Udvalgte nye elementer i Navision DDI en

Transkript

1 Version juni 2011 Udvalgte nye elementer i Navision DDI en Oplæg juni 2011 til Kulturministeriet

2 Bestillingsoversigt i DDI en - Bestillingsoversigten åbnes via Indrapportering til ØSC \Bestillingsoversigt, og indeholder alle bestillinger, der ikke er færdig behandlet af ØSC et

3 Bestillingsoversigt i DDI en Øverste del af oversigten er filterheaderen, hvor det er muligt vha. af musen, at filtrere oversigten, så kun de relevante bestillinger er synlige. Der kan sættes filtre på statusfeltet, og de felter der indeholder oplysninger om, hvilken bruger der har sat den aktuelle status. Statusfiltre er Enten/Eller filtre - dvs. afkrydses flere status, vises fx bestillinger der enten har status = Under udarbejdelse eller status = Afvist. I eksemplet herunder ønskes kun at få vist bestillinger med status Afventer godkendelse og Godkendelse afvist : Filtrene på de brugere der har sat status, er Både/Og filtre - dvs. indsættes flere filter på flere brugerid vises fx bestillinger hvor både Oprettet af = bruger 1 og Accepteret af = bruger 2.

4 Godkendelsesflow Bestiller: Bestillingstyper der er opsat til at kræve godkendelse, bestilles på samme måde som andre bestillinger. Bestillers arbejde er identisk, uanset om der er krav til godkendelse af bestillingen eller ej!

5 Når bestillingen er færdig, afslutter bestiller bestillingen ved at vælge knappen Institution og menupunktet Afslut bestilling.

6 Alias Det er muligt at oprette aliaskoder i DDI. Aliaskoder er enkelt indgang til kontering samtidig med en effektiv styring af indbyrdes sammenhænge mellem: finanskonti og dimensioner. Aliaskontering er en standard Navision Stat funktionalitet, som også er gjort tilgængelig i DDI. Der er dog funktionalitet i Aliaskonteringen, som ikke kan anvendes i DDI. Det drejer som bl.a. om afledning af sager og visse kontotyper, da disse ikke kan påføres i DDI. Du kan opsætte aliaskoder, som du kan anvende i posteringsbestillinger og slagsfaktura- og salgskreditnotabestillinger via Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Alias opsætning og Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Alias kontering.

7 I DDI slettes aliaskoden efter udfoldelse på salgs- eller posteringslinjerne. Derfor bliver Aliaskoden ikke anvendt igen når ØSC senere accepterer bestillingen. Det betyder også, at der ikke afledes oplysninger vedrørende sager, når aliaskoden anvendes i DDI. For en detaljeret gennemgang af standard funktionaliteten vedrørende Aliaskontering refereres til vejledningen Brugervejledning til Sager 5.2.pdf

8 Bemærkninger Det er muligt at tilføje bemærkninger til alle bestillingerne. Det kan være uddybende oplysninger om debitoren, kontoen eller kladden, der er relevante for ØSC ets videre arbejde med bestillingen. På fx en debitorbestilling vælges knappen Debitor og vælg Bemærkninger, udfyld formularen med den ønskede bemærkning.

9 Vedhæft bilag Det er muligt at vedhæfte bilag på alle bestillingstyper. Fra bestillingen vælges knappen Institution og derefter Bilag I bestillingsbilagsvinduet vælges knappen Bilag og Indlæs fil

10 Vedhæft bilag 2 Vælg filen du vil vedhæfte. Du bliver herefter spurgt, om du vil slette filen fra mappen, hvor den blev hentet. Forhåndsindstillet til nej. Man kan vedhæfte lige så mange dokumenter, det ønskes. Titellinjen øverst i bestillingsvinduet vil vise hvor mange bilag, der er vedhæftet bestillingen.

11 Udskrift og visning af bilag For at kunne åbne eller printe de bilag, der er vedhæftet en bestilling, skal filen fysisk ligge på et drev. Det kan gøres ved at udlæse filen manuelt via knappen Bilag og Udlæs fil og derefter åbne og evt. printe bilaget.

12 Udskrift og visning af bilag 2 Det er også muligt, at åbne eller printe bilaget direkte fra bilagsoversigten via knappen Bilag og Åbn bilag eller Udskriv bilag. For at dette kan lade sig gøre, skal der dog være angivet en sti til et drev som din bruger har adgang til. Dette angives i feltet Temporær filplacering for Inst. under Indrapportering til ØSC \Opsætning\Institution\ Opsætning lokalt :

13 Hvorfor skabeloner? Bruges ved nyoprettelse/bestilling af debitorer og kreditorer, hvor skabelonen indeholder prædefinerede værdier i form af stamdata. Eksempelvis stamdata som betalingsbetingelser, betalingsform. Det vil være relevant at udarbejde unikke skabeloner pr. kunde/leverandørtype, hvor typerne har forskellige karakteristika. Hver skabelon får et entydigt navn eks. DEB_DK Ved brug af skabeloner spares tid og det sikres at relevante oplysninger er med jf. institutionens politik på området for eksempelvis betalingsbetingelser. Skabelonerne oprettes i samarbejde med ØSC.

14 Eksempel - oprettelse af ny debitor ved brug af skabelonfunktionen Via ØSC oprettes debitorskabelonen DEB_DK med følgende felter og værdier: Betalingsformkode = Bank Betalingsbeting.kode = 14 Dage Rykkerbetingelse = Danmark Debitorbogføringsgruppe = DK Virksomhedsbogføringsgruppe = DK 1. DDI bestillingen udfyldes med navn, postnummer og by og CPR-nr. 2. Der vælges debitorskabelon DEB_DK i feltet Anvend skabelon og dernæst fremkommer de ønskede værdier i bestillingen. (se næste planche)

15 Eksempel på debitorbestilling v.h.a. skabelon Værdierne betalingsbet. og betalingsformkode udfyldtes p.b.a. den valgte skabelon DEB_DK.

16 Eksempel på debitorbestilling - v.h.a. skabelon Endvidere påføres de øvrige værdier på debitorkortet der står i skabelonen DEB_DK.

17 IBAN og SWIFT koder til internationale betalinger Ved bestilling af oprettelse af en ny kreditor er det institutionens opgave at oprette stamdata på den nye kreditor inden du opretter kreditorbestilling, skal du sikre dig at kreditor ikke eksisterer i forvejen. Informationer af regnskabsmæssig karakter udfyldes efterfølgende af medarbejder i ØSC. Klik på menupunktet Opret bestilling og vælg bestillingen Kreditor klik Ok.

18 Du kan også oprette en bank til kreditoren i samme bestilling. Dette gøres ved at ufylde de relevante felter under Kreditors bankoplysninger på fanebladet Øvrige data.

19 Du kan kun oprette én kreditorbank, og det er ikke muligt, at redigere eksisterende banker efterfølgende. Når ØSC accepterer en kreditorbestilling, hvor der angivet en værdi i feltet Bank kode, bliver der oprettet et bankkort til kreditoren under Køb\Planlægning\Kreditorer\menuknappen Kreditor\menupunkt Bank. BIC (SWIFT-adresse)Feltet skal udfyldes med den SWIFT-adresse, som den udenlandske kreditors bank harbemærk: Sendes betalinger via NKS, skal feltet altid være udfyldt på udenlandske betalinger. Fordelen ved at udfylde SWIFTadressen er, at du kan undlade at udfylde bankens fulde navn og adresse ved udenlandske betalinger. IBAN (PM)I feltet IBAN kan du angive internationale bankkontonumre.bemærk: IBANnr., er obligatorisk på alle betalinger indenfor EU. IBAN betyder 'International Bank Account Number', og er en entydig identifikation af bankens kontonr.

20 Tilbagekald en bestilling Hvis du ikke ønsker at ØSC skal behandle en bestilling, der allerede er sat klar til behandling, kan du tilbagekalde bestillingen. Dette kan gøre fra bestillingsoversigten via menuknappen Institution\ Tilbagekald (afvis) :

21 Når du tilbagekalder en bestilling skal status på bestillingen være enten Klar til behandling eller Under behandling. Du skal evt. ændre filteret i oversigten, for at fremfinde bestillingen, når den er sendt til ØSC et. En tilbagekaldt bestilling vil fremstå af din oversigt med status Afvist, og kan herefter redigeres, slettes eller afsluttes, svarende til bestillinger afvist af ØSC et. Det fremgår af kolonnen Tilbagekaldt, om afvisningen skyldes ØSC et eller om det er institutionen selv der har tilbagekaldt bestillingen.

22 Navigér fra afsluttede bestillinger Fra de afsluttede bestillinger er det også muligt at fremfinde de bogførte poster, eller oprettede stamdata. For alle bestillingstyper undtagen posteringsbestillinger sker det via feltet Oprettet som, hvorfra der kan foretages opslag til det oprettede stamdatakort (for salgsfaktura- og salgskreditnotabestillinger er opslaget til det bogførte dokument).

23 Hvis du vil navigere på bestillinger, der har dannet finansposter dvs. posterings-, salgsfaktura- eller salgskreditnotabestillinger, skal du stå på linjen med bestillingen og trykke på menuknappen Naviger. Herved kopieres bilagsnummeret fra den afsluttede bestilling, til feltet Bilagsnr. i standard navigervinduet.

24 Brugervejledning DDI NS for kunderne Brugervejledningen ligger under EPI-centret og kan tilgås med følgende link 51e107f28b2e.htm