Ny politisk arbejdsform

Transkript

1 Ny politisk arbejdsform 1. Baggrund De nuværende rammer for det politiske arbejde har været gældende siden 2007, hvor den nuværende styrelsesvedtægt blev skabt i forbindelse med kommunesammenlægningen. Kravene til kommunerne har ændret sig siden da. Udviklingen går både politisk og administrativt mod en mere koncernorienteret tilgang til ledelse, hvor kommunalbestyrelser arbejder som strategiske bestyrelser for de milliardvirksomheder, kommunerne er. Der er fokus på at skabe fremtidens velfærdssamfund eller som vi betegner det: fremtidens kommune. I denne kontekst har kommunalbestyrelsen i 2016 evalueret den politiske organisering. Resultatet er blevet en revidering af styrelsesvedtægten, som definerer de overordnede rammer for det politiske arbejde. Derudover beskriver dette notat den underliggende struktur i det politiske arbejde ved at sætte rammer for samarbejdet mellem udvalgene, brugen af 17,4 udvalg mv. I forbindelse med evalueringen har kommunalbestyrelsen drøftet ønsker til, hvordan det politiske arbejde skal udspille sig og prioriteres. Forskellige muligheder har været præsenteret både på temamøde den 5. september 2016 i forbindelse med drøftelse af model for den fremtidige politiske organisering og på temamøde den 7. november 2016, hvor input til dette notat blev drøftet. I drøftelserne er der blevet peget på behov for en arbejdsform, der muliggør: Fortsat fokus på at udvikle en meningsfuld måde at være i dialog med og involvere borgere og øvrige samarbejdspartnere sikre, at vi også på politisk niveau kommer tættere på Et bredere vidensniveau i den samlede kommunalbestyrelse om de respektive fagområders udfordringer og udviklingspotentialer En styrkelse af det tværfaglige samarbejde på politisk niveau En højere grad af åbenhed i det politiske arbejde At dette sker inden for en samlet tidsanvendelse til det politiske arbejde, der ikke overstiger den nuværende. På baggrund af temamøderne og en politisk bestilling den 10. oktober 2016 er der udarbejdet en ny styrelsesvedtægt, som forventes godkendt i kommunalbestyrelsen den 12. december Som et led i udviklingen af en arbejdsform, der muliggør en realisering af ovenstående behov, forelægges kommunalbestyrelsen på mødet den 12. december 2016 også dette oplæg til ny politisk arbejdsform i Faaborg-Midtfyn Kommune. 1

2 Prøvehandling på den politiske arbejdsform Der i løbet af processen kommet flere forslag frem, som kan være med til at skabe den ønskede forandring i både rammerne for det politiske arbejde og den politiske arbejdsform. For at give rum til at afprøve nye måder at gøre tingene på, foreslås det kommunalbestyrelsen, at der i 2017 etableres en politisk prøvehandling, som giver kommunalbestyrelsen mulighed for at eksperimentere med nye mødeformer, involveringstiltag mv., hvoraf flere beskrives i dette notat. 2. Politisk organisering Nedenstående model illustrerer den organisering, som kommunalbestyrelsen den 10. oktober 2016 besluttede, at den nye styrelsesvedtægt skal udarbejdes på baggrund af. Faaborg-Midtfyn Kommune fortsætter således med en styreform efter Styrelseslovens 64b. Kommunalbestyrelse Umiddelbar forvaltning Økonomiudvalg Sundheds- og Omsorgsudvalg Opvækst- og Læringsudvalg Kultur- og Lokalsamfundsudvalg Arbejdsmarkedsudvalg Teknik- og Miljøudvalg 2.1 Kommunalbestyrelsen Kommunalbestyrelsen træffer de endelige beslutninger om den overordnede politiske vision for kommunen. Ligeledes er det kommunalbestyrelsen, som træffer endelig beslutning om de politiske hovedmål og politikker for de konkrete serviceområder. Det følger af styrelseslovens 64b, at den umiddelbare forvaltning placeres hos kommunalbestyrelsen, når den ikke varetages i de stående udvalg. Kommunalbestyrelsen kan vælge at delegere de enkelte opgaver til administrationen alternativt til det relevante stående udvalg. Delegationen kan til enhver tid trækkes tilbage. Kommunalbestyrelsen kan også vælge ikke at delegere konkrete opgaver. 2

3 De indbyrdes aftaler om samarbejdet i kommunalbestyrelsen er beskrevet i Kodeks for kommunalbestyrelsen. 2.2 Økonomiudvalget Økonomiudvalget vil varetage de opgaver som følger af lovgivningen. Økonomiudvalget er derudover politikformulerende og politikkontrollerende på en række områder, som er beskrevet i styrelsesvedtægten. Økonomi har bl.a. ansvar for den strategiske udvikling af kommunen som egn og som organisation - og har dermed en vigtig opgave i at sikre koordination mellem vigtige opgaver som udviklingsstrategien, civilsamfundsstrategi, overordnede rammer for samskabelse, borgerdialog og inddragelse, erhverv og turisme, samarbejde med lokalråd m.fl. 2.3 De stående udvalg De stående udvalgs rolle vil være at understøtte kommunalbestyrelsens samlede ledelse og styring af Faaborg-Midtfyn Kommune ved at sikre en tværgående, helhedsorienteret og langsigtet udvikling af deres opgaveområder gennem politikformulering og opfølgning på de vedtagne politikker. De stående udvalg kan indstille nedsættelse af et 17, stk. 4 udvalg til kommunalbestyrelsen. Udvalgene formulerer kommissorier for 17, stk. 4 udvalg, der nedsættes inden for udvalgets opgaveområde. Udvalgene behandler endvidere forslag mv. fra de 17, stk. 4 udvalg, der er nedsat under det pågældende udvalg, og indstiller videre til kommunalbestyrelsen. Det stående udvalg skal sikre, at der udarbejdes retningslinjer, principper og kriterier, som administrationen kan forvalte efter i opgaver, der er delegeret til administrationen. Ikke umiddelbar forvaltning De stående udvalg har ikke ansvar for den umiddelbare forvaltning af deres opgaveområder, jf. styrelseslovens 64b. De stående udvalg har ikke budgetansvar. 2.4 Administrationen En række driftsopgaver foreslås delegeret til administrationen af kommunalbestyrelsen. Der udarbejdes en delegationsplan, hvor kommunalbestyrelsen delegerer opgaver til henholdsvis økonomiudvalget, de stående udvalg og administrationen. Ved administrationen forstås direktionen som øverste administrative ledelse. Direktionen kan vælge at delegere opgaver til den øvrige organisation. Der udarbejdes en oversigt over delegationer på det administrative niveau. Ved delegation til administrationen vil de stående udvalg skulle formulere retningslinjer, principper, kriterier og lignende, som ramme for administrationen i disse typer af sager. 3

4 3. Politiske møder I forhold til planlægningen af møderne i kommunalbestyrelsen, økonomiudvalget og de stående udvalg er disse reguleret af regler i den kommunale styrelseslov. Der er ikke et tilsvarende krav om fastlæggelse af en årlig mødeplan for 17, stk. 4 udvalg. Det vil være uhensigtsmæssigt at fastlægge alle møderne i 17, stk. 4 udvalgene på forhånd af hensyn til fleksibiliteten i det enkelte særlige udvalgs arbejde. Omvendt er der et behov for at sikre hensynet til kommunalbestyrelsesmedlemmernes planlægning af deres tid. Det er derfor i mødeplanen valgt at reservere bestemte dage, som passer ind i den øvrige mødestruktur, som de enkelte 17,4 udvalg kan vælge at benytte. 3.1 Arbejdsform på møderne Der er i løbet af processen for evaluering af den politiske arbejdsform kommet en række forslag frem i forhold til arbejdsformen på kommunalbestyrelses- og udvalgsmøder, som kan prøves af som del af prøvehandlingen på den politiske organisering: Orienteringspunkter Orienteringspunkter er administrationens mulighed for at give politikerne oplysninger på et givent område. På de politiske møder behandles orienteringspunkterne i én samlet blok, hvor punkterne samlet tages til efterretning, medmindre udvalgets medlemmer har bemærkninger. Evalueringspunkter Som en del af den politikkontrollerende funktion, som de stående udvalg har, kan administrationen fremlægge et evalueringspunkt, hvor udvalget drøfter og evaluerer et emne/en sag. Administrationen har herved mulighed for at få en politisk retning, en tilkendegivelse eller andet, der kan arbejdes videre med. En sag - to behandlinger Konkrete sager, der har særlig politisk bevågenhed, eller hvor administrationen har behov for politiske tilkendegivelser til brug for sagens behandling, kan fremlægges ad to omgange: først til en indledende og fri drøftelse og efterfølgende til beslutning. Drøftelsen kan eventuelt foregå i et udvalg og beslutningen i kommunalbestyrelsen, hvis beslutningskompetencen ligger der. To behandlinger giver politikerne mulighed for indflydelse på et tidligt tidspunkt og mulighed for, at administrationen kan fremlægge flere forskellige løsninger, før der træffes en egentlig beslutning. Årsplan De stående udvalg udarbejder hvert år i 1. kvartal en årsplan for udvalgets arbejde, hvor det fremgår, hvilke emner og sager, der skal behandles på hvilke tidspunkter i løbet af året. Årsplanen 4

5 er et dynamisk dokument, der løbende revideres. På dagsorden til hvert møde er et fast punkt om status på årsplanen. Kvartalsrapporter For at imødekomme det politiske ønske om at være orienteret om status på det enkelte fagområde, kan udvalget vælge systematisk at få kvartalsrapporter over områdets udvikling og udfordringer. Temadrøftelser i de stående udvalg Udvalgene kan i eget regi eller i fællesskab afholde temamøder, hvor et emne drøftes. Temamøderne bruges til at opbygge viden for udvalgsmedlemmerne og til vidensdeling mellem udvalgene. 3.1 Mødestruktur De stående udvalg mødes hver måned (undtagen juli) i møder à 3 timer. Dette giver som udgangspunkt en cyklus på fire uger, hvor der dog nogle gange kan ske forskydninger på grund af helligdage, ferier mv. Mødestrukturen vil køre i følgende cyklus: Uge 1 Økonomiudvalgsmøder (mandag) 17,4 udvalgsmøder (onsdag og torsdag) reservation, idet udvalgene selv fastsætter tidspunkt Uge 2 Fast mødeblok i kommunalbestyrelsen (mandag) Kommunalbestyrelsesmøde (mandag) Uge 3 Udvalgsmøder (tirsdag og torsdag) Uge 4 Ingen udvalgsmøder Administrationen søger så vidt muligt at undgå at booke politiske udvalgsmøder i uge 4. I det omfang, det er muligt, kan borgerinddragende aktiviteter placeres i denne uge. For at styrke den fælles faglige viden i kommunalbestyrelsen og samarbejdet mellem de stående udvalg, etableres en mødestruktur, der muliggør et systematiseret samarbejde på tværs af de stående udvalg. Mødeplanen rummer nye elementer, der kom frem under evalueringen af den politiske organisering, og som hermed afprøves som en del af prøvehandlingen for at afprøve om de giver den ønskede værdi for det politiske arbejde. Mødeplanen for 2017 rummer følgende elementer: 5

6 Udvalgsmøderne placeres tidsmæssigt i forlængelse af hinanden, så der er mulighed for ad hoc at lave fællesmøder mellem de udvalg, der har de største samarbejdsflader, blot ved at forlænge de ordinære udvalgsmøder, så der bliver et overlap mellem møderne. Hver af de to blokke af udvalgsmøder placeres på samme geografiske placering, så der ikke skal tages hensyn til transport, hvis der arrangeres fællesmøder mellem udvalgene. En gang i kvartalet bookes fast 1 times fællesmøde mellem de udvalg, der har de største samarbejdsflader. Dette fællesmøde benyttes til at få fælles viden, drøfte emner, der ligger i snitfladen mellem de to udvalg mv. For de tre velfærdsudvalg, Arbejdsmarkedsudvalget, Sundheds- og Omsorgsudvalget og Opvækst- og Læringsudvalget, vil et af disse møder være et fælles udvalgsmøde for alle tre udvalg. I forbindelse med hvert kommunalbestyrelsesmøde bookes en fast mødeblok for hele kommunalbestyrelsen, som består af følgende elementer: Kl Kl Kl Temamøde Dialogmøde Kommunalbestyrelsesmøde Det konkrete forslag til mødeplan for 2017 ses i bilag 1, og den forelægges kommunalbestyrelsen til beslutning den 12. december De politiske møder bookes i god tid og eventuelle aflysninger vil så vidt muligt ske i god tid. Dagsordener til møderne sendes ud senest 4 hverdage før mødet afholdes. 3.2 Mødetyper Gennem processen med evaluering af den politiske organisering er der kommet en række forslag frem til mulige mødeformer. Nogle af disse afprøves i 2017 som del af prøvehandlingen på den politiske organisering. Fællesmøder mellem udvalgene Fællesmøder mellem udvalgene skal fremme det tværfaglige politiske fokus og muligheden for politisk at sætte fokus på samarbejdsfladerne mellem de respektive fagområder. Det sker ved systematisk at skabe rammer for, at udvalgene kan mødes. Fællesmøderne skal desuden være med til at styrke den tværfaglige viden blandt udvalgsmedlemmerne. Fællesmøderne er de respektive udvalgs møder og de fungerer som en træningsbane for samarbejdet mellem udvalgene. Fællesmøderne mellem udvalgene planlægges i en konkret dialog mellem de respektive udvalg og administrationen med udgangspunkt i udvalgenes årshjul. 6

7 Dialogmøder i kommunalbestyrelsen Dialogmøderne er politikernes møder, og det er de enkelte politikere, der kan sætte punkter på dagsordenen. Formålet med dialogmøderne er at styrke den samlede viden i kommunalbestyrelsen med udgangspunkt i politikernes egen efterspørgsel efter viden. Dialogmøderne giver politikerne en ramme for på eget initiativ at sætte stort og småt på dagsordenen og de giver kommunalbestyrelsen mulighed for at få en fælles, dagsordensættende og tværgående dialog om det der fylder i det politiske liv og i samspillet med borgerne. Den enkelte politiker kan bringe en sag eller et emne op i kommunalbestyrelsen, som man gerne vil have mere viden om eller ønsker at diskutere i kommunalbestyrelsen. Det kan være emner i eget udvalgsregi, som man ønsker at drøfte med eller informere den øvrige kommunalbestyrelse om. Det kan også være emner fra udvalg, man ikke selv deltager i, som man gerne vil vide mere om. Dialogen kan gå fra at være drøftelser eller holdningstilkendegivelser ud fra en overskrift til dybere drøftelser på baggrund af rapporter og redegørelser. Ved afslutningen af mødet aftaler man i fællesskab, hvordan et emnes videre færd skal være. Det kan fx være som endnu en drøftelse på næste måneds dialogmøde, som en formel sag i et udvalg eller som et temamøde i kommunalbestyrelsen. Deltagerne i dialogmøderne er som udgangspunkt kommunalbestyrelsen og koncernledelsen, men den politiker, der sætter et punkt på dagsordenen kan efter behov invitere gæster med. På dialogmøderne er kommunalbestyrelsen på træningsbanen og eventuelle gæster bliver inviteret med på denne. Dialogmøderne sætter nye og anderledes krav til mødeledelse, styring af dialogen, opsamling og fingerspidsfornemmelse for politiker-embedsmandsrollen. Dialogmødet er en fast del af kommunalbestyrelsens fælles mødeblok og det starter kl på dage, hvor der er et ordinært kommunalbestyrelsesmøde. Temamøder i kommunalbestyrelsen Temamøderne fungerer som udgangspunkt som den samlede kommunalbestyrelses træningsbane. Her skabes rum til, at kommunalbestyrelsen sammen kan drøfte og reflektere over emner, som ofte vil være af strategisk karakter. Der vil være mulighed for at åbne temamøderne for eksterne deltagere (alt fra en afgrænset, defineret gruppe til en åben invitation), når man politisk ønsker at involvere borgere eller andre interessenter i drøftelse af et konkret emne. 7

8 Derudover kan dialogmøderne være en kilde til emner på temamøderne. Her kan kommunalbestyrelsen beslutte, at de ønsker at få et emne på et temamøde. 4. Særlige udvalg efter 17, stk. 4 17, stk. 4 udvalg har midlertidig karakter med rådgivende og forberedende funktion for det udvalg, det er nedsat under. Denne type udvalg giver mulighed for, at andre end kommunalbestyrelsesmedlemmer kan deltage, og det vil være her kommunalbestyrelsesmedlemmerne har mulighed for at politikudvikle sammen med borgerne. 4.1 Nedsættelse Kun kommunalbestyrelsen kan nedsætte 17, stk. 4 udvalg. Initiativet kan komme fra såvel de stående udvalg og økonomiudvalget som fra kommunalbestyrelsen selv. Kommunalbestyrelsen henviser udarbejdelse af et kommissorium for det særlige udvalgs arbejde til det stående udvalg, 17, stk. 4 udvalget skal nedsættes under. Kommissoriet godkendes af kommunalbestyrelsen. Hvis der er tale om emner inden for et enkelt udvalgs opgaveområde refererer 17, stk. 4 udvalget til det pågældende stående udvalg. Hvis emnet er tværgående nedsættes 17, stk. 4 udvalget under kommunalbestyrelsen. Hvis emnet omfatter et større anlægsprojekt nedsættes 17, stk. 4 udvalget under økonomiudvalget. 4.2 Udpegning Som hovedregel udpeges alle medlemmer af et 17, stk. 4 udvalg efter den D Hondtske metode. Udpegningen sker for hvert udvalg for sig, hver gang, der nedsættes et 17, stk. 4 udvalg. Den D Hondtske metode kan fraviges, hvis der er enighed i kommunalbestyrelsen herom. Enighed skal foreligge hver gang et 17, stk. 4 udvalg nedsættes. 4.3 Deltagere Kommunalbestyrelsen fastsætter det enkelte 17, stk. 4 udvalgs sammensætning. I den forbindelse besluttes det, hvor mange kommunalbestyrelsesmedlemmer, der skal deltage i det konkrete udvalg. Det besluttes endvidere, hvor mange medlemmer, der ikke er kommunalbestyrelsesmedlemmer, 17, stk. 4 udvalget skal have. De stående udvalg indstiller i kommissoriet, hvilke kompetencer/baggrunde, de medlemmer, der ikke er kommunalbestyrelsesmedlemmer, skal have samt hvordan de rekrutteres. 8

9 Kommunalbestyrelsen kan beslutte, hvem der skal være formand for opgaveudvalget i forbindelse med Kommunalbestyrelsens stillingtagen til udvalgets sammensætning. Antal medlemmer, der ikke er kommunalbestyrelsesmedlemmer, kan variere i forskellige faser af 17, stk. 4 udvalgets arbejde, hvis det vurderes at være hensigtsmæssigt for løsning af opgaven. Andre borgere, videnspersoner mv. kan inddrages ad hoc i 17, stk. 4 udvalgenes arbejde fx via arbejdsgrupper og workshops , stk. 4 udvalgenes opgave Det særlige udvalgs opgave defineres i et kommissorium. Kommissoriet gøres så konkret som muligt, så der er størst mulig klarhed om opgaven. Kommissorierne skal indeholde en tidsplan, der som minimum angiver en start- og slutdato samt datoer for dialog med det stående udvalg, som det særlige udvalg er nedsat under. Det kan være møder, skriftlig afrapportering eller andet. Tidsplanen skal tage højde for mødekadencen i det udvalg, der refereres til. Der udarbejdes en skabelon til brug for udarbejdelse af kommissorierne. 4.5 Arbejdsform i 17,4 udvalgene Et 17, stk. 4 udvalg fastsætter selv sin forretningsorden inden for rammerne af styrelsesloven, styrelsesvedtægten for Faaborg-Midtfyn Kommune samt kommunalbestyrelsens beslutninger, da det alt efter opgaven vil være forskelligt hvordan, hvornår og hvor ofte man ønsker at mødes. På første møde i det enkelte 17, stk. 4 udvalg fremlægges et forslag til mødeplan. Af hensyn til kommunalbestyrelsesmedlemmernes tilrettelæggelse af deres politiske arbejde kan det overvejes at tilstræbe at lægge møderne på de dage, der er reserveret i den politiske mødeplan. 17, stk. 4 udvalgene sekretariatsbetjenes af administrationen. For at sikre åbenhed og gennemsigtighed vil 17, stk. 4 vil udvalgenes dagsordener og referater være tilgængelige på kommunens hjemmeside. 5. Den politiske arbejdsform Den politiske arbejdsform handler bl.a. om den kultur, der præger det politiske arbejde. Det gælder samarbejdet internt i kommunalbestyrelsen, samarbejdet med administrationen samt samarbejdet med borgere og andre interessenter. Det handler også om åbenhed i forhold til det politiske arbejde og hvordan kommunalbestyrelsen kommunikerer om det politiske arbejde med omverdenen. 9

10 5.1 Øget borgerinddragelse Et stærkt samspil med borgere og andre vigtige interessenter er centralt for udviklingen af kommunen. Inddragelse i de politiske processer finder derfor sted om emner og på tidspunkter og steder, hvor det giver størst mening for både politikere og de involverede parter. Arbejdet med borgerinddragelse har et naturligt udgangspunkt i civilsamfundsstrategien Sammen om fællesskaber samt værdierne tættere på og sammen om, som er definerende for tilgangen til at skabe udvikling. Processerne designes, så politikere og borgere mødes på ligeværdigt grundlag. Der er en opmærksomhed på at sikre, at de inddragende aktiviteters form, indhold og annoncering skal være med til at fremme en bred repræsentation blandt deltagerne. Med udgangspunkt i et temamøde i kommunalbestyrelsen i januar 2017 skabes rammer for borgerinddragelsen, som sikrer, at den lever op til de politiske ønsker. 5.2 Åbenhed og kommunikation En øget åbenhed i det politiske arbejde er en naturlig konsekvens af det styrkede samarbejde med borgere og øvrige interessenter. Styrket kommunikation om det politiske arbejde skal desuden være med til at øge interessen for at følge med i det politiske arbejde og motivere til deltagelse. I 2017 vil der politisk blive eksperimenteret med forskellige metoder, så konkrete erfaringer kan vise, hvad der virker bedst, og konkret vil følgende initiativer blive afprøvet: Udvalgte sager sættes på dagsordenen to gange, hvor den først er til åben drøftelse og siden til beslutning Kommunikation som fast punkt på alle udvalgsdagsordener, hvor udvalget diskuterer om der er emner på dagens dagsorden, som man ønsker skal følges op af konkrete kommunikationsaktiviteter Kvartalsrapporter benyttes som udgangspunkt for at formidle videre og se frem mod hvilke ting, der vil ske på området i det kommende kvartal Brugen af sociale medier skal fortsat udforskes. 5.3 Spørgetid på kommunalbestyrelsesmøder På alle kommunalbestyrelsens dagsordner er et punkt med spørgetid. Rammerne for brug af spørgetid findes på kommunens hjemmeside. 5.4 Optagelse af lyd og film på kommunalbestyrelsesmøder Kommunalbestyrelsens møder er offentlige, men tilhørerne har kun lov til at optage lyd eller film, hvis Kommunalbestyrelsen tillader det. Tilladelsen kan tidsbegrænses, eller der kan knyttes saglige vilkår til tilladelsen. 10

11 6. Evaluering skal være grundlag for fremtidige rammer Som en naturlig del af prøvehandlingen vil brugen af de forskellige elementer i den politiske arbejdsform blive evalueret Evaluering i efteråret 2017 inden mødeplanen for 2018 laves. I efteråret 2017 evalueres rammerne om det politiske arbejde og resultaterne vil være rammesættende for planlægning af det politiske arbejde i