WHISTLEBLOWER-ORDNINGER I DEN OFFENTLIGE SEKTOR

Transkript

1 WHISTLEBLOWER-ORDNINGER I DEN OFFENTLIGE SEKTOR Ved partner Mette Klingsten, advokat Marie Albæk Jacobsen og advokatfuldmægtig Tue Trier Bing Hvad er whistleblowing? Hvad er en whistleblower-ordning? 2 1

2 HVORFOR ANVENDES WHISTLEBLOWER-ORDNINGER I DET PRIVATE? Corporate Governance retningslinjer 2011 Sarbanes-Oxley Act Corporate Social Responsibility 3 HVOR LANGT ER DEN OFFENTLIGE SEKTOR? ER DER ET BEHOV? MEDDELERET YTRINGSFRIHED TAVSHEDSPLIGT 4 2

3 UNDERSØGELSE FTF 2010 Andel FTF'ere, der har kendskab til de områder, som de ifølge loven må udtale sig om til offentligheden (procent). 5 UNDERSØGELSE DJØF

4 Straffeloven Ledelsesretten Persondataloven Ytringsfrihed EMRK Kollektive aftaler Regler om høring og information af ansatte Whistleblowerordning Forvaltningsloven Forvaltningsretlige grundsætninger Offentlighedsloven 7 DE JURIDISKE UDFORDRINGER Kan ledelsen indføre en whistleblower-ordning uden samtykke fra medarbejderne? Skal medarbejderne høres? Er der forvaltningsretlige regler til hinder for indførelse af whistleblower-ordningen? Hvad er reglerne for behandling af personoplysninger? Kan en anmelder være anonym? Mv. 8 4

5 ETABLERING AF ORDNINGEN LEDELSESRETTEN Grundprincip i dansk arbejdsliv er arbejdsgiverens ledelsesret Ledelsesbeføjelserne samler sig særligt om følgende: Ansættelse af medarbejdere Afskedigelse af medarbejdere Fastsættelse af direktiver for arbejdets udførelse Arbejdstidens placering Udstedelse af ordensregler Indførelse af kontrolforanstaltninger 10 5

6 LOV OM HØRING OG INFORMATION AF LØNMODTAGERE Finder anvendelse hvis virksomheden har 35+ ansatte Finder ikke anvendelse hvis forpligtelse til information følger af kollektiv overenskomst 1: sikre at lønmodtagerne informeres om spørgsmål af væsentlig betydning for ansættelse 4, nr. 3: Information om virksomhedens beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i ansættelsesforholdene 11 KOLLEKTIVE AFTALER Samarbejdsaftaler/Medaftaler Fx Aftale om tillidsrepræsentanter, samarbejde og samarbejdsudvalg indgået mellem KL og KTO Rammeaftale om medindflydelse og medbestemmelse indgået mellem KL og KTO Aftaler om kontrolforanstaltninger Fx aftale om kontrolforanstaltninger indgået mellem KL og Kommunale tjenestemænd og overenskomstansatte 6 ugers informationsfrist før iværksættelse 12 6

7 INFORMATION TIL DE OMFATTEDE Forudgående information om whistleblower politik til de omfattede personer Hvem kan anmelde? Hvad kan der anmeldes om? Hvad er proceduren? Hvem modtager oplysningerne, hvordan behandles en anmeldelse? Hvad er de registreredes rettigheder, fx ift. anonymitet? Mv. 13 Persondatalovens 5 om god databehandlingsskik DELEGATION PRIVAT AKTØR Hvilke opgaver kan overlades til den eksterne aktør? - Myndighedsudøvelse ctr. faktisk forvaltningsvirksomhed Myndighed Ekstern privat aktør eksempelvis advokatvirksomhed 14 7

8 DELEGATION - MYNDIGHED Hvordan kan whistleblower-ordningen opbygges internt i en myndighed? Koncern HR / Særlig nedsat komité Ledelse Ex styrelse, center mv. Ex styrelse, center mv. Ex styrelse, center mv. Ex styrelse, center mv. 15 PERSONDATALOVEN PDL 5 PDL 6 Almindelige oplysninger PDL 7 Følsomme oplysninger PDL 8 Semifølsomme oplysninger Gælder for alle oplysningstyper Andre oplysninger end (semi)følsomme oplysninger og oplysninger om CPRnumre Fx helbredsforhold Fx strafbare forhold eller visse opsigelsesgrunde God databehandlingsskik Saglige formål og finalité-princippet Proportionalitet Ajourføring/kontrol Sletning/ anonymisering Interesseafvejning falder ud til arbejdsgiverens fordel Retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares Må ikke behandles i en whistleblowerordning ifølge Datatilsynet Retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares Interesseafvejning falder klart ud til arbejdsgiverens fordel 16 8

9 DATABEHANDLINGSAFTALER Mellem dataansvarlig og ekstern indberetningsmodtager Specifikke krav til ordlyd i persondatalovens 42 og sikkerhedsbekendtgørelsens 7 17 SIKKERHED 18 Transmission af følsomme oplysninger over åbne net skal ske krypteret - ingen indberetning til ukrypteret ! Brug i stedet krypterede indberetningssystemer via www, telefon eller brev Interne bestemmelser om sikkerhed, herunder organisatoriske forhold, fysisk sikring og destruktion af oplysninger Forholdsregler for at forhindre uvedkommendes adgang til oplysningerne Kontrollere hvert halve år, at kun medarbejdere, der har et arbejdsmæssigt behov derfor, har adgang til oplysningerne Logning af alle afviste forsøg på adgang til edb-systemet og ved flere på hinanden følgende afviste adgangsforsøg fra samme pc eller brugerid, skal der blokeres for yderligere forsøg 9

10 DATATILSYNET Anmeldelse til Datatilsynet, som afgiver udtalelse inden ordningen må lanceres Offentlige virksomheder, som er etableret på privatretligt grundlag skal desuden have anmeldt personaleadministration og evt. behandling af semifølsomme oplysninger om andre 19 SELVE ANMELDELSEN 10

11 HVEM MÅ ANMELDE OM HVEM? Hvem må anmelde? Ansatte, bestyrelsesmedlemmer (virksomheder), leverandører, advokater og andre med tilknytning til myndigheden Borgere? Hvem må der anmeldes om? Ansatte, bestyrelsesmedlemmer, leverandører, advokater og andre med tilknytning til virksomheden 21 HVAD MÅ DER ANMELDES OM? Alvorlige forseelser der kan få betydning for myndigheden som helhed, eller som kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv eller helbred, fx Alvorlig økonomisk kriminalitet, herunder bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk Miljøforurening Alvorlige brud på arbejdssikkerheden Alvorlige forhold, der retter sig mod en ansat, fx vold eller seksuelle overgreb 22 11

12 HVAD MÅ DER IKKE ANMELDES OM? Mindre alvorlige forseelser, fx Mobning Samarbejdsvanskeligheder Manglende faglige kompentencer Fravær Overtrædelse af retningslinjer for fx påklædning, rygning, alkohol, (mis)brug af e-post, internet og lign. Kan dog i visse tilfælde være alvorlige forseelser, der gerne må indberettes om 23 ANMELDELSEN ER MODTAGET HVAD NU? 12

13 OPLYSNINGSBREV VED ANMELDELSE Hvad er vedkommende anklaget for? Hvem i myndigheden modtager oplysninger derom og rapporterer om efterforskningen? Er det obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare? Oplysningspligt skal som udgangspunkt opfyldes ved indsamlingen af oplysningerne, men kan udskydes, hvis det er nødvendigt af hensyn til efterforskningen - men konkret vurdering for hver oplysning 25 ANSÆTTELSESRETLIGE KONSEKVENSER Kan oplysninger tilvejebragt via whistleblower-systemer anvendes i forbindelse med advarsel, opsigelse eller bortvisning af den medarbejder, der er indberettet om? Passivitet i forhold til de ansættelsesretlige sanktioner (timing i forhold til orientering af den person, der er indberettet om) Krav om partshøring 26 13

14 SLETNING/ANONYMISERING Forhold Slettefrist Indberetning uden for ordningen Oversendelse til arbejdsgivende myndighed og derefter sletning Indberetning viser sig grundløs efter intern undersøgelse Hvis der ikke senest 2 måneder efter endt intern undersøgelse er anmeldt til myndighed/politi eller oversendt oplysninger til datterselskab Videregivelse til myndighed/politiet Disciplinær sanktion/retssag iværksættes eller i øvrigt sagligt at opbevare i personalemappen Straks Straks Straks efter undersøgende offentlige myndigheds/politiets afslutning af sagen (evt. oversendelse til arbejdsgivende myndighed) 5 år (evt. mere) i personalemappen efter fratrædelse 27 ÅBENHED? 14

15 ANONYMITET Et væsentligt element i whistleblower-ordningerne er at anmelderen kan være anonym, men er dette muligt? Er det lovligt at tillade anonym anmeldelse? Er det lovligt at inddrage anonyme oplysninger i en sag? I hvilken udstrækning kan anmelderens anonymitet opretholdes? 29 ANONYMITET Er det lovligt at tillade anonym anmeldelse? - Ingen regler om at en anmeldelse skal indeholde identifikationsoplysninger - Ombudsmanden har udtalt, at der ikke må opfordres til at der sker anonym anmeldelse 30 15

16 ANONYMITET Er det lovligt at inddrage anonyme oplysninger i en sag? - Forvaltningslovens regler finder anvendelse ved indgribende personaleretlig beslutning - Det fornødne grundlag for den påtænkte afgørelse skal være tilvejebragt - Alle relevante forhold skal være belyst - Oplysninger skal være pålidelige - Afgørende hvordan oplysningerne anvendes i den konkrete sag 31 ANONYMITET I hvilken udstrækning kan anmelderens anonymitet opretholdes? - Er myndigheden forpligtet til at notere anmelderens navn? - Notatpligt efter offentlighedslovens 6 - Kan anonymiteten opretholdes i forhold til den anmeldte? - Indsigtsret efter persondataloven og offentlighedsloven, samt aktindsigt efter forvaltningsloven - Kan anonymiteten opretholdes i forhold til tredjemand, ex pressen? 32 16

17 HVORDAN KOMMER VI I GANG? OVERVEJELSER Identifikation af behov Politisk beslutningsproces Whistleblower-politik Oplæg til samarbejdsudvalg Kommunikation internt og eksternt Anmeldelse til Datatilsynet Samarbejds- og databehandlingsaftale med ekstern leverandør/advokat Skemaer til modtagelse af indberetninger Oplysningsbreve ved indberetninger Statistiske rapporter til ledelsen 34 17

18 FORDELE FOR MYNDIGHEDEN Større chance for afdækning af uregelmæssigheder Hurtig og målrettet indsats Troværdighed Konsekvens 35 FORDELE FOR DE ANSATTE Klare retningslinjer Personlig tryghed Ekstra kanal til at foretage indberetninger igennem Mulighed for anonymitet 36 18

19 KONTAKT ARBEJDS- OG ANSÆTTELSESRET Mette Klingsten Partner København T M E mkl@bechbruun.com IP & TECHNOLOGY Marie Albæk Jacobsen Advokat København T M E maja@bechbruun.com OFFENTLIG VIRKSOMHED Tue Trier Bing Advokatfuldmægtig København T M E ttb@bechbruun.com København Langelinie Allé København Ø T Aarhus Frue Kirkeplads Aarhus C F Shanghai 83 Loushanguan Road, suite 2630, 26/F Shanghai E info@bechbruun.com 19