning af i- og h-forløb (Berit) Orientering om opgørelse af antal ansatte speciallæger og væksten heri (Berit) Nye muligheder i RMUK på dagsordnen (Gitte og Marianne) Nyt fra enhederne Nyt fra Region Nordjylland 15 Kontaktforum 12. oktober 2016

19 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Indholdsfortegnelse 15 Nyt fra Sundhedsuddannelser og CESU Eventuelt Møder i Deltagere 17 Kontaktforum 12. oktober 2016

20 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Godkendelse af dagsorden Beslutning Dagsordenen blev godkendt. Bilag Dagsorden Kontaktforum d. 12 oktober Eventuel opfølgning på referatet fra sidst Sagsfremstilling Som opfølgning på punkt 6 fra sidste referat har Sundhedsuddannelser undersøgt det nærmere og der kan gives adgang til planlægningsværktøjet i evaluer.dk uden at der også gives adgang til selve evalueringerne. Der er dermed ikke noget problem i for eksempel at give planlæggere, introduktionsansvarlige o lign. adgang til systemet. Hvis en anden end UAO skal have adgang er det afdelingsledelsen(eller en sekretær på vegne af) som skal anmode Sundhedsuddannelser om adgang til den pågældende. Sundhedsuddannelser vil samtidigt gerne bede jer om, at være opmærksomhed på, at vi også gerne vil informeres hvis vedkommende ikke længere skal have adgang. Det er den pågældende afdelingsledelses ansvar at sikre, at det kun er de rette personer der har adgang. Sundhedsuddanneler har nu undersøgt sagen vedr. deltagelse af kurser under barsel. Udbetaling Danmark skal acceptere afbrydelsen af en barsel, hvis de gør det vil det være okay. Den uddannelsessøgende læge skal aftale kursusdeltagelse med afdelingen, hvorefter afdelingen/ enhedens HR-afdelingen skal søge udbetaling Danmark om refusion, da den uddannelsessøgende læge skal være "på arbejde" under kurser ellers dækker forsikringen ikke. Hvis Udbetaling Danmark acceptere dette, skal Sundhedsuddannelser/VUS lave en opdateret ansættelses- og uddannelsesaftale, hvoraf det fremgår at den uddannelsessøgende læge er "på arbejd/ansat" mens denne er på kurset, hvilket er afgørende for, hvorvidt de er dækket at forsikringen. Beslutning Kontaktforum 12. oktober 2016

21 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Der blev givet en opfølgning på referatet ud fra sagsfremstillingen. Det blev pointeret at det umiddelbart er afdelingsledelses ansvar at sikre Sundhedsuddannelser bliver orienteret hvis en HR-medarbejder/planlægger/sekretær eller lignende har fået adgang til evaluer.dk og den pågældende ikke længere skal have denne adgang, for eksempel som følge af skifte af arbejdsplads. Det blev samtidigt nævnt at Sundhedsuddannelser overvejer at lave en liste med hvem der har adgang en gang om året, og sende til regionenes driftsområder for på den måde at holde styr på, hvem der har adgang til systemet. Bilag referat---kontaktforum-den Orientering om besatte KBU-forløb andet halvår 2016 (Berit) Sundhedsuddannelser indstiller, at kontaktforum tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Hermed orienteres der om antal KBU-læger ansat i de seneste runder. Bemærk at 1. halvår henviser til hvad der tidligere var benævnt sommer, mens at 2. halvår henviser til det tidligere vinter. Runden 1. halvår dækker de KBU-læger der har ansættelsesstart enten 1. februar eller 1. maj, mens at runden 2. halvår dækker de KBU-læger har ansættelsesstart enten 1. august eller 1. november. Runde Nationalt** VUR Nord* RM* RN* 1. halvår halvår halvår halvår halvår halvår halvår halvår Kontaktforum 12. oktober 2016

22 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober * Antal tilmeldte til KBU ** Faktisk antal besatte forløb Nedenfor kan Sundhedsuddannelsers estimater for antal kommende KBU-læger i Region Midtjylland læses. Disse estimater er udarbejdet på baggrund af Sundhedsstyrelsens prognose ifm. den overordnede lægeprognose, frigivet tidligere på året. År 1. halvår RM 2. halvår RM Total RM Beslutning Berit Bjerre Handberg orienterede om det i sagsfremstillingen beskrevne. Sundhedsstyrelsens prognose viser, at antallet af KBU læger ligger nogenlunde stationært inden for den nærmeste fremtid. Det blev samtidigt nævnt, at der kan være udsving mellem første og andet halvår, da medicinstuderende fra Aalborg Universitet har dimittender en gang om året, modsat de andre universiteter som har dimittender to gange om året. 4. Indledende drøftelse ifm. ny målbeskrivelse for KBU (Berit) Sundhedsuddannelser indstiller, at Kontaktforum drøfter processen for håndtering af ny målbeskrivelse for KBU. Sagsfremstilling Sundhedsstyrelsen forventes snarligt at udmelde ny målbeskrivelse for KBU. Seneste afrapporteringsrapport fra arbejdsgruppen der er nedsat til at revidere målbeskrivelsen er vedlagt (se bilag 1). Der ønskes derfor en indledende drøftelse i Kontaktforum ift. hvordan processen skal være for håndtering af den nye målbeskrivelse. Videreuddannelsessekretariatets gældende retningslinje om sammensætning af KBU-forløb er vedlagt (se bilag 2). Beslutning Kontaktforum 12. oktober 2016

23 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Berit Bjerre Handberg orienterede om den nye målbeskrivelse for den Kliniske basisuddannelse. Da regionen mangler en PKL i KBU vil UKOerne have en vigtig tovholder funktion i forbindelse med implementeringen af den nye måleskrivelse. Rammesætningen er umiddelbart fastholdt med to gange seks måneders ansættelser, hvoraf 80 % af forløbene skal have 6 mdr. i praksis. Derudover giver den nye målbeskrivelsen videre rammer i forhold til decentral bestemmelse. Dette skal drøftes på DRRLV hvor også retningslinjer for tilrettelæggelsen KBU, som tidligere er godkendt i DRRLV skal drøftes. Med den nye målbeskrivelse er det i princippet blevet muligt, at den uddannelsessøgende læge starter i praksis frem for på en hospitalsafdeling. I forhold til de uhensigtsmæssige uddannelsesforløb(se pkt. 5 for yderligere) enhederne oplever under KBUen blev det forslået at læger med særlige vilkår kunne få lov til, at have de første 6 mdr. i praksis. Før man vælger at arbejde videre med dette vil det være relevante at se på hvor mange der er tale om, samt hvordan disse fordeler sig. Note efter referatet har været til kommentering: Det er ikke muligt at lade KBU lægerne starte i praksis, da der i bekendtgørelsen om kliniks basisuddannelse står: " 2. Den kliniske basisuddannelse omfatter en 12-måneders reservelægeansættelse fordelt med seks måneder i to specialer. Hvis uddannelsen omfatter 12 måneders ansættelse på sygehuse skal det regionale råd for lægers videreuddannelse sikre, at flest mulige specialer inddrages ved sammensætningen af uddannelsesforløb. Stk. 2. Den første ansættelse skal finde sted på et sygehus, mens den anden ansættelse kan finde sted på sygehus eller hos en alment praktiserende læge, der er godkendt som praksistutor af de regionale råd for lægers videreuddannelse." Det blev samtidigt drøftet om man havde tal der underbyggede hvorvidt ansættelser inden for et givent speciale under KBUen gavner specialets rekruttering. Sundhedsuddanneler har set lidt nærmere på psykiatrien men med relativt unge tal har tallene ikke kunne hverken bekræfte eller afkræfte hvorvidt KBU ansættelse i et givent speciale har indflydelse på specialets rekrutterings muligheder. Der blev givet en opfordring til mødet deltagere om, at skrive til Sundhedsuddannelser hvis der er noget særligt i forbindelse med den nye målbeskrivelse i KBU som der ønskes taget op. Alle KBU uddannelsesprogrammer i hele regionen skal laves om, derfor vurdere det fornuftigt at UKOerne står som tovholdere indenfor deres egne enheder. I forbindelse med sammensætningen af de nye forløb vil det være relevant at PKL i Almen medicin, PKL i Psykiatri, samt andre relevante PKLer og UKOerne mødes, i forbindelse med planlægningen af hvor og hvordan hvilke kompetencer skal opnås. Tovholderopgaven ligge ved UKOerne. Imens Sundhedsuddannelser/VUS gerne bidrager med det som de kan. Det bliver vurderet hensigtsmæssigt at mødes relativt hurtigt. VUS vil stå for at indkalde til et møde indenfor de næste par måneder. Målbeskrivelsen og uddannelsesprogrammerne skal være klar til KBU start andet halvår Kontaktforum 12. oktober 2016

24 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Det blev drøftet om man i RM skulle sætte ekstra minimumskompetencer/krav til målbeskrivelsen for at sikrer yderligere minimums kompetencer end det der allerede er beskrevet i målbeskrivelsen. Det vurderes ikke sandsynligt at DRRLV vil fastsætte yderligere krav til målbeskrivelsen. Bilag Afrapporteringsrapport godkendte-retningslinje-for-tilrettelaggelse-af-kbu Revision af målbeskrivelsen for den kliniske basisuddannelse 5. Uhensigtsmæssige uddannelsesforløb ved overgangen fra Universitetet til KBU (Berit) Sagsfremstilling På sidste møde fortalte de fra AUH følgende "AUH har samtidigt oplevet flere uhensigtsmæssige uddannelsesforløb blandt KBUerne den svære overgang fra universitetet til arbejdslivet. AUH skal mødes med Aarhus Universitetet med henblik på, at drøfte hvad der kan gøres for at de unge KBUer bliver klædt bedre på i forhold til at skulle starte på en hospitalsafdeling. Berit Bjerre Handberg fortalte, at der allerede er nogle ledelsesfora, hvor netop dette bliver drøftet. Det blev samtidigt aftalt, at dette skal drøftes på næste kommende møde, med henblik på at afklare om der eventuelt er nogle fællestræk i de sager der opleves på regionens hospitalsenheder. "(Udklip fra sidste mødes referat) Med udgangspunkt i ovenstående ønskes der en drøftelse. Beslutning Undersøgelse i VUR Nord viser, at antallet af uhensigtsmæssige uddannelsesforløb ligger mellem 5-10 %. Sundhedsuddanneler er blevet involveret i indførslen af et obligatorisk ledelsesspor under medicinstudiet, hvilket blandt andet skal bidrage til den medicinstuderendes organisationsforståelse mm. Samtidigt arbejder der på at forbedre klinikophold for ved disse tiltag minimerer de udfordringer som den uddannelsessøgende læge møder i den klinisk basisuddannelse. Gitte Eriksen fortalte at hun ved en simpel visning i evaluer.dk kunne observere at regionens introduktionslæger føler de får en væsentligt bedre introduktion til afdelingerne end regionens kliniske basislæger gør (se gruppe 1 vedr. introduktion i nedenstående). Kontaktforum 12. oktober 2016

25 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Det blev efterfølgende drøftet hvad man gjorde for at hjælpe de nye læger med deres basis uddannelse. De følgende initiativer blev nævnt under drøftelsen. Månedlig erfa-gruppe med Ledende overlæge og UAO på akutafdelingen Mulighed for, at nye KBU læger kan få en samtale med en afgående KBU læge, med henblik på at lære tips og tricks. Det er vigtigt at initiativer er meget praksisnære, med UAO fra afdeling og de tidligere(kbu) læger på afdelingerne. UKOen sidder umiddelbart for langt væk. Der arbejder på, at give en mentor(fra specialer man er interesseret i) som man mødes med et par gange om måneden og hvor man får lov at følge denne mentor indenfor arbejdsopgaverne i det givne speciale. Månedlige møder hvor man diskutere tilværelsen som KBU læge, med en uvildig person og har introduktions programmer. Hanne Storm fra Diagnostisk Center, Silkeborg ved HE Midt holdte blandt andet et oplæg om dette ved sidste møde i Kontaktforum den 11. april Kontaktforum 12. oktober 2016

26 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Ved læger med særlige hensyn er det vigtigt at afdelingerne bliver orienteret. På nuværende tidspunkt er det basislægens ansvar at informere afdelingen. Kan det gøres anderledes? 6. Orientering om RRH forskningsprojekt om KBU-vejledning (Anita) min Sagsfremstilling Anita vil gerne præsentere forskningsprojektet om KBU- vejledning. Da man skal have fat i alle hospitalsansatte KBU-læger i RM. Derfor har projektet også brug for hjælp og opbakning fra alle UKO'er og HR-afdelinger. Beslutning Anita Ulvsgaard Sørensen (AUS) fortalte, at hun sammen med Bente Malling og Marianne Kleis Møller har startet et forskningsprojekt vedr. den formaliseret vejledning for KBU læger. De ønsker at undersøge om den formaliserede vejledning, der gives, lever op til bekendtgørelser og vejledninger indenfor området, og om vejledningen har en effekt i forhold til at udvikle kliniske færdigheder. Man ønsker at undersøge alle KBU læger, som pr 1.marts 2017 er ansat i første halvår af KBU i RM. Man vil anvende et spørgeskema til at udpege ydergrupperne, dem som vurderer at de har et stort udbytte af vejledningen hhv dem, som vurderer at de har et meget lavt udbytte af vejledingen. Efterfølgende vil man kontakte personerne i ydergrupperne og bede om adgang til kontaktoplysninger for hovedvejleder og vejledningsdokumenter for efterfølgende at arrangere observationer den pågældende hovedvejleder og KBU-læges næste samtale. AUS har bragt dette op i Kontaktforum af tre årsager. 1) Man vil gerne have at alle enhederne acceptere at man foretager undersøgelsen 2) Man vil gerne have hjælp til at lave lister over lægerne i basisuddannelsen med deres regionsmails. 3) AUS vil gerne have at UKO sender en orienteringsmail ud til UAOerne når tid er, med henblik på at også UAOerne kan bede KBU lægerne besvare henvendelserne. Der er umiddelbart opbakning fra alle UKOer og HR-afdelinger. Sundhedsuddannelser undersøger om vi kan sammenkøre oversigter fra basislæge.dk med BSK for at lave den efterspurgte liste, så ikke alle HR-afdelinger skal involveres. Afslutningsvis blev de mange muligheder i forskningsprojektet drøftet. Kontaktforum 12. oktober 2016

27 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Opslag af introduktionsstillinger på sundhedsjobs.dk (Thomas MB) Sagsfremstilling På sidste møde i Kontaktforum( ) blev det fortalt at man fremadrettede vil kunne opgøre antallet af opslåede introduktionsstillinger og HR afdelingerne som følger heraf skulle være opmærksom på at indskrive ESK-numre samt antallet af stillinger når de lavede et opslag på en introduktionsstilling. Der vil her gives en status på systemet. Beslutning Sundhedsuddannelser fortalte ved sidste møde i Kontaktforum, at HR ved fremtidige opslag af i-stillinger skulle skrive ESK nr. og antal opslåede stillinger ind. Region Syddanmark som står for optællingssystemet har efterfølgende fundet ud af, at de politiske regioner anvender forskellige rekrutteringssystemer og derfor er det for nuværende ikke nødvendigt at skrive ESK nr. og opslåede stillinger ind i systemet, da systemet alligevel ikke kan tælle det sammen. 8. Opfølgning på aftale vedr. evaluer.dk (Thomas MB) Sagsfremstilling Der er tale om et opfølgningspunkt fra seneste møde i Kontaktforum vedrørende optimering af processerne for tillægsaftaler fra Videreuddannelsessekretariatet (VUS) i forbindelse med hoveduddannelseslægers barsel. Formålet er dels at forbedre bemandingsoverblikket for afdelingerne i Evaluer.dk og dels bedre orientering af alle berørte HRafdelinger i forbindelse med disse barsler. På seneste møde i Kontaktforum blev der godkendt en fast praksis for, hvordan informationerne omkring hoveduddannelseslægers barsler skulle deles mellem HR-afdelingerne og Videreuddannelsessekretariatet (se vedlagte). På baggrund af dette ønskes der en drøftelse af hvordan HR-afdelingerne i RM vurderer det går med at få sendt tingene? Har det givet problemer? Og oplever man hurtigere at modtage tillægsaftaler? I Region Nordjylland er der blevet implementeret en it-baseret løsning, hvor lønsystemet håndterer orienteringen VUS per mail. Det er ikke muligt at kopiere løsningen fra Region Nordjylland 1:1 til Region Midtjylland på grund af flere årsager som forskellige rammer for at modificere lønsystemet, decentrale lønfunktioner og anden brug af tjenestekoder. Kontaktforum 12. oktober 2016

28 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober VUS er i gang med at undersøge andre mulige løsninger bl.a. i dialog med Silkeborg Data, der leverer regionens lønsystem. Beslutning Thomas Birk Madsen orienterede omkring det i sagsfremstillingen beskrevne. Det blev drøftet og det vurderes ikke umiddelbart, at der er et problem. Der blev spurgt om Sundhedsuddannelser ville kvittere ved modtagelsen af barselsblanketter, dette ser Sundhedsuddanneler nærmere på. Samlet set er vi fortrøstningsfulde i forhold til, at denne løsning ender med at forbedre evaluer.dk mm. meget. Bilag Aftaler fra sidste møde 9. HR-tilknytning for uddannelseslæger i speciallægepraksis (Rikke) Sundhedsuddannelser indstiller, at at Kontaktforum drøfter den vedhæftede oversigt over, hvilke HR-afdelinger der håndterer personalesager for uddannelsessøgende læger i almen og speciallægepraksis enhedernes HR-repræsentanter fortæller, hvordan indberetning vedrørende uddannelseslæger i praksis, håndteres på den enkelte enhed Sagsfremstilling Der ansættes årligt 18 uddannelsessøgende læger i hoveduddannelse i specialerne Oto-, Rhino-, Laryngologi, Oftalmologi og Dermato-venerologi, som alle skal gennemføre 6 mdrs ansættelse i en speciallægepraksis, i løbet af uddannelsen. Disse læger ansættes i praksis, men lønudgiften til uddannelseslægerne afholdes af den region, tutorpraksis er tilknyttet, jf Standardaftale for tutorlæger Derudover ansættes der årligt omkring 100 klinisk basisuddannelseslæger hvoraf cirka 80 skal gennemføre 6 mdrs i almen praksis, ligesom der ansættes cirka 70 læger i introduktionsstilling og cirka 56 læger i hoveduddannelsesstilling i speciallægeuddannelsen i Kontaktforum 12. oktober 2016

29 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Almen medicin, som samlet set gennemfører omkring 135 årsværk i almen praksis. Disse læger er dels ansat i Region Midtjylland, dels i den enkelte praksis, med lønudbetaling fra en af hospitalsenhederne. På møde i HR-/Personalechefkredsen den 20. maj 2016 blev det besluttet, at de forskellige enheder håndterer personalesager (sygefravær, adfærd mv.) for Yngre Læger under uddannelsen, når de er i enheden, og at Koncern HR er HR-funktion for Yngre Læger, mens de er i (speciallæge)praksis. Det blev fremhævet, at Koncern HR er afhængig af indberetninger fra enhederne for at kunne foretage opfølgning vedr. sygefravær i privat praksis. På baggrund af en konkret sag har Sundhedsuddannelser udarbejdet en oversigt over ansættelser i praksis under speciallægeuddannelsen, med angivelse af ansættelsesforhold, lønudbetalende enhed og HR-afdeling med ansvar for håndtering af personalesager (vedhæftet). Derudover orienterer Sundhedsuddannelser om nye tiltag der skal sikre at alle relevante myndigheder fremadrettet får de nødvendige oplysninger om sygefravær hos uddannelseslæger i praksis. Beslutning Rikke Bundgaard orienterede om det i sagsfremstillingen beskrevne. Det opleves som et problem, at HR i mange tilfælde ikke modtager oplysninger fra praksis omkring eks. fravær. Udover det juridiske/administrative er det vigtigt med en fokus på, hvem der tager hånd om sagerne i forhold til det uddannelsesmæssige. Efter en drøftelse kom foraets medlemmer frem til, at den bedste løsning ville være hvis den enhed, der betaler løn også har ansvaret for det juridiske, imens man vil kunne få hjælp fra Koncern HR, Stab ved svære sager og man vil have en UKO tæt på for at sikrer det uddannelsesmæssige. I sådanne sager er det vigtigt at den lokale arbejdsgiver(praksis) bliver inddraget i forbindelse med løsninger. APPen "min løn" kan muligvis bruges i forbindelse med registrering af fravær for de uddannelsessøgende læger i praksis. Det blev aftalt at man til HR cheferne forslår, at lønudbetalende HR enheden også står for personalesager, da man også her kan have indflydelse på det uddannelsesmæssige. Det vurderes mest hensigtsmæssigt at finde løsninger lokalt. Det kan i den forbindelse være fornuftigt, at se på volumen for den enkelte enhed. Det kan være vigtigt med et brev til praksis hvori det beskrives hvilke opgaver der ligger hos praksis og hvilke der ligger hos HR enheden. Bilag YL ansat i praksis løn og HR Kontaktforum 12. oktober 2016

30 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Orientering om indberetning af i- og h-forløb (Berit) Sundhedsuddannelser indstiller, at Kontaktforum tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Videreuddannelsesregion Nord har indberettet besættelse af i- og h-forløb 1. halvår 2016 til Sundhedsstyrelsen. Der var 50 ubesatte hoveduddannelsesforløb (fordelt på 15 specialer) ud af 183 opslåede forløb, hvilket svarer til 27,3 % ubesatte. 11 af disse forløb er genopslag, der modsvares af vakante forløb i specialet. Tager man højde for dette, er der 39 ubesatte (fordelt på 14 specialer) ud af 172 opslåede forløb, svarende til 22,7 % ubesatte. Beslutning Berit Bjerre Handberg orienterede omkring det vedlagte. Den meddelelse som DRRLV gerne vil have videreformidlet er, at VUR Nord har en del ubesatte hoveduddannelsesforløb, hvilket vil sige at der nemt kan findes plads til folk der har overskredet 5-års fristen. Bilag Indberetning i og h Nord 11. Orientering om opgørelse af antal ansatte speciallæger og væksten heri (Berit) Sundhedsuddannelser indstiller, at Kontaktforum tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Sundhedsuddannelser har opgjort fordelingen af speciallæger på tværs af hospitaler og afdelinger, jf. de to bilag. Kontaktforum 12. oktober 2016

31 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Region Midtjylland har en målsætning om, at væksten i antal ansatte speciallæger maksimalt må svare til den forventede årlige vækstrate, der forventes i Sundhedsstyrelsens seneste lægeprognose aktuelt 1,6 %. Sundhedsuddannelser monitorerer derfor årligt stigningen i antal ansatte speciallæger i Region Midtjylland. Det vedhæftede notat viser desuden også et forsigtigt bud på det fremtidige antal speciallæger i Region Midtjylland. Beslutning Berit Bjerre Handberg orienterede omkring det vedlagte. Bilag Baggrundsnotat 2016 Bilag til baggrundsnotat 2016 data på afdelingsniveau 12. Nye muligheder i RMUK på dagsordnen (Gitte og Marianne) Sagsfremstilling Der er allerede sket en række forbedringer i systemet som er kommet igennem det overordnede RMUK. I gruppen som ser nærmere på lægersvejledersamtaler i RMUK, har man fået set på ønsker, lavet en prioriteret liste og indhentet tilbud fra systemejeren ift. at få videreudvikler systemet. Sundhedsuddanneler har investeret i et klippekort fra systemejeren svarende til 100 timers udvikling af systemet. Der vil under dagsordens punktet blive givet en status og orientering om den videre proces. - Vedlagt er referatet fra sidste møde i gruppen sammen med en liste over de ting som gruppen anbefaler bestilles inden for den nærmeste fremtid. Beslutning Der har været afholdt to møder i gruppen hvor denne har set på ønsker og lavet en prioriteringsliste og indhentet tilbud. Sundhedsuddanneler har købt et klippekort til 100 timers forbedringsarbejde og på den baggrund har gruppen omkring lægedelen af RMUK forslået en række forbedringer inden for lægedelen, som ønskes afklaret i Kontaktforum. Der var ikke kommentarer til den prioriterede liste og derfor arbejdes der videre med denne. Kontaktforum 12. oktober 2016

32 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Der er allerede kommet en række opdateringer til systemet, som det fremgår af det vedlagte referat. Disse er lavet til den oprindelige RMUK med forbedre også lægedelen. Systemet er fortsat kun i Region Midtjylland. Randers Regionshospital og Psykiatrien i RM er de eneste driftsområder som ikke anvender systemet på nuværende tidspunkt. Bilag Liste med punkter til bestilling ifm lægedelen af RMUK Referat fra møde vedr lægersvejledersamtaler i RMUK Nyt fra enhederne Beslutning HE Vest KBU læger, dage i andre afdelinger for at opleve andre specialer. Hvilket er en proces der startede før årsskiftet, med at give KBU lægerne mulighed for at komme rundt og prøve at være på andre afdelinger end de akutte og medicinske afdelinger. Det forgår ved at man sammen med en tilknyttet mentor er på afdelingen 1-2 dage om måneden. Enheden ønsker at give lægerne mulighed for at træffe et mere velorienteret karrierevalg. For enhedens skyld, gøres det blandt andet også i rekrutterings øjemed. Enheden forventer at samle op på ordningen, med spørgeskemaundersøgelser og efterfølgende opsamling, for at se hvilken indflydelse det har på lægernes fremtidige karriereveje. Der arbejdes på at starte et UKYL-møde op, som skal være et forum hvor UKYLerne kan sparre internt. Psykiatrien Branding og rekrutterings enheden har fået en ny hjemmeside der henvender sig til uddannelsessøgende læge og sygeplejersker med videre. Psykiatrien i RM er også kommet på Facebook og Twitter. Internt i psykiatrien drøfter man fortsat UKO funktionen, og om man skal have en, men det er endnu uafklaret. Enheden arbejder på, at der kan afholdes 3-timers møder indenfor psykiatrien. En opmærksomhed omkring at der fra de andre enheder allerede er udarbejdet en masse materiale som man gerne vil dele. HE Horsens Der er opslået en kombinationsstilling mellem UKO rollen og ansættelse i et andet speciale. Kontaktforum 12. oktober 2016

33 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Enheden forsøger at holde forskellige initiativer igang, for at fastholde fokus på uddannelsen imens man afventer en ny UKO. HE Midt Enheden har fået ny lægeligchef i Michael Braüner Schmidt. Der er kommet lidt ro på i forhold til de udfordringer der har været på Urologisk afdeling, men der mangler fortsat lidt. Enheden har planlagt et 3- timers møder i januar. KBU lægerne har nogle fokuserede dage, hvor de kan gå ud og opleve andre specialer/afdelinger end der hvor de er normalt. Aarhus Universitetshospital Enheden får pr ny UKO i Mariane Kleiss Møller. Enheden har haft fokus på tidligere evalueringerne/feedback fra KBU lægerne, hvilket man kan måle har givet en effekt ved at de nye KBU læger giver en mere positiv evaluering. Hver tirsdag er der simulationstræning, der er skabt et tværgående mødefora på tværs og det vurderes, at akutafdelingen er ved at være en uddannelsesafdeling. Der er etableret fora med UAOer på kirurgiske afdelinger med henblik på at forbedrer uddannelsen. Det samme har man gjort med UAOerne på de intern medicinske afdelinger. Enheden har afholdt 3-timers workshop for UKYLer, hvor der var rigtigt stor opbakning. ERFA gruppen for UKYLer som de selv står for, uafhængigt af lægelig videreuddannelse. Der arbejdes på en aktivitetsdag. Der arbejder på en afrapportering fra sidste 3-timers møde, hvilken estimeres at være klar i starten af Omstrukturere på AUH pr , Lægelig videreuddannelse er en del af Kvalitetsafdelingen hvor lang række afdelinger bliver samlet. Derfor vil der ikke længere være brug for en HR chef, da HR opgaverne fremadrettet vil ligge inde under kvalitetsafdelingen og dermed under kvalitetschefen. Der er stadig pladser på vejlederkurser. Datoer for UAO kurser kommer snart, men der er næsten fyldt op på forhånd som følge af ventelisten. Praksis Der opleves et rekrutterings problemer med uddannelsesstillingerne i Vest. Kontaktforum 12. oktober 2016

34 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Randers Regionshospital Det nye læringscenter er taget i brug og der er påbegyndt en række aktiviteter. Der er planlagt 3 timers møde i januar med titlen; hvordan kan vores nye læringscenter anvendes i den lægelige uddannelse. Med henblik på, at få de uddannelsessøgende til at tage initiativer til, hvad man kan/skal lære i det nye læringscenter. Der er sendt spørgeskemaer ud til de ledende overlæger, UAOer og UKYLer i forhold til hvordan de oplever det går med den lægelige uddannelse. Denne ide udspringer fra et organisationsudviklingsprojekt(safari). Spørgeskemaet læner sig op af den nye spørgeramme fra evaluer.dk for at kunne sammenligne hvordan de uddannelsessøgende læger og afdelingernes uddannelsesteams oplever uddannelsen. Indtil videre er der en svarprocent på ca. 63. procent. Svarprocenten nåede op på 84%. MidSim 2016 har været et overgangsår, fra at være SkejSim til, at blive en del af Koncern HR. fra påbegyndes en konsoliderings fase. Ved næste møde i Kontaktforum vil Charlotte Paltved gerne fortælle om det første år og perspektiver i forhold til fremtiden. 14. Nyt fra Region Nordjylland Beslutning Der var ingen fra Region Nordjylland, derfor udgik punktet. 15. Nyt fra Sundhedsuddannelser og CESU Sagsfremstilling A) VUS arbejder i øjeblikket på at finde en løsning med særlige ESK numre til udenlandske læger i evalueringsansættelser(kbu-lignendeforløb), Thomas MB og Rikke vil på mødet fortælle om hvilke overvejelser VUS har gjort sig og hvad status er. B) Sundhedsstyrelsen har udsendt pjesen "Ansættelse af sundhedsfagligt personale - Gode råd og præciseringer", denne er sammen med en beskrivelse af pjesen vedlagt til orientering. Beslutning Kontaktforum 12. oktober 2016

35 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober A) Man arbejder på at kunne skelne mellem normale KBU forløb og læger i KBU lignende evalueringsansættelser, det gør man for kunne holde styr på hvor mange af disse evaluerings ansættelser man har og hvor de har været placeret. De nye numre kommer til at have løbenr. fra 50. Selve processen bliver aftalt i et andet mødefora, men der ligges op til at numrene fortsat indskrives lokalt men at numrene oprettes og sendes fra Sundhedsuddannelser. B) Pjecen er vedlagt til orientering Bilag Orientering fra SST vedr ny pjese Ansættelse af sundhedsfagligt personale Pjece_ 16. Eventuelt Beslutning Berit Bjerre Handberg fortalte, at Sundhedsuddannelser meget gerne vil modtage dagsordener/referater fra lokale videreuddannelsesråd. Hvis enhederne har lyst til at informere/sende dem til Sundhedsuddanneler modtages de derfor gerne. Hvis enhederne ikke ønsker at videreformidle disse står det også enhederne frit for. Sundhedsuddanneler modtager allerede fra HE Vest da de selv deltager. Hvis andre enheder ønsker repræsentation fra Sundhedsuddannelser vil det også kunne lade sig gøre. 17. Møder i 2017 Sagsfremstilling Koncern HR, Sundhedsuddannelser forslår følgende dato for næste års møder i Kontaktforum. Møde 1: Møde 2: Møde 3: Hvis der ikke er kommentarer til datoerne vil mødedeltagerne efterfølgende modtage mødeindkaldelser for de tre møder. Kontaktforum 12. oktober 2016

36 Punkt 2, Bilag 1: Referat fra møde i Kontaktforum 12 oktober Beslutning Ingen af de forslåede mødedatoer kan anvendes. 18. Deltagere Beslutning Deltagere: Berit Bjerre Handberg, kontorchef Koncern HR, Sundhedsuddannelser og sekretariatschef Videreuddannelsessekretariatet (mødeleder) Gitte Eriksen, UKO, AUH Vibeke Ersbak, UKO, HE Vest Anita Ulvsgaard Sørensen, UKO, RH Randers Franz von Jessen, UKO, HE Midt Marianne Kleis Møller, UKO, HE Horsens Joachim Frølund Hansen, PKL, Almen medicin Charlotte Paltved, kontorchef Koncern HR, MidtSim Kirsten Jacobsen, HR, AUH Ann Meldgaard Nielsen, HR, RH Randers Charlotte Buus Hansen, HR, Psykiatri og Social Tove Watson, HR, HE Vest Marie Kjær Sørensen, HR, HE Horsens Dorte Trærup Knude, HR, HE Midt Thomas Madsen Birk, Sundhedsuddannelser Rikke Bundgaard, Sundhedsuddannelser Christoffer Mühlendorph Knudsen, Sundhedsuddannelser (ref.) Ikke til stede: Jens Peter Nielsen, UKO, HE Midt Peter Ramsing, PKL, BU-Psykiatri Bente Malling, Ledende lektor Bo Løfgren, YL, RH Randers Karl Jöhnk, YL, HE Midt Gitta Anna Madsen, YL, Aarhus Universitetshospital Andreas Aalkjær Danielsen, YL, Psykiatri Katja Dettmann, YL, HE Vest Dan Fanøe Nielsson, Specialkonsulent RN (observatør) Kontaktforum 12. oktober 2016

37 Punkt 3: Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Charlotte Paltved vil på mødet gennemgå organisering og hovedopgaver for fællesfunktionen for simulation i Region Midtjylland. Endvidere vil resultater opnået i 2016 blive belyst og perspektiveret fremadrettet. Overgangsår 2016 Fællesfunktionens hovedopgaver er at fremme kvaliteten af simulationsbaserede aktiviteter og bidrage til optimal resurseanvendelse i forhold til simulation i Region Midtjylland. MidtSim skal bidrage til at skabe et overblik over aktiviteterne og identificere fokusområder i tæt samarbejde med Region Midtjyllands hospitalsenheder og der igennem opnå en hensigtsmæssig samordning og koordination. Opnåede resultater i 2016 der peger ind i 2017 Strategi og strategiske indsatsområder Aktivitet Systematisk og struktureret undersøgelse af simulationsbaserede aktiviteter på regionens hospitalsenheder Faculty development: Uddannelse af simulatorinstruktører Forskning og udvikling Referat: CP gav en præsentation af MidtSim (slides vedlægges) Præsentationen rejste bl.a. følgende diskussionsemner: Hvad er effekten af en uddannelsesindsats? Hvordan og i forhold til hvad vurderes kursernes effekt Hvornår i et uddannelsesforløb er simulationsaktivitet bedst placeret? Udlignes effekten af simulationstræning over tid i det samlede uddannelsesforløb? Udbyttet af heldagskurser er typisk mindre end ved halvdagskurser Kan eksperter anvende simulationstræning eller er det primært for novice? Kan simulationstræning bidrage til recertificering? Vigtigheden af transfer BESLUTNING Kontaktforum tog orienteringen til efterretning 5

38 Bilag til Punkt 3: Status og nyt fra MidtSim (Charlotte Paltved) Kontaktforum _1 6

39 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden Kontaktforum d. 24. maj 2017 Charlotte Paltved Kontorchef 1 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

40 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 STATUS FOR MIDTSIM 2 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

41 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Aktivitetsopgørelse 2015 og 2016 Kursusdage Ekstern Aktivitet 3 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

42 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Styregruppe Netværksforum 4 Strategi Strategiske indsatsområder Regional standard for in situ simulation på udvalgte områder Nationalt og regionalt samarbejde vedr. teknisk simulation Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

43 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Styregruppe Strategiske Nationalt Strategi & Netværksforum Regional regionalt for in indsatsområder standard samarbejde vedr.på situ simulation teknisk simulation udvalgte områder Implementering af Status og procedurer, for for at nå Behovsanalyse in 3 samlinger i i2016 Region Hovedstadens Situ simulation tilbud Regioni 2017 Midtjylland Nationale Needs Assessments 5 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

44 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Strategi Mission Vision Værdier Bidrage Dialog til et højt fagligt niveau og forskningsbaseret tilgang Dialog Bidragemellem til øgetaktører patientsikkerhed indenfor simulation Bidrager til videndeling og formidling af forskningsresultater Arbejde for øget patientsikkerhed og patientoplevet kvalitet Fremme simulationsbaserede uddannelsesaktiviteter Stræbe efter at sundhedsprofessionelle får mulighed for at træne via Dygtighed Baserer For sundhedsprofessionelle prioritering på et velfunderet på præ- og ogpostgraduat forskningsbaseret niveau grundlag simulation før de behandler patienter Bidrager til professionalisering Dristighed Stimulerer til nytænkning og idéudvikling Bidrager til strategisk koordinering og rådgivning for at sikre hensigtsmæssig samordning 6 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

45 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Strategiske indsatsområder Teknisk simulation In situ simulation & faculty development Interprofessionel teamtræning i klinisk praksis Fokus på at styrke lokale kræfter og ildsjæle bl.a. gennem kontaktpersonsordning Særlig opmærksomhed på indflytning Forskning inden for simulation Igangværende forsknings- og udviklingsprojekter i MidtSim Fremtidige perspektiver åbner fra national multicenter forskning Lokalt simulationscenter for AUH og AU 7 Nationalt samarbejde i regi af DSMU Igangværende behovsanalyse i 26 specialer Vokser op fra de faglige miljøer Involverer uddannelsessystemet i RM Dialog og samarbejde Samarbejdsaftale Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

46 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Skal sundhedsprofessionelle blive ved med at øve sig på patienterne? På patientens præmisser Jeg oplever et hurtigere behandlingsforløb med færre gener og smerter. Simulationsbaseret træning er et alternativ til træning i klinikken, der kan udbredes Behandlingen er mere skånsom og jeg ved, at der sker færre allerede i morgen. fejl, fordi lægen er trænet. Jeg Teknisk simulation kan forbedre er også mere tryg ved hele patientsikkerhed og behandlingen patienttilfredshed samt understøtte den nye kvalitetsdagsorden. Tilmed Samfundet er der en positiv økonomisk effekt. Færre fejl og infektioner Hurtigere operationsforløb og dermed højere produktivitet Hurtigere rehabilitering Reducerede omkostninger til reparation af udstyr Flere overlevende og færre sengedage 8 Hospitalet 7:1 afkast på træning målt i reduktion af infektioner kr. besparelse pr. patientforløb ved operationer for lungekræft 84% reduktion i reparationsudgifter til kikkertudstyr 17% færre dødsfald ved kikkertkirurgi frem for åben lungekirurgi Dokumenteret effekt Der er dokumenteret effekt for en række procedurer, fx: Behandling af grå stær Kikkertundersøgelser af lunger og tarme Anlæggelse af centralt venekateter Lungekræftkirurgi Referencer: Cohen ER et al. Cost savings from reduced catheter-related bloodstream infection after simulation-based education for residents in a medical intensive care unit. Simul Healthc 2010; 5: Lunn W et al. Reducing maintenance and repair costs in an interventional pulmonology program. Chest 2005 Stather DR et al. Trainee impact on procedural complications: an analysis of 967 consecutive flexible bronchoscopy procedures in an interventional pulmonology practice. Respiration 2011 Hansen et al. Is long term overall mortality after lobectomy for lung cancer affected by the approach? Interactive cardiac & thoracic surgery Kilde: Region Hovedstaden CAMES Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

47 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Gevinster ved teknisk simulation 9 Reference: Cook et al. Technology-enhanced simulation for health professions education: A systematic review and meta-analysis. JAMA 2011; 306: Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

48 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 En case fra ICU Formål At undersøge, hvor meget omkostninger til kateterrelaterede blodinfektioner blev reduceret efter et simulationsbaseret træningsforløb for uddannelsessøgende læger ansat på intensiv afdelinger i anlæggelse af centralt venekateter. Resultater Den gennemsnitlige infektionsrate før træning var 4,2% (11 ud af 239 patienter) Infektionsraten blev reduceret til 0,42% efter træning (1 ud af 238) Besparelsen blev opgjort til at være $ sv.t. hhv. 137 indlæggelsesdage og 120 dage på intensiv Prisen for den simulationsbaserede træning blev opgjort til $ Besparelsen var over $ , hvilket giver et afkast på 7:1 i forhold til investeringen Hvilket vil sige en besparelse på kr Beregningsgrundlag Intensivafdelingen har 69 læger under uddannelse Studiet sammenligner omkostningerne et år før indførelsen af simulationsbaseret træning med det efterfølgende år. Reference: Cohen ER, Feinglass J, Barsuk JH, et al. Cost savings from reduced catheter related bloodstream infection after simulation-based education for residents in a medical intensive care unit. Simul Healthc 2010; 5: Kilde: Region Hovedstaden CAMES 10 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

49 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Teknisk simulation Ledelsessystemet -program Uddannelses Region Midtjylland beskrivelse Mål- Styregruppen systemet Uddannelses- 11 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

50 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 National arbejdsgruppe vedr. teknisk simulation Dansk Selskab for Medicinsk Uddannelse: Involverer simulationscentrene i Danmark Formål: Videndeling og erfaringsudveksle Prioritere og implementere tekniske procedurer Forskning: General needs assessment, validering af træningsprogrammer, multicenterstudier 12 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

51 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Nationalt samarbejde vedr. teknisk simulation Resultat Forår 2016 Efterår 2017 Forår 2017 Efterår 2018 Forår 13 Lungesygdomme Karkirurgi Urologi Radiologi Gynækologi og obstetrik Ortopædkirurgi Oto-rhino-laryngologi Pædiatri Kardiologi Oftalmologi Kirurgi Thoraxkirurgi Almen medicin Reumatologi Anæstesiologi Færdig publikation Færdig publikation Submitted I gang I gang I gang I gang Region Midtjylland Region Midtjylland Submitted Region Midtjylland Planlægning pågår Planlægning pågår Planlægning pågår Planlægning pågår Neurologi Neurokirurgi Onkologi Dermato-venerologi Plastikkirurgi Planlægning pågår Endokrinologi Gastroenterologi og hepatologi Geriatri Hæmatologi Infektionsmedicin Nefrologi Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

52 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Teknisk simulation i Region Midtjylland PKL UKO bindeled til UAO-UKYLengagerede klinikere på tværs i VURN Teknisk Simulation 14 PKL UAO UKO UKYL Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

53 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Teknisk simulation i Region Midtjylland Eksempel på procedurer og projekter: Koloskopi og simulation Samarbejde med Hospitalsenhederne Vest og Horsens Multicenterforskning Needs assessment i kirurgi med Region Midtjylland i førertrøjen 15 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

54 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 In situ simulation og faculty development: Uddannelsesprogrammer i MidtSim Status og resultater In situ simulation Sundhedsfaglig SimulationsFacilitator Simulatorinstruktøruddannelse Sygehus Lillebælt 16 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

55 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Kan in situ simulation forbedre patientsikkerhedskulturen i Fælles Akutmodtagelser i Region Midtjylland? Status og resultater 17 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

56 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Kan systematisk in situ simulation i akutafdelinger forbedre patientsikkerhedskulturen? Bidrager til meningsfuldhed og læring Udfordret af travlhed og patient flow i akutafdelingen Holdninger til patientsikkerhedskulturen udvikler sig over tid Paltved et al. Designing in situ simulation in the emergency department: Evaluating safety attitudes amongst physicians and nurses. Advances in simulation 2017

57 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Netværksforum for simulation Status og resultater Formål: Bidrage til koordinering, implementering og erfaringsudveksling i Region Midtjylland Nøgleperson der har fokus på simulationsbaseret læring Uddannelseskoordinerende overlæge MS 19 Koncern HR MidtSim Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

58 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Status for in situ simulation & behovsanalyse Resultat Formål med behovsanalyse besøg på enhederne Etablering Udarbejdelse afsimulationsbaserede spørgeskema og At afdække, beskrive og analysere få viden af om kontaktpersonsordning for interviewguide til simulationsbaserede aktiviteter i in situ aktiviteter enhederne fokusgruppeinterviews Region EtablereMidtjylland samarbejde og netværk På baggrund af dialogerne opstod Afvikles maj 2017 på til alle At udarbejde udkast enenheder regional blandt nøglepersoner og behov forinden afdækning standard for deaf udvalgte simulatorinstruktører simulationsbaserede aktiviteter for simulationsbaserede områder Initiere dialog på tværs og udbrede inden for udvalgte områder i Region aktiviteter i Region Midtjylland kendskabet til MidtSim/ Midtjylland: At udarbejde udkast til strategi for fællesfunktionen simulation HLR, Fællesi Region Akut, pædiatri, Midtjylland anæstesi og sikre fødsler 20 MidtSim Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

59 Punkt 3, Bilag 1: Kontaktforum _1 Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden Palle Juul-Jensens Boulevard 82 DK-8200 Aarhus N Koncern HR MidtSim Træning i Virkeligheden

60 Punkt 4: Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte Eriksen) Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte Eriksen) SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at det drøftes hvorvidt enhederne finder skrivelserne om tillægsaftaler fra VUS til enhedernes funktionspostkasser anvendelige og om den nuværende praksis for dette skal korrigeres. Sagsfremstilling Videreuddannelses sekretariatet(vus) sender ved oprettelsen af tillægsaftaler en besked herom til enhedernes funktionspostkasser. Se vedlagte eksempel på en typisk skrivelse. Da afdelingerne burde kunne se et opdateret billede af hvilke læger, der kommer i evaluer.dk, og HR bliver orienteret om nye aftaler af andre veje, oplever AUH at disse mails snarer har karakter af spam. Derfor ønskes det drøftet om dette er en generel betragtning og om den nuværende praksis skal ændres således, at VUS stopper med at sende disse mails til enhederne. Referat Hospitalsenhederne i Region Midtjylland oplever generelt et stort pres på hovedpostkasserne. I forhold til tillægsaftaler er afdelingerne orienteret på anden måde og de nødvendige informationer er tilgængelige i evaluer.dk. De fleste hospitalsenheder bruger ikke mailen og betragter disse som overflødige. HE Midt bruger mailen men vurderer, at procedurerne kan ændres. BESLUTNING Sundhedsuddannelser afventer en tilbagemelding fra HE Midt. Hvis accept af ændret fremgangsmåde vil proceduren for udsending af mails blive ændret. Enhederne vil blive orienteret i god tid inden ændringen implementeres 7

61 Bilag til Punkt 4: Kan afdelingerne undvære besked via mail ved tillægsaftaler (Gitte Eriksen) eks. på skrivelse 8

62 Punkt 4, Bilag 1: eks. på skrivelse Til afdelingerne Videreuddannelsessekretariatet har modtaget og godkendt ansøgning om erstatningsansættelse for læge xx, xx der er i hoveduddannelse i Intern medicin: Reumatologi. Nuværende forløb: xxxxxxxxxx Det tidligere forløb erstattes af nedenstående pga. barselsorlov Ændret hoveduddannelsesforløb: xxxxxxxxxx Løn- og Personaleafdelingen på hvert ansættelsessted er anmodet om at udarbejde et ansættelsesbrev til den ansatte læge. Ansættelsesbrevet gælder for det pågældende delansættelsesforløb. Med venlig hilsen Kasper Juncher Bjerregaard AC-fuldmægtig Kontakt: Region Midtjylland - Sundhedsuddannelser Skottenborg 26 - DK-8800 Viborg Mailto: KASPBJ@rm.dk Tlf

63 Punkt 5: Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at det drøftes hvad der kan gøres for at sikre deltagelse fra YL på møderne. Sagsfremstilling Der opleves sparsom deltagelse fra YL på Kontaktforums møderne Hvad kan/vil gøre kontaktforum mere relevant for YL, således at de også vil deltage i møderne? Referat Det kan være svært at engagere YL i Kontaktforum. Udfordringerne er flere og kan deles op i følgende underpunkter: Information Der er usikkerhed blandt YL ift formålet Kontaktforum. Informationsindsatsen til YL er ikke stærk nok, og der mangler et fokus på, hvad YL får ud af at deltage. Derudover påpeges det, at der er et problem med informationsflowet. Informationsvejene er ustrukturerede og dermed forsvinder informationskanaler, hvis der er en udskiftning af personer. Ansvaret for udpegning ligger hos den enkelte hospitalsenhed jf. kommissoriet, der vedlægges referatet Mødernes indhold Formålet med Kontaktforum er erfaringsudveksling. Derfor kan ikke alle dagsordenspunkter være interessante for alle, men dagsordenen er åben, så alle også YL opfordres til at komme med relevante og interessante emner. Udfordringer i forhold til driften. Møder vil altid være i prioriteringskonkurrence med den daglige drift, hvilket er et problem, som svært lader sig løse. BESLUTNING Kontaktforum opfordrer til en større bevidsthed fra hospitalsenhederne og dermed UKO'erne omkring udpegning og deltagelse i Kontaktforum 9

64 Bilag til Punkt 5: Deltagelse af YL på møderne (Gitte Eriksen) Kommissorium for Kontaktforum medlemsliste_kontaktforum 10

65 Punkt 5, Bilag 1: Kommissorium for Kontaktforum )* *+!, $&$! *+!$!+!! -.!/0!1,!&21! *3*2,!+!!,! $&$!-.!/0!4 $3/,+!! 52!+!! * +!!1!+ +!!$,!+!! **+ *3!6 3 +$!*!1 /!1! *+!, +!*!3&7,2*!* $!,!3!!2,!+!!!,!!!,1, 2!,2!1 3!2,!+!!42!7!&7 1!&8$+!&*3 & *, 3!9 3*** 1$+!01 2!!, 10&:!+* $!,!2&!++!! *+ $ * + &: ;+ * *+ 2*6 :$**+!$!+!!8*!* *+ 9 +!!!!,28,!9,!$&$! 0 : &2*4-*!&7$, $&$!1 0 : &2*+!!3!2*$, $&$!1!!,!+!! 4,$&$!,+!&!!!+!!!!,2<5 -,!/!*+!$!+!! &2*-=!/0! -&289*!&!+!*.>? 8@*.!:?!!9! """! # $!%&' %&'! ((!

66 Punkt 5, Bilag 1: Kommissorium for Kontaktforum 5!* / -&2*A$+?,1A &!, 3,*$,!";+ 3!7 3!!+ (.3!!+!!*7!,,,* 3!!+!/!* +!! +*! 3!2&7"""!! 7*2 *&+ 1$+!, *+!!,&+ "#$ B!!**1,& *! 3! B!!*!! ( &28,6+!$!+!!9 >,!! * 2C! +* 3!! =0*8,6+!$!+!!.>?9 *+!$!+!!1-.!/0!!+!!.>? ( -!+!!7! =-7!*52!+!! +!$!0 A! =0*$&$!8,6 3!!* $!9 =0*-=!/0!8,6!*- =!/0!9 >,+ # =2 3! -** 3!+!!!* 3! *!! +!$!+!!!**+!! -*!!$***!,&7 """! >!!!*&72 3! *+ *+ **+,* * +!$!+!!-.!/0!!

67 Punkt 5, Bilag 2: medlemsliste_kontaktforum Navn/titel Kommentar First Agenda2 Bente Malling, Ledende lektor x Marianne Kleis Møller, UKO, AUH x Gitte Eriksen, UKO, AUH x Gitta Anna Madsen, YL, AUH x Kirsten Jacobsen, HR, AUH x Anita Ulvsgaard Sørensen, UKO, RH Randers x Bo Løfgren, YL, RH Randers x Ann Meldgaard Nielsen, HR, RH Randers x Jens Peter Nielsen, UKO, HE Midt x Franz von Jessen, UKO, HE Midt x Karl Jöhnk, YL, HE Midt x Dorte Trærup Knude, HR, HE Midt x Inge Marie Møller Erstattet af Berit Toftegaard som UKO for Horsens x Marie Kjær Sørensen, HR, HE Horsens x Vibeke Ersbak, UKO, HE Vest x Tove Watson, HR, HE Vest x Peter Ramsing, PKL, BU-Psykiatri x Andreas Aalkjær Danielsen, YL, Psykiatri Erstattet af Christian Høyer x Charlotte Buus Hansen, HR, Psykiatri og Social x Joachim Frølund Hansen, PKL, Almen medicin Suppleret af Søren Prins, PKL Almen medicin x Charlotte Paltved, kontorchef Koncern HR, MidtSim x RN Lisbet Pedersen Specialkonsulent RN (observatør) Charlotte Green UKO AUH x Erik Roj Larsen, Psykiatrien x Berit Skjødeberg Toftegaard, UKO, HE Horsens x Christian Bjerre Høyer, FTR YL x Søren Prins, PKL Almen Medicin x Dan Fanøe Nilsson Specialkonsulent RN (observatør) x

68 Punkt 6: KBU-forløb for udenlandske studerende KBU-forløb for udenlandske studerende SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at punktet drøftes Sagsfremstilling På AUH oplever man mange henvendelser fra udenlandske studerende (primært fra Sverige og Tyskland), der ønsker KBU -ophold på AUH. Dette betyder, at relevante ledende overlæger ofte forstyrres med forespørgsler om muligheden for at honorere ønskerne. Rikke Bundgaard orienterer om, hvordan VUS håndterer henvendelser fra udenlandske studerende i dag. Fra AUH's side ønsker man en diskussion af om de oplevede udfordringer er generelle og en diskussion af en mulig Regional løsning/hjemmeside/opslagstavle, hvor interesserede afdelinger og udenlandske studerende kan finde hinanden. Referat Sundhedsuddannelser orienterede om, at henvendelser fra udenlandske studerende i øjeblikket håndteres via et netværk, hvor alle hospitalsenheder er repræsenteret. Der findes således en struktur, men viden om denne er ikke udbredt. Der blev opfordret til, at Sundhedsuddannelser udarbejder en klar retningsangivende beskrivelse, som lægges på Sundhedsuddannelser hjemmesiden. En beskrivelse af den eksisterende struktur vedlægges referatet. BESLUTNING Sundhedsuddannelser udarbejder beskrivelse og lægger denne på hjemmesiden 11

69 Bilag til Punkt 6: KBU-forløb for udenlandske studerende Kontaktpersongruppe vedr internationale 12

70 Punkt 6, Bilag 1: Kontaktpersongruppe vedr internationale Der findes i Videreuddannelsesregion Nord en "Kontaktpersongruppe vedrørende rekruttering af udenlandsk arbejdskraft" bestående af en HR-medarbejder fra hver hospitalsenhed i regionen, samt Regionshospitalet Randers og Psykiatrien. Derudover inviteres en HRmedarbejder fra region Nordjylland til møderne. Ved møderne sidder Jakob Olesen, sekretariatschef i Koncern HR, Stab for bordenden. Anders Kristian Kristensen (ligeledes fra Koncern HR, Stab) sekretariatsbetjener og Rikke Bundgaard fra Sundhedsuddannelser deltager med fokus på uddannelse og autorisation. Pr hedder hospitalernes repræsentanter: Randers Århus universitetshospital Horsens HE Midt Hospitalsenheden Vest Regionspsykiatrien Region Nordjylland ann.m.nielsen@randers.rm.dk bertil.krogh@rm.dk Marie.Soerensen@horsens.rm.dk marie.printz@midt.rm.dk meksyde.reshidi@vest.rm.dk charlotte.stensig@ps.rm.dk lisbet.p@rn.dk (Lisbet Pedersen) Kontaktpersongruppen afholder cirka 4 møder om året hvor forskellige problemstillinger drøftes, og der udarbejdes fælles regionale retningslinjer for håndtering af henvendelser fra udenlandsk uddannet sundhedspersonale. På Region Midtjyllands hjemmeside findes følgende information, under "Sundhedsuddannelser": - og under "Koncern HR": Sundhedsuddannelser har derudover udarbejdet en retningslinje for håndtering af forespørgsler om evalueringsansættelser (KBU-lignende forløb for læger fra 3. verdens-lande) som ligger i e-dok: 45F247&level=FHR&dbpath=/edok/editor/FSTBHR.nsf/&windowwidth=1100&windowheight=60 0&windowtitle=S%F8g Via forsiden af videreuddannelsen-nord.dk kan man læse følgende om udenlandske læger:

71 Punkt 7: Dagsordensindhold i mailtekst Dagsordensindhold i mailtekst SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at punktet drøftes Sagsfremstilling AUH har for nyligt haft et tilfælde (Neurokirurgi) hvor der først blev opdaget et forslag til lægefaglig indstilling ved gennemlæsning af dagsorden og bilag. På den baggrund ønsker AUH, at der sker en ændring af i forhold til dagsorden fra de specialespecifikke uddannelsesudvalg. Konkret ønskes det, at alt der omhandler stillinger og høringsbreve vedrørende ændringer fremgår af mailtekst og ikke kun ligger i dagsorden. Referat VUS anerkender, at der kan være et behov for at trække essensen ud og lade den fremgå af mailteksten. Specielt, når der er tale om stillingsfordelingssdiskussioner har alle et ønske om ikke at komme på bagkant. VUS er opmærksomme på problemstillingen og vil bestræbe sig på at inkludere relevant information i mailteksterne. Det understreges, at det i den sidste ende er enhedernes eget ansvar at holde sig orienteret. 13

72 Punkt 8: Information om hoveduddannelseslægers barselsorlov Information om hoveduddannelseslægers barselsorlov SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at orienteringen tages til efterretning Sagsfremstilling Koncern HR Sundhedsuddannelser har arbejdet på at få orienteringer via Silkeborg Datas lønsystem om barselsorlov for hoveduddannelseslæger i Region Midtjylland. På mødet vil Sundhedsuddannelser orientere om, hvordan løsningen er indrettet og dens konsekvenser for hospitalerne. Referat Sundhedsuddannelser orienterede om, at der stadig arbejdes på sagen og at der arbejdes hen imod, at der på næste Kontaktforumsmøde kan ske en uddybende orientering. Generelt arbejdes der hen imod brug af færre blanketter. Arbejdet fortsætter og følges op af en orientering på det kommende møde BESLUTNING Orienteringen blev taget til efterretning. 14

73 Punkt 9: Deltagelse på kurser under barsel Deltagelse på kurser under barsel SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at retningslinjen tages til efterretning. Sagsfremstilling Videreuddannelsessekretariatet har lavet en retningslinje for håndtering af situationer, hvor uddannelseslæger ønsker at deltage i kurser, mens de er på barsel. Uddannelseslægen skal aftale deltagelse med den afdeling, uddannelseslægen ville have været på, hvis vedkommende ikke havde været på barsel. Såfremt afdelingen accepterer kursusdeltagelsen, laver Videreuddannelsessekretariatet en tillægsaftale for at sikre, at uddannelseslægen er omfattet af arbejdsskadeforsikringsloven. Referat Det blev fra VUS' side understreget, at retningslinjen skal overholdes ellers er man som medarbejder ikke dækket forsikringsmæssigt. BESLUTNING Retningslinjen og orienteringen blev taget til efterretning 15

74 Bilag til Punkt 9: Deltagelse på kurser under barsel Retningslinje Deltagelse på kurser under barsel 16

75 Punkt 9, Bilag 1: Retningslinje Deltagelse på kurser under barsel Retningslinje: Deltagelse på kurser under barsel. Formål: At beskrive, hvordan Videreuddannelsessekretariatet håndterer situationer, hvor uddannelseslæger ønsker at deltage på kurser, mens de er på barsel. Målgruppe: Ansatte i Videreuddannelsessekretariatet, Videreuddannelsesregion Nord. Definition af begreber Obligatoriske kurser: Generelle og specialspecifikke kurser i den lægelige videreuddannelse som er obligatoriske. Udbetaling Danmark: Myndighed der har ansvar for fx barselsrefusion til arbejdsgiver. Barselsrefusion: Refusion som arbejdsgiver kan søge om for dele af lægens løn, når der udbetales løn til medarbejdere på barsel. Fremgangsmåde Uddannelseslægen skal kontakte den afdeling, uddannelseslægen ville have været ansat på, hvis pågældende ikke havde været på barsel, for at indgå aftale om deltagelse i kursus. Deltagelse på kursus under barsel anses som en midlertidig genoptagelse af arbejdet. Eks. Hvis lægens orlov ser ud som ovenfor og lægen ønsker at deltage på et kursus i dagene svarende til den røde markering skal dette aftales med Lungemedicinsk Afdeling og ikke Kvindesygdomme og Fødsler, som lægen er på før og efter barslen. Afdelingsledelsen beslutter om, de vil lade uddannelseslægen deltage på kurset. Hvis kurset ligger i perioden, hvor uddannelseslægen får løn under barsel kan afdelingen søge Udbetaling Danmark om godkendelse af den midlertidige genoptagelse af arbejdet med henblik på at at modtage refusion i den efterfølgende periode. Uanset om afdelingen får refusion eller ej kan afdelingen vælge at godkende kursusdeltagelsen, men afgørelsen vedr. refusion må forventes at påvirke afdelingens beslutning. Hvis kurset er placeret i perioden, hvor uddannelseslægen alene modtager barselsdagpenge skal uddannelseslægen selv kontakte Udbetaling Danmark for at afmelde barselsdagpenge i den berørte periode. Den midlertidige genoptagelse af

76 Punkt 9, Bilag 1: Retningslinje Deltagelse på kurser under barsel arbejdet skal fortsat aftales med afdelingen. Når der foreligger en aftale mellem afdelingsledelsen og uddannelseslægen, skal uddannelseslægen orientere Videreuddannelsessekretariatet. Videreuddannelsessekretariatet udarbejder herefter en tillægsaftale, hvor der tilføjes en bemærkning om, at uddannelseslægen efter aftale med pågældende afdeling midlertidigt genoptager arbejdet for at deltage på et kursus. Af hensyn til forsikring er det vigtigt, at det fremgår, hvilken afdeling lægen er tilknyttet under deltagelse på kurset. Årsag til tillægsaftalen anføres som "Midlertidig genoptagelse af arbejde under barsel grundet deltagelse på kursus". (Herudover følg retningslinjen for "Ændring af uddannelsesforløb, tillægsaftaler og erstatningsansættelser"). Hvis kursusdeltagelsen får betydning for, hvornår uddannelseslægen endeligt vender tilbage fra barsel tilrettes det resterende uddannelsesforløb i overensstemmelse med retningslinjen for "Ændring af uddannelsesforløb, tillægsaftaler og erstatningsansættelser". Uanset hvilken afdeling uddannelseslægen er tilknyttet og modtager løn fra under kursusdeltagelsen, er det uddannelsestiden på den afdeling, uddannelseslægen vender tilbage til, der tilpasses. Emneord: barsel, generelle kurser, kursus, obligatoriske kurser, obligatorisk, refusion, barselsrefusion, forsikring, arbejdsgiverforsikring, forskring.

77 Punkt 10: Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER at orienteringen om status for vejledningssamtaler i RMUK tages til efterretning at Kontaktforum aftaler de fremtidige rammer for opgaven med den videre drift af vejledersamtaler i RMUK Sagsfremstilling Nye muligheder i RMUK Uddannelseskoordinerende overlæge Gitte Eriksen fra AUH orienterer om de nyudviklede muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK. Formålet har været at tilpasse systemet bedre til lægers vejledersamtaler med henblik på at understøttende det hurtigt voksen antal brugere i Region Midtjylland. AUH har ligeledes udarbejdet opdaterede vejledninger, der afspejler ændringerne i systemet. De kan findes her. Der er siden sidste møde i Kontaktforum sket flere større ændringer i systemet: Udvikling af send knap, så man kan sende tidligere uddannelsesplaner eller handlingsplaner til ny vejleder eller ny MUS ansvarlig, eller gemme på USB stik Mulighed for at anvende formatering af tekst i skemaerne Udvikling af nyt tekstfelt i handlingsplanerne, som UAO'en kan skrive egne notater i UAO'en skal kunne godkende en handlingsplan. Uanset om den er godkendt af vejleder forinden Mulighed for at registrere fratrædelsesdatoer på uddannelsessøgende, således at der kan sendes en reminder til denne 30 dage før fratrædelsesdatoen, for at sikre at uddannelsesplaner bliver godkendt Ændring af menustruktur i systemet afhængigt af hvem der er logget ind. Menustruktur til MUS samtale, og menustruktur til vejledningssamtaler Ifølge tal fra BI bruges systemet i stigende omfang til vejledersamtaler på hospitalerne i Region Midtjylland: I 2015 blev der registreret afholdt i alt 304 individuelle uddannelsesplaner i RMUK I 2016 blev der registreret afholdt i alt 1002 individuelle uddannelsesplaner i RMUK I 2017 er der foreløbigt registreret i alt 423 individuelle uddannelsesplaner i RMUK (skal opdateres) Videre drift af RMUK Gruppen der ser nærmere på lægers vejledersamtaler i RMUK vurderer, at opgaven snart vil være klar til at overgå fra udvikling til drift. Der er derfor behov for at et eller flere hospitaler i fællesskab påtager sig ansvaret for at drive den fremadrettede drift, support og udvikling af lægers vejledersamtaler i RMUK. Koncern HR, Sundhedsuddannelser vil på baggrund af vurderinger af konkrete henvendelser fortsat kunne bidrage til finansiering af udvikling i systemet. Hvis det ikke er muligt finde en aftale for den videre drift og support, vil systemet køre videre i den nuværende form. Gruppen har samtidig beskrevet enkelte yderligere hensigtsmæssige tiltag i systemet. Koncern HR, Sundhedsuddannelser vil finansiere denne udvikling under forudsætning af, at der laves en aftale for den videre drif t. Referat Gitte Eriksen lavede en præsentation af RMUK (slides vedlægges) Herefter havde Kontatktforum en diskussion af den fremtidige drift af RMUK. 17

78 Punkt 10: Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) Det er Koncern HR, der er systemejer ift RMUK. Der er ikke udnævnt en særlig systemejer for lægedelen af RMUK. Der findes en en ErFa gruppe vedr. RMUK der mødes et par gange om året. Det vil give mening at tage lægedelen med i dette forum, så der ikke opstår 2 adskilte spor. AUH har - som det fremgår af indstillingen - lavet en forbedret skriftlig vejledning, der findes på AUH's hjemmeside. Enhederne opfordres til at linke til den. I forbindelse med fortsat udvikling understreges det, at Sundhedsuddannelser ikke har de nødvendige kompetencer til at løfte drifts- og udviklingsopgaven. BESLUTNING Kontaktforum vil gerne bruge den almindelige organisering omkring RMUK og sikre at viden er til stede ved at udvide kredsen af deltagere. Sundhedsuddannelser indkalder til møde med Jens Ingwersen fra Koncern HR, Gitte Eriksen og Rasmus Bech Hvid AUH, hvor det diskuteres hvordan arbejdet med RMUK fremadrettet skal organiseres. Der orienteres på næste møde i Kontaktforum. 18

79 Bilag til Punkt 10: Nye muligheder for lægers vejledersamtaler implementeret i RMUK (Gitte og Marianne) RMUK oplæg kontaktforum 24 maj

80 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 RMUK Region Midtjylland den lægelig videreuddannelse Ide & udvikling/pilot Udrulning & drift AUH AUH/Horsens/VestMidt???

81 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Hovedproblemer og ønsker januar 2016 nu løst Nomenklatur strukturen i menu ændres Jubiii Korrekturfunktion Ikke mulig skal angives i parentes nu er muligt at ændre skrifttype, farve, fremhævet m.m. Reminder funktion 4 uger før ansættelsesstop 2 ledere Større afdelinger begge UAOér adgang til alle YL Obs. skal gives adgang via systemadministrator på hospitalet UAO kan godkende uden hovedvejleder har godkendt Mindsker sårbarhed ved sygdom, skift af HV mm Obs må ikke blive en default!

82 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 RMUK opdateringer YL har adgang til RMUK på tværs af Region Midtjylland Så længe man i løn/ansat i regionen YL kan skifte hovedvejleder undervejs Kan give ny HV tilladelse til referater fra tidligere YL har en send knap i RMUK Kan eksportere filer/downloade PDF filer Tekstfelt til UAO Mulighed for feedback Reminder sendes 30 dage før fratrædelse = slutsamtalen Obs ikke adgang for UAO efter ophør af ansættelsen = ikke muligt at godkende slutsamtalen post festum!

83 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017

84 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Rå data trods nomenklatur 2016 Rå data Justerede data Introsamtale Justeringssamtale Slutsamtale mulige evalueringer via evaluer.dk 77 % har introsamtale korrekt oprettet i RMUK 40 afdelinger/enheder er i gang (enkelte 1!)

85 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Godkendelsesproceduren 367 introsamtaler i Antal % godkendt Godkendt af YL ,8% Godkendt af HV % Godkendt af UAO ,7% Godkendt af alle ,7% Ca 53% af alle korrekt oprettede introsamtaler er godkendt af alle 3 aktører der er plads til forbedring. Størst gap mellem YL og HV, når HV har godkendt er langt de fleste herefter godkendt (94 % 222/237

86 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Obs brug for ren brugerflade Individuelle uddannelsesplaner

87 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 RMUK vejledersamtale gruppen - ønsker januar 2017 Notater som UAO skriver i UAO feltet skal sendes til YL og hoved vejleder Tryk på godkend eller ikke godkend = mail sendes til YL og vejleder med info fra UAO tekst feltet også selvom feltet er tom! Rykker til YL efter 14 dage, hvis vejledersamtale ikke er godkendt Rykker til hovedvejleder en uge efter YL har godkendt UAO kan se alle vejledersamtaler inkl. samtaler afholdt på tidligere afdeling i RM Er ændres akut UAO kan kun se vejledersamtaler som YL har afholdt på nuværende afdeling Søge funktion på vejleder Når man kan begynde at skrive navnet på vejleder i søgefeltet, så sker der afgræsning med det samme, uden at man først skal trykke på søg

88 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Afholdte vejledersamtaler i 2016 træk 24. maj kun fortsat ansatte Obs i alt 88 Obs i alt 114 Obs i alt 1002 Obs i alt 694 Afholdte vejledersamtaler i 2017 frem til 31. maj 2017 Estimat 1150 Estimat 1620

89 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Ansvar for drift, support og udvikling? Modeller Et hospital? Flere hospitaler i fællesskab? Obs ikke muligt at systemet kører videre i den nuværende form Hvem hjælper fx Psykiatrien i gang? Koncern HR, Sundhedsuddannelser rolle ved vurderinger af konkrete henvendelser fortsat kunne bidrage til finansiering af udvikling i systemet hvis drifts aftale indgås kan nye tiltag igangsættes

90 Punkt 10, Bilag 1: RMUK oplæg kontaktforum 24 maj 2017 Hovedproblemer 1 Integration med Outlook Ændres en aftale i Outlook ændres den ikke samtidig i RMUK Skal også ændres i RMUK YL ansvar Introsamtale bookes i RMUK inden ansættelsen Ikke mulig

91 Punkt 11: håndtering af HR-sager for uddannelseslæger ansat i praksis (almen eller speciallæge-) håndtering af HR-sager for uddannelseslæger ansat i praksis (almen eller speciallæge -) SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at kontaktforum tager orienteringen til efterretning Sagsfremstilling Koncern HR, Sundhedsuddannelser er i fællesskab med HR i Hospitalsenheden Vest (HE Vest) og på Aarhus Universitetshospital (AUH) i færd med at undersøge muligheden for at alle uddannelsessøgende læger, som er ansat i (speciallæge-)praksis (herefter "praksis"), benytter appen MinLøn til at registrere fravær. På møde i HR- og Personalechefkredsen den 23. januar 2017 blev det slået fast, at personalesager for uddannelsessøgende læger ansat i praksis, håndteres af Koncern HR, Stab. På samme møde blev det fastlagt at Koncern HR, Sundhedsuddannelser og Koncern HR, Stab skal udarbejde en beskrivelse af håndteringen af denne opgave. Janni Hedegaard og Lasse Plougstrup Hansen tilbød at HR-afdelingerne fra henholdsvis HE Vest og AUH vil være behjælpelige med dette. Den største udfordring i forhold til opgaven forudses at være at sikre en korrekt indberetning af fraværet for lægerne ansat i praksis. Koncern HR, Sundhedsuddannelser har forhørt sig hos HE Vest, som for nylig har taget appen MinLøn i brug, til indberetning af fravær under ansættelsen i praksis, for læger i den kliniske basisuddannelse. HE Vest har indtil videre gode erfaringer med systemet, og Koncern HR, Sundhedsuddannelser har derfor spurgt i HR-afdelingen på AUH, om man kunne forestille sig at appen bliver udrullet til hele regionen. Man er, på AUH, pt i gang med at undersøge systemet og hvilke arbejdsopgaver det vil medføre at indføre appen, og der er derfor endnu ikke sendt et svar til Koncern HR, Sundhedsuddannelser. Uanset svaret fra AUH er den første og største udfordring at finde ud af, hvordan det bedst muligt sikres at alt fravær indberettes korrekt, for lægerne ansat i praksis. Den næste udfordring vil være at sikre at oplysningerne om fravær sendes til Koncern HR, Stab. Selve håndteringen af personalesagen forventes ikke at byde på problemer. Referat Koncern HR håndterer HR-delen af alle fraværssager. Den største udfordring i forbindelse med fravær er at få det indberettet fra afdelingen eller lægen. HE Vest har kørt pilotforløb med app til at indmelde fravær i praksis. Vest har gode erfaringer med forsøget, der afløser blanketterne og det er en vej man arbejder videre med. Fra Almen Medicin blev der gjort opmærksom på, at som systemet er nu, er det kun uddannelseslægen, der får informationen. De uddannelsesgivende tutorlæger bliver ikke nødvendigvis orienteret og involverettutorlægens vigtighed og rolle blev understreget, men samtidig blev der gjort opmærksom på, at hvis tutorlægerne skal udføre opgaven, så kræver det, at de er informeret om vigtigheden. BESLUTNING Kontaktforum tog orienteringen til efterretning og der vil blive fulgt op på næste møde i kontaktforum. 20

92 Punkt 12: Orientering om besatte KBU-forløb andet halvår 2017 Orientering om besatte KBU-forløb andet halvår 2017 SUNDHEDSUDDANNELSER INDSTILLER, at Kontaktforum tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Hermed orienteres der om antal KBU-læger ansat i de seneste runder. Runden 1. halvår dækker de KBU-læger der har ansættelsesstart enten 1. februar eller 1. maj, mens at runden 2. halvår dækker de KBU-læger har ansættelsesstart enten 1. august eller 1. november. Nedenfor kan Sundhedsuddannelsers estimater for antal kommende KBU-læger i Region Midtjylland læses. Disse estimater er udarbejdet på baggrund af Sundhedsstyrelsens prognose ifm. den overordnede lægeprognose fra BESLUTNING Kontaktforum tog orienteringen til efterretning 21