Projektforhandlinger og -kontrakter

Transkript

1 Projektforhandlinger og -kontrakter Master i Projektledelse, Syddansk Universitet September 2012

2 Session 1 - introduktion 1. Introduktion til modulet 2. Det juridiske rammeværk for kontrakter og projekter 3. Dokumenter 4. Betydningen af projektets karakteristika for udformningen af kontrakten 5. Sammenhængen mellem projektets tekniske, kommercielle og juridiske strømme 6. Det tidsmæssige forløb 7. Den internationale dimension 2

3 1. Introduktion til modulet

4 Formål og sigte Tilegne sig forståelse for projektkontrakter og forhandlinger i forhold til projektets forskellige interessenter, f.eks. samarbejdspartnere, kunder og leverandører. Udvikle kompetence i at deltage i projektforhandlinger samt indgå og fortolke projektkontrakter for at beskytte egne og virksomhedens interesser bedst muligt. Sammenhæng mellem projektets målbeskrivelse, fremdrift, leveranceansvar, projektøkonomi og ændringsstyring. Håndtere ændringer i løbet af projektkontraktens levetid. 4

5 Oversigt over sessioner 1. Introduktion (6.9) 2. Arbejdsbeskrivelse og betaling (7.9) 3. Ændringer til kontraktens scope (28.9) 4. Kontraktsbrud, ansvar og ansvarsbegrænsninger (29.9) 5. Forhandling og tvister samt IPR (22.11) 6. Opsummering (23.11) 5

6 Grundlaget for undervisningen Forskning, empiri Artikler Teoretisk viden og indsigt Litteratur, artikler, kompendium og præsentationer Praktisk anvendelse og erfaring Standardkontrakter Cases 6

7 Underviser Bo Sandroos Uddannelse Cand. jur Københavns Universitet Studier ved Oslo Universitet 1990 MBA, CBS 1995 Advokat 1999 Ansættelser Siden 2010 selvstændig advokat Rådgiver såvel kunder som leverandører. Speciale inden for energiindustrien IBM, konsulent og salgsleder Denerco Oil, kommerciel chef og VP Bavarian Nordic, chefjurist CFO og Vice President Novo Nordisk, juridisk afdeling Mærsk Olie og Gas, juridisk afdeling

8 Deltagerne Forskning og udvikling Lægemidler Projektledelse Direktion Team- og afdelingsledelse Forlagsvirksomhed Program- og porteføljeledelse Funktionsdirektør Miljøstyring Voksenundervisning Informationsteknologi 8

9 Aktivitet ansvar risiko + betaling 1. Modifikationer 2. Vedligehold 3. Service 4. Kommissionering, igangkøring 5. Installation 6. Transport 7. Forsikring 8. QA/QC 9. Fremstilling 10. Udleje af personale 11. Dokumentation 12. Certificeringer af design 13. Detaljeret design 14. Konceptuelt design Aktivitet Ansvar Betaling For hver aktivitet vurdere ens eget ansvar og vurdere hvorledes man modtager betaling Ansvar for at producere? Ansvar for at godkende? Andet ansvar? Hvilken pris? Hvorledes modtage betaling? Hvornår modtage betaling? 9

10 2. Det juridiske rammeværk for projekter, forhandling og kontrakter 10

11 Typer af juridisk regulering Præceptive lovregler (kan ikke fraviges) Deklaratoriske lovregler (kan fraviges) 11

12 Projektets juridiske ramme præceptive regler Overordnet og tværgående juridisk regulering Selskabsforhold, skat/moms, ansættelse, konkurrence og markedsføring, sikkerhed, offentlige tilskud Branche- og sektorspecifik regulering F. eks. lægemidler, fødevarer, vindmøller, transport Myndighedsorganiseringen Organer, funktioner, personer Opgaver Kommunikation til/fra virksomhederne Industristandarder præceptive? Udstedende organer Agreed documents? Kutymer Offentlige udbud / udbud inden for forsyningsvirksomhed 12

13 Projektets juridiske ramme deklaratoriske regler Aftaleloven Regler om kontrakters indgåelse, fortolkning og udfyldning, ophør m.v. Købeloven Regler om leverance, ansvar, misligholdelse m.v. Kontraktens regulering af projektet Projektet selv 13

14 Juridisk ramme for forhandlinger Udbudsreglerne vs. almindelige tilbud og forhandling Loyalitetspligt Oplysningspligt Almindelig oplysningspligt (Andersen s. 59) Kommercielle forhold Viden, vidensspring Planer og potentialer Forventninger Ansvaret før, under og efter kontraktens indgåelse før og under: alm. ansvar efter: skærpet ansvar 14

15 Fortolkning af kontrakter Betydningen af lovvalget, der regulerer kontrakten Dansk, tysk, engelsk, amerikansk, anden, ret Præceptive retsregler (kan ikke fraviges) Deklaratoriske retsregler (kan fraviges) Fortolkningsprincipper Udgangspunktet for fortolkning Kommercielle forhold Professionelle parter Adgang til at supplere med baggrundsret? kundens pligter: næppe leverandørenens pligter: konkret vurdering Entire Contract -klausul Betydningen af kontraktssproget (f.eks. dansk vs. engelsk) 15

16 Fortolkningsregler - danske Koncipist-reglen Den der har formuleret et vilkår har risikoen for evt. uklarhed Lex specialis-reglen Konkret regulering går forud for generel Nyere regulering forud for ældre Fortolkningsregulering i kontrakten Formålsangivelser - præambel Overskrifter på vilkår, afsnit m.v. Eksemplifikation Rangordning af dokumenter Juridiske vilkår og tilhørende bilag, udbudsmateriale, tilbud General Conditions vs. Particular Conditions 16

17 Fortolkningsregler engelsksprogede Entire contract Best endeavours vs. Reasonable endeavours (No) waiver Time is of the essence Clause headings Schedules part of contract conflict References to male/female, singular/plural Enure to the benefit of successors/assigns Reference to Act/statute is a reference to any modification 17

18 Kontrakternes opbygning og formulering Kontraktspakke bestående af kontrakt med en række bilag Detaljeret regulering Formål: undgå fortolkningstvivl Bred regulering Formål: undgå at baggrundsretten skal bruges (købelov, aftalelov etc.) Kontrakt ofte på engelsk Engelsk-amerikansk kontraktstradition Regulerer enkelttilfælde, ikke generelle principper Brug af engelske kontraktsudtryk 18

19 Mere om opbygning og formulering Samarbejdsaspektet Slutresultatet ofte et resultat af begge parters indsats Kontraktens formål: forebygge og løse konflikter Kvalitetskrav detaljerede og strenge Kontrolsystem med krav om dokumentation, rapportering og kommunikation Etablering af overordnet tidsplan med milepæle Kunde adgang til at ændre ydelsespligten Opsige/afbestille Ændre ydelsespligtens indhold Vægt på formelle rutiner og procedurer Virker konfliktforebyggende klare linier Behov for kontraktsadministration 19

20 3. Dokumenter 20

21 Dokumenterne før kontrakten I Udbudsmateriale Invitation Udbudsbetingelser Projektbeskrivelse Krav til udformning af buddet Kommercielle og finansielle vilkår Udkast til kontrakt Andre måder for kunden at igangsætte købet Bestillingsseddel/ordre (med vilkår på bagsiden?) Udsendelse af kontrakt med bilag Udsendelse af specifikation Telefonisk kontakt Tekniske møder Beauty contest 21

22 Dokumenterne før kontrakten II Mødereferater Evt. med bilag, dokumentation Underskrevet? Hvem udarbejder svarfrister hvad hvis ikke enighed For -aftaler Letter of Intent / hensigtserklæringer Behov? Hvem har behov? Tidsmæssig indpasning i processen Juridisk bindende eller ej Ofte 1-2 sider men kan være længere Term Sheet (kombination af mødereferat og Letter of Intent) Evt. med bilag, dokumentation Underskrevet? Hvem udarbejder svarfrister hvad hvis ikke enighed 22

23 Betydningen af dokumenter/dokumentation under projektet Ændringer af kontrakten Amendment No. 1 etc. underskrivelse Andre formkrav Ændringsordrer Instruktioner Ændringsordrer Anmodninger om ændringsordrer fra leverandøren Mødereferater Anden kommunikation Skriftlig Mundtlig 23

24 4. Betydningen af projektets karakteristika for udformningen af kontrakten 24

25 Karakteristika ved projektet - eksempler IT Vindmøller Lægemidler Fysiske forhold Fysisk afstand (outsourcing), teknologisk platform På land, nearshore, offshore Klinisk afprøvning Teknologi Mangeartet Software, infrastruktur, drift Offshore olie og gas, adapteret til vind. Egen teknologi R&D, klinisk udvikling, opskalering, produktion, transport og distribution Kommercielt Fragmenteret leverandørmarked Commoditization Offshoring Afhængig af investeringsniveau (politisk vilje). Leverandørmarked under opbygning Pharma vs. biotech Prissætning Glob ale markeder Juridisk Få præceptive regler, men standarder, Få standardkontrakter FIDIC-standarder (og certepartier). Virksomhedsspecifikke kontrakter Præceptive regler. Virksomhedsspecifikke kontrakter 25

26 Faktorer relevante for kontrakten I Teknologi unik eller commodity Leverancesikkerhed Type Forskning, udvikling, design, prototype, Varighed af projektet Værdi For kunde For projektorganisation 26

27 Faktorer relevante for kontrakten II Parternes hidtidige forhold/transaktioner Projektlederen Kundens forhold Due diligence QA/QC / business controls Forventning om fremtidige transaktioner Classic market vs. strategic network Parternes organisering Etablering af hierarki, kommando- og kommunikationsstruktur, delegationsbeføjelser, SOP ere, incentive-systemer og mekanismer til konfliktløsning 27

28 5. Sammenhængen mellem projektets tekniske, kommercielle og juridiske strømme 28

29 Sammenhængen Teknologi Ejerskabet Karakteristika Kommercielt Lønsomhed Risiko Juridisk / kontrakt Klarhed over rettigheder Klarhed over forpligtelser og risiko 29

30 Den basale relation i kontrakten Leverance vs. betaling Leverandørens ydelser: Ydelsen hvad (Appendix A, Work Order). Specifikationer Tid hvornår Hvordan leveres. Kvalitetskrav. Specifikationer Regler for ændringer Leverandør Kunde Kundens betalinger: Betaling prisen (Appendix B) Betalingsplan / milepæle Håndtering af indsigelser Betaling af ændringsarbejder Se også Branconi/Loch s

31 Leverandørens hovedinteresser Sikre betaling For udført eller aftalt arbejde og ekstraomkostninger Betalingsplan fakturering - indsigelser Undgå ansvar der ikke hører hjemme hos dig Typer af ansvar kontraktsansvar, ansvar for skader Ansvarsbegrænsning(er) Sikre sin know-how/vare/kernekomptence Strategi patent vs. hemmeligholdelse Få løst konfliker der opstår Hurtigt, effektivt og uden skade på økonomisk stilling eller renomé 31

32 Juridiske vilkår er ikke de eneste af betydning 1. Det operationelle, tekniske, drifts- og leverancemæssige ( produktet ) 2. Det kommercielle risiko og afkast (lønsomhed) Kontrakten 3. Det kontraktsmæssige og juridiske ydelse/betaling, ansvar, rettigheder og tvisteløsning 4. Aktørerne leverandrører, underleverandører, partnere, kunde(r) 32

33 Problemstillingen omkring ansvar: EPC/EPIC Engineering Procurement Hvem har ansvaret? Installation Construction/ Commissioning 33

34 Kontraktspyramiden 34

35 Back-to-Back princippet Kunde Vilkår Vilkår Leverandør Underleverandør Vilkår Pro Praktisk og enkelt Overvælte ansvar på U-lev. Pligt (eller Kunde godkende) Contra U-lev i vanskelig situation Forskellige ydelser behov for forskellige vilkår 35

36 Branconi/Loch s eight levers 1. Specifications Konkrete og konsistente tekniske specifikationer og forudsætninger 2. Price Kvalitet i og kontrol af omkostningsestimater 3. Payment terms Likviditetsstyring 4. Schedule Opmærksomhed på trade-offs (kompromis) og incentives (motivation) 5. Performance guarantees 6. Warranties Begrænse indeståelser. Klarhed over garantiforpligtelser 7. Limitations of liability Ansvarsbegræsninger for forsinkelser, mangler, garantier, andet 8. Securities Performance-garantier, betalingsgarantier 36

37 Aktivitet ansvar risiko + betaling 1. Modifikationer 2. Vedligehold 3. Service 4. Kommissionering, igangkøring 5. Installation 6. Transport 7. Forsikring 8. QA/QC 9. Fremstilling 10. Udleje af personale 11. Dokumentation 12. Certificeringer af design 13. Detailed design 14. Konceptuelt design Aktivitet Ansvar Betaling For hver aktivitet vurdere ens eget ansvar og vurdere hvorledes man modtager betaling Ansvar for at producere? Ansvar for at godkende? Andet ansvar? Hvilken pris? Hvorledes modtage betaling? Hvornår modtage betaling? 37

38 6. Det tidsmæssige forløb 38

39 Det samlede (kontraktsmæssige) forløb Første kontakt Underskrevet kontrakt Arbejdet afsluttet Udbud eller salgsmøde Teknisk drøftelse Tilbud Afklaringsmøde Forhandlingsmøde Kontrakt Term Sheet / Letter of Intent Leverance Leverance Betaling Leverance Leverance Betaling Garantiperiode 39

40 Interessekonflikter pga. tid Kundens lønsomhed, profit, gevinst, benefit ligger efter afslutningen af projektet Leverandørens lønsomhed osv. ligger før og under projektet (og efter) 40

41 Forskelle i fokus og opfattelse af værdi Kundens opfattelse af værdi Høj Kundens opfattelse af leverandørens engagement Investering af tid m. v. Lav Værdi identificeret Løsning Kontrakten Leverance 41

42 Værdiopfattelsen kan skabe en tusmørke-zone Indledende drøftelser Forhandlinger Indgåelse af kontrakt Opstart af projekt og leverance Teknisk Kapacitet Leverance Kommercielt Teknisk Leverance Kommercielt Juridiske vilkår Vilkår på plads Juridisk tekst Bilag Andet materiale Møder Indledende workshop Første leverance Forventninger hos kunden om bestemt teknologisk løsning Forventninger hos leverandøren om bestemt økonomi og kundemedvirken Bristende forudsætninger for hver af de to parter 42

43 7. Den internationale dimension 43

44 Projektet Geografisk afstand Kontrol Kommunikation Værdiskabelse og optimering Det juridiske grundlag Retssystem Adgang til konfliktløsning Sprog Projektets infrastruktur banker, rådgivere, eksperter, mæglere, mv. Kultur Forretningskultur og -etik Andre kulturelle forhold 44

45 Forhandlinger Samme generelle forhold som for projektet Forhandlingstemaerne Påvirket af den internationale dimension Interesser, prioriteringer Forhandlingsprocessen Påvirket af den internationale dimension Transparens i forhandlingsprocessen Viden, tilbageholdelse af information 45

46 Kontrakten Samme generelle forhold som for projektet Valg af retssystem til at regulere fortolkningen af kontrakten + løsning af tvister Jurisdiktion / værneting: hvor skal tvister løses Voldgifter eller almindelige domstole. Andre løsninger Juridisk sprogbrug, juridiske termer Traditioner 46

47 Opsummering og næste gang Kend kontraktens juridiske ramme Kend dine dokumenter Tag projektets karakteristika i betragtning Koordinér tekniske, kommercielle og juridiske krav og vilkår Se forløbet som én sammenhængende tidsmæssig proces Overvej en evt. international dimension NÆSTE GANG: Kontraktens detaljerede bestemmelser om leverance og betaling 47