Referat af generalforsamlingen 2017 i Vejforeningen Sommerhusene øst for Himmerige lørdag den 21. oktober 2017

Transkript

1 Referat af generalforsamlingen 2017 i Vejforeningen Sommerhusene øst for Himmerige lørdag den 21. oktober Valg af dirigent Henning Christiansen, E18 vælges. Han konstaterer, at der er indkaldt rettidigt til generalforsamlingen. Den er lovligt indvarslet og er beslutningsdygtig. 2. Formandens beretning Bestyrelsen har afholdt 4 møder i år, (12.16, 04.17, og 10.17) og på første møde efter generalforsamlingen valgte vi at konstituere os, og fordele opgaverne imellem os. 1. Alfred Elvervej 32. Tværgående medlem 2. Helge Nornensvej 4. Kasserer 3. Henny Vølvensvej 27. Sekretær og referent 4. Karsten Vølvensvej 9. Vejansvarlig. Har kontakt til kommunen og vores entreprenør 5. Kenneth - Elvervej 26. Formand Undervejs i året meldte Helge ud, at han vil trække sig på dette års generalforsamling som I har set i indkaldelsen. Vi valgte derfor fra sommerferien at ændre opgavefordelingen, og jeg vil derfor gerne lige præsentere bestyrelsen for Jer, så I ved, hvem vi er, og hvordan opgaverne er fordelt: 1. Alfred Elvervej 32. Ny Sekretær og referent 2. Helge Nornensvej 4. Tværgående medlem (til i dag) 3. Henny Vølvensvej 27. Ny Kasserer 4. Karsten Vølvensvej 9. Vejansvarlig. Har kontakt til kommunen og vores entreprenør 5. Kenneth - Elvervej 26. Formand Jeg vil gerne her benytte lejligheden til at takke Helge for hans arbejde som kasserer gennem rigtig mange år. Vi kommer straks til regnskabet, men jeg vil også i årets beretning komme ind på medlemmernes betalingsvilje. Efter et kæmpe arbejde fra Hennys side, er vi i en situation, hvor restancerne er udryddet. Det er første gang i min tid som formand. Men det kræver fortsat et stort benarbejde fra bestyrelsens side, at få de sidste indbetalinger på plads. Rigtig mange kører med fast overførsel fra deres bank. Tak for det! Næsten alle har nu opgivet en mailadresse til os, så vi kan sende Jer information om betalingen, og det fremgår naturligvis også af vores hjemmeside, så forhåbentlig er vi nu kommet ind i en rytme, hvor alle har betalt årets kontingent inden vi går ud af kalenderåret.

2 Jeg kan sige, at den , hvor betalingsfristen udløb, var det under 40% af medlemmerne, der havde betalt de 300 kroner, der er tale om. Efter vi havde udsendt 1.rykker pr mail, var vi ved udgangen af februar oppe på 80%, der havde betalt. Det er altså tungt Vi har været rundt med 2 fysiske rykkere i sommerhusenes postkasser, og vi har sendt 1-2 rykkere pr mail til sidst måtte vi sende fysiske breve til 6 eller 7 ejere for at komme ned i nærheden af 0 skyldnere. Det er altså helt vildt, og skaber unødvendige omkostninger for foreningen. Vi skriver hvert år i referatet, hvordan betalingen skal foregå, det fremgår desuden af vores hjemmeside og vi opfordrer alle til at oprette en fast betaling til foreningen, så man husker betalingen, men det smutter tydeligvis stadig for mange Vi valgte jo for flere år siden, at vi ikke ville sende breve og indbetalingskort ud til medlemmerne det var ganske enkelt for dyrt. Derfor er referatet fra mødet i dag, den 1.påmindelse I modtager om betalingen, og i princippet burde der ikke komme flere påmindelser fra vores side af. Hvad er der ellers sket? Vejrmæssigt har vi været forskånet for store snemængder og hårde storme, som kan give skader på vejene. Vi havde en ret hård storm i slutningen af december 2016, som gav enkelte væltede træer, væltede skraldespande og havemøbler inde på grundene, men ikke noget alvorligt Jeg udsendte et kort nyhedsbrev, bare for at fortælle at det så OK ud heroppe. Er bestyrelsen heroppe, når der er dårligt vejr, sørger vi for at gå en tjekrunde og jeg skriver til Jer, hvis der er noget, der skal ageres på. Ellers er der også andre beboere i området, som er flinke til at kontakte mig, hvis der sker noget. Så sørger jeg for den videre kontakt til de berørte husejere. Tak for det! I april valgte kommunen at lave en rensning/gennemblæsning af kloakkerne. Det sendte de så et brev ud om efter de havde lavet rensningen. Det havde åbenbart givet noget forurening i enkelte huse. Jeg fandt aldrig ud af, hvilke huse der var ramt i vores område? Jeg har bedt kontakten hos Frederikshavn Kommune om at sende sådan information til mig, INDEN de laver en sådan rensning en anden gang, så vi kan sende en mail ud til alle, så vi kan være advaret. Eller endnu bedre kunne kommunen selv sende informationen til os alle via e-boks, hvor de formentlig har adresser på de fleste af os. Det har jeg desværre ikke fået nogen reaktion på. Rensningen betød samtidig, at man gravede dybt for at finde alle kloak-dæksler, nogen dæksler blev også skiftet. Folkene var desværre ikke så gode til at genoprette vejen ved de dybe huller, der blev gravet, men jeg fik dem til at komme ud og fylde grus på, så det blev mere sikkert at gå og køre på vejene igen.

3 Her i september meddelte vores vej-entreprenør gennem rigtig mange år Pape - ud, at han stopper sin forretning med dags varsel, og derfor ikke kunne fuldføre sin kontrakt til årets udgang. Hidtil har det været lidt af en ekspeditionssag for os at forlænge aftalen, da pris og kvalitet har passet sammen, og den generelle tilfredshed med Papes arbejde har været meget høj. Men vi måtte så med kort varsel ud og finde en ny samarbejdspartner. Vi har valgt at lave kontrakt med Aagaards Maskinstation i Aalbæk, som kom med et rigtig fint tilbud. Vi har bedt Aagaard om at tage over allerede fra midten af oktober, så vi går ind i vinteren med fine veje. *** Når vi mødes i bestyrelsen er der 2-3 faste punkter på dagsordenen. To af punkterne er Tilkørselsforhold og hastighed Jeg kan oplyse om, at bestyrelsen afslutter alle møder med en gåtur på områdets veje, hvor vi kigger på vejenes stand, tilkørselsforhold, træer langs vejen osv., og efter denne gennemgang sender jeg mails og billeder til husejere, hvor bestyrelsen vurderer, at træer, buske og anden beplantning skal beskæres af hensyn til vejforholdene Ellers er det jo hastighederne på vores veje vi drøfter. Det kommer vi tilbage til under forslag til årets generalforsamling. Men herfra skal der lyde en opfordring vis hensyn. Der er ingen grund til at køre så stærkt på områdets grusveje, man kan blive rystet, når man ser den fart folk kommer med. Det er desværre både hus-ejere og hus-lejere, der kører meget stærkt det er helt unødvendigt!! Sidste år under Eventuelt talte vi om at sætte skraldespande op ved nedgangene til stranden. Bestyrelsen har kigget på de omliggende foreninger, og jeg har spurgt kommunen om erfaringer. Vi vælger at lade være, for der er ingen, der kan tømme bøtterne, og så er det bestyrelsen, der skal være skraldemænd det vil vi ikke. Vi kan også se at skraldespanden ved papir- og glascontaineren på Blåbærvej er fjernet igen det så bestemt heller ikke særligt appetitligt ud, sådan som det fremstod Selvtægt Der er hældt gift på hybenplanterne udfor E15. Bestyrelsen tager den skarpeste afstand for den form for handling. Det kan man ikke være bekendt. Vi samarbejder fortsat med Videslet om hjemmesiden, så der ligger informationer om og fra Videslet på vores hjemmeside brug dem gerne. Sker der ændringer på denne del, melder Videslet foreningen det ud til sine egne medlemmer. Jeg vil naturligvis opfordre til, at I generelt tjekker vores hjemmeside, der kommer løbende nyheder op og de emner, man kan få brug for, når man er i sommerhuset skulle gerne være beskrevet, så informationerne er let tilgængelige. Er der noget I mangler, så sig endelig til eller skriv til WEBmesteren

4 Kommentarer fra salen til beretningen Birgit Nornensvej 18, som repræsenterer Ejerlavet Videslet, oplyser, at de netop har åbnet deres egen hjemmeside. Den har adressen Ejerlavet planlægger en naturtur på det fredede areal med en naturvejleder i N6 oplyser, at med hensyn til kloakrensningen får man informationer pr. SMS, når man bor i kommunen. Bor man ikke i kommunen, kan man tilmelde sig en SMS-service hos kommunen for at få fremtidige oplysninger på forhånd. 3. Fremlæggelse af årsregnskab Kassereren Henny Buhl gennemgår årsregnskabet for 2016/17. Der er et overskud på kr og en egenkapital på kr Indkomne forslag E46 har rettidigt indleveret følgende. Nye hastighedstavler på Elvervej med 20 km/t. Ved sidste års generalforsamling blev det vedtaget, at farten sættes ned til 20 km/t på Elvervej osv. Der var problemer med nye skilte. Kunne man ikke søge de offentlige instanser om en ændring af hastigheden og hastighedstavlerne. Skiltene skal bare byttes og kommunen ligger helt sikkert inde med de rigtige skilte. Bestyrelsens kommentar. Det af E46 beskrevne blev ikke vedtaget på generalforsamlingen i E22 oplyser, at andre skilte end det bestående vil være ulovlige Bestyrelsen har undersøgt, at der findes et skilt med Her er legende børn og med en vejledende hastighed på 20 km/t. Det er en skiltning, der kun opfordrer til, at man ikke kører mere end 20 km/t. Det er ikke et påbudsskilt. Pris for tre skilte er cirka kr Vi kan ikke få nye skilte af kommunen V6 fremfører, at det formentlig vil være spildt med nye skilte. E12 Det er de samme få personer, som kører for stærkt, og det vil de formentlig blive ved med selv efter en ny skiltning V14 uanset hvilken skiltning der er, så vil det formentlig ikke virke V29 oplyser, at chikaner ikke må etableres på vejen uden lysmarkering Der udføres afstemning, om hvorvidt bestyrelsen skal bekoste ny skiltning med en pris i niveauet kr Der er et væsentligt flertal for at bevare den bestående skiltning. 5: Fastsættelse af kontingent Bestyrelsen foreslår, at kontingentet bevares uændret på kr. 300 kroner pr husstand. Det vedtages. Kontingentet for regnskabsåret 2017/18 forfalder til betaling inden 31. december 2017.

5 Foreningens kontonummer i Spar Nord er Husk af oplyse sommerhusets adresse ved indbetalingen 6. Valg til bestyrelsen. a. 2 bestyrelsesmedlemmer er på valg. b. Henny Buhl (V27), Helge Engelbrecht (N4). Henny Buhl modtager genvalg. Helge Engelbrecht modtager ikke genvalg. Henny Buhl genvælges Erik Jespersgaard, Nornensvej 10 indtræder som nyt medlem c. 2 suppleanter Henning Christiansen, Elvervej 18 Ingrid Grønborg, Vølvensvej 29 d. 2 revisorer Kirsten Grønborg, Vølvensvej 34 Anders Mygind, Vølvensvej 35 e. 1 revisor suppleant Finn Christensen, Nornensvej Eventuelt: Kenneth Mortensen: Vi prøver endnu en gang at få lappet hullerne ved indkørslen til vores område. Uanset hvor langt ud der asfalteres, opstår der dybe huller ved siden af vi prøver at få den trukket 50 cm mere igen. Lige pt. er der nogle huse til salg i området. Vi har generelt lidt udfordringer med at få informationer om nye ejere. Så en opfordring til deltagerne skal være: Hvis I er ved at sælge eller påtænker at sælge: Giv besked til mægleren eller den nye ejer om, at Vejforeningen gerne vil have kontaktinformationer, således at vi kan sende informationer elektronisk til de nye ejere. E45 ønsker stranden renset. Grønt ukrudt overtager for meget af stranden. Det bør fjernes. Referent Dirigent Alfred Christensen Henning Christiansen Elvervej 32 Elvervej 18