Whistleblowerordninger i offentlige myndigheder

Transkript

1 Whistleblowerordninger i offentlige myndigheder Aarhus, den 3. november 2016 Agenda 2 1. Er det et lovkrav? 2. Er der behov for en whistleblowerordning for offentlige myndigheder? 3. Juridiske udfordringer ved at indføre en whistleblowerordning 4. Etableringen af en whistleblowerordning 5. Delegation af whistleblowerordningen 6. Sikkerhed og databehandleraftale 7. Anmeldelse til Datatilsynet 8. Hvem må anmelde om hvem og om hvad? 9. Hvilke forhold må anmeldes? 10. Pligt til at sende oplysningsbrev til den registrerede 11. Ansættelsesretlige konsekvenser 12. Anonymitet? 13. Næste skridt 1

2 3 Er det et lovkrav? Ikke lovpligtigt for offentlige myndigheder, men lovpligtigt at implementere en whistleblowerordning for visse typer af virksomheder 4 Er der behov for en whistleblowerordning for offentlige myndigheder? (1) Fordele ved ordningen: Giver tryghed og anonymitet Sikrer klare retningslinjer og hurtigere efterforskning Safe harbour for ansattes ytringer uden negative karrieremæssige konsekvenser Øger myndighedens troværdighed og deres ydelser Øger tilliden til at der bliver taget hånd om problemerne Har vist sig at virke i praksis hos bl.a. Mærsk-gruppen Mulighed for anonymitet 2

3 5 Er der behov for en whistleblowerordning offentlige myndigheder? (2) Ulemper ved ordningen? Vigtigt med klare retningslinjer om at ordningen ikke skal bruges til at indberette små fejl eller bruges til chikane Forhindrer ordningen at kritisable forhold kommer til offentlighedens kendskab? Er ordningen overflødig? Ytringsfrihed på arbejdspladsen? Åben kultur? Loyalitetsforpligtelsen Er der behov for en whistleblowerordning hos offentlige myndigheder? (3) 6 Kun 6 ud af 98 kommuner har pt. en whistleblowerordning To regioner har indført ordningen 3

4 7 Juridiske udfordringer ved at indføre en whistleblowerordning (1) Kan ledelsen indføre en whistleblowerordning uden samtykke fra medarbejderne? Grundprincip at arbejdsgiveren har ledelsesretten. Ledelsesbeføjelserne omfatter b.la.: Fastsættelse af direktiver for arbejdets udførelse Indførelse af kontrolforanstaltninger Del af ledelsesretten at etablere en whistleblowerordning uden samtykke, Overholde forvaltningsretlige og persondataretlige regler Overholde regler vedrørende kontrolforanstaltninger i kollektive aftaler 8 Juridiske udfordringer ved at indføre en whistleblowerordning (2) Skal årsagen til at etablere whistleblowerordningen angives? Det følger af persondataloven, at etablering af en whistleblower ordning skal bygge på et sagligt grundlag Myndigheden skal gøre det klart, hvorfor ordningen ønskes 4

5 9 Juridiske udfordringer ved at indføre en whistleblowerordning (3) Skal medarbejderne høres inden etableringen af en whistleblowerordning? Lov om information og høring af medarbejdere finder anvendelse hvis myndigheden har 35+ ansatte Finder ikke anvendelse hvis forpligtelse til information følger af kollektiv overenskomst (pligten følger i stedet heraf) 1: sikre at lønmodtagerne informeres om spørgsmål af væsentlig betydning for ansættelse 4, nr. 3: information om myndighedens beslutninger, som kan medføre betydelige ændringer i ansættelsesforholdene Oplysningspligt over for ansatte efter god skik i persondatalovens 5 inden etableringen: v Hvem kan anmelde? v Hvad kan der anmeldes om? v Hvad er proceduren? v Hvem modtager oplysningerne? v Hvordan behandles en anmeldelse? v Hvad er de registreredes rettigheder, fx ift. anonymitet m.v.? 10 Delegation af whistleblowerordningen Hvilke opgaver kan overlades til de eksterne aktører? Ekstern privat aktør 5

6 11 Sikkerhed og databehandleraftale Transmission af følsomme oplysninger over åbne net skal ske krypteret Udarbejdes interne bestemmelser om sikkerhed, herunder organisatoriske forhold, fysisk sikring (aflåsning) og destruktion af oplysninger Forholdsregler for at forhindre uvedkommendes adgang til oplysningerne Kontrollere hvert halve år, at kun medarbejdere, der har et arbejdsmæssigt behov derfor (autoriserede), har adgang til oplysningerne Logning af alle afviste forsøg på adgang til edb-systemet og ved flere på hinanden følgende afviste adgangsforsøg fra samme pc eller brugerid, skal der blokeres for yderligere forsøg Databehandleraftale? Husk sikkerhedsregler skal fremgå 12 Anmeldelse til Datatilsynet Inden den offentlige myndighed kan igangsætte en whistleblowerordning er det en forudsætning, at der er indhentet udtalelse af Datatilsynet Datatilsynet kan kun give udtalelse, hvis den offentlige myndighed har fået tilladelse (udtalelse) til at behandle strafbare forhold i myndighedens personaleadministration Hvis myndigheden vælger en ekstern databehandler, så skal denne også skrives ind i personaleadministrationen, inden at Datatilsynet kan give udtalelse 6

7 13 Hvem må anmelde om hvem og om hvad? Hvem må anmelde? Alene personer med tilknytning til myndigheden kan foretage indberetning, f.eks. ansatte, revisorer, advokater, leverandører m.fl. Borgere? Der kan alene indberettes oplysninger om personer med tilknytning til myndigheden, f.eks. ansatte,, revisorer, advokater, leverandører m.fl. 14 Hvilke forhold må anmeldes? Må anmelde om: Alvorlig økonomisk kriminalitet, herunder bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, underslæb, regnskabsmæssig manipulation Miljø, væsentlige brud på miljøregler og forurening af miljøet Arbejdsmiljø og sikkerhed, overtrædelse af arbejdsmiljøforhold og brud på arbejdssikkerheden Alvorlige forhold, der retter sig mod en ansat, fx vold eller seksuelle overgreb Andet, andre brud på love og interne fastsatte regler Må ikke anmelde om: Mobning Chikane Samarbejdsvanskeligheder Manglende faglige kompetencer Fravær Overtrædelse af retningslinjer for fx påklædning, rygning, alkohol, (mis)brug af e-post, internet og lign 7

8 15 Pligt til at sende oplysningsbrev til den registrerede Hvad er vedkommende anklaget for? Hvem i myndigheden modtager oplysninger derom og rapporterer om efterforskningen? Er det obligatorisk eller frivilligt at besvare stillede spørgsmål samt mulige følger af ikke at svare? Oplysningspligt skal som udgangspunkt opfyldes ved indsamlingen af oplysningerne, men kan udskydes, hvis det er nødvendigt af hensyn til efterforskningen - men konkret vurdering for hver oplysning 16 Ansættelsesretlige konsekvenser Kan oplysninger tilvejebragt via whistleblowerordninger anvendes i forbindelse med advarsel, opsigelse eller bortvisning af den medarbejder, der er indberettet om? Passivitet i forhold til de ansættelsesretlige sanktioner (timing i forhold til orientering af den person, der er indberettet om) Krav om partshøring 8

9 17 Anonymitet? Kan en anmelder være anonym? Ingen regler om at en anmeldelse skal indeholde identifikationsoplysninger Notatpligt hvis oplyser navn selvom ønsker anonymitet Er det lovligt at inddrage anonyme oplysninger i en sag? Forvaltningslovens regler finder anvendelse ved indgribende personaleretlig beslutning (fornødent grundlag) Anonyme oplysninger kan indgå, men ikke alene danne grundlag for en indgribende afgørelse 18 Næste skridt Identifikation af behov Politisk beslutningsproces Whistleblower-politik Oplæg til samarbejdsudvalg Kommunikation internt og eksternt Anmeldelse til Datatilsynet Samarbejds- og databehandleraftale med ekstern leverandør/advokat Skemaer til modtagelse af indberetninger Oplysningsbreve ved indberetninger Statistiske rapporter til ledelsen 9

10 19 Kontakt Susanne Stougaard Advokat - København IP & Technology T M E [email protected] Charlotte Bagger Tranberg Persondataspecialist Aarhus IP & Technology T M E [email protected] Copenhagen Denmark Aarhus Denmark Shanghai China T