Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler

Transkript

1 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler

2 At sikre et godt og funktionelt samarbejde på den enkelte skole! er den ønskede hensigt med denne pjece, som udgives i et samarbejde mellem Dansk Friskoleforening, Frie Grundskolers Fællesråd, BUPL, Forbundet for pædagoger og klubfolk, Danmarks Lærerforening og Frie Skolers Lærerforening. Pjecen indeholder en vejledning, som ovennævnte parter har udarbejdet. Herudover er det gældende cirkulære om samarbejde og samarbejdsudvalg og et notat fra Samarbejdssekretariatet aftrykt. Samarbejdssekretariatet er en instans, som er nedsat af overenskomstparterne til afklaring af evt. tvivlsspørgsmål. Meldingerne herfra skal følges. Det er vores håb, at pjecen kan medvirke til at styrke det formelle og uformelle samarbejde på skolen. Pjecen indeholder en anbefaling af at lade samarbejdet omfatte også arbejdsmiljøet på skolen, ligesom pjecen indeholder overvejelser over, hvordan det formelle samarbejdssystem spiller sammen med fx lærerråd, pædagogisk råd eller medarbejderråd. Pjecen kan også anvendes som retningsgivende på de mindre skoler, der kan vælge at samarbejde på anden måde, så længe de opfylder intentionerne for samarbejdsudvalg.

3 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler Udarbejdet i fællesskab af: Dansk Friskoleforening Frie Grundskolers Fællesråd BUPL, Forbundet for pædagoger og klubfolk Danmarks Lærerforening Frie Skolers Lærerforening April 2007 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 3

4 Indhold 1. Formål og rammer for samarbejdsudvalgets arbejde 6 2. Oprettelse af samarbejdsudvalg 6 3. Samarbejdsudvalgets sammensætning 7 4. Informationspligten 7 5. Drøftelsesretten 8 6. Medbestemmelse 8 7. Medindflydelsesorgan (MIO) 9 8. Retningslinjer Aftalte retningslinjers gyldighed Samarbejdsudvalgets arbejdsform Vilkår for arbejdet i samarbejdsudvalget Indkaldelse af sagkyndige Uoverensstemmelse Samarbejdsudvalget og det rådgivende organ 13 4

5 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 5

6 1. Formål og rammer for samarbejdsudvalgets arbejde Formålet med samarbejdsudvalget er bl.a. at øge medarbejdernes indflydelse og medbestemmelse for derved at styrke interessen for funktionerne på skolen og for at sikre arbejdstilfredsheden. I det daglige samarbejde mellem ledelse og medarbejdere skal så mange grupper som muligt inddrages, således at medarbejdernes forståelse for skolens drift og økonomi øges. Ud over lærergruppen, herunder børnehaveklasseledere, udgør SFO-personalet én gruppe og det teknisk-administrative personale én gruppe. Rammerne for dette samarbejde fastlægges i samarbejdsudvalget. Samarbejdet i samarbejdsudvalget skal: ª involvere medarbejderne i arbejdet med skolens mål og strategi, ª fastlægge nogle personalepolitiske rammer, som fremmer kompetenceudvikling, og som skaber lyst og motivation til at opfylde skolens målsætning, ª medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø, ª supplere og støtte det øvrige samarbejde, der foregår mellem ledelsen og medarbejderne i hverdagen. Samarbejdet vedrører opgaver, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. Ledelse udøves i dialog med medarbejderne på en motiverende, udviklende og tidssvarende måde, og medarbejderne bidrager aktivt til et fremadrettet samarbejde om skolens udvikling. 2. Oprettelse af samarbejdsudvalg SU-aftalens 6. Aftalen om samarbejde og samarbejdsudvalg gælder formelt kun for de medarbejdere (ledere, lærere og børnehaveklasseledere), der er ansat efter en statslig overenskomst. På skolen er der som nævnt også andre medarbejdergrupper, fx personalet i skolens fritidsordning og det teknisk-administrative personale. Skolen bør sikre disse gruppers adgang til og deltagelse også i det samarbejde, der foregår gennem den formelle samarbejdsstruktur. Som følge heraf er grundprincippet, at der skal oprettes samarbejdsudvalg for lærer-/børnehaveklasseledergruppen, når antallet af ansatte under aftale om løn- og ansættelsesvilkår for ledere, lærere og børnehaveklasseledere er mindst 25. Hvis der, fx på kombinerede skoler, oprettes flere samarbejdsudvalg inden for skolen, skal der desuden oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, som er fælles for hele skolen. Er der mindst 25 medarbejdere på skolen (men ikke på en og samme overenskomst), anbefales det, at der i samarbejdets ånd oprettes samarbejdsudvalg. 6 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler.

7 Er der færre end 25 medarbejdere, skal ledelsen og medarbejderne finde frem til andre samarbejdsformer, der sikrer, at formålet med et samarbejdsudvalg og dets opgaver alligevel tilgodeses. For skoler med under 25 medarbejdere kan vejledningen anvendes som en ramme, der kan tilpasses den enkelte skoles behov. 3. Samarbejdsudvalgets sammensætning SU-aftalens 6 stk. 2. Antallet af repræsentanter i udvalget aftales mellem ledelsen og de forskellige personalegrupper. Hvor der er valgt en tillidsrepræsentant, deltager denne som født medlem for sin personalegruppe i drøftelserne om udvalgets størrelse og i udvalgets arbejde. De forskellige personalegrupper på skolen aftaler selv fordelingen af pladserne mellem sig og vælger selv medarbejderrepræsentanter og suppleanter for disse. Valget sker i første omgang blandt de valgte tillidsrepræsentanter. Skal der vælges flere medarbejderrepræsentanter, foretages valget blandt de øvrige ansatte. Det skal tilstræbes, at alle skolens personalegrupper får plads i samarbejdsudvalget. Valget anmeldes til skolens ledelse, og de valgte medarbejderrepræsentanter har samme beskyttelse som tillidsrepræsentanterne på området (jf. dog afsnit 11: Vilkår for arbejdet i samarbejdsudvalget). Uenighed om antallet af repræsentanter forelægges Samarbejdsnævnet (jf. afsnit 13). Den ansvarlige leder af skolen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. Medlemmer og suppleanter vælges for to år ad gangen. Vælger skolen at oprette et MIO (medindflydelsesorgan) efter samarbejdsaftalens 7 og 8, sammensættes udvalget på en særlig måde. Se det særlige afsnit 7 om MIO. 4. Informationspligten SU-aftalens 3. I samarbejdsudvalget skal der gives gensidig information og foregå drøftelser om skolens forhold. Informationen skal være fyldestgørende, så medarbejderne er i stand til at overveje situationen, indhente flere oplysninger og evt. gennemføre møder med baglandet. Information skal primært ske skriftligt. Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 7

8 Ledelsen skal, jf. SU-aftalens 3 stk. 2, informere samarbejdsudvalget om: ª skolens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation ª skolens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng ª beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold ª udbud og udlicitering. Informationspligten er gensidig. Det betyder, at også medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, som er af betydning for samarbejdet. Beslutningerne og drøftelserne i samarbejdsudvalget nedfældes i et referat, der udsendes til samtlige medarbejdere på skolen. 5. Drøftelsesretten SU-aftalens 3. Alle forhold, der er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, såfremt en af parterne ønsker det. Det forudsættes, at informationer gives så tidligt og i en sådan form, at der bliver mulighed for en grundig drøftelse af spørgsmålet i samarbejdsudvalget. Informationerne bør så vidt muligt gives både skriftligt og mundtligt. 6. Medbestemmelse SU-aftalens 3 og 5. Følgende emner indgår i samarbejdsudvalgets arbejde: ª drøftelse af skolens mål og strategier ( 5 stk. 2) ª drøftelse af skolens budget ( 5 stk. 3) ª drøftelse af principper for bevillingernes anvendelse ( 5 stk. 3) ª fastlægge retningslinjer for ansættelser ( 3 stk. 2) ª fastlægge retningslinjer for afskedigelser ( 3 stk. 2) ª drøfte udviklingen af personalepolitik (job- og kompetenceudvikling, efteruddannelse, fleksibilitet, medarbejderudviklingssamtale og mangfoldighed) ( 5 stk. 5) ª fastlægge retningslinjer for indsatsen vedr. det psykiske arbejdsmiljø, herunder arbejdsrelateret stress (koordineres med sikkerhedsudvalget) ( 5 stk. 8) 8 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler.

9 ª drøftelse af placering af arbejdstid og pauser ( 3 stk. 2) ª drøftelse af velfærdsforanstaltninger (f.eks. begivenheder i nærmeste familie, der berettiger til særlig frihed, afholdelse af personalearrangementer m.v.) ( 5 stk. 5) ª drøftelse af øvrige personalepolitiske tiltag ( 5 stk. 5) ª information om evt. resultatlønsaftaler ( 5 stk. 2) ª drøftelse af konsekvenserne af rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud og udlicitering ( 5 stk. 4) ª drøftelse af principper for job på særlige vilkår ( 5 stk. 7). 7. Medindflydelsesorgan (MIO) SU-aftalens 7 og 8. Skolen kan indgå aftale om at udvide medarbejderindflydelsen på to måder: 1. ved at der mellem skolens ledelse og tillidsrepræsentant aftales medindflydelsesformer, der erstatter og udvider det samarbejde, der foregår efter samarbejdsaftalen, eller 2. ved at der mellem skolens ledelse og tillidsrepræsentant aftales medindflydelsesformer, der udvider samarbejdet med de opgaver, der varetages af sikkerhedsorganisationen. Grundlæggende skal man efterleve de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder på centralt og decentralt niveau, som i arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til sikkerhedsorganisationen. Det betyder, at arbejdsmiljøarbejdet skal varetages på to niveauer, nemlig i sikkerhedsgruppen og i sikkerhedsudvalget/mio. I begge situationer kaldes samarbejdsorganet MIO (medindflydelsesorgan), og det skal af aftalen fremgå, om den dækker hele skolen eller dele heraf. Det anbefales, at skolen opretter et MIO, der omfatter samarbejde og arbejdsmiljø, altså mulighed nr. 2. Ad nr. 1: Ønsker skolen at indgå en MIO-aftale med udvidet medarbejderindflydelse, er SU-aftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgets opgaver og medindflydelsens indhold gældende. Den aftale, som skal indgås for at lave et MIO, skal derudover omfatte forskellige bestemmelser, som fx medindflydelsens formål, indhold, struktur, mulighed for ændring og opsigelse. Desuden skal der tages stilling til evt. særlig uddannelse, samt hvordan der informeres og kommunikeres. Ad nr. 2: Ønsker skolen at inddrage arbejdsmiljøarbejdet er der ud over det ovennævnte endnu et par krav, der skal opfyldes i en aftale, som skal være skriftlig. Grundlæggende skal man efterleve de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder på decentralt eller centralt niveau, som i arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til sikkerhedsorganisationen. Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 9

10 I 8 i SU-aftalen er minimumsbetingelserne for en aftale opridset: ª Skolen skal have en arbejdsmiljøpolitik og handleplan for forbedringer. ª Der skal være en procedure for gennemførelse og opfølgning på aftalen. ª Det skal angives, hvordan opgaver og funktioner varetages, og der skal være en beskrivelse af relevante aktiviteter, fx arbejdspladsvurdering. ª Skolen skal hvert andet år evaluere sin arbejdsmiljøpolitik. ª Der skal være en beskrivelse af hvordan aftaler kan ændres og opsiges. ª Der skal udarbejdes en organisationsplan. Det skal sikres, at mindst en arbejdsleder og en sikkerhedsrepræsentant fra sikkerhedsorganisationen deltager i MIO-arbejdet. Alle medlemmer af MIO skal tilbydes den obligatoriske arbejdsmiljøuddannelse, men der er kun pligt til at arbejdsmiljøuddanne den leder og den sikkerhedsrepræsentant, der skal arbejde som sikkerhedsgruppe. 8. Retningslinjer SU-aftalens 4. Samarbejdsudvalget kan fastlægge retningslinjer for arbejds- og personaleforholdene. Retningslinjerne fastsætter, hvilke procedurer, fremgangsmåder, underudvalg m.v., der skal anvendes, når ledelsen skal træffe beslutninger om fx ansættelse, afskedigelse, arbejdstilrettelæggelse m.v. Fastlæggelse af retningslinjer er begrænset til det ansvars- og kompetenceområde, som formanden for samarbejdsudvalget har. Formanden har derfor pligt til at redegøre for, hvilke grænser der gælder herfor. Når en af parterne fremsætter ønske om det, indledes der snarest muligt drøftelser i samarbejdsudvalget med henblik på at fastlægge retningslinjer. Fastlæggelse af retningslinjer forudsætter enighed mellem parterne. Der kan således ikke holdes afstemning om en retningslinje. Hvis der ikke kan opnås enighed, fastsætter ledelsen de regler, der skal være gældende på området. Der skal imidlertid udvises positiv forhandlingsvilje, ellers betragtes det som brud på SU-aftalen. 9. Aftalte retningslinjers gyldighed SU-aftalens 4. De fastlagte retningslinjer udformes skriftligt og bekendtgøres for medarbejderne. Retningslinjerne er bindende for såvel ledelses- som medarbejderrepræsentanterne. Begge parter er forpligtet til at forsvare og anvende retningslinjerne i konkrete situationer. 10 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler.

11 Hver af parterne kan opsige aftalte retningslinjer med tre måneders varsel. Inden opsigelse finder sted, skal der forhandles med henblik på at justere / ændre de eksisterende retningslinjer. I forbindelse med indgåelse af aftale om retningslinjer skal samarbejdsudvalget respektere gældende love, vedtægter, overenskomster, aftaler m.v. 10. Samarbejdsudvalgets arbejdsform SU-aftalens 9. Der afholdes møder i samarbejdsudvalget, når formanden eller næstformanden finder det nødvendigt. Af hensyn til kontinuiteten i arbejdet må det anbefales, at der normalt afholdes møder mindst én gang i kvartalet. Møderne ledes af formanden. Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsordenen. Samarbejdsudvalget fastsætter i øvrigt selv sin forretningsorden. Samarbejdsudvalget skal sørge for, at samtlige medarbejdere løbende orienteres om udvalgets arbejde. Samarbejdsudvalgets medlemmer har, ifølge samarbejdsaftalens 9 stk. 1, den tavshedspligt, som følger af Forvaltningsloven (kapitel 8). 11. Vilkår for arbejdet i samarbejdsudvalget SU-aftalens 9, 10 og 11. Omkostningerne i forbindelse med afholdelse af møderne i samarbejdsudvalget afholdes af skolen. Møderne afholdes i arbejdstiden og tilrettelægges under hensyntagen til de enkelte personalegruppers arbejdstid. Den tid, der medgår til afholdelse af møder og formøder, indregnes i arbejdstiden efter de almindelige principper for den enkelte personalegruppe. Aflønningen sker således også efter de sædvanlige principper. Da medarbejderrepræsentanterne bør have samme muligheder som ledelsesrepræsentanterne for ved et formøde at drøfte spørgsmål, der er optaget på dagsordenen, vil der være mulighed for at få indregnet den tid, der bruges på et sådant formøde. Det skal dog præciseres, at det må bero på en konkret vurdering, foretaget i fællesskab af formanden og næstformanden for samarbejdsudvalget af de punkter, der er optaget på dagsordenen for samarbejdsudvalgsmødet, hvorvidt - og i bekræftende fald i hvilket omfang - der er behov for, at medarbejderrepræsentanterne afholder formøde. Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 11

12 Medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalgene, ansat efter aftale mellem Finansministeriet og Lærernes Centralorganisation om ledere, lærere og børnehaveklasselederes løn- og ansættelsesvilkår, er, jf. 10, omfattet af reglerne for beskyttelse af tillidsrepræsentanter. Det anbefales, at der for medarbejderrepræsentanter (og suppleanter for disse) med andre ansættelseskontrakter end ovenfor nævnt, på den enkelte skole aftales beskyttelse, svarende til tillidsrepræsentantens. Et samarbejdsudvalgsmedlem skal, jf. 11, inden for de første seks måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer. Dette kursus tilbydes bl.a. af Institut for Videreuddannelse, tlf eller Indkaldelse af sagkyndige SU-aftalens 9 og 12. Ved behandlingen af specielle spørgsmål i samarbejdsudvalg og underudvalg kan hver af parterne tilkalde særlige sagkyndige på det pågældende område fra skolen. Tilkald af andre sagkyndige, herunder eksperter udefra, forudsætter, at der er enighed herom. Samarbejdsudvalget kan, jf. 12, indhente bistand og vejledning fra et eventuelt hovedsamarbejdsudvalg, fra Samarbejdssekretariatet ( og de berørte faglige organisationer, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter ønske herom. 13. Uoverensstemmelse SU-aftalens 13, 14, 15 og 16. Hver af parterne kan kræve uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på samarbejdsaftalens bestemmelser behandlet i et eventuelt hovedsamarbejdsudvalg. Hvis et sådant ikke findes, eller hvis der heller ikke her opnås enighed om et spørgsmål, kan uoverensstemmelsen forelægges til afgørelse i Samarbejdsnævnet. Opnås der heller ikke enighed her, kan spørgsmålet forelægges en voldgiftsret. 12 Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler.

13 14. Samarbejdsudvalget og det rådgivende organ Samarbejdsudvalget og det rådgivende organ er to principielt forskellige systemer, som dog på en række områder tilsyneladende overlapper hinanden. Det er ikke muligt at lave en præcis afgrænsning af, hvilke spørgsmål der naturligt bør behandles i det rådgivende organ, og hvilke der hører hjemme i samarbejdsudvalget. Grundlæggende er det dog sådan, at samarbejdsudvalgssystemet pålægger en skole en række formelle drøftelser, opgaver, aktiviteter, tiltag osv., mens det rådgivende organ kan være tillagt opgaver på en skala fra intet til alt, afhængig af skolens beslutninger. Formuleret på anden måde: I samarbejdsudvalget skal man, - i det rådgivende organ kan man... Hertil kommer, at det rådgivende organ sædvanligvis kun består af en del af skolens medarbejdere og væsentligst forholder sig til pædagogiske forhold på skolen, mens samarbejdsudvalget efter anbefalingerne omfatter alle personalegrupper og alle forhold på skolen. Der bør derfor i den enkelte skoles samarbejdsudvalg udarbejdes retningslinjer, der angiver, hvordan sagsgangen i den enkelte sag skal være, og hvordan det sikres, at alle personalegrupper involveres aktivt i dialogen om skolens aktuelle situation og udvikling. Samarbejdsudvalget vil kunne forsyne det rådgivende organ og andre evt. medarbejderråd med oplysninger, som gør det muligt at stille forslag og/eller at afgive udtalelser. Det skal dog sikres, at der ikke bliver for meget unødvendig dobbeltbehandling, fordi man for en sikkerheds skyld vil drøfte alle sager flere steder. Ikke mindst på skoler, hvor man formelt ikke er forpligtede til at oprette samarbejdsudvalg, er det vigtigt, at det på den enkelte skole afklares, hvordan man her kan anvende de to systemer bedst muligt med særlig opmærksomhed på inddragelse af alle personalegrupper for at nå det fælles mål: At sikre et godt og funktionelt samarbejde på den enkelte skole! Vejledning om samarbejde og samarbejdsudvalg ved frie grundskoler. 13

14 Cirkulære om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner Cirkulære af 29. april 2005 Perst. nr PKAT nr. J.nr

15 Indholdsfortegnelse Generelle bemærkninger 16 Bemærkninger til aftalens enkelte bestemmelser 16 Aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg 1. Formål Rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde Information og drøftelse i samarbejdsudvalget Fastlæggelse af retningslinjer/principper Særlige arbejdsområder for samarbejdsudvalget Oprettelse af samarbejdsudvalg Lokale aftaler om udvidelse af medarbejderindflydelsen (MIO) Lokale aftaler om ændret organisering af arbejdsmiljøet Tilrettelæggelse af møder Tillidsrepræsentantbeskyttelse Uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer Rådgivning og vejledning af samarbejdsudvalg Samarbejdsnævn Uoverensstemmelse Brud på informationspligten Voldgift Værnepligtige Ikrafttræden Opsigelse 24 15

16 Til samtlige ministerier og styrelser mv. Generelle bemærkninger Finansministeriet og Statsansattes Kartel, Statstjenestemændenes Centralorganisation II, Akademikernes Centralorganisation, Lærernes Centralorganisation og Overenskomstansattes Centralorganisation har indgået vedlagte aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. Aftalen er en revision og ajourføring af samarbejdsaftalen af 29. maj EU-direktiv af 11. marts 2002 om indførelse af en generel ramme for information og høring af arbejdstagerne i Det Europæiske Fællesskab er implementeret i aftalen. EU-aftalen af 8. oktober 2004 om arbejdsrelateret stress er tillige implementeret i aftalen. Rammeaftalerne af 10. juni 1999 om henholdsvis udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner er ligeledes indskrevet i aftalen. Bemærkninger til de enkelte bestemmelser i aftalen Til 4. Medbestemmelse ved fastlæggelse af retningslinjer/principper Ved parterne i samarbejdsudvalget forstås henholdsvis ledelses- og medarbejdersiden. Når der i aftalen anføres: Det kræver enighed mellem parterne og hvis en af parterne ønsker det, betyder det, at der skal være bred tilslutning blandt medlemmerne af pågældende side i samarbejdsudvalget. Dette indebærer, at det enkelte samarbejdsudvalgsmedlem ikke kan påberåbe sig at være part i aftalens forstand og således ikke har nogen vetoret, der kan blokere for samarbejdsudvalgets arbejde. Til 5 stk. 3. Budget og finanslovsbidrag I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af arbejdspladsens budget og økonomi er det særlig relevant, at ledelsen orienterer om budgetterede og afholdte udgifter, der har tilknytning til arbejds- og personaleforholdene for eksempel lønsum, over- og merarbejde, kompetenceudvikling og særlige feriedage. Til 5 stk. 5. Personalepolitik I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser om ligestilling og forebyggelse af direkte og indirekte forskelsbehandling henvises til lovbekendtgørelse nr. 756 af 21. august 2003 om lige løn til mænd og kvinder, til lovbekendtgørelse nr af 19. december 2004 om ligestilling mellem mænd og kvinder samt til lovbekendtgørelse nr. 626 af 29. september 1987 om forbud mod forskelsbehandling på grund af race mv. Til 6. Oprettelse af samarbejdsudvalg Begrebet arbejdssteder med selvstændig ledelsesfunktion kræver en nærmere vurdering af parterne i den enkelte institutions samarbejdsudvalg. Vejledende er der tænkt på et 16

17 ledelsesområde med en sådan selvstændig personaleadministration og budgetforvaltning, at det er rimeligt at oprette samarbejdsudvalg for det pågældende område. Ved afgørelsen af om en arbejdsplads kan betragtes som en institution, for hvilken der er pligt til at oprette samarbejdsudvalg, indgår blandt andet en vurdering af, om der i ledelsesfunktionen indgår: 1. Selvstændig ledelsesret. 2. Beslutnings- eller indstillingsret ved ansættelser og afsked. 3. Selvstændigt budget- og regnskabsansvar. Det er parterne i den enkelte institution, som må vurdere, om det er rimeligt at oprette flere samarbejdsudvalg. Hvis der etableres samarbejde mellem en statslig institution og kommunale eller private institutioner med henblik på fremtidig fælles opgavevaretagelse, skal det sikres, at de statslige medarbejdere fortsat har de samme rettigheder til information, drøftelse og medbestemmelse omkring arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold, som er indeholdt i denne aftale. Til 8. Lokale aftaler om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet At indgå lokale aftaler om en ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet er en fravigelse af Beskæftigelsesministeriets bekendtgørelse om virksomhedernes sikkerheds- og sundhedsarbejde. Bekendtgørelsen giver hjemmel hertil, hvis der er indgået aftale herom mellem lønmodtager- og arbejdsgiverorganisationer, og der tillige på den enkelte arbejdsplads er indgået aftale herom mellem ledelse og medarbejdere. Til 18. Ikrafttræden Aftalen har virkning fra indgåelsen. Samtidig ophæves Finansministeriets cirkulære nr af 29. maj 2002 om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner (Perst. nr ). Endvidere ophæves Finansministeriets cirkulære nr. 87 af 10. juni 1999 om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organiseringen af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner (Fmst. nr ). Finansministeriet, Personalestyrelsen Den 29. april 2005 P.M.V. E.B. Jan Olsen 17

18 Aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner 1. Formål Formålet med denne aftale er: 1. At fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi. 2. At fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning. 3. At medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø. Samarbejdsudvalget skal udvikle samarbejdet på hele arbejdspladsen, så den enkelte medarbejder gennem påvirkning af egen arbejdssituation kan bidrage til at udvikle arbejdspladsen. Samarbejdet i samarbejdsudvalget skal supplere og understøtte det øvrige samarbejde, der foregår mellem ledelse og medarbejdere i hverdagen. 2. Rammerne for samarbejdsudvalgets arbejde Samarbejdsaftalen fastlægger de rammer, inden for hvilke ledelse og medarbejdere skal samarbejde om arbejds- og personaleforhold. Samarbejdsudvalgets opgaver vedrører opgaver, som hører under arbejdsgiverens ledelsesret. Aftalen beskriver, hvordan samarbejdsudvalget skal informere, drøfte og fastlægge retningslinjer om arbejds- og personaleforhold. Ledelsen har ansvaret for, at arbejdspladsen udvikler sig og lever op til omgivelsernes krav og forventninger. Ledelse og medarbejdere skal i samarbejde føre arbejdspladsens strategi og mål ud i livet. Udvalgets medarbejderrepræsentanter tager i samarbejdet udgangspunkt i medarbejdergruppernes fælles interesser om arbejdspladsens forhold. Samarbejdet har som forudsætning, at ledelse udøves i dialog med medarbejderne på en motiverende, udviklende og tidssvarende måde samt, at medarbejderne aktivt bidrager til et fremadrettet samarbejde om arbejdspladsens udvikling. Aftalen forudsætter, at de enkelte samarbejdsudvalg forholder sig aktivt til aftalens bestemmelser og udfylder disse. I samarbejdet skal såvel ledelse som medarbejdere respektere gældende love og administrative bestemmelser, aftaler i henhold til tjenestemandslovgivningen og kollektive overenskomster. 3. Information og drøftelse i samarbejdsudvalget I samarbejdsudvalget skal der gives gensidig information og foregå drøftelser om arbejdspladsens forhold. Information skal så vidt muligt gives både skriftligt og mundtligt. Stk. 2. Ledelsens informationspligt I samarbejdsudvalget skal ledelsen informere om: 1. Arbejdspladsens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation. 2. Arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. 3. Andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. 4. Udbud og udlicitering. Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning. 18

19 Stk. 3. Information og drøftelse på rette niveau Det er ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. Information og drøftelse skal etableres mellem den ledelse, som har kompetencen, og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres. Hvis der opstår en situation, hvor der er krav om information og drøftelse af emner, som ligger uden for formanden for samarbejdsudvalgets ansvars- og kompetenceområde, er det den relevante ledelses forpligtelse at sikre, at der foretages information og høring af alle de berørte samarbejdsudvalg. Hvis der etableres en koncernledelse eller lignende, må ledelsen, når der opstår pligt til information og drøftelse, sammen med de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter vurdere, på hvilken måde information og drøftelse kan ske på den mest hensigtsmæssige måde. Det kan ske ved: 1. Etablering af samarbejdsudvalg på koncernniveau. 2. Nedsættelse af ad hoc udvalg. 3. Drøftelse i de relevante samarbejdsudvalg inden for området. Stk. 4. Medarbejdernes informationspligt Medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. Stk. 5. Samarbejdsudvalgets informationspligt Samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes skriftligt og mundtligt orienteret om samarbejdsudvalgets arbejde. Stk. 6. Samarbejdsudvalgets drøftelser Hvis ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne ønsker det, skal samarbejdsudvalget drøfte de forhold, der er omfattet af informationspligten. 4. Fastlæggelse af retningslinjer/principper For at sikre medarbejdernes medvirken til den mest hensigtsmæssige tilrettelæggelse af det daglige arbejde kan samarbejdsudvalget fastlægge retningslinjer eller principper for arbejdspladsens arbejds- og personaleforhold. Ved fastlæggelse af retningslinjer skal delegering af ansvar og beføjelser til de enkelte medarbejdere eller grupper af medarbejdere tilstræbes. Fastlæggelse af retningslinjer er begrænset til ledelsens ansvars- og kompetenceområde. Ledelsen skal derfor redegøre for, hvilke grænser der gælder for ledelseskompetencen i spørgsmål om konkrete forhold. Det kræver enighed mellem parterne i samarbejdsudvalget at fastlægge retningslinjer. Kan der ikke opnås enighed, fastsætter ledelsen de nødvendige retningslinjer. Det er brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv vilje i forsøget på at nå til enighed. Hvis en af parterne ønsker det, skal der snarest muligt indledes drøftelser om at fastlægge retningslinjer. Alle retningslinjer skal være skriftlige. De er bindende for begge parter, som er forpligtet til at anvende dem i konkrete tilfælde. Hver af parterne kan opsige fastlagte retningslinjer med tre måneders varsel. Inden opsigelsen skal samarbejdsudvalget forsøge at ændre de hidtidige retningslinjer på en måde, som er tilfredsstillende for samarbejdsudvalgets parter. 5. Særlige arbejdsområder for samarbejdsudvalget Følgende emner behandles i samarbejdsudvalget: 1. Mål, strategi og resultatkontrakt. 2. Budget og finanslovsbidrag. 3. Rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing. 4. Personalepolitik. 5. Kompetenceudvikling. 6. Job på særlige vilkår. 7. Det psykiske arbejdsmiljø herunder arbejdsrelateret stress. Stk. 2. Mål, strategi og resultatkontrakt Samarbejdsudvalget skal inddrages i arbejdet med institutionens mål og strategier, således at medarbejderne inddrages i overvejelserne om at få institutionen til at arbejde kvalitetsbevidst og effektivt. Samarbejdsudvalget skal i for- 19

20 bindelse hermed drøfte sammenhængen mellem institutionens (resultat)mål/strategi og personalepolitikken. Hvis der indgås en resultatkontrakt for institutionen, skal ledelsen orientere samarbejdsudvalget om kontraktens indhold, herunder de arbejdsmæssige, udviklingsmæssige og personalepolitiske mål. Resultatkontraktens konsekvenser for institutionens arbejds- og personaleforhold skal indgå i samarbejdsudvalgets drøftelse af kontraktens udmøntning. Samarbejdsudvalget orienteres regelmæssigt om resultatmålenes opfyldelse. Hvis der indgås en resultatlønaftale for institutionens direktør, skal ledelsen informere samarbejdsudvalget om de dele af kontrakten, som vedrører institutionens resultater. Stk. 3. Budget og finanslovsbidrag Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinjer for udvalgets drøftelser af institutionens budget- og finanslovsbidrag og for drøftelsen af principperne for bevillingernes anvendelse. Samarbejdsudvalget skal især vurdere konsekvenserne for arbejds- og personaleforholdene ved væsentlige ændringer i institutionens resultatkrav og økonomiske rammer. Stk. 4. Rationaliserings- og omstillingsprojekter Samarbejdsudvalget skal drøfte konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud, udlicitering og outsourcing af opgaver samt teknologiprojekter. I drøftelsen skal følgende forhold indgå: Økonomi, arbejdstilrettelæggelse, personalebehov, kompetenceudvikling, teknologi og arbejdsmiljø. Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang fastlægge retningslinjer for medarbejderrepræsentanters deltagelse i arbejds- eller projektgrupper mv. Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang fastsætte retningslinjer for medarbejdernes adgang til foreliggende dokumentation vedrørende (teknologi)projekterne. Samarbejdsudvalget skal klarlægge behovet for kompetenceudvikling og omplacering i forbindelse med større rationaliseringer og omstillinger samt konkrete teknologiprojekter, og der skal fastlægges retningslinjer for gennemførelsen heraf. Stk. 5. Personalepolitik Samarbejdsudvalget skal drøfte udviklingen af en personalepolitik, som fremmer job- og kompetenceudvikling, fleksibilitet og mangfoldighed. Samarbejdsudvalget skal via personalepolitikken bidrage til at skabe en attraktiv arbejdsplads samt motivation til at indfri institutionens mål. I forbindelse med udviklingen af personalepolitikken skal samarbejdsudvalget arbejde for at skabe reel mangfoldighed blandt medarbejdere og ledere og herigennem fremme udvikling og nytænkning. Samarbejdsudvalget skal gennem personalepolitikken forebygge direkte og indirekte forskelsbehandling, således at arbejdspladsen kan imødekomme de behov, som medarbejdere stiller til en attraktiv arbejdsplads. Herunder skal samarbejdsudvalget drøfte institutionens politik for orlov. Udvikling af personalepolitikken skal bidrage til, at alle medarbejdere - uanset køn, etnisk oprindelse, hudfarve, race, religion, handicap, alder og seksuel orientering - reelt får samme mulighed for ansættelse, uddannelse, forfremmelse samt arbejdsvilkår i øvrigt. Samarbejdsudvalget skal drøfte ligestillingsspørgsmål og sikre, at ligestilling bliver en integreret del af institutionens personalepolitik. Samarbejdsudvalget skal herunder arbejde for at sikre et arbejdsklima uden uønsket adfærd af seksuel karakter og anden adfærd, der krænker kvinders og mænds værdighed på arbejdspladsen. Samarbejdsudvalget skal tillige arbejde for, at der ikke sker diskrimination af en medarbejder, der klager, eller en medarbejder, der ønsker at vidne eller vidner i tilfælde af en klage. Ved fastlæggelsen af institutionens personalepolitik skal der tages hensyn til, at arbejdslivet kan forenes med privatlivet. Stk. 6. Kompetenceudvikling Samarbejdsudvalget skal fastlægge principper og retningslinjer for den samlede job- og kompetenceudviklingsindsats i institutionen med udgangspunkt i en vurdering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for strategisk kompetenceudvikling. Endvidere kan samarbejdsudvalget drøfte, om der til hjælp for udmøntningen af kompetencestrategien er behov for 20

21 udviklingsplaner for afdelinger, teams, medarbejdergrupper eller lignende og i nødvendigt omfang principper og retningslinjer herfor. Ved fastlæggelse af principper og retningslinjer skal kompetenceudvikling og jobudvikling ses i sammenhæng. Samarbejdsudvalget skal ligeledes fastlægge retningslinjer for afholdelse af medarbejderudviklingssamtaler og for anvendelse af midler fra kompetencefonden. Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte principperne for tilrettelæggelse af en systematisk uddannelsesplanlægning og drøfte behovet for iværksættelse af udviklingsaktiviteter for alle medarbejdergrupper. Samarbejdsudvalget evaluerer årligt arbejdspladsens indsats for kompetenceudvikling. Stk. 7. Job på særlige vilkår Samarbejdsudvalget skal regelmæssigt undersøge mulighederne for at integrere grupper, der har vanskeligt ved at få en placering på arbejdsmarkedet, blandt andet ved brug af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger. Samarbejdsudvalget skal i nødvendigt omfang fastlægge generelle retningslinjer for udformning af job på særlige vilkår (arbejdsindhold, oplæring, medarbejderudviklingssamtaler, kompetenceudvikling, antal stillinger der kan besættes på særlige vilkår mv.), hvis det besluttes at etablere sådanne på baggrund af drøftelser i samarbejdsudvalget. Stk. 8. Psykisk arbejdsmiljø, herunder arbejdsrelateret stress Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinjer for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomst af arbejdsrelateret stress. Indsatsen skal koordineres med sikkerhedsudvalget. 6. Oprettelse af samarbejdsudvalg I institutioner med mindst 25 beskæftigede skal der oprettes samarbejdsudvalg. Er der inden for institutionen flere arbejdssteder med en selvstændig ledelsesfunktion, hvor antallet af beskæftigede er mindst 25, skal der oprettes et samarbejdsudvalg for hvert af disse arbejdssteder. Hvis der oprettes flere samarbejdsudvalg inden for en institution, skal der også oprettes et hovedsamarbejdsudvalg, der er fælles for hele institutionen. Det er af afgørende betydning for samarbejdet, at samarbejdsudvalgsstrukturen afspejler organisationsstrukturen. Hvis flere statslige institutioner etablerer en fælles opgaveløsning/arbejdsplads med selvstændig ledelsesfunktion og mindst 25 ansatte, skal der oprettes samarbejdsudvalg. I institutioner, hvor der på grund af det begrænsede antal medarbejdere ikke skal oprettes samarbejdsudvalg, skal der samarbejdes efter samme principper, som er indeholdt i denne aftale. Stk. 2. Sammensætning af samarbejdsudvalg Antallet af pladser i samarbejdsudvalget fastsættes ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Er der flere forhandlingsberettigede organisationer repræsenteret i institutionen, fastsættes fordelingen mellem organisationerne ved aftale mellem disse. Den ansvarlige leder af institutionen eller af den pågældende del af institutionen er formand for samarbejdsudvalget og udpeger de øvrige ledelsesrepræsentanter samt suppleanter for disse. Medarbejderrepræsentanterne og suppleanterne for disse udpeges af de forhandlingsberettigede personaleorganisationer blandt de anmeldte tillidsrepræsentanter i institutionen. Skal der udpeges flere medarbejderrepræsentanter, end der er tillidsrepræsentanter, foretages udpegningen blandt institutionens øvrige medarbejdere. De pågældende anmeldes over for institutionens ledelse. Suppleanterne anmeldes på tilsvarende måde. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af medarbejderrepræsentanterne. 21

22 Medlemmer og suppleanter udpeges for 2 år ad gangen. En udpegning bortfalder, når grundlaget for den ikke længere er til stede. Stk. 3. Underudvalg Samarbejdsudvalget kan nedsætte permanente eller midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. Hvis en af parterne ønsker det, skal der nedsættes et teknologiudvalg, et kompetenceudviklingsudvalg og/eller et ligestillingsudvalg. Når samarbejdsudvalget nedsætter et underudvalg, skal udvalgets kompetence i forhold til samarbejdsudvalget være klart beskrevet i et kommissorium. Stk. 4. Kontaktudvalg Der kan oprettes et kontaktudvalg bestående af samarbejdsudvalgets medarbejderrepræsentanter og en repræsentant for hver af de personaleorganisationer, der ikke er repræsenteret i samarbejdsudvalget. Kontaktudvalgets opgaver er at virke vejledende og rådgivende for personalerepræsentanterne i samarbejdsudvalget. Udvalget indkaldes forud for møder i samarbejdsudvalget. 7. Lokale aftaler om udvidelse af medarbejderindflydelsen (MIO) Ledelse og medarbejdere kan for at udbygge samarbejdet lokalt indgå aftale om nedsættelse af et medindflydelsesorgan (MIO) i stedet for samarbejdsudvalget. Samarbejdsaftalens bestemmelser om indhold, struktur og sammensætning af udvalget kan i denne forbindelse fraviges. Aftale herom skal indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Aftalen kan omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af institutionen der er omfattet af aftalen. Aftaler kan indgås om: 1. Medindflydelsesformer, der erstatter og udvider det samarbejde, som foregår i henhold til samarbejdsaftalens bestemmelser. 2. Medindflydelsesformer, der kombinerer et udvidet samarbejde med de opgaver, der varetages af sikkerhedsorganisationen. Aftalen skal som minimum indeholde bestemmelser om medindflydelsens formål, indhold og struktur samt om ændring og opsigelse. Aftalen skal endvidere indeholde overvejelser om uddannelse af medarbejder- og ledelsesrepræsentanter samt om information og kommunikation. Samarbejdsaftalens bestemmelser om uddannelse, samarbejdsudvalgenes opgaver samt medindflydelsens indhold er minimumsbestemmelser, som ikke kan fraviges i indskrænkende retning. 8. Lokale aftaler om ændret organisering af arbejdsmiljøarbejdet For at styrke arbejdsmiljøarbejdet kan der aftales en anden organisering af dette arbejde for eksempel ved at sammenlægge samarbejdsudvalget/mio og sikkerhedsudvalget. Anden organisering af arbejdsmiljøarbejdet kræver en aftale, der skal indgås mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Aftalen kan omfatte hele institutionen eller dele heraf. Hvis aftalen kun omfatter dele af institutionen, skal det tydeligt fremgå, hvilke dele af institutionen der er omfattet af aftalen. En aftale om ny organisering af arbejdsmiljøarbejdet berører ikke varetagelsen af de opgaver, funktioner, pligter og rettigheder på decentralt og centralt niveau, som i arbejdsmiljølovgivningen er henlagt til sikkerhedsorganisationen. Aftalen skal være skriftlig og tilgængelig for de ansatte i institutionen. Aftalen skal som minimum indeholde følgende elementer: 1. Beskrivelse af institutionens arbejdsmiljøpolitik og handleplan for, hvordan arbejdsmiljøet i institutionen kan forbedres. 22

23 2. Angivelse af en procedure for gennemførelse og opfølgning af aftalen i institutionen. 3. Angivelse af, hvordan opgaver og funktioner varetages, herunder arbejdslederes og øvrige ansattes deltagelse i arbejdsmiljøarbejdet samt beskrivelse af relevante aktiviteter, f.eks. arbejdspladsvurdering og sikkerhedsrunder. 4. Angivelse af en procedure, som sikrer, at der hvert andet år gennemføres en evaluering af institutionens arbejdsmiljøarbejde og aftalens effekt herpå. 5. Angivelse af, hvordan aftalen kan ændres og opsiges. 6. Oversigt over den aftalte organisering af arbejdsmiljøarbejdet i form af en organisationsplan. Når der aftales medindflydelsesformer, hvor samarbejdsog arbejdsmiljøområdet kombineres i et udvalg, skal det sikres, at mindst en arbejdsleder og en sikkerhedsrepræsentant fra sikkerhedsorganisationen er repræsenteret i det kombinerede udvalg. Samtlige repræsentanter i det kombinerede udvalg skal have tilbud om deltagelse i den lovpligtige arbejdsmiljøuddannelse. 9. Tilrettelæggelse af møder Formand og næstformand udarbejder i fællesskab dagsorden for møderne. Samarbejdsudvalgets medlemmer har den tavshedspligt, der følger af Forvaltningsloven. Samarbejdsudvalget fastsætter selv sin forretningsorden. Møder afholdes fortrinsvis i arbejdstiden, og medlemmerne skal have den fornødne tid til rådighed til samarbejdsudvalgsarbejdet. Medlemmerne oppebærer time- og dagpenge og befordringsgodtgørelse efter de regler, der er aftalt mellem Finansministeriet og centralorganisationerne. Ved deltagelse i møder samt rejsetid i forbindelse hermed uden for de pågældendes normale arbejdstid ydes kompensation efter reglerne i aftalen om tillidsrepræsentanter i staten mv. I kombinerede samarbejdsorganer, som også varetager de arbejdsopgaver, der ellers ville være henlagt til sikkerhedsudvalg, følger medarbejderrepræsentanternes vilkår tillige af bestemmelserne i Finansministeriets cirkulære om honorering af sikkerhedsrepræsentanter m.fl. Stk. 2. Tilkald af sagkyndige Ved behandlingen af specielle spørgsmål i samarbejdsudvalg og underudvalg kan hver af parterne tilkalde særligt sagkyndige på det pågældende område fra institutionen. Tilkald af andre sagkyndige herunder eksperter udefra forudsætter, at der er enighed om det. Samarbejdsudvalget kan endvidere indhente bistand og vejledning fra vedkommende hovedsamarbejdsudvalg, de berørte faglige organisationer og aftalens centrale parter, når en af parterne i samarbejdsudvalget fremsætter et ønske om det. 10. Tillidsrepræsentantbeskyttelse Alle medarbejderrepræsentanter i samarbejdsudvalget, i samarbejdsorganer nedsat i henhold til 7 (MIO) og kombinerede samarbejds- og sikkerhedsudvalg nedsat efter 8 har samme beskyttelse som tillidsrepræsentanterne på området. Suppleanter har samme beskyttelse som stedfortrædere for tillidsrepræsentanter på området. 11. Uddannelse af samarbejdsudvalgsmedlemmer Et samarbejdsudvalgsmedlem skal inden for de første 6 måneder efter sin udpegning have tilbudt et kursus for samarbejdsudvalgsmedlemmer. 12. Rådgivning og vejledning af samarbejdsudvalg De centrale parter nedsætter et udvalg, som har til formål at fremme samarbejdsudvalgenes arbejde gennem bred informations- og vejledningsvirksomhed for samarbejdsudvalgene. Herudover er udvalget ansvarlig for uddannelse af medlemmer af samarbejdsudvalgene. Stk. 2. Sekretariat Udførelsen af udvalgets opgaver varetages af et sekretariat, som under ansvar for parterne varetager de daglige opgaver. Sekretariatet yder endvidere rådgivning og vejledning til både ledelse og medarbejderrepræsentanter i de statslige 23

24 samarbejdsudvalg om samarbejdsspørgsmål. Hver af parterne bidrager ligeligt til sekretariatets drift. 13. Samarbejdsnævn Samarbejdsnævnets opgave er at behandle og afgøre sager om fortolkning af og brud på aftalen. Stk. 2. Sammensætning Samarbejdsnævnet sammensættes med ligelig repræsentation fra hver af samarbejdsaftalens parter. Formanden udpeges af Finansministeriet blandt nævnets medlemmer. Næstformanden udpeges af centralorganisationerne blandt nævnets medlemmer. 14. Uoverensstemmelse Uoverensstemmelser om fortolkningen af og påstande om brud på aftalens bestemmelser kan af hver af parterne i samarbejdsudvalget kræves behandlet i et evt. hovedsamarbejdsudvalg. Opnås der ikke enighed i hovedsamarbejdsudvalget, forelægges uoverensstemmelsen til afgørelse i Samarbejdsnævnet. Stk. 2. Direkte forelæggelse for Samarbejdsnævnet Er der ikke oprettet hovedsamarbejdsudvalg i institutionen forelægges uoverensstemmelsen direkte til afgørelse i Samarbejdsnævnet. 15. Brud på informationspligten Ved brud på informationspligten (aftalens 3 stk. 2 og 3) kan medarbejdersiden fremsætte anmodning om, at forpligtelsen skal overholdes. Anmodningen skal fremsættes skriftligt. Ledelsen har derefter en frist på 1 måned fra modtagelsen til at tage skridt til at opfylde sin forpligtelse. Stk. 2. Sanktioner Er der ikke inden for fristen taget skridt til at opfylde forpligtelsen, kan medarbejdersiden indgive en klage for Samarbejdsnævnet. Ved brud på aftalen kan Samarbejdsnævnet eller voldgiftsretten, jævnfør 16, fastsætte passende sanktioner, f.eks. en påtale eller idømmelse af bod. Boden kan, hvis de lokale parter er enige, bruges til samarbejdsfremmende foranstaltninger. 16. Voldgift Kan der ikke opnås enighed i Samarbejdsnævnet i sager om fortolkning af og brud på aftalens bestemmelser indbringes spørgsmålet for en voldgiftsret. Stk. 2. Sammensætning Voldgiftsretten består af fire medlemmer, hvoraf to udpeges af Finansministeriet og to udpeges af centralorganisationerne. Voldgiftsretten udpeger en opmand. Hvis der ikke kan opnås enighed om udpegningen af opmand, anmodes Arbejdsretten om at udpege denne. Stk. 3. Kendelser Voldgiftsretten afsiger en motiveret kendelse, som er bindende for såvel ledelsen som medarbejderne. 17. Værnepligtige Aftalen omfatter ikke personel til pligtig tjeneste. I det omfang forholdene i det militære forsvar og i det civile beredskab kræver det, kan der efter forhandling med berørte personaleorganisationer foretages afvigelser fra aftalens bestemmelser. 18. Ikrafttræden Denne aftale træder i kraft, når den er underskrevet af parterne. Samtidig ophæves: 1. Cirkulære af 29. maj 2002 om aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i statens virksomheder og institutioner. 2. Cirkulære af 10. juni 1999 om rammeaftale om udvidet medarbejderindflydelse i statens institutioner og rammeaftale om organisering af sikkerheds- og sundhedsarbejdet i statens institutioner. 19. Opsigelse Denne aftale kan af hver af parterne opsiges med 3 måneders varsel til den første i en måned. Efter opsigelse løber aftalen videre, indtil den erstattes af en ny aftale dog længst i indtil 12 måneder efter opsigelsen. 24

25 København den 28. april 2005 Statsansattes Kartel Peter Waldorff Ellen Lykkegaard Statstjenestemændenes Centralorganisation II Tommy Agerskov Thomsen Finansministeriet P.M.V. E.B. Jette Frederiksen Lærernes Centralorganisation Anders B. Christensen Overenskomstansattes Centralorganisation Finn Busse Jensen Akademikernes Centralorganisation Sine Sunesen 25

26 CFU Centralorganisationernes Fællesudvalg Personalestyrelsen Finansministeriet November 2005 Notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget Baggrund EU-direktiv af 11. marts 2002 om indførelse af en generel ramme for information og høring af arbejdstagerne pålægger medlemslandene at fastsætte bestemmelser om arbejdstagernes ret til information og høring i virksomheder eller forretningssteder beliggende i EU s medlemslande. I direktivet er fastsat, hvilke områder der er omfattet af informationen og høringen samt bestemmelser om, at informationen skal gives på et passende tidspunkt, en passende måde og med et passende indhold, således at arbejdstagerne har mulighed for at forberede sig på den efterfølgende høring. Høringen skal ske på et passende tidspunkt, på en passende måde og med et passende indhold samt på et relevant ledelses- og repræsentationsniveau, afhængigt af det behandlede emne. Høringen foretages med henblik på at udveksle synspunkter og etablere en god dialog mellem arbejdsgiver og -tager, således at der eventuelt kan opnås aftale om de beslutninger, som er undergivet bestemmelserne om information og høring. Direktivet pålægger endvidere medlemslandene at sørge for, at der findes passende administrative eller retlige procedurer til sikring af håndhævelsen af de principper, som følger af direktivet. I forbindelse hermed skal der fastsættes sanktioner, hvis en arbejdsgiver eller arbejdsgiverrepræsentant overtræder bestemmelserne i direktivet. Sanktionerne skal være effektive og stå i forhold til overtrædelsens omfang og have afskrækkende virkning. Direktivet skal implementeres ved lovgivning og/eller aftaler mellem arbejdsmarkedets parter. Direktivet implementeret i samarbejdsaftalen I forbindelse med overenskomstforhandlingerne 2005 blev der opnået enighed mellem Finansministeriet og CFU om at indgå en ny samarbejdsaftale, og at EU-direktivet skulle implementeres i denne aftale. Direktivet er nu implementeret i samarbejdsaftalens 3 om information og drøftelse i samarbejdsudvalget samt i 15 om brud på informationspligten. 26

27 Ved indgåelsen af den nye samarbejdsaftale var aftalens parter enige om, at EU-direktivets høring er lig samarbejdsaftalens drøftelse. Nye krav til ledelsen Bestemmelserne stiller væsentlig større krav til den information fra ledelsen, som skal gives i samarbejdsudvalget, end det har været tilfældet i de tidligere samarbejdsaftaler. Der skal fokuseres mere på skriftligheden, på tidspunktet hvor information og drøftelse finder sted og om information og drøftelse finder sted på rette niveau. Da bestemmelserne indeholder sanktioner i tilfælde af brud på informations- og høringspligten sanktionerne kan betyde ikendelse af bod er det vigtigt, at samarbejdsudvalgene og ikke mindst ledelserne i statens institutioner er meget opmærksomme på de skærpede krav til information og drøftelse. Hvad omfatter informationspligten? I samarbejdsaftalens 3 stk. 2 er fastsat, at ledelsen skal informere samarbejdsudvalget om: 1. Institutionens seneste og forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation. 2. Institutionens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse især i forbindelse med strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. 3. Beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdstilrettelæggelsen og medarbejdernes ansættelsesforhold. 4. Udbud og udlicitering. Ad 1. Ledelsens informationspligt omfatter institutionens aktuelle situation for eksempel i forhold til opstillede mål og strategier og igangværende processer. Ledelsens forventninger til udviklingen i arbejdspladsens aktiviteter herunder forventede trusler eller udfordringer er også emner, der skal informeres om i samarbejdsudvalget. 27

28 Informationen af samarbejdsudvalget skal også indeholde status og forventet udvikling i institutionens økonomi. I forbindelse hermed skal det bemærkes, at det i cirkulæreteksten til samarbejdsaftalen er fremhævet, at det er særlig relevant, at ledelsen orienterer om budgetterede og afholdte udgifter, der har tilknytning til arbejds- og personaleforholdene for eksempel lønsum, over- og merarbejde, kompetenceudvikling og særlige feriedage. Om institutionens seneste og forventede udvikling henvises i øvrigt til aftalens 5. Ad 2. Den aktuelle situation og forventede udvikling omkring arbejdspladsens struktur og beskæftigelse er også områder, som ledelsen er forpligtet til at informere om i samarbejdsudvalget. Strukturændringer og rationaliseringer kan få omfattende konsekvenser for beskæftigelsesforhold og arbejdstilrettelæggelse og er derfor som tidligere også omfattet af ledelsens pligt til information. Alle påtænkte, planlagte og forventede foranstaltninger i forbindelse med ændringer i struktur og beskæftigelsesforhold skal der informeres om. Større ændringer i struktur og beskæftigelsesforhold skaber altid utryghed hos medarbejderne. Informationen og høringen skal bidrage til at de påtænkte ændringer kan gennemføres på en måde, så ændringer skaber mindst mulig utryghed og usikkerhed hos medarbejderne. Om samarbejdsudvalgets drøftelser af strukturændringer mv. henvises i øvrigt til aftalens 5. Ad 3. Beslutninger om betydelige ændringer i arbejdstilrettelæggelsen kan for eksempel ske ª i forbindelse med indførelse af større IT-systemer, ª ved større ændringer i institutionens resultatkontrakt, ª ved gennemførelsen af større reformer for eksempel kommunalreformen, ª ved sammenlægning af institutioner eller dele heraf, ª ved oprettelse af fælles statslig/privat opgaveløsning, ª ved indførelse af team- eller gruppebaserede opgaveløsninger, ª ved omlægninger af opgaver efter udlicitering, ª ved oprettelse af administrative fællesskaber og fælles statslige/kommunale jobenheder. Ændringer i medarbejdernes ansættelsesforhold sker typisk ved udlicitering af opgaver i statslige institutioner, hvor medarbejdere følger med opgaverne over i et privat firma, eller når staten sælger hele eller dele af statsvirksomheder. Sådanne ændringer kan gribe afgørende ind i den enkelte medarbejders arbejdsliv. Derfor skal samarbejdsudvalget have information herom i god tid, således at der er mulighed for en grundig forberedelse til den efterfølgende drøftelse i udvalget. Ad 4. Ved udbud og udlicitering af opgaver skal samarbejdsudvalget informeres så tidligt, at der i samarbejdsudvalget i nødvendigt omfang kan fastlægges retningslinjer for medarbejderrepræsentanters deltagelse i arbejds- eller projektgrupper mv. I øvrigt henvises til Vejledning om medarbejdernes indflydelse og vilkår ved udbud og udlicitering, udsendt af Personalestyrelsen og CFU, november Mundtlig skriftlig information Informationen fra ledelsen skal primært ske skriftligt for eksempel som bilag til de enkelte dagsordenspunkter ved samarbejdsudvalgets møder. Mundtlig information gives kun undtagelsesvis i de tilfælde, hvor der på grund af tidspres ikke har været mulighed for at producere skriftligt materiale. Hvis medarbejdersiden i samarbejdsudvalget ønsker en nærmere drøftelse af det pågældende emne, har medarbejderne krav på skriftlig information til brug for deres forberedelse. Drøftelsen må derfor udsættes indtil den skriftlige information er udsendt. Kravet om skriftlighed hænger sammen med medarbejderrepræsentanternes mulighed for forberedelse af den drøftelse, som skal foregå i samarbejdsudvalget. Information hvornår og hvor meget Informationen skal give mulighed for en efterfølgende drøftelse i samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i ledelsens overvejelser og endelige beslutningsgrundlag. Det indebærer, at med- 28

29 arbejderrepræsentanterne skal have den fornødne tid til forberedelse inden drøftelsen finder sted. I EU-direktivet anføres det, at informationen skal sætte medarbejderne i stand til at foretage en passende analyse. Der skal derfor være tid til indhentning af yderligere oplysninger, gennemførelse af møder med bagland og kolleger fra andre personalegrupper og indhentning af ekstern bistand. Informationen skal tillige gives med et passende indhold, således at alle væsentlige forhold omkring det pågældende emne er berørt. Informationen må være så fyldestgørende, at medarbejderne kan overskue konsekvenserne af de beslutninger, som informationen lægger op til. På den anden side må informationen ikke blive så detaljeret, at den bliver uoverskuelig for medarbejderne, som jo ikke har samme administrative/ juridiske funktioner at trække på som ledelsen. Informationen skal gives med en sådan detaljeringsgrad, at medarbejderne har mulighed for at forberede sig til og på en ligeværdig måde deltage i den drøftelse i samarbejdsudvalget, som informationen lægger op til. Drøftelse Drøftelse i samarbejdsudvalget sker med henblik på at nå til enighed om de beslutninger, som den givne information lægger op til. Via dialogen i samarbejdsudvalget og parternes vilje til at forsøge at nå til enighed kan medarbejderne få indflydelse på de endelige beslutninger om det emne, som er til drøftelse. Alle de forhold, som er omfattet af informationspligten, skal drøftes i samarbejdsudvalget, hvis ledelses- eller medarbejderrepræsentanterne ønsker det. I samarbejdsaftalen er desuden nævnt en række områder, som skal drøftes i samarbejdsudvalget, jf. SU-aftalens 5. Disse områder er ikke affødt af EU-direktivet og bestemmelsen om bod finder som udgangspunkt ikke anvendelse på disse områder. Visse områder under 5 er dog nært beslægtet til emner, som hører under ledelsens informationspligt eksempelvis budget og finanslovsbidrag, hvorfor det er vanskeligt at foretage en fuldstændig adskillelse. Der er således områder, som er omtalt under 5, hvor manglende drøftelse kan medføre, at bestemmelsen om bod kan finde anvendelse. Rette niveau Det er ledelsens ansvar at sikre, at informationen og drøftelsen sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. Det indebærer, at information og drøftelse skal ske mellem den ledelse, som træffer den endelige beslutning, og repræsentanter for de medarbejdere, som bliver berørt af beslutningen. Herved kan samarbejdsudvalgets medarbejderside via dialogen få indflydelse på den endelige beslutning. Det vil være samarbejdsudvalgets formand, som giver informationen i samarbejdsudvalget. Hvis der opstår en situation, hvor der er krav om information og drøftelse på områder, som ligger uden for formandens ansvars- og kompetenceområde, er det den relevante ledelses forpligtelse at sikre, at der foretages information og høring af alle de berørte samarbejdsudvalg. Som eksempler kan nævnes: Hvis den øverste ledelse i en større institution ønsker at foretage en strukturændring i en afdeling/division/område, skal information og drøftelse foregå mellem den øverste ledelse og medarbejderrepræsentanter for de personalegrupper, der berøres. Information og drøftelse heraf med formanden for det lokale samarbejdsudvalg er således ikke tilstrækkeligt, idet medarbejderrepræsentanterne ikke kommer i dialog med den egentlige beslutningstager og således ikke har mulighed for at påvirke beslutningen direkte. Er der overvejelser i et departement om strukturændringer i en del af ministerområdet, så skal information og drøftelse foregå mellem departementschef og repræsentanter for de medarbejdere, som bliver berørt af ændringerne. Finder chefen for en afdeling med eget samarbejdsudvalg det nødvendigt at omlægge arbejdsopgaverne eksempelvis for en række HK-ansatte, så kan informationen og drøftelsen foregå i det lokale samarbejdsudvalg og skal ikke nødvendigvis drøftes i hovedsamarbejdsudvalget, under forudsætning af at den pågældende chef har kompetencen til at træffe beslutningen. Påtænker ledelsen af en større uddannelsesinstitution for eksempel et CVU eller et EUC at udbyde visse af pedelopgaverne på en af de institutioner, som indgår i den samlede institution, må information og drøftelse foregå mellem 29

30 den samlede institutions ledelse og repræsentanter for de pedeller, som berøres af udbuddet. Koncernledelse Hvis der inden for et ministerområde er etableret en koncernledelse eller lign. og der opstår pligt til information og høring, må ledelsen sammen med de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter for de personalegrupper, der berøres drøfte, hvorledes information og drøftelse kan ske på den mest hensigtsmæssige måde. I SU-aftalen peges på tre forskellige måder at sikre information og høring i koncerner. Det kan ske ved: 1. Etablering af samarbejdsudvalg på koncernniveau 2. Nedsættelse af ad hoc udvalg 3. Drøftelse i de relevante samarbejdsudvalg inden for området Som eksempel kan nævnes fastlæggelse af en koncerns effektiviseringsstrategi, hvor nogle opgaver skal i udbud og udliciteres og andre opgaver kræver en helt ny arbejdstilrettelæggelse i forbindelse med digitalisering heraf. Her vil nogle medarbejdere måske skulle skifte til privat arbejdsgiver i forbindelse med udliciteringen og andre medarbejdere vil opleve betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse. Det kan anbefales, at koncernledelsen indkalder de forhandlingsberettigede organisationers repræsentanter fra hele koncernen for at få drøftet og fastlagt procedurer for information og drøftelse af de forhold, som er omfattet af informationspligten. At aftale et beredskab herom kan sikre, at information og drøftelse kan foregå på en sådan måde, at medarbejderne via dialogen får mulighed for at få indflydelse på beslutningerne, også når disse skal træffes under et vist tidspres. Dette indebærer, at ledelsen må neutralisere en allerede truffen beslutning, således at der kan gennemføres en egentlig information og efterfølgende drøftelse af det pågældende emne. Herved gives medarbejderne mulighed for at få indflydelse på de beslutninger, der skal træffes. Hvis ledelsen ikke tager skridt til at opfylde forpligtelsen til information og efterfølgende drøftelse, kan medarbejdersiden i samarbejdsudvalget indgive en klage for Samarbejdsnævnet. Klager som vedrører andre af bestemmelserne i samarbejdsaftalen skal behandles efter aftalens 14. Dette indebærer, at en klage skal behandles i eget SU-hierarki for eksempel områdesamarbejdsudvalg, hovedsamarbejdsudvalg og ministeriesamarbejdsudvalg med henblik på intern løsning, inden klager fremsendes til Samarbejdsnævnet. Samarbejdsnævnet Samarbejdsnævnet består af 6 repræsentanter med ligelig repræsentation fra hver af samarbejdsaftalens parter. Samarbejdsnævnets opgave er at behandle og afgøre sager om fortolkning og brud på samarbejdsaftalens bestemmelser. I sager om overtrædelse af aftalens 3 stk. 2 og 3 kan nævnet fastsætte passende sanktioner, f.eks. påtale eller idømmelse af en bod. Bod Hvis en ledelse er blevet idømt en bod for manglende overholdelse af bestemmelserne i aftalens 3 stk. 2 og 3 kan boden anvendes til samarbejdsfremmende foranstaltninger på arbejdspladsen Dette kræver dog enighed i SU. Kan der ikke mellem de lokale parter opnås enighed herom, vil bodsbeløbet tilfalde centralorganisationerne. Manglende overholdelse af forpligtelsen til information og drøftelse Ved brud på informationspligten (aftalens 3 stk. 2 og 3) kan medarbejdersiden fremsætte anmodning om, at forpligtelsen overholdes. Anmodningen skal fremsendes skriftligt. Ledelsen har herefter en frist på en måned fra modtagelsen til at tage skridt til at opfylde sin forpligtelse. 30

31 31

32