Referat af bestyrelsesmøde i Fomars den 23. oktober 2015 kl i Lalandia Billund.

Transkript

1 Bestyrelsen Fomars Billund den 29. oktober 2015 Referat af bestyrelsesmøde i Fomars den 23. oktober 2015 kl i Lalandia Billund. Til stede: Christian Woller, Jan Harrit, Thomas Kastrup, suppleant, Morten H. Andersen, Arne Sigtenbjerggaard, Steen Slaikjær, Lone Skjoldaa, suppleant. Jan Olsen, VDK og Torben Kylling havde meldt afbud, og deres suppleanter var ligeledes forhindret. Jan og Torben havde afgivet indstilling pr mail før mødet. Afbud ligeledes fra Anna Marie Rasmussen. Christian Woller indledte mødet med et procedurespørgsmål. Med udsigt til at 4 personer i bestyrelsen ville være inhabile i dagsordenens pkt 3.3. er der udsigt til, at bestyrelsen ikke kan træffe beslutning på dette punkt. Derfor har formanden, med henvisning til vedtægtens 16, vurderet at der var tale om et særligt tilfælde, hvor det er nødvendigt at indhente indstillinger fra de to fraværende medlemmer, hvor suppleanterne heller ikke kan komme, således at bestyrelsen bliver beslutningsdygtig. Bestyrelsens forretningsorden har ikke helt taget højde for denne situation og bør rettes til, hvis bestyrelsen er enig i, at det er måden at løse de særlige situationer, hvor bestyrelsen ikke kan blive beslutningsdygtig, når der er afbud og suppleanterne heller ikke kan komme. Bestyrelsen var enig i Formandens fremgangsmåde og aftalte, at man tilretter bestyrelsens forretningsorden på det kommende bestyrelsesmøde, så situationen undgås fremadrettet. Dagsorden 1. Bestyrelsen 1.1. Godkendelse af dagsorden Godkendt 1.2. Godkendelse af referat fra mødet den Vedlagt som bilag 1 1

2 Godkendt 1.3. Orientering om netbestyrelsesafgørelse den 9. april og 13. april Her godkendte bestyrelsen 2 regnskaber 2014 fra Sydvestjylland, og en ansøgning om Global Connected midler på kr. til ruten Berlin-Billund. Desuden netbestyrelsesafgørelse den 12. juni 2015, hvor bestyrelsen godkendte en forhøjelse af støttebeløb til Kina Alliancen Fyn Godkendt 1.4. Orientering fra formanden - Gennemført Epinion Undersøgelse om gæsternes kendskab til Fomars støttede markedsføringskampagner. Undersøgelsen er udarbejdet i samarbejde med LLBR. Undersøgelsen er gennemført som opfølgning på Regionens udtalte ønske. Bilag 2. Undersøgelsen blev rost og bestyrelsen er tilfreds med de positive resultater. Undersøgelsen sendes til Vækstforumssekretariatet samt til LLBR, der har deltaget i undersøgelsen. Desuden kommenteres den i afrapporteringen til Regionen og offentliggøres den på www. Fomars.dk. Formanden vurderer, om der skal presse på sagen Jan Harrit orienterer om møder i Koordinationsudvalget for turisme i Region Syddanmark. Sidste koordinationsudvalgsmøde blev aflyst, da de ansvarlige medarbejdere i Regionen har fundet andet arbejde. 2. Økonomi Forbrugsrapport 2015 status Status, herunder forventet resultat for både administration og projekter gennemgås på mødet. Oversigt over projektøkonomi pr vedlægges som bilag 3 Bestyrelsens tog orienteringen til efterretning. På næste bestyrelsesmøde fremlægges budget for den kommende projektperiode Beslutningspunkter 3.1. Ansøgningsprocedure Fomars afslutter første del af sit markedsføringsprojekt med udgangen af ( ) 2. del af projektet varer fra Bestyrelsen har i oktober 2014 og marts 2015 besluttet, at 2

3 Ansøgningsprocedurerne til Fomars midler fortsætter uændret i perioden , herunder at man målretter sine kampagner en primær målgruppe (Børnefamilier eller Det gode liv) Hvis der bliver knaphed på midler, så vil ansøgninger, der målretter deres kampagner mod de nationalt prioriterede markeder, blive prioriteret højst. Støttemidlerne ikke opdeles i segmenter, sådan som de har været det i første del af projektet. Støttemidlerne ikke fordeles forlods over de to projektår, hvilket betyder at pengene i princippet kan bruges op allerede i år 1. Bestyrelsen har mulighed for at tilføje eller ændre på procedurerne, inden behandling af de første støtteansøgninger. Pkt. 2 præciseres, så der kommer til at stå: Hvis der er knaphed på midler, så vil ansøgninger, der målretter deres kampagner mod nærmarkederne og herefter de nationalt prioriterede markeder blive prioriteret højest. De øvrige ansøgningsprocedurer fastholdes Behov for udvidelse af bestyrelsen. I forbindelse med både dette bestyrelsesmøde og andre tidligere er der opstået problemer med bestyrelsesmedlemmernes habilitet ved behandling af støtteansøgninger og godkendelse af slutrapporter og regnskaber fra ansøgere. Det kan i værste fald betyde, at bestyrelsen ikke er beslutningsdygtig på mødet, og heller ikke vil være det i kommende møder. Derfor foreslår formanden, at bestyrelsen drøfter muligheden for at udvide bestyrelsen med to generalforsamlingsvalgte medlemmer. Den nuværende bestyrelse består af 3 udpegede af erhvervsmedlemmerne ( A medlemmer med 2 stemmer), 1 udpeget af kommunerne ( B-medlem med 2 stemmer) samt 1 udpeget af VDK med 1 stemme. Desuden er der 3 generalforsamlingsvalgte medlemmer med hver 1 stemme. Derved kommer bestyrelsen op på 10 medlemmer. Regionsrepræsentanten er fortsat deltager uden stemmeret. Med udgangspunkt i den situation, der opstår i forbindelse med behandling af pkt og drøftelse under proceduredebatten ved mødets start besluttede bestyrelsen at man fastholder den nuværende bestyrelsesstørrelse. I stedet ønsker man at tilpasse bestyrelsens forretningsorden, så det bliver muligt, at medlemmer med afbud, hvor suppleanten også melder afbud, kan afgive sin indstilling inden mødet på de sager, som er optaget på dagsordenen. Medlemmet har selve ansvaret for at fremsende sin indstilling inden mødet. Desuden opfordres til at medlemmerne får skrevet bestyrelsens årskalender i sin kalender. Bestyrelsens forretningsorden vil blive ændret på førstkommende bestyrelsesmøde. 3

4 3.3. Behandling af indkomne ansøgninger. 16. november 2015 er ansøgningsfrist for støtteansøgninger, som vedrører kampagneåret 2016, såfremt ansøgerne ønsker at komme med i bestyrelsens samlede behandling i november Hvis ansøgere ikke kan vente til behandling i november, må de indsende ansøgning til bestyrelsens behandling i oktobermødet. Der er indkommet ansøgning fra Legoland Billund Resort ( 11 partnere) med ønske om støtte på kr til en samlet kampagnesum på kr., hvoraf den ikke kommercielle del udgør for kr. eller 64 % af den samlede kampagnesum Bilag 7 og 8 Der markedsføres i 7 lande: Norge, Sverige, Tyskland, Holland, Polen, Finland og Rusland. Der er udarbejdet et indstillingsark som vedlægges som Bilag 9. Administrationens indstilling er, at man giver LLBR et foreløbigt tilsagn om støtte på det ansøgte beløb, men at det endelige tilsagn må afvente bestyrelsesmødet den 27. november, hvor de øvrige indkomne ansøgninger til 2016 vil blive behandlet. På grund af inhabilitet forlod Christian Woller, Jan Harrit, Morten H. Andersen og Steen Slaikjær mødet og deltog ikke i punktet. Lone Skjoldaa deltog som suppleant for Steen Slaikjær. Desuden var der inden mødet givet indstilling fra Jan Olsen og Torben Kylling. Bestyrelsen besluttede at imødekomme ansøgningen fra LLBR med et foreløbigt tilsagn på kr. til afholdelse af kampagner i 7 lande på kr. som beskrevet i Det foreløbige tilsagn indebærer, at LLBR ikke kan få meddelelse om den endelige støtteprocent før bestyrelsens næste møde den , hvor bestyrelsen også har haft mulighed for at behandle de øvrige støtteansøgninger til Efter punktets afslutning, hvor de fire bestyrelsesmedlemmer var vendt tilbage, blev det drøftet, hvordan bestyrelsen kan ligestille ansøgninger, som måske ikke kan vise individuelle resultater på kampagnerne som svarer til Fomars krav om overnatninger pr mio. kr. kampagne, men alligevel har en positiv businesscase. Det drejer sig foreløbig om kampagner i Kina og Rusland, som i begge tilfælde har positiv businesscase, men ikke nødvendigvis opfylder overnatningskravene. I den tidligere behandlede ansøgning bliver resultaterne for Rusland vurderet som en del af et større kampagnefremstød i flere lande. I tilfældet Kina vil fremstødet fremstå som kun rettet mod dette land. Bestyrelsen besluttede, at det i begge tilfælde handler om at landet skal kunne påvise en positiv businesscase for at kunne søge og opnå støtte. Desuden skal man tilstræbe at 4

5 opfylde Fomars krav til påvirkede overnatninger, hvilket kan kompenseres ved tilsvarende stor omsætningsfremgang Ansøgning om overførsel af ikke forbrugte midler fra de to projekter, der afsluttes pr til det nye Fomars Projekt , samt evt. udsættelse af projektafslutning eks. til Jf. Bilag 3 med Økonomisk oversigt, og bestyrelsens drøftelser under dagsordenens punkt 2.1., vil der være ikke forbrugte midler tilbage, både øremærket til projekter og til administration, når markedsføringsprojekternes 1. del slutter med udgangen af Det endelige resultat foreligger først med revideret regnskab. Det anslås, at der bliver tale om ca kr. øremærket til projekter og ca kr. til administration, som ikke forbruges inden udgangen af 2015, når de to bevillinger ses under et. Pengene skal som udgangspunkt betales tilbage til Region Syddanmark. En mulighed kunne være at søge Regionen om at få pengene overført til det nye markedsføringsprojekt Begrundelsen herfor er, at der reelt er tale om en fortsættelse af det tidligere markedsføringsprojekt, blot med ny bevilling. Et par af støttemodtagere i 2015 har meddelt, at de formentlig først kan afslutte deres 2015 kampagner i begyndelsen af De gennemfører kampagner for støttemidler, der er bevilget i Da Formars projektperiode 1 slutter den skal de i princippet have afsluttet deres kampagne inden. Efter samtale med regionen står det klart at en mulighed kunne være at søge om udsættelse af den endelig projektafslutning med eks. et kvartal, hvorved alle kampagner kan afsluttes. Formanden indstiller, at der ansøges om tilsagn om at få overført de ikke forbrugte midler til 2. fase af markedsføringsprojektet Fomars, men at det endelige beløb først foreligger ved revideret regnskab. Desuden indstiller formanden at bestyrelsen drøfter muligheden for at søge udsættelse af den endelige projektafslutning. Bestyrelsen ønsker at søge om overførsel af ikke forbrugte midler fra begge bevillinger til projektperiode , som formanden har foreslået. Med hensyn til udsættelse af kampagner besluttede bestyrelsen, at ansøgere kan afslutte kampagner efter , såfremt den endelige afslutning af projektregnskabet ikke forrykker bestyrelsens godkendelse af Fomars regnskabet den 15. april Sekretariatet søger for de administrative procedurer. P.S. Regionen har allerede godkendt, at Fomars kan overføre alle ikke forbrugte midler til den nye bevilling , og krævet at de bruges til projekttilskud. 5

6 3.5. Status vedrørende Global Connected Vestdanmark og ny ansøgning til 2016 For 2015 har bestyrelsen i Fomars givet følgende tilsagn om markedsføringsstøtte på vegne af WoCo. 1. Charterrute Moskva - Billund - Jazz Tours kr. 2. Berlin Billund - Air Berlin kr. 3. Prag Billund - Czech Air kr. 4. Gdansk Billund - Wizz Air kr. Samlet støtte i 2015 er kr. Der er ca mio. kroner projektmidler tilbage til perioden Ny ansøgning til 2016 til charterrute Moskva Billund. Der er dd modtaget ansøgning om Global Connected støtte til 3. år af charterruten Moskva Billlund. Ansøgningen lyder på et beløb på kr. til kendskabskampagnen i 2016, som samlet budgetteres til at være på kr. Jf. Bilag 10. Kampagnerne for 2015 har kørt som planlagt, men resultaterne for charterruten har været mindre end ventet. Der har således været et fald i de samlede antal turister fra Rusland, både i Danmark som helhed og i Region Syddanmark. Faldet på landsplan er fra jan aug. Incl. på 37 % i forhold til 2014 mens faldet i Syddanmark er på 32 % i samme perioden. En medvirkende årsag er formentlig den noget spændte politiske situation mellem Rusland og Vesteuropa og de økonomiske sanktioner. Både Jazz Tours og Legoland Billund Resort, som begge bidrager til kampagnerne, er dog interesserede i at fortsætte ruten også i Kampagnerne vil køre parallelt med de Fomars støttede kampagner i Rusland for Sekretariatet oplyser, at ansøgningen opfylder de betingelser der stilles for at søge støtte fra Global Connected midlerne, hvorfor det anbefales at ruten støttes som ansøgt. Status taget til efterretning. Bestyrelsen besluttede at støtte kampagne med Jazz Tours som ansøgt med kr. Da der er tale om at opbygge kendskabsniveauet over tre år og denne ansøgning repræsenterer år 3 vil der ikke efterfølgende kunne ansøges om midler til samme rute. 6

7 3.6. Evaluering af Turismekonference 7. maj Den 7. maj 2015 blev der afholdt turismekonference i Billund. Konferencen var som i 2014 tilrettelagt i samarbejde mellem Region Syddanmark og Fomars. Ca. 120 personer deltog i konferencen. Der er udarbejdet en evalueringsrapport, som tidligere er tilsendt bestyrelsen. Vedlægges her som Bilag 4. Bestyrelsen besluttede i marts 2015 at evaluere Fomars deltagelse i turismekonferencen, samt at drøfte, hvordan Fomars fremadrettet ønsker at opfylde sin informationsforpligtelse om foreningens aktiviteter og virke, som det er foreskrevet i tilsagnsskrivelsen fra Region Syddanmark. Fomars ønsker ikke at afvikle sin vidensformidling gennem en fælles turismekonference sammen med Regionen. Budskaberne bliver for generelle og målgruppen diffus. Kyst- og naturturisme forventes også at afholde turismekonference i fremtiden, hvorfor der forventes mange generelle konferencer. Formidlingsforpligtelsen forsøges i stedet afviklet i form af en nyhedsbrev, som sendes til medlemmer og kontakter samt Region. Andre formidlingsformer kan evt. drøftes med Regionen. Fomars bestyrelsen ønsker desuden foretræde for Vækstforum snarest muligt, hvor man vil fremlægge sine resultater og drøfte turismeudviklingens fremtid i Region Syddanmark med Vækstforum Udtalelse til Regionens vækst- og udviklingsstrategi Regionen har fremsendt forslag til Vækst og udviklingsstrategi Det gode liv som vækstskaber til høring i Fomars. Oplevelseserhvervene er behandlet i forslaget fra s. 24. vedlægges som Bilag 5 Høringsfristen er den 2. november Høringssvar godkendt med enkelt tilføjelse om at støtte markedsføring i hele perioden via Fomars. I Vækstforums udmøntning af udviklingsstrategien lægges der op til at arbejdet med markedsføring i udlandet skal samordnes med nye, tværregionale markedsføringsinitiativer i regi af Dansk Kyst og Naturturisme. Formanden undersøger hos Anna Marie Rasmussen hvad der ligger i denne bemærkning og AMR inviteres til på næste møde at redegøre for problemstillingen Fomars støtte til markedsføringsfremstød i Kina 7

8 I forbindelse med Fomars tilsagn om at yde støtte til KinaAlliancen Fyns markedsføringsfremstød i Kina 2015 besluttede bestyrelsen at invitere Udvikling Fyn til at fortælle nærmere om strategi, samt indhold og resultater af kampagnerne. Thomas Kastrup, Udvikling Fyn vil gennemgå baggrunden for KinaAlliancen Fyn, markedsføringsarbejdet i Kina og de opnåede resultater. Thomas Kastrup fra Udvikling Fyn redegjorde for baggrund, målsætninger og resultater af den markedsføringsstrategi som Udvikling Fyn gennemfører på vegne af en lang række private partnere og Odense Kommune for at tiltrække flere gæster fra Kina. Der er tale om en langsigtet strategi som p.t. er nået op på et markedsføringsbudget på ca. 2.5 mio kr. Der planlægges desuden en større Film om HCA Universet som skal udkomme i Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Arne Sigtenbjerggaard deltog ikke i punktet Mødekalender Bestyrelsen har tidligere godkendt følgende mødekalender: Næste bestyrelsesmøde i Fomars er berammet til den 27. november 2015 kl i Billund. Her forventes ansøgninger til 2016 at være hovedpunktet. På grund af ændret regnskabsår for Fomars sidste år i 1. projektperiode , er der desuden indlagt et bestyrelsesmøde den 15. april 2016 til afslutning af projektet, herunder godkendelse af endeligt regnskab. Generalforsamling foregår den 28. april 2016 kl i Middelfart. Man kunne godt afholde både bestyrelsesmøde og generalforsamling den 15. april 2016, med bestyrelsesmøde kl og generalforsamling kl som sidste år, hvilket hermed foreslås. Der afholdes bestyrelsesmøde den 15. april 2016 kl og efterfølgende generalforsamling samme dag kl Mødet holdes i Middelfart. Derfor slettes den 28. april i kalenderen. Næste bestyrelsesmøde er fredag den kl ca på Konferencecentret Hotel Legoland, Billund 4. Evt. - Orientering om Kyst og Naturturisme Dansk Kyst og Naturturisme vil formentlig i fremtiden også indgå i markedsføringssamarbejder med partnere, der ønsker at søge markedsføringsstøtte 8

9 gennem Fomars, hvorfor de tæller med i det endelige projektbudget, der kan geares i Fomars. 9