Arkitektskolen Aarhus 7. februar 2012 Samarbejdsudvalg J.nr TNI/JHJ/LR

Transkript

1 Arkitektskolen Aarhus 7. februar 2012 Samarbejdsudvalg J.nr TNI/JHJ/LR Referat af møde i samarbejdsudvalget den 20. januar 2012 Deltog i mødet: Torben Nielsen, Jørgen Hedegaard-Jensen, Marianne Kazar, Jan Fugl, Sidsel L. Tefre og Morten Daugaard Afbud fra: Lene Rimpler, Lene Hasle Pedersen og John Hvas Referent: Jørgen Hedegaard-Jensen Dagsorden: 1. Godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat af mødet den 8. juni 2011 Til orientering: 3. Orientering fra rektor 4. Orientering fra øvrige medlemmer 5. Punkter til dagsordnen til 1. bestyrelsesmøde - bilag Til drøftelse og vedtagelse: 6. Forretningsordnen for SU bilag SUs indsatsområde generelt og i praksis på AAA Til drøftelse 7. Budget bilag Til drøftelse og vedtagelse 8. Sus indsatsområder og mål i 2012 bilag (årshjul) Til drøftelse 9. Den kommende rekruttering på VIP-siden bilag 10. Fagligt Råd 11. Evt. 12. Næste møde Arkitektskolen Aarhus Nørreport Århus C T: F: CVR: aarch.dk a@aarch.dk

2 1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 2. Godkendelse af referat af mødet den 8. juni 2011 Godkendt 3. Orientering fra rektor Rektor bød Sidsel Tefre velkommen til SU. Rektor beklagede og tog aasvar for de aflyste og manglende SU-møder i Rektor orienterede om seneste møde i ministeriet om ny rammeaftale, der forventes indgået for 2013 og frem. Skolen i København har fået ny rektor det kan føre til et øget samarbejde, f.eks. om efteruddannelse. 4. Orientering fra andre medlemmer Marianne Kazar gav udtryk for, at det er yderst beklageligt, at der ikke er holdt møde i SU i perioden 8. juni 2011 til 20. januar 2012, og at det er hendes opfattelse, at SU-cirkulæret ikke er overholdt. Morten Daugaard orienterede om planerne for GRUS for lærerne. Jan Fugl supplerede med et ønske om at se på arbejdstidsregler og planerne for MUS/GRUS. Jan savnede mere kontakt til kompetencelederne og klarere forhold for lærerpersonalets forhold til lederne i det hele taget. 5. Punkter på dagsorden til 1. bestyrelsesmøde bilag Dagsorden blev gennemgået 6. Forretningsorden Rektor forklarede, at den nye forretningsorden følger cirkulæret. Stedfortrædere deltager ikke i møderne, og der er ikke en repræsentant for ledelsen i administrationen. Næstformanden for 2012 vælges ved næste møde. Forretningsordnen tages op til revision hvert år på årets første møde og her vælges næstformanden. Der var enighed om at godkende forretningsorden, idet stedfortræder udgår under punkt 5, medarbejdersiden. 7. Budget Tekstdelen blev gennemgået. Diverse spørgsmål om rekrutteringsplanlægning, antal studerende, omgængere, rektors innovationspulje og effektiviseringspotentialet i administrationen blev besvaret. Rektors innovationspulje skal primært bruges til at støtte undervisningen i form af konkrete udviklingsprojekter, praksisrelaterede aktiviteter og didaktiske fornyelser. Budgettet er udarbejdet inklusive indgåede personaleaftaler ultimo 2011.

3 Marianne Kazar mener, at skolen skal have en HR-funktion for alle ansatte, og Sidsel Tefre mener, at der er forskelle i den måde kvalifikationstillæg udmåles på i forhold til VIP henholdsvis TAP-gruppen. Resultatet for 2011 forventes at være plus 6-8 million kr. Budgettet behandles på bestyrelsesmødet den 1. februar Sidsel Tefre kunne ikke af budgettet aflæse, hvorfra midlerne til efteruddannelse af skolens personale hos Go proces blev taget. Jørgen og Torben redegjorde for, at det er kompetenceudvikling. Således dækkes en del af udgifterne fra kompetencemidlerne, en anden del fra innovationspuljen. De pointerede, at det ikke vil få indflydelse på muligheden for at søge kompetenceudviklingsmidler resten af året. 8. SUs indsatsområder og mål i 2012 bilag Rektor gennemgik årshjulet, som skal justeres. Sidsel Tefre vil gerne have evalueret kompetenceudviklingen og ligeledes en evaluering på APV en hvad er status, og hvad fik vi ud af den? 9. Den kommende rekruttering på VIP-siden Emnet drøftes i første omgang med bestyrelsen og med den faglige ledelse. Emnet vil herefter blive drøftet decentralt i platformsregi og vil senere blive taget op i SU. 10. Fagligt Råd Der udarbejdes senere efter bestyrelsens første møde en forretningsorden for Fagligt Råd. 11. Evt. Muligheden for en opkvalificering af udvalgets nye som erfarne medlemmer blev kort berørt. Jan Fugl opfordrede til, at SU tog imod et tilbud fra Samarbejdssekretariatet om et 2 timers inout/råd/vejledning på AAA (gratis). 12. Næste møde Det er aftalt med SU's næstformand Marianne Kazar at vi udskyder SU mødet på fredag den 10. feb. til den 2. marts og anvender det som opfølgning på Bestyrelsens strategidiskussion.

4 Arkitektskolen Aarhus 7. februar 2012 J.nr TNI/LR Forretningsorden for Samarbejdsudvalget Følgende forretningsorden er baseret på nedenstående cirkulæres 1, 3, 5 og 6 og beskriver endvidere aftale om Samarbejdsudvalgets sammensætning, mødefrekvens, mødereferater samt særligt omkring budget og økonomi. 1. Formål (cirkulærets 1) Samarbejdsudvalget ved Arkitektskolen Aarhus er etableret i henhold til Finansministeriets cirkulære nr af 8. maj Samarbejdsudvalgets formål er; 1. at fastlægge rammer for samarbejdet mellem ledelse og medarbejdere med henblik på at involvere medarbejderne i arbejdet med arbejdspladsens mål og strategi 2. at fastlægge personalepolitiske rammer som fremmer kompetenceudvikling og som skaber lyst og motivation til at opfylde arbejdspladsens målsætning 3. at medvirke til at skabe de bedst mulige arbejdsvilkår og et godt arbejdsmiljø for såvel det fysiske som det psykiske. Samarbejdsudvalget skal supplere og understøtte det øvrige samarbejde, der foregår mellem ledelse og medarbejdere i hverdagen. 2. Information og drøftelse i Samarbejdsudvalget (cirkulærets 3) I Samarbejdsudvalget skal der gives gensidig information og foregå drøftelser om arbejdspladsens forhold. Ledelsen skal informere om; 1. arbejdspladsens seneste udvikling og den forventede udvikling i aktiviteter og i den økonomiske situation 2. arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling med hensyn til struktur og beskæftigelse, især i forbindelse med strukturændringer og i situationen, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng 3. andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold 4. udbud og udlicitering. Arkitektskolen Aarhus Nørreport Århus C T: F: CVR: aarch.dk a@aarch.dk Information skal gives så tidligt og med et så passende indhold, at der kan gennemføres en grundig drøftelse i Samarbejdsudvalget, således at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning.

5 Det er endvidere ledelsens ansvar at sikre, at information og drøftelse i samarbejdsudvalget sker parallelt til ledelses- og beslutningsstrukturen. 3.3 Medarbejderrepræsentanterne skal informere samarbejdsudvalget om synspunkter og forhold hos medarbejderne, der har betydning for samarbejdet. 3.4 Samarbejdsudvalget skal sikre, at samtlige medarbejdere holdes skriftligt og mundtligt orienteret om Samarbejdsudvalgets arbejde Særlige arbejdsområder for Samarbejdsudvalget (cirkulærets 5) Følgende emner behandles i Samarbejdsudvalget: 1. Mål, strategi og resultatkontrakt Samarbejdsudvalget skal inddrages i arbejdet med institutionens mål og strategier, således at medarbejderne inddrages i overvejelserne om at få institutionen til at arbejde kvalitetsbevidst og effektivt. Samarbejdsudvalget skal i forbindelse hermed drøfte sammenhængen mellem institutionens (resultat)mål/strategi og personalepolitikken. 2. Budget og finanslovsbidrag Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinjer for udvalgets drøftelser af Arkitektskolens budget- og finanslovsbidrag og for drøftelsen af principperne for bevillingernes anvendelse. Samarbejdsudvalget skal især vurdere konsekvenserne for arbejds- og personaleforholdene ved væsentlige ændringer i Skolens resultatkrav og økonomiske rammer. I forbindelse med samarbejdsudvalgets drøftelser af Skolens budget og økonomi er det særlig relevant, at ledelsen orienterer om budgetterede og afholdte udgifter, der har tilknytning til arbejds- og personaleforholdene for eksempel lønsum, over- og merarbejde, kompetenceudvikling og særlige feriedage. 3. Rationaliserings- og omstillingsprojekter samt projekter, som medfører udbud, udlicitering og outsourcing Samarbejdsudvalget skal drøfte konsekvenserne af større rationaliserings- og omstillingsprojekter, herunder udbud, udlicitering og outsourcing af opgaver samt teknologiprojekter. I drøftelsen skal følgende forhold indgå: Økonomi, arbejdstilrettelæggelse, personalebehov, kompetenceudvikling, teknologi og arbejdsmiljø. 4. Personalepolitik. Samarbejdsudvalget skal drøfte udviklingen af en personalepolitik, som fremmer job- og kompetenceudvikling, fleksibilitet og mangfoldighed. Samarbejdsudvalget skal via personalepolitikken bidrage til at skabe en attraktiv arbejdsplads samt motivation til at indfri institutionens mål og understøtte balancen mellem arbejds- og privatliv, samt forebygge direkte og indirekte forskelsbehandling. SU fastlægger retningslinier for afholdelses af MedarbejderUdviklingsSamtaler. 5. Kompetenceudvikling Samarbejdsudvalget skal fastlægge principper og retningslinier for den samlede job- og kompetenceudviklingsindsats i institutionen med udgangspunkt i en vur- 2

6 dering af arbejdspladsens strategiske mål og behov for strategisk kompetenceudvikling. Samarbejdsudvalget skal desuden drøfte principperne for tilrettelæggelse af en systematisk uddannelsesplanlægning og drøfte behovet for iværksættelse af udviklingsaktiviteter for alle medarbejdergrupper. Samarbejdsudvalget evaluerer årligt arbejdspladsens indsats for kompetenceudvikling. 6. Job på særlige vilkår Samarbejdsudvalget skal regelmæssigt undersøge mulighederne for at integrere grupper, der har vanskeligt ved at få en placering på arbejdsmarkedet, blandt andet ved brug af de social- og arbejdsmarkedspolitiske ordninger. 7. Det psykiske arbejdsmiljø, herunder arbejdsrelateret stress Samarbejdsudvalget skal fastlægge retningslinier for arbejdspladsens samlede indsats for at identificere, forebygge og håndtere problemer i tilknytning til forekomst af arbejdsrelateret stress samt mobning og chicane. Indsatsen skal koordineres med Sikkerhedsudvalget. 4. Underudvalg (cirkulærets 6, stk. 3) Samarbejdsudvalget kan nedsætte permanente eller midlertidige underudvalg til behandling af bestemte opgaver. 5. Samarbejdsudvalgets sammensætning Antallet af pladser i Samarbejdsudvalget er fastsat ved aftale mellem ledelsen og de forhandlingsberettigede personaleorganisationers repræsentanter. Sammensætningen er som følger: Ledelsessiden Rektor, født formand for Samarbejdsudvalget Administrationschef, født medlem Én ledelsesrepræsentant, udpeget af rektor Medarbejdersiden udgøres af de valgte tillidsrepræsentanter for de forhandlingsberettigede personaleorganisationer i institutionen: HK-tillidsrepræsentant To AC-fællestillidsrepræsentanter Tillidsrepræsentant for skolebetjente og værkstedsansatte. Endvidere er der knyttet en sekretær til Samarbejdsudvalget, der ikke er medlem af udvalget. Samarbejdsudvalgets næstformand vælges af og blandt medarbejderrepræsentanterne. Samarbejdsudvalgets medlemmer og suppleanter udpeges for to år ad gangen, men udtræder såfremt grundlaget for deres udpegning bortfalder. 3

7 6. Mødefrekvens Møder i Samarbejdsudvalget afholdes før bestyrelsesmøder og mindst et møde i forbindelse med budgetforhandlingerne og i øvrigt efter behov. Der indkaldes med én uges varsel. I forbindelse med årets sidste SU-møde udarbejdes en årskalender for det kommende års møder i SU. 7. Dagsorden Dagsordenen fastsættes af formand og næstformand i fællesskab. Dagsordenen har følgende faste punkter: Godkendelse af dagsorden Godkendelse af referat af seneste møde Orientering Økonomi Eventuelt, herunder dato for næste møde Sager der ønskes behandlet i Samarbejdsudvalget fremsendes til formand, næstformand eller sekretær. 8. Mødereferater Der udarbejdes referater af møderne i Samarbejdsudvalget. Referaterne sendes elektronisk til medlemmerne af Samarbejdsudvalget senest syv dage efter mødets afholdelse med henblik på kommentering. Referatet godkendes på det følgende møde i Samarbejdsudvalget og gøres tilgængelig på intranettet. 10. I øvrigt I øvrigt sker Samarbejdsudvalgets virke i overensstemmelse med reglerne i ovennævnte cirkulære. Det er et brud på samarbejdsaftalen, hvis der ikke udvises positiv vilje i forsøget på at nå til enighed. Godkendt af Samarbejdsudvalget på møde den 20. januar