Tips & Tricks nr. 122 LUDUS Web Betaling (DU) - Depositum - Deltagergebyr. Danskuddannelsen. September 2018

Transkript

1 LUDUS Helpdesk T sc-ludus@dxc.com CSC Scandihealth A/S - en del af DXC Technology P.O. Pedersens Vej Aarhus N T CVR Tips & Tricks nr. 122 LUDUS Web Betaling (DU) - Depositum - Deltagergebyr Danskuddannelsen September 2018 Copyright 2018 DXC Technology. All rights reserved.

2 Indholdsfortegnelse Depositum Om Depositum Opsætning Konfiguration Tildeling af menupunkter og rettigheder til brugergrupper Individuel opsætning af menupunkter Depositumstatus i Kursistadm infoboks Depositumstatus Oprettelse og ændring af depositum Oprettelse af depositum Ændring af depositumstatus ved ændringer i ansøgning/henvisning Ændring af depositumstatus ved udmeldelser Arbejdsgang ved brug af depositumstatussen Oprettet Betaling og tilbagebetaling af depositum Registrering af betaling Opfølgning på manglende betaling Tilbagebetaling af depositum Tilbagebetaling/annullering af fejloprettede depositummer Opfølgning via menuen Betaling (DU) >> Depositum Opkrævning Oversigt Opgørelse Deltagergebyr Om Deltagergebyr Opsætning Konfiguration Tildeling af menupunkter og rettigheder til brugergrupper Individuel opsætning af menupunkter Deltagergebyrstatus i Kursistadm infoboks Deltagergebyrstatus Håndtering af deltagergebyr Løbende eller samlet håndtering? Oprettelse af nyt gebyr Deltagergebyrets tilknytning til uddannelsesplanen Samlet masseoprettelse Samlet masseopkrævning Ændring af deltagergebyr ved ændringer i ansøgning/henvisning eller uddannelsesplan Oprettelse / opkrævning af nyt gebyr efter bestået modultest DU-skift og modulskift uden bestået modultest Kursistadm Uddannelsesplanen Opdeling af et modul i flere uddannelsesplanelementer Fravælg deltagergebyr Fanebladet Betaling (DU) Manuel oprettelse af deltagergebyr Betaling af deltagergebyr Registrering af indbetalinger Opfølgning på manglende betalinger Side 2 af 29

3 13. Tilbageførsel af deltagergebyr til henvisende kommune Menuen: Betaling (DU) >> Deltagergebyr Oversigt Deltagergebyrer uden tilknytning til uddannelsesplan Fejlagtigt oprettede deltagergebyrer Opkrævning Opgørelse Side 3 af 29

4 Depositum 1. Om Depositum Værktøjet til håndtering af depositum indeholder funktioner til: - Udvælgelse af relevante kursister, for hvem depositumkravet er gældende. - Oprettelse/opkrævning af depositum. - Overblik over kursisternes depositumforhold vha. depositumstatus. - Løbende vedligeholdelse af depositumstatus, indarbejdet i sprogcentrenes arbejdsgange herunder advarsler ved brugerændringer, der har indflydelse på kursisternes depositumforhold. - Fremsøgninger, massebehandlinger og udtræk af depositummer. - Opfølgningsværktøjer. 2. Opsætning 2.1 Konfiguration Før værktøjet tages i brug, bør sprogcentret konfigurere en række standardindstillinger. Disse indstillinger skal konfigureres pr. afdeling, da forskellige afdelinger kan have forskellige ønsker og behov til håndteringen. Indstillingerne vil således være gældende for de depositummer, der er tilknyttet de forskellige afdelinger. Konfigurationen foretages følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Betaling (DU) >> Depositum Følgende indstillinger skal konfigureres (Klik på vælg fanebladet Depositum): i bunden af skærmbilledet og Beløb o Beløbet konfigureres ved at klikke på til venstre for beløbet øverst i konfigurationsdialogboksen. Beløbet er forudindstillet til 1.250,00 kr. pr ved ibrugtagningen. Hvis depositumbeløbet på et senere tidspunkt ændres, skal beløbskonfigurationen ændres tilsvarende ved at klikke på de 3 blå prikker og vælge Tilføj ny beløbsperiode her skal angives det nye beløb samt fra hvilken dato, ændringen er gældende. Nedenstående værdier konfigureres ved at klikke på i konfigurations-dialogboksen. Første status o Skal depositummernes første status være Oprettet eller Opkrævet? Hvis man løbende opretter depositummer, men opkræver dem samlet i en anden arbejdsgang, bør indstillingen være Oprettet. Hvis man opkræver depositummerne løbende, efterhånden som de oprettes, bør indstillingen være Opkrævet. Standard betalingsfrist (Kun en af nedenstående 2 muligheder kan vælges): o I forhold til opkrævningsdato: Her skal angives det antal dage efter depositummets oprettelsesdato, som kursisten har til at indbetale beløbet. o Fast dag i måneden: Fast dag i måneden, der bruges som betalingsfrist. Side 4 af 29

5 Standard tilbagebetalingsfrist o Her skal angives det antal dage ud i fremtiden, som skolen har til at foretage tilbagebetalingen af depositummet. Antallet af dage tælles fra den dag, hvor en medarbejder har registreret, at en tilbagebetaling af depositummet skal finde sted. Ved udmeldelse tager systemet udgangspunkt i udmeldelsesdatoen. Skal som udgangspunkt tilbagebetales ved udmelding o Her skal vælges, om depositummet som udgangspunkt skal tildeles status Skal tilbagebetales, når kursisten udmeldes med en udmeldelsesårsagskode, der ikke er 0 (nul). Løbende opret/ret o Her vælges, om depositum skal oprettes og redigeres løbende, når kursistens depositumstatus ændrer sig, f.eks. ved oprettelse af en ansøgning/henvisning, ved redigering af en henvisningskategori eller ved annullering af en depositumkursists udmeldelse fra et webhold. Alternativet er, at det styres manuelt fra centralt hold via de opfølgningsværktøjer, der er beskrevet senere i denne vejledning. Ved valg af Ja, bliver brugeren navigeret over i depositumdialogboksen i de relevante situationer, hvor brugeren med det samme kan ændre i depositummets status. Ved Nej vil brugeren blot få en advarsel. Dokumentmappe o Her skal angives i hvilken dokumentmappe, kursistens depositumopkrævning skal gemmes. 2.2 Tildeling af menupunkter og rettigheder til brugergrupper Brugerne af LUDUS Web skal tildeles adgang og rettigheder til de relevante menupunkter, faneblade og funktioner. Tildelingen sker følgende sted: ud for relevant(e) bru- LUDUS Web systemdel >> Brugeradministration >> Brugergrupper >> Klik på gergruppe(r). Der kan tildeles rettigheder til følgende: Betaling (DU) o Underfunktion: Opret/Rediger betalinger (DU) Slet betalinger (DU) Kursist o Faneblad: Betaling (DU) Kursistadm o Faneblad: Betaling (DU) Hvis kursisterne er oprettede som LUDUS Web brugere, skal de tildeles adgang til Betaling (DU), hvis de skal kunne se information om deres egne betalinger. Opsætningen laves følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Menukonfiguration >> Kursist >> Kursist >> Betaling (DU) Side 5 af 29

6 Bemærk at alle ovenstående rettigheder giver både adgang til depositum- og deltagergebyr-betalinger. 2.3 Individuel opsætning af menupunkter Brugerne skal selv tilføje menupunktet Betaling DU til deres individuelle opsætning. Brugerne skal klikke på i øverste venstre hjørne af skærmbilledet og vælge Indstillinger. Her skal de tilføje menupunktet til enten Primære funktioner eller Sekundære funktioner og klikke OK for at gemme. Herefter skal brugeren logge ud og ind igen før ændringen træder i kraft. For at gøre fanebladet Betaling (DU) tilgængeligt i menuen Kursistadm, skal brugerne åbne Kursistadm og klikke på, vælge Faner på favoritter og flytte Betaling(DU) fra Ikke valgte punkter til Valgte punkter. 2.4 Depositumstatus i Kursistadm infoboks For at give brugerne et hurtigt overblik over status for kursistens depositum, når der foretages et kursistopslag i Kursistadm, kan man tilføje elementet Status for seneste depositum (DU) i infoboksen i venstre side af skærmbilledet i menuen Kursistadm. Elementet tilføjes følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Kursistadm Klik på og flyt elementet fra højre kolonne over til venstre kolonne. Denne indstilling vil være gældende for alle brugere. Hvis der endnu ikke er oprettet et depositum for en depositumpligtig kursist, vil status være Ukendt. Hvis der er tale om en kursist, som ikke er depositumpligtig, vil dennes depositumstatus være Ikke relevant. Side 6 af 29

7 3. Depositumstatus Depositumstatussen er nøglen til at holde styr på kursistens depositum hele vejen igennem forløbet, fra kursisten indskrives på skolen til kursisten udmeldes igen eller til depositumkravet bortfalder. LUDUS Web opererer med følgende depositumstatusser: Oprettet Depositum er oprettet, men det er endnu ikke opkrævet hos kursisten. Opkrævet Depositum er oprettet og opkrævet hos kursisten. Opkrævning annulleret Depositumopkrævningen er annulleret, inden depositummet er indbetalt. Betalt Depositummet er indbetalt af kursisten. Skal tilbagebetales Depositummet skal tilbagebetales til kursisten. Tilbagebetalt Depositummet er tilbagebetalt til kursisten. Afskrevet af kursist Depositummet er afskrevet af kursisten. Depositumstatussen skal løbende vedligeholdes, når der sker ændringer omkring kursisten, der har indflydelse på kursisternes depositumforhold, f.eks.: Kursisten udmeldes fra sprogcentret, og depositummet skal tilbagebetales. Kursisten skifter henvisningskategori, og depositumkravet bortfalder. Ansøgningens/henvisningens startdato ændres til en dato før 1. juli 2017, således at depositumkravet bortfalder. Kursistens ansøgning/henvisning er oprettet med forkert henvisningskategori, kategorien rettes, og kursisten er nu ikke længere omfattet af depositumkravet. Kursisten er tidligere henvist til Danskuddannelsen på et andet sprogcenter før 1. juli 2017, men den information var ikke tilgængelig på indskrivningstidspunktet, hvorfor et depositum fejlagtigt blev oprettet. Systemet understøtter, at brugerne løbende opretter og opkræver depositummer eller ændrer depositummernes status, når de opretter eller redigerer ansøgninger/henvisninger. Når et depositum oprettes eller en depositumstatus ændres, logges information om, hvilken bruger der har foretaget oprettelsen eller ændringen samt hvornår. Denne information er tilgængelig via ikonet i nederste højre hjørne af depositumdialogboksen. Som beskrevet under punkt 2.1, skal det angives i systemindstillingerne, hvorvidt man ønsker at håndtere det på den ene eller på den anden måde. Forskellen på de to indstillinger er, at brugeren navigeres over i depositumdialogboksen i forbindelse med oprettelsen eller ændringen af ansøgningen/henvisningen, hvis der ønskes løbende håndtering af depositummerne. Hvis det ikke ønskes, får brugeren blot en advarsel om konsekvenserne af oprettelsen eller ændringen, men de navigeres ikke over i depositumdialogboksen, hvor status kan ændres med det samme. Alternativt skal det håndteres med massebehandling ved hjælp af opfølgningsværktøjerne i menuen Depositum (DU), der er beskrevet i kapitel 5 og 6 i denne vejledning. Side 7 af 29

8 4. Oprettelse og ændring af depositum 4.1 Oprettelse af depositum Systemet kan identificere de kursister, for hvem depositumkravet er gældende, og der vil således kun blive foreslået oprettelse af depositum for de relevante kursister. Dette defineres på baggrund af to forhold: Kursistens henvisningskategori Kursistens første henvisningsdato Henvisningskategorien skal være S1 eller S3 (B), og kursistens første henvisningsdato skal være efter 1. juli For at kunne fastlægge om en kursist har været henvist til Danskuddannelsen før 1. juli 2017, orienterer systemet sig i kursistens tidligere henvisninger/ansøgninger. Hvis der er registret en henvisning/ansøgning til DU eller AD med startdato før 1. juli 2017, betragtes kursisten ikke som en depositumkursist. I denne sammenhæng tages henvisninger med henvisningskategori U, Ø eller R ikke i betragtning, da det ikke er officielle henvisningskategorier. Systemet orienterer sig også i feltet Første DU henvisningsdato i Kursistadm >> Stamdata (DU). Hvis en kursist tidligere har været henvist til Danskuddannelsen på et andet sprogcenter, skal der derfor være indtastet en dato tidligere end 1. juli 2017 i dette felt, før systemet vil være i stand til at foretage en korrekt vurdering af, hvorvidt depositumkravet er gældende. Når der oprettes en ansøgning eller en henvisning i systemet med kategorien S1 eller S3 (B) enten via funktionerne Opret DU-kursist med ansøgning / henvisning eller fra Kursistadm >> Henv./Ansøg., og de øvrige betingelser er opfyldt, vil brugeren blive præsenteret for en dialogboks for oprettelse af depositum, hvis der i konfigurationen er valgt løbende håndtering (se punkt 2.1). Dialogboksen består af tre felter: Beløb Opkrævet dato Betalingsfrist Disse kan frit udfyldes, men vil som udgangspunkt være udfyldt med værdier, der er beregnet i henhold til konfigurationen (Se punkt 2.1). Opkrævningsdatoen vil som udgangspunkt være dags dato. Hvis depositummets første status er indstillet til at være Oprettet, vil der ikke blive udfyldt opkrævningsdato og betalingsfrist. Udfyldes disse manuelt, vil statussen automatisk blive Opkrævet. For at oprette depositummet skal man klikke Gem og luk eller Gem og send opkrævning. Vælger man Gem og send opkrævning, kan man printe eller sende en opkrævning til kursisten i form af et kursistbrev. Til det formål skal der oprettes en brevskabelon Se venligst Tips & Tricks nr. 92 PDFformularer med Open Office. Der er stillet følgende depositum-relaterede PDF-flettefelter til rådighed: Depositumbeløb Opkrævet dato Betalingsfrist dato Betalt dato Opkrævning annulleret dato Skal tilbagebetales dato Tilbagebetalt dato Tilbagebetalingsoplysninger Side 8 af 29

9 Ønsker man ikke at printe eller sende opkrævningen med det samme, vælger man Gem og luk. Man kan på et senere tidspunkt udsøge de oprettede depositummer i oversigten Betaling (DU) >> Depositum og samlet tilsende kursisterne en opkrævning. Læs mere herom i kapitel Ændring af depositumstatus ved ændringer i ansøgning/henvisning Hvis man har oprettet et depositum og efterfølgende ændrer kategori eller startdato på en ansøgning eller henvisning, således at depositumkravet bortfalder, vil brugeren blive præsenteret for en advarsel, og depositumdialogboksen vil blive åbnet, så brugeren har mulighed for at ændre depositumstatussen fra Opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales, alt efter hvad der er relevant i situationen. Dette forudsætter, at der er valgt løbende håndtering i systemindstillingerne (Se punkt 2.1). Er løbende håndtering ikke valgt, vil brugeren blot få en advarsel. Hvis depositummet tildeles statussen Skal tilbagebetales, vil systemet foreslå en tilbagebetalingsdato, der er baseret på en beregning, der tager udgangspunkt i konfigurationen, der er beskrevet i punkt 2.1. Man har også mulighed for at tilknytte en kommentar til depositummet i den forbindelse. 4.3 Ændring af depositumstatus ved udmeldelser Hvis kursisten udmeldes fra et webhold med en udmeldelsesårsagskode, der ikke er 0 (nul), og der er et depositum tilknyttet kursisten, vil brugeren få mulighed for at ændre depositumstatussen fra Opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales. Depositummer, der har status Oprettet, kan slettes. Her gælder samme regel, at der foreslås en tilbagebetalingsdato baseret på konfigurationen, der er beskrevet i punkt 2.1. Dette gælder også udmeldelser, der foretages via funktionerne Modultest >> Definer kursistens videre forløb og Prøve (DU) >> Udmeld kursister efter prøve. Dette vil altid være gældende, uanset om der er valgt løbende håndtering i systemindstillingerne eller ikke. Ved udmeldelse af en enkelt kursist fra et DU Webhold er det muligt at markere, at kursisten har indgivet en skriftlig anmodning om tilbagebetaling af sit depositum. 4.4 Arbejdsgang ved brug af depositumstatussen Oprettet Hvis sprogcentret har valgt at oprette depositummer i systemet løbende, men opkræve dem hos kursisterne samlet i en anden arbejdsgang, gøres det på følgende måde: Ved oprettelse af depositummer angives ingen opkrævelses- eller betalingsfristdato. Hermed får depositummet status Oprettet. Disse fremsøges via funktionen: Betaling (DU) >> Depositum >> Oversigt >> Udsøg på status Oprettet. Klik herefter de kursister af, som der ønskes opkrævet depositum for, og klik på de 3 blå prikker øverst i oversigten og vælg Opkræv depositum. Herved får depositummerne en opkrævnings- og en betalingsfristdato, ligesom depositumstatus bliver ændret fra Oprettet til Opkrævet. Side 9 af 29

10 5. Betaling og tilbagebetaling af depositum 5.1 Registrering af betaling Man kan dagligt, eller hvor ofte det giver mening, registrere alle de aktuelle depositumindbetalinger via menuen Betaling (DU) >> Depositum >> Oversigt. Før depositummet er indbetalt, vil det have depositumstatussen Opkrævet. Man skal derfor udsøge depositummer med denne status: Herved vil der fremkomme en liste over samtlige depositummer med denne status, hvorfra man kan markere det eller de depositummer, der er indbetalt. Herefter klikkes på over oversigten og Marker som betalt vælges. Der vil fremkomme en dialogboks, hvor man har mulighed for at angive indbetalingsdatoen samt betalingsformen. Som default foreslås dags dato. Man kan også tilknytte en bemærkning. Betalingsformer oprettes i menuen Koder >> DU betalingsform De markerede depositummer vil herefter skifte status fra Opkrævet til Betalt. Man kan også manuelt ændre depositumstatus fra Opkrævet til Betalt via Kursistadm >> Betaling (DU) (Depositumoversigten nederst), hvis kursisten f.eks. indbetaler depositummet kontant i receptionen på sprogcentret. I den forbindelse kan man angive Tilbagebetalingsoplysninger til senere brug, når depositummet en gang skal tilbagebetales, f.eks. Mobilepay og telefonnummer, kontonr. eller lign. Side 10 af 29

11 5.2 Opfølgning på manglende betaling Opfølgning på manglende indbetalinger foregår via menuen Betaling (DU) >> Depositum >> Oversigt. Man skal vælge status Opkrævet og ligeledes angive en periode i forhold til betalingsfristen som illustreret i nedenstående eksempel, hvor dags dato er den 10. august 2017: På denne måde vil man få en oversigt over alle depositummer, der endnu ikke er indbetalt, og hvor betalingsfristen er overskredet med minimum én dag. Fra oversigten kan man markere de relevante kursister og klikke på man har mulighed for at: øverst i skærmbilledet, hvorfra Sende kursisterne en ny opkrævning eller en rykkerskrivelse via Kursistbreve (DU). Sende kursisterne en SMS. Udmelde kursisterne fra deres webhold. Ændre depositummernes status fra Opkrævet til Opkrævning annulleret samt udmelde kursisterne. 5.3 Tilbagebetaling af depositum Når depositumkursister udmeldes, eller hvis depositumkravet ikke længere er gældende for dem, er deres depositumstatus ændret til Skal tilbagebetales. Disse kan udsøges via menuen Betaling (DU) >> Depositum >> Oversigt. Vælg status Skal tilbagebetales som vist nedenfor: Klik eventuelt på og find og udfyld udsøgningsparameteret Skal tilbagebetales i perioden. Herved fremkommer en oversigt over de depositummer, der har depositumstatus Skal tilbagebetales og hvor datoen for tilbagebetaling ligger indenfor det eventuelt angivne datointerval. Ved at klikke på ikonet i øverste højre hjørne af oversigten, kan man vælge at få vist en kolonne med tilbagebetalingsoplysninger, hvis disse måtte være udfyldt. Side 11 af 29

12 Når depositummerne er tilbagebetalt, kan man markere de relevante depositummer i oversigten og ændre deres status til Tilbagebetalt via øverst i skærmbilledet. Man kan eventuelt sende en bekræftelse på tilbagebetalingen via Kursistbreve (DU), SMS eller en LUDUS Web besked. Hvis skolens depositumprocedurer er sådan, at kursisterne skal indgive en skriftlig anmodning, før et depositum kan tilbagebetales, har man mulighed for at angive, at en sådan anmodning er modtaget. Når et depositum skifter status til Skal tilbagebetales, vil der fremkomme en afkrydsningsboks, hvor man kan sætte en markering. Efterfølgende kan man udsøge de depositummer, der har kombinationen af status Skal tilbagebetales og en markering i Tilbagebetalingsanmodning modtaget. 5.4 Tilbagebetaling/annullering af fejloprettede depositummer Eksempel: Et sprogcenter ønsker at fremsøge og annullere/tilbagebetale depositummer, der er fejloprettede, fordi kursisternes henvisningskategori eller henvisningsstartdato er blevet ændret, efter at depositummet er oprettet. Sprogcentret har ikke sørget for at gøre det løbende i deres arbejdsgang. I dette eksempel udfyldes udsøgningsparametrene som vist nedenfor. Der søges således efter depositummer med status Opkrævet eller Betalt, og hvor kursisten ikke betragtes som en depositumkursist på baggrund af henvisningskategori og tidligere henvisninger. Efter udsøgningen kan man markere de fremsøgte depositummer og via ændre deres status til henholdsvis Opkrævning annulleret eller Skal tilbagebetales. Samtidig kan man tilsende de berørte kursister en besked om, at der er sket en fejltagelse. Side 12 af 29

13 6. Opfølgning via menuen Betaling (DU) >> Depositum Menupunktet Betaling (DU) >> Depositum indeholder 3 faner: Oversigt Opkrævning Opgørelse 6.1 Opkrævning Hvis man i konfigurationen har valgt, at depositummer ikke skal oprettes løbende (Se punkt 2.1), kan man identificere depositumkursister og masseoprette depositumopkrævningerne via dette faneblad. Har man valgt at arbejde med løbende oprettelse og redigering af depositummer, kan dette faneblad bruges til at følge op på manglende depositumopkrævninger, der måtte være opstået undervejs, hvis en bruger f.eks. er kommet til at klikke annuller til systemets løbende anmodninger om depositumoprettelse i forbindelse med oprettelse eller ændring af ansøgninger/henvisninger. Her søges der med udgangspunkt i en startdato for henvisningen/ansøgningen, hvorefter alle depositumpligtige kursister, for hvem der endnu ikke er oprettet/opkrævet et depositum, vises i oversigten. Det er her muligt at vælge, at der kun skal udsøges på kursister, som har en åben uddannelsesplan. Udvælg de relevante kursister og klik på over oversigten og vælg Opret depositum. Funktionaliteten omkring oprettelsen af depositummerne er den samme, som beskrevet i punkt Oversigt Udover at være anvendelig i forbindelse med håndtering af betaling og tilbagebetaling af depositummer, som beskrevet i kapitel 5, kan oversigten også bruges til en række andre ting. Overordnet er funktionen beregnet til at fremsøge depositummer på baggrund af en række forskellige fremsøgningsparametre og derefter massebehandle dem ved at markere de relevante depositummer blandt de fremsøgte i oversigten og klikke over oversigten. Fremsøgningsparametrene er som følger: Side 13 af 29

14 Kursistnummer Afdeling Depositumstatus Betalingsfrist i perioden Betalingsform Tilbagebetalingsanmodning modtaget Tilmeldt Udmeldt i perioden Kursistkoder Kun kursister som ikke skal betale depositum Sidst gemt i perioden Periode for Oprettet, Opkrævet, Betalt, Opkrævning annulleret, Skal tilbagebetales, Tilbagebetalt eller Afskrevet af kursisten. Handlingsmulighederne er som følger: Opkræv depositum Marker som betalt Marker som Opkrævning annulleret Marker som Skal tilbagebetales Marker som tilbagebetalt Marker som Afskrevet af kursisten Send opkrævning Tilmeld Udmeld Send kursistbrev (DU) Send SMS Send besked Slet depositum 6.3 Opgørelse I opgørelsen er det muligt at fremsøge en oversigt over alle depositumrelaterede økonomiske transaktioner i en periode, til brug for sprogskolernes regnskabsfunktioner. Side 14 af 29

15 Deltagergebyr 7. Om Deltagergebyr Opkrævning af deltagergebyr gælder for de kursister, der henvises til et nyt modul pr. den eller senere. Ordningen omfatter alle kursister, der henvises i henvisningskategorien S1 og S3 (B). Værktøjet til håndtering af deltagergebyr indeholder funktioner til: - Udvælgelse af kursister, for hvem deltagergebyr er relevant. - Oprettelse/opkrævning af deltagergebyr. - Overblik over kursisternes deltagergebyrstatus. - Løbende vedligeholdelse af deltagergebyrstatus, indarbejdet i sprogcentrenes arbejdsgange herunder advarsler ved brugerændringer, der har indflydelse på kursisternes deltagergebyrforhold. - Fremsøgninger, massebehandlinger og udtræk af deltagergebyr. - Tilbageførsel af deltagergebyrer til henvisende kommune. - Opfølgningsværktøjer. 8. Opsætning 8.1 Konfiguration Før værktøjet tages i brug, bør sprogcentret konfigurere en række standardindstillinger. Disse indstillinger skal konfigureres pr. afdeling, da forskellige afdelinger kan have forskellige ønsker og behov til håndteringen. Indstillingerne vil således være gældende for de deltagergebyr, der er tilknyttet de forskellige afdelinger. Konfigurationen foretages følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Betaling (DU) >> Deltagergebyr Følgende indstillinger skal konfigureres (Klik på vælg fanebladet Deltagergebyr): i bunden af skærmbilledet og Beløb o Beløbet konfigureres ved at klikke på til venstre for beløbet øverst i konfigurationsdialogboksen. Beløbet er forudindstillet til 2.000,00 kr. pr ved ibrugtagningen. Hvis deltagergebyret på et senere tidspunkt ændres, skal beløbskonfigurationen ændres tilsvarende ved at klikke på de 3 blå prikker og vælge Tilføj ny beløbsperiode her skal angives det nye beløb samt fra hvilken dato, ændringen er gældende. Nedenstående værdier konfigureres ved at klikke på i konfigurations-dialogboksen. Første status o Skal deltagergebyrets første status være Oprettet eller Opkrævet? Hvis man løbende opretter deltagergebyr, men opkræver dem samlet i en anden arbejdsgang, bør indstillingen være Oprettet. Hvis man opkræver deltagergebyrerne løbende, efterhånden som de oprettes, bør indstillingen være Opkrævet. Se evt. pkt Standard betalingsfrist (Kun en af nedenstående 2 muligheder kan vælges): o I forhold til opkrævningsdato: Side 15 af 29

16 Her skal angives det antal dage efter deltagergebyrets oprettelsesdato, som kursisten har til at indbetale beløbet. o Fast dag i måneden: Fast dag i måneden, der bruges som betalingsfrist. Løbende opret/ret o Her vælges, om deltagergebyr skal oprettes og redigeres løbende, f.eks. når der oprettes henvisninger / ansøgninger med henvisningskategori S1 eller S3 (B), eller ved redigering af henvisningskategori og opret af uddannelsesplan. Alternativet er, at det styres manuelt fra centralt hold via de opfølgningsværktøjer, der er beskrevet senere i denne vejledning. Ved valg af Ja, bliver brugeren navigeret over i deltagerbetalingsdialogboksen i de relevante situationer, hvor brugeren med det samme kan opkræve eller redigere deltagerbetalingen. Ved Nej vil brugeren blot få en advarsel. Se evt. pkt Dokumentmappe o Her skal angives i hvilken dokumentmappe, kursistens deltagergebyropkrævning skal gemmes. 8.2 Tildeling af menupunkter og rettigheder til brugergrupper Brugerne af LUDUS Web skal tildeles adgang og rettigheder til de relevante menupunkter, faneblade og funktioner. Tildelingen sker følgende sted: ud for relevant(e) bru- LUDUS Web systemdel >> Brugeradministration >> Brugergrupper >> Klik på gergruppe(r). Der kan tildeles rettigheder til følgende: Betaling (DU) o Underfunktion: Opret/Rediger betalinger (DU) Slet betalinger (DU) Kursist o Faneblad: Betaling (DU) Kursistadm o Faneblad: Betaling (DU) Hvis kursisterne er oprettede som LUDUS Web brugere, skal de tildeles adgang til Betaling (DU), hvis de skal kunne se information om deres egne betalinger. Opsætningen laves følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Menukonfiguration >> Kursist >> Kursist >> Betaling (DU) Bemærk at alle ovenstående rettigheder både giver adgang til depositum- og deltagergebyr-betalinger. Side 16 af 29

17 8.3 Individuel opsætning af menupunkter Brugerne skal selv tilføje menupunktet Betaling DU til deres individuelle opsætning. Brugerne skal klikke på i øverste venstre hjørne af skærmbilledet og vælge Indstillinger. Her skal de tilføje menupunktet til enten Primære funktioner eller Sekundære funktioner og klikke OK for at gemme. Herefter skal brugeren logge ud og ind igen før ændringen træder i kraft. For at gøre fanebladet Betaling (DU) tilgængeligt i menuen Kursistadm, skal brugerne åbne Kursistadm og klikke på, vælge Faner på favoritter og flytte Betaling(DU) fra Ikke valgte punkter til Valgte punkter. 8.4 Deltagergebyrstatus i Kursistadm infoboks For at give brugerne et hurtigt overblik over status for kursistens deltagergebyr, når der foretages et kursistopslag i Kursistadm, kan man tilføje elementet Status for deltagergebyr pr. dags dato (DU) i infoboksen i venstre side af skærmbilledet i menuen Kursistadm. Visningen tager udgangspunkt i det uddannelsesplanelement, der er aktivt pr. dags dato eller fremadrettet. Elementet tilføjes følgende sted: LUDUS Web systemdel >> Indstillinger >> Konfiguration >> Kursistadm Klik på og flyt elementet fra højre kolonne over til venstre kolonne. Denne indstilling vil være gældende for alle brugere. Hvis der endnu ikke er oprettet et deltagergebyr for en gebyrpligtig kursist, vil status være Ukendt. Hvis der er tale om en kursist, som ikke er gebyrpligtig, vil dennes deltagergebyrstatus være Ikke relevant. Side 17 af 29

18 9. Deltagergebyrstatus LUDUS Web opererer med følgende deltagergebyrstatusser: Oprettet Deltagergebyr er oprettet, men det er endnu ikke opkrævet hos kursisten. Opkrævet Deltagergebyr er oprettet og opkrævet hos kursisten. Opkrævning annulleret Deltagergebyropkrævningen er annulleret, inden gebyret er indbetalt. Betalt Deltagergebyret er indbetalt af kursisten. Skal tilbagebetales Deltagergebyret skal tilbagebetales til kursisten. Tilbagebetalt Deltagergebyret er tilbagebetalt til kursisten. Tilbageført Deltagergebyret er tilbageført til henvisende kommune. Deltagergebyrstatussen skal løbende vedligeholdes, når gebyret opkræves, indbetales og efterfølgende tilbageføres til kommunen en gang i kvartalet. Ligeledes skal det håndteres, hvis der sker ændringer omkring kursisten med tilbagevirkende kraft, der har indflydelse på dennes gebyrforhold, f.eks.: Ansøgningens/henvisningens startdato ændres til en dato før , således at gebyrkravet bortfalder. Kursistens ansøgning/henvisning er oprettet med forkert henvisningskategori, kategorien rettes, og kursisten er nu ikke længere omfattet af kravet om betaling af deltagergebyr eller omvendt. Systemet understøtter, at brugerne løbende har mulighed for at tilpasse kursisternes deltagergebyrforhold, når sådanne ændringer foretages. Når et deltagergebyr oprettes eller ændres, logges information om, hvilken bruger der har foretaget oprettelsen eller ændringen samt hvornår. Denne information er tilgængelig via ikonet i nederste højre hjørne af deltagergebyrdialogboksen. Side 18 af 29

19 10. Håndtering af deltagergebyr 10.1 Løbende eller samlet håndtering? LUDUS Web skelner i mellem oprettelse og opkrævning, fordi man skal kunne arbejde med dette som to selvstændige arbejdsprocesser, alt efter hvad der passer bedst til sprogcenterets interne fordeling af arbejdsopgaver. Oprettelse af et deltagergebyr betyder, at gebyret oprettes i systemet. Gebyret oprettes uden opkrævningsdato og betalingsfrist, og kursisten har ikke fået besked. Deltagergebyret har status Oprettet. Opkrævning af et deltagergebyr betyder, at der sendes en besked afsted til kursisten med angivelse af beløb, indbetalingsoplysninger og betalingsfrist. Gebyret får nu en opkrævningsdato og en betalingsfrist, ligesom deltagergebyrstatussen ændres fra Oprettet til Opkrævet. Som beskrevet i punkt 8.1 skal det angives i systemindstillingerne, hvorvidt man ønsker at håndtere oprettelsen og/eller opkrævningen af deltagergebyrerne løbende eller samlet. Grundlæggende er der 3 måder at arbejde med oprettelse og opkrævning af deltagergebyrer i LUDUS Web: - Løbende oprettelse og opkrævning - Løbende oprettelse og samlet opkrævning - Samlet oprettelse og opkrævning Løbende oprettelse: Dette betyder, at brugeren løbende opretter deltagergebyrerne, når systemet foreslår det. Det vil typisk være, når der registreres en henvisning/ansøgning, eller når det videre forløb efter en bestået modultest skal defineres. Samlet oprettelse: Dette betyder, at brugerne ignorerer alle løbende påmindelser om oprettelse af deltagergebyrer, og de relevante kursister udsøges i stedet via Betalinger (DU) >> Deltagergebyr >> Opkrævning, hvorfra deltagergebyrerne masseoprettes i én sammenhængende proces. Se pkt for beskrivelse af processen. Løbende opkrævning: Dette betyder, at brugeren afslutter den løbende oprettelse af deltagergebyret med at danne en opkrævning til kursisten og sende den afsted med det samme. Samlet opkrævning: Dette betyder, at alle deltagergebyrer med status Oprettet udsøges via Betaling (DU) >> Deltagergebyr >> Oversigt, hvorfra der samlet dannes opkrævninger, hvorefter deltagergebyrernes status samlet ændres fra Oprettet til Opkrævet. Se pkt for beskrivelse af processen. Ønsker man at arbejde med gebyrerne løbende, skal konfigurationen i Løbende opret/ret: afspejle dette ved at der vælges Ja. Ønsker man udelukkende at arbejde med gebyrerne samlet, bør man vælge Nej. Konfigurationen i Første status bør være Oprettet, hvis man ikke danner selve opkrævningen med det samme, når deltagergebyret oprettes. Side 19 af 29

20 10.2 Oprettelse af nyt gebyr Hovedprincippet i systemunderstøttelsen er, at systemet selv identificerer de kursister, for hvem kravet om betaling af deltagergebyr er gældende, og løbende guider brugeren igennem processen med at få opkrævet gebyrerne. Hvor meget brugeren holdes i hånden afhænger af de valg, der er foretaget i konfigurationen af værktøjet, således som det er beskrevet i forrige afsnit. Systemet identificerer deltagergebyrpligtige kursister på baggrund af disse forhold: Kursistens henvisningskategori og henvisningsstartdato Startdatoerne i kursistens uddannelsesplan Kursisterne skal være henvist til modulet første gang den eller senere, og de skal være henvist i henvisningskategorierne S1 eller S3 (B). Når der oprettes en relevant henvisning/ansøgning, vil systemet automatisk foreslå, at der oprettes et deltagergebyr. Hvis man arbejder med løbende oprettelser/opkrævninger, vil brugeren blive navigeret over i deltagergebyrdialogboksen for at oprette og eventuelt opkræve gebyret. Er der ikke valgt løbende håndtering, vises i stedet en relevant advarsel. Deltagergebyrdialogboksen består af følgende felter: Afdeling o Her angives den afdeling, deltagergebyret er relateret til. Undervisning o Det uddannelsesplanelement (modul), deltagergebyret er tilknyttet (Se pkt nedenfor) Beløb o Det relevante beløb i henhold til konfigurationen (Se pkt. 8.1) Opkrævet d.: o Betalingsfrist o Er udfyldt med dags dato, hvis det er valgt i konfigurationen, at deltagergebyrets første status skal være Opkrævet. Er Oprettet valgt som første status, indsættes ingen dato indsættes dato manuelt, vil statussen ændres til Opkrævet. (Se pkt. 10.1) Hvis der er angivet en opkrævningsdato, vil betalingsfristen automatisk blive udfyldt i henhold til de regler, der er defineret i konfigurationen (Se pkt. 8.1) For at oprette deltagergebyret, klik Gem og luk eller Gem og send opkrævning. Vælger man Gem og send opkrævning, kan man printe eller sende en opkrævning til kursisten i form af et kursistbrev. Til det formål skal der oprettes en brevskabelon Se venligst Tips & Tricks nr. 92 PDF-formularer med Open Office. Der er stillet følgende deltagergebyr-relaterede PDF-flettefelter til rådighed: _GEBYR_BELOEB_ _GEBYR_OPKRAETVET_DATO_ _GEBYR_BETALINGSFRIST_DATO_ _GEBYR_BETALT_DATO_ _GEBYR_BETALINGSFORM_ _GEBYR_OPKRAEVNING_ANNULLERET_DATO_ _GEBYR_SKAL_TILBAGEBETALES_DATO_ _GEBYR_TILBAGEBETALT_DATO_ _GEBYR_MODUL_ Ønsker man ikke at printe eller sende opkrævningen med det samme, vælger man Gem og luk. Man kan på et senere tidspunkt udsøge de oprettede deltagergebyrer i Betaling (DU) >> Deltagergebyr >> oversigt og samlet tilsende kursisterne en opkrævning. Læs mere herom i pkt Side 20 af 29

21 Deltagergebyrets tilknytning til uddannelsesplanen Der skal betales et deltagergebyr pr. påbegyndt modul. Deltagergebyret er derfor som udgangspunkt tilknyttet et element (modul) i kursistens uddannelsesplan, således at systemet kan identificere gebyrpligtige moduler, der ikke er oprettet deltagergebyrer for. Hvis der ikke findes et element i kursistens uddannelsesplan på deltagergebyrets oprettelsestidspunkt, vil gebyret blive oprettet uden modultilknytning. Det vil efterfølgende blive tilknyttet til det første element, der oprettes i kursistens uddannelsesplan. Der kan kun være ét gebyr med status Oprettet, Opkrævet eller betalt uden modultilknytning pr. kursist Samlet masseoprettelse Man kan identificere de relevante kursister og masseoprette gebyrerne via Betaling (DU) >> Deltagergebyr >> Opkrævning Har man valgt at arbejde med løbende oprettelse og redigering af deltagergebyrer, kan dette faneblad bruges til at følge op på manglende gebyropkrævninger, der måtte være opstået undervejs, hvis en bruger f.eks. er kommet til at klikke annuller til systemets løbende anmodninger om oprettelse af deltagergebyr i forbindelse med oprettelse eller ændring af ansøgninger/henvisninger. Her søges der med udgangspunkt i en startdato for henvisningen/ansøgningen eller uddannelsesplanen, hvorefter alle gebyrpligtige kursister, for hvem der endnu ikke er oprettet/opkrævet et deltagergebyr for deres aktuelle modul, vises i oversigten. Det er her muligt at vælge, at der kun skal udsøges på kursister, som har en åben uddannelsesplan. Udvælg de relevante kursister og klik på over oversigten og vælg Opret deltagergebyr. Man kan her vælge at afslutte oprettelsen med at sende en opkrævning ved at klikke Gem og send opkrævning eller man kan klikke Gem og luk og følge instruktionerne i pkt for at opkræve gebyrerne på et senere tidspunkt. Funktionaliteten omkring oprettelsen af deltagergebyrerne er den samme, som beskrevet i punkt Samlet masseopkrævning I Betaling (DU) >> Oversigt, kan man udsøge alle deltagergebyrer med status Oprettet med henblik på at masseproducere opkrævninger. Sæt flueben i status Oprettet og klik søg. Herved fremkommer liste over samtlige deltagergebyrer med denne status. Udvælg de relevante deltagergebyrer klik på over oversigten og vælg Opkræv deltagergebyr. Gebyrernes status vil herefter blive ændret fra Oprettet til Opkrævet. Bemærk: Opkrævningsoversigten viser kun kursister, som har en henvisning/ansøgning med kategori S1 eller S3 (B), der er gældende dags dato eller i fremtiden Ændring af deltagergebyr ved ændringer i ansøgning/henvisning eller uddannelsesplan Systemet validerer løbende, om et deltagergebyr er opkrævet på korrekt baggrund, ligesom systemet løbende vurderer, om et uddannelsesplanelement (modul) mangler oprettelse af et deltagergebyr. Brugeren vil dermed løbende få advarsler eller blive navigeret over i en deltagergebyrdialogboks, når der foretages ændringer i en kursists henvisninger/ansøgninger eller uddannelsesplan, der ændrer på kursistens pligt til at betale et deltagergebyr, således at deltagergebyret enten skal trækkes tilbage, eller der skal oprettes et nyt gebyr om brugeren får advarsler eller bliver navigeret videre, afhænger af, hvorvidt der er valgt Ja til Løbende opret/ret i konfigurationen af værktøjet. Side 21 af 29

22 Hvis gebyret er fejlagtigt opkrævet, skal status ændres fra Oprettet/opkrævet til Opkrævning annulleret eller fra Betalt til Skal tilbagebetales. Arbejder sprogcentret ikke med løbende håndtering, findes der værktøjer til at fremsøge eventuelt fejlagtigt oprettede deltagergebyrer og massehåndtere dem via Betaling (DU) >> Deltagergebyr >> Oversigt Se pkt Oprettelse / opkrævning af nyt gebyr efter bestået modultest Kursisterne skal betale et deltagergebyr pr. modul. Det betyder, at sprogcentret skal opkræve et nyt gebyr, når kursisten består sin modultest, og pågældende fortsætter videre til det næste modul. I dialogboksen Definér kursistens videre forløb under funktionerne Skift hold og modul samt Skift modul er der derfor tilføjet mulighed for at markere, at man ønsker at oprette et deltagergebyr. Funktionen er kun tilgængelig, hvis henvisningskategorien for den henvisning, der omfatter det netop beståede modul, er kategori S1, S3, I3 eller D. Ved valg af Ja, fremkommer bokse med beløb, opkrævningsdato samt betalingsfrist, der vil være udfyldt på baggrund af konfigurationen af værktøjet (Se pkt. 8.1). Man har her mulighed for at sende opkrævningen afsted med det samme eller udsøge det oprettede gebyr og fremsende opkrævningen senere, som det også er beskrevet i pkt DU-skift og modulskift uden bestået modultest Ved DU-skift skal kursisten ikke opkræves deltagergebyr for det nye modul. For at håndtere dette korrekt, skal den registrerede deltagerbetaling for det oprindelige modul flyttes til det nye modul, og det skal markeres på det oprindelige modul, at det ikke er omfattet af krav om deltagerbetaling. Tilsvarende skal ske ved modulskifte uden bestået modultest, hvis modulskiftet skyldes, at kursisten er fejlplaceret. Systemet tilbyder at assistere med håndteringen på følgende måde: Når der oprettes et nyt element i kursistens uddannelsesplan, og det gamle element ikke har modulteststatus Bestået, vil der automatisk fremkomme en dialogboks, hvor brugeren kan vælge en af følgende handlinger, som systemet efterfølgende udfører: - Tilknyt deltagergebyret til det nye element og marker på det oprindelige element, at det ikke er omfattet af kravet om betaling af deltagergebyr. (Der er som udgangspunkt flueben i denne valgmulighed) - Opret/opkræv deltagergebyr for det nye element. - Opret/opkræv ikke deltagergebyr nu. Dialogboksen vil fremkomme i disse situationer, uanset om der er valgt løbende eller samlet håndtering i konfigurationen af værktøjet (Se pkt. 8.1). Side 22 af 29

23 11. Kursistadm 11.1 Uddannelsesplanen Deltagergebyret er som udgangspunkt relateret til et uddannelsesplanelement (modul). Som beskrevet i punkt , kan man oprette et deltagergebyr uden tilknytning til et uddannelsesplanelement. Dette vil automatisk blive tilbudt tilknyttet uddannelsesplanelementet, når dette efterfølgende oprettes. Tilknytningen til uddannelsesplanen defineres i feltet Undervisning på deltagergebyret. På uddannelsesplanoversigt i Kursistadm >> Tilmeldinger (DU) er der tilføjet en kolonne med følgende ikoner, der viser status for deltagergebyret: Gebyret er oprettet/opkrævet. Gebyret er betalt. Gebyret er ikke oprettet, men bør oprettes. Gebyret er oprettet, men bør ikke oprettes. Gebyret er manuelt markeret Ikke omfattet af ordningen Ikonerne fungerer samtidig som genvej til deltagergebyrdialogboksen for det pågældende gebyr. Ikonet for manglende oprettelse af deltagergebyr, fungerer som genvej til oprettelse af deltagergebyr. Bemærk: Ikonerne vises kun for de deltagergebyrpligtige uddannelsesplanelementer det vil sige dem, der har et datomæssigt overlap med en henvisning med kategori S1 eller S3 (B) og startdato eller senere Opdeling af et modul i flere uddannelsesplanelementer Hvis sprogcentret praktiserer at opdele modulerne i flere uddannelsesplanelementer, når kursisterne f.eks. udmeldes midt i et modul og siden kommer tilbage på samme modul, skal man være opmærksom på, at systemet foretager sin vurdering af deltagergebyrpligten på baggrund af det enkelte element og ikke det samlede modul. Det betyder, at man skal tilknytte det allerede indbetalte deltagergebyr for modulet til det nye uddannelsesplanelement, når det oprettes. Ellers vil systemet betragte det nye element som værende gebyrpligtigt og vejlede brugeren i overensstemmelse hermed. Systemet tilbyder automatisk assistance til dette ud fra samme princip som beskrevet i pkt uanset om der er valgt løbende eller samlet håndtering i konfigurationen af værktøjet (Se pkt. 8.1) Fravælg deltagergebyr Hvis systemet vurderer, at et uddannelsesplanelement er omfattet af ordningen om betaling af deltagergebyr, men sprogcentret ikke er enig, kan man manuelt markere på uddannelsesplanelementet, at det ikke er omfattet. Brugerne vil således ikke længere blive opfordret til at opkræve deltagergebyr for det pågældende uddannelsesplanelement. Side 23 af 29

24 Åbn uddannelsesplanelementet og sæt flueben i Fravælg deltagergebyr som vist nedenfor. Ved markering i feltet skal der angives en bemærkning, før ændringen kan gemmes Fanebladet Betaling (DU) I Kursistadm >> Fanebladet Betaling (DU) får brugeren et samlet overblik over kursistens deltagergebyrer. Herfra kan eksisterende gebyrer redigeres og gebyrer kan oprettes manuelt se pkt Manuel oprettelse af deltagergebyr Hvis der skal oprettes eller opkræves deltagergebyrer for kursister, som endnu ikke er henvist eller visiteret, er systemet ikke i stand til at tilbyde at guide brugerne igennem processen, idet der hverken er oprettet en henvisning/ansøgning eller et element i kursistens uddannelsesplan. Systemet er dermed ikke i stand til at identificere kursistens som værende deltagergebyrpligtig. Disse skal derfor oprettes manuelt. Klik på Opret deltagergebyr. Er kursisten ikke visiteret og et element endnu ikke er oprettet i kursistens uddannelsesplan, vil gebyret blive oprettet uden tilknytning til et uddannelsesplanelement. Ved efterfølgende oprettelse af et element i kursistens uddannelsesplan, vil brugeren få tilbudt at tilknytte gebyret til uddannelsesplanelementet: Side 24 af 29

25 12. Betaling af deltagergebyr 12.1 Registrering af indbetalinger Man kan dagligt, eller hvor ofte det giver mening, registrere alle de aktuelle deltagergebyrindbetalinger via menuen Betaling (DU) >> Deltagergebyr >> Oversigt. Før gebyret er indbetalt, vil det have statussen Opkrævet. Man skal derfor udsøge deltagergebyrer med denne status: Herved vil der fremkomme en liste over samtlige deltagergebyrer med denne status, hvorfra man kan markere det eller de gebyrer, der er indbetalt. Herefter klikkes på over oversigten og Marker som betalt vælges. Der vil fremkomme en dialogboks, hvor man har mulighed for at angive indbetalingsdatoen samt betalingsformen. Som default foreslås dags dato. Man kan også tilknytte en bemærkning. Betalingsformer oprettes i menuen Koder >> DU betalingsform De markerede deltagergebyrer vil herefter skifte status fra Opkrævet til Betalt. Man kan også manuelt ændre deltagergebyrstatus fra Opkrævet til Betalt via Kursistadm >> Betaling (DU), hvis kursisten f.eks. indbetaler deltagergebyret kontant i receptionen på sprogcentret. Side 25 af 29

26 12.2 Opfølgning på manglende betalinger Opfølgning på manglende indbetalinger foregår via menuen Betaling (DU) >>Deltagergebyr >> Oversigt. Man skal vælge status Opkrævet og ligeledes angive en periode i forhold til betalingsfristen som illustreret i nedenstående eksempel, hvor dags dato er den 1. september 2018: På denne måde vil man få en oversigt over alle deltagergebyrer, der endnu ikke er indbetalt, og hvor betalingsfristen er overskredet med minimum én dag. Fra oversigten kan man markere de relevante kursister og klikke på man har mulighed for at: øverst i skærmbilledet, hvorfra Sende kursisterne en ny opkrævning eller en rykkerskrivelse via Kursistbreve (DU). Sende kursisterne en SMS. Udmelde kursisterne fra deres webhold. Ændre deltagergebyrernes status fra Opkrævet til Opkrævning annulleret samt udmelde kursisterne. Side 26 af 29

27 13. Tilbageførsel af deltagergebyr til henvisende kommune Ifølge uddannelsesbekendtgørelsens 23, stk. 3 skal kursisternes indbetalte deltagergebyrer tilbageføres til kursisternes bopælskommuner i forbindelse med hver kvartalsafslutning. Det giver ingen mening at tilbageføre et gebyr til en kommune, som ikke har haft nogen udgifter ifm. kursistens danskuddannelse. Med ovenstående formulering vil den situation kunne forekomme, hvis en kursist skifter bopælskommune efter bestået modultest men før et kvartalsskifte. Ifølge aftale med brancheforeningen De Danske Sprogcentre har vi derfor valgt at understøtte, at det er den henvisende kommune, der vises i de oversigter, hvor man kan orientere sig omkring hvilken kommune der skal have tilbageført gebyret ikke bopælskommunen. Processen håndteres i menuen: Betaling (DU) > Deltagergebyr > Oversigt : Deltagergebyrerne, der skal tilbageføres til kommunerne, vil være alle dem med status Betalt. Start derfor med at udsøge alle disse deltagergebyrer i oversigten: Fremsøgningen kan laves afdelingsvis, hvis det er relevant i forhold til sprogcenterets interne procedurer. Benyt gerne lejligheden til at sikre, at alle de fremsøgte deltagergebyrer har en tilknytning til et uddannelsesplanelement, da det herigennem sikres, at oplysningen i kolonnen Tilbageføres til er korrekt. Systemet udregner denne information ved at kigge på henviserkoden på den seneste henvisning, der har et tidsmæssigt overlap med det uddannelsesplanelement, som deltagergebyret er knyttet til. Hvis der er information i kolonnen Undervisning i oversigten er gebyret tilknyttet til et uddannelsesplanelement. For yderligere information om tilknytning af deltagergebyrer til uddannelsesplanelementer, se afsnittene og i denne Tips & Tricks. Sprogcentret bør tage stilling til, hvordan deltagergebyrer med status Oprettet eller Opkrævet skal håndteres i forhold til tilbageførsel til kommunen. Det giver ikke mening at tilbageføre et gebyr, der endnu ikke er indbetalt. Enten skal der løbende laves opsamling, så man tjekker og tilbagefører gebyrerne efterhånden som kursisterne indbetaler dem i perioden omkring kvartalsskiftet, eller også tilbagefører man dem blot i forbindelse med næste kvartalsskift, hvor de vil have status Betalt og dermed vil komme med i en ny fremsøgning, der således kun skal laves i alt 4 gange om året. Når deltagergebyrerne med status Betalt er fremsøgt, vises de i oversigten. I oversigten er der særligt 2 kolonner, man skal have fokus på i denne sammenhæng Tilbageføres til og Tilbageført. Kolonnen Tilbageføres til viser henviserkoden på den seneste ansøgning/henvisning, der datomæssigt overlapper med det uddannelsesplanelement, deltagergebyret er relateret til. Hvis man bruger kommunekoder som henviserkoder, vil kolonnen dermed vise, hvilken kommune de forskellige deltagergebyrer skal tilbageføres til. Oversigten kan eksporteres til Excel med downloadfunktionen øverst til højre over oversigten med henblik på at sortere deltagergebyrerne på henviserkode, så man kan regne ud, hvilket beløb der skal tilbageføres til hvilken kommune. Side 27 af 29