Åbent referat Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret

Transkript

1 Åbent referat Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 13:00 Mødet afsluttet: kl. 16:00 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: Sven Bertelsen deltog ikke i mødet Claus Mørbak Højrup deltog ikke i behandling af punkt 2 Bemærkninger Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Frigivelse af rådighedsbeløb vedr. Hjørring Multiarena i Højene 2 2 Anti Doping projekt - "s unge siger nej til doping" 4 3 Orientering om status for opførelse af Vendsyssel Teater og Oplevelseshus 7 4 Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering

2 Side Ø Frigivelse af rådighedsbeløb vedr. Hjørring Multiarena i Højene Resumé Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal tage stilling til, om det vil anbefale Byrådet at frigive anlægningsbevilling på 0,500 mio. kr. til etableret legeplads/multibaneprojekt i Højene. Sagsfremstilling Fritids- og Kulturudvalget har 8.oktober 2013 bevilliget 0,500 mio. kr. til etablering af legeplads og multibanefaciliteter ved Højenehallen. Projektet omkring legeplads og multibanefaciliteter er nu etableret i sin helhed og blev indviet 14.januar Den samlede anlægssum har været på 2,400 mio. kr., hvoraf Hjørring Kommune har medvirket med det bevilligede beløb på 0,500 mio. kr. Projektet har haft det formål at understøtte og udvikle, kreativitet i udfoldelsen af byliv, kulturliv, foreningsliv og opbygning af en kultur for sundhed. Nøgleordene for projektet har været "Sundhed, Idræt, Leg, Bevægelse". Beslutning 8.oktober 2013: "FKU indstiller at ansøgningen imødekommes med 0,500 mio. kr., finansieret af det i 2014 afsatte rådighedsbeløb under "Pulje til multibaner mv.". Udvalget anbefaler at støtten er målrettet til legeplads-/mulitbanefaciliteterne og ikke kunstgræsbanen". Lovgrundlag Bekendtgørelse nr. 797 af 3. juli 2012 om kommunernes budget- og regnskabsvæsen. Økonomi Det bevilligede tilskud på 0,500 mio. kr. finansieres af det afsatte rådighedsbeløb 2014 under "Pulje til multibaner mv". Rådighedsbeløbet på 0,500 mio. kr. til multibane projektet i Højene er overført til 2016.

3 Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Side 3. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag Ingen. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget anbefaler Byrådet, at der meddeles en anlægsudgiftsbevilling på 0,500 mio. kr., og at de 0,500 mio. kr. finansieres af rådighedsbeløbet under " Pulje til multibaner." Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler indstillingen. Sven Bertelsen deltog ikke i mødet.

4 Side P Anti Doping projekt - "s unge siger nej til doping" Resumé Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anmodes om at godkende styregruppens forslag til fastholdelse af projektkoordinators ugentlige timetal på 15 timer pr. uge i 2016 og 2017 i stedet for en nedsættelse til 10 timer pr. uge som tidligere anført i projektbeskrivelse. Sagsfremstilling har ansøgt, og er blevet udpeget til én af 4 antidopingkommuner i Danmark. Projektet løber fra 2015 til udgangen Projektbeskrivelsen er præsenteret for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget 27. oktober Anti Doping indsatsen udmøntes af Kulturministeriet, Ministeriet for Sundhed og Forebyggelse og Anti Doping Danmark (ADD), og med ADD som den koordinerende partner. Ansøgningen blev imødekommet, og er udpeget sammen med 3 andre kommuner (Holbæk, Odense og Aalborg Kommune). Indsatsen er organiseret omkring ansættelse af en projektkoordinator, et forretningsudvalg (FU), en styregruppe som inkluderer FU og en interessegruppe. Forretningsudvalg Sven Bertelsen, Formand. Sine Dam Møller, kommunal repræsentant, Fritid og kultur. John Hansen, kommunal repræsentant, Sundhed, Ældre og Handicap. Styregruppe Tre deltagere fra FU. Mikael Thirup, SSP. Mette Henningsen, Sundhedskonsulent, Sundhedscenteret. Jim Mortensen, foreningsrepræsentant. Annette Holm Østergaard, EUC Nord. Kasper Haumann-Philipsen, Politiet.

5 Styregruppen gennemgik på styregruppemøde 20. januar 2016 status på projektet, regnskab for 2015 og budget Styregruppen indstiller til Fritids-, Kulturog Bosætningsudvalget, at projektkoordinators ugentlige arbejdstid i 2016 og 2017 fastholdes på 15 timer, som det har været tilfældet i 2015, og ikke nedsættes til 10 timer om ugen, som oprindeligt tænkt. Dette timetal fastholdes med virkning fra 1. januar 2016 til 31. december Begrundelsen er, at projektet indeholder megen møde- og interviewvirksomhed med henblik på at afdække tavs viden i Hjørrings Kommunes organisation og gøre denne viden explicit, at forankre denne viden gennem undervisning og udarbejdelse af processer og materiale samt at tilføre ny viden til kommunens personale og foreninger. Side 5. Midlerne til dette findes inden for projektets egen ramme. Styregruppen finder det afgørende for projektets succes, at nævnte indsats bliver udført i projektperioden, således at indsatsen har effekt i efter projektperiodens udløb, og effekten kan videreføres uden efterfølgende tildeling af driftsmidler. Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Lov om fremme af dopingfri idræt, 9, stk. 1. Økonomi En eventuel omplacering indeholdes indenfor projektets ramme. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ved eventuel godkendelse af styregruppens forslag fastholdes projektkoordinators ugentlige arbejdstid i 2016 og 2017 på 15 timer pr. uge, som det har været tilfældes i 2015 og ikke nedsættes til 10 timer om ugen som oprindeligt tænkt. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Projektet falder fint i tråd med implementering af s Sundhedspolitik Bilag 1. Projektbeskrivelse 2. Budget

6 Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget godkender styregruppens forslag om fastholdelse af projektkoordinators timeansættelse på 15 timer pr. uge i 2016 og Side 6. Beslutning Claus Mørkbak Højrup blev erklæret inhabil og deltog ikke i punktets behandling. Styregruppens forslag, om at projektkoordinatoren fastholdes på 15 timers ansættelse pr. uge i 2016 og 2017, blev godkendt. Sven Bertelsen deltog ikke i mødet.

7 Side P Orientering om status for opførelse af Vendsyssel Teater og Oplevelseshus Resumé Opførelsen af Vendsyssel Teater og Oplevelseshus er nu så langt, at der kan gives en orientering om byggeproces, fremtidige drifts- og lejeaftaler samt orientering om planlagte aktiviteter i forbindelse med åbningen af teater- og oplevelseshuset. Det indstilles, at Byrådet tager orienteringen til efterretning. Sagsfremstilling Overordnet set er opførelsen af Vendsyssel Teater og Oplevelseshus nu så langt, at der er planlagt rejsegilde onsdag d. 13. april 2016 og byggeriet forventes at være klar til ibrugtagning i oktober Status er dermed, at anlægsprojektet skrider planmæssigt frem både tidsmæssigt og økonomisk. Selve byggeprojektet holdes dermed indenfor de oprindeligt forudsatte kommunale ramme, og fokus i projektet rettes derfor i stigende grad mod forberedelse af åbning af huset og tilrettelæggelse af den fremtidige drift. Forberedelsen af den fremtidige drift er bygget op om følgende punkter: 1. Planlægning af åbning med involvering af kommende brugere af huset 2. Færdiggørelse af aftaler om den fremtidige drift 3. Indretning og udsmykning af huset Planlægning af åbning med involvering af kommende brugere af huset Forberedelsen af åbningen startede allerede i forbindelse med 1. spadestik, der var startskuddet til, at der hver måned bliver holdt "åben byggeplads" for alle, der har interesse i at følge byggeriet af teater- og oplevelseshuset. Initiativet med "åben byggeplads" har indtil nu haft god tilslutning med ca. 40 fremmødte pr. gang og den åbne tilgang bliver forsøgt videreført i tilrettelæggelsen af de aktiviteter, der planlægges frem mod den officielle åbning af huset. Åbningen af teater- og oplevelseshuset er planlagt til weekenden d januar 2017, hvor der både forberedes aktiviteter, der viser bredden og mulighederne i husets indretning og en forestilling, der sætter spot på scenekunsten som husets omdrejningspunkt. Åbningen er først placeret i januar 2017 for dermed at sikre, at der er tid til indkøring af de tekniske dele af huset i perioden fra oktober 2016 til januar Denne prædrifts- eller indkøringsperiode skal anvendes til at af-

8 prøve husets mange scenekunstmuligheder og mulighederne i den avancerede lyd- og lysteknik testes og indarbejdes. Samtidig flytter Vendsyssel teaters administrationen ind på 1. salen i det nye hus, huset møbleres og rutinerne i det nye hus sættes i gang. Side 8. I forhold til den åbne og involverende tilgang til indvielsen af huset er det aftalt, at og Vendsyssel Teater i fællesskab forbereder en række workshops og "pop-up-arrangementer", hvor mulige brugere af huset inviteres til at være med til at sætte deres præg på indvielsen af huset. Intentionen med dette er, at kommende brugere af huset i opførelsesfasen skal have en mulighed for at præge de fremtidige aktiviteter i huset, så Vendsyssel Teater og Oplevelseshus allerede inden indvielsen er et hus, der lever af og med teater og forskellige små og store kulturelle aktiviteter, der har scenekunst som fællesnævner. Færdiggørelse af aftaler om den fremtidige drift I forbindelse med beslutningen om opførelse af teater- og oplevelseshuset blev det aftalt, at opfører teater- og oplevelseshuset med støtte fra Realdania, Det Obelske Familiefond og ENV-Fonden. Driften af teater- og oplevelseshuset overdrages efterfølgende til Vendsyssel Teater, der får ansvaret for den daglige drift af aktiviteterne i huset. Den fremtidige drift reguleres af følgende aftaler: Driftsaftale mellem og Vendsyssel Teater, der regulerer indhold og aktiviteter i huset. Lejekontrakt mellem og Vendsyssel Teater, der regulerer ansvarsfordeling i forhold til bygningsdriften ud fra det hovedprincip, at Vendsyssel Teater har ansvaret for de indvendige dele, mens Hjørring Kommune hovedsagligt har ansvaret for de udvendige dele. Forpagtningsaftale mellem og fremtidig forpagter af cafeen, der er en del af det "offentlige interiør"/foyer-området i huset. Egnsteateraftalen revideres, så den følger de øvrige aftaler om drift af huset. I forbindelse med revision af Egnsteateraftalen arbejdes der ud fra, at den nuværende konstruktion videreføres, hvilket betyder, at Hjørring Kommune er hovedtilskudsyder med Frederikshavn Kommune og staten (Kulturstyrelsen) som sekundære tilskudsydere. Alle aftalerne er pt. ved at blive gjort klar til politisk behandling i Byrådet i marts Status for aftalerne er lige nu, at bestyrelsen for Vendsyssel Teater har godkendt udkast til driftsaftale og lejekontrakt, mens forpagtningsaftalen afventer færdiggørelse af udbudsproces, hvor der er frist for indkomne bud ultimo februar 2016.

9 Egnsteateraftalen er under udarbejdelse og færdiggøres i løbet af februar 2016 i dialog med Frederikshavn Kommune og Kulturstyrelsen. Der er i den forbindelse særlig opmærksomhed på, at egnsteateraftalens mål lokalt skal afspejle samarbejdet i Kulturalliancen mellem Frederikshavn og. I forhold til egnsteateraftalen er der desuden særlig opmærksomhed på, at Kulturstyrelsen har indført en ny ramme om egnsteateraftalerne, hvilket blandt andet indebærer, at der er øgede statslige krav om dokumentation for fordelingen af udgifter til husleje og teateraktiviteter, ligesom der er mere præcise krav til strategiske faglige/kunstneriske mål i aftalen. Side 9. Indretning og udsmykning af huset Sideløbende med byggeprocessen arbejdes der både fra og Vendsyssel Teater med at finde yderligere ekstern finansiering, der kan bidrage til at sikre bedst mulige kvalitet i indretning og udsmykning af huset. Indsatserne for at finde ekstern finansiering er på nuværende tidspunkt primært koncentreret om indretning af musiksalen, hvor et flygel i absolut topklasse har høj prioritet. Tilsvarende er kunst og udsmykning til foyerområdet ønskværdigt for at øge oplevelsen af arkitekturen og det kulturelle formål med huset. Økonomi Det samlede budget for byggeriet er på ca. 175 millioner kroner, hvoraf Hjørring Kommunes bidrag er 55 mio. kr. (i 2012 P/L-niveau) og grunden. Foruden Hjørring Kommune bidrager en række fonde til opførelsen: Realdania, Det Obelske Familiefond og ENV- Fonden. Driftsøkonomien for teater- og oplevelseshuset sammensættes af følgende: Videreførsel af egnsteateraftalen med bidrag fra, Frederikshavn Kommune og Staten (Projektstøtteudvalget/Kulturstyrelsen). Egnsteateraftalen indebærer, at der budgetteres ud fra, at Vendsyssel Teater i 2017 modtager et samlet offentligt tilskud til teateraktiviteter på ca. 8,5 mio. kr.. Det bemærkes, at der er statslig refusion på en del af tilskuddet, som i 2017 forventes at være en statslig refusion på 37,7 % af de kommunale tilskud. Driftsaftalen udarbejdes med det udgangspunkt, at giver et driftstilskud på forventeligt ca. 1,8 mio. kr. til Vendsyssel Teater for drift af de øvrige kulturaktiviteter, som ligger udover egnsteateraftalen. Driftsaftalen kan reguleres årligt ud fra omfanget af de øvrige kulturelle aktiviteter.

10 For at understøtte de øvrige kulturaktiviteter i huset budgetteres der med 0,3 mio. kr. årligt til tilskud til de brugere af huset, der arrangerer og gennemfører kulturelle aktiviteter i huset. Med lejekontrakten fastlægges det, at Vendsyssel Teater årligt skal betale husleje på markedsvilkår. Denne er efter ekstern vurdering af niveauet for markedsleje fastsat til ca. 2,2 mio. kr. pr. år. Side 10. Finansieringen af s udgifter til huset kan i 2017 holdes indenfor de nuværende budgetmæssig rammer på Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område, suppleret med en overførsel af 0,360 mio. kr. fra bygningsservice, der modsvarer overførsel af opgaver. Dette tilrettes i forbindelse med budget For 2018 og frem skal der indarbejdes en forøgelse af indfasning af budget til udvendigt vedligehold med ca. 0,2 mio. kr. pr. år. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Direktionen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler Byrådet at tage orienteringen til efterretning. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget anbefaler Byrådet, at det tager orienteringen til efterretning. Sven Bertelsen deltog ikke i mødet.

11 Side A Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget - Orientering 2016 Orientering fra formanden Intet. Orientering fra medlemmerne Ansøgning vedr. Vendsyssel Plantage. Orientering fra forvaltningen Orientering om afholdt møde med de selvejende haller 4. februar Henvendelse fra bridgeklubberne. Skole-/folkebibliotek i Løkken. Chefen for By, Kultur og Erhverv indstiller, at Fritids-, Kultur-, og Bosætningsudvalget godkender orienteringen. Beslutning Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget tog orienteringen til efterretning. Sven Bertelsen deltog ikke i mødet.

12 Side 12. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup Henning Brobak Jensen