Brev fra rektor Til alle KU s ansatte. Organisation og strategi. Kære ansatte ved Københavns Universitet

Transkript

1 K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T Brev fra rektor Til alle KU s ansatte Organisation og strategi 13. JUNI 2006 Kære ansatte ved Københavns Universitet REKTOR Universitetet står overfor at skulle gennemføre væsentlige forandringer, hvis vi skal komme succesfuldt gennem de mange aktuelle udfordringer. En velfungerende administrativ struktur og effektiv organisering af støttefunktionerne er i den forbindelse et afgørende fundament. Med udgangen af maj blev der sat navn på den sidste af de nyansatte dekaner, og dermed er det fremtidige ledelsesteam rektorat, dekaner og universitetsdirektøren på plads. Der er således mulighed for at tage hul på mange af de store beslutninger, som venter forude. Med gennemførelsen af organisationsanalysen (se ) henover vinteren er der skabt et grundlag for, at der kan træffes beslutninger om den fremtidige administrative organisering og styring. Ud over de organisatoriske udfordringer har ledelsesteamet allerede nu taget hul på drøftelserne af den strategi, som bestyrelsen skal færdiggøre i efteråret I det følgende vil jeg beskrive planerne for den administrative organisering af Københavns Universitet og orientere om den tidsplan for strategiarbejdet, som blev vedtaget af bestyrelsen på mødet den 6. juni. De organisatoriske forandringer skal naturligvis drøftes i HSU og i de berørte lokale samarbejdsudvalg, og sagen vil blive taget op på det førstkommende HSU-møde den 20. juni. Det er vigtigt at understrege, at der ikke bliver foretaget flytninger af medarbejdere og funktioner før, der foreligger en samlet plan, som har været behandlet i de respektive samarbejdsudvalg. NØRREGADE 10 POSTBOKS KØBENHAVN K TLF DIR FAX rektor@adm.ku.dk REF: Nicolai Kragh Petersen DIR nkp@adm.ku.dk

2 Organisation Den gennemførte organisationsanalyse peger som det væsentligste på en række styrings- og ledelsesmæssige problemer. Problemer, som påvirker såvel effektiviteten i opgaveløsningen som evnen til samarbejde og gennemføre beslutninger og projekter. Derudover peger analysen også på en række områder, hvor der er behov for at justere de organisatoriske snitflader i forhold til den konkrete opgaveløsning. For at imødegå disse forhold og etablere grundlaget for de videre forandringer ønsker ledelsestemaet et styrket ledelsesfokus, herunder en tydeligere sammenhæng mellem ansvar og kompetencer og en klarhed i beslutningsprocesserne. På den baggrund er der besluttet følgende overordnede principper for den fremtidige organisering: SIDE 2 AF 2 - Et styrket ledelsesfokus ved o En arbejds- og ansvarsfordeling i den øverste ledelse (rektor, prorektor og universitetsdirektør) koncerndirektion o En styrkelse af ledelsesteamets rolle og ansvar - Overordnede principper for justeringen af de organisatoriske snitflader o En tydeliggørelse af dekanens driftsansvar Styring og ledelse For at sikre etablering af en reel koncerndirektion og en stærkere involvering af den akademiske ledelse foretages der fra 1. august følgende opdeling i den øverste ledelses (rektoratets og universitetsdirektørens) opgave- og ansvarsportefølje og dermed i de underliggende referenceforhold. - Rektor Erhvervs-/forskerservice, HR, organisationsudvikling og bestyrelsesbetjening - Prorektor Uddannelse, internationalisering og formidling - Universitetsdirektør Økonomi og planlægning, interne kontrakter, bygninger, it og journal/arkiv/edsh Som led i styrkelsen af den samlede ledelse får ledelsesteamet en afgørende rolle i styringen inden for alle områder såvel faglige som administrative. Den overordnede styring både i forhold til kerneaktiviteterne og i forhold til de administrative støttefunktioner vil være genstand for løbende drøftelser i ledelsesteamet og vil ske på baggrund af rammer og mål. For det administrative område vil det endvidere ske på baggrund af et samlet administrationsbudget for hele KU, som skal sikre et gennemsigtigt planlægningsgrundlag.

3 Systemunderstøttelsen En forudsætning for de nye styrings- og ledelsesprincipper er en forbedring af den nuværende systemunderstøttelse på økonomi, personale og studieområdet og i mindre grad forskning. Ledelsesteamet har drøftet den nuværende situation og de tilhørende problemer. Det er et mål hurtigt at sikre konsistent ledelsesinformation og itsystemer, der matcher de mest påkrævede krav på alle organisatoriske niveauer. Styrket og konsistent rapportering skal være klar med effekt fra budget 2007 og fuldt implementeret inden udgangen af Systemunderstøttelsen vil derfor i den kommende tid være et afgørende fokus for ledelsesteamet. Organisatoriske snitflader Som et grundlæggende princip vil fakultetet og dets underliggende enheder i den fremtidige organisation være det bærende niveau og der, hvor det operationelle ansvar for opgavevaretagelsen placeres. Undtagelsen for dette princip er systemunderstøttelse og infrastruktur, hvor det operationelle ansvar placeres på fællesniveau. Med udgangspunkt i det grundlæggende princip skal der inden udgangen af august udarbejdes en samlet plan for etableringen af de organisatoriske snitflader. Fastlæggelsen af snitfladerne skal ske ud fra en balancering af - Nærhed og brugere - Effektivitet og stordrift - Specialistkompetencer SIDE 3 AF 3 En eventuel fusion med en eller flere institutioner kan derudover skabe et behov for justering i den konkrete udmøntning. Det grundlæggende princip medfører omplacering af en række opgaver. En fastholdelse af fokus på effektivitet skal fremover ske gennem en systematisk brug af benchmark, gennemsigtighed, fælles struktur, it og ledelsesteamets ansvar for at sikre effektivitet. En model for såvel et samlet administrationsbudget som den løbende benchmarking etableres i løbet af efteråret med henblik på at træde i kraft 1. januar På følgende områder er der allerede truffet principiel beslutning om de organisatoriske snit: Personaleområdet På fælles niveau etableres en mindre HR funktion. Denne HR-funktions opgaver vil være: - Personaleudvikling, ledercoaching og strategisk rådgivning på området - Koncentration af specialistkompetencer specialiseret personalejura og international rekruttering

4 De øvrige personaleadministrative opgaver (ansættelser mv.) placeres på fakultetet eller enhederne derunder. Økonomiområdet De grundlæggende principper for KU2005 om decentralisering af datafangsten fastholdes og udbygges/justeres i henhold til det generelle princip om det operationelle ansvar. Det fælles niveau skal sikre den nødvendige systemunderstøttelse, herunder den nødvendige controlling og stikprøve-validering. Forskerservice I forhold til den generelle støtte etableres der et EU-støttecenter i relation til den centrale økonomiafdeling. Centret vil på sigt få udvidet sin portefølje til også at omfatte bistand i forbindelse med ansøgninger til eksempelvis grundforskningsfonden og lignende. I forhold til Tech Trans Enheden og erhvervssamarbejde skal der inden 1. oktober 2006 udarbejdes en plan for etablering af et fælles center i 2007 på Nørre Campus - evt. med filialer på andre campus. Bygningsområdet Som konsekvens af campusplanen vil bygningsområdet blive centralt styret, og rammerne for det oprationelle ansvar i driftsområderne vil blive fastlagt centralt. Institutadministrationen De overordnede principper placerer en række operationelle ansvarsområder hos institutlederen. Der vil derfor også i den nye model blive brug for at institutlederen understøttes af en mindre institutadministration med en institutadministrator. Biblioteker For at sikre en sammenhæng og udnytte den nye organisering af Det Kongelige Bibliotek (KB) skal der i efteråret 2006 indledes forhandlinger med KB om en styrket samdrift med de nuværende institutbiblioteker. Studenterservice Der skal ud fra et princip om one-stop-shop etableres studenterservicecentre på fakultets- og eller campusniveau. Studenterservicecentrene skal bemandes med kompetencer, som dækker de fagområder, som er repræsenteret. SIDE 4 AF 4 Tidsplan for strategiarbejdet Det er bestyrelsens ønske, at der udarbejdes en samlet strategi for Københavns Universitet. Det er første gang i universitetets historie. Strategien skal både kunne fungere som universitetets vejkort og visitkort. Hvor skal universitetet hen, og hvordan vil vi gerne opfattes i ind- og udland? Bestyrelsen har lagt vægt på inddragelse og åbenhed i arbejdet og besluttede på sit møde den 6. juni 2006 følgende tidsplan:

5 August udkast til strategi sendes til intern høring på fakulteterne. Dekanerne præsenterer strategiudkastet på fakulteterne, og der arrangeres workshops på fakulteterne, hvor udkastet bliver gennemarbejdet, således at høringssvarene fra fakulteterne afspejler høringerne. SIDE 5 AF oktober 2006 kl Åbent møde med universitetsbefolkningen. Bestyrelsen, rektor, prorektor, direktør og dekanerne præsenterer strategien og svarer på spørgsmål fra salen. 22. november 2006 Den endelige strategi besluttes af bestyrelsen. Januar 2007 Implementeringsmøder på fakulteterne og i fællesadministrationen. Som et startskud på denne proces har ledelsesteamet drøftet de centrale udfordringer, som skal være styrende for strategien. Hvad er det for nye udfordringer, som KU skal kunne håndtere i de kommende år? Af temaer, som ledelsestemaet fokuserede på, kan nævnes: Stjerneprogrammer og øget konkurrenceudsættelse af forskningsmidlerne Oprettelse af eliteuddannelser og generel forbedring af studiemiljøet Incitamentstruktur, der fremmer udvikling af nye uddannelser og uddannelsesformer Forskermobilitet - både ind- og udrejse ( Dual Career Service ) KU som attraktiv arbejdsplads. Kompetenceudvikling på alle niveauer inkl. talentprogrammer for TAP er Formidling. Hvordan sikres det, at også formidlingsaktiviteter belønnes? Alumneforening Styrkelse af Tech Trans Enheden og erhvervssamarbejde Jeg glæder mig over, at vi nu har fastlagt principperne for den fremtidige organisering og ser frem til at samarbejde med jer om realisering af en ny organisation og strategi for de kommende år. Med venlig hilsen Ralf Hemmingsen Rektor