Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Onsdag den 23. november 2011 kl , Hotel Marriott Copenhagen, Lokale Østersøen Deltagere: Bestyrelsen, Bent Frederiksen, Peter Juul Andersen, Anette Hertz (ref.) Afbud: Hans Peter Nielsen, Martin Baden Mødeleder: Villy Sørensen Indstillings- og drøftelsespunkter Referat 1... Referater Referat af bestyrelsesmøde 13. oktober 2011 indstilles til godkendelse og underskrift. (inkl. aktionsliste) Referat af forretningsudvalgsmøde den 26. oktober og 15. november er vedlagt til orientering. Referatet fra mødet den 13. oktober 2011 blev godkendt. Referatet fra forretningsudvalgsmødet den 26. oktober og 15. november blev taget til efterretning. Det blev stillet spørgsmål om det administrationsudvalg, der skal edsættes i forbindelse med det strategiske samarbejde med Boligkontoret Danmark. Det vil blive behandlet på næste møde. 2. Revisionsprotokol Siden seneste bestyrelsesmøde er der indskrevet protokollat i forbindelse med aflæggelse af byggeregnskab for Egelunden. Da byggeregnskabet og dermed protokollat vil indgå i en større indstilling, vil punktet først blive behandlet på bestyrelsesmødet den 15. december. Taget til efterretning. Protokollat vedlagt. 3. Indstilling vedr. stiftelsen af Boligforeningen 3B Erhvervsudlejning A/S I forlængelse af organisationsbestyrelsens beslutning af 15. september 2008 indstilles Boligforeningen 3B Erhvervsudlejning A/S til endelig stiftelse. Organisationsbestyrelsen har på møder afholdt den 25. august og 15. september 2008 taget stilling til stiftelsen af et andels- eller aktieselskab til administration af nye erhvervslejemål oprettet i henhold til bekendtgørelsen om sideaktiviteter. På begge møder behandlet under punkt 3.7. Organisationsbestyrelsen vedtog på mødet afholdt den 15. september 2008 at tiltræde forretningsud / ahz 1

2 valgets indstilling om, at der stiftes et aktieselskab med en aktiekapital på kr. Denne beslutning skal nu udmøntes, og der udarbejdes derfor i samarbejde med advokat Bjarne Becher Jensen, Horten de fornødne dokumenter: Stiftelsesdokument Vedtægter Ejerbog Bestyrelsesmødereferat Forretningsorden Som følge deraf indstilles følgende til endelig vedtagelse af organisationsbestyrelsen: At selskabets navn bliver: Boligforeningen 3B Erhvervsudlejning A/S At aktieselskabets bestyrelse skal bestå af tre medlemmer At følgende vælges til aktieselskabets bestyrelse: Villy Sørensen, Steffen Morild og Iris Gausbo At direktør Bent Frederiksen ansættes som direktør for Boligforeningen 3B Erhvervsudlejning A/S At Revisionsinstituttet vælges som revisor At Boligforeningen 3B Erhvervsudlejning A/S regnskabsår er kalenderåret, samt at bestyrelsen for A/S kan vælge, at det første regnskabsår løber fra stiftelsen og til udgangen af 2012 At der tegnes en selvstændig ansvarsforsikring for det nystiftede aktieselskab. Indstillingen blev godkendt. Forretningsudvalget indstiller, at udpegning til bestyrelsen fremover vil blive en del af bestyrelsens konstituering på juni mødet. Indstillingen blev godkendt. 4. Indstilling vedr. budget for Dyvekevænget herunder lån til elevator og mobilsug Dyvekevænget er opført i på et parkeringsareal udstykket fra Remisevænget Syd, som et led i en økonomisk redningsplan for denne afdeling / ahz 2

3 Dyvekevænget er opført som 5 punkthuse, 1 centerhus opført på søjler hen over en et plans bygning i Remisevænget Syd, samt et buehus med 4 opgange med facade mod Englandsvej, der er i alt 140 boliger i afdelingen. Under opførelsen opstod der en del uforudsete udgifter, så budgettet ikke kunne overholdes, dette medførte en nedsættelse af diverse henlæggelser, som afdelingen har haft svært ved at øge tilstrækkeligt pga. den i forvejen høje husleje. Efter de første par år har afdelingen haft meget høje fraflytningsprocenter på op til 25%. Henlæggelser til istandsættelse ved fraflytning samt tab på fraflyttere har ikke været tilstrækkelige, hvilket har medført øgede driftsudgifter. Det øgede henlæggelsesbehov til tab ved fraflytninger samt planlagt og periodisk vedligeholdelse er skyld i stigningerne i budget 2011 og 2012, som begge er nedstemt på afdelingsmøde både i 2010 og Administrationen har derfor gennemgået afdelingens økonomi med henblik på at få huslejen nedsat, således at vi dels kan fastholde nuværende beboere og tiltrække nye. I det anslåede regnskab for 2011 hænger langtidsplanen sammen pga. udskudte arbejder og en lavere udgift til varmefordelingsmålere. Det betyder, at der kan forventes et overskud i I 2012 budgettet er overskudssaldoen ændret fra at blive afviklet over 3 år til at blive afviklet over 1 år. Samtidig indstilles, at der bevilges afdelingen et afdragsfrit lån på kr. til renovering af mobilsug tanke og elevatorer. Det betyder, at henlæggelsesniveauet vedr. planlagt og periodisk vedligeholdelse kan sænkes og dermed kan budgettet nedsættes, så huslejen for 2012 nedsættes med 3,03 pct. til 1.051,50 kr. pr. m2. Det blev præciseret, at den samlede huslejereduktion i forhold til det oprindelige budget, der blev nedstemt på afdelingsmødet, udgør 5,23 %, hvilket er vigtigt fremgår over for beboerne på det kommende ekstraordinære afdelingsmødet. Det bør også oplyses, at lånet rente- og afdragsfrit, set i lyset af afdelingens økonomi / ahz 3

4 Sagsfremstilling og driftsbudget for 2012 vedlagt. 5. Det indstilles, at afdelingen ydes et afdragsfrit lån fra dispositionsfonden på kr. Lånet tilbagebetales, når afdelingen er i stand til det afdelingens budget for 2012 godkendes med lejenedsættelse på 3,03 pct. til 1.051,50 kr. pr. m2. under forudsætning af ekstraordinært afdelingsmødes godkendelse. Indstilling om køb af hovedkontor på Havneholmen sammen med Boligkontoret Danmark Bestyrelsen har i foråret 2011 godkendt salget af K14 og godkendt at 3B finder et nyt Hovedkontor sammen med Boligkontoret Danmark. Bestyrelserne i de to boligorganisationer har fået forelagt flere projekter indenfor de samme økonomiske ramme ( kr. pr. m2, ex. moms). Bestyrelsen bevilgede lånet og godkendte lejenedsættelsen på 3,03 %. BFR orienterede kort om, at der nu er koblet to stærke rådgivere på, nemlig Bascom som teknisk bygherrerådgiver samt M3 consulting. Den endelige købsaftale forventes på plads ultimo januar Bestyrelserne har på møde den 12. oktober drøftet to muligheder, nemlig Havneholmen bag Fisketorvet og Batteriet ved Njalsgade. Sagsfremstilling vedlagt. På baggrund af drøftelse på mødet den 12. oktober, efterfølgende drøftelse i 3B s bestyrelse og formandskabsmøde den 31. oktober mellem 3B og BDK, indstiller forretningsudvalget Skanska Øresunds projekt Plaza på Havneholmen bag Fisketorvet sammen med BDK til godkendelse, indenfor de overfor opstillede økonomiske rammer, dvs. anskaffelsessum på ca. 86,25 mio. kr. og øvrige omkostninger i størrelsesordenen 5 til 10 mio. kr.. Bestyrelsen vil få den betingede købsaftale til godkendelse snarest sammen med en samarbejdsaftale for samarbejdet med BDK. Det indstilles også, at FU sammen med Hans Peter Nielsen og Henrik Borre udgør 3B s politiske følgegruppe sammen med BDK s forretningsudvalg. Køb af Havneholmen blev officielt godkendt inden for den nævnte økonomiske ramme. Sammensætningen af den politiske følgegruppe blev herefter godkendt / ahz 4

5 Byggesager 6. Indstilling vedr. huslejefastsættelse på 3B s afdelinger på Glødelampen De nye boliger på Glødelampen i Herlev var for både DAB, KAB og 3B planlagt til at koste ca. 995 kr./m 2 /år, således at vi får den samme husleje i alle afdelinger i bebyggelsen. 3B har dog på det ene byggefelt, der er placeret i det nordøstlige hjørne af bebyggelsen, både et højt hus i syv etager samt en rækkehus bebyggelse med 16 rækkehus på 115 m 2 i tre etager. Rækkehusene er mere attraktive og har både et toilet i stueetagen og et badeværelse på 2.sal, hvor værelserne er placeret. Sagsfremstilling vedlagt. På baggrund heraf indstilles, at der indføres differentieret husleje, så lejlighederne i højhuset har samme leje på ca. 995 kr./m 2 /år som DAB og KAB arbejder med, mens rækkehusene er dyrere med ca kr./m 2 /år. Indstillingen blev godkendt. Orienteringspunkter 7.. Orientering, budgetprognose pr. 30. september Vedlagte budgetprognose pr. 30. september, baseret på bogføringen ultimo september og forventninger til resten af året, viser et forventet overskud på 1,9 mio. kr. Heraf udgør arbejdskapitalens andel af det forventede renteafkast ca. 0,7 mio. kr. Det betyder, at der forventes et overskud på driften på ca. 1,2 mio. kr. Budgetprognose inkl. notat er vedlagt. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Orienteringen blev taget til efterretning. 8. Investeringsopfølgning, 3. kvartal 2011 Investeringsopfølgning er vedlagt til orientering. Heraf fremgår ligesom efter 1. halvår, at Nykredit har klaret sig bedre end benchmark, at Danske Det blev kort drøftet, om porteføljen i Danske Capital evt. kan deles mellem Nykredit og Nordea og hvad det det / ahz 5

6 Capital og Nordea fortsat ligger under benchmark. Administrationen vil i den kommende periode vurdere hvorvidt vi skal fortsætte med Danske Capital eller om vi skal vælge en ny samarbejdspartner. Det indstilles, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. koster at flytte den. Svaret var, at det ikke er omkostningstungt at flytte investeringerne. Og at det stadig er fornuftigt at fastholde tre investeringsforvaltere. Orienteringen blev taget til efterretning. 9. Orientering fra formand / direktion / andre Fra formanden: Drøftelse af det efterfølgende repræsentantskabsmøde Fra direktionen: Andre: Repræsentantskabsmødet Forslag til dirigenter var Lars Emanuel og Anders Brøgger. VS aflægger beretning, BFR fremlægger budgettet. Beretningen indeholder følgende hovedpunkter: Finansloven de dele, der berører os i vores områder og de dele, der berører vores beboere. Havneholmen Strategiske samarbejde med Boligkontoret Danmark Strategi 2015 lægge op til områdemøder i foråret 2012 og her kort berøre muligheden for at oprette fællesbestyrelser/områdebestyrelser Det særlige udvalg om beboerdemokrati Elektronisk beboerdemokrati Budgetgennemgangen vil blive suppleret med graf over udviklingen af administrationsbidraget siden Bestyrelsesudviklingssamtaler (BUS) Der er afsat fire datoer til bestyrelsesudviklingssamtaler med formand og næstformand: 9. og 10. samt 16. og 18. januar Der vil være ca. en time til hver, og målet er at afdække kompetence, udvik / ahz 6

7 lingsønsker og generationsskifte. Der er sat penge af til kurser. Der blev opfordret til, at man går sammen områdevis og aftaler dato og tidspunkt. Administrationen foretager herefter den endelige koordinering og bestiller lokaler etc. Egedalsvænge PJA oplyste, at der havde været tumulter i Egedalsvænge, at der er tegn på, at volden trapper op. Flere er arresteret. 10. Øvrigt VS bød velkommen til nyt medlem af organisationsbestyrelsen Jens Andreasen. Han var 1. suppleant og er trådt ind i stedet for Aksel Nielsen, der er flyttet fra Boligforeningen 3B / ahz 7