Egnsteateraftale mellem Syddjurs Egnsteater og Syddjurs Kommune

Transkript

1 1 of 6 Sagsid: 15/48807 Sagsbehandler: Chefkons. Frank Reeckmann Kultur og Udvikling fre@syddjurs.dk Egnsteateraftale mellem Syddjurs Egnsteater og Syddjurs Kommune Egnsteateraftale for perioden 1. januar december 2020 Egnsteateraftalen er en forlængelse af aftalen mellem nedenstående parter for perioden Aftaleparter Syddjurs Kommune (i det følgende kaldet kommunen) og den selvejende institution SyddjursEgnsteater, CVR. nr og produktionsenhedsnummer i det følgende kaldet Egnsteatret indgår nedenstående 2 Aftaleperiode Aftalen indgås med virkning fra den 1. januar 2017 og udløb den 31. december Lovgrundlag Egnsteateraftalen er indgået i henhold til lov om scenekunst (jf. LBK nr. 30 af 14/01/2014) med tilhørende bekendtgørelse om egnsteatre (jf. BEK nr. 759 af 24/06/2014). 4 Aftalens formål og status Formålet med egnsteateraftalen er at fastlægge rammerne for styring af egnsteatervirksomheden og for dialogen mellem aftaleparterne om den fortsatte udvikling af teatrets virksomhed. Aftalen skal tilvejebringe et langsigtet og aftalt grundlag for teatrets strategi og økonomi som hviler på lovgrundlaget og de politiske og økonomiske forudsætninger, der eksisterer på tidspunktet for aftalens indgåelse. Aftalen er en gensidig tilkendegivelse om den ønskede fremtidige udvikling i teatrets aktiviteter og de vilkår, der politisk og økonomisk gives herfor. Væsentlige ændringer af strategi, aktiviteter eller institutionens bevillingsmæssige grundlag kan give anledning til en genforhandling af aftalen mellem aftaleparterne. En eventuel genforhandling af aftalen giver ikke mulighed for en ændring af det årlige

2 2 of 6 refusionsgrundlag fra staten i aftaleperioden. Gældende lovgivning og hjemmelskrav, budget- og bevillingsregler m.v. skal følges med mindre, der er tilvejebragt hjemmel til fravigelse. Egnsteateraftalen er ikke en aftale i almindelig juridisk forstand. Formålet med indgåelsen af egnsteateraftalen er at få produceret professionelt teater og at tilbyde børn og unge i Syddjurs Kommune professionelle scenekunstoplevelser. 5 Egnsteatrets formål Egnsteatret er et professionelt producerende teater, hvis primære opgave er at producere minimum 2 nye scenekunstforestillinger årligt og egnsteatret udbyder scenekunstforestillinger hen over teatersæsonen. Egnsteatret kan bidrage til at udvikle scenekunsten i lokalområde med aktiviteter der ligger i umiddelbar tilknytning til teatrets primære opgave. Teatrets faglige og kunstneriske niveau skal leve op til det generelle niveau hos landets øvrige egnsteatre. Egnsteatrets virkeområde er Syddjurs Kommune, hvor en del af teatrets virksomhed skal være stationær; egnsteatret kan derudover drive turnévirksomhed i Danmark og udlandet. Egnsteatret skal medvirke til skærpelse af den kulturelle profil i kommunen og skal manifestere sig som en udadvendt og dynamisk kulturinstitution, der tager afsæt i kommunens og egnens særlige forudsætninger og interesser. Egnsteatrets brand og navn er Syddjurs Egnsteater. Egnsteatret skal opleves som en dynamisk kraft for børneteater og børnekultur i Syddjurs, samt være synlig og mærkbar i hele Region Midt. Egnsteatrets primære opgave er som minimum at producere 2 forestillinger af høj kunstnerisk kvalitet årligt. Teateret skal gennem sine aktiviteter præsentere kommunens børn og unge for disse 2 forestillinger med 8 forestillinger årligt ved for eksempel forpremierer og lignende, dels på scenen i KulturHotellet i Rønde og dels i kommunens undervisnings- og kulturinstitutioner, forestillingerne anvendes strategisk til at styrke interessen for scenekunst. Disse forestillinger planlægges i samarbejde med Syddjurs Kommunes Kulturafdeling. 6 Strategi og delmål Teatret har som overordnet strategi for aftaleperioden januar 2017 december 2020 at konsolidere og udvikle teatret som institution i Syddjurs Kommune i forlængelse af teatrets interne organisation og teatrets placering i feltet af professionelle egnsteatre i Danmark. Egnsteatrets delmål er igangsætning af en række initiativer og projekter der, sammen med Teatrets forestillinger, skal styrke udviklingen af scenekunsten i Syddjurs Kommune ved 2

3 3 of 6 at egnsteatret har ansvar for tilrettelæggelse af kommunens samlede børneteatertilbud ud fra det til enhver tid vedtagne budget i samarbejde med Kulturafdelingen at udvikle ungdoms scenen Værelze 313 eller lignende tiltag i samarbejde med kommunens institutioner, som arbejder med ungeinvolvering at arbejde med og udvikle teater/drama skole for børn og unge i Syddjurs med henblik på talentudvikling og at tilbyde workshops for kommunens skoler og institutioner med udgangspunkt i scenekunstneriske udtryksformer. at præsentere en række gæstespil af høj kunstnerisk kvalitet, med særlig vægt på børne- og ungeteater at indgå i tværgående samarbejdsprojekter med andre kulturinstitutioner i henholdsvis Syddjurs Kommune og Region Midt at tilbyde kurser for dramalærere og kulturinstitutioner med flere med henblik på inspiration og udvikling at deltage i netværksdannelser på scenekunstområdet samt indgå i større projekter som for eksempel Kulturhovedstad Egnsteatrets virksomhed omfatter hele Syddjurs Kommune som anført i 5 med base i KulturHotellet i Rønde. 7 Lokaler og husleje Syddjurs Egnsteater har hjemsted på KulturHotellet, Hovedgaden 10, 8410 Rønde. Lejemålet omfatter administrationslokaler med plads til fire medarbejdere i ejendommen Frederiks Alle 7B, 8410 Rønde samt brug af teatersal, foyer. Egnsteatret tildeles depotplads i garagerne på adressen. Den fastsatte leje er eksklusiv rengøring i Frederiks Alle 7B og garager, men inkl. rengøring for så vidt gælder øvrige lokaler. Syddjurs Kommune afholder alle udgifter vedr. forbrug EL, vand og varme i alle lokaler. Udover ovenstående depotplads på KulturHotellet sikres der efter aftale med Egnsteatret fortsat at stille ekstern depotplads til rådighed på minimum 30 m2. For hele lejemålet svarer teatret en årlig leje på kr , som er indeholdt i det samlede tilskud. Udgiften til huslejen er refusionsberettiget. I forbindelse med regnskab skal revisor tilse, at huslejen overholder den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Der skal i aftalen redegøres for, hvordan huslejen finansieres, hvis den overstiger de nuværende 15 % af det samlede offentlige tilskud. Det skal bemærkes, at teatersal/øvelokaler og mødelokaler deles med andre brugere af KulturHotellet, hvilket betyder, at Egnsteatret skal booke lokaler. Egnsteatret har fortrinsret, hvilket betyder at teatrets bookinger lægges ind før øvrige brugere kan booke lokaler. Der henvises til hotellets bookingregler, som er vedtaget af Hotelrådet. Syddjurs Kommune afholder udgifterne til udvendig og indvendig vedligeholdelse i aftaleperioden. Der foretages på foranledning af Kulturafdelingen en årlig bygningsgennemgang i samarbejde med Team Ejendomme. 3

4 4 of 6 Huslejen udgør År Kr Økonomi Driften finansieres af teatrets egne indtægter og af driftstilskud fra kommunen. Eventuelle kommunale tilskud ud over det aftalte tilskud kan ikke udløse statsrefusion. Syddjurs Kommune yder et årligt tilskud til Syddjurs Egnsteater i en 4 årig periode, hvorefter aftalen genforhandles. Syddjurs Kommunes tilskud bevilges under forudsætning af, at Syddjurs Egnsteater fortsat godkendes som egnsteater og således indgår i den statslige refusionsordning; hvilket betyder at staten refunderer tilskudsyderen med den til enhver tid gældende refusionsprocent af omkostningerne. Der ydes Egnsteatret et produktions- og driftstilskud i aftaleperioden på År Kr Tilskud udbetales i 4 rater i henholdsvis medio januar, april, juli, oktober måneder det pågældende år. Husleje for de lokaler kommunen stiller til rådighed for teatret afholdes af tilskuddet. 9 Vedtægter Teatret er organiseret som en selvejende institution i henhold til vedtægterne. Vedtægterne skal godkendes af teatrets bestyrelse og af kommunen. 10 Ledelse og organisation Teatrets bestyrelse ansætter og afskediger teaterledelsen. Ansættelseskontrakten forelægges for kommunen til godkendelse. Kommunens kontakt til teatret er Kulturafdelingen. Der må ikke uden Kulturministeriets godkendelse gøres indskrænkninger i teaterledelsens ret til frit og uafhængigt at træffe bestemmelser om repertoire, engagement og øvrige kunstneriske gøremål, jfr. Lov om scenekunst 31, stk. 2. Der planlægges og afholdes mindst fire årlige dialogmøder mellem repræsentanter for Egnsteatret og Kulturafdelingen og et årligt dialogmøde med det kulturelle politiske udvalg i Syddjurs Kommune. 11 Budget, aktivitetsplan, årsregnskab og årsberetning Teatrets budget- og regnskabsår følger teatersæsonen fra 1. juli til 30. juni. 4

5 5 of 6 Teatret udarbejder årligt et budget, en aktivitetsplan, et regnskab og en beretning. Budget og aktivitetsplan skal tjene som informations- og styringsmateriale såvel internt som i forhold til kommunen samt andre tilskudsgivere og samarbejdspartnere. Budget og aktivitetsplan for den kommende teatersæson fremsendes hvert år i juni til orientering til kommunen. Budgettet skal på en overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser mv. Aktivitetsplanen skal understøtte teatrets formål og udmønte teatrets virksomhed i operationelle, kvalitative og kvantitative mål, herunder med beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner. Revideret underskrevet regnskab, revisionsprotokollat og årsberetning for det afsluttede regnskabsår fremsendes til godkendelse i kommunen senest 15. september, efter godkendelse i bestyrelsen. Kommunen indsender det af kommunen skriftligt godkendte regnskab til Kulturstyrelsen senest fem måneder efter regnskabsårets afslutning. Årsregnskabet skal: følge den til enhver tid gældende kommunale regnskabsinstruks, revideres af en registreret eller statsautoriseret revisor, på en overskuelig og retvisende måde belyse teatrets drift og status, udarbejdes i overensstemmelse med god offentlig revisionsskik, og opstilles således, at der er direkte sammenlignelighed mellem budget og regnskab, I forbindelse med revisionen af årsregnskabet skal revisor påse, at teatrets udgifter til husleje overholder bestemmelserne i den til enhver tid gældende egnsteaterbekendtgørelse samt indhente en redegøre fra teatret om hvordan huslejen er finansieret, hvis den overstiger 15 % af det samlede offentlige tilskud. Ledelsesberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode. Det skal af beretningen fremgå, på hvilken måde og i hvilket omfang de opstillede mål er opfyldt. Beretningen skal tillige indeholde økonomiske nøgletal samt opgørelse over antal forestillinger, arrangementer, besøgende mv. Opstillingen skal følge skabelon udarbejdet af Kulturstyrelsen, skabelonen hentes på Egnsteatret er underlagt tilsyn fra Syddjurs Kommune, som er den offentlige hovedtilskudsyder. 12 Åbenhed og gennemsigtighed Syddjurs Egnsteater kommunikerer åbent om sin virksomhed som egnsteater. Det sker blandt andet ved at egnsteateraftale, vedtægter, årsrapporter, aktivitetsplan, oplysninger om bestyrelse og daglig ledelse, evt. evaluering m.v. er tilgængeligt på teatrets hjemmeside. 5

6 6 of 6 13 Aftaleændring, genforhandling og ophør Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder f.eks. ændringer i lovgivningen eller påbud fra andre myndigheder. Egnsteateraftalen udløber den 31. december 2020, hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der senest 1. september 2018 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen. Forhandlingerne herom skal være afsluttet senest således, at Kulturstyrelsen kan have udkast til forlængelse af aftalen i hænde senest den 1. april I udkastet skal det kommunale driftstilskud til teatret ligge fast for hele aftaleperioden. I tilfælde af aftalens ophør skal evt. overskud anvendes jf. vedtægterne. 14 Evaluering I forbindelse med genforhandling af egnsteateraftalen indgår teatret i tæt dialog med Syddjurs Kommune, afdelingen for Kultur og Udvikling samt kommunens kulturelle udvalg og med den/de af Statens Kunstråd til en hver tid udnævnte person/personer, hvis Statens Kunstfond jf. 19 i bekendtgørelse om egnsteatre beslutter at iværksætte en evaluering af teatret, skal teatret og kommunen indgå i dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstråd. Evalueringen finansieres af Statens Kunstråd. 15 Misligholdelse af aftalen Dansk rets almindelige regler om misligholdelse af aftaler gælder for denne aftale. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis teatret ikke rettidigt indsender budget, virksomhedsplan, årsregnskab og årsberetning, eller hvis egnsteatret ikke opfylder aktivitetskravene som beskrevet i 5 og 6, idet der tages forbehold for forhold, der ligger uden for teatrets kontrol. For Syddjurs Egnsteater Dato og underskrift Karen Just Fmd. for bestyrelsen for Syddjurs Egnsteater For Syddjurs Kommune Dato og underskrift Kirstine Bille Fmd. Udvalget for Plan, udvikling og kultur 6