Bilag til dagsordenspunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2012"

Transkript

1 Område: Økonomi Afdeling: Regnskab og Finans Journal nr.: 13/10418 Dato: 22. august 2013 Udarbejdet af: Birthe Drejer Nielsen Telefon: Notat Bilag til dagsordenspunkt "Revisionsberetninger for regnskabsåret 2012" Administrationens besvarelse af revisionens bemærkninger Revisionen fremsender Beretning af 15. august 2013 om revision af årsregnskabet for 2012 (afsluttende) og Revisionsberetning for 2012 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beretningerne indeholder ikke bemærkninger, som regionsrådet skal besvare over for tilsynsmyndigheden. Beretning af 15. august 2013 om revision af årsregnskabet for 2012 (afsluttende) Revisionen har redegjort for konstateringer og anbefalinger, der kræver besvarelse fra administrationen: Ad afsnit 4 Rapportering om gennemført forvaltningsrevision mv. 4.2 Ledelsestilsyn Revisionen anfører, at regionen på alle væsentlige områder har implementeret forretningsgange og interne kontroller, men at der som følge af den til tider manglende dokumentation og ensretning af de udførte kontroller omkring ledelsestilsynet specielt på afdelingsniveau på sygehusene gennemføres en analyse af ledelsestilsynet i efteråret Hensigten og tankerne er, at ledelsestilsynet i forbindelse med implementering af nyt økonomisystem i højere grad skal understøttes af automatisk genererede rapporter og kontroller, ligesom ledelsestilsynet skal foretages og dokumenteres elektronisk på alle niveauer i organisationen. Hensigten er desuden, at ledelsestilsynet skal udgøre et væsentligt bidrag til, at Region Syddanmark til stadighed lever op til Kodeks for god økonomistyring i sundhedsvæsenet. Den omtalte analyse gennemføres i samarbejde af Økonomistaben og Deloitte. Repræsentanter fra forskellige ledelseslag/budgetansvarlige bliver inddraget.

2 Ad afsnit 6 Kommentarer til resultatopgørelsen 6.1 Årets resultat Revisionen anfører, at Budgetloven gør det vanskeligt at overholde balancekravet, hvorefter de 3 aktivitetsområder skal uvise balance over tid altså et 0-resultat. Administrationen er enig i revisionens konstatering. Administrationen bemærker, at det opsamlede driftsresultat vedr. Sundhed i væsentligt omfang er anvendt til finansiering af den vækstpakke, som regionsrådet vedtog i 2010, vedr. fremrykning af investeringer for godt 1 mia. kr. i sygehusstruktur, apparatur og it Andre driftsindtægter Revisionen har igennem stikprøvevis interviews og besøg på afdelingerne i sygehusene konstateret, at der generelt er sket en forbedring vedrørende beskrivelserne omkring forretningsgange og kontroller vedrørende andre indtægter. De har dog konstateret, at flere af de kontroller, der sigter mod sikring af indtægternes registrering og fuldstændighed, ofte ikke er dokumenteret. Regnskab & Finans erindrer dokumentationsbehovet ved servicebesøg af Intern Kontrol Eksterne omkostninger Revisionen anfører, at der på enkelte sygehuse i modsætning til tidligere år er sket en forbedring i beskrivelse af ledelsestilsyn, der skal foretages, men at dokumentationen for de udførte ledelsestilsyn fortsat bør forbedres specielt på afdelingsniveau. Revisionen har derfor generelt anbefalet sygehusledelserne, at der udarbejdes en beskrivelse af de minimumskrav, som ledelsen ønsker at stille til de budgetansvarlige og specifikt til regnskabsafdelingen i forbindelse med ledelsestilsynet. Revisionen har ligeledes anbefalet, at der stilles krav til den budgetansvarliges dokumentation af ledelsestilsynet, således at der sikres et kontrolspor. Revisionen nævner, at der i dag findes elektroniske hjælpemidler i økonomisystemet, der kan understøtte denne dokumentation. Revisionens anbefaling inddrages i analyse af forbedringsmuligheder omkring ledelsestilsynet, jf. i øvrigt pkt Personaleomkostninger Revisionen har fortsat konstateret eksempler på mangelfuldt udfyldte bilag vedrørende skattefri befordringsgodtgørelse. Revisionen har fået oplyst, at der på tværs af regionens enheder er igangsat samarbejde, Side 2 af 6

3 hvor der via sammenholdelse af kørselsafregningsskabeloner og metoder til afvisning af ikke-fuldstændige kørselsafregninger arbejdes på at mindske antallet af mangler i den godkendte dokumentation. Besvarelse (skattefri befordringsgodtgørelse). Som anført af revisionen er opmærksomheden omkring skattefri befordringsgodtgørelse øget væsentligt. Revisionen har endvidere i enkelte tilfælde i lighed med tidligere år konstateret timelønnede, som ikke har en ansættelseskontrakt på trods af krav herom. Ifølge lovgivningen skal en ansat med mere end 8 timer gennemsnitligt om ugen og med en varighed på over en måned have et ansættelsesbrev, som oplyser om vilkårene for ansættelsesforholdet. Revisionen har fået oplyst, at der løbende orienteres om reglerne ved timelønnede, ligesom den centrale lønadministration udtager strikprøver og kontakter institutionsledere, hvor ansættelsesbevisloven ikke overholdes. Besvarelse (ansættelsesbreve). Revisionens anbefaling følges og erindres ved servicebesøg af Intern Kontrol. Ad afsnit 7 Kommentarer til balancen 7.6 Hensatte forpligtelser Revisionen anfører, at der i henhold til budget- og regnskabssystem for regioner skal foretages en aktuarmæssig genberegning af hensættelsen til tjenestemandspension mindst hvert 5. år. I 2009 foretog revisionen en aktuarmæssig efterprøvning af hensættelsen, og i forbindelse med dette års revision af hensættelse til tjenestemandspension har revisionen igen foretaget en aktuarmæssig gennemgang af modellen for beregning af pensionshensættelsen med særligt fokus på de forudsætninger, der anvendes i modellen. Det er aktuarernes vurdering, at særligt forudsætningen omkring dødelighed bør revurderes, og at det vil påvirke hensættelsen i størrelsesordenen mio. kr. (yderligere hensættelse), såfremt denne forudsætning ajourføres. Revisionen anbefaler, at forudsætningerne i modellen nøje genovervejes ved de kommende års aktuarmæssig genberegning. Revisionens anbefaling følges. 7.8 Kortfristede gældsforpligtelser Revisionen har ved deres revisionsbesøg på sygehusene i lighed med tidligere år observeret en uensartet praksis for administration af forskningsmidler/konti, herunder hvem der godkender de af forskeren afholdte omkostninger. Revisionen opfordrer til, at det som en del af det normale ledelsestilsyn på sygehusene også sikres, at regionens forretningsgang for håndtering af fonds- og forskningsmidler overholdes. Side 3 af 6

4 Revisionens opfordring inddrages i analyse af forbedringsmuligheder omkring ledelsestilsynet, jf. i øvrigt pkt. 4.2 Ad afsnit 8 Kommentarer til investeringsregnskaber mv. (anlægsregnskaber) Sygehus Sønderjylland Revisionen oplyser, at de hvert kvartal afgiver en erklæring vedrørende kvartalsrapporteringen for udbygningen af Sygehus Sønderjylland, og at de ved deres revision kontrollerer det økonomiske forbrug og beskrivelsen af byggeriets fremdrift, herunder forventet resterende forbrug samt risici knyttet hertil. Revisionen har forsynet den seneste kvartalsrapportering pr. 30. juni 2013 med en erklæring uden forbehold, men med supplerende oplysning vedrørende tidsplan og økonomisk forbrug. Uden at modificere deres konklusion, gør de her opmærksom på rapportens beskrivelse omkring pres på tidsplan og den igangværende proces med opdatering af tidsplan, der kan få betydning for afleveringstermin for Fase 1. Der er igangsat en tættere ledelsesmæssig opfølgning på projektet for så vidt angår økonomi og tidsplan. Der rapporteres kvartalsvis til regionsrådet med revisionspåtegning Sygehus Lillebælt Revisionen oplyser, at de har revideret den første kvartalsrapportering kvartalsrapporteringen pr. 30. juni 2013, og forsynet den med en erklæring uden forbehold, men med supplerende oplysning om den i rapporten opgjorte færdiggørelsesgrad. Uden at modificere deres konklusion gør de opmærksom på rapportens beskrivelse af, at beregningen af færdiggørelsesgraden ikke følger de generelle principper for opgørelse af realiseret og planlagt færdiggørelsesgrad for Fase 2-3. Den opgjorte færdiggørelsesgrad vil i forbindelse med næste rapportering følge de generelle principper. Der rapporteres kvartalsvis til regionsrådet med revisionspåtegning Sydvestjysk Sygehus Revisionen gør opmærksom på, at kontroldesignet endnu ikke er fuldt beskrevet og udbygget, ligesom kontrolaktiviteterne på flere områder ikke er implementeret og derfor ikke kan testes. Dette skyldes, at beslutningen om at udbygningen skal styres efter de samme principper som kvalitetsfondsprojekterne, blev truffet på et tidspunkt, hvor flere af delprojekterne var i udførelsesfasen. Side 4 af 6

5 Det er oplyst revisionen, at styringsmanualens fulde retningslinjer vil blive implementeret for det forestående FAM.delprojekt. Med hensyn til byggeorganisation og ansvar, projektstyring og rapportering vurderer revisionen, at projektet er på det forventede stadie, og at der er et hensigtsmæssigt og betryggende styringsgrundlag. Vedrørende de økonomiske forhold og risikostyring er det revisionens vurdering, at projektet ikke på alle områder er på det forventede stadie, men de har fået oplyst, at der er iværksat tiltag til at imødekomme dette - blandt andet via ansættelse af controller. Der er udarbejdet controlling manual for projektet, som er v ed at blive implementeret, således at opfølgning bliver mere ensartet for alle delprojekter. Ad afsnit 9 Generelle it-kontroller Revisionen har identificeret nogle væsentlige områder til forbedring omkring kontrol med eksterne leverandører og interne procedurer. Set over tid er der gennem de seneste år færre områder, hvor revisionen har forbedringsforslag. På de angivne områder er der iværksat tiltag som omfatter gennemførelse af risikoanalyse ved ekstern konsulent, ressourcestyrkelse af enheden for it sikkerhed samt synliggørelse af ansvar og opgaver for de systemansvarlige. Revisionsberetning for 2012 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion Ad afsnit 3 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 3.1 Generelle bemærkninger revisionsbemærkning nr. 1 Revisionen har ikke givet anledning til generelle bemærkninger/supplerende oplysninger vedrørende forhold i refusionsopgørelsen for Bemærkninger vedrørende personsager og øvrige specifikke bemærkninger, bilag 1 5 Revisionens bemærkninger og supplerende oplysninger 5.1 Personsager Side 5 af 6

6 Revisionen af personsager har ikke givet anledning til bemærkninger. 22. august 2013 Region Syddanmark, økonomidirektøren Drøftet i direktionen den : Beretning af 15. august 2013 om revision af årsregnskabet for 2012 (afsluttende) og revisionsberetning for 2012 vedrørende sociale og beskæftigelsesrettede udgifter, der er omfattet af statsrefusion. Beslutning i Direktionen den Sagen videresendes til politisk behandling. 29. august 2013 Region Syddanmark, økonomidirektøren Side 6 af 6