Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 3. september 2015 kl , Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Rikke Linnemann (Ref.) Gæster: Kundechef Solvejg von Barm under punkt 9-10 samt Byggechef Mette Thiberg under punkt og Afbud: Martin Baden, Anders Brøgger deltog i mødet fra punkt 3. Mødeleder: Steffen Morild Dirigent: Anders Brøgger Formalia 1. Referater Referat af bestyrelsesmøde den 2. juli er vedlagt til godkendelse. Referat af bestyrelsesmøde den 13. august fremsendes separat til godkendelse Referat af den 2. juli blev godkendt uden kommentarer. Referat af den 13. august blev ikke behandlet på mødet. 2. Revisionsprotokol Orienteringen blev taget til efterretning. Steffen Morild kunne samtidig orientere om, at 3B har fået ny revisor hos Revisionsinstituttet, hvor Jørn Munch er afløst af Lars Rasmussen. Temadrøftelser / -sager 3.. Status fra organisationen Medarbejderne med undtagelse af Morten Boje forlod lokalet under behandling af punktet. Organisationsbestyrelsen drøftede punktet. 4. Strategiproces Organisationsbestyrelsen skal beslutte om, den vil godkende Forretningsudvalgets indstilling om, at strategi-processen skal gennemføres som beskrevet, jf. bilag 1. at der afsættes en ramme på kr. til ekstern bistand fordelt med kr. i 2015 og i Midlerne finansieres af Arbejdskapitalen. at der afsættes interne ressourcer svarende til et halvt årsværk fordelt med kr. i 2015 og kr. i Midlerne finansieres af Arbejdskapitalen. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen Organisationsbestyrelsen drøftede processen, som de ønsker gennemført med særligt fokus på den nye fortælling og med visuel italesættelse af proces, mål m.m. Organisationsbestyrelsen sætter rammerne, og administrationen vil arbejde med og efterfølgende implementere målsætningerne. Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

2 5.. Kontaktpersonordning Organisationsbestyrelsen skal beslutte, om fordelingen af kontaktpersoner kan godkendes, jf. bilag 1. drøfte kontaktpersonernes roller og opgaver. Organisationsbestyrelsen foretog enkelte tilretninger af fordelingen af kontaktpersoner og godkendte herefter denne. I 2016 vil fordelingen af kontaktpersoner ske, så de kan indgå mere aktivt i afdelingsmøderne. Administrationen udarbejder i løbet af oktober 2015 et forslag til arbejdsgang for administrativ support til kontaktpersonerne. 6. Gavepolitik i 3B Organisationsbestyrelsen skal drøfte, om der skal være gavepolitik i 3B Organisationsbestyrelsen drøftede punktet og besluttede, at administrationen udarbejder udkast til gavepolitik gældende for både medarbejdere og beboerdemokrater, Udkastet forelægges på et af de kommende organisationsbestyrelsesmøder. Gavepolitikken forelægges først FU. 7. Politik for driftslån Organisationsbestyrelsen skal tage stilling til udkast til politik for tildeling af driftslån fra dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen drøftede sagen og bad Drifts- og Serviceudvalget udarbejde udkast til endelig godkendelse i Organisationsbestyrelsen inden årsskiftet. I relation til drøftelsen ønskede Organisationsbestyrelsen, at konkrete indstillinger om driftslån fremadrettet indeholder oversigt over huslejeudviklingen i den berørte afdeling. Væsentlige sager 7b Afdelingsmøde i Egedalsvænge Organisationsbestyrelsen drøftede afholdelsen af afdelingsmøde i Egedalsvænge og indkomne forslag, herunder særligt et forslag om at vælge en afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet. Organisationsbestyrelsen besluttede, at der ikke på dette afdelingsmøde skal vælges en traditionel afdelingsbestyrelse i Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

3 Egedalsvænge. Beslutningen blev truffet i forlængelse af Repræsentantskabets beslutning af 28. maj 2015, hvorved repræsentantskabet tog til efterretning, at Organisationsbestyrelsen ikke på nuværende tidspunkt vurderer, at der er grundlag for at vælge en afdelingsbestyrelse på afdelingsmødet. Organisationsbestyrelsen vil i stedet orientere om forudsætningerne for, at der på et senere tidspunkt kan vælges en afdelingsbestyrelse. Organisationsbestyrelsen besluttede endvidere, at den ønsker, at der vælges to observatører, som kan indgå i Organisationsbestyrelsens varetagelse af afdelingsbestyrelsesopgaver i Egedalsvænge. Afdelingsmødet var indkaldt til den 16. september, men organisationsbestyrelsen besluttede at udsætte afdelingsmødet, så de enkelte indkomne forslag kan blive vurderet og behandlet i administrationen inden udsendelse af budgetfolder til afdelingsmødet. 8.. Regnskabsprognose 2015 (maj) Organisationsbestyrelsen skal forelægges prognose for selskabets Regnskab 2015 (maj). drøfte eventuelle kompenserende handlinger Organisationsbestyrelsen fik forelagt prognosen for selskabets regnskab. Organisationsbestyrelsen vil på næste møde den 22. oktober modtage en ny regnskabsprognose pr. september. 9.. Udlejningsaftale Ballerup kommune FU skal bemyndiges til at godkende, at 3B tilslutter sig en ny udlejningsaftale mellem Ballerup Kommune og de almene boligorganisationer om adgangen til kommunens almene boliger i perioden 1. oktober august Administrationen skal indgå forhandlinger med Ballerup Kommune om den konkrete udlejningsaftale mellem 3B og Ballerup Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen, men udskød beslutningen til organisationsbestyrelsesseminaret den oktober. Organisationsbestyrelsen er særligt bekymret for aftalens fokus på at tilgodese boligsøgende med fuldtidsarbejde, deraf følgende forfordeling af andre ventelisten Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

4 Kommune med udgangspunkt i de konkrete krav, der er skitseret i afsnittet løsning. samt formuleringerne om boligtilbud til skilsmisseramte. Administrationen skal drøfte dette forhold med Ballerup Kommune inden den oktober, herunder hvordan kommunen vil forholde sig til, at 3B står uden for aftalen. Det skal undersøges, hvordan de øvrige boligorganisationer stiller sig, herunder til at 3B står uden for Jens og Iris tager dette op med boligorganisationerne bilateralt og i 9. kreds Seniorbofællesskaberne i Ballerup Udlejningsaftale 3B kan tiltræde aftalen om venteliste- og boligtilbud for seniorbofællesskaberne i Ballerup Kommune, jf. bilagene. Aftalen vil gælde frem til den 31.december 2018 og indgås mellem Ballerup Kommune og 3B. 11. Udbud af grundkapital til boliger på Beauvaisgrunden FORTROLIG 12. Omkostninger vedrørende udskiftning af MgO plader i Midgård - FORTROLIG Organisationsbestyrelsen godkendte alle punkter i indstillingen. 13. Egedalsvænge byggesag/forlig FORTROLIG Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 14. Signalgården Løsning på udbedring af fejl og mangler den vil godkende Byggeudvalgets indstilling om, at udbedring af fejl og mangler i Signalgården samt omkostninger, der ikke er medtaget i byggeregnskabet, kan finansieres ved, at der afsættes kr. fra dispositionsfonden til mellemfinansiering af de afholdte og kommende udgifter til udbedring af fejl og mangler, så byggesagen kan afsluttes. Når byggeregnskabet opgøres på ny, afklares det med Københavns Kommune, hvilke udbedringer der kan medtages i byggeregnskabet. Derudover benyttes en even- Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen, og sagen overgår til videre behandling i Byggeudvalget. Eventuel yderligere koordinering mellem udvalgene aftales på næste Udvidet FU. Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

5 tuel dækningssum fra forsikringen og/eller syn og skøn ligeledes til at nedbringe dispositionsfondens udgifter til sagen. at byggeregnskabet genåbnes, og anlægssummen forhøjes med indledningsvist ca kr. til dækning af reguleret grundkøbesum, byggesagsgebyr og forretningsførerbidrag, så de manglende omkostninger kan medtages i regnskabet. Herudover kan der komme yderligere forhøjelse af regnskabet, når finansiering af udbedringer er afklaret. at beboerne får en huslejestigning på ca kr. pr. m2 svarende til ca. 1-1,5 procent i forhold til budget 2016, der dækker finansieringen af de omkostninger, der nu bliver medtaget i byggeregnskabet samt efterregulering i forhold til det endelige låneoptag. (endelig beløbsstørrelse kendes, når finansiering er afsluttet). 15. Taastrup Torv Status mangeludbedring og forlig - FORTROLIG. 16. Solvangcentergrunden Navn til ny afdeling den vil godkende Byggeudvalgets indstilling om, - at den nye afdeling med ca. 60 familieboliger på Solvangcentergrunden skal navngives Solsletten. - at den nye afdeling med ca. 100 ungdomsboliger på Solvangcentergrunden skal navngives Soltårnet. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen, under forudsætning af at det ikke er muligt at udskyde beslutningen til efter den 24. september, hvor der holdes møde i Urbanplanen med mulighed for involvering af beboerne i området. Flemming Løvenhardt stemte imod forslaget på grund af manglende inddragelse af beboerdemokratiet i Urbanplanen. Der holdes beboermøde den 24. september, og er det muligt at nå at indsende et nyt forslag efter denne dato, vil administrationen sikre, at beboerne på dette møde får mulighed for at debattere navnet til den nye afdeling. 17. Støtte til helhedsplan på Vestergårdsvej - 3B s andel af en kapitaltilførsel skal finansieres med et tilskud fra dispositionsfonden på kr. - Vestergårdsvej kan opnå trækningsret på Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

6 kr. pr. bolig svarende til kr. og yderligere kr. pr. bolig som særlig økonomisk udsat afdeling svarende til kr. i alt kr. - Vestergårdsvej kan opnå et særligt tilskud til helhedsplanen på til kr. fra dispositionsfonden. - den vil bemyndige administrationen til at indsende Skema A på en samlet anlægssum på 36,1 mio. kr. - Måløv Park Finansiering af 3B s bidrag i EUDP solcelleprojekt Organisationsbestyrelsen skal beslutte om, den vil godkende Byggeudvalgets indstilling om, - at 3B s egenfinansiering til EUDP-projektet på kr. (projektledertimer) dækkes af arbejdskapitalen. Henrik Thorenfeldt og Jens W. Andreasen forlod lokalet under behandling af punktet. Organisationsbestyrelsen ønsker fremadrettet, at projekter i denne størrelsesorden skal godkendes af organisationsbestyrelsen Projekt Fra Byg til Drift Finansiering af 3B s egenbidrag Organisationsbestyrelsen skal beslutte om, den vil godkende Byggeudvalgets indstilling om, at 3B dækker egenfinansiering på kr. i udviklingsprojektet Fra Byg til Drift via midler fra Dispositionsfonden. Organisationsbestyrelsen ønsker fremadrettet, at projekter i denne størrelsesorden skal godkendes af organisationsbestyrelsen 20. Moderselskabserklæring til projekteringskredit til nybyggeri og renovering i Lønstrupgård Organisationsbestyrelsen skal beslutte om 3B skal stille garanti for projekteringskredit på op til 14,5 mio. kr. finansieret af Nordea Bank til renoveringsprojektet i Lønstrupgård, jf. moderselskabserklæringen i bilag Socialøkonomiske tiltag Organisationsbestyrelsen skal orienteres om status på arbejdet med socialøkonomiske tiltag i 3B. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 22. Jægerbo Driftslån der skal ydes et driftslån til Jægerbo på kr. i Der vil blive udar- Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen, men udskød punktet til næste møde, hvor administrationen vil udarbejde en revideret indstilling, der mere præcist Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

7 bejdet en plan for tilbagebetaling i viser lånenes udbetaling i de enkelte år og indeholder en tilbagebetalingsplan. 23. Toftegård Tag Driftslån der skal afsættes en samlet ramme på kr. til driftslån fra Dispositionsfonden til Toftegård Tag i Der vil senest blive udarbejdet en plan for tilbagebetaling i Taastrup Torv Bofællesskab Driftslån : der kan afsættes et beløb på kr. til et driftslån fra Dispositionsfonden til Taastrup Torv Bofælleskab kr. årligt i perioden Der vil blive udarbejdet en plan for tilbagebetaling i Dannebrogsgade Driftslån om der skal ydes et driftslån til Dannebrogsgade på kr. i perioden Der vil blive udarbejdet en plan for tilbagebetaling i Blækhuset Driftslån Organisationsbestyrelsen skal beslutte, om der skal ydes et driftslån til Blækhuset på kr. i Der vil blive udarbejdet en plan for tilbagebetaling i Ansøgerweb udviklingsomkostninger FORTROLIG Tilbagebetalingsplan sendes til orientering i organisationsbestyrelsen. Tilbagebetalingsplan sendes til orientering i organisationsbestyrelsen. Tilbagebetalingsplan sendes til orientering i organisationsbestyrelsen. Tilbagebetalingsplan sendes til orientering i organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 28. Ledelsesinformation 1. halvår Organisationsbestyrelsen skal orienteres om ledelsesinformationsrapporten. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Øvrige sager 29. Byggeskadeudbedring for ruderne i Sejlhuset 3B skal igangsætte byggeskadesagen i Sejlhuset med en egenbetaling for afdelingen på kr. 3B skal tilkøbe etablering af manglende dampspærre for afdelingen på kr. 3B skal lade KAB stå for den administrative Jens ønsker, at disse sager fremadrettet også behandles i Byggeudvalget. Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

8 gennemførelse af sagen på vegne af 3B for en udgift på kr. for afdelingen Høje Gladsaxe Definition af sammenhængende boligområde 3B skal anmode Gladsaxe Kommune om at lade afdelingen Høje Gladsaxe indgå i Høje Gladsaxe som sammenhængende boligområde sammen med de øvrige boligafdelinger i området, og dermed muliggøre, at boligorganisationerne udveksler oplysninger om beboere, der er opsagt af deres lejlighed inden for de seneste to år på grund af fx vold eller tyveri begået i området. Formålet hermed er, at beboere, der er opsagt på den baggrund, ikke skal kunne søge bolig i en anden afdeling i Høje Gladsaxe. 31. Ændring af forretningsorden for bestyrelsen den vil godkende Forretningsudvalgets indstilling om at ændre i 17 Budget og årsregnskab, jf. afsnittet løsning. Orienteringspunkter fra bestyrelsen 32. Forretningsudvalg. Referat fra møde den 13. samt 25. august. 33. Byggeudvalg Referat fra møde den 20. august 34. Demokrati & Kommunikationsudvalg Referat fra møde den 19. august 35. Drifts- og Serviceudvalg Referatet eftersendes 36. Risikoudvalg. Referat fra møde den 25. august samt kommissorie og arbejdsprogram 37. Vedtægtsudvalg 38. Nyt fra BL Afslutning 39. Orientering fra formand / direktion Organisationsbestyrelsesmøde 3. september

9 Formand Direktion Folehaven Energirenoveringsprojekt (først klar til møde i oktober) 40. Eventuelt 41. Næste møde Organisationsbestyrelsesmøde, lørdag den 12. september (IDA) Organisationsbestyrelsesseminar, lørdag og søndag den 3. og 4. oktober (Rungstedgaard) Organisationsbestyrelsesmøde, torsdag den 22. oktober (Havneholmen) Organisationsbestyrelsesmøde 3. september