Payment Management. Teknisk Manual. Ver PM RTC. Copyright 2018 Continia Software a/s

Transkript

1 Payment Management Teknisk Manual Ver PM RTC Copyright 2018 Continia Software a/s

2 Indholdsfortegnelse 1 Payment Management Betalingsformidling Payment Management Opsætning Opsætning af Payment Management Betalingsformidling Opsætning Samlebetalingsopsætning Bank og Bankcentral Bankcentral SEPA ISO Banker NAV Bankkonto Modkonti opsætning Kreditor betalingsgruppe Kreditorbetalinger Kreditor Købsregistrering Kontantrabat - likviditet Samlebetaling Betalingsoversigten Advisering Prokura Prioritering Kreditor betalingsoplysninger Kreditor betalingsoplysningskortet Generelt Udenrigshandel Betalingsmetode Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Valutabestemt modkonti Kreditor Bank Standardoplysninger på Kreditor Bank Kreditor Bank IBAN og SWIFT Payment Management synkronisering Bank IBAN Payment Management - spaces Køb betalingsoplysninger Formen Køb-betalingsoplysning Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger Betalingsmetoder Betalingsmetodeoversigt Statistik Poster Gebyrer Opsætning af en betalingsmetodegruppe Advisering Bank advis Manuel advis Betalingsdefinitioner (Betalings-ID) Eksempel på betalings Id Maske Udenlandske advisbenævnelser Copyright 2018 Continia Software a/s

3 6 Betalinger Lav forslag (Udbetalingskladder Payment Management) Betalingsforslagsopsætning Lav Forslag Samlebetalinger Betalingsprioritet Beløb til rådighed Vælg / fravælg betalinger Opret gebyr Betalingsoversigten Selve betalingsfil udlæsningen Bankhelligdage Bank Export Data Bank Export Data anvendelse Valutakurs import Sådan importeres Valutakurser Struktur i betalingsopsætning (App. A) Installation (App. B) B.1 Systemkrav B.1.1 Krav til Navision B.2 Installation B.2.3 Continia Integrationskomponent CBIC RTC Continia Online B.2.4 Continia Integrationskomponent CBIC RTC Continia Online Test B.2.5 Continia Integrationskomponenter herunder CBIC installation B.2.6 Continia Integrationskomponenter Udvikler B.2.7 Continia Integrationskomponent CBIC klassisk klient installation B.2.8 Payment Management Objekter B.2.9 Payment Management Hjælpefiler B.2.8 Payment Management Roller/rettigheder Copyright 2018 Continia Software a/s

4 1 Payment Management Payment Management er grundlæggende et NAV add on modul, der gør det muligt at lave betalingsfiler. De kan herefter enten uploades til netbanken eller kommunikeres, for de banker der understøtter det, med direkte datatransmission direkte ind i netbanken. 1.1 Betalingsformidling Payment Management understøtter for PM version 2.55 fra NAV 5.00 sp1 til seneste pt. NAV 2018 Modulet Payment Management Ind & udbetalinger indeholder basisfunktionalitet inkl. en lang række meget anvendelige værktøjer til håndtering af virksomhedens ind- og udbetalingsstyring. Modulet understøtter alle danske pengeinstitutters formater til indlæsning af ud- og indbetalinger og udbygges konstant med nye ISO formater. Visse nye tekniske features er understøttet fra NAV 2013 og frem. Det er bl.a. Online CBIC og Webservice kommunikation. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 4 af 54

5 2 Payment Management Opsætning For at opsætte Payment Managementkan man enten gøre det gennem Continia Payment Management opsætningsguides eller gøre det gennem de forskellige menupunkter som guiden opdaterer. Udover ovenstående Guide til opsætning af Payment Management også opsætningen af Kreditor- og kontoafstemningen. Det kræver ikke yderligere opsætning i hovedparten af Payment Management installationer end at køre: Opsætningsguide for Payment Management + Opsætningsguide for Kreditor betalingsoplysninger 2.1 Opsætning af Payment Management Setup Guiden gennemløber de efterfølgende beskrevne punkter Betalingsformidling Basisopsætningen af Payment Management foretages fra Administration i Afdelingsmenuen, hvor du vælger menupunktet Programopsætning og Økonomistyring Opsætning Betalingsopsætningsformen indeholder generelle oplysninger som f.eks. virksomhedens FIK/Gironr, hvilken FI-Kortart der anvendes i virksomheden, samt en række funktionalitetsvalg for programmet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 5 af 54

6 Opsætningsformen Valider ved bogf. af købsbilag Her markeres om der skal ske validering af betalingsoplysninger allerede ved bogføring af købsbilaget, så eventuelle fejl allerede fanges her. Dette anbefales. Hvis feltet ikke markeres, vil validering af betalingsoplysninger først ske i udbetalingskladden. Yderligere betalingsmetoder Her kan du bestemme hvilke valgmuligheder, programmet skal vise, når du ønsker at ændre betalingsmetode på et købsbilag f.eks. hvis et traditionel FI-75 indbetalingskort ønskes ændret til en hurtigere betalingsmetode som f.eks. en konto til konto overførsel Der gives 3 muligheder: 1. Ingen: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er tilknyttet den aktuelle kreditor. 2. Relaterede: Vælg mellem de betalingsmetoder, der er indenfor samme interval i betalingsmetodeoversigt. Dvs. mellem en fra- og til betalingsmetode. se evt. betalingsmetodeoversigt i et senere kapitel. 3. Alle: Vælg frit mellem alle betalingsmetoder. Flyt kontantrabatdato Her kan du bestemme om du vil flytte kontantrabatdatoen, hvis den rammer en bankhelligdag. Der kan vælges mellem 3 muligheder: Frem: Kontantrabatdatoen flyttes frem til næste bankdag. Tilbage: Kontantrabatdatoen flyttes tilbage til forrige bankdag. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 6 af 54

7 Giv Advarsel: Der vil blive advaret, hvis der findes kontantrabat på bankhelligdage. Unik Regnskabskode Værdien i dette felt benyttes i forbindelse med afsendelse af data og status der importeres på disse. Visse statusfiler indeholder alle status for hele koncernen, og for optimal brug benyttes denne unikke Regnskabskode. Det kan anbefales at der fx indtastes CVR nummer eller noget andet unikt. Feltet har indbygget unikt tjek af alle regnskaber i databasen. Kreditor-betalingsgruppekode Værdien i feltet angiver hvilken betalingsgruppe PM, som standard skal knytte til en kreditor. Ved at udfylde feltet, vil alle generelle informationer tilhørende gruppen blive indsat på nyoprettede kreditorers betalingsoplysninger. Feltet bør kun udfyldes hvis man har en meget ens kreditormasse altså hvis de fleste kreditorer benytter samme betalingsmetoder og udfyldelse af kreditorernes betalings-id er ens opbygget. Synkroniser med kreditor Her kan du angive hvorvidt oplysninger som er fælles for kreditor og dennes betalingsoplysninger skal opdateres, når der rettes i et felt der er fælles. Hvis eks der rettes adressen på kreditorens betalingsoplysninger vil adressen på kreditorkortet blive rettet tilsvarende, hvis der er sagt ja i dette felt. Feltet bør normalt være sat til Ja, men i få tilfælde ønskes denne opdatering ikke foretaget et eksempel kunne være, hvis der ønskes en anden fakturerings adresse som vil stå på betalingsoplysningerne. FIK/GIRO-nr. Felt Her angives virksomhedens kreditornummer over for Nets (FIK) eller BG-Bank (Giro). Kreditornummeret vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes eller udskrives til debitorer. IK Kortart Her angives kortartkoden for virksomhedens indbetalingskort. Kortartkoden vil blive brugt på indbetalingskort, der sendes til debitorer. De mest anvendte kortarter er kortart 71.. Kortart oversigt Type af kort Afsenders navn vises til modtager Adviseringstekst vises til modtager Betalings Identifikation 71 Nej Nej Ja 73 Ja Ja Nej 75 Nej Ja Ja Forskelle på kortart 71, 73 og 75. Betalingsidentifikation er betalingsid i OCR linjen på indbetalingskortet. Debitor kontoudtogsnumre Ønsker virksomheden, at der skal kunne foretages indbetalinger på baggrund af kontoudtogsudskrifter, så skal du angive den nummerserie, der skal anvendes i forbindelse med dannelse af kontoudtoget her. Nummeret trækkes i forbindelse med udskrivningen af kontoudtog til printer og benyttes som betalingsid på kontoudtogets FI-kort. Tilsvarende dannes oplysninger om hvilke debitorposter, der skal udlignes. Oplysningerne gemmes i et par specielle tabeller, så Payment Management kan foretage en korrekt udligning når indbetalingen modtages. BetalingsID maske Der kan angives en alternativ opbygning af betalings-id et, hvis der benyttes en anden som Payment Management normalt benytter (Bilagsnr., bilagstype og Modulus kontrolciffer). Masken angives på følgende måde: A = Debitornr. B = Bilagsnr. (Fakturanr.) C = Bilagstype D = Modulus kontrolciffer Copyright 2018 Continia Software A/S Side 7 af 54

8 X = Skal ignoreres af indlæsningen Hvis et betalings ID, ser sådan ud , hvor de første seks cifre er debitornr., de næste syv cifre er bilagsnr., det andet sidste ciffer er bilagstypen og det sidste er Modulus kontrolciffer (Mandatory som sidste ciffer på FIK), så vi masken se ud på følgende måde: AAAAAAXXBBBBBCD Version På denne opsætningsform, at du kan se den nøjagtige version af Payment Management programmet, bankopsætning og integrationskomponenten. Hvis der er indlæst flere bankopsætningsfiler, vil du se en stjerne ud for Opsætning. Under Bankcentraler kan man se versionen for hver enkelt bankcentral. Ind- og udlæsninger af betalingsfiler til og fra de forskellige pengeinstitutters betalingssystemer sker via en ekstern integrationskomponent, CBIC komponenten. CBIC konverterer til de respektive formaterne på ind- og udlæsningsfilerne og er betyder at Navision siden af Payment er ens for alle banker. Denne integrationskomponent en nødvendig komponent. Versionen af CBIC vises også. Af versionsvinduet fremgår de aktuelle versioner mv. Stjernen ud for Opsætning angiver at der er læst flere bankopsætninger ind på denne installation. 2.2 Samlebetalingsopsætning At samle betalinger muliggør typisk store besparelser for virksomheden. Samlebetalingsopsætning vedligeholder opsætning for samlebetaling. Opsætningen bruges når betalinger ønskes samlet i udbetalingskladden. For at flere betalinger kan samles, skal visse betingelser være opfyldt. Nogle betingelser er fast i systemet. Det vil sige oplysninger som Bankkonto, Valuta og Kreditor skal være ens på alle betalingerne, før betalingerne kan samles. Derudover kan du i samlebetalingsopsætningen angive hvilke andre kriterier der skal opfyldes for at samle betalingerne. Hvis indholdet for et felt angives til at skulle være ens, vil betalinger kun blive samlet hvis indholdet i felterne, fra posterne er nøjagtig ens. Det betyder også at i et felt som Supplerende anmeldelse er Overførsel ikke det samme som Overførsler. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 8 af 54

9 2.3 Bank og Bankcentral Samlebetalingsopsætningsvinduet. I Payment Management er Bankdelen delt op i 3 niveauer. Bankcentral, Bank og Bankkonto Bankcentral I Danmark findes der overordnet 6 bankcentraler/bogføringscentraler. DBTS (Danske Bank) Unitel (Nordea) BEC (Bankernes EDB Central) BD (Bankdata) SDC (Sparekassernes Datacentral) Handelsbanken (kører også på BEC centralen) Under hver bankcentral er der tilknyttet en eller flere banker. Du kan på se hvilke banker der tilhører hvilke bankcentraler. Payment Management bliver leveret med alle bankcentraler. Dvs. man til enhver tid er i stand til at skifte / tilføje bank uanset bankcentral, nemt og hurtigt SEPA ISO20022 SEPA og ISO20022 er understøttet af Payment Management. SEPA er i praksis en betalingsmetode under ISO20022 formatet. Payment Management er inkluderet en ISO-BASIC opsætningsfil der giver adgang til et mindre antal betalingsmetoder. I denne opsætning er SEPA inkluderet. Denne ISO-BASIC opsætningsfil benyttes ofte til udenlandske banker hvor man ønsker en hurtig enkel mulighed for at lave betalinger. Såfremt der findes en udfordring med selve betalingen kan Continia kontaktes for en løsning. Hvis betalingen bare virker vil vi ligeledes gerne kontaktes således der kan laves en dedikeret central til dette som så vil være frosset for yderligere ændringer. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 9 af 54

10 2.3.3 Banker Under dette punkt i Opsætning, skal der oprettes de pengeinstitutter der benyttes i forbindelse med Payment Management. Der er kun tale om selve pengeinstituttet. En standard opsætning af Bank (Filnavn angives for de setup, der kører uden direkte kommunikation). OBS! bemærk at stien er set fra serveren (hvor Service Tieret kører), hvis du kører NAV 2009 RTC. 2.4 NAV Bankkonto De bankkonti der skal betales fra skal påføres den på Bankkortet oprettede kode i feltet Bankkode. Dette for at koble formatet sammen med Bank kontokortet. Bankregistreringsnr. / kontonummer / SWIFT / IBAN Bankkontokortet med Payment Management oplysninger. Bank reg + bank kontonummer skal som regel være udfyldt, for overhovedet at foretage betalinger. For nogen banker / betalingsmåder skal IBAN / SWIFT tillige udfyldes. Såfremt at alle oplysninger er udfyldt benytter PM automatisk de rette oplysninger til betalingen. Valideringen vil gøre opmærksomhed hvis der mangler oplysninger. Bankkode For at Payment Management kan validere og udlæse betalinger, skal der være tilknytte en bankkode. Bankkoden binder NAV bank konto kortet sammen med PM bank formatet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 10 af 54

11 Afsenderref.-def.kode Når der laves en betaling, vil der på virksomhedens eget kontoudtog være en postering af denne betaling. Disse posteringer kan udfyldes med en unik reference, ved at udfylde feltet Afsenderref.-def.kode. Payment Management har en default Afsender Reference der er opbygget af Kreditornavn + UPR nummer. Benyttes der elektronisk kontoafstemning, bør Afsenderref.-def.kode. indeholde UPR-nummer + evt kreditornavn, som vil udgøre en unik reference mellem betaling og kontoudtog. Hermed kan betalingen genkendes ved indlæsning ud fra den Unikke Payment Reference. Intern rentesats I dette felt kan der indtastes den rentesats, der skal bruges på denne bankkonto. Den interne rentesats på kontoen bestemmer om betalingsdato sættes til kontantrabatdato, eller forfaldsdato, når man laver et betalingsforslag. Hvis virksomheden mister mere (eller skal betale mere) i rente ved at trække på bankkonto, kontra det man kan tjene ved at betale sine kreditorer og opnå kontantrabat, vil Payment Management automatisk vælge om den skal bruge kontantrabatdato eller ej. Funktionaliteten er betinget af, at man sætter ja i feltet Find kontantrabatter i Betalingsforslags-opsætning. Bemærk! Hvis der skal betales rente ved træk på kontoen (f.eks. Kassekredit, hvor man trækker på kreditten). Sættes den interne rente til 0,00 Tilladt diff. v/prioritering Når der laves betalingsprioritering i udbetalingskladden, på beløb til rådighed, beregnes beløb til rådighed som saldoen på bankkonto minus tilladt min. saldo på bankkonto. Feltet Tilladt diff. v/prioritering sikrer en yderligere buffer således at de sidste betalinger i prioriteringen ikke sorteres fra ved en mindre difference. Beløbet angives pr. bankkonto i den valuta denne bankkonto føres i. På en bankkonto er der til rådighed. Der prioriteres og vælges automatisk betalinger for Den sidste betaling på medtages ikke fordi det totalt overstiger Ved Tilladt diff. v/prioritering er sat til vil den sidste betaling medtages alligevel. PI Aftalenr. Her skal du indtaste dit aftalenummer (i Sverige hedder det Foretaksnummer, normalt 9 cifre men kan være op til 11 cifre), som du har med banken. Hvis du ikke har det, kan du få det oplyst hos din bank. Dette anvendes primært til Bankgirot, Postgirot og Svenska Handelsbanken samt i Svenske bankers ISO20022 format. 2.5 Modkonti opsætning Under punktet Modkonti på opsætningsmenu, skal der sættes op hvilken bankkonto der benyttes, for en bestemt valutakode. Det vil sige, for hver valuta, kan der tilknyttes en bankkonto, som således automatisk bliver valgt, når der laves et betalingsforslag. Der kan på den enkelte kreditor vælges hvilken konto som skal betales fra. Dette gøres ved på kreditorens betalingsoplysninger at vælge Naviger, Kreditor, Modkonto og overstyre det generelt opsatte, angivet under opsætningsmenuen. Dette kan være nyttigt såfremt man eks har flere EUR kreditorer men hvor disse eks skal betales fra en DE konto og andre fra en fx NL konto. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 11 af 54

12 Opsæt af modkonti pr. valutakode. 2.6 Kreditor betalingsgruppe Når du skal tilknytte betalingsoplysninger til en kreditor, er det meget nemt i Payment Management. Der er via opsætningen oprettet flere grupper. Hvis ønsket kan der oprettes flere. Hvis du har flere kreditorer der bruger samme betalingsmetode, er det nemt at benytte sig af Kreditor betalingsgruppe. I en betalingsgruppe kan der sættes fælles betalingsoplysninger op for kreditorer i denne betalingsgruppe. Herved skal der ikke indtastes de samme oplysninger for de enkelte kreditorer. På Generelt fanen, giver du betalingsgruppen en kode, og et navn. Der kan f.eks. finde inspiration i de allerede oprettede grupper. f.eks. findes der en betalingsgruppe IN-KK-LANG, som står for Indenrigs kontooverførsel med lang advis. På fanen Std. Værdier kan du sætte de oplysninger op, som skal være fælles for kreditorerne i betalingsgruppen. Når betalingsgruppen tilknyttes en kreditor overføres alle de angivne oplysninger til kreditorens betalingsoplysninger. Betalingsmetode Denne betalingsmetode vil automatisk blive tilknyttet kreditoren, og valgt som standard betalingsmetode, når der tilknytter den aktuelle betalingsgruppe. Tillad samlebetaling Her angives hvorvidt det ønskes automatisk mulighed for at samle betalinger for betalingsgruppen. At samle betalinger vil sige at flere betalinger slås sammen til én betaling, hvorved der evt. kan spares gebyr. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 12 af 54

13 Undlad kreditnota Hvis der ikke ønskes at få kreditnotaer medtaget i betalingsforslaget, markeres dette felt. Du skal dog være opmærksom på, at kreditnotaer vil kunne blokere for betaling af fakturaer, hvis kreditnotabeløbet overstiger fakturabeløbet. Man skal manuelt sørge for at disse bliver udlignet, enten ved at man får pengene retur eller at de udligner en faktura. Kurstypekode Her angives den kurstype, der ønskes anvendt på betalingerne. Formålskode Dette felt benyttes i Norge samt Sverige. Der angives en Formålskode for visse betalinger hvor beløb er over / SEK / NOK Såfremt Formålskode er pre udfyldt på Kreditor vil formålskode altid tages med over i filen til banken. Beregn indførsel ud fra og Indførsel datoformel Dette felt benyttes ikke mere. Omkostningstypekode Omkostningstype bruges i forbindelse med udenlandske betalinger. Når der betales til udlandet, er der omkostninger både i afsender- og modtagerbanken. Omkostningskoden specificerer, hvordan disse omkostninger skal deles. For SEPA betalinger er der kun mulighed for at man kan benytte Delt omkostning. Den er derfor presat af systemet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 13 af 54

14 2.7 Kreditorbetalinger Kreditor For at kunne betale en kreditor skal der være basale oplysninger om kreditor i systemet. Typisk et kreditor kontonummer eller kreditors PBS kreditornummer der benyttes ved betaling af indbetalingskort. Oprettelse af kreditor-betalingsoplysninger kan foregå automatisk, ved at angive Kreditor-betalingsgruppekode, som indsætter foruddefinerede værdier, herunder betalingsmetode og adviseringsmetode. Dermed skal man kun angive få oplysninger pr. kreditor, da oplysningerne overføres fra gruppeoplysningerne. Eks bank oplysninger eller PBS kreditor nummer. Payment Management har gjort oprettelsen nem gennem en Guide til oprettelse af betalingsinformationerne. Guiden findes både på betalingsoplysningerne for kreditor men findes også under Betalingsformidling Payment Management Købsregistrering Kreditor betalingsoplysning Ved registrering af et købsbilag det være sig et købsfakturahoved, købsordrehoved eller blot en linje i købskladden - tilknyttes betalingsoplysningerne hertil, i henhold til det på kreditoren specificerede. Betalingsoplysningerne kan altid ændres hvis der viser sig er behov. F.eks. kan betalingsmetode hurtigt ændres fra en betalingsmetode til en anden, hvis der f.eks. ønskes en hurtigere betalingsmetode i enkelte tilfælde, frem for kreditorens normale betalingsmetode. Betalingsoplysningerne kan endvidere også tilknyttes købshovedet helt uden de er oprettet på kreditor. Når købsbilaget bogføres, valideres det såfremt man har valgt at validere købsbilag - om betalingsoplysningerne er korrekte og fyldestgørende. Fejllog vil specificere evt. fejl som så kan rettes inden der bogføres. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 14 af 54

15 Fejllog for købsfaktura Betalingsoplysningerne overføres til den bogførte faktura ved bogføring af købsbilaget. Dermed er betalingsoplysningerne altid valide for den enkelte faktura, når betalingerne senere bliver hentet i udbetalingskladden Kontantrabat - likviditet I valget af om en kontantrabat skal anvendes eller ej, udføres en egentlig rentabilitetsberegning ud fra kontantrabatten, en intern rentesats angivet på modkontoen og naturligvis perioden mellem alm. forfaldsdato og kontantrabat dato. Forslaget kan dannes ud fra økonomisk formåen eller anden prioritering og på den mest hensigtsmæssige måde. En række værktøjer gør det nemt, at håndtere de åbne poster. Når udbetalingskladden er dannet, kan en række statistiske oplysninger desuden give et billede af virksomhedens likviditetsmæssige status, før og efter betalingerne gennemføres. Samt en nyttig statistik over mulig kontant rabat og total opnået kontant rabat. Eksempel på statistikoplysninger vedr. et betalingsforslag. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 15 af 54

16 Når betalingsforslaget dannes, sker der samtidig en validering af de enkelte betalinger, således at eventuelle fejl på de enkelte linjer kan ses i fejllog. Denne log vil hjælpe brugeren til at rette eventuelle fejl i betalingslinjerne, så betalingerne sendes korrekt til banken Samlebetaling Samlebetalinger kan sammenlægge flere betalinger til samme kreditor. Det kan bl.a. være en fordel i relation til bankens gebyrer på de enkelte betalinger. Samlebetalingsmuligheden håndteres enkelt af betalingstypen. Kan desuden vælges/fravælges på den enkelte kreditor samt for udbetalingskladden. Hvis der ønskes at samle to betalinger i kladden som er med andre betalinger i mellem kan disse stadig samles. De markeres og der samles vha funktionen. Man behøver ikke tage stilling til prioritering og samlebetaling før udbetalingsforslaget sættes i gang, men kan arbejde på selve forslaget. Desuden er det muligt i samlebetalingsopsætningen at bestemme hvilke krav der skal være opfyldt for at man kan samle de forskellige betalinger eks division og meget andet. Hvis en betaling ikke umiddelbart kan samles, kan en analyse i udbetalingskladden fortælle om grunden hertil. OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode Benyt i stedet Betalingsmetode OBS: For danske betalinger der benytter er der rig mulighed for at samle betalinger. Udenlandske betalinger, hvor man kan opnå stor besparelse ved at samle dem er for de fleste banker begrænset til at have 4 x 35 karakterer i adviseringen, hvorved antallet af betalinger der kan samles begrænses hvis der også ønskes en rimelig advisering til kreditor. Betalingerne kan samles, når følgende faktorer er opfyldt: Samme kreditor, samme bogføringsdato, samme betalingsmetode og samme valuta. OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper, hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode Benyt i stedet Betalingsmetode OBS: Visse banker tager gebyr for disse betalinger. Benyt evt og lav enkelt betalinger. (Set ved banker der benytter SDC centralen) Eksempel på samlebetaling. En virksomhed har følgende 7 betalinger: Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato 1 Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Koekamp Leerindustrie USD Udenlandsk overførsel Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Koekamp Leerindustrie USD Udenlandsk overførsel 10. Disse betalinger kan med samlebetaling samles til følgende 4 betalinger: Antal Kreditor Valuta Betalingsmetode Forfaldsdato 1 Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Schmeichel Møbler A/S RV Bankoverførsel Fredborg Lamper A/S RV Indbetalingskort Copyright 2018 Continia Software A/S Side 16 af 54

17 1 Koekamp Leerindustrie USD Udenlandsk overførsel 10. Adviserings længder vil typisk være det som begrænser en i antallet af betalinger der kan samles med en for kreditor brugbar advisering. Adviseringsmasker kan oprettes for at opnå mere eller mindre oplysende advisering. For indenlandske betalinger DK-DK er der typisk 41 linjer x 35 karakterer til advisering. For udenlandske betalinger, dette er eks DK-DE eller DE-DE, vil der typisk være 4 linjer x 35 karakterer Betalingsoversigten I Payment Management dannes der egentlige betalingsposter. Dette betyder at historik og status på den enkelte betaling er fuldt dokumenteret. Betalingsposten dannes sammen med dannelsen af betalingsforslaget og er nøje knyttet til betalingskladdelinjen i udbetalingsforslaget med opdatering begge veje. Betalingsoversigten I oversigten over betalinger kan brugeren således styre betalingerne, herunder bl.a. godkende dem. Fra denne oversigt kan betalingerne sendes/udlæses til banken. Status findes på alle betalinger og viser hvor langt betalingen er i forløbet. Ud over historik findes der i betalingsoversigten også en udbygget fejllog, som er meget anvendelig til at oplyse om, og rette evt. fejl på betalingen. Når betalingsposterne er Valid skal posterne godkendes og sendes. Sendes kan enten være gennem en elektronisk dataforbindelse til banken, eller ved manuel filupload i netbanken. Der er i forbindelse med godkendelsen mulighed for at udøve prokura Advisering Der er i Payment Management gjort meget ud af at forenkle og udbygge mulighederne for at advisere og ikke mindst definere adviseringsreglerne, som vi kommer ind på senere. Adviseringen kan ses direkte i betalingsoplysningerne. Hvis de ønskes ændret kan dette gøres vha Adviserings knappen. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 17 af 54

18 Der er mulighed for manuelle advis, hvor man ud over bank advis også kan advisere med f.eks. en mere uddybende e- mail. Nogle af fordelene ved det manuelle advis er, at en kan indeholde rigtig mange linjers tekst, er meget hurtigt fremme hos modtager Prokura På alle konti der betales fra kan der oprettes prokura forhold, dette fortæller systemet hvem, der kan godkende betalingerne og eventuelt i hvilken rækkefølge. Status for de enkelte betalinger indikerer bl.a. hvor langt i prokuraproceduren betalingen er Prioritering Payment Management indeholder et værktøj til prioritering af betalinger og således på denne måde bl.a. styre virksomhedens likviditet. Der kan prioriteres efter kreditor, rådighedsbeløb på bankkonti osv. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 18 af 54

19 3 Kreditor betalingsoplysninger I dette kapitel omhandler betalingsoplysninger på kreditor og kreditors bank, og hvordan de overføres til købsbilag: 3.1 Kreditor betalingsoplysningskortet 3.2 Betalingsoplysninger på Kreditor betalingsmetode 3.3 Kreditor Bank 3.4 Køb betalingsoplysninger 3.1 Kreditor betalingsoplysningskortet Som nævnt i tidligere kapitler, skal det på kreditoren sættes op, hvorledes denne betales. Det gælder både betalingsmetode, bank, advisering etc. Dette er et af de vigtigste punkter i Payment Management, da det bl.a. er her den største tidsbesparelse ligger, når alle kreditorer er oprettet med betalingsoplysninger Generelt Kreditor-betalingsgruppe Kreditors betalingsoplysninger Ved at tilknytte en betalingsgruppe til en kreditor, vil de standardoplysninger som er oprettet på betalingsgruppen, blive tilknyttet kreditoren. Dette kan være en stor fordel hvis der findes mange kreditorer der betales på samme måde, da de så vil få tilknyttet betalingsmetode mm. automatisk. Se Appendiks A for en oversigt over hvordan stamoplysninger hentes når en kreditor betalingsgruppe tilknyttes en kreditor. Alt. Afsendernavn Alternativ afsender skal kun udfyldes, hvis du skal lave en betaling på vegne af et andet firma, end det er angivet i Navisions stamoplysninger. Vores kontonummer Her angives vores kontonummer hos den pågældende kreditor. Afsenderreference Afsenderreference, er den tekst man vil få tilbage på sit eget kontoudtog. Kreditornavn benyttes som standard i Payment Management, hvis andet ikke angives. For konto afstemning anbefales det at UPR nummer benyttes. (Unik Payment Reference). Afsenderreference teksten er ikke synligt i kreditors netbank. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 19 af 54

20 Tillad samlebetaling Her kan du krydse af, hvis du vil tillade, at betalinger bliver samlet på kreditoren. Dette gør, at det er muligt at samle flere betalinger til en betaling, så man bl.a. kan spare gebyr. Undlad kreditnota Dette felt skal krydses af, hvis du ikke vil have kreditnotaer med i betalingsforslaget. Der vil heller ikke blive taget kreditnotaer med, når du vil lave samlebetaling Udenrigshandel Hvis der er tale om en udenlandsk kreditor, skal der på fanen Udenrigshandel opsættes betalingsoplysninger. På Udenrigshandel fanen findes følgende felter: Kurstypekode Det er muligt med sit pengeinstitut at lave en aftale vedr. valutakurser, når du betaler dine udenlandske kreditorer. Denne aftale kan ske på forskellige vilkår, og disse vilkår kan du vælge i kurstypekode. Det er forskelligt fra pengeinstitut til pengeinstitut hvilke aftaler, der kan laves, så derfor vil vi ikke nævne de forskellige muligheder her. Formålskode Benyttes for Norske / Svenske / Estiske betalinger samt få andre. Omkostningstypekode Når der overføres betalinger til udlandet, er der forbundet omkostninger med dette. I Omkostningstypekode, kan du angive hvem, der skal dække hvilke omkostninger. Bemærk der kan oprettes nye omkostningstypekoder. Hvis dette benyttes, skal man være helt sikker på, at den kode der oprettes, også accepteres i bankens system. Hvis der ikke er overensstemmelse mellem disse koder er der risiko for bankens betalingssystem afviser de filen. Generelt gælder om oplysningerne til udlandet, at man altid kun bør påføre oplysninger der altid gælder denne kreditor. F.eks. bør supplerende anmeldelse kun udfyldes hvis teksten altid er ens for denne kreditor. Det kan med fordel sættes op på kreditor udenrigshandel, således det bliver påført betalingen automatisk, i henhold til den aftale man har med kreditor Betalingsmetode Nederst på formen Kreditor betalingsoplysning, finder du de betalingsmetoder som er tilknyttet den aktuelle kreditor. På baggrund af det du har valgt i feltet Yderligere betalingsmetoder da du satte Payment Management op, er det disse, eller relaterede betalingsmetoder, du har mulighed for at vælge imellem, når du laver købsfaktura etc. Til højre finder du Standard feltet. Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard for denne kreditor, hvilket gør at betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling til kreditor. Hvis du ønsker betalingsmetoden som standard, skal feltet være markeret. Det er kun muligt at have én betalingsmetode værende markeret som standard. 3.2 Betalingsoplysninger på kreditor betalingsmetode Her kan du angive en række kreditor specifikke betalingsoplysninger, der skal gælde for denne betalingsmetode. Disse opsætningsmuligheder er lavet for at kunne have forskellige oplysninger på forskellige betalingsmetoder. Det er primært advisering, det benyttes. Eks mulighed for at give Øst kreditorer en type advisering mens Vest kreditorer måske skal have en anden. Grundet der er stor forskel på adviseringsmuligheder mellem de forskellige betalingsmetoder vil det typisk også være fordelagtigt at have en kortere advisering på udenlandske betalinger, herunder SEPA. Den opsætning du foretager på denne form, vil naturligvis blive overført automatisk, når du laver betalinger med denne betalingsmetode. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 20 af 54

21 Husk at flere af disse oplysninger allerede er udfyldt på kreditorbetalingsmetode, da de bliver udfyldt ved hjælp af opsætningen på Kreditorbetalingsgruppen. Adviseringsmetode Du kan vælge mellem følgende måder at advisere på. Bank, hvor advisering foregår via bank. , hvor der sendes en til modtageren. Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren. Bank adviseringsdefinitionskode Når du sender adviseringen med dine betalinger, kan du i feltet Bank adviseringsdefinitionskode definere nøjagtig hvilken advisering Payment Management skal opbygge. Det er beskrevet i et andet kapitel hvordan du selv opretter adviseringsdefinitioner. Manuel adviseringsdefinitionskode Hvis du har valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan du her f.eks. vælge at advisere din kreditor via et brev, som du sender manuelt. Du kan evt. se de eksempler på definitionskoden i Payment Management. BetalingsID definitionskode Her kan du angive en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen skal opbygges. Programmet bruger Betalingsid.-def.kode til at udfylde BetalingsID på købsbilag. Når en maske er lavet ud fra oplysninger, der ligger på købsbilaget, kan Payment Management automatisk udfylde betalingsid, så man er fri for det hver gang man modtager et købsbilag fra kreditoren. Modtagerreference Her kan du angive en modtagerreference, som er den reference kreditor vil få via sit kontoudtog. Hvis kreditor har angivet en reference, der ønskes opgivet ved betaling, skal den anføres her. Feltet kan også sættes op til at blive udfyldt via Bank adviseringsdefinition. Standard Her angiver du om betalingsmetoden skal være standard, så betalingsmetoden automatisk vælges af programmet ved oprettelse af betaling. Det er kun muligt at have en betalingsmetode værende markeret som standard. Afsenderadvis Afsenderadvis er en kvittering man kan modtage fra banken, som garanti for betalingen er gennemført. Kreditornummer Kreditornummeret kan indeholde 2 forskellige numre: Hvis det er et alm. indbetalingskort, skal du indtaste kreditorens FIK-nummer. Er det et girokort, skal du skrive Gironr Valutabestemt modkonti I menuen Naviger -> Kreditor, findes punktet Modkonti. Her er det muligt at sætte op hvilken bankkonto der skal hæves fra, når betalingen foregår i den angivne valuta. Denne funktion benyttes kun, når det gælder at en bestemt valuta skal hæves fra en bestemt konto, kun ved brug på denne kreditor. Hvis det er generelt for denne valuta, bør det sættes op under opsætning. Kort og godt, udfyld valutakode, og derefter vælg hvilken bankkonto der skal betales fra, når der betales i denne valuta. 3.3 Kreditor Bank Kreditor Bank er en del af Navision standardapplikationen. I Payment Management er der kun tilføjet 5 felter på Kreditor Bank kortet, og disse felter samt de andre informationer på Kreditor Bank, der er relevante for Payment Management, er det eneste der vil blive beskrevet i dette kapitel. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 21 af 54

22 3.3.1 Standardoplysninger på Kreditor Bank Navne og adresseoplysninger er for nogle betalingsmetoder meget vigtige at udfylde korrekt. Hvis dette ikke sker, kan det især ved udenlandske betalinger, være et problem for ens bank at gennemføre betalingen. Bankkontonummer og registreringsnummer er naturligvis det vigtigste at udfylde, for at betalingen overhovedet kan finde sted (bortset fra FIK betalinger). SWIFT-Adresse Her angives eventuel SWIFT-adresse for kreditors bank. SWIFT er et internationalt betalingsorgan, der har mere end 7000 banker i mere end 192 lande som medlemmer. Alle medlemmer af SWIFT får deres egen adresse; SWIFTadressen. For visse betalingsmetoder i visse banker er SWIFT-adressen en betingelse for at kunne få betalingen gennemført til en speciel lav pris. IBAN IBAN nummeret er et internationalt bankkontonummer. Det er ikke alle lande, der benytter IBAN. IBAN er mest udbredt i Europa. Bankregistreringskode og Banknummer (Udenlandsk betaling, benyttet ved eks US) Bankregistreringskode bruges til at identificere kreditors bank i udlandet. Dette svarer til det danske registreringsnummer. Husk dog på at SWIFT adressen også kan bruges. SWIFT adresse er mere udbredt, så det er normalt den, man vil benytte hvis muligt. Bankregistreringskode består altid af 2 eller 5 bogstaver: AT Bankleitzahl (Østrig) 5 cifre BL Bankleitzahl (Tyskland) 8 cifre CC Canadian payment association (Canada) 9 cifre CP CHIPS participant id (USA) 4 cifre CH CHIPS code (UID no.) (USA) 6 cifre FW FEDWIRE (ABA no.) (USA) 9 cifre SC Sort Code (Storbritannien/Irland) 6 cifre Feltet Banknummer hører sammen med feltet Bankkode. Det er forskelligt hvor langt nummeret skal være, med de respektive koder, og længden står til højre i listen ovenfor. Standard for valuta Feltet udfyldes, såfremt denne bankkonto er den, der som standard skal bruges for den pågældende valuta. Der kan vælges én bankkonto pr. Valuta, man ønsker at betale kreditor i. Når feltet er udfyldt, vil denne konto automatisk blive valgt når der oprettes en kreditorbetaling i den pågældende valuta for denne kreditor Kreditor Bank IBAN og SWIFT Payment Management synkronisering Der er i PM 2.50 lavet en synkronisering af Kreditor Bank oplysningernes IBAN SWIFT felter og PM IBAN SWIFT. Dette vil synkronisere NAV tabellerne med PM tabellerne. Det anbefales at denne synkronisering benyttes i alle Payment Management opsæt til start. Kreditor Bank IBAN og SWIFT Payment Management Copyright 2018 Continia Software A/S Side 22 af 54

23 3.3.3 Bank IBAN Payment Management - spaces Der er i Payment Management implementeret håndtering af spaces i IBAN for både eget og kreditor IBAN. Spaces fjernes i udlæsningen for de bank formater hvor dette kræves. 3.4 Køb betalingsoplysninger På alle købsbilag kan der ses de betalingsoplysninger som er tilknyttet det enkelte købsdokument. Ved registrering af købsbilag tilknyttes der betalingsoplysninger på baggrund af det du har opsat på Kreditors betalingsoplysninger og Kreditors betalingsmetode. Disse oplysninger kan naturligvis ændres i betalingsoplysningerne til købsbilaget og ved bogføring af købsbilaget overføres oplysningerne til Købsfakturaens betalingsoplysning. Dermed bliver betalingsoplysningerne tilpasset den enkelte faktura, når betalinger dannes i udbetalingskladden og består ikke bare af de generelle oplysninger fra kreditors betalingsoplysning. Det er vigtigt at man er opmærksom på, at det er de rigtige betalingsoplysninger, man tilknytter på købsbilagene, da det altid er de betalingsoplysninger som står på det bogførte købsbilag, som bliver hentet frem i betalingsforslaget. At ændre på kreditorens betalingsoplysninger, vil IKKE ændre på betalingsoplysningerne på det bogførte købsbilag, og dermed på de senere betalingsoplysninger i udbetalingskladden Formen Køb-betalingsoplysning Generelt På fanen Generelt, bliver oplysningerne vedr. betalingsmetode og kreditorens navn etc. hentet frem. Disse oplysninger bliver naturligvis sjældent ændret på dette tidspunkt. Advisering På adviseringsfanen ser du alle adviseringerne på det respektive bilag. Afhængigt af hvilken betalingsmetode det er, kan Betalingsidentifikation, Modtagerreference, Manuel advisering, Dokumentreference etc. blive udfyldt. Den lange advisering vil først blive opbygget, når man kører Lav Forslag i udbetalingskladden. Til højre på fanen findes definitionerne, hvor du kan sætte op, hvorledes adviseringen skal opbygges. Opsætning af advis definitioner vil blive beskrevet i næste kapitel. Betaling På dette faneblad findes alle oplysninger vedr. bankkonto inklusiv konto og registreringsnummer. Desuden findes feltet Kreditornummer, hvor der skal tastes henholdsvis FIK nr. eller GIK nr., når der er tale om Indbetalingskort. Desuden kan der også angives modkonto, som bestemmer hvilken konto betalingerne skal betales fra. Indholdet af dette felt vil også afgøre hvilke valideringsregler der vil blive brugt, hvis der ikke under opsætningen allerede er valgt en standard modkonto for den valuta der bliver brugt. Udenrigshandel Når der laves betalinger til udlandet, er fanen Udenrigshandel naturligvis vigtig at have udfyldt korrekt. Informationer om f.eks. Valuta og fordeling af omkostninger angives på dette faneblad. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 23 af 54

24 3.4.2 Yderligere funktioner i Køb-betalingsoplysninger Validering Når betalingsoplysningerne udfyldes på købsbilaget, sker der samtidig en validering, af de data der er angivet. Valideringsreglerne er bankspecifikke, og det er bestemt i opsætningen eller på betalingsoplysningerne hvilken bank der skal valideres efter. Det er også muligt at gå uden om valideringerne ved bogføring af købsbilag, hvis man har lyst til dette. Som standard er valideringen slået til. Betalingsmetoder Fjern krydset i Valider ved bogf. Af købsbilag, hvis man ikke ønsker at validere på dette tidspunkt. Som standard vil man kunne se de betalingsmetoder, der er oprettet på kreditoren. Det er muligt at man i visse situationer skal bruge en anden metode. Eks Kontooverførsel - Straks. Enten oprettes den ønskede metode på kreditor eller der vælges mulighed for at vælge ej oprettede metoder vha opsætningen. Dette gøres der under opsætningsvinduet i feltet Yderligere betalingsmetoder. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 24 af 54

25 4 Betalingsmetoder Dette kapitel omhandler basisopsætningen af betalingsmetoder samt grupper. Betalingsmetoderne i Payment management er et opsæt der giver et stort antal af mulige betalingsmetoder. Der er forskel mellem hvad de enkelte banker tilbyder, og derfor er der ligeledes forskel på hvad Payment Management understøtter af metoder for de enkelte banker. Payment management kan som udgangspunkt de metoder banker tilbyder inden for normal kontooverførsel samt indbetalingskort samt almene udenlandske kontooverførsler. Det anbefales at man bevarer det opsæt af betalingsmetoder / valideringer der indlæses vha bank opsætningsfilerne. 4.1 Betalingsmetodeoversigt En af de grundlæggende ting i Payment Management er Betalingsmetodeoversigten. I den finder du alle betalingsmetoder, og hermed alle måder hvorpå en kreditor kan betales. I denne oversigt findes der flere forskellige niveauer, grupper etc. Alt dette vil blive behandlet i dette kapitel. Kode Som du kan se på ovenstående billede af betalingsmetodeoversigten, har hver betalingsmetode en unik kode. Beskrivelse Det er i Payment Management forsøgt at gøre det så nemt som muligt at finde den rigtige betalingsmetode, ved at give betalingsmetoderne så logiske navne som muligt. Det vil sige, at finde navne så tæt på de navne betalingsmetoderne har i bankernes betalingssystemer. De generelle grupper af betalingsmetoder er: Type Kontooverførsel Check Indbetalingskort Feltet type i betalingsmetodeoversigten afgør om linjen er en betalingsmetode, eller en linje der bruges til gruppering af betalingsmetoderne. Betalingsmetodeoversigten er nemlig bygget op, så den er let overskuelig, meget nem at forstå og finde rundt i. En linje i betalingsmetodeoversigten kan være én af disse 4 muligheder: Betalingsmetode Copyright 2018 Continia Software A/S Side 25 af 54

26 Overskrift Fra Betalingsmetode (ved denne linje begynder grupperingen) Til betalingsmetode (ved denne linje slutter grupperingen) Aktiv Feltet Aktiv afgør om den aktuelle betalingsmetode kan anvendes eller ej. Man aktiverer og deaktiverer betalingsmetoden ved at vælge Ja/Nej i feltet Anvendes på bankkortet. Deaktiveres en betalingsmetode, betyder det, at koden ikke optræder på betalingsmetode-oversigten. Hvis du deaktiverer en betalingsmetode, som allerede er benyttet på en betaling, vil valideringen af betalingen give en fejl I fejlloggen. Betalingsmetode-gruppekode Her er angivet hvilken betalingsmetode-gruppe betalingsmetoden er tilknyttet. Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes, da standardværdier på betalingsmetodegruppen overføres til tilsvarende felter på kreditor, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditor Statistik På betalingsmetodeoversigt findes der statistik over de forskellige betalingsmetoder. Felterne Beløb, Gebyr, Antal betalinger og Antal samlebetalinger angiver det samlede beløb eller antal betalinger for den enkelte betalingsmetode. Dette kan bruges i forhandling med ens bank når der forhandles gebyrer Poster Statistik for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis Ved at trykke Poster, ses en oversigt over de poster der ligger på denne betalingsmetode. Det er både poster som er betalt, og poster der ligger klar til betaling. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 26 af 54

27 Poster for betalingsmetoden Kontooverførsel med kontoudtogs advis. Dette muliggør f.eks. hurtig dokumentation for, til hvad og af hvem dyre udenlandske betalinger er blevet anvendt Gebyrer I menuen Naviger findes menupunktet Gebyrer. Ved at gå ind under Gebyrer, er det muligt at opsætte gebyr for den betalingsmetode der benyttes. Der skal sættes op for hvilken bankkonto gebyret gælder for. Det er muligt at sætte forskellige gebyrer op for den samme betalingsmåde, på flere forskellige bankkonti. Herefter indtastes beløbet på gebyret pr. betaling. I Gebyr pct. Skal du indtaste gebyret i forhold til beløbets størrelse. Det er almindeligt, at der specielt på udenlandske betalinger, bliver taget gebyr i procent i forhold til beløbets størrelse. Hvis der er angivet beløb i feltet Gebyr, lægges dette til Gebyr pct. efter at dette er udregnet. Situationen er den samme med Min. Gebyr. I forbindelse med betalinger til udlandet er det normalt, at der er et minimumsgebyr, som det altid vil koste at betale til udlandet. Beløbet er et minimum, dvs. overstiger de øvrige gebyrer dette minimum, vil minimum gebyr ikke blive benyttet. Gebyret lægges til det samlede gebyr, som så vil kunne bestå af Gebyr, Gebyr pct. og Min. Gebyr. Gebyrangivelsen påføres et separat felt på hver enkelt betalingspost og danner grundlag for gebyrstatistikken. Der bogføres dog ikke noget nogen steder, da dette først bør ske ud fra den eksakte påligning fra banken. Faciliteten er først og fremmest ment til statistik og afstemning. 4.2 Opsætning af en betalingsmetodegruppe Betalingsmetode-grupper kan anvendes som en hjælp, når kreditor-betalingsoplysninger oprettes. Standardværdier på betalingsmetode-gruppen overføres til de tilsvarende felter på kreditor betalingsoplysninger, når der tilknyttes en betalingsmetode til kreditor. Betalingsgruppe-formen har 2 faner. Generelt og Std. Værdier. På Generelt fanen, skal der udfyldes Kode og Beskrivelse for betalingsgruppen. På næste faneblad, skal der udfyldes de standard oplysninger, som skal tilknyttes kreditoren, når der tilknyttes en betalingsmetode, fra denne betalingsmetodegruppe, på kreditor. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 27 af 54

28 Opsætning af betalingsmetode gruppe Bank adviseringsdefinitionskode Bank adviseringsdefinitionskoden fortæller hvorledes adviseringen, som sendes til modtager via banken, skal opbygges. Der er i 5.1 beskrevet hvordan man opsætter sine egne adviseringsdefinitioner. Adviseringsmetode Payment Management håndterer følgende måder at advisere på. Bank, hvor advisering foregår via bank. , hvor der sendes en til modtageren. Udskrift, hvor du selv skriver advisering ud og sender til modtageren. Manuel adviseringsdefinitionskode Når der er valgt udskrift i Adviseringsmetode, kan der vælges at advisere din kreditor via brev / manuelt. BetalingsID definitionskode Her kan der angives en kode til en maske, som angiver hvordan betalingsidentifikationen er opbygget på de bilag der modtages fra kreditor. Payment Management benytter Betalingsid.-def.kode der automatisk udfylder betalings-id i forbindelse med bogføring af købsbilag. Afsenderadvis Her kan du krydse af, hvis du vil have en kvittering fra banken, når betalingen er gennemført. Vær opmærksom på, at de fleste banker opkræver gebyr for denne service. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 28 af 54

29 5 Advisering Dette kapitel vil primært vise hvordan der oprettes og benyttes adviseringsdefinitioner samt beskrive udenlandske advisbenævnelser: 5.1 Bank advis 5.2 Manuel advis 5.3 Betalingsdefinitioner (Betalingsid) 5.4 Udenlandske adviseringsbenævnelser 5.1 Bank advis Når du sender betalinger til din kreditor, skal det selvfølgelig være muligt for denne at vide hvad betalingen dækker. Derfor sender man en/flere linjer tekst, med en elektronisk betaling. Dette kaldes advisering. Advisering i Payment Management er altid opbygget af et antal linjer af 35 karakterer. Det mest gængse er 41 linjer på DK -> DK betalinger og 4 linjer på andre betalinger. Herunder er der naturligvis igen visse situationer hvor adviseringen er eks. yderligere begrænset. Alt dette håndteres automatisk af Payment Management Der er i Payment Management lavet en del for at systemet automatisk kan opbygge advisering, og præcis med det indhold der ønskes. Det følgende kapitel vil indeholde beskrivelse af, hvordan man opbygger den automatiske advisering. Modtager ref. maske Der findes i banksektoren flere forskellige måder at advisere på. Først og fremmest er der den populært kaldet korte advisering, som er posteringsteksten på kreditorens kontoudtog. Feltet for Modtager ref adviseringen kan normalt være 20 tegn lang (specificeret af bankernes format). For visse svenske er den dog begrænset til 16 tegn, hvorfor der også findes en SE og en UK advisering. Advis maske Der findes naturligvis også en lang advisering, hvor det er muligt at specificere mere præcist hvad betalingen dækker. Denne advisering er normalt på 41 linjer, med 35 tegn på hver linje. Den lange advisering kan ses i adviseringsvinduet, som du finder på betalingsoplysningerne under knappen Betaling. Visse banker giver mulighed for at lave linjer af 70 karakterer. For at gøre brugen af PM så enkel som muligt er dette automatisk håndteret af systemet. Under Administration=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=>Advisering kan adviseringsdefinitionerne bygges op. De definitioner der laves under de enkelte punkter, vil være at finde på betalingsoplysningerne overalt i Payment Management. Såsom Kreditors betalingsoplysninger, betalingsoplysninger på købsbilag, betalingsoplysninger på poster i udbetalingskladden etc. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 29 af 54

30 I dette vindue vedligeholdes advis definitioner. At oprette en ny adviseringsmaske gøres enkelt ved at lave en definitions kode, og derefter en tilhørende beskrivelse. Efter dette, skal der tages stilling til, om den advisering som benyttes skal komprimeres. Komprimering af advis kan forklares på denne måde: Eks. 1 Advis uden komprimering Faktura 1 Faktura 2 Faktura 3 Faktura 4 Eks. 2 Komprimeret advis Faktura Dvs at der kan spares en del linjer i adviseringen, hvis de komprimeres, og derved kan du, hvis du har mange betalinger, måske undgå problemer med at have det hele med på en samlebetaling. Som standard er komprimeret altid slået til. Opbygning af advis maske Opbygningen af advis maske er ens, hvad enten det er til kort eller lang advis. Eneste forskel er at den lange advisering normalt indeholder lidt flere oplysninger. For at lave en lang advis maske, skal du trykke på assistbutton helt til højre i Lang advis. Maske. Der vil nu komme en form op, hvor du kan vælge det første felt i adviseringen. Hvis adviseringen skal sammensættes af flere felter/oplysninger, følger du bare samme procedure. Liste over felter som kan benyttes i advis definition. Bare markér feltet, og tryk på OK. Vær opmærksom på at du manuelt kan taste i advismasken, så du evt. Kan indsætte mellemrum eller en fast tekst. Hvis du trykker på Assistedit (knappen med en pil op), kan du for hvert felt du har indsat, sætte nogle præferencer op for dette. I dette vindue sættes forskellige kriterier op for de felter der findes i advis definitionen Antal positioner: Her kan du angive hvor mange positioner i adviseringen indholdet af dette felt skal fylde. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 30 af 54

31 Foranstilles: Her kan du angive et tegn som skal foranstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner. Efterstilles: Her kan du angive et tegn som skal efterstilles, indtil der er udfyldt med det antal tegn som du har tilladt i Antal positioner. Læg mærke til at der nederst på den første form bliver opbygget et eksempel på adviseringen, så du kan se hvordan adviseringen vil se ud. 5.2 Manuel advis Hvis man har lyst til at sende adviseringer manuelt, det kunne f.eks. være via brev eller via , kan dette også foregå fra Payment Management. I dette afsnit vil der blive beskrevet hvordan du opbygger sådan en manuel advisering. Der vil i næste afsnit blive beskrevet hvordan disse adviseringer udskrives i forbindelse med overførsel af betalinger etc. Under Afdelinger=>Opsætning=>Programopsætning=>Økonomistyring=>Betalingsformidling=> Advisering finder du Manuelle advis. definitioner, hvor man kan opbygge de manuelle adviseringsskabeloner. Kode og Beskrivelse I dette vindue vedligeholder du manuelle advis definitioner. Øverst på formen udfyldes en Kode og Beskrivelse, for at give definitionen et navn. emne maske Angivelse af maske for emne (Subject) i en evt. mail man vil have Payment Management til at generere. Klik AssistButton til højre i for at feltet se hvilke felter masken kan opbygges af. Det er naturligvis også muligt at skrive en fast tekst, eller kombinere begge muligheder. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 31 af 54

32 Manuel advis. ref. maske Her opbygger man den tekst, som ønskes brugt som reference til den manuelle advisering. Referencen til adviseringen sendes via banken til modtageren, hvis advisering kræves af banken. Man sikrer sig således at kreditor har mulighed for at se, at betalingen også er kommet frem, som det også fremgik af den manuelle advisering. Klik på AssistButton til højre i feltet for at se de felter, der kan indsættes. Herudover kan man frit indskrive tekst. Filformat Der understøttes 3 formater. Type Tekst Gør at adviseringen blive sendt i tekstform. HTML Anbefalet. Gør at adviseringen blive sendt HTML format. XML Hvis man vælger XML-formatet, kan det give mulighed for modtager at indlæse filen i deres økonomisystem. Dette kan for modtageren kræve konverteringsprogram. Tryk på AssistButton knappen for at vælge typen, der kan have følgende værdier: Hoved eller Bund. Adviseringen, der når ud til betalingsmodtager er bygget op som følger: Hoved Et vilkårligt antal adviseringslinjer Bund Brugeren har indflydelse på Hoved og Bund. Opbygningen af adviseringslinjerne sker på baggrund af Manuel advis ref. Maske. Formatering Formateringen angiver om linjen skal være med normal eller fed skrift. Den fede skrift kan eks bruges som overskriftslinje. Maske Dette felt er som alle de andre steder, hvor man opbygger adviseringer. Der vælges de felter, der skal være på linjerne, og der kan naturligvis også bruges fast tekst. 5.3 Betalingsdefinitioner (Betalings-ID) Når du modtager en faktura med et indbetalingskort påtrykt, står der for neden på disse indbetalingskort et betalings- ID. Dette betalings-id er normalt opbygget af nogle oplysninger, som i forvejen kendes af dig, eller står på fakturaen. På baggrund af disse oplysninger er det muligt for Payment Management selv at finde ud af, hvad der står i Betalings-ID et, og selv udfylde feltet, så du er fri for det. For eksempel kunne et betalings-id være opbygget af vores kundenr. hos kreditor efterfulgt af fakturanr. Dette er to oplysninger, som Payment Management kender, og det vil derfor være muligt at udfylde automatisk. Under Betalingsdefinitioner i Opsætning, Advisering, kan du opbygge BetalingsID definitioner. Opbygningen af Betalings-ID foregår på nøjagtig samme måde som de andre adviseringsskabeloner. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 32 af 54

33 Giv definitionen en kode, en beskrivelse, og så dannes masken, nøjagtig som beskrevet tidligere ved de andre adviseringsmuligheder. Og som de andre adviseringer, kan der også opbygge et BetalingsID med antal positioner, foranstillede og efterstillede karakterer. Tekst I dette vindue styres indholdet i Betalings ID. I feltet Tekst, står der hvilke felter der findes i Betalings-ID et. Hver af disse felter, kan hver især sættes op ved at udfylde de 3 næste felter. Antal positioner Her angives hvor mange positioner dette felt må fylde i BetalingsID et. Foranstilles Her angives hvilke tegn der skal foranstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner. Efterstilles Her angives hvilke tegn der skal efterstilles, hvis feltet ikke har den længde som er sat i Antal positioner Eksempel på betalings Id Maske Der modtages en faktura. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 33 af 54

34 Øverst på fakturaen står konto nr./kunde nr. : Faktura nr. : 15 Betalings-ID et på indbetalingskortet: +71< Så skal betalings-id definitionen bygges således op: Feltnavn Antal tegn Foranstilles Efterstilles Vores Konto nr Faktura nr. 4 0 Modulus 10 kontrolciffer 1(Skal ikke angives) Det sidste Modulus 10 kontrolciffer, er et tegn, som automatisk genereres, så betalings-id et overholder modulus 10, ellers vil det ikke blive accepteret af Nets / bankens betalingssystem. 5.4 Udenlandske advisbenævnelser De oprettede advisbenævnelser bruges til at oversætte de danske betegnelser for faktura, kreditnota, rykker, rentenota samt betaling og vores kontonr. til et vilkårligt sprog. Payment Management vil så via kreditors sprogkode oversætte advis til det angivne sprog. Som standard er Payment Management udbygget med UK, DE, NO og SE oversættelse, men der kan oprettes advisbenævnelser for de sprogkoder der er behov for. I dette vindue vedligeholdes de udenlandske advisbenævnelser. Det er muligt selv at oprette nye benævnelser, og de vil blive aktiveret, efter kreditorens sprogkode. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 34 af 54

35 6 Betalinger 6.1 Lav forslag (Udbetalingskladder Payment Management) Registrerede bilag på kreditorer vil danne grundlag for betalingsforslaget. Efter installation af Payment Management vil der normalt være 2 udbetalingskladder. En til elektroniske betalinger, og en standard udbetalingskladde. PM benytter kladden der er markeret til Elektroniske Betalinger. Før en Udbetalingskladde kan bruges til Elektroniske betalinger, skal den oprettes som Kladdetype, evt gennem PM opsætningsguiden. Dette kan også gøres under Afdeling, Økonomistyring, Opsætning, Kladdetyper, hvor der skal sættes et kryds i kolonnen Elektroniske Betalinger. I udbetalingskladden hentes der via et betalingsforslag poster frem, som kan betales. De fleste af udbetalingskladdefelterne er standard i Navision, og vil derfor ikke blive beskrevet. Fejlretning på poster etc. vil komme i afsnittet Betalingsoversigt Betalingsforslagsopsætning Udbetalingskladden bruges til at lave forslag på forfaldne betalinger, tilretning af betalingsoplysninger mv. Udbetalingsforslaget kan opsættes efter en række kriterier, der er faste hver gang der dannes en udbetalingskladde. Det er muligt at have flere udbetalingskladder, evt en pr valuta eller en pr bankkonto der betaler fra eller hvad man måtte ønske. For mange vil det dog være en fint at have alle betalinger i samme kladde. Samme kladde kan håndtere flere banker, flere valuta osv. Til udbetalingskladden findes et opsætningsvindue, hvor de normalt anvendte parametre for dannelse af udbetalingsforslag i denne kladde kan angives. Bl.a. kan det angives, om der ønskes udnyttelse af evt. kontantrabat og om betalinger for de enkelte kreditorer skal samles. Sidste betalingsdatoformel Når du laver et betalingsforslag, skal du angive Sidste betalingsdato, for de poster der skal med i forslaget. Dette felt giver dig mulighed for selv at indtaste en datoformel, som vil blive anvendt ved beregning af Sidste betalingsdato, når du laver et forslag. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 35 af 54

36 Hvis du f.eks. vil medtage betalinger der forfalder 16 dage frem i tiden, skriver du 16D og programmet vil så selv beregne Sidste betalingsdato ud fra denne. Find kontantrabatter Markering af dette felt bevirker, at programmet finder de kontantrabatter, hvor kontantrabatdato ligger indenfor sidste betalingsdato. Programmet vil sammenligne kontantrabat %, med den aktuelle bankkontos Interne rentesats, og foretage rentabilitetsberegning. Der vil kun blive aktiveret kontantrabat frem til kontantrabatdatoen, hvis det kan betale sig at rykke betalingsdatoen frem. Sammenfat pr. Kreditor Markering af dette felt, bevirker, at de betalinger, hvor der er tilladt samlebetaling, på Kreditor-betalings oplysninger eller Kred./betalingsmetode at samle betalingerne, vil blive samlet. Bemærk Det afhænger af den valgte bankcentral om det er muligt at samle betalingerne på de forskellige betalingsmetoder. Bogføringsdatoformel I dette felt kan du indtaste en datoformel, hvis du ønsker at benytte en fast bogføringsdato (f.eks. dags dato + 16 dage, 16D) når der genereres betalinger. Hvis feltet ikke udfyldes, vil der ikke blive brugt fast bogføringsdato, hvor programmet så vil benytte forfaldsdato som bogføringsdato. Krævet bogføringsstatus Dette felt angiver, hvornår man må have lov af bogføre poster. Feltet kan med fordel benyttes, hvis man samtidig har bestilt status meddelelser fra banken. For Webservice kan det anbefales at status sættes til Betalt, således at Navision viser et reelt billede af det faktisk gennemførte i banken. Nyt bilagsnr. pr. Dette felt angiver hvordan bilagsnr. tildeles linjer i udbetalingskladden, når der dannes betalingsforslag eller man efterfølgende udfører funktionen Renummerér bilagsnr.. Bilagsnr. kan nummereres på følgende vis: Udbetalingskladde: Der anvendes samme bilagsnr. i hele udbetalingskladden. Linje : Bilagsnr. er fortløbende med skift pr. linje i udbetalingskladden. Kreditor : Der skiftes Bilagsnr. hver gang Kreditornr. skifter i udbetalingskladden eller valutakoden skifter for den enkelte kreditor. Anvend kred. bet. opl. Anvend kreditor betalingsoplysninger Her kan du angive hvorvidt betalingsoplysningerne skal tages fra det bogførte købsbilag, eller direkte fra kreditoren. Dette kan være hensigtsmæssigt, hvis du f.eks. har ændret på betalingsoplysningerne på kreditoren, efter at have bogført købsbilag. Rettede - Tager oplysninger fra kreditorens betalingsoplysninger, hvis der er ændret på disse, efter bilaget er bogført. Altid - Tager altid oplysninger direkte fra kreditors betalingsoplysninger. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 36 af 54

37 Blank - Tager altid oplysninger fra det bogførte købsbilag, hvis dette indeholder betalingsoplysninger. Ellers tages oplysninger fra kreditors betalingsoplysninger. Beskrivelse maske Her angiver du hvordan feltet Beskrivelse skal udfyldes, når du lavet et betalingsforslag. Tryk F6, for at se en liste over de felter der kan angives i masken. Der er mulighed for at angive en specifik maske hvis dette ønskes. Beskrivelsen i kladden er data som alene ses i NAV. Sendes ikke til bank / kreditor. Bankbetalingstype Hvis du bruger en bankkonto som modkontotype, kan du vælge den bankbetalingstype (checktype), du ønsker at bruge. For at se de modkontotyper, der findes, skal du klikke på AssistButton. Gentagelseskladdetypenavn Her angives gentagelseskladdetypenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt, når der laves forslag ved brug af kørslen Lav betalingsforslag. Hvis man har gentagne betalinger, kan man oprette disse i en gentagelseskladde. Når man laver betalingsforslaget, vil programmet fortælle, at der ligger linjer i gentagelseskladden, som skal bogføres. Gentagelseskladdenavn Her angives gentagelseskladdenavn på den gentagelseskladde der ønskes brugt når der laves forslag ved brug af kørslen Lav kred.-betalingsforslag PM. Gebyrkonto Her kan du angive den konto, der skal oprettes som gebyrkonto, i forbindelse med valutaafregning. Funktionen Opret Gebyr, indsætter en linje i Udbetalingskladden, med den angivne konto som Kontonummer. Opret Negative beløb Afkryds dette felt, hvis du vil have oprettet linjer for kreditoren i udbetalingsforslaget, på trods af at kreditor i praksis skylder dig penge. Dvs. hvis beløb på kreditnotaer overstiger beløbene på fakturaer der skal betales, vil der ved afkrydsning af dette felt, blive oprettet linjer i udbetalingsforslaget. Hvis feltet ikke afkrydses, vil forslaget ikke oprette nogle linjer til kreditor. Ignorer tidligere udligning Afkryds dette felt, hvis du ønsker at Betalingsforslaget skal medtage poster som allerede er udlignet. Det vil sige at posten kan ligge i en anden kladde i forvejen. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 37 af 54

38 6.2 Lav Forslag Lav Forslag genererer linjer i kladden ud fra den valgte opsætning Her foretages betalingsforslaget, fanebladene kan afgrænse til de ønskede betalinger. På fanen Indstillinger, sætter du Sidste betalingsdato, Bogføringsdato og Start bilagsnr. op. Der kan angives om forslaget skal gøre brug af kontantrabat, og om forslaget skal samle betalingerne. På fanebladet Kreditor Betalingsgruppe kan der afgrænses på betalingsgruppe(r), men også her er hele betalingsgruppe tabellen mulig af afgrænse på. På fanebladet Betalingsmetode, kan du afgrænse på betalingsmetode(r), men også her er hele betalingsmetode tabellen mulig af afgrænse på. Fanebladet, Kreditor, kan afgrænse på kreditorer, og alle felter i Kreditor tabellen, eks valutakode. 6.3 Samlebetalinger Efter du har kørt Lav forslag, er det også muligt at samle betalinger manuelt såfremt de ikke allerede er samlet. Der blev i et tidligere kapitel beskrevet hvordan man opsatte kriterierne for at betalingerne blev samlet. (Afsnit 3.2). Fordelen ved at bruge samlebetalinger, er bl.a. at spare gebyrer på de betalingsmetoder du betaler for at sende. Det er især på udenlandske overførsler, at der kan være penge at spare. Analyse Hvis du har to eller flere betalinger du ønsker at samle, eller finde ud af hvorfor de ikke er blevet samlet, efter betalingsforslaget er lavet, kan du markere de linjer der ønskes samlet. Derefter er det muligt først at checke om betalingerne kan samles. Dette gøres ved at benytte Samlebetalingsanalysen. Tryk på knappen Naviger, Samlebetaling, Analyse, Når du har kørt analysen, vil du få en form frem, hvor resultatet står. Hvis der er komplikationer, kan du vælge at se bort fra enkelte betalinger, rette i din samlebetalingsopsætning, eller rette på betalingsoplysningerne. Når alt er i orden, vil du få en form, efter du endnu engang har kørt analysen, hvor der står Der er ingen problemer med samlebetaling af afmærkede linjer. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 38 af 54

39 Sådan foretages samlebetalingsanalyse. På billedet markeres de 3 betalinger som ønskes samlet, og derefter trykker på knappen Analyse. Lav samlebetaling Når du skal samle betalingerne, markerer du de ønskede linjer, og såfremt at alle krav er opfyldt fra Samlebetalingsopsætning, samlebetaling er tilladt på kreditor og betalingsmetoden, vil betalingerne blive samlet til en enkelt linje i Udbetalingskladden. Denne fremgangsmåde benyttes dog kun hvis du ikke har valgt ja til samlebetaling i opsætningen, eller hvis opsætningen på anden vis ikke har resulteret i en automatisk samling ifm. dannelsen af betalingsforslaget. Samtidig vil adviseringen naturligvis også blive samlet, og her kan det måske være en fordel på forhånd at have valgt Komprimér advis, så adviseringen ikke overskrider de tilladte antal linjer. Efter betalingerne er samlet, fortsætter du som du altid ville have gjort. OBS: Det er ikke muligt at samle betalingstyper hvor der anvendes kort advisering. Dette gør der fx i Betalingsmetode Benyt i stedet Betalingsmetode Betalingsprioritet Når du har lavet dit betalingsforslag, og har adskillige poster liggende til betaling, kan det i mange tilfælde være nødvendigt at skulle prioritere disse betalinger af den ene eller anden grund. Det kunne være manglende likviditet etc. Gå i menuen Naviger=>Betaling=>Betalingsprioritering for at komme ind i Betalings-prioritering. Betalingsprioritets vindue På denne form vil der blive vist alle de linjer, der findes i udbetalingskladden. Læg mærke til kolonnen yderst til venstre, Betal, som viser om denne betaling skal betales eller ej. Der er flere forskellige værktøjer at bruge, når man skal prioritere hvilke betalinger, der skal betales - både manuelle og automatiske. Disse muligheder vil blive beskrevet følgende. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 39 af 54

40 6.4.1 Beløb til rådighed Hvis der er problemer med likviditet, kan Beløb til rådighed være en god hjælp til at få prioriteret betalingerne, så de rigtige bliver betalt. Tryk på knappen Handlinger, Beløb til rådighed Betalingsprioriteringsvinduet. Her angives bl.a. beløb til rådighed. Øverst på formen ser du feltet Anvend kreditorprioritet. Hvis det krydses af, vil Payment Management prioritere de kreditorer med højeste prioritet først. Prioritet sættes op på fanen Betaling på kreditor kortet. Hvis man ikke anvender kreditorprioritet, vil prioriteringen foregå via kreditornummer. Herudover er Beløb til rådighed det eneste felt du skal/kan udfylde på denne form. Når det er udfyldt trykker du på OK, og Payment Management vil vælge at betale så mange betalinger som muligt indenfor det beløb der er afsat. Som sagt kan den sortere via Kreditor prioritet, eller Kreditornummer. I feltet Udfør angives om der skal tjekkes for beløb på denne konto. Fjernes markeringen benytter systemet ingen beløbsgrænse i prioriteringen for denne konto. Det er naturligvis stadig muligt at ændre denne prioritering, ved blot at fjerne, eller sætte et kryds i kolonnen Betal, yderst til venstre. Samtidig kan du holde øje med beløbet nederst på formen. Her finder du både beløbet i hele forslaget, og det samlede beløb for de poster der er sat til at skulle betales Vælg / fravælg betalinger I menuen findes Vælg/fravælg betalinger. Her er det andet værktøj til betalingsprioritering. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 40 af 54

41 I dette vindue kan du vælge/fravælge betalinger. Til at starte med skal man vælge om man vil betale, eller ikke betale. Derefter kan der afgrænses. Aktuel linje Afgrænser til den linje du stod på, da du klikkede dig ind på Vælg/fravælg betalinger. Samtlige linjer Afgrænser til samtlige linjer i betalingsforslaget. Kreditor Afgrænser til alle poster med samme kreditor som på den aktuelle linje. Modkonto Afgrænser til alle poster med samme modkonto som den aktuelle linje. 6.5 Opret gebyr Med denne funktion kan du håndtere afregning af valutabetalinger i Udbetalingskladden før betalingen bogføres; et alternativ til at bogføre betalingen til den forventede kurs og bogføre kursdifferencer og gebyrer efterfølgende. Der skal angives en konto i Betalingsforslag, Opsætning i Udbetalingskladden. Betalingen skal have status Sendt før funktionen kan kaldes og funktionen kan ikke bruges på valutakonti. Når den endelige afregning kommer fra banken kan afregningsbeløbet angives i feltet Nyt beløb og pålignet gebyr i feltet Gebyr. Hvis der er angivet et gebyr på den anvendte betalingsmetode vil dette tal blive foreslået i feltet, når formen åbnes. Gebyrbeløb angives enten i Betalingsmetodeoversigten under opsætning eller på Bankkontoen. Efter indtastning opdateres afregningskursen og der oprettes en gebyrlinje på den opsatte gebyrkonto. 6.6 Betalingsoversigten Selve betalingsfil udlæsningen Når der oprettes betalinger i Udbetalingskladden, bliver der samtidig oprettet en betaling i Betalingsoversigten. Modsat hvis en betaling slettes bliver den naturligvis også fjernet i Betalingsoversigten. Dvs. Når alt er ordnet i Udbetalingskladden, herunder prioritering, samle betaling etc. er det tid til at behandle betalingerne. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 41 af 54

42 Bemærk kladdens felt Status yderst til venstre. I det felt skal der gerne stå Valid. Hvis der står Valid kan betalingen gennemføres uden flere tilføjelser. Validér Når du vælger funktionen Validér kontrolleres betalingerne med udgangspunkt i den bankcentral, man har valgt at sende dem fra og hvis der ikke er fejl sættes status til Valid. Hvis der er fejl i betalinger sættes status til Fejl. Validering af betalinger sker løbende når der ændres i betalingen, inden betalingen godkendes. Derfor er det ikke nødvendigt at udføre denne funktion manuelt, med mindre der ændres i forudsætningerne for validering. Det kunne være stamoplysninger på modkontoen eller valideringsregler der ændres. Godkend (Godkend og Send) Når betalingerne har status Valid, er det muligt at godkende posterne. Det er derefter muligt at sende godkendte betalinger. Send Når du sender en betaling, får du et vindue op der fortæller dig hvilken bank(er) du udlæser betalinger til. Derefter udlæses en betalingsfil i bankens format. Filen lægges i det bibliotek du har angivet under Bank i opsætningsmenuen. Kort Dette kort viser betalingsoplysningerne på betalingen. Hvis der skal rettes på betalingen, skal det gøres her. Du vil til enhver tid kunne se status og i fejl loggen, om det du retter er i orden. Hvis oplysningerne er i orden, er status Valid. Alle felterne på Betalingsoplysningerne er beskrevet under Kreditor Betalingsoplysninger. Advisering Dette er vinduet hvor du finder den lange advisering. Det er naturligvis muligt at ændre adviseringen, og indtaste præcis hvad man har lyst til, inden for de grænser der er på betalingsmetoden. I adviseringsvinduet kan du altid opbygge adviseringen igen, hvis du har ændret, eller slettet den advisering der lå i forvejen. Bare tryk på Opbyg adviseringslinjer. Bemærkning I vinduet Bemærkning vises intern bemærkning til betalingen. Her kan du selv tilføje bemærkninger til betalingen. Fejllog Når der i Status står Fejl, skal du kigge i fejlloggen, for at se hvad problemet er. Dog er det også muligt at udskrive en kontrolliste fra Udbetalingskladden. Denne indeholder alle fejl fra alle posterne i kladden. Derefter retter du de forskellige fejl på betalingen, og fejlloggen vil igen blive tom, når alle fejl er rettet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 42 af 54

43 For at rette en fejl, går man ind på betalingsoplysningerne til betalingen, og retter fejlen. Det er naturligvis også vigtigt at sørge for evt. at rette fejlen på kreditoren, så den ikke opstår næste gang der skal overføres betalinger. Historik I Betalingshistorik kan du se historikken over den enkelte betaling. Det vil sige hvad der er sket med betalingen siden den blev oprettet i udbetalingskladden. Statistik Betalingshistorik, hvor du kan se hvad der er sket med betalingen efter den blev oprettet. I vinduet Statistik vises statistik for betalingsposter. Her kan du se statistik for betalingsmetoder. Statistikken viser Antal betalinger pr. Metode, Antal samlebetalinger, Beløb og eventuelt Gebyr på betalingen. Som udgangspunkt er alle betalinger på den enkelte betalingsmetode repræsenteret. Dvs. også eventuelle betalinger man har liggende i Udbetalingskladden og som endnu ikke er færdigbehandlet. Poster Når du vælger Poster får du adgang til disse menupunkter: Kreditorpost Bankpost Betalingspost-prokurapost Finanspost Under hver af disse punkter, vil du kunne finde relaterede poster til den betaling du står på i øjeblikket. Dimensioner Benyt evt. Navisions standard hjælpefunktion, for at få forklaret Dimensioner. Prokura Når du vælger Prokura får du adgang til disse menupunkter: Betalingspost-prokurapost Når der på en bankkonto er opsat prokuraregler, dannes der på en betalingspost prokuraposter, når en godkendelse finder sted. På den enkelte betalingspost kan man se prokura-poster som indeholder oplysninger omkring, hvem der har godkendt og med hvilken procent-andel. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 43 af 54

44 Hvis en betalingspost har status Delvis godkendt så er der prokuraregler på bankkontoen. På betalingen kan man se hvilke brugere der skal godkende næste gang. Disse brugere findes dynamisk ud fra prokuraopsætning og prokuraposter. Vis mulig prokurist Når du vælger Vis mulig prokurist, ser du mulige prokurister oprettet i tabellen Bank-prokurabruger, som kan findes via bankkontoen. Sæt status Sæt status bruges til at ændre status for en betaling eller alle betalinger. Den nye status og hvilke betalinger den skal gælde for angives. Betalingen eller betalingerne vil efterfølgende have den nye status. Lav manuel advis Hvis du har valgt at benytte manuel advis, skal du klikke på dette punkt, og advis vil blive dannet. Det kan være en e- mail, eller en udskrift. Adviseringen er bygget op af den adviseringsdefinition, der tidligere blev sat op på kreditoren. Stort set er alt hvad man skal gøre i Betalingsoversigten, er at sørge for at alle betalinger er valide. Hvis de ikke er, skal man få rettet de fejl der står i fejlloggen, og derefter skal betalingerne godkendes og sendes. 6.7 Bankhelligdage I Payment Management har vi registreret alle bankhelligdage. Bankhelligdage bruges til at styre, at betalinger ikke foreslås til betaling på bankhelligdage. Der tages desuden højde for bankhelligdage, når kontantrabat regnes ud, hvis dette er valgt i opsætningen. PM indeholder bank helligdage for DK, DE, FI, GB, NO, SE. Helligdage indlæses via opsætningsfilerne. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 44 af 54

45 7 Bank Export Data Bank eksportdata er grundlæggende et stort internt arkiv der indeholder data fra div banker. Lavet for nye bankcentraler (Danske Bank Webservice og Nordea Corporate Access mf.) 7.1 Bank Export Data anvendelse Ved interaktion til Nordea eller Danske bank gennem Webservice er der i NAV en intern data tabel. Denne indeholder alle Status samt Kontoudtog for den bank man kommunikerer med. Dette betyder at man i et større setup vil kunne benytte samme certifikat til flere regnskaber nemt og omkostningsbevist. Såfremt man oplever at linjer kommer ind i eks indbetalingskladden der ikke er relevante kan dette skyldes at man har ubehandlede linjer. Dette er ofte gamle indbetalinger, der ligger fra Webservice oprettelse til Webservice reelt tages i brug. For at fjerne disse ikke relevante data identificeres linjerne i Bank Export Data, og ændr status vha Flip importeret til regnskab Copyright 2018 Continia Software A/S Side 45 af 54

46 8 Valutakurs import Valutakurser importeres direkte i Payment Management fra Danmarks National Bank. Valutakurs funktionaliteten understøtter alle regnskabsvaluta. Listen af importerede kurser er fastsat af Nationalbanken kursen herpå vil være den samme i alle banker. 8.1 Sådan importeres Valutakurser Under betalingsformidling Periodiske aktiviteter findes Importer Valutakurser Klik Importer valutakurser Klik Ja Valutakurser importeret og opdateret i systemet. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 46 af 54

47 Struktur i betalingsopsætning (App. A) Dette appendiks belyser strukturen bag betalingsopsætningen i Payment Management. Appendikset indeholder følgende afsnit: Ved tilknytning af Kreditor Betalingsgruppe til en kreditor overføres en række stamoplysninger fra tabellerne Kreditor Betalingsgruppe og Betalingsmetodegruppe (via den angivne betalingsmetode på Kreditor Betalingsgruppen). Struktur bag Kreditor Betalingsgruppe. Struktur bag Betalingsmetode oversigt. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 47 af 54

48 Installation (App. B) Dette appendiks indeholder vejledning til installation af Payment Management. B.1 Systemkrav Inden installation af Payment Management, skal det sikres at de i dette afsnit angivne systemkrav er opfyldt. Afsnittet indeholder følgende punkter: B.1.1 Krav til Navision For at en given version af Payment Management kan anvendes, skal en tilsvarende version af Navision anvendes. Endvidere er muligheden for funktionalitet afhængig af hvilke granuler der er valgt. Payment Management til Navision består af 2 granuler: Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger) Granulet bruges til at indlæse FIK-adviseringer og udligne indbetalinger fra debitorer indbetalt med indbetalingskort samt at kunne overføre betalinger til bankens betalingssystem. Payment Management - Kontoudtog Granulet bruges til at kunne indlæse kontoudtog, udlæst fra bankens betalingssystem, til brug ved afstemning af bankkonto og udligning af indbetalinger fra debitorer indbetalt på konto. Krav til nødvendige Navision granuler for at kunne bruge de enkelte Payment Management granuler er angivet i det efterfølgende under det enkelte granul. Payment Management - Basis (Udbetalinger & Indbetalinger) Granulet "Payment Management - Basis" er basis granulet i Payment Management og er nødvendigt for at kunne bruge Payment Management. Udover at være basismodul for Payment Management indholder granulet udbetalinger og indbetalinger. Såvel udbetalings- som indbetalingsdelen i Payment Management er fælles for alle betalingssystemer hvilket betyder at hvis der er brug for integration til et eller flere betalingssystemer på én gang, kan granulet "Payment Management - Basis" håndtere dette. Standard granuler For at "Payment Management - Basis" kan anvendes skal der være adgang til følgende standard granuler i Navision: Finans, Basis Bank, Basis Køb, Basis Køb, Købsfakturering. (Ikke et krav men en fordel) Salg, Basis Salg, Salgsfakturering Generelt, Valuta. (Nødvendigt ved udenlandske betalinger) System, Adgangssikkerhed (Nødvendigt ved prokura) System, Brugerrettigheder og kontrol (Ikke et krav, men en fordel ved prokura) Forudsætninger Copyright 2018 Continia Software A/S Side 48 af 54

49 Kravet til de to salgs granuler er kun gældende, hvis der er behov for at kunne indlæse FIK og/eller Giro indbetalinger fra bankens betalingssystem. Payment Management - Kontoudtog Granulet "Payment Management - Kontoudtog" er fælles for alle understøttede betalingssystemer. Hvis der er behov for at kunne indlæse kontoudtog udlæst fra bankens betalingssystem skal følgende granuler bruges: Payment Management - Basis Payment Management - Kontoudtog Standard granuler For at "Payment Management - Kontoudtog" kan anvendes skal der yderligere være adgang til følgende standard granul i Navision: Bank, Afstemning Forudsætning Det forudsættes at der kan udlæses kontoudtog fra bankens betalingssystem og indlæsning understøttes af Payment Management. Hvorvidt udlæste kontoudtog fra det enkelte betalingssystem understøttes af Payment Management fremgår af det efterfølgende punkt Betalingssystem. Betalingssystem Payment Management til Navision forudsætter, at der er adgang til pengeinstitut ved hjælp af et betalingssystem, hvormed betalingsoplysninger kan overføres elektronisk til og fra et eller flere pengeinstitutter. Pengeinstitutter Payment Management er udviklet i samarbejde med pengeinstitutterne, og er fuldt integreret med Navision og de understøttede pengeinstitutters betalingssystemer. I Danmark foregår betalinger via forskellige betalingssystemer. I oversigten er angivet hvorvidt udlæsning af kontoudtog er muligt og om kontoudtog understøttes i Payment Management for pengeinstituttet: Betalingssystem Betalingsfiler Kontoudtog Bankdata Ja Ja Bankernes Erhvervsservice Ja Ja Danske Bank TeleService Ja Ja Handelsbanken Ja Ja Sparekassernes Data Center Ja Ja Nordea (Unitel UTF) Ja Ja Versioner Payment Management tilstræbes at understøtte de nyeste versioner af pengeinstitutternes betalingssystemer. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 49 af 54

50 Pengeinstitutternes erhvervskonsulenter kan give information om selve betalingssystemets krav til udstyr, herunder krav til internt lager, harddisk, kapacitet, operativsystem etc. B.2 Installation Efter Navision er installeret kan installationen af Payment Management påbegyndes. Dette afsnit indeholder en vejledning i installation af Payment Management i en eksisterende Navision. Afsnittet indeholder følgende punkter: Continia Integrationskomponent CBIC (evt benyttes der Online CBIC) Payment Management Objekter Payment Management Hjælpefiler Payment Management Roller/rettigheder B.2.3 Continia Integrationskomponent CBIC RTC Continia Online I NAV 2013 NAV 20xx er det muligt at benytte Continia Online CBIC. Dette vælges ved at markere Online CBIC i opsætningen. B.2.4 Continia Integrationskomponent CBIC RTC Continia Online Test I NAV 2013 NAV 20xx er det muligt at benytte Continia Online Test CBIC. Dette vælges ved at markere Online CBIC i opsætningen + Test CBIC. For hver betalingsfil der sendes til denne Continia Online test CBIC vil brugeren blive adviseret at det er test CBIC der anvendes. Denne Test CBIC mulighed er lavet med henblik på at kunne servicere specielle ønsker i test/udviklings henseender. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 50 af 54

51 B.2.5 Continia Integrationskomponenter herunder CBIC installation Continia Bank Integration Component (CBIC) bruges af Payment Management til at danne og at konvertere betalingsinformationer mellem NAV og den bank man benytter. Det anbefales at man for NAV RTC versionerne benytter CBIC Online. Hvis det ønskes kan den køre lokalt ved at følge nedenstående step: Fra produkt pakken kopieres mappen NAV RTC external components Server herunder findes mappen Continia Payment Management i denne findes bl.a. Continia.CBIC.dll Denne Continia Payment Management mappe skal kopieres ind i ADD-INS biblioteket på dette Service Tier. Kopier Continia Payment Management til c:\program Files\Microsoft Dynamics NAV\100\Service\Add-ins\ B.2.6 Continia Integrationskomponenter Udvikler På den klient, der skal kunne kompilere objekterne vil det være nødvendigt at kopiere mappen Continia Payment Management til ADD-INS bibioteket. Typisk placering c:\program Files (x86)\microsoft Dynamics NAV\100\RoleTailored Client\Add-ins\ B.2.7 Continia Integrationskomponent CBIC klassisk klient installation Continia Bank Integration Component bruges af Payment Management til udveksling af betalingsinformationer med pengeinstitutternes betalingssystemer. 1. I produkt mappen findes mappen CBIC, hvor du finder installationsfilen. 2. Kør installationsprogrammet Setup.exe. 3. Installationsprogrammet viser nu følgende skærmbillede: Copyright 2018 Continia Software A/S Side 51 af 54

52 Her skal du bare acceptere standard installationsbiblioteket ved et tryk på Next til installationen er gennemført. 4. Installationsprogrammet viser nu følgende meddelelse: Tryk på Close. Integrationskomponenten er nu blevet installeret integrationskomponenten er installeret på klienten. Integrationskomponenten er ved installationen samtidigt blevet registrereret i registreringsdatabasen. B.2.8 Payment Management Objekter Objekterne til Payment Management består af såvel modificerede Navision-objekter som PM objekter. Hvis der er foretaget ændringer/tilretninger i Navision-objekter skal man være opmærksom på, at disse ændringer kan blive overskrevet ved installationen af Payment Management. Databasen udvides, om nødvendigt, inden indlæsningen af objekterne påbegyndes. 1. For at installere Payment Management i Navision uden tilretninger, skal følgende gøres i Classic klienten: a. Vælg menulinjen Funktioner, Object Designer b. Vælg fra menulinjen Filer, Import c. Find Objekter d. Klik på Åbn for at indlæse filen til den NAV version der benyttes 2. Når objekterne er indlæst, vil Navision vise om der er konflikter med de nuværende objekter i databasen. Copyright 2018 Continia Software A/S Side 52 af 54