Brug af Adobe Acrobat X til forbedring af samarbejdet med Microsoft SharePoint og Microsoft Office

Transkript

1 Adobe Acrobat X Hvidbog Brug af Adobe Acrobat X til forbedring af samarbejdet med Microsoft SharePoint og Microsoft Office Fremskynd projektkorrekturcykler ved at integrere PDF-baserede arbejdsgange i SharePoint- og Office-platformen Indhold 1: Executive summary 1: Samarbejdsudfordringer 2: Fremskynd korrekturog markeringsarbejdsgange 3: En Adobe Acrobat X-løsning 6: Oversigt 7: For yderligere oplysninger Dette dokument giver en oversigt over metoder til at forbedre teamsamarbejdet og fremskynde projektkorrekturcykler vha. Adobe Acrobat X-softwaren sammen med Microsoft SharePoint og Microsoft Office. Acrobat X understøtter SharePoint 2007, SharePoint 2010, Office 2003, Office 2007 og Office Oplev, hvordan den nye, indbyggede SharePoint-understøttelse i Acrobat X bringer teamsamarbejdet op på et højere niveau. Executive summary I dagens ekstemt konkurrenceprægede og globale markeder arbejder team ofte på tværs af organisatoriske og geografiske grænser. Projektdokumenter kræver input og godkendelse fra flere forskellige kilder, i flere formater, og på spredte lokationer. Elektronisk samarbejde tilbyder forskelligt personale umiddelbar adgang til projektmaterialer, hvilket fremskynder beslutningstagningen og godkendelsescyklerne, samtidig med at det reducerer projekternes behandlingstid og øger teameffektiviteten. For at realisere fordelene ved digitalt samarbejde har mange IT-afdelinger implementeret SharePoint i forbindelse med Office, så projektteam, der består af medarbejdere, kunder, partnere og leverandører kan samarbejde om dokumenter. Men muligheden for at samarbejde effektivt om dokumenter i andre standardformater, som f.eks. PDF, har været begrænset. PDF er en anerkendt standard til sikker dokumentudveksling. Dokumenter i PDF kan omfatte en lang række indholdstyper, vises i høj kvalitet og kan åbnes af alle med den universelle, gratis Adobe Reader -software. Med introduktionen af Acrobat X kan projektteam nu arbejde sammen med PDF-dokumenter lige så let som var det Office-dokumenter på deres SharePoint-steder. Kombinationen af Acrobat X med SharePoint og Office tilbyder en løsning på virksomhedsniveau til forbedring af dokument-baseret samarbejde. Samarbejdsudfordringer I henhold til en nylig undersøgelse af Forrester Consulting, Building the Future of Collaboration, * udtaler over to-tredjedele af videnarbejdere i USA og Europa, at de regelmæssigt samarbejder med mennesker i forskellige tidszoner eller steder. Selv om man foretrækker at møde folk direkte eller føre telefonsamtaler, så fører planlægningsproblemer ofte til brug af . Men brugen af som et samarbejdsværktøj giver nogle udfordringer: Filformat distribution af dokumenter som -vedhæftninger kræver, at hver enkelt modtager er i stand til at åbne, redigere og kommentere forskellige filformater på tværs af operativsystemer. Udrulning computerunderstøttelse og vedligeholdelse af flere applikationer, herunder ekstern brugerunderstøttelse, bliver tilbagevendende faktorer. Adgangen til forskellige indholdsstyringssystemer på området skal administreres. Derudover er størrelsen af -vedhæftninger normalt begrænset, da kopieringen af store filer hurtigt opbruger ledig plads på mailserveren. Sikkerhed er ikke sikker, det gælder især, når en fil sendes uden for virksomhedens firewall. Der kræves en krypteringsløsning, afhængig af indholdets følsomhed. * Building the Future of Collaboration, Forrester Consulting. Juli 2009,

2 Sporing af feedback flere forskellige kommentarkilder skal spores manuelt, håndteres og indsamles. Derudover mangler -samarbejde en metode til versionskontrol. Fremskynd korrektur- og markeringsarbejdsgange Acrobat X udvider samarbejdstjenesterne fra Office and SharePoint ved at tilbyde et anerkendt filformat, der kan genereres fra de fleste computerapplikationer og ses og kommenteres vha. Acrobat eller den gratis Adobe Reader. Tæt SharePoint-integration Acrobat X tilbyder nogle nye funktioner, der er velegnede til en korrektur- og markeringsarbejdsgang med SharePoint. PDF-filer i SharePoint-dokumentbibliotekter er nu direkte tilgængelige fra Acrobat via Åbn og Gem-dialogboksene, ligesom filer på den lokale computer. Når du åbner et PDF-dokument i et SharePointdokumentbibliotek, kan brugeren åbne PDF-filen og lægge den tilbage til SharePoint direkte i Acrobat, ligesom Office-dokumenter. Udover disse "check-in" og "checkout"-funktioner giver Acrobat brugerne mulighed for at tilføje og redigere SharePoint-dokumentbibliotekversion og metadatainformationer. Figur 1. Med Acrobat X er PDF-filer i SharePoint-dokumentbibliotekter direkte tilgængelige fra Acrobat. Praktisk og nem et-kliks-adgang fra Office Acrobat X integreres problemfrit med Office-applikationer gennem medfølgende add-in-moduler, der kaldes PDFMakers. Med et enkelt klik kan brugerne hurtigt generere topklasse, standardkompatible PDF-filer med links til at navigere med og indlede en Acrobat-baseret korrekturgang - alt sammen uden at forlade Office-applikationen. For eksempel giver PDFMaker til Microsoft Word brugerne mulighed for at udføre følgende funktioner i forbindelse med digitalt samarbejde: At skabe en PDF-fil fra et Word-dokument, der overholder indstillingerne for sikkerhed, optimering, adgangsmærkning eller standarder som f.eks. PDF/A til arkiverings- eller PDF/X til prepresstrykprocesser. Disse indstillinger kan foretages af brugeren eller prækonfigureres af IT-organisationen for at understøtte IT-politikker. Skab og vedhæft et PDF-dokument til en . Skab og send et PDF-dokument til korrektur. Importer kommentarer fra en PDF-fil tilbage til Word-kildedokumentet, og fjern behovet for at indskrive tekstændringerne i Word-dokumentet igen. Figur 2. Acrobat PDFMaker til Office-applikationer giver brugerne mulighed for at indlede en fælles korrektur med et enkelt klik. 2

3 Let og hurtig håndtering af feedback Acrobat X forbedrer teamsamarbejdet og fremskynder elektroniske korrekturer ved at give brugerne mulighed for at: Indlede en delt korrektur ved at indsamle kommentarer vha. en SharePoint-server. Udsende invitationer til at gennemgå den genererede PDF-fil, der automatisk omfatter et link til dokumentet. Automatisk modtage og samle kommentarer fra korrekturlæser - alt sammen i ét dokument. Sætte korrekturlæsere i stand til at få vist og svare på hinandens kommentarer. Opsætte en deadline for korrekturer. Se, hvem der har svaret og minde dem, der ikke har svaret, om det. En Adobe Acrobat X-løsning Ved at udvide tilgangen til digitalt samarbejde på virksomhedsniveau bidrager Acrobat X til SharePoint og Office-platformen ved at skabe en problemfri og effektiv digital samarbejdsløsning. Der er to vigtige processer i en arbejdsgang på højt niveau. Først og fremmest skaber en dokumentejer en PDF-fil og forbereder den til korrektur. Derefter modtager og organiserer ejeren kommentarer fra korrekturlæsere. Det efterfølgende er en detaljeret beskrivelse af hver enkelt proces. Indledning af den fælles korrektur For at forberede en fælles korrektur skaber man et PDF-dokument fra en Office-applikation og uploader det til SharePoint-serveren, og korrekturlæserne inviteres til at kommentere. 1. En bruger får eller skaber en kildefil. Dette eksempel viser et dokument med marketingkrav, der er skrevet i Word. 2. Brugeren klikker på knappen Skab og send til korrektur i Acrobat X PDFMaker-værktøjsbjælken i Word. Følgende handlinger indtræder: Word-dokumentet konverteres til PDF. PDF-filen uploades til et SharePoint-dokumentbibliotek direkte fra Acrobat X. Figur 3. Acrobat leverer fuldt integrerede fælles korrekturfunktioner til SharePoint. Brugeren bliver bedt om at forberede en til korrekturlæserne med et link til dokumentet. 3

4 Figur 4. Acrobat viser brugerne vej gennem processen med opsætning af den fælles korrektur, på en let måde. Håndtering af korrekturlæserfeedback De næste trin omfatter dokumentkorrekturen. 1. Korrekturlæsere indsætter markeringer og kommentarer i PDF-dokumentet vha. Acrobat eller den gratis Adobe Reader (version 8 eller nyere til SharePoint-baserede fælles korrekturer). 2. Korrekturlæserer publicerer deres kommentarer til dokumentet. Kommentarerne indsamles og gemmes automatisk med dokumentbiblioteket i SharePoint. 3. Korrekturlæsere kan få vist og svare på kommentarer, der er sendt af andre, hvilket eliminerer gentagelser og reducerer korrekturtiden. Figur 5. Feedback fra alle korrekturlæsere indgår i dokumentet og kan nemt vises i vinduet Kommentarer. 4

5 Figur 6. Sporingsværktøjet i Acrobat viser korrekturstatus samt hvilke korrekturlæsere, der har svaret, og hvem der ikke har. 4. Med Sporingsværktøjet i Acrobat kan personen, der har indledt korrekturen: e en meddelelse til korrekturlæserne. Tilføje flere korrekturlæsere til den aktuelle fælles korrektur. Starte en ny korrekturrunde med de samme korrekturlæsere på en ny fil eller en ny version af en eksisterende fil. Ændre korrekturens deadline. Åbne PDF-filen under fælles korrektur for at få vist de nyeste kommentarer. Afslutte korrekturen, så kommentarer ikke længere kan sendes af korrekturlæsere. 5. Når korrekturperioden er udløbet, kan personen, der har indledt korrekturen, bruge PDFMaker i Word til at importere nogle eller alle kommentarer fra det korrekturlæste PDF-dokument. 6. PDF-dokumentet, der indeholder hver enkelt korrekturlæsers tidsstemplede kommentarer, kan arkiveres til senere brug eller i forbindelse med overholdelse af regler. 7. Det endelige Word-dokument kan derefter konverteres til en PDF-fil og beskyttes med en adgangskode for at forhindre ændringer. Hvis følgedokumenter er nødvendige for at give den rigtige kontekst, kan brugeren kombinere disse filer i en PDF Portfolio, inden informationerne sendes til godkendelsespersoner eller interessenter. 8. Det endelige PDF-dokument eller PDF Portfolio kan altså arkiveres på SharePoint til fremtidig brug. For at kunne søge efter tekst i PDF-filer, der er gemt i SharePoint, kan SharePoint-administratoren installere det gratis Adobe PDF ifilter, der kan downloades fra 5

6 Figur 7. Med en PDF Portfolio kan modtagerne bedre forstå kontekst og lettere navigere gennem flere, ligende dokumenter. Oversigt Ved at bidrage til SharePoint- og Office-arkitekturen giver Acrobat X organisationer mulighed for hurtigt og effektivt at implementere en fleksibel og mere sikker digital samarbejdsløsning. 1. Filformat Acrobat er den mest pålidelige måde til at skabe PDF-filer på tværs af en lang række applikationer. PDF er et universelt format, der sætter stort set alle i stand til at se digitalt indhold på nøjagtig den samme måde, som forfatteren ønskede det, uanset software- eller hardware-platform. Med Acrobat kan brugerne også indsætte lyd, Adobe Flash Player-kompatibel video samt interaktive medier i PDF-filer til visning, online eller offline, hos stort set alle vha. Acrobat eller den gratis Adobe Reader. 2. Udrulning den fælles korrekturproces i Acrobat reducerer intern og ekstern computersupport og -vedligeholdelse af mange applikationer. Netværksbåndbredde og -serverhukommelse optimeres, eftersom den fælles korrekturproces har links til dokumenterne, der er gemt i Share- Point. 3. Sikkerhed hvor SharePoint tilbyder adgangssikkerhed til dokumenter, hjælper Acrobat også med at beskytte filerne, når de har forladt SharePoint-indholdslageret. Med adgangskodebeskyttelse og effektfuld 256-bit AES krypteringsteknologi hjælper Acrobat med at kontrollere adgang og forhindrer uautoriseret redigering, udskrivning eller kopiering af indhold. Desuden omfatter Acrobat X forbedrede rensnings- og redigeringsværktøjer til at hjælpe med at fjerne følsomme oplysninger - herunder skjulte metadata, annotationer, vedhæftninger, formularfelter, lag og bogmærker - fra dokumenter, inden de deles med andre. 4. Sporing af feedback Acrobat X giver personen, der har indledt korrekturen, mulighed for at spore og holde styr på hver enkelt korrekturlæsers svar. Dette giver et kontrolspor, såfremt der måtte opstå spørgsmål om det endelige dokuments indhold. Under korrekturen kan individuelle kommentarer få tildelt en status, der giver feedback i sand tid til korrekturlæsere. Acrobat X samt SharePoint og Office tilbyder en effektiv, nemt udrullet og mere sikker digital samarbejdsløsning, komplet med dokumentkonvertering, korrekturlæsermeddelelser, sporing af svar, kommentarsammensætning og arkiveringsmuligheder. 6

7 For yderligere oplysninger Adobe Systems Nordic AB Box 47, Kista, Sverige Adobe, the Adobe logo, and Acrobat are either registered trademarks or trademarks of Adobe Systems Incorporated in the United States and/or other countries. All other trademarks are the property of their respective owners Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in Denmark /11 7