Referat af GF Råmosens ordinære årlige generalforsamling

Transkript

1 Referat af GF Råmosens ordinære årlige generalforsamling I henhold til grundejerforeningens vedtægter er der blevet afholdt generalforsamling. Denne fandt sted tirsdag den 24. april 2018 kl i kantinen på Baltorpvej 158. Der var mødt 58 medlemmer op, som til sammen repræsenterede 45 husstande. Dagsorden: 1. Valg af dirigent: Bestyrelsen pegede på Brian Heitmann (25H), som af forsamlingen blev valgt. Dirigenten konstaterede herefter at generalforsamlingen var lovligt indkaldt i hh. vedtægterne, idet indkaldelse med dagsorden og bilag blev sendt ud til medlemmerne via mail den 10. april Indkaldelse med dagsorden og bilag blev endvidere samme dag lagt op på foreningens hjemmeside. Valg af 2 stemmetællere: 25G og 17 blev valgt som stemmetællere. Optælling af stemmeberettigede Af kassereren blev det oplyst, at 45 husstande var stemmeberettigede (1 stemme pr. husstand). Et medlem var i restance og dermed ikke stemmeberettigede. 2. Bestyrelsens beretning - denne ligger tilgængelig i sin fulde længde på foreningens hjemmeside ( Næstformand Dorthe G. Rigét indledte beretningen med disse ord: Jeg tror, at alle som er flyttet ind på området eller som meget snart gør det, har en stor forståelse for, at man flytter ind i et helt nyt beboelses-/villakvarter, hvor mange ting og forhold er helt nye og nogle ikke helt på plads. Nogle skal finde sig til rette med, måske for første gang, at være grundejer/husejer og blive klog på hvad det overhovedet betyder og indebærer. Andre har været grundejere før og kommer fra andre etablerede grundejerforeninger, hvor økonomi og rammeforhold har været på plads i mange år. Med Atlasvænge er det anderledes og vi skal alle være med til at skrive historie her på området, være med til at bygge det op og udvikle det til at godt sted at bo. For at det skal kunne lykkes, kræver det især her i opbygningsfasen en forståelse og accept for og af hinanden og de vilkår, som der nu engang er på området. Det gælder både for dem, som er flyttet ind og som skal have en hverdag til at fungere og for dem, som er i gang med at bygge for vi skal alle sammen være her og helst i fred og fordragelighed. Bestyrelsen har desværre både set og hørt om nogle af de forskellige udfordringer, frustrationer og til tider gnidninger, der har været og vi vil gerne her i dag her opfordrer til, at vi hjælper hinanden med at opretholde en god tone, åben dialog, respekt for hinanden og forståelse for, at vi alle har et ansvar i forhold til at passe på området dybest ejer vi jo i fællesskab området, og der er kun os til at tage vare på og til at betale for de ting, som der ikke passes på i fællesskabet. Vi har lavet en lille vejledning omkring Godt Naboskab, som kan findes på foreningens hjemmeside, som gerne skulle være med til at sætte rammerne for et godt nabofællesskab her på Atlasvænge, uanset om man bor i rækkehus eller i parcelhus, uanset om man har en eller to biler, om man har hund eller kat, om man har børn eller børnebørn en vejledning som netop angiver, at uanset hvor og hvordan vi

2 bor på området, har vi alle et ansvar og forpligtelse for at gøre Atlasvænge til et hyggeligt og godt sted at bo i Ballerup. Beretningen blev herefter fremlagt af medlemmerne af bestyrelsen, hvor 6 hovedemner blev omtalt. Konkretisering og strukturering af bestyrelsesarbejdet Etablering af hjemmeside og foreningsmail Varetagelse af de driftsmæssige vedligeholdelsesarbejder i samarbejde med de forskellige leverandører Overdragelse af foreningens administration fra Ejendomsvirke Indledende samarbejde med Ballerup Kommune Indhentning af tilbud og udarbejdelse af oplæg til legeplads og indhegning ved søen Næstformanden sluttede beretningen af med at takke medlemmerne for forskellige henvendelser, bestyrelsen har fået i løbet af året. Næstformanden gjorde dog opmærksom på, at Grundejerforeningen kun kan gå ind i sager og forhold, som ene og alene handler om de fælles forpligtelser og medlemmernes ansvar i relation til disse. Sager som vedrører forhold til ens egen matrikel og uenigheder grundejere imellem er der andre offentlige instanser, som skal ind over, f.eks. Miljø og Teknik, Hegnudvalg og lign. Næstformanden rettede også en tak til bestyrelsen for det gode samarbejde og den indsats de enkelte medlemmer har lagt i løbet af bestyrelsesåret. Næstformanden mindede om, at fremdriften i bestyrelsesarbejdet er afhængig af en fælles indsats, hvor den enkelte skal være villig til at løfte de opgaver, som der påhviler foreningen. Til gengæld kan man blive en proaktiv part i de beslutninger, der bliver taget omkring udviklingen af området og indgå i et bestyrelsesfællesskab med nogle engagerede og rare mennesker. 17: Spurgte ind til placering af affaldsbeholderne til rækkehushjørnerne. Bestyrelsen forklarede, at nabogrundene vil blive orienteret om placeringen, men at affaldsbeholderne kommer til at ligge på rækkehus-matriklerne. 17 og 43: Spurgte ind til stisystemet, der skal etableres i den nordlige ende af vores fælles matrikel. Bestyrelsen forklarede, at stien bliver etableret mellem nr.29 og nr.31, og giver adgang til det grønne område/plantebæltet. 25D: Spurgte ind til om affaldsordningen var en fælles ordning. Bestyrelsen forklarede, at det vil blive en fælles affaldsordning til rækkehusene med lukkede spande/containere. 47: Spurgte ind til fælles internetordning. Bestyrelsen forklarede, at det ikke er noget, som ligger inden for Grundejerforeningens område. 21 og 15B: Spurgte ind til voldene og hvem, som har ansvaret for vedligeholdelsen. Bestyrelsen er i dialog om voldene. Både i forhold til problematikken om vandmængden og vedligeholdelse heraf. 21: Spurgte ind til regnbedene, og muligheden for at opsætte stolper, som kan forhindre kørsel. Bestyrelsen forklarede, at de er i dialog med de grundejere, der ikke har overholdt denne del af lokalplanen.

3 43: Spurgte ind til hegnet, som er planlagt til at blive etableret, ud mod Baltorpbakken. Bestyrelsen forklarede, at der arbejdes på en løsning med levende hegn og at bestyrelsen er i dialog med Ballerup Kommune herom. 21: Spurgte ind til byggeaffald, som sviner og flyver rundt på matriklen. Bestyrelsen forklarede, at det er den enkelte entreprenør, der er ansvarlig for at holde matriklen pæn. Alle grundejere blev opfordret til at holde det pænt i samarbejde med de enkelte entreprenører. 25E: Spurgte ind til asfaltbelægningen, der skal etableres sommeren Hvordan skal den holdes pæn? Bestyrelsen forklarede, at slidlaget skal lægges nu, da asfaltlaget under er slidt i bund og derfor ikke er hverken økonomisk eller sikkerhedsmæssigt ansvarlig at bibeholde. 47: Spurgte ind til øget gadebelysning, f.eks. rundt om søen. Bestyrelsen forklarede, at nr. 47 er velkommen til at undersøge muligheder og pris, og derefter vende tilbage til bestyrelsen eller fremlægge det for en kommende generalforsamling. 47: Spurgte ind til placering af postkasser. Bestyrelsen forklarede, at det er en sag mellem den enkelte grundejer og de offentlige instanser (PostNord). 23: Spurgte ind til fremtidig vedligeholdelse af slidlaget. Bestyrelsen forklarede, at GF står for den fremtidige vedligeholdelse af asfaltlaget på området, efter det nye slidlag er etableret i sommeren C: Spurgte ind til parkeringsforholdene. Bestyrelsen forklarede, at ifølge lokalplanen skal der etableres parkeringsmuligheder til to biler pr. parcelmatrikel og en parkeringsplads pr. rækkehus. 15B: Spurgte ind til parkering på vejene. Bestyrelsen forklarede, at under punkt 4 fremlægger bestyrelsen en plan for nye parkeringsmuligheder på fællesområderne. 1G: Spurgte ind til kontingentbetaling til GF. Bestyrelsen forklarede, at kontingentopkrævning kommer en gang årligt. Alle blev opfordret til at henvende sig til kassereren, Klaus Jespersen, 41D, hvis de endnu ikke har modtaget kontingentopkrævning for Beretningen blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen. 3. Fremlæggelse af revideret regnskab pr. 31. december E: Ønsker budgettallene med i næste års regnskab. Bestyrelsen forklarede, at overdragelsen af budgettet for Ejendomsvirke har haft nogle udfordringer, men der arbejdes på en mere overskueligt budgetoversigt til næste års regnskab. Regnskabet blev enstemmigt godkendt af generalforsamlingen.

4 4. Forslag fra bestyrelsen: Oplæg til gæsteparkeringsområder: 41B: Spurgte ind til de biler, der allerede bruger vendepladserne til parkering. Bestyrelsen forklarede, at man ønsker at afmærke parkeringsbåse, således at der ikke holdes på kryds og tværs. Samtidigt forklarede bestyrelsen, at de er i dialog med Ballerup Kommune og politiet om etableringen af gæsteparkeringspladserne. 21: Kommenterede at det er en måde at lovliggøre parkeringen på vendepladserne. 25L: Spurgte ind til antallet af nye parkeringspladser. Bestyrelsen forklarede, at det nævnte antal i præsentationen er for den samlede mængde parkeringspladser på den samlede matrikel. 6: Spurgte ind til gæsteparkering. Bestyrelsen henviser til, at gæster kan parkere på parkeringspladsen ved firmaerne ved Baltorpvej 158 i weekender og helligdage. 5: Spurgte ind til P-licens. Bestyrelsen forklarede, at de ville behandle spørgsmålene senere under punktet Eventuelt. Forslaget blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen. Oplæg til legeplads: 25D: Spurgte ind til underlaget på legepladsen. Bestyrelsen forklarede, at der vil blive lagt sand som faldunderlag. 41B: Spurgte ind til bænke ved legepladsen. Bestyrelsen forklarede, at det er noget man vil se på, da bestyrelsen har mange ønsker om at skabe et hyggeligt sted for alle beboere i det fælles grønne område. 25E: Spurgte ind til prisen og mulighed for at finansiere legepladsen. Bestyrelsen forklarede, at omkostningerne til en serviceaftale vil være så høje, at det vil være en for dyr løsning i og med, at der både skal betales for etablering af legepladsen samt en serviceaftale. Med bestyrelsens forslag vil GF ikke skulle betale for legepladsen, men blot betale et depositum og en serviceaftale. 21: Spurgte ind til om ansvarsforsikring er inkl. i forslaget. Bestyrelsen forklarede, at alt forsikringsmæssigt er inkluderet i prisen. 26: Spurgte ind til om legepladsen er åben eller lukket af et hegn eller lign. Bestyrelsen forklarede, at det bliver tænkt ind i processen. Forslaget blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen.

5 Oplæg til hegn rundt om søen: 25B: Spurgte ind til en evt. ekstraudgift ift. ukrudtsbekæmpelse Bestyrelsen forklarede, at om 5 år vil buskene være vedligeholdelsesfrie. Men indtil da vil der være en omkostning ift. ukrudtsbekæmpelse. 25D: Spurgte ind til muligheden for at plante buske, der allerede er høje. Bestyrelsen forklarede, at formålet med det levende hegn er at undgå faldulykker, men var åbne for en midlertidig løsning. 6: Spurgte ind til mængden af vand i regnvandsbassinet. Bestyrelsen forklarede, at regnvandsbassinet kan variere i vandmængde alt efter vejret, og at regnvandsbassinet er lavet til at kunne holde til meget store mængder vand (en 100 års hændelse). 23: Spurgte ind til regnvandsbassinet og beplantningen af siderne. Bestyrelsen forklarede, at der plantet nogle småbuske på siderne af søen, men skråningen gør det meget vanskeligt at vedligeholde disse. I stedet kigger bestyrelsen på en løsning med åkander og andet søgrønt til selve bassinet. Forslaget blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen. 5. Punkt 5, Indkomne forslag fra medlemmer, blev ikke debatteret, idet der ingen forslag var. 6. Fremlæggelse og vedtagelse af budget for B og 25A: Spurgte ind til aftalen med Ejendomsvirke. Bestyrelsen forklarede, at Ejendomsvirke har haft udfordringer ved at vedligeholde steder på matriklen, f.eks. plantebæltet bag rækkehusene, på grund af meget vand. Bestyrelsen er i dialog med Milton Huse om at reetablere de grønne områder, så Ejendomsvirke kan fortsætte deres vedligeholdelse af grønne områder jf. serviceaftalen mellem GF og Ejendomsvirke. Bestyrelsen beskrev nogle af de opgaver, der er i serviceaftalen med Ejendomsvirke. 25E: Spurgte ind til vedligeholdelse af det fælles grønne område og lygterne. Bestyrelsen forklarede, at de 1200 kroner, som er afsat i budgettet, er til omkostninger i forbindelse med serviceaftalen. 25B: Spurgte ind til lystmaster. Bestyrelsen forklarede, at der har været flere udfordringer med skumringsrelæet ved nr. 1, blandt andet på grund af vand, der er trængt ind i skabene. Milton har reetableret græsarealet foran, og det ser ud til at virke i forhold til vandet. Budgettet blev enstemmigt vedtaget af generalforsamlingen

6 7. Valg af medlemmer til bestyrelsen Der blev stemt om 3 bestyrelsesposter, 2 suppleantposter samt intern revisor. Brian Heitmann valgt ind som nyt medlem for en 2-årig periode i stedet for Tony Christrup. Marianne Sejerbo blev genvalgt for en 2-årige periode. Majbrit Kaas Dufour blev valgt for en 2-årige periode. 1. Bestyrelsessuppleant blev Camilla Mortensen for en 1-årig periode. 2. Bestyrelsessuppleant blev Thomas Kristensen for en 1-årig periode. Posten som intern revisor blev Erik Larsen for en 1-årig periode. 8. Eventuelt Bestyrelsen orienterede om, at der i den nærmeste fremtid bliver indført gæsteparkeringslicenser til beboernes gæster på Atlasvænge. Det betyder, at beboerne kan give gæster en en-dagsparkeringsbillet. Det skal sendes til bestyrelsen om onsdagen før man får gæster i weekenden. Orienteringen fik mange til at stille spørgsmål og kommentere på ordningen. 25D: Spurgte ind til muligheden for, hvis gæster kommer spontant på besøg. Bestyrelsen forklarede, at sådan som løsningen var præsenteret var denne option ikke indtænkt, så det måtte man efterfølgende kigge nærmere på. 17: Spurgte ind til muligheden for selv at administrere og printe p-licens til gæster. Bestyrelsen forklarede, at ved opstarten af ordningen ville bestyrelsen og Apcoa gerne have lidt kontrol med udstedelsen af gæsteparkeringslicenser, hvorfor disse skulle bestilles forud. 1A: Kommenterede på, at det kan være svært at få parkeringsplads på egen matrikel (rækkehusene) 25K: Spurgte ind til muligheden for at have en gæsteparkeringslicens til både lørdag og søndag. Bestyrelsen forklarede, at det vil være muligt at lave to licenser, en gældende for lørdag og en for søndag. 1C: Spurgte ind til ordningens længde. Bestyrelsen forklarede, at de ikke kan give en præcis dato for, hvornår ordningen ikke er nødvendig længere. Bestyrelsen tager generalforsamlings kommentarer til betragtning og kommer med en udmelding. Bestyrelsen orienterede om mulighed for at oprette arbejdsudvalg / grønne udvalg, hvor området inddeles i 5-6 udvalg. Ønskes deltagelse i et udvalg skal bestyrelsen have besked via grundejerforeningens mail. 17: Spurgte ind til områderne på udkastet fra bestyrelsen. Bestyrelsen svarede, at det blot er et udkast og at andre inddelinger godt kan give mening. 25G: Spurgte ind til udstyr og redskaber Bestyrelsen svarede, at der i første omgang er lagt op til beboerne i de grønne udvalg bruger egne redskaber.

7 25A: Spurgte ind til faste arbejdsdage for hele GF Bestyrelsen svarede, at med etablering af de grønne udvalg er der lagt op til faste arbejdsdage med specifikke arbejdsopgaver, som aftales med bestyrelsen. Generalforsamlingen sluttede kl