KOMMISSORIUM. Evaluering af den politiske organisering. Starttidspunkt 3. marts Sluttidspunkt 7. november Sidst opdateret 23.

Transkript

1 KOMMISSORIUM Projektets navn Evaluering af den politiske organisering Starttidspunkt 3. marts 2016 Sluttidspunkt 7. november 2016 Sidst opdateret 23. marts 2016 Projektets formål og indhold Baggrund Den 30. november 2015 vedtog kommunalbestyrelsen en ny administrativ organisering, som bl.a. skal styrke organisationens evne til at implementere udviklingsstrategien. I det politiske mandat til den opgave blev det pointeret, at den politiske organisering ikke var en del af processen og at der i 2016 var planlagt en proces for evaluering af den politiske struktur. Det er denne opgave, der nu går i gang. Styregruppen for den nye administrative organisering pegede i deres forslag til ny organisering desuden på, at aftalesystemet skal evalueres. Dette arbejde finder sted i en proces, der løber sideløbende med processen for evaluering af den politiske organisering Side 1

2 Overordnet formål og indhold Den nye politiske organisering skal sikre, at vi: Skabe gode rammer for politiske diskussioner, der kan løfte Faaborg-Midtfyn Kommune ind i fremtiden Skaber gode rammer for, at politikerne kan drive politik på den måde de gerne vil Skaber et billede af at være politiker i Faaborg-Midtfyn Kommune, der gør det attraktivt at stille op til kommunalvalget Finder en model for den politiske organisering, der imødekommer de politiske ønsker til: politikerrollen, samspil med administration og samspil med virksomheder og lokalsamfund. I løbet af processen vil politikerne få præsenteret forskellige bud på politiske organiseringer, der kan skabe den ønskede ramme om det politiske arbejde. Modellerne bliver præsenteret med fordele og ulemper. Processen vil ligeledes give politikerne mulighed for at få inspiration fra andre kommuner. I processen vil politikerne blandt andet skulle tage stilling til: Om vi skal have stående udvalg med umiddelbar forvaltning eller forsætte med Skanderborgmodellen 64 b I hvilket omfang vi skal benytte os af 17,4 udvalg og andre rådgivende organer Hvordan den politiske organisering kan tilgodese ønsket om at komme tidligt i dialog med borgere og virksomheder Hvordan den politiske organisering kan sikre et godt samspil med administrationen Hvordan den politiske organisering kan være med til at fremme en kultur, hvor vi bliver endnu bedre til at tage udgangspunkt i borgernes og virksomhedernes behov og dermed skaber mere værdi for dem. Side 2

3 Succeskriterier og effektmål En succesfuld implementering af den nye politiske organisering vil komme til udtryk på følgende måde: Politikerne giver udtryk for tilfredshed med mulighederne for at udfylde deres rolle, deres samspil med administration og deres samspil med borgerne. Ny politiske strukturelle ramme gør det muligt at udfolde sine politiske interessefelter Politikerne oplever gode beslutningsprocesser med mulighed for at modne den politiske beslutning At der opleves en klar rollefordeling mellem Kommunalbestyrelsen, Økonomiudvalg og andre udvalg At både politikere og den administrative ledelse oplever, at der er en klar rollefordeling mellem det politiske og det administrative niveau. At der er overensstemmelse mellem hensigten bag den valgte politiske organisering og den måde den udmøntes på i praksis. Hvis der er politisk ønske om det kan der følges op på succeskriterierne, når den nye politiske organisering et år efter, at den nye organisering er implementeret. Leverancer Kommissorium for evaluering af den politiske organisering. Temamøde med drøftelse af 3 grundmodeller herunder vores nuværende model samt opsamling på temamøde i marts. Præsentation af erfaringer fra andre kommuner. Dialogmøde med repræsentanter fra de politiske organisationer i Faaborg-Midtfyn Kommune, Fynsland og lokalrådene Et beslutningsgrundlag, der udfolder 2-3 mulige modeller for den politiske organisering med fordele og ulemper, som imødekommer de politiske ønsker, der kommer frem i processen. Modelbeskrivelsen indeholder bl.a. beskrivelse af, hvordan de forskellige politiske roller kan leve i den enkelte model, og hvordan den eventuelt kan suppleres med brug af 17,4 udvalg, temamøder mv. Udkast til en eventuel ny styrelsesvedtægt Side 3

4 Milepæle og tidsplan 3. marts: Input til kommissorium fra kommunalbestyrelsen på temamøde 4. april: Godkendelse af kommissorium på ordinært kommunalbestyrelsesmøde 10. maj: Drøftelse af politikerrollen på temamøde i kommunalbestyrelsen: Skitsering af mulige modeller for den politiske organisering. Hvad er det for en model vi har i dag? Og hvordan bruger vi den (inklusive konkrete cases på, hvad vi bruger tid på)? Er der alternative modeller? Og hvordan giver de forskellige modeller rum for forskellige politikerroller? Opfølgning på temamøde den 3. marts, hvor vi skærper de politiske ønsker til det grundlag vi ønsker at drive politik på 7. juni: Hvad gør andre? Præsentation af erfaringer fra andre kommuner og mulighed for dialog med politikere herfra på ekstraordinært temamøde i kommunalbestyrelsen 8. august: Hvad tænker I om den politiske organisering? Dialogmøde med repræsentanter fra de politiske organisationer i Faaborg-Midtfyn Kommune, Fynsland og lokalrådene 5. september: Foreløbig afrapportering på temamøde i kommunalbestyrelsen 3. oktober: Økonomiudvalget behandler indstillingen til kommunalbestyrelsen om forslag til ny politisk organisering samt eventuel 1. behandling af ændring af styrelsesvedtægt, herunder hvorvidt ny politisk struktur skal træde i kraft 1. januar 2017 med dertilhørende omkonstituering eller 1. januar 2018 i forlængelse af nyvvalg til 10. oktober: Kommunalbestyrelsen behandler forslag til ny politisk organisering samt eventuel 1. behandling af ændring i styrelsesvedtægten, herunder hvorvidt ny politisk struktur skal træde i kraft 1. januar 2017 med dertilhørende omkonstituering eller 1. januar 2018 i forlængelse af nyvvalg til 31. oktober: Økonomiudvalget behandler indstillingen til kommunalbestyrelsen om endelig godkendelse af ny politisk organisering samt eventuel 2. behandling af ændring af styrelsesvedtægten, herunder hvorvidt ny politisk struktur skal træde i kraft 1. januar 2017 med dertilhørende omkonstituering eller 1. januar 2018 i forlængelse af nyvvalg til 7. november: Kommunalbestyrelsen forventes endeligt at godkende den nye politiske organisering samt eventuelt 2. behandle ændring i styrelsesvedtægten, herunder hvorvidt ny politisk struktur skal træde i kraft 1. januar 2017 med dertilhørende omkonstituering eller 1. januar 2018 i forlængelse af nyvvalg til Side 4

5 Hovedinteressenter Kommunalbestyrelsen Direktionen Koncernledelsen Øvrige ledere og medarbejderne Hovedudvalget Fynsland og lokalrådene Virksomheder De politiske organisationer i Faaborg-Midtfyn Kommune Den lokale presse Andre kommuner Business Case Forventede omkostninger Forventede økonomiske gevinster Forventede kvalitative gevinster Finansiering af projektperiode og drift Fordeling/anvendelse af evt. gevinster Ejerskab/overdragelse til drift Organisering og bemanding Projektejer Projektleder Kommunaldirektør Helene Bækmark Stabschef Heidi Juul Madsen Anslået timeforbrug pr. uge: Antal timer Projektgruppe Heidi Juul Madsen, Dorthe Schou Johansen, Aino Faldborg Anslået timeforbrug pr. deltager pr. uge: Antal timer Evt. porteføljeledelse Evt. programledelse Styregruppe Politisk følgegruppe Politisk beslutningsforum Udarbejdet af Koncernledelsen Økonomiudvalget Kommunalbestyrelsen Projektgruppen Bilag vedlagt Side 5