Ansøgningsvejledning til udviklingsprojekter i Region Sjælland

Transkript

1 Ansøgningsvejledning til udviklingsprojekter i Region Sjælland Indholdsfortegnelse 1. Region Sjællands tilskud bevilges på grundlag af strategier og tilskudskriterier (s.1) 2. Retningslinjer for Region Sjællands udviklingsmidler (s. 3) 3. Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema (s. 6) 1. Region Sjælland og Vækstforum Sjællands udviklingsmidler bevilges på grundlag af strategier og tilskudskriterier VIGTIGT Dette er en generel vejledning for, hvordan du søger om midler til udviklingsaktiviteter i Region Sjælland. På hjemmesiden kan du læse mere om de aktuelle muligheder for at søge tilskud. Mulighederne for at søge om regionale udviklingsmidler og regionale erhvervsudviklingsmidler i 2012 er i korte træk følgende: Under Kulturpuljen kan du søge om regionale udviklingsmidler til udviklingsaktiviteter inden for kulturområdet. Kulturpuljen i 2014 fokuserer på den attraktive region. Alt det, der gør eller kan gøre regionen til et attraktivt sted at bo og besøge. Puljen understøtter målsætning nr. 4 i Den regionale udviklingsstrategi ( ): Regionens natur, kultur og købstæder der skal bruges aktivt til at skabe en attraktiv region for borgere og virksomheder. Samtidigt skal regionens attraktivitet bruges til at styrke en markant og stærk udvikling af turisme i hele regionen. Læs mere på hjemmesiden. Tilskudskriterier og strategier Region Sjælland og Vækstforum Sjælland igangsætter udviklingsaktiviteter og yder tilskud til udviklingsprojekter, der understøtter målene i den regionale udviklingsstrategi, Vækstforum Sjællands regionale erhvervsudviklingsstrategi samt Lokal Agenda 21-strategien med tilhørende handlingsplaner og indsatsområder/temaer. Strategierne og handlingsplanerne kan ses på Region Sjællands hjemmeside. Udover projektets understøttelse af strategier og aktuelle indsatsområder/temaer indgår følgende syv kriterier i en skønsmæssig vurdering af indkomne ansøgninger: Fokusering og effekt 1

2 Aktiviteterne skal understøtte det ønske om fokusering af indsatsen, som både Regionsrådet og Vækstforum har udtrykt ønske om. Aktiviteterne skal medvirke til at opfylde de målsætninger og effektmål, der er defineret i strategier og handlingsplaner. Aktiviteter, der medvirker direkte til at opfylde definerede effektmål, vil blive prioriteret. Samordning og koordinering Aktiviteterne skal bygge videre på allerede høstede erfaringer og skal, hvor det er relevant, søge at samle og koordinere de mange udviklingsinitiativer, der allerede er sat i gang. Nyhedsværdi Aktiviteterne skal indeholde væsentlige innovative og nyskabende elementer i forhold til tidligere støttede aktiviteter. Nyhedsværdien kan vurderes i forhold til forskellige elementer i gennemførelsen af aktiviteten, f.eks. metodevalg, indhold i forhold til tidligere støttede aktiviteter, udvikling af kendte koncepter, nyhedsværdien generelt for aktørerne eller geografien. Offentlig-privat samarbejde Aktiviteterne skal skabe og videreudvikle samspillet mellem den offentlige og den private sektor. Styrket udnyttelse af forskningsresultater, brugen af offentlige investeringer til at trække en ønsket udvikling i gang, og nye metoder til kompetenceudvikling vil være blandt de prioriterede aktivitetstyper. Synlighed Aktiviteterne skal medvirke til at skabe synlighed omkring Regionsrådets og Vækstforums udviklingsarbejde. Projekter skal fremlægge en kommunikationsplan i forbindelse med projektets endelige godkendelse. Et specifikt krav er, at aktørerne er indstillede på at medvirke til at synliggøre projektet og dets resultater via regionens hjemmeside. Gearing Aktiviteterne kan som udgangspunkt ikke opnå støtte fra de regionale midler på over 50 % af det samlede budget. Der skal tilstræbes en så høj gearing af regionens midler som muligt. Alle relevante tilskudsmuligheder skal være undersøgt, inden projektet kan endeligt godkendes. Gennemførelse og effektivitet Aktiviteterne skal i ansøgningen være beskrevet tilstrækkeligt detaljeret til, at det konkret kan vurderes, om de kan gennemføres som forventet og med den effekt og effektivitet, som er forudsat. 2

3 Præmissen om det stærkeste hold skal altid være opfyldt. Det vil sige, at det skal sikres, at de tværfaglige kompetencer, som er nødvendige for at opnå høj kvalitet i projektets resultater og effekter, er til stede i ansøgergruppen. 2. Retningslinjer for Region Sjællands udviklingsmidler Hvis du vil søge om regionale udviklingsmidler eller regionale erhvervsudviklingsmidler, er der visse retningslinjer, du skal følge. Ansøgningsskema og idebeskrivelsesskema Hvis du søger om regionale erhvervsudviklingsmidler, skal du først udfylde og indsende et idebeskrivelsesskema, inden du evt. senere udfylder et ansøgningsskema. Hvis du søger om regionale udviklingsmidler fra Kulturpuljen, kan du udfylde og indsende et idebeskrivelsesskema for at få rådgivning om støtte til dit projekt og senere et ansøgningsskema, men du kan også udfylde og indsende et ansøgningsskema med det samme. Ansøgningsskemaet findes på Region Sjællands hjemmeside. Ansøger opfordres til at gå i dialog med administrationen inden du sender den endelige ansøgning. Hvem kan søge? Alle kan ansøge, dog med undtagelse af projekter inden for uddannelsesområdet, hvor ansøger skal være en statslig selvejende ungdoms- og voksenuddannelsesinstitution i Region Sjælland. I projekter med deltagelse af private virksomheder er der visse begrænsninger i erhvervsfremmeloven og EU s statsstøtteregler, med hensyn til hvem der må søge og modtage støtte. Hvad kan du søge om? Region Sjælland og Vækstforum Sjælland yder tilskud til igangsættelse og afvikling af tidsbegrænsede udviklingsprojekter. Med tidsbegrænsede udviklingsprojekter menes hovedsageligt projekter af engangskarakter, hvor udviklingsprojektet gennemføres på grundlag af eksisterende viden, og denne viden udnyttes i nye sammenhænge. Tilskuddet kan dække projektets aktiviteter, herunder aflønning af projektets ansatte og eksterne konsulenter efter gældende takster. Hvad yder Region Sjælland og Vækstforum Sjælland ikke tilskud til? Region Sjælland og Vækstforum Sjælland yder ikke tilskud til: - direkte støtte til enkeltvirksomheder - eksterne konsulentydelser, hvor denne udgift er projektets eneste aktivitet - etablering af hjemmesider og anskaffelse af teknisk udstyr - produktion og udgivelse af bøger, CD, computerspil og film 3

4 - anlægsopgaver eller vedvarende drift af institutioner, organisationer og virksomheder, såfremt der er tale om projekter inden for kultur- eller uddannelsesområdet. I forhold til natur- og miljøprojekter kan der ydes støtte til anlægsprægede opgaver som f.eks. anlæggelse af stiforløb, når projektet som helhed vurderes i særlig grad at understøtte de regionale strategier og målsætninger. Region Sjælland yder desuden ikke tilskud til projekter, som er påbegyndt inden Region Sjælland har færdigbehandlet ansøgningen. Hvor meget bevilger Region Sjælland og Vækstforum Sjælland i tilskud? Som udgangspunkt kan du forvente et tilskud svarende til maksimalt 50 % af projektets samlede budget. Hovedreglen er, at jo større beløb der ansøges om, desto større krav stiller Region Sjælland til, at projektet har flere bidragsydere, eller at egenfinansieringen udgør en større del af det totale budget. Ved tilskud, som skal anvendes som medfinansiering af et større nationalt eller internationalt projekt, vurderes tilskudsprocenten individuelt. Behandling af ansøgningerne Når Region Sjælland og Vækstforum Sjælland har modtaget en ansøgning, afsendes en kvittering for modtagelsen. Derefter gennemgår administrationen ansøgningerne, vurderer dem i henhold til kriterierne, og du får meddelt en kontaktperson, som sørger for den videre proces. Alle støtteberettigede ansøgninger behandles politisk i Miljø, energi og udviklingsudvalget eller Vækstforum Sjælland og færdigbehandles herefter i Region Sjællands Forretningsudvalg/Regionsrådet. Sagsbehandlingstiden afhænger af, hvilken pulje der ansøges om midler fra. Hertil kommer tid til den politiske behandling. Ansøgninger, der ikke lever op til den relevante lovgivning, vil modtage et administrativt afslag. Tilsagnsskrivelse Når Region Sjællands Forretningsudvalg eller Regionsrådet har besluttet at yde tilskud til et projekt, sender administrationen en tilsagnsskrivelse til ansøger. Tilsagnsskrivelsen præciserer Region Sjællands forventninger til synliggørelsen af regionens tilskud og eventuelt andre krav til projektets gennemførelse. Statusrapporter og statusmøder Der vil blive stillet krav om indsendelse af halvårlige statusrapporter. Formålet med statusrapporterne er opfølgning på projektets foreløbige aktiviteter, resultater og økonomi. Statusrapporterne kan evt. blive suppleret af statusmøder med administrationen eller deltagelse i fælles faglige referencegrupper. Ændringer i projektet og bortfald af tilskud Hvis projektets formål, aktiviteter, deltagerkreds, finansiering el. lign. ændres væsentligt, skal du straks meddele dette til administrationen. Hvis projektet opgives eller ikke gennemføres i overensstemmelse med ansøgningen og tilsagnsskrivelsen (inkl. aftalte ændringer), eller projektet i øvrigt ikke vurderes at overholde tilskudsbetingelserne, kan tilskuddet helt eller delvist kræves tilbagebetalt. Udbetalinger Tilskud til mindre projekter (under kr.) udbetales som hovedregel i to rater: Første rate, når du har indsendt første statusrapport og denne er godkendt, og sidste rate efter godkendelse af slutrapport og endeligt regnskab. Tilskud til større projekter (over kr.) udbetales som hovedregel i halvårlige rater. Første rate udbetales, når du har indsendt første statusrapport, og denne er godkendt. 4

5 Herefter udbetales midlerne som hovedregel i halvårlige rater bagudrettet på baggrund af indsendte og godkendte statusrapporter. I statusrapporterne angiver du, om du ønsker udbetaling eller ej. Sidste rate udbetales efter godkendelse af slutrapport og endeligt regnskab. Tidsfrist for igangsættelse af projekter Projektet skal igangsættes senest seks måneder efter at bevillingen er givet. Der kan under visse forhold gives dispensation fra denne regel. Hvis projektets starttidspunkt er senere, vil der blive stillet krav om, at der til starttidspunktet indsendes en statusrapport, der dokumenterer, at projektet er igangsat rettidigt. Evaluering Senest to måneder efter projektets afslutning skal du indsende en evaluering af projektet. Evalueringen udarbejdes i et særligt skema, der findes på Region Sjællands hjemmeside. Samme sted findes en særlig evalueringsguide. Evalueringen skal bl.a. indeholde en angivelse af, hvordan projektet er gennemført set i forhold til ansøgningen samt en beskrivelse af projektets faktiske aktiviteter og opnåede resultater. Udover selve slutevalueringen skal du som tilskudsmodtager også besvare et elektronisk spørgeskema. Dette spørgeskema skal give bedre mulighed for at vurdere samlede tværgående resultater af den regionale udviklingsindsats. Spørgeskemaet omfatter både lukkede spørgsmål, som forholder sig til projektets opfyldelsesgrad af de målsætninger, der er beskrevet i de regionale udviklingsstrategier og åbne spørgsmål, hvor du selv har mulighed for at redegøre for de vigtigste resultater og effekter. Regnskab og revision Efter afslutning af projektet skal du inden to måneder fremsende et regnskab. Regnskabet skal generelt udformes ud fra budgetposterne i ansøgningen og indeholde projektets udgifter samt en specifikation af, hvordan tilskuddet er anvendt. Evt. ikke forbrugte tilskud kræves tilbagebetalt. Hvis projektet giver overskud, kan Vækstforums / Region Sjællands forholdsmæssige andel af overskuddet kræves tilbagebetalt (i et forhold til svarende til støtteprocenten). For projekter, hvor den projektansvarlige er en del af den offentlig forvaltning, kræves der revisorpåtegning, hvis der er ydet tilskud på over kr. For projekter, hvor den projektansvarlige er en privat person, forening, fond eller institution, kræves der revisorpåtegning, hvis der er ydet tilskud på over kr. Refundérbar moms kan ikke indgå i projektregnskabet. Eventuelle lønudgifter til egne medarbejdere skal dokumenteres ved selvstændig registrering af timeforbruget. Hvis projektet er medfinansieret af EU s Regional- eller Socialfond (Mål 2-midler) stilles der ikke krav om dobbeltrevidering. Her vil revisionen af Mål 2-projektet være tilstrækkeligt. 5

6 3. Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema 1) Oplysninger om projektet Jf. ansøgningsskema. 2) Oplysninger om ansøger Jf. ansøgningsskema. Vedrørende dokumentation for samarbejdspartnere i projektet: De samarbejdspartnere, der er beskrevet i projektansøgningen, og som økonomisk drager fordel af projektet, eller som på anden vis har en afgørende rolle for projektets gennemførelse, skal skriftligt tilkendegive, at de vil deltage i projektet som beskrevet i ansøgningen. 3) Projektets formål Projektets formål er et svar på, hvorfor projektet er en god idé, og hvilket problem projektet søger at løse: Projektet gennemføres for at F.eks. kan formålet være, at flere unge gennemfører en ungdomsuddannelse ved at mindske frafaldet på x uddannelse gennem (projektets aktiviteter). Beskriv her projektets nyhedsværdi eller innovative og nyskabende elementer. Det kan f.eks. være i forhold til metodevalg, indhold i forhold til tidligere støttede aktiviteter, udvikling af kendte koncepter eller en nyhedsværdi i forhold til aktører eller geografi. Beskriv også, på hvilken måde projektet bygger videre på eksisterende erfaringer, og i hvilket omfang det koordinerer og samler udviklingsinitiativer, der er sat i gang. Formålsbeskrivelsen bør desuden relatere sig til én eller flere af de temaer og målsætninger, som er beskrevet i strategierne. 4) Projektets målgruppe Projektansøgningen skal besvare følgende spørgsmål vedrørende projektets målgruppe: a. Projektets målgruppe: Hvem og hvor mange retter projektet sig direkte imod? (beskriv indikatorer som bopæl/geografisk spredning, køn og alder.) b. Hvem er projektets interessenter? (aktører, som har interesse i at få kendskab til projektets resultater og/eller projektets metoder og processer.) 5) Projektets aktiviteter og tidsplan Beskrivelsen af projektets aktiviteter skal være en uddybning og præcisering af, hvordan projektets formål søges opfyldt (i henhold til de regionale strategier, projektet ønsker at understøtte). Beskriv de enkelte aktiviteter, så de er: a. Specifikke (der skal kunne planlægges efter dem) b. Målbare (muliggør opfølgning) c. Tidsfastsatte (afgrænsning af, hvornår aktiviteten gennemføres) Udarbejd en plan for projektets aktiviteter, der tydeliggør en tidsmæssig disponering i forhold til indhold, organisering og budget. 6

7 6) Projektets forventede resultater og effekter (succeskriterier) Beskrivelsen af den forventede effekt og resultater af projektet skal være så konkret, at det muliggør opfølgning og vurdering af, om projektets formål er opfyldt. a. Hvornår er projektet en succes? b. Hvornår er projektet en fiasko? Beskriv såvel effekter på kort sigt som på lang sigt. Orienter dig i evalueringsguiden på Region Sjællands hjemmeside, så du allerede i forbindelse med konkretiseringen af forventede formål, effekter og resultater overvejer, hvordan de skal måles og evalueres. 7) Projektets samarbejdsrelationer Beskriv hvilke andre institutioner/aktører, der involveres i projektet, og hvilken rolle de skal have i forhold til projektet. Vedlæg dokumentation. 8) Projektets videreførelse efter tilskudsperiodens ophør Beskriv projektets muligheder for videreførelse. Er projektet tidsbegrænset, anføres dette. 9) Budget Angiv det samlede budget. Udgifter og indtægter fordeles på nøgleposter i skemaet. Detaljeret budget skal vedlægges ansøgningen. Oplys, hvilke andre tilskudsmuligheder, der er undersøgt, samt hvorvidt der er søgt eller påtænkes at søge midler hos andre finansieringskilder, herunder hvornår der kan forventes afklaring på eventuelle supplerende tilskud. Moms kan alene indregnes i udgiftsopgørelsen / projektudgifterne i den udstrækning ansøger ikke får refunderet momsen fra Skat eller den kommunale udligningsordning. Moms kan således kun indgå med det beløb, som ikke bliver refunderet. Du skal således særskilt redegøre for nævnte forhold i forbindelse med fremsendelse af ansøgning om tilskud. 10) Projektets synlighed Beskriv, hvordan projektet vil opnå synlighed: a. Hvilke mål er der for projektets synlighed og eksponering i form af presseomtale, synlighed på internettet og markedsføringstiltag som annoncering, opsætning af plakater m.v.? b. Hvor mange forventes at opnå kendskab til projektet? c. Hvordan vil Region Sjælland og Vækstforum Sjælland blive synliggjort som bidragyder (f.eks. ved brug af regionens og Vækstforums logo)? Vækstforum Sjælland og Region Sjælland støtter kun projekter på betingelse af, at Vækstforum Sjælland og Region Sjælland krediteres, når et arrangement lanceres overfor offentligheden (pressemeddelelser, brochurer, plakater, annoncer m.v.). Tilskudsmodtagere skal udarbejde en kommunikationsplan for projektet og medvirke til synliggørelse af projektet og dets resultater og kommende aktiviteter på Region Sjællands hjemmeside. 11) Projektets forankring Redegør for, hvordan projektet og dets resultater forankres i regionen i forhold til relevante faglige netværk og samarbejdsflader: 7

8 a. Hvordan inddrages relevante samarbejdspartnere undervejs i projektforløbet, f.eks. i form af netværksmøder, nyhedsbreve eller afholdelse af seminarer? b. Hvordan formidles projektets resultater til andre relevante aktører i regionen? Hvilke netværk er det relevant at formidle resultaterne til? Hvordan kan projektets resultater bruges andre steder? 12) Evaluering af projektet a. Hvilken evalueringsmodel forventes anvendt? b. Hvem skal forestå evalueringen? Se evalueringsguiden på Region Sjællands hjemmeside for nærmere oplysninger og tips til projektevalueringer. 8