Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret

Transkript

1 Referat - Åben dagsorden Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget Borgmesterkontoret Hjørring Kommune Side 1. Mødedato: Mødet påbegyndt: kl. 14:00 Mødet afsluttet: kl. 17:15 Mødested: Mødelokale 122, 1. sal Hjørring Rådhus Fraværende: Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen Følgende sager behandles: Pkt. Tekst Side 1 Budget forslag til takststruktur 2 2 Udbud af cafedriften i Vendsyssel Teater og Oplevelseshus 4 3 Ansøgning fra Løkken Golfklub om fritagelse for betaling af afdrag på 7 kommunalt lån 4 Ansøgning fra Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn 10 5 Eventuelt 15

2 Side Ø Budget forslag til takststruktur Resumé Der udarbejdes forslag til samlet takststruktur for Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets område. Forslaget til takststruktur foreligger til mødet med henblik på godkendelse. Sagsfremstilling På baggrund af udvalgets drøftelser af ændret takststruktur på møde i Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalgets d. 23. august 2015 bliver der udarbejdet et samlet forslag til takststruktur. Forslaget til takststruktur eftersendes som særskilt bilag umiddelbart før udvalgets møde d. 1. september og gennemgås på mødet. Lovgrundlag LBK nr. 186 af 19. februar Økonomi Ingen bemærkninger. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Plan- og Udviklingschefen indstiller, at forslag til takststruktur gennemgås med henblik på godkendelse

3 Side 3. Beslutning Forslaget godkendes. Forvaltningen anmodes om at undersøge reglerne vedr. brandvagter. Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen deltog ikke i mødet.

4 Side Ø Udbud af cafedriften i Vendsyssel Teater og Oplevelseshus Resumé Forpagtning af cafeen i den nye Vendsyssel Teater og Oplevelseshus skal i henhold til gældende bestemmelser konkurrenceudsættes. Der fremlægges forslag til gennemførelse af udbud. Sagsfremstilling Vendsyssel Teater og Oplevelseshus er under opførelse. Der arbejdes samtidig på at færdiggøre aftalegrundlaget for husets drift i form af revideret egnsteateraftale, driftsaftale og lejekontrakt. Statsforvaltningen har i forbindelse med afklaring af om kommunen lovligt kunne opføre huset udtalt, at det forudsættes at accessorisk drift (sekundær virksomhed, som er en naturlig udløber af den primære virksomhed) så som cafedrift eller lignende bortforpagtes. Forpligtelsen følger endvidere af, at hele huset skal drives på markedsvilkår. Dette betyder også, at kommunen ikke selv kan stå for driften heller ikke gennem en socioøkonomisk model. Bortforpagtning af cafedriften er ikke omfattet af EU-udbudsreglerne, da det er en artikel IIB ydelse. Derfor sker der alene en konkurrenceudsættelse for at sikre konkurrence og dermed markedsvilkår for forpagtningsaftalen. Det planlægges at udbyde opgaven således, at tilbudsgiverne skal konkurrere på følgende: 1. Procentsats for forpagtningsafgift. Tilbudsgiver skal således konkurrere på hvilken procentsats af den årlige omsætning, tilbudsgiver vil give i forpagtningsafgift til Hjørring Kommune. a) Da der ikke foreligger tidligere estimater over omsætning mv. for cafeen, er oplægget, at lejens størrelse gøres afhængig af omsætningen. 2. Beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil løse opgaven - herunder oplæg til indhold og koncept for cafeen samt beskrivelse af hvorledes tilbudsgiver vil bidrage til at skabe liv i kulturhuset mv. 3. Beskrivelse af hvilke kompetencer tilbudsgiver har for at drive cafe mv.

5 Derudover skal tilbudsgiver opfylde krav til bevillingsgodkendelse og lignende som et minimumskrav. Hjørring Kommune Side 5. Hjørring Kommune vil i udbudsmaterialet skrive de krav og ønsker, som kommunen har til cafeen og driften heraf - fx. krav til åbningstider, bidrag ved arrangementer samt kapacitet. Endelig vil der blive stillet krav om, at andre arrangører i særlige tilfælde skal kunne anvende cafefaciliteterne i nærmere bestemt omfang. Overordnet tidsplan for udbuddet: Uge 38: Godkendelse af udbuddet (Byråd den 17. september) Uge 40: Offentliggørelse af udbud Uge 45: Tilbudsfrist Uge 47: Tildeling Uge 51: Godkendelse af tildeling (Byråd den 17. december) Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Huset er frivilligt momsregistreret, hvilket medfører, at der ikke skal betales fondsafgift på 17,5 % på de dele af anlægsøkonomien som finansieres af private fonde. Det medfører samtidig en forpligtelse til at udleje og drive huset på markedsvilkår. Omkostningerne ved etablering af cafeen er indeholdt i opførelsesudgifterne til Vendsyssel Teater og Oplevelseshus. Forpagtningsafgiften størrelse kendes pt. ikke. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Udbuddet har ingen personalemæssige konsekvenser. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Udbuddet har ingen sundhedsmæssige konsekvenser.

6 Side 6. Direktionen indstiller at forpagtning af cafedriften i Vendsyssel Teater og Oplevelseshus bringes i udbud. at Plan- og Udviklingschefen bemyndiges til at godkende det endelige udbudsmateriale Beslutning Indstillingen godkendes, dog således at endelig udbudsproces og udbudsmateriale godkendes af Fritids- Kultur- og Bosætningsudvalget. Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen deltog ikke i mødet.

7 Side Ø Ansøgning fra Løkken Golfklub om fritagelse for betaling af afdrag på kommunalt lån Resumé Ansøgning fra Løkken Golfklub om fritagelse for betaling af afdrag på kommunalt lån. Sagsfremstilling Ansøgning fra Løkken Golfklub om fritagelse for betaling af afdrag på kommunalt lån. Løkken Golfklub begrunder ansøgningen med udfordringer på det økonomiske område og med henvisning til at de selvejende haller i december 2014 har fået konverteret lån til tilskud. De økonomiske udfordringer er i henhold til ansøgningen: Ønske om at få nedbragt dyrt forrentet bankgæld. Stagnerende medlemstal. Færre gæstespillere. Sikre vedligeholdelse af baneanlæg og maskinpark. Løkken Golfklub gør i deres ansøgning ligeledes opmærksom på, at der er sparet på lønudgifter og at flere driftsopgaver i dag udføres ved frivillig arbejdskraft. Løkken Golfklub har i 2014 ansøgt Hjørring Kommune om fritagelse for indfrielse/udsættelse med tilbagebetaling af kommunale rente og afdragsfrie lån med en restgæld på kr. Ansøgningen var i 2014 begrundet i de samme økonomiske udfordringer som beskrevet i denne ansøgning. Byrådet har 26. juni 2014 vedtaget en 10 års afdragsordning for tilbagebetalingen af lånet med en årlig ydelse på kr. Løkken Golfklub ansøger om at få lånets restgæld konverteret til tilskud, med henvisning til Byrådets beslutning 18.december 2014 vedrørende lån i selvejende haller. Løkken Golfklub ansøger således om at lånet ændres fra en 10 års afdragsordning til " Indfrielse ved ejerskifte" som var tilfældet med de kommunale lån i de selvejende haller. Bilag 1

8 I henhold til Byrådsbeslutningen 18.december 2014 vedr. lån i selvejende haller, henleder administrationen opmærksomheden på, at beslutningen fra den 18.december 2014 alene vedrører de selvejende haller og der er dermed ikke taget principiel stilling til at ordningen omfatter klubber/foreninger m.v. Samtidigt er de selvejende haller en gruppe institutioner, der som udgangspunkt løser en opgave Hjørring Kommune ellers skulle have løst, hvis der skal være halfaciliteter i hele kommunen. Hjørring Kommune Side 8. Der er i golfklubberne i Hjørring Kommune følgende kommunale lån. Restgæld Aftalegrundlag Løkken Golfklub Rentefrit og 10 års afdragsordning Hirtshals Golfklub Rente og afdragsfrit - Indfrielse ved ejerskifte eller anden låntagning. Hjørring Golfklub 0 Ingen Sindal Golfklub 0 Ingen Lovgrundlag Kommunalfuldmagten. Økonomi Såfremt ansøgningen imødekommes vil Hjørring Kommune udsætte en indtægt på kr. med årligt afdrag på kr. over 10 år. Administrationen skal ligeledes henlede opmærksomheden på, at der her er tale om en klub, der ansøger, og at dette kan danne præcedens for alle øvrige klubber, der måtte have et kommunalt lån der afdrages på. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger.

9 Side 9. Direktionen indstiller, at Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget drøfter ansøgningen med henblik på stillingtagen til om aftalegrundlaget for lånet i Løkken Golfklub skal ændres. Beslutning Børge Bech blev som næstformand i golfklubben kendt inhabil og deltog derfor ikke i sagens behandling. Det konstateres at Hirtshals Golfklub ikke, som det fejlagtigt anføres i sagsfremstillingen har ubetalte kommunale lån. Det besluttes ikke at ændre aftalegrundlaget for lånet i Løkken Golfklub. Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen deltog ikke i mødet.

10 Side Ø Ansøgning fra Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn Resumé Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget skal tage stilling til ansøgning om driftstilskud til "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". Sagsfremstilling Fritids-, Kultur- og bosætningsudvalget skal tage stilling til ansøgning om driftstilskud til "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". Sagen foreligger til fornyet behandling efter indhentelse af nye oplysninger fra forvaltningen. "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn" er en foreningsejet/selvejende institution der har købt Hundelev Skole af Hjørring kommune. Den selvejende institution "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn" vil drive ejendommen med det formål, at udleje til undervisning, fritid, kultur og idrætsformål. Det samlede bygningsareal for Kultur og Idrætscentret er på ca. 2400m² og heraf er idrætsdelen på ca. 600m² svarende til 25 % af det samlede bygningsareal. Idrætsdelen på de 600m² består af træningssal, omklædning, idrætsdepot, gangarealer, toiletter og the-køkken til idrætsudøverne. Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn har fremsendt følgende driftsbudget vedr. forbrug og diverse øvrig drift. Forbrugsudgifter Vand Varme El Forbrugsudgifter i alt Øvrige driftsudgifter Renovation Forsikringer IT - Bredbånd Vedlighold - ventilation/genvinding i idrætshal m.m Vedligehold - græs, sne, maling og rengøring Øvrige driftsudgifter

11 Side 11. Udover de budgetterede driftsudgifter vedligeholdes bygningen og udenomsarealer med frivilligt arbejde, der ikke er værdisat. "Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn" er en ny type af institution, der understøtter fritids-, kultur- og idrætslivet i lokalområdet. Institutionen er foreningsejet og driftes ligeledes af foreningen. Tidligere blev de kommunale bygninger på Hundelev Skole stillet til rådighed for de folkeoplysende foreninger mod gebyropkrævning. Der er årligt opkrævet gebyr på kr., hvilket svarer til 630 aktivitetstimer i træningssalen på Hundelev Skole. Folkeoplysningsudvalget har godkendt ansøgning om lokaletilskud til foreningernes lejeudgift i "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og Omegn". Udgiften til lokaletilskud er på kr. Der skal tages stillingtagen til, hvorvidt der skal ydes driftstilskud til "Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn". Såfremt der ydes støtte, skal der tages stilling til støttebeløbets størrelse. Følgende tilskuds- og driftsmodeller for kultur- og idrætsfaciliteter kan bruges som inspiration. Kategori 1: Tilskudsmodel for de selvejende haller. Kategori 2: Drift af kulturfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den foreningsdrevne facilitet. Kategori 3: Drift af idrætsfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den foreningsdrevne facilitet. Kategori 4: Selvejende/foreningsejede institutioner der har kultur og idrætsaktiviteter m.m. Kategori 1: Tilskudsmodel for de selvejende haller. I tilskudsprincipperne for de selvejende haller, er der 2 parametre der kan overvejes at indtænke i et evt. driftstilskud til idrætsdelen, som anslås til 25 % af det samlede bygningsareal. A. 80 % tilskud til forbrugsafgifter. 25 % af de samlede forbrugsafgifter ( kr.) svarer til kr. og 80 % tilskud til denne udgift er således på kr. B. Grundtilskud til træningssal ( m²) i landsby/lokalby. Grundtilskud er på kr.

12 Kategori 2: Drift af kulturfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den kommunalt ejede facilitet der er foreningsdrevet af frivillige. Der er til denne type institutioner afsat en driftsramme som dækker udgifter til forbrug, vedligehold, forsikring, rengøring m.m. Den daglige drift varetages af foreningerne. Eksempler på denne type faciliteter er Sømandskirken i Hirtshals, Uhrenholdtgaard samt Teater og nærradio bygning i Vrå, Børglum medborgerhus og Vejby forsamlingshus. Hjørring Kommune Side 12. Kategori 3: Drift af idrætsfaciliteter, hvor der er afsat en driftsramme til at understøtte den kommunalt ejede facilitet der er foreningsdrevet af frivillige. Der er til denne type institutioner afsat en dritsramme som dækker udgifter til forbrug, vedligehold, forsikring, rengøring m.m. Den daglige drift varetages af foreningerne. De klubber der eksempelvis har kommunalt klubhus stillet til rådighed, opkræves 30 % gebyr af den samlede driftsudgift, således de er ligestillet med de klubber, der får 70 % lokaletilskud til godkendte lokaleudgifter i egne klubhuse m.m. Eksempler på denne type facilitet er Harkenhallen og klubhuse til fodbold i Bagterp, Hjørring Frem og Hirtshals. Kategori 4: Selvejende/privatejede institutioner der har Kultur og idrætsaktiviteter m.m. Her er der tale om en type institution der ikke er nogen særskilt tilskudsramme til og dermed heller ikke retningslinjer for evt. tilskud. Fritids-, Kultur og Bosætningsudvalget har tidligere afvist ansøgninger fra henholdvis Kulturcenter Vendsyssel og Asdal Sognegård med følgende beslutninger: Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget har på udvalgsmødet den 10. februar 2015 behandlet ansøgning om driftstilskud fra Kulturcenter Vendsyssel med følgende beslutning: "Ansøgningen afvises, idet centrets hal ikke efter udvalgets vurdering spiller en rolle for lokalsamfundets idrætsliv, der kan sidestilles med de øvrige haller i ordningen." Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget har på udvalgsmødet den 24. februar behandlet ansøgning om driftstilskud fra Asdal Sognegård med følgende beslutning: "Ansøgningen afvises ud fra en samlet vurdering af benyttelsesgrad og geografi." I henhold til ovenforstående beslutninger og ansøgningen fra "Kultur og Idrætscentret for Hundelev og omegn" henledes opmærksomheden på at der tidligere har været 630 folkeoplysende aktivitetstimer i træningssalen på Hundelev Skole.

13 Lovgrundlag Kommunalfuldmagten Hjørring Kommune Side 13. Økonomi Såfremt ansøgningen imødekommes skal støttebeløbet fastsættes konkret og finansiering anvises. Som udgangspunkt antages det at støtte vil være ca kr., hvis der hentes inspiration i principperne fra haltildelingsmodellen. Der kan anvises følgende 2 finansierings forslag: 1. Kultur og idrætscentret for Hundelev og Omegn indarbejdes delvist i haltilskudsmodellen, således der gives tilskud til forbrugsudgifter og grundtilskud udfra de gældende parametre. Her skal dog henledes opmærksomhed på at der efter udbetaling af driftstilskud 2015 kun er et rådighedsbeløb på kr. Der skal ligeledes henledes opmærksomhed på at rammebeløbet til de selvejende haller i budget bliver reduceret med 1,0 mio.kr. Finansiering af nye driftstilskud/nye institutioner i haltilskudsmodellen vil betyde yderligere besparelse på rammebeløbet til driftstilskud til selvejende haller og i henhold til rammebeløbet skal der således ske en reduktion på tilskudsparametrene i haltilskudsmodellen. Bilag 1 2. Der kan udarbejdes en kategori 4 og finansiering af rammebeløb til en ny Kategori 4, kan ske ved en omprioritering af midlerne fra kategori 1-3 indenfor de nuværende driftsrammer til kultur- og idrætsfaciliteter. Personalemæssige (herunder arbejdsmiljømæssige) konsekvenser Ingen bemærkninger. Miljø- og sundhedsmæssige konsekvenser Ingen bemærkninger. Bilag 1. Ansøgning om driftstilskud fra Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn. 2. Driftsbudget Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn. 3. Plantegning Hundelev Skole. 4. Tilskudsberegning 5. Notat: Konsekvenser af indlemmelse af Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn i Haltilskudsmodellen (NYT!)

14 Plan- og Udviklingschefen indstiller, at Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget drøfter ansøgningen med henblik på stillingtagen. at såfremt Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget ønsker at imødekomme ansøgningen, skal det konkrete støttebeløb fastsættes og der skal tages stilling til, hvorledes det fastsatte støttebeløb skal finansieres Hjørring Kommune Side 14. Historik Fritids-, Kultur- og Bosætningsudvalget , 11. august 2015: Forvaltningen bemyndiges til at udarbejde et oplæg til indarbejdelse af Kultur- & Idrætscentret for Hundelev og Omegn i Haltilskudsmodellen. Samtidig udarbejdes forslag til objektive kriterier for fremtidig afgrænsning af haltilskudsmodellen. Børge Bech og Henrik Jørgensen deltog ikke i mødet. Beslutning Generelle optagelseskriterier og optagelse af Hundelev KIC behandles som to særskilte punkter på næste møde. Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen deltog ikke i mødet.

15 Side A Eventuelt Beslutning Det aftales at undersøge mulighederne for at drive accessorisk café-/kantinedrift i forbindelse med idræts- og kulturinstitutioner i form af socioøkonomiske virksomheder. Bibliotekets afhentningssted i Tornby lukkes på grund af benyttelsesgraden, og fordi det ikke har været muligt at finde en alternativ placering efter samme kriterier som de andre afhentningssteder. Den gamle skøjtebane er solgt til udlandet. Claus Mørkbak Højrup og Line Kraghede Jensen deltog ikke i mødet.

16 Side 16. Underskrifter Sven Bertelsen John Robert Larsen Line Kraghede Jensen Børge Bech Michael Vajhøj Henrik Jørgensen Claus Mørkbak Højrup