Referat af organisationsbestyrelsesmødet

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 18. maj 2017, Kl Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Steffen Morild, Iris Gausbo, Dijana Dix Omerbasic, Dorthe Pelle Nielsen, Flemming Løvenhardt, Hans Jørgen Larsen, Henrik Thorenfeldt, Jens Wenzel Andreasen, Martin Baden, Paul Larsen, Steen Egeberg, Svend Dupont Larsen, Ulrik Falk-Sørensen Administrationen: Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (ref.) Gæster: Margrete Pump (punkt 1), driftschefer (punkt 1), Tommy V. Jensen - TR for EFK (punkt 1), Charlotte Sæderup - TR fra HK (punkt 1), Lars Ankersen, PwC (punkt 4-7), Kristine Mølholt Tørnkvist (punkt 4-7 og 11), Solvej Strømsted (punkt 4-7) Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Henrik Thorenfeldt Fremtidens Drift i 3B 1. Indstilling - Fremtidens Drift i 3B (B) Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at oplæg til Fremtidens Drift i 3B godkendes, Morten Boje holdt et oplæg om Fremtidens Drift i 3B, hvorefter der var en fælles drøftelse samt drøftelse i grupper. Driftschefer og tillidsrepræsentanter deltog heri. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter indstillingen. Formalia 2. Referater Referat af organisationsbestyrelsesmødet den 27. april På baggrund af drøftelsen på organisationsbestyrelsesmødet den 27. april 2017 ønskede organisationsbestyrelsen på et senere tidspunkt at drøfte konsekvenserne af grundkøbslån. 3. Revisionsprotokol Punktet blev behandlet under punkt 4. Tema 4. Indstilling - Årsregnskab 2016 (B) 1. at foreningen 3B s årsregnskab for 2016 godkendes, 2. at revisionsprotokollat vedrørende ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering samt revisionsprotokollat til foreningen 3B s årsregnskab for 2016 tages til efterretning, jf. bilag 2-3. Revisor Lars Ankersen, PwC, gennemgik revisionsprotokollatet til 3B s årsregnskab fra side 7 til 19. Revisionen bemærkede, at de kunne konstatere, at 3B har haft forskellige udfordringer, men at der arbejdes seriøst med løsningen heraf. Revisionen havde ingen kritiske bemærkninger til årsregnskabet. Regnskabet viser et overskud på 1,5 mio. kr. hvilket revisionen bemærkede som et meget tilfredsstillende resultat. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj

2 Revisionen bemærkede, at den disponible del af egenkapitalen udelukkende udgør 26 mio. kr. og derfor kræver en nøje vurdering af handlinger. Revisionen nævnte som et forslag at begynde med at opkræve bidrag til arbejdskapitalen. Morten Boje bemærkede, at der kan tages stilling til dette i efteråret 2017 i forbindelse med behandling af budget Revisionen gennemgik supplerende bemærkninger samt de af revisionen vurderede fyldestgørende forklaringer på disse. Der var herefter en drøftelse med mulighed for spørgsmål til revisionen. Det blev under drøftelsen pointeret, at organisationsbestyrelsen lægger vægt på, at der snarligt foreligger en IT-sikkerhedspolitik. På baggrund af ovenstående gennemgang godkendte organisationsbestyrelsen årsregnskabet for Organisationsbestyrelsen tog samtidig revisionsprotokollat vedrørende ansvarsforhold, revisionens omfang og rapportering samt revisionsprotokollat til foreningen 3B s årsregnskab for 2016 til efterretning Indstilling - Forvaltningsrevision 2016 (B) 1. at Forvaltningsrevision 2016 godkendes. Indstilling - Afdelingsregnskaber 2016 (B) 1. at afdelingsregnskaber for 2016 for de afdelinger, hvor det er afdelingsbestyrelsen/afdelingsmødet, der be- Revisionsprotokollat og regnskab 2016 blev herefter underskrevet at revisionen og efterfølgende af direktionen og organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj

3 7. 8. handler regnskaberne, godkendes, under forudsætning af godkendelse af afdelingsbestyrelse/afdelingsmøde, 2. at afdelingsregnskaber for 2016 for afdelinger uden afdelingsbestyrelser, hvor det er organisationsbestyrelsen, der behandler regnskaberne, godkendes jf. bilag 3 og 4. Indstilling - Ledelsesinformation 1. kvartal 2017 (O) Det indstilles til organisationsbestyrelsen, 1. at Ledelsesinformation 1. kvartal 2017 tages til efterretning, Indstilling - Repræsentantskabsmødet - beretning og forslag (B) 1. at den skriftlige beretning godkendes, 2. at organisationsbestyrelsens forslag til repræsentantskabet besluttes, herunder håndtering af forslagene på selve repræsentantskabsmødet. Organisationsbestyrelsen tog indstillingen til efterretning. Organisationsbestyrelsen godkendte den skriftlige beretning. Derudover var der ikke forslag til repræsentantskabet. 3B Sammen mod Indstilling - Strategiske handleplaner under 3B Sammen mod 2020 (B) Administrationen indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at tidsplan og proces for strategiske handleplaner godkendes, Indstilling - Leverancer fra opgavegrupper (B) Som baggrund for en drøftelse fremlagde Morten Boje oplæg til tidsplan og proces for strategiske handleplaner under 3B Sammen mod Organisationsbestyrelsen godkendte herefter indstillingen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med en mindre præcisering til bilag 1, i forhold til at medarbejderes deltagelse i afdelingernes sociale aktiviteter skal godkendes af nærmeste leder. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj

4 1. at opgavegruppen Roller, respekt og tillids udkast til kodeks for samarbejde i 3B godkendes, Det blev pointeret, at organisationsbestyrelsen på det konstituerende møde den 13. juni 2017 skal drøfte, hvor mange opgavegrupper og underudvalg der skal igangsættes. 2. at opgavegruppen Øget brug af beboerlokalers udkast til pjece om brug af beboerlokaler godkendes, jf. bilag 2. A-sager Indstilling - 3B s forsikringer (B) 1. at proces for genforhandlingstilbud og udbud af 3B s forsikringer godkendes. 2. A) at de nuværende selvrisikoniveauer skal fastholdes for alle afdelinger, eller B) at de afdelinger der i dag har en selvrisiko på kr., tilbydes at overgå til en selvrisiko på 0 kr. Hvis afdelingen ønsker at undersøge denne mulighed, afholder afdelingen selv udgiften til at afdække afdelingens skadeshistorik, efter medgået tid ud fra 3B s timesatser. Administrationen træffer herefter beslutning om den pågældende afdelings selvrisiko i samråd med afdelingsbestyrelsen. Indstilling - 3B s bestyrelsesuddannelse hold 2 (B) 1. at oplæg til indhold for 3B s bestyrelsesuddannelse godkendes. 2. at der afsættes kr. til afholdelse af bestyrelsesuddannelsen. Udgifterne finansieres af Kursuspuljen. Organisationsbestyrelsen godkendte proces for genforhandlingstilbud og udbud af 3B s forsikringer. Organisationsbestyrelsen besluttede herunder, at de nuværende selvrisikoniveauer skal fastholdes for alle afdelinger. Valg af selvrisiko kan eventuelt indgå som en ydelse i det fremtidige ydelseskatalog, som drøftes i opgavegruppen Fremtidens Ydelser. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj

5 13. Indstilling - Fællesskabsundersøgelse i 3B s afdelinger (B) 1. at 3B iværksætter en fællesskabsundersøgelse i 3B s boligsociale helhedsplaner. 2. at 3B iværksætter en fællesskabsundersøgelse i 3B s øvrige afdelinger. 3. at der afsættes til gennemførelse af fællesskabsundersøgelsen i 3B s øvrige afdelinger, og at udgifterne afholdes af dispositionsfonden. 14. Indstilling - Folehaven - Økonomi i moderniseringssag (B) Fortrolig Organisationsbestyrelsen drøftede indstillingen. Organisationsbestyrelsen ønskede en drøftelse med afdelingsbestyrelsen, hvorefter organisationsbestyrelsen vil tage stilling til sagen. Det blev aftalt, at Svend Dupont Larsen, Iris Gausbo og Jens Wenzel Andreasen deltager i et møde med afdelingsbestyrelsen. Orienteringspunkter 15. Forretningsudvalget Morten Boje redegjorde for principper for håndtering af skader uden forsikringsdækning i forbindelse med byggesager. 16. Byggeudvalget Jens Wenzel Andreasen fremlagde status på arbejdet med 3B s Basis Byggeprogram, der skal behandles af organisationsbestyrelsen i juni Afdelingsudvalget Der var ikke noget til punktet. 18. Opgavegrupper Der var ikke noget til punktet. 19. Orienteringer fra BL BL s folder om lokal interessevaretagelse blev Afslutning 20. Orientering fra formand / direktion / øvrige nævnt. Administrationen sørger for at den sendes til organisationsbestyrelsen. Svend Dupont Larsen nævnte en artikel om drøftelserne med KAB om mulighederne for fælles domicil. 21. Eventuelt Der var ikke noget til punktet. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj

6 22. Næste møde Næste møde er det konstituerende møde i organisationsbestyrelsen den 13. juni Mødet vil vare fra kl Herefter vil der være spisning for nye og tidligere medlemmer af organisationsbestyrelsen og udvalg. Organisationsbestyrelsesmøde 18. maj