Referat organisationsbestyrelsesmøde

Transkript

1 Referat organisationsbestyrelsesmøde Torsdag den 25. februar 2016 kl , Havneholmen, ML - Danmark Deltagere: Bestyrelsen, Morten Boje, Anette Hertz, Jannik Egelund, Anders Rosendal (Ref.), Mette Thiberg (punkt 10-15). Gæster: Afbud: Stina Thorsvang, Jens Wenzel Andreasen, Paul Larsen, Thomas Forchhammer, Daniel Majgren. Mødeleder: Steffen Morild. Dirigent: Henrik Thorenfeldt. Formalia 1../. Referater Referat af bestyrelsesmødet den 25. januar 2016 blev godkendt. 2. Revisionsprotokol Der var ikke skrevet nyt ind i revisionsprotokollen siden sidste møde. Nyt pkt. Habilitet Anders Brøgger Anders Brøgger redegjorde for sin nye ansættelse som driftschef i Domea og sin habilitet i relation hertil. Anders Brøgger trådte herefter uden for døren under bestyrelsens videre drøftelse af Anders Brøggers habilitet. I forlængelse af drøftelsen rekonstituerede bestyrelsen sig, så Anders Brøgger udtræder af Udvidet Forretningsudvalg, Risikoudvalget samt Drifts- og Serviceudvalget. Der var enighed om, at Anders Brøgger er inhabil i sager om nybyggeri og samarbejder med andre boligorganisationer. Temadrøftelser 3. Strategi 2020 Den nuværende version af strategien fremlægges. Seneste version af strategibilledet blev præsenteret. Billedet sendes rundt til organisationsbestyrelsen. Væsentlige sager (B: Beslutning, D: Drøftelse, O: Orientering) 4. Indstilling Intern oprykningsret (D) Forretningsudvalget indstiller, 1. at organisationsbestyrelsen drøfter intern oprykningsret i 3B forud for drøftelse på områdemøderne i marts Punktet blev drøftet. Morten Boje redegjorde for de nuværende regler for udlejning i 3B, samt forskellige modeller for øget brug af intern oprykning. Det var generel tilslutning til at arbejde videre med mulighederne for øget brug af intern oprykning i 3B, Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

2 5. Indstilling Samarbejdsaftaler (B) Fortrolig særligt intern oprykning i den enkelte afdeling. Dette drøftes med afdelingsbestyrelserne på områdemøderne i marts Anders Brøgger forlod lokalet under behandling af punktet. 6. Indstilling Organisationsbestyrelsens størrelse (B) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at antallet af medlemmer i organisationsbestyrelsen besluttes. 2. at Vedtægtsudvalget indarbejder organisationsbestyrelsens beslutning om bestyrelsens størrelse i arbejdet med nye vedtægter. 7. Indstilling Kredsvalg i BL 2016 (B) Forretningsudvalget indstiller, 1. at organisationsbestyrelsen beslutter hvem der skal opstilles til kredsvalg i BL's 1., 2. og 9. kreds. Til den videre drøftelse i bestyrelsen blev der efterspurgt et notat med overblik over forskellige muligheder for samarbejdsaftaler. Det blev besluttet, at Vedtægtsudvalget skal udarbejde et forslag til ændring af 3B s vedtægter, så organisationsbestyrelsen fremover består af 11 beboervalgte medlemmer og to medarbejdervalgte medlemmer. Vedtægtsudvalget skal samtidig se på mulighederne for at inddrage personer, der ikke er medlem af organisationsbestyrelsen i udvalgsarbejdet. Det blev besluttet, at Steffen Morild og Morten Boje opstilles til repræsentantskabet i BL s 1. kreds. Flemming Løvenhardt opstilles som suppleant. Jens Wenzel Andreasen opstilles som kandidat til repræsentantskabet i 2. kreds. Iris Gausbo genopstilles som formand i 9. kreds. Susanne Andersen genopstilles som suppleant. Det blev aftalt, at administrationen i samarbejde med Forretningsudvalget håndterer, hvem der deltager til de enkelte valgmøder og afgiver stemmer på vegne af 3B. 8. Indstilling Kontaktpersonordningen (B) indstiller til organisationsbestyrel- Det blev aftalt, at Udvidet Forretningsudvalg den 2. marts 2016 afklarer, hvem der stiller op til BL s bestyrelse ( 14, stk. 2-valg). Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med en række mindre præciseringer i notatet om 3Bkontaktpersonernes roller. Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

3 sen, 1. at notatet om kontaktpersonernes roller godkendes, jf. bilag at kontaktpersonordningen fremover hedder "3Bkontaktperson". 3. at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer får en 3Bmailadresse til brug i forbindelse med kontakten til afdelingerne og administration. 4. at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer kommer i BestyrelsesWeb med billede og kontaktoplysning (3B-mailadresse). 5. at alle organisationsbestyrelsesmedlemmer kommer på 3B's hjemmeside med billede og kontaktoplysning (3B-mailadresse). 9. Indstilling Øget kommunal anvisning i Herlev Kommune (B) Forretningsudvalget indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender, 1. at Herlev Kommunes anvisning øges med 25 pct. for en periode på to år. Aftalen vil være gældende for de afdelinger, hvor kommunen ikke har 100 pct. kommunal anvisning. 10. Indstilling Nybyggeriprojekt (B) Fortrolig 11. Indstilling Nybyggeriprojekt (O) Fortrolig 12. Indstilling Generationernes Byhus (B) Fortrolig 13. Indstilling Nybyggeriprojekt (B) Fortrolig Det blev besluttet, at reviderer fordelingen af 3Bkontaktpersonernes afdelinger. Anette Hertz orienterede om, at der den 12. maj 2016 umiddelbart før mødet i organisationsbestyrelsen vil være en professionel fotograf til stede, som vil tage billede af organisationsbestyrelsens medlemmer, blandt andet til brug på 3B s hjemmeside. Indtil da anvendes de nuværende billeder. Anders Brøgger forlod lokalet under punktet. Anders Brøgger forlod lokalet under punktet. Organisationsbestyrelsen tog indstillingen til efterretning. Anders Brøgger forlod lokalet under punktet. Anders Brøgger forlod lokalet under punktet. 14. Indstilling Skrinlægning af hel- Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

4 hedsplan Danalund (B) Byggeudvalget indstiller, at organisationsbestyrelsen skal tage stilling til, 1. om udarbejdelse af en ansøgning (foreløbig helhedsplan) til Landsbyggefonden om renoveringsstøtte til Danalund skrinlægges, og udgifterne til projektudvikling på maksimalt kr. afholdes af dispositionsfonden. 15. Indstilling Navngivning af nye afdelinger på Solvangcentergrunden (B) Organisationsbestyrelsen skal, 1. orienteres om ændring i tidsplan og proces for navngivning af nye boligafdelinger på Solvangscentergrunden. 2. udvælge navne til nye boligafdelinger på Solvangscentergrunden på baggrund af navneforslag fra Byggeudvalget og Urbanplanens fællesbestyrelse, som beskrevet i Løsning. 16. Indstilling Handleplaner koncept for screening og implementering (B) Risikoudvalget indstiller, at organisationsbestyrelsen godkender, Organisationsbestyrelsen tog punkt 1 til efterretning. Organisationsbestyrelsen besluttede, at fællesbestyrelsens navneforslag skal bruges. Afdelingerne navngives således: Familieboligafdeling: Store Solvænget. Ungdomsboligafdeling: Lille Solvænget. Mette Thiberg bemærkede, at administrationen er i gang med at udarbejde en generel proces for navngivning af nye afdelinger. Morten Boje orienterede om, at tidsplanerne for kommende handleplaner bliver forsinket koncept til brug for screening af kommende 3B afdelinger med behov for en fokus-handleplan. 2. koncept for årlig indsatsplan til brug for implementering, forankring og realisering af fokusområder i allerede udarbejdede fokus-handleplaner. Indstilling Handleplaner for fem fokusafdelinger i 2015 (B) Risikoudvalget indstiller, at organisationsbestyrelsen, 1. godkender de udarbejdede Indstillingen blev drøftet. Organisationsbestyrelsen godkendte punkt 1. Organisationsbestyrelsen besluttede at handleplanerne skal forelægges beboerne på afdelingsmøder. Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

5 handleplaner for Tranehavegård, Toftegård, Toftegård Tag, Dyvekevænget og Valby og planernes fokusområder. 2. drøfter hvorvidt og hvordan handleplanerne skal forelægges beboerne på afdelingsmøder. 18. Indstilling Organisationsbestyrelsen og de sociale medier (B) indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at 3B skal have en politik for organisationsbestyrelsens brug af sociale medier og hvad den i så fald skal indeholde (se bilag 1 udkast). 2. at 3B skal have en arbejdsgang for organisationsbestyrelsens rolle på den lukkede Facebookgruppe, og hvad den i så fald skal indeholde (se bilag 2 udkast). 19. Indstilling Udvidelse af 3B s pressepolitik til også at gælde organisa-./. tionsbestyrelse og afdelingsbestyrelser (B) indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne skal være omfattet af 3B s pressepolitik. 2. at organisationsbestyrelsen godkender den reviderede pressepolitik for 3B (bilag 1). 20. Indstilling Repræsentantskabsmødet beretning og valgavis (B) indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at 3B til repræsentantskabsmø- Der skal være fokus på en præcis fremlæggelse af udfordringer og videre proces. 3B-kontaktpersonerne for afdelingerne kan med fordel tænkes ind. Morten Boje nævnte at administrationen vil drøfte de udarbejdede handleplaner med Landsbyggefonden. Morten Boje orienterede om, at tidsplanerne for kommende handleplaner bliver forsinket. Indstillingen blev drøftet. Organisationsbestyrelsen godkendte ikke indstillingen. Organisationsbestyrelsen sendte indstillingen tilbage til for at få præciseret indholdet i udkastet til politik for organisationsbestyrelsens brug af sociale medier og arbejdsgang for organisationsbestyrelsens rolle på den lukkede Facebook-gruppe. Herefter vil organisationsbestyrelsen genbehandle sagen. Indstillingen blev drøftet. Organisationsbestyrelsen godkendte indstillingen med den ændring, at pressepolitikken ikke skal gælde for afdelingsbestyrelser og andre mindre præciseringer, som håndteres af. Fra organisationsbestyrelsen er følgende på valg på repræsentantskabsmødet den 31. maj 2016: Steffen Morild som formand Jens Wenzel Andreasen Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

6 21. det skal udgive en skriftlig beretning i lighed med tidligere år. 2. at indholdet i beretningen fastlægges som skitseret i afsnittet Løsning. 3. at der i lighed med tidligere år skal udgives en valgavis til repræsentantskabsmødet med dagsorden, forretningsorden, forslag, præsentation af kandidater etc. og at Forretningsudvalget godkender denne. 4. at der i lighed med sidste år afholdes et valgmøde. Indstilling Forretningsorden for direktionen (B) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at udkastet til forretningsorden for direktionen, jf. bilag 1, godkendes. Flemming Løvenhardt Steen Egeberg Martin Baden Thomas Forchhammer Anders Brøgger Morten Boje tilføjede, at administrationen i løbet af 2016 udarbejder et oplæg til rapporteringsplan og arbejdet med compliance. Øvrige sager 22. Indstilling Valby som sammenhængende boligområde (B) Forretningsudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at 3B skal anmode Københavns Kommune om at lade afdelingerne Folehaven og Valbyejendommene indgå som sammenhængende boligområde med Hornemanns Vænge (PAB) og eventuelle øvrige boligafdelinger i nærområdet, og dermed muliggøre, at beboere, der er opsagt på grund af fx vold og tyveri begået i området, ikke skal kunne søge bolig i en anden afdeling i Valby. 23. Indstilling Kokkedal på Vej forlængelse (B) indstiller til organisationsbestyrel- Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

7 24. sen, 1. at Kokkedal på Vej forlænges med et halvt år. 2. at 3B forlænger den nuværende medfinansiering af Kokkedal på Vej til december 2016 med udgifter til 3B på kr.. Midlerne dækkes af dispositionsfonden. Indstilling Vedligeholdelsesreglementer og -standarder (O) Drifts- og Serviceudvalget indstiller, at organisationsbestyrelsen orienteres om, Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 1. status på udarbejdelse af 3B s individuelle vedligeholdelsesreglementer og afdelingsrelaterede vedligeholdelsesstandarder. 25. Indstilling Kapitalforvaltning og årets resultat samt udlodning af renter til afdelinger (O) Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Risikoudvalget indstiller til organisationsbestyrelsen, 1. at det tages til efterretning at det samlede afkast for 2015 bliver en nulrente til afdelingerne. Orienteringspunkter fra bestyrelsen 26. Forretningsudvalg Steffen Morild nævnte, at der på dagsordener i Forretningsudvalget er tilføjet et punkt med mindre af- Referat fra møde i FU den 3. februar klaringer mellem formandskabet og administrationen. Det gøres for at optimere administrationens Referat fra møde i UFU den 8. februar betjening af formandskabet. Referat fra møde i BFU den 10. februar Steffen Morild nævnte, at sekretariatsbetjeningen af organisationsbestyrelsen kører godt. Samtidig kan det mærkes, at den øvrige organisationsbestyrelse tager godt fra i forhold til arbejdsopgaver. 27. Byggeudvalg Hans Jørgen Larsen fremhævede, at Byggeudvalget Referat fra møde den 2. februar på mødet den 2. februar 2016 havde en grundig gennemgang af kritiske byggesager. 28. Demokrati-og Kommunikationsud- Ingen bemærkninger. Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

8 valg Referat fra møde den 1. februar Drifts- og Serviceudvalg Flemming Løvenhardt nævnte at der på næste møde Referat fra møde den 2. februar drøftes digitalisering. Her inviteres Steen Egeberg og Hans Jørgen Larsen. 30. Risikoudvalg Ingen bemærkninger. Referat fra møde den 2. februar Vedtægtsudvalg Ingen bemærkninger. Første møde afholdes den 14. Første møde den. 14. marts marts Orientering fra BL Iris Gausbo bemærkede, at 9. kreds har bedt om at der laves et servicetjek af BL s vedtægter. Afslutning 33. Orientering fra formand / direktion Steen Egeberg redegjorde for vigtigheden af at tage digitalisering op som et centralt emne. Morten Boje nævnte at drøftelsen tages i Drifts- og Serviceudvalget i marts. Det blev besluttet, at der nedsættes et midlertidigt it-udvalg, der holder to møder i april/maj om digitaliseringsindsatsen i 3B. Steen Egeberg, Hans Jørgen Larsen og Henrik Thorenfeldt deltager i udvalget. Steffen Morild nævnte, at der den 1. marts 2016 afholdes ekstraordinært afdelingsmøde i Vestergården 3. Morten Boje gav en kort status. Jannik Egelund nævnte, at Ballerup Kommune afholder fællesmøde for alle boligafdelinger. Administrationen vil rundsende invitationen. Steffen Morild nævnte indkaldelse til første styringsdialogmøde i 2016 med Ballerup Kommune den 20. april. Fra organisationsbestyrelsen deltager Steffen Morild, Jens Wenzel Andreasen og Ulrik Falk- Sørensen. Morten Boje nævnte, at 3B pt. har en vakant stilling som driftschef. Administrationen uddelte bogen Det gode boligliv, som efter ønske fra Steffen Morild er modtaget fra BL. 34. Eventuelt Ikke noget under dette punkt. 35. Næste møde Steffen Morild spurgte om behovet for et ekstra mø- Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar

9 Næste møde i organisationsbestyrelsen den 31. marts Orientering Habilitet de i organisationsbestyrelsen i april. Der var enighed om dette. Administrationen indkalder til mødet. Der var vedlagt et notat om habilitet i organisationsbestyrelsen. Notatet blev drøftet i forbindelse med det nye punkt om Anders Brøggers habilitet. Tab ved fraflytning Derudover var der vedlagt et notat om tab ved fraflytning i 3B, som bestilt af organisationsbestyrelsen. Organisationsbestyrelsesmøde 25. februar