Dagsorden Bestyrelsesmøde d. 4. oktober 2018

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmøde d. 4. oktober 2018 Mødereferatnummer: BS-5/2018 Mødetid og sted: 4. oktober 2018 kl.17:00 20:30, Mødeleder: Mødedeltagere: Afbud: Andre deltagere: Referent:. DTF. Spisning fra 17:00 til 17:30 Henrik Thorsøe Pedersen Henrik Thorsøe, Thomas Kønigsfeldt, Jan Winther, Henrik Maris, Hans Martin Brøndum, Lars Gulmann, Kai Holm og Joakim Thörring. Hans Martin Brøndum Klaus Nørby Jakobsen Klaus Nørby Jakobsen

2 DAGSORDEN Oversigt Tidspunkt Hovedpunkt Underpunkter Kl. 17:30 1. Godkendelse af dagsorden. Kl. 17:35 2. Opfølgning på uafsluttede punkter Evaluering af Wimbledon. v/hm Kl. 17:45 Indlæg Turneringsområdet TS præs v/sekretariatet Kl. 18:10 3. Sager til beslutning Matchfixing procedure v/tk 3.2. Reviderede vedtægter. v/lg Kl. 19:10 4. Sager til orientering 4.1. Status på jubilæumsprojekt v/htp 4.2. Elitecenter v/htp 4.3. DGI samarbejde v/htp 4.4. Tennis i idrætsbilledet v/tk 4.5. UM/DM evaluering v/lg 4.6. Visionsarbejde v/htp Kl. 20:20 5. Økonomi v/jan Winther 5.1. Status på regnskabsåret v/jw 5.2. Budget (version 1) for v/jw Kl. 20:40 6. Orientering fra sekretariatet. Ledelsesrapportering Kl. 20:50 Kl. 20:50 7. Bestyrelsens repr. ved kommende begivenheder. 8. Eventuelt Ingen repræsentation

3 1. Godkendelse af mødets dagsorden. Bestyrelsen skal godkende mødets dagsorden udsendt den 27. September Beslutning: Dagsorden Dagsorden godkendt dog udgik præsentation af Tournament Software. 2. Opfølgning på uafsluttede punkter fra sidste møde Wimbledon. Indstilling: Dette års Wimbledon arrangement var mere omfattende end tidligere år i antallet af besøgende under turneringen. DTF Kl 15:00 dags arrangementet er blevet en tradition som bakkes op af mange danske tilskuere (både inviterede og andre som har fundet vej til Wimbledon). IDer foregår indledningsvist et stort koordineringsarbejde mellem LTA og DTF. Bilag 1: retningslinjer for køb og distribution af billetter. Der indstilles til, at bilag 1 i sin helhed godkendes. Henrik Maris gennemgik administration af wimbledonbilletter og oplyste, at han står på mål for, at denne er i overensstemmelse med LTA s retningslinjer, idet de er bekendt med vores administration. Orientering blev taget til efterretning.

4 3. Sager til beslutning Matchfixing procedure v/thomas Kønigsfeldt Matchfixing er et stigende problem for tennis nationalt og internationalt og det er vigtigt for tennissporten at der sikres at vi gør hvad vi kan for at bekæmpe matchfixing. I forbindelse med en holdkamp i elitedivisionen blev der rejst mistanke om aftalt spil, da en spiller trak sig med skade efter at have spillet tre partier. Personen havde allerede inden kampen givet udtryk for at ville trække sig. Sagen afstedkom et forløb, hvor der syntes at være utilstrækkelige arbejdsrutiner og - processer i DTF for at belyse episoden. DTF organiserede spillere og ledere bør tage denne form for matchfixing alvorlig. Idrætsudøvere, dommere, trænere, holdledere og en lang række andre personer i idrætten er omfattet af DIF LOVREGULATIV VIII OM FORBUD MOD MANIPULATION AF IDRÆTSKONKURRENCER (MATCHFIXING) OG TILSVARENDE UETISK ADFÆRD) lovregulativet. Det gælder fx alle, der er medlem af eller på andre måder repræsenterer: DIF, Et specialforbund under DIF, En klub eller forening, som er medlem af et specialforbund. Reglerne omfatter også alle idrætsudøvere, trænere og andre, som deltager i en idrætsaktivitet under: DIF, Et specialforbund samt specialforbundets tilknyttede medlemmer, klubber, hold, organisationer eller ligaer. Matchfixing defineres som handlinger, der medfører en uregelmæssig ændring eller påvirkning af forløbet eller resultatet af en idrætskonkurrence for at opnå en fordel eller gevinst for en selv eller andre og fjerne hele eller dele af den usikkerhed, der normalt er forbundet med forløbet og udfaldet af idrætskonkurrencer. Sådanne handlinger kan fx bestå i: - Forsætlig manipulation af resultatet af en idrætskonkurrence - Forsætlig underpræstation - Forsætligt nederlag i en idrætskonkurrence eller dennes enkelte begivenheder - Bestikkelse af eller trusler mod en anden person for at

5 påvirke en idrætskonkurrence i en bestemt retning Lovregulativet forbyder dog som udgangspunkt alene handlinger, hvor der søges opnået en direkte eller indirekte økonomisk fordel eller gevinst. Forsøges der alene opnået en rent sportslig fordel eller gevinst, fx i en lavt rangerende (amatør)række, vil handlingerne som udgangspunkt ikke være forbudte efter lovregulativet, men kan dog være det, hvis det pågældende specialforbund har fastsat egne regler derom. Lovregulativet kan findes her i sin fulde form. dif_resume_lovreg_matchfix.pdf Indstilling: Der indstilles til: 1) at DTF laver egne og strammere regler med tilhørende proces- og straframme med udgangspunkt i DIF's lov regulativ således at det bliver klart at adfærd såsom at stille skadet op og trække sig, aftale om deling af doublerne, m.v. er strafbart efter matchfixing reglerne. 2) at der udarbejdes en plan for kommunikation af reglerne, herunder i materialet vedr. vores turneringer. 3) at der undervises i regler på kurser og ved andre relevante lejlighed. Indstillingen blev fulgt og punkt 2 og 3 igangsættes med det samme. Det ansvar ligger hos sekretariatet. Yderligere skal der politisk arbejdes med afdækning af, hvordan DTF kan etablere eget regelsæt samtidig med, at vi opfordrer til at DIF strammer sine regler på området Revision af DTF s vedtægter v/lars Gulmann : Bestyrelsen vedtog på bestyrelsesseminaret den maj 2018, at der skulle arbejdes videre med bl.a. en vision og en opdatering af vedtægtsænderne, som bl.a. skulle se på spørgsmål om åbenhed og også struktur spørgsmål, hvis det fandtes relevant. Der blev nedsat en arbejdsgruppe med formanden, Side 5/13

6 næstformanden og formanden for SLTU som har holdt to møder og været bistået af advokat Christian Clasen i forhold til de mere juridiske aspekter ift. foreningsretten. Arbejdsgruppen har arbejdet med vedtægterne i 4 overordnede kategorier - formålsbestemmelsen og forholdet til vision, - principper om åbenhed, - Struktur, og - Tekniske og praktiske spørgsmål/konsekvensrettelser Dette gennemgås i det af arbejdsgruppen udarbejdede notat (bilag 2a), idet der ligeledes vedlægges et af Chr. Clasen udarbejdet foreløbig forslag til vedtægtsændringer (bilag 2b). Det bemærkes i den forbindelse, at der i første omgang ønskes en drøftelse og godkendelse af de overordnede principper, idet arbejdsgruppen herefter sammen med Chr. Clasen vil udarbejde både mere præcise forslag samt en procesplan for det videre arbejde frem mod generalforsamlingen, som afholdes den 16. marts Det bemærkes, at forslagsstillerne er opmærksomme på, at det er en forholdsvis hurtig proces, men hvis bestyrelsen tiltræder at arbejde i denne retning vil det være meget langtrukkent og for unionerne noget demotiverende at arbejde under en struktur i 1,5 år, som man forventer er under forandring. Det fører let til fokus på organisationsdrøftelser m.v. frem for at komme i gang/videreføre de mange vigtige opgaver, som skal løfte tennis lokalt. Bilag 2a: Notat af 25. september Skitseoplæg med beskrivelse af principper i reviderede vedtægter. Bilag 2b. Foreløbig forslag til ændrede vedtægter udarbejdet af advokat Chr. Clasen. Indstilling: Det indstilles, at bestyrelsen drøfter vedlagte skitseoplæg til vedtægter, og iht. beskrivelserne heri: tilslutter sig de foreslåede principielle forslag om mere åbenhed m.v. ved bl.a. at generalforsamling giver adgang til flere deltagere, bedre mindretalsbeskyttelse samt begrænsning i bestyrelsesperiodens længde, Side 6/13

7 tilslutter sig de stillede forslag til ændret struktur med to unioner, og en bredere bestyrelse, tilslutter sig de øvrige forslag i notatet, og at forslagsstillerne gives mandat til at arbejde videre med dette forslag således at det kan træde i kraft i foråret Økonomi Der er ikke i sig selv økonomi ved at godkende indstillingen. En ændret struktur kan men behøver ikke - have betydning for fordelingen af økonomi mellem forbundet centralt og unionerne. Der vil blive udarbejdet mere præcist materiale herom til kommende drøftelser. Projektet her drives primært politisk og med hjælp af advokat Chr. Clasen, som arbejder frivilligt. Der vil være op til 4-5 arbejdsdage for sekretariatet på et senere tidspunkt i processen. Forslaget er i proces og der skal arbejdes videre med præciseringer på enkelte områder. Der var tilslutning til åbenhedsprincipperne. Ligeledes tilslutning til den overordnede struktur, men der skal arbejdes videre med at sikre, at de frivillige kræfter i tennis danmark ikke bare fastholdes men udbygges. Det kan ske ved at præcisere arbejdsfordelingen mellem de centrale områder og de mere lokalt orienteret arbejdsopgaver som ligger i unions- og klubregi. Der var en diskussion af valgperiodens længde. Der forslås, at diversitet skrives aktivt ind i rekrutteringsudvalgets arbejde. 4. Sager til orientering Status på jubilæumsprojekt v/henrik Thorsøe Bestyrelsen orienteres om status på jubilæumsprojektet. Der er pt. ikke afholdt møder i projektgruppen som består af Henrik Thorsøe, Henrik Maris og Klaus N. Jakobsen. Der er udarbejdet Side 7/13

8 et bilag som beskriver tiltag der pt. er overvejet samt anbefalinger til hvilke arbejdsgrupper der ønskes nedsat. Bilag 3: Status på jubilæum 2020 Indstilling: Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Et specielt fødselsdagsevent skal med i indsatserne. Orienteringen blev taget til efterretning og der var tilslutning til forslagene Status på Elitecenter v/henrik Thorsøe Der afholdes første møde i arbejdsgruppen den 4 oktober kl. 16:00. Der afrapporteres mundtlig om mødets indhold. Ingen Punkt er udskudt til senere behandling Status på DGI samarbejde v/henrik Thorsøe Der er afholdt møde mellem DGI Tennis - Mogens Spangenberg og DTF s Henrik Thorsøe. Følgende blev drøftet på mødet: - Deling af uddannelsesområdet. - Turneringsområdet. - Koordinationsudvalgets rolle. Der vil blive mundtligt orienteret om indholdet af drøftelserne. Indstilling: Ingen Det indstilles at orienteringen tages til efterretning. Koordinationsudvalget anbefales reduceret til et mindre politisk udvalg bestående af Henrik Thorsøe, Jan Winther og Mogens Side 8/13

9 Spangenberg, DGI. Uddannelsesområdet har været behandlet og det blev besluttet følgende: DTF udbyder KT1-KT2 og DGI udbyder K1-K2. Herefter er det kun DTF der udbyder KT3 og det videre forløb. DGI s K2 giver adgang til KT3. Det understreges, at væsentlige beslutninger først effektueres efter behandling i DTF s bestyrelse. Tuneringsområdet diskuteres på næste møde Tennis i idrætsbilledet v/thomas Kønigsfeldt I en engelsk rapport fra 2016 og en dansk fra 2018 fremgår det at tennis er den mest livsforlængende sport man kan dyrke. DTF og BDFL har endnu ikke aktivt benyttet disse videnskabelige undersøgelser i bestræbelserne på at promovere tennis. Løftet om et langt liv "spil tennis og forlæng livet" vinder genklang blandt alle de fleste. Tennis har i modsætning til andre motionsformer videnskabelig bevis for at forlænge livet. Dette kan anvendes på utallige måder som kan tiltrække nye medlemmer, sponsorer og skabe positiv omtale t-to-live-longer-take-up-tennis/#8069dc0301b7 Indstilling: Det indstilles til, at DTF målrettet indarbejder analysens resultater ii DTF s kommunikation, sponsorarbejde, hverveaktiviteter, videoer, hjemmeside, facebook m.v. Det kan gøres ved at nedsætte en arbejdsgruppe med repræsentation fra sekretariatet, bestyrelsen samt et eksternt kommunikationsbureau som kommer med oplæg et konkret implementering. Derudover ønskes at DTF stiller det som krav at det tages med i næste fase af BDFL. Side 9/13

10 Der var enighed om at analysens resultater og budskaber skal integreres løbende i DTF s kommunikation. Der indstilles til at sekretariatet og BDFL projektlederen inddrager analyserne i stigende grad ved de eksisterende kommunikationsindsatser. Sekretariatet (TH) kommer med et oplæg til næste bestyrelsesmøde Evaluering af fælles UM-DM v/lars Gulmann I juli måned blev det første fælles UM/DM afholdt på Peter Bangs Vej 147 i KB. Efterfølgende har sekretariatet gennemført en evaluering af arrangementet sammen med turneringsansvarlige Lars Gulmann. Som input til evalueringen er der blevet udviklet et spørgeskema som 100 personer har besvaret (73 forældre og 25 spillere og 2 Leder/træner). Yderligere har der været afholdt evalueringsmøde med KB s klubformand samt internt i turneringsområdet. Evalueringskonklusionerne kan rekvireres hos sekretariatet. Ingen. Sekretariatet har udarbejdet en række tiltag på baggrund af evalueringen. Der var tilslutning til ændringerne og ønsket om at fortsætte det fælles arrangement i den ændrede udgave Visionsarbejde v/henrik Thorsøe : På bestyrelsesseminaret i maj måned blev det besluttet at igangsætte et visionsprojekt for Dansk Tennis Forbund. Der er efterfølgende arbejdet videre på projektet herunder muligheden for at gøre brug af ekstern konsulent. Der vil blive orienteret mundtligt om status på mødet. Ingen Side 10/13

11 Der var enighed om, at en mulig ekstern tilknytning til at gennemføre fase 1 kan ske via et sponsorat. Formål med fase 1 er at gøre visionen skarpere fulgt af en efterfølgende fase til at oversætte visionen til brandingaktiviteter. 5. Status på regnskab : Regnskabet for august måned er afsluttet. Nedenfor er angivet kommentarer: Indtægter I forhold til budget 2018 er indtægtsniveauet endnu ikke opfyldt med pt kroner. Fordelingen af indtægter er: Donationer mangler kr ,- i forhold til årets budget Sponsorer: Indtægter kr ,- mindre i forhold til årets budget Anlægssponsorer: Indtægter forventes kr under budget. De overnævnte manglende indtægter på donationer og sponsorer på i alt kr ,- De manglende indtægter opvejes delvist af større indtægter i forhold til budget på kr ,-De områder er: Unionskontingenter med kr ,-, Ekstra tilskud fra Team Danmark kr ,- Andre indtægter og øgede spillertilskud på i alt kr ,- Tilskud fra DIF på kr ,- over budget. Der kan forventes yderligere indtægter via salg af licenser, yderligere ansøgninger til initiativpuljen vedrørende nye klubaktiviteter og tilskud til internationalt organisationsarbejde samt yderligere sponsorarbejde. De samlede indtægter forventes at blive på kr ,- mindre end budgetteret. Udgifter De samlende udgifter forventes at blive ca. Kr ,- mere end forventet. Afvigelserne er beskrevet nedenfor: Elite- & Talentområdet forventes at bruge kr mindre end budgetteret primært på grund af færre udgifter til spilleraftalerne på kr ,- og mindre udgifter til DC Side 11/13

12 kampene (mindre spillerbonus). Turneringsområdet forventes at have merudgifter på kr ,- på trods af store besparelser på afholdelse af DTF kerneevents. De kr ,- skyldes: En overskridelse på kr ,- på de to DC landskampe og Ekstra lønudgifter på kr ,- til deltidsansat som har arbejdet intensivt med overgangen til Tournament Software grundet fratrædelse af en medarbejder i juli måned. Klubudviklingsområdet forventes at overstige budgettet med kr ,-. Det skyldes primært udgifter til Padel aktiviteter på kr ,-. Et beløb der er dækket ind af en bevilling fra initiativfonden. Uddannelsesområdet forventes at være kr under budget. Det skyldes øget indtægter fra uddannelsesaktiviteter herunder nye klubkurser og temakurser. Kommunikationsområdet overstiger budgettet med forventet kr ,-. Årsagerne er følgende: Udgifter til annonce i forbindelse med CW s Grand Slam sejr i januar. kr ,- Ekstra streaming aktiviteter ved DM kerneevents kr ,- Ekstra udgifter til digital strategi ved timer til IT konsulent kr ,- Sekretariatsudgifterne overstiger budgettet på kr ,-. Det skyldes at der ikke kunne opsiges en IT aftale om hosting af vores nuværende turneringsdatabase (gammelt turneringssystem). Personaleomkostningerne forventes at forholde sig i balance. Bilag 4: Forventet regnskab Beslutning referat: Orienteringen tages til efterretning. I forbindelse med ansøgning fra initiativpuljen - internationalt arbejde - ønskes en nærmere redegørelse. Det blev besluttet, at der skal etableres en selvstændig konto som dækker dette område og de udgifter som er forbundet hermed. 6. Budget 2019 version 1 v/jan Winther. Der er udarbejdet en første version af et pris- og lønfremskrevet budget som er vedlagt i bilag 5. Der ønskes input fra de Side 12/13

13 områdeansvarlige i perioden frem til 15. november. Input vil blive indhentet på opfordring fra sekretariatet. Version 2 vil herefter blive fremsendt til den ansvarlige samt kassereren for godkendelse. Den endelige version af budget 2019 vil blive fremlagt og forventet besluttet på næstkommende bestyrelsesmøde som er den 4. december Bilag 5: Version 1 af budget 2019 Proces- og tidsplan blev accepteret. 7. Orientering fra sekretariat. Der henvises til bilag. Bilag 6: Ledelsesrapportering. Der var tilfredshed med ledelsesrapporteringens nye format. 8. Evt. Der er indkommet følgende forslag til næste bestyrelsesmøde: Revision af vejledning om refusion af afholdte udgifter for bestyrelsesmedlemmer i Dansk Tennis Forbund. Strategi for Dansk Tennis repræsentation i internationale anliggender. Side 13/13