Payment Management. Prokura. Ver PM2.50. Copyright 2017 Continia Software A/S

Transkript

1 Payment Management Prokura Ver PM2.50 Copyright 2017 Continia Software A/S

2 Indholdsfortegnelse Introduktion... 3 Prokura i Payment Management... 4 Prokuragrupper... 4 Brugere... 4 Opsætning... 5 Sådan fungerer det i praksis... 6 Copyright 2017 Continia Software A/S

3 Introduktion Payment Management Payment Management er grundlæggende et NAV add on modul der gør det muligt at lave betalingsfiler der kan uploades til netbanken eller sendes, for de banker der understøtter det, med direkte datatransmission direkte i netbanken. Prokura Hvis man har behov for, at betalinger skal godkendes af flere brugere, inden de bliver effektueret, kan dette styres nemt ved hjælp af prokura funktionen i Payment Management. Copyright 2017 Continia Software a/s Side 3 af 6

4 Prokura i Payment Management Prokura sættes op på bankkontokortet (Rediger bankkonti under Afdelinger/Økonomistyring/Likviditetsstyring/Bankkonti). Menuen til opsætning af prokura findes på knappen Naviger->Prokura. Her kan du vælge Grupper, Brugere og Opsætning. Den første opsætning af prokura kan med fordel udføres i den rækkefølge, det står i menuen. Prokuragrupper Her oprettes de grupper, som kan godkende. Det kunne være en 1. godkender gruppe, en 2. godkender gruppe og måske en 3. godkender gruppe(chefen), som i eksemplet nedenfor. Brugere Derefter skal brugerne indsættes i de forskellige grupper. I denne form skal du angive, hvilke brugere der er tilknyttet de forskellige prokuragrupper. Bruger-ID Her angives NAV brugeren, som skal tildeles en gruppe. Slår du op i feltet (F6), vil du få en liste af mulige NAV brugere. Prokuragruppekode Her angives den gruppe, som brugeren tilhører ud fra de prokuragrupper, der er blevet oprettet. Slår du op i feltet, vil du få en oversigt over oprettede grupper. Prokuraafdeling Dette felt giver dig mulighed for at opdele prokura efter afdelinger. Man kan således knytte alle medarbejdere i en afdeling til samme prokuragruppe og derved sikre at betalinger godkendes indenfor samme afdeling. Copyright 2017 Continia Software a/s Side 4 af 6

5 Indenfor samme afdeling kan der også være flere forskellige grupper. Opsætning Her opsættes reglerne for hver gruppe. Der Prokuragruppekode: Angiver gruppen for godkendelse Andel i pct.: Angiver hvor stor en andel bruger må godkende Kræver andel i pct.: Angiver hvor stor en andel der skal være godkendt før bruger kan godkende Rækkefølge: Angiver i hvilken rækkefølge bruger skal/kan godkende Maks. Beløb: Hvor stort beløb må bruger godkende for Afdeling Filter: Angiver hvilken afdeling bruger må godkende for Projekt Filter: Angiver hvilke projektkoder bruger må godkende for Disse regler kan opsættes som vist på billedet. Copyright 2017 Continia Software a/s Side 5 af 6

6 Sådan fungerer det i praksis Flowet i, hvordan en udbetaling bliver sendt er følgende: Bruger 1 danner forslag i udbetalingskladden, men kan ikke godkende betalingerne, da han ikke er i en prokuragruppe. Bruger 2, som er medlem af prokuragruppen godkender ved at gå ind i Betalingsoversigten (F5) fra Udbetalingskladden. Her kan udbetalingsposterne godkendes med et tryk på F11. Man kan vælge at godkende hele kladden eller en enkelt post. Posterne får nu status Approved. Hvis man derefter ønsker at redigere i oplysningerne, vil man få en advarsel. Svarer man Ja til at ændre, vil posten blive valideret igen og skal godkendes på ny. Det er kun valide poster, der kan godkendes. Når posten er godkendt, kan den sendes til banken. Det vil være nærliggende at godkender (Bruger 2) også sender posterne. Copyright 2017 Continia Software a/s Side 6 af 6