Driftsaftale om grundlag for drift i perioden

Transkript

1 Udkast version Himmerlands Teater Driftsaftale om grundlag for drift i perioden Aftalepartnere: Den selvejende institution Himmerlands Teater Mariagerfjord Kommune 2. Aftaleperiode: 1.januar december Formål med driftsaftalen: Formålet med aftalen er at sikre rammerne for styring af egnsteatervirksomheden, og for dialogen mellem parterne om den fortsatte udvikling af denne virksomhed. Aftalen indgås i.h.t. Lov om Scenekunst og bekendtgørelse nr. 699 af 27.juni 2012, samt bekendtgørelse 526 af Formål med egnsteatervirksomheden Himmerlands Teater skal som stationært teater i Mariagerfjord Kommune præsentere kommunen og dets opland for forestillinger af professionel kvalitet i overensstemmelse med egnsteaterlovens bestemmelser. Formålet med et egnsteater i Mariagerfjordområdet er at skabe et stationært teatermiljø med kvalitetsforestillinger for en bred målgruppe: børn, unge og voksne. Teatrets virksomhed skal være forankret i Hobro, hvor teatret råder over lokaler på havnen. Desuden skal egnede forestillinger kunne flyttes med henblik på fremvisning på andre lokaliteter i hele Mariagerfjord Kommune og/eller som turneforestilling i hele landet. Himmerlands Teater har, som sekundær opgave at arrangere gæstespil, samt udøve talentudvikling på teaterområdet i Himmerland. Himmerlands Teater skal være lokalt kraftcenter for kulturel virksomhed i kommunen og indgå som aktør i lokale strategier på kultur og fritidsområdet. Driftsaftale Himmerlands teater Side 1 af 5

2 5. Indhold i egnsteatervirksomheden: Egnsteatret forventes i driftsperioden at opfylde flg. delmål: Egenproduktion: Teatret skal mindst producere 2 årlige egenproducerede opsætninger. Teatret skal tilstræbe at en årlig egenproduktion kan anvendes som turneforestilling. Gæsteforestillinger: Teatret afvikler mindst 7 årlige gæstespil i forskellige genrer, heraf mindst en forestilling målrettet unge,såfremt der findes egnede forestillinger. Mindst en forestilling skal være målrettet børn. Min. 2 gæstespil skal afvikles uden for teatrets faste rammer. Øvrige opgaver: Samarbejde med Mariagerfjord Kommune om kunstnerisk sparing på teaterområdet. Teatret tilbyder sommerskoleundervisning i min. 4 dage for børn fra 3.-6.klasse i Mariagerfjord og Rebild kommuner som en del af det fælles sommerskolekoncept. Undervisningen er placeret i første og/eller sidste uge af skolernes sommerferie. Såfremt sommerskoleordningen ændres eller nedlægges i aftaleperioden, skal teatret indgå i et samarbejde om et finansieret alternativt ferietilbud til børn. Teatret indgår i videst muligt omfang i fælles kommunale kultur- og turistevents i kommunen. Teatrets tilbud synliggøres fortsat gennem moderne markedsføringsmidler, f.eks: o Brochure / folder o Annoncering i lokale medier o Brug af sociale medier o Synliggørelse af teatrets aktiviteter i Kulturkalenderen Liv i Fjorden. Teatret bidrager til finansiering af Kulturkalenderen iht. særlig aftale. o Dynamisk hjemmeside med online billetbookning og elektronisk betaling. Teatret skal inden for de første 6 md. af driftsperioden have udarbejdet en 4-årig handlingsplan. Øvrige aftaleforhold: Indenfor de første 6.md. af driftsperioden skal teatret have udarbejdet reviderede vedtægter, der sikrer et bredt forankret repræsentantskab. I driftsperioden skal der i samarbejde med kommunen udarbejdes en handlingsplan til forbedring af teatrets fysiske rammer. Der afholdes et årligt dialogmøde mellem teatrets ledelse, bestyrelse, Fagenheden for Kultur og Fritid og Udvalget for Kultur og Fritid med henblik på en generel drøftelse af teatrets drifts- og udviklingsopgaver. Driftsaftale Himmerlands teater Side 2 af 5

3 6. Organisation: Egnsteatret er organiseret som en selvejende institution. Teatrets bestyrelse sammensættes således: 3 medlemmer udpeget af Byrådet i Mariagerfjord kommune. Et af medlemmerne har sæde i Byrådet, medens 2 medlemmer udpeges eksternt. Det tilstæbes at disse medlemmer har teaterfaglig interesse. edlemmerne udpeges med personlige suppleanter. Udpegningen følger Byrådets funktionsperiode. 4 medlemmer vælges af repræsentantskabet. Nærmere retningslinier fremgår af teatrets vedtægter. Indtil vedtægterne er revideret er medlemmer valgt iht. nuværende vedtægter (4 medlemmer) Bestyrelsen konstituerer sig i henhold til nærmere forretningsorden. Teatrets ledelse varetager sekretariatsfunktionen. Teatrets CVR.nr.: Teatrets P-nummer: Driftstilskud: Mariagerfjord Kommune (brutto) Mariagerfjord Kommune (netto) v. 37 % refusion Statstilskud (tidl. Amtstilskud) Samlet tilskud Mariagerfjord Kommune hjemtager statsrefusion af sit tilskud i.h.t. teaterloven. Tilskuddet udbetales kvartalsvis forud ved overførsel til teaterets pengeinstitut. I perioder med stort likviditetsbehov kan der desuden a conto udbetales yderligere indtil 3 måneders tilskud i.h.t. nærmere aftale. Statens refusion af kommunens udgift til Himmerlands teater ydes indenfor en beløbsramme fastsat i finansloven, dog maksimalt 50 % af de kommunale udgifter. Refusionsprocenten beregnes som forholdet mellem statens på finansloven fastsatte bevilling til egnsteaterrefusion og de samlede refusionsberettigede kommunale driftstilskud til egnsteatre. Driftsaftale Himmerlands teater Side 3 af 5

4 8. Lokaler: Egnsteaterets stationære forestillinger i Hobro opføres i "Det sorte Pakhus" på havnen. Teatret har lejet lokaler i.h.t. lejekontrakt, der følger driftstilskudsperioden. Huslejen udgør kr pr år (2012). I forbindelse med regnskab skal revisor tilse, at huslejen overholder den til enhver tid gældende bekendtgørelse. Hvis huslejen overstiger bekendtgørelsens max.- bestemmelser finansieres merudgiften udenfor ovenstående tilskudsbudget. 9. Budget, regnskab og årsberetninger m.v.: Egnsteateret udarbejder årligt et budget, en aktivitetsplan, et regnskab og en beretning, der fremsendes til Kultur og Fritidsudvalget i Mariagerfjord Kommune. Budget og aktivitetsplan fremsendes hvert år senest 1.november. Aktivitetsplanen skal understøtte egnsteaterets formål og udmønte teaterets virksomhed i operationelle kvalitative og kvantitative mål, herunder en beskrivelse af aktuelle aktiviteter, planer, perspektiver og visioner. Budgettet skal på overskuelig måde redegøre for forventede indtægter og udgifter, antal forestillinger, publikumsforventninger, ansættelser m.v. Budget og aktivitetsplan skal tjene som informations- og styringsmateriale såvel internt som i forhold til Mariagerfjord Kommune, samt evt. andre tilskudsydere og samarbejdspartnere. Regnskab og sæsonberetning fremsendes senest 1 oktober til kommunen. Regnskabet fremsendes til Kunststyrelsen senest 1.december. Årsregnskabet skal på overskuelig og retvisende måde belyse egnsteaterets drift og status. Regnskabet skal udarbejdes i.h.t. god offentlig revisionsskik. Årsregnskabet skal ved fremsendelse vedlægges et eksemplar af revisionsberetningen. Der skal være direkte sammenlignelighed mellem budget og regnskab Årsberetningen skal indeholde en beskrivelse af årets aktiviteter med udgangspunkt i aktivitetsplanen for samme periode.. Det skal af beretningen fremgå på hvilken måde og i hvilket omfang de opstillede mål er opfyldt. Beretningen skal ligeledes indeholde statistisk materiale om antal forestillinger m.v. Mariagerfjord Kommune kan offentliggøre aktivitetsplan, budget, årsregnskab og årsberetning. 10. Aftaleændring, genforhandling og ophør Denne aftale gælder for hele aftaleperioden, dog med forbehold for konkrete forhold, som aftaleparterne ikke har indflydelse på, herunder f.eks. ændringer i lovgivningen eller påbud fra andre myndigheder. Driftsaftale Himmerlands teater Side 4 af 5

5 Egnsteateraftalen udløber den , hvorefter aftaleparterne er frit stillet. Det er dog aftalt, at der i efteråret 2015 optages forhandling mellem parterne om eventuel forlængelse af aftalen med henblik på, at forhandlingerne herom skal afsluttes senest Kunststyrelsen skal have udkast til forlængelse af aftalen i hænde senest den 1. april 2016 I tilfælde af aftalens ophør skal evt. overskud anvendes jf. vedtægterne. 11. Evaluering I tilfælde af, at Statens Kunstråd jf. 16 i bekendtgørelse 699 af 27.juni 2012 om egnsteatre, beslutter at iværksætte en evaluering af teatret, skal teatret og kommmune indgå i en dialog med den eksterne evaluator udpeget af Statens Kunstråd. Evalueringen finansieres af Statens Kunstråd. 12. Misligholdelse af aftalen Dansk rets almindelige regler om misligholdelse af aftaler gælder for denne aftale. Det betragtes som en væsentlig misligholdelse af aftalen, hvis teatret ikke rettidigt indsender budget, virksomhedsplan, årsregnskab og årsberetning, eller hvis egnsteatret ikke opfylder aktivitetskravene som beskrevet i 2, idet der tages forbehold for forhold, der ligger uden for teatrets kontrol. Aftalen er godkendt af 23. oktober 2012 Bestyrelsen for Himmerlands Teater Mariagerfjord Kommune v. Formand Sven Wortmann v. Udvalgsformand Jørgen Pontoppidan Driftsaftale Himmerlands teater Side 5 af 5

6