Pkt. 9. Strategiopfølgning: proces vedr. Målplan og Udviklingskontrakt

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Bestyrelsesmøde nr april 2012 Pkt. 9. Bilag 1. Københavns Universitets bestyrelse S A G S N O T A T 12. APRIL 2012 Vedr.: Pkt. 9. Strategiopfølgning: proces vedr. Målplan og Udviklingskontrakt Sagsbehandler: Rektorsekretariatet REKTORSEKRETARIATET NØRREGADE KØBENHAVN K 1. Indledning Som led i implementeringen af 2016, Københavns Universitets strategi, er der udarbejdet et udkast til en KU-intern Målplan samt udkast til Udviklingskontrakt mellem Uddannelsesministeriet og Københavns Universitet (KU). Der er skabt sammenhæng mellem Målplan og Udviklingskontrakt derved at alle målene i Udviklingskontrakten også indgår i Målplanen. Målplanen (inkl. målene i Udviklingskontrakten) er med andre ord det samlende ledelsesinstrument og rapporteringsværktøj, som benyttes i organisationen til den løbende opfølgning og rapportering, som i sidste ende også tilgår bestyrelsen. Målplanen afløser dermed det rapporteringsdokument, der i forrige strategiperiode blev betegnet Den Strategiske Handleplan. I dette notat redegøres i afsnit 2 (særligt af hensyn til de bestyrelsesmedlemmer, der ikke var med i bestyrelsen i 2011) for processen for tilblivelsen af 2016, KU s strategi, som har været afsæt for udarbejdelsen af KU s egen Målplan og indspil til Udviklingskontrakten. Derpå følger i afsnit 3 en gennemgang af processen for udarbejdelsen af Målplanen og det parallelle, tæt relaterede arbejde med at formulere forslag til mål og målepunkter til Udviklingskontrakten med Uddannelsesministeriet. I afsnit 4 gennemgås de overordnede begrundelser for udvælgelsen af mål og målepunkter. TLF DIR MOB scu@adm.ku.dk REF: SCU

2 I afsnit 5 beskrives forslag til den videre proces, herunder rammerne for løbende rapportering til bestyrelsen og rammerne for de kommende forhandlinger med Uddannelsesministeriet. Det indstilles, at bestyrelsen: - drøfter og godkender udkast til Københavns Universitets Målplan samt at den løbende rapportering fra øverste daglige ledelse til bestyrelsen sker én gang årligt i forbindelse med behandling af Årsrapporten. - drøfter og godkender udkast til Udviklingskontrakt med Uddannelsesministeriet, som KU skal indsende til ministeriet senest d. 23. april d.å. samt rammerne for forhandlingsprocessen med Uddannelsesministeriet, som beskrevet i afsnit 5 i nærværende notat. SIDE 2 AF 5 2. Baggrund strategiproces i hele 2011 I slutningen af 2010 besluttede bestyrelsen at igangsætte arbejdet med udarbejdelsen af en ny strategi for det samlede Københavns Universitet. Den nye strategi skulle afløse den hidtidige, Destination 2012, som blev vedtaget i 2007, umiddelbart efter fusionen mellem Københavns Universitet, den daværende Kongelige og Veterinær- og Landbohøjskole og det daværende Danmarks Farmaceutiske Universitet. Tidsplanen for udarbejdelsen af en ny strategi var begrundet i to hensyn. Dels var perioden for Destination 2012 ved at udløbe, dels var det fra politisk og ministeriel side tilkendegivet, at der ville komme en ny 3-årig udviklingskontrakt fra 2012 og at universiteterne i den forbindelse ville blive bedt om selv ud fra det enkelte universitets egen strategi at indmelde forslag til mål og målepunkter. Disse selvvalgte mål skulle så suppleres af en række ministerudmeldte mål. Som led i bestyrelsens beslutning om at igangsætte arbejdet med en ny strategi blev der fastlagt en bredt inddragende proces i løbet af 2011, så der med udgangen af 2011 kunne vedtages en strategi gældende for Processen blev derpå opdelt i tre faser: en inputfase, en høringsfase og en beslutningsfase. I foråret 2011 gennemførtes en inputfase med en række aktiviteter, hvor ansatte, studerende samt aftagere og andre eksterne blev inviteret til at give input til strategien. Udover en række centralt organiserede work-shops og debatmøder, blev der også decentralt (fakultets- og institutvis, internt blandt studenterorganisationer mv.) en række steder arrangeret supplerende processer, der gav input i denne fase. Ligeledes kom der bidrag fra sideløbende processer på KU, som fx projekt Den Gode Uddannelse.

3 På baggrund af ovenstående inputfase og de rammer, bestyrelsen havde udstukket, udarbejdede rektoratet i midten af året et første udkast til strategi. Fra august til oktober gennemførtes en høringsfase, hvor interne og eksterne høringsparter fik mulighed for at drøfte og kommentere det konkrete udkast til strategi. Høringen blev afsluttet med et åbent møde i Festsalen i oktober måned, hvor resultaterne af høringen blev fremlagt, efterfulgt af en afsluttende debat, som også bestyrelsen deltog i. På baggrund af høringsfasen blev strategien revideret og derpå forelagt bestyrelsen på mødet i december 2011, hvor 2016, Københavns Universitets strategi for blev vedtaget. SIDE 3 AF 5 3. Proces for udarbejdelse af Målplan, herunder indspil til Udviklingskontrakt D. 13. januar 2012 modtog KU (ligesom de øvrige danske universiteter) brev fra uddannelsesminister Morten Østergaard vedr. processen for tilblivelsen af ny udviklingskontrakt mellem ministeren og Københavns Universitet. Med afsæt i 2016 og inden for de tidsrammer, ministeriet havde fastsat for indspil til Udviklingskontrakt, blev der tilrettelagt en proces for tilblivelse af udkast til en samlet Målplan. På baggrund af 2016-strategien udarbejdede ledelsen et udkast til Målplan, som derpå blev sendt i høring fra medio februar til 20. marts. Herefter er Målplanen blevet justeret og igen ledelsesbehandlet i Ledelsesteam (rektorat, universitetsdirektør og dekaner) og forud for bestyrelsesbehandling forelagt for Hovedsamarbejdsudvalget. 4. Overordnet begrundelse for udvalget af mål og målepunkter Målplanen sigter på at opstille operationelle input og/eller output, og indeholder således hverken en handleplan eller en processkitse til, hvordan de enkelte resultater skal nås. Den ministerielle ramme for Udviklingskontraktmålene betoner dette, idet ministeriet skriver at: De pligtige mål danner en ramme, som det enkelte universitet udfylder med konkrete og individuelt valgte målepunkter, og i ministeriets tekniske ramme for udviklingskontrakten anføres, at Det enkelte universitet kommer med konkrete forslag til målepunkter, der operationaliserer universitetets løsningsforslag til indfrielse af målene, idet det bl.a. anføres at målepunkterne skal referere til et output eller et input og ikke en proces.

4 Ud over ministeriets krav herom er det KU s egen erfaring fra den tidligere strategiske handleplan se også nedenstående at handle- og procesplanerne i for høj grad udviklede sig til selvstændige resultatmål, på bekostning af overblikket over de egentlige output. I nærværende målplan har der været fokus på at begrænse antallet af målepunkter og indikatorer og dermed samtidig større frirum for tilrettelæggelsen af arbejdet med at nå målene. SIDE 4 AF 5 Det medfører, at Målplanen ikke forsøger at være udtømmende inden for hvert af målområderne. Et valg af en indikator skal være relevant og karakteristisk for aktiviteterne på området, men ikke udgøre helheden. Der både kan og vil med andre ord blive opnået andre og flere resultater inden for et givent område, end det der udtrykkes gennem den valgte indikator. Der er i udarbejdelsen af forslaget til Målplan lagt vægt på, at Målplanen afspejler den strategiske udvikling, der er angivet i 2016-strategien. 5. Den videre proces og løbende rapportering Forhandling af udviklingskontrakt Når bestyrelsen har drøftet og godkendt udkast til Målplan og udkast til Udviklingskontrakt fremsender Københavns Universitet sit forslag til Udviklingskontrakt til Uddannelsesministeriet. Derefter forhandler Uddannelsesministeriet og Københavns Universitet om den endelige fastlæggelse af mål og målepunkter. Som det også har været praksis ved de foregående forhandlinger mellem ministeriet og KU indstilles det, at bestyrelsen giver øverste daglige ledelse mandat til at afslutte forhandlingerne med udgangspunkt i det udkast til Udviklingskontrakt, som bestyrelsen vedtager. Såfremt der skulle komme krav fra ministeriet om væsentlige principielle ændringer vil bestyrelsen blive inddraget undervejs og bestyrelsen vil under alle omstændigheder blive orienteret når forhandlingerne er afsluttede. Hvis det skønnes nødvendigt kan formanden inddrages i de egentlige forhandlinger. Rapportering I den foregående strategiperiode blev der rapporteret én gang årligt på Den Strategiske Handleplan (herunder på målene i Udviklingskontrakten) og dertil yderligere én gang på Udviklingskontrakten, således, at bestyrelsen modtog rapportering vedr. Udviklingskontrakten to gange årligt.

5 I denne strategiperiode afløser Målplanen det rapporteringsinstrument, der i den foregående strategiperiode blev betegnet Den Strategiske Handleplan, og som indeholdt i alt ca. 80 målepunkter med tilknyttede milepæle. Erfaringerne med Den Strategiske Handleplan var, at det på den ene side var et nyttigt ledelses- og rapporteringsværktøj, der samtidig havde den funktion at være et vigtigt input til den løbende prioritering (herunder på de årlige budgetter) i organisationen. Dette ønskes bevaret i den nye strategiperiode. På den anden side var erfaringen med Den Strategiske Handleplan, at de fastsatte mål indholdsmæssigt var af for forskelligartet karakter. Nogle mål var input- eller outputorienterede, som eksempelvis et mål for den procentdel af en ungdomsårgang, som KU stilede efter at optage på et bachelorstudie. Andre mål var alene procesbeskrivende, som eksempelvis et mål om at etablere en samlet vejledningsstrategi for studerende eller en milepæl om i løbet af et givent år at have afholdt to konferencer om et bestemt emne. Ovenstående medførte, at Den Strategiske Handleplan i sidst ende blev meget uegal i sin struktur, bl.a. med store niveauspring i de mål, der blev rapporteret på. På den baggrund har der i strukturen for den nye Målplan været arbejdet på en simplificering og på at skabe mere egalitet i hvilke typer mål og målepunkter, der opstilles. Erfaringen med rapporteringen i den foregående strategiperiode var dertil, at frekvensen med to årlige rapporteringer på Udviklingskontrakten ikke gav megen ekstra information, idet mange af tallene kun meningsfyldt kan opgøres på årsbasis. Med en simplificeret og fokuseret Målplan, som det samlende rapporteringsværktøj, indstilles det, at den løbende rapportering på Målplanen (inkl. målene i Udviklingskontrakten) også modificeres, så den sker én gang årligt i forbindelse med behandling af Årsrapporten. SIDE 5 AF 5