Q & A - katalog. vedrørende Sailing Aarhus engagement i 2018 ISAF SAILING WORLD CHAMPIONSHIPS

Transkript

1 Q & A - katalog vedrørende Sailing Aarhus engagement i 2018 ISAF SAILING WORLD CHAMPIONSHIPS 1. januar 2016

2 Baggrunden for nærværende dokument... Foranlediget af manglende viden i Sailing Aarhus (SAA) klubber om opgavegrundlaget i forbindelse med Sailing Worlds 2018 blev Teknisk udredningsgruppe (TUG) nedsat som en ad-hoc-gruppe på SAA bestyrelsesmøde 11. oktober TUG blev sammensat ressourcepersoner fra SAA-klubber og SAA-staben med indsigt og interesse i forberedelse af den operationelle projektafvikling af Sailing Worlds TUG referer til SAA-bestyrelse. TUG s kommissorium har været at afdække spørgsmål og identificere evt. problemområder indenfor felterne: Race management Athletes and official administration Logistic and facility Volunteers Endvidere skal Emerging Nations Programme udforskes, men på nuværende tidspunkt vurderes vidensgrundlaget for at kunne besvare de spørgsmål indenfor ENP ikke stort nok til, at det arbejde vil give mening. TUGs arbejdsmetode for dette Q&A-katalog TUGs har været en åben arbejdsgruppe, hvor klubberne har kunnet sende repræsentanter med spørgsmål. Arbejdet er foregået i perioden nov. - dec hvor nærværende spørgsmål er udarbejdet og kategoriseret af TUG-gruppen og slutteligt besvaret af SAA stab (Thomas Capitani og Jens Villumsen). TUG har ikke gjort sig til smagsdommere over vigtigheden af de indkomne spørgsmål; kategoriseringen er udelukkende sket i forhold til at systematisere læsningen. Q&A-kataloget er udarbejdet i en form, så det forhåbentligt til SAAs klubbernes indsigt, udsyn og ejerskab på omfang og status af opgaven omkring Sailing Worlds Ligeledes håber vi, at vores spørgsmål bidrager til et vidensgrundlag, der kvalificerer den videre proces. Personer, der har indgået i TUG: Per Hjerrild (MS / SAA-best. / TUG-tovholder) Gunnar Jensen (MS) Torben Houborg (ASK / SAA-best.) Rasmus Hjort (ASK) Per Risvang (ASK) Claus Olesen (KBL) Jens Villumsen (SAA-stab / KBL) Steen Hansen (KBL) Steen Jepsen (ES) Søren Asboe (ASK / SAA-best) Kenneth Meier-Andersen (ASK) Tine Vinther Poulsen (ex SAA-stab / KBL) -2-

3 2018-organisationen - et hurtigt overblik Rettighederne til eventen 2018 SAILING WORLD CHAMPIONSHIP er ejet af World Sailing (tidl. ISAF) og kontrakten er underskrevet af Jacob Bundsgaard, Aarhus kommune. Aarhus Kommune, Dansk Sejlunion, Sport Event Denmark og Sailing Aarhus udgør styregruppen og har ansat Franka Abrahamsen som projektleder af eventen ( VM chef ). Franka er administrativt ansat af Aarhus kommune men referer fagligt til Styregruppen. De 4 ovennævnte interessenter har lavet en fælles hensigtserklæring i forhold til at opfylde kontrakten - og der laves så individuelle resultatkontrakter med interessenterne primo februar. Sailing Aarhus opgave og kontrakt Kontrakten med SAA kommer til at bestå af 2 dele - drifts/afviklingsdelen og en legacy-del hvor klubberne via SAA formulerer noget omkring de varige goder (såvel materielle som ikke-materielle) som eventen gerne skulle lade stå efter eventen. SAA primære opgavegrundlag og kontrakt herom er Race Management - altså planlægning og gennemførsel af det sportslige, sejladstekniske, administrationen af atleterne, officials mm. I ovenstående organisationsplan er det den højre kolonne. Dette vil selvfølgelig foregå i tæt samarbejde med de øvrige dele af organisationen. -3-

4 Q&A - TID OG STED 1 Tid og sted Hvornår foregår eventen i hhv og 2018? 2017: august 2017 (tentativ, besluttes endelig 1. kvartal 2016 ved møde for classmanagere) 2018: 30. juni 12. august Hvor mange dage skal der sejles? 2018: 10 dage Hvor stor er 2018-opgaven og hvor meget definerer vi selv? Hvor stor er 2017-opgaven og hvor meget definerer vi selv? Hvor stor en del af organisationen kræves på plads til 2017? Hvor foregår eventen? 10+2 verdensmesterskaber, 1500 sejlere, 1000 både, 800 frivillige, hospitality, publikum, medier, sociale og kulturelle aktiviteter, publikummer, 14 eventdage. SAA skal kun tage os af Race management og athletes & officials administration Kun test af det sportslige, vi definerer i ret stor grad selv opgaven. Kvalitet frem for kvantitativ. Alle klasser skal være der samtidig. Alle nøglepersoner (baneledere, PRO, jury, målere, og øvrige nøglepersoner i race management gruppen) skal være navngivne og fortrinsvist også deltage på vandet i 2017 og som minimum ved tør-test i vinteren 2017/ : Egå Marina og Egå Åkrog. 2018: Alt i Aarhus -4-

5 Q&A - RACE MANAGEMENT 2 Race Management => Banen 2.1 => Banetyper og placering Hvilke banetyper skal der bruges i de forskellige klasser? Trapez samt op-ned-baner. Kite sejler på square-baner Hvor er sejladsområderne? Nord for havneindløbet til Aarhus Havn og syd for koraldybet Hvor mange baner skal der sejles på? 6-8 baner på samme tid, men ikke alle dage Kan der afviges fra baneplaceringerne i buddet og i så fald i hvor stor udstrækning? Vi er ikke bundet af buddet. 2.2 => Banegrej Hvordan sikres en koordineret fremskaffelse af ensartet og velegnet materiel til 2018, herunder VHF, mærker og flag? Hvem leverer banemærker? Kan klubbernes nuværende mærker bruges? Banemateriel, krav til mærker? (størrelse, type, farver, hvilke sponsor eksponerings-muligheder?. Hvem definerer behovet for vagt/overvågning af banegrej og fartøjer under afviklingen af stævnet? Det foreslås, at der nedsættes en ad-hoc race gear arbejdsgruppe der arbejder med dette. Vi overvejer at anskaffe alt materiel allerede i 2017 og genbruge i I ISAF-guidelinen er specifikkationerne beskrevet; denne kommer ca. januar I ISAF-guidelinen er specifikkationerne beskrevet; denne kommer ca. januar Det gør vi selv. Evt. under hensyntagen til ISAF-guidelines Det er ikke afgjort. Hvor meget får klubberne lov at beholde af de ting, som de måtte Det gælder for ALT materiel - og det er desuden endnu ikke defineret nærmere, hvorvidt hente hjem til stævnet under delvist sponsorat og delvist tilskud fra klubberne direkte kan søge sponsorater med baggrund i sponsorrettigheder som er kommune eller ISAF? tilknyttet stævnet Får klubberne kompensation for slid af materiale? Som udgangspunkt er lagt op til sædvanlig afregning for følgebåde samt at al øvrig banemateriel indkøbes som nyt Hvem skaffer banegrej, dommerbåde og ledsagerbåde. Det gør Race Management arbejdsgruppen under ledelse af Sailing Event Manager med reference til VM chefen Hvem organiserer banemateriel, daglig organisering? Race Management arbejdsgruppen definerer og organiserer Hvem fremskaffer banemateriel, RC-kommunikation (VHF, APP s)? Hvem organiserer banemateriel, standby udryknings- og Race Management arbejdsgruppen supplytjeneste? 2.3 => RIBs og dommerbåde Hvor mange Ribs skal der bruges til banerne? Mellem 90 og 100 banebåde totalt (startfartøjer, mærkebåde, jurybåde, målere, ISAF repræsentanter etc.) Ca. 70 af dem er RIBS I 2017 væsentlig færre pga. væsentligt lavere krav, måske banebåde totalt Hvordan fremskaffer vi Ribs, dommerbåde og sikkerhedsbåde? Race Mannagement arbejdsgruppen skal udarbejde en forretningsmodel der angiver en -5-

6 Q&A - RACE MANAGEMENT løsning. Sailing Event Manageren får til opgave at definere arbejdsgrupper og/eller adhoc projektgruppe der skal med dette, i løbet af 1 halvår Bliver der købt nye Ribs, som klubberne arver efter stævnet? Ikke som udgangspunkt, måske i enkelte tilfælde Er der gjort tanker i forhold til hvilke veje vi kan gå i forhold til opgaven at skaffe x antal banebåde - og hvor mange skal der egentlig bruges? Ikke udover, at det er besluttet at der IKKE nyindkøbes RIBs til at løse opgaven Det er en opgave for Race Managementgruppen Kan klubbernes dommerbåde bruges? Ja Havari følgebåde: Skal der være bådmotor reparatører tilknyttet? Og hvilken del af 2018 organisationen er ansvarlig? Ja, Race Management gruppen udarbejder en model Vil der blive lavet et service/værksted til reparation af ribs? God ide Hvor og hvordan løses udfordring med adgang benzinstander - og Race Management arbejdsgruppen skal udarbejde en forretningsmodel, der angiver en brandsikkerhed- uden at have shuttle til Egå, som tidligere anvendt? løsning. Muligvis i samarbejde med Facility Manager. 3 Race Management => Administration af Race Management 3.1 => IT, deltageregistrering og -information Hvilken software til registrering skal anvendes - og kan vi anvende det allerede i 2017? ISAF har udviklet et system til registrering som bruges til World Cup, det vil vi kunne anvende fra 2016 gratis. Jens Villumsen undersøger pt. om systemet kan anvendes i 2016 til FINN Junior World Championship Tilmelding: Hvordan sikrer vi at personale opnår fortrolighed med systemer og rutiner? Træning fra 2016 hvis vi vælger ISAF systemet jf Er der formelle krav ifm. deltagerregistrering og check-in hvilke? Nej, ikke formelle krav Hvad skal der være af stævne app/ facebook/ hjemmeside til information Der er pt en bud-hjemmeside men denne erstattes medio 2016 af en eventhjemmeside med tilhørende sociale medier tilknyttet 3.2 => Scoring og Tracking Er vi fastlåst i leverandør af bestemte IT-ydelser af ISAF - f.eks. Ja, scoring og tracking defineres af ISAF i teknologi kontrakten (sandsynligvis Swiss Timing scoringssystem ligesom i Santander? eller SAP), jf. kontraktens appendix marts 2017 udpeges leverandør af ISAF Kan vi i Sailing Aarhus påvirke udvælgelse af software løsning? Ja, vi kan indirekte påvirke ved at give input til udbudsmaterialet Skal vi benytte Sailwave til pointberegning? Sandsynligvis ikke, se også I hvilket omfang skal der anvendes tracking - og hvem leverer? Primært til medal race og måske enkelt gold fleet sejladser. Leverandør er omfanget af kontraktens appendix 12, se Det afgøres jf., kontraktens appendix 10 (medie/kommunikationskontrakten) senere om I hvilket omfang skal der leveres streaming - og hvem leverer? der leveres streaming, men det skal der sandsynligvis. Vi kender ikke omfanget. Muligvis sunsett & vine fra GBR, der arbejder med udvalgte underleverandører. -6-

7 Q&A - RACE MANAGEMENT 3.3 => Dokumenter Hvem udarbejder NOR? Hvornår skal Notice of Race foreligge (draft/preliminary, final)? - og godkendes af hvem (ISAF)? NOR skal foreligge 3. kvartal 2017 og de udarbejdes af ISAF. For 2017 skal NOR foreligge 1. kvartal Race Management => Samarbejdet 4.1 => Samarbejdet mellem SAA-klubber Hvem har ansvaret for koordinering mellem sejlklubberne? På det operationelle niveau: Sailing Event Manageren I hvilket omfang forventes 2017-arr. og hvor? (byggeri i Aarhus - alternativ afvikling fra ES og KBL???) Hvilke klubber laver hvad? Hvornår etableres Race Management-gruppen 1. kvartal 2016 De foreløbige planer er: Kapsejlads for alle 10 OL discipliner over 5-6 sejldage; point grading, max 50 deltagere pr klasse (men vi definerer selv) Afvikles fra Egå marina og Egå Åkrog. Det vil IKKE blive delt på to havne. Medal race skal være ud for havnepromenaden på Aarhus Ø, men sejles fra Egå. Det afgør Race Management gruppen selv - er ikke afgjort. I Perth2011 var baner allokeret til individuelle klubber med positiv effekt. 4.2 => Samarbejde med ikke-saa-klubber Har vi i Sailing Aarhus politik/ønske om at det vil være strategisk nyttigt at inddrage bestemte klubber (fx klubber man på andre måder gerne vil samarbejde med, klubber med bestemte kompetencer, grej e.lign.)? Race management-opgaven er jo stor - og måske også relativ prestigefyldt (..?..) Er der fra DS (eller andre) side ytret ønske/forventning om at der inddrages andre klubber - både i forhold til mandskab og RIBs. Hvordan etableres et samarbejde med relevante sejlklubber (Horsens, Sønderborg, Skovshoved, Hellerup m.fl.)? Nej, der er ikke gjort tanker om nogle bestemte, men måske skal vi købe dansk (altså danske sejlklubber) først. Ja, men ikke nødvendigvis på klubniveau, men på individuelt sejlklubmedlemsniveau. (uddelegeres f.eks. en bane til KDY mister vi jo potentielt kontrol over både kvalitet og kvantitet) Det er i givet fald en opgave for Race Management-gruppen -7-

8 Q&A - RACE MANAGEMENT 5. Race Management => Måling Hvor mange klasser kommer der? 10+2 = 12 discipliner fra 7 klasser Hvor mange af klasserne stiller med en chefmåler? Alle Kommer der nationale/internationale (under)målere? Ja Hvor mange målermedhjælpere skal bruges til de forskellige klasser? Race Management-gruppen skal udarbejde en bemandingsplan medio Hvor mange dage skal målerne være til rådighed? Der er samlet 7 måledage Hvilke kvalifikationer skal medhjælperne have til de forskellige funktioner og klasser? Erfaring med måling Hvor mange og hvor store lokaler skal der bruges? 150 m 2 pr. målestation Hvilke dage skal lokalerne være til rådighed? 7 dage Hvordan skal målelokalerne indrettes? Hvilket udstyr skal der bruges til måling af de forskellige klasser? Der kommer en plan fra chefmåleren Medbringer klasserne/chefmålerne noget måleudstyr? Ja, men vi skal sørge for vægte Skal der bruges en eller flere vægte til hver klasse? Flere til hver klasse Hvad skal vægtene kunne veje? Jf. klassereglerne Skal der betales for leje af målelokaler? Det er en del af den samlede facility-løsning Hvilke udgifter er der til chefmålerne? Transport, indkvartering og mad Er der udgifter til målermedhjælperne? Indgår i frivillig-pakken Hvordan skaffes specifikt målere og assistenter (gøre det Chefmålere udpeges af ISAF attraktivt / national og international karriere ) Vi skal understøtte frivillige i at blive måleruddannet Hvor mange målings-lokationer skal etableres? (kan målelokationerne genbruges til sailor-lounge?) målestationer Hvordan fordeles målingen af de forskellige klasser henover Vi kender ikke den nøjagtige plan endnu stævneopstarten. Race management gruppen er organiserer sammen med ISAF og Klasserne Der kommer udenlandske klassemålere og enkelte assistenter, men der skal også I hvilket omfang skal vi bemande målersteder? bemandes med en del frivillige Hvordan får vi en kvalificering af målepersonel? Uddannelse Hvor meget skal måles I 2017? Intet skal måles i

9 Q&A - RACE MANAGEMENT 6. Race Management => øvrigt Hvor fastlåst er kontraktens appendix, er der plads til at forhandle the Aarhus way - eller må vi forvente at tekstens ordlyd er det, der skal leveres? Nej i forhold til det kvantitative. Kontraktens appendix er fastlåst, men der er en rimelig grad af elastik. Kvalitativt vil PRO og deputy-pro nok forventes sammen med ISAF at lave en policy Findes der og kan vi låne en Race Management Manual fra Santander? Nej, men der kommer én Race management-manual fra ISAF Skal vi stile efter noget nyskabende? Nej, ikke indenfor Race Management. Der er vi låst af de gældende regler Hvilke informationer er nødvendige at mangfoldiggøre under stævnet? Alle relevante. -9-

10 Q&A - LOGISTIC & FACILITYS 7. Logistic og facilitys => Arealernes og områdets udnyttelse Landlogistik: Er det fornødne areal til rådighed? I overordnede tal og mål ja. Er der afsatte områder (m2) til joller/containere/faciliteter store nok Der udestår en detaljeplanlægning som igangsættes 1. kvartal 2016 jf. plantegningen i det oprindelige bud? Hvem tildeler de mange land-arealer (og hvornår) til - Sejlmåling, Media Area (stor-skærm, broadcasting, tracking,..), Mix-zone, Athlete Facilities, Sailors Lounge, ISAF-offices (6), juryroom Sailing Event Manageren i samarbejde med Facility Manager i løbet af 2016 (7), Volunteer Centre, Press Centre, team containers, tilskuer- boder (øl, pølser, tøj osv.)(og har SAa ansvar for hvilke af disse?) Hvem planlægge hvor de enkelte klasser skal placeres? Sailing Event Manageren i samarbejde med Facility manager i løbet af Hvilken faciliteter på havnen henh. Sailing event manager og Facility manager ansvar for (VIP, sailor zone, juryrum, etc.). Hvis det ligger hos facility manager, er det vigtigt med sejladsmæssigt input Sailing Event Manageren i samarbejde med Facility Manager hvordan sikres det? Skal alle deltagerne ligge i Aarhus Lystbådehavn? Ja - og på Aarhus Ø Kan de forskellige baner dele lokaler til møder og protestbehandling? Ja Hvor mange containere forventes der (nok ikke en per nation)? Og hvad vil ISAF acceptere som et antal vi budgetterer med? I princippet skal vi levere en pr. nation Hvor meget jollerampe skal der bruges? Det er ikke beregnet endnu Hvor sættes bådene i? FLT-havnen plus bassin Medalrace hvor/ hvordan/ tilskuere placering? Ud for Bugtpromenaden Egå Marina og Egå Åkrog. I hvilket omfang skal der bruges faciliteter på nabohavene (ES, MS, 2018 alt i Aarhus KBL..) under hhv. 17 og 18? Sandsynligvis vil flere landshold før VM være i Aarhus til træning mv. i KBL, ES og MS da der ikke vil være adgang til Aarhus i et par uger inden VM Hvordan får vi plads til verdens største Åbent Hus arrangement samtidig med WS2018? Det finder Facility Managerne ud af 8. Logistic og facilitys => Huse og havneområder Hvis sejlklubberne skal stille bådpladser til rådighed, bliver de så kompenseret for tabt leje? Hvis sejlklubberne skal stille bådpladser til rådighed, bliver der så arrangeret "genhusning" af de berørte både? Ikke afgjort Ikke afgjort, men sandsynligvis ja. -10-

11 Q&A - LOGISTIC & FACILITYS Skal der være særlige faciliteter til Emerging nations Programme? Det forventes, at ENP kan rummes indenfor de eksisterende faciliteter Hvornår bliver sejlklubberne informeret om, hvilke faciliteter de skal Når Sailing Event Manageren og Facility Manageren er færdige med masterplanen 3. stille til rådighed? kvartal Der vil dog være en løbende dialog Hvad er planerne for opgradering af Aarhus Lystbådehavn, herunder andre klubber end ASK og SBA? Ingen Kan naboklubber (fx roklubberne og træskibshavnens) faciliteter opgraderes så de kan benyttes i 2018? Ikke planlagt Århus vil gerne have istandsat/ renoveret Århus lystbådehavn, hvad er fordelingen af goder. Skal alle Sailing Århus klubber have lige Dette er et politisk spørgsmål, som må stilles andetsteds. meget ud af stævnet? Er der en plan for hele lystbådehavnens løft, klargøring op til 2017/2018? Der er ikke planlagt ekstraordinær renovering i forbindelse med hverken 2017 eller Hvilke ting skal under tag (mødelokaler osv) - og hvordan løses det? Hvordan etableres ekstra ramper, således at løsninger kan genbruges ved fremtidige blå-events? Hvordan får vi ryddet op? Hvem skaffer flagstænger og flag Hvilke ting skal under tag I og hvordan løses det = Planlægges under Facility Management gruppen Ikke defineret endnu, men sandsynligvis i eksisterende bygninger i Egå og Windsurfklubben - suppleret med telte eller pavilloner. 9 Logistic og facilitys => Sikkerhed og akkreditering Hvem har ansvar for sikkerhed på arealerne (adgang/hegn/idkort/aflåsning af telte og containere osv. / vagt-patruljer) Planlægges under Facility Management gruppen Hvem definerer krav til sikkerhed? Planlægges under Facility Management gruppen Hvilke krav vil der være til læge / samaritter? Og hvilken del af 2018 organisationen er ansvarlig? Det er beskrevet i bidding guide lines, og planlægges under Facility Management gruppen Hvilke person-adgangszoner skal etableres (f.eks.: Bådparker, juryområder, RC-områder) Der skal etableres adgangszoner, men hvilke er endnu ikke afgjort Skal der forberedes specielle sikrede områder for deltagere fra sikkerhedsfølsomme nationer? Nej Hvem / hvordan administrerer og fortages person-adgangskontrol? Facility Management planlægger akkrediteringssytem Hvilke bil-adgangszoner og adgangsperioder skal etableres (deltagere, trailer, forsyning, beboere, VIP, Molslinie-brugere, mm). Planlægges under Facility Management gruppen -11-

12 Q&A - LOGISTIC & FACILITYS 10 Logistic and facilty => Deltageres grej og udstyr Havari/skader: Skal der være bådbygger, sejlmager og rigger faciliteter som er let tilgængelig for sejlerne? Hvor? Og hvilken del af 2018 organisationen er ansvarlig? Informationssystemer til deltagere, hjælpere, frivillige, officials, gæster (e-info og APPs)? Ja. På indrettede områder på Aarhus Ø Planlægges under Facility Management gruppen i samarbejde med Race mangament Ja. Planlægges under Facility Management gruppen og Media Managementgruppen 11 Logistic and facility => Faciliteter for sejlerne Hvor skal sejlerne opholde sig når de ikke sejler? På indrettede områder på Aarhus Ø eller i egne (lejede) boliger Hvor opbevares bådene/ materiellet? Hvor spiser sejlerne? Hvordan etableres ladestationer til mobiltelefoner / ipads? På indrettede områder på Aarhus Ø Hvilke faciliteter er der til reparation af joller? Hvordan skal toiletforhold indrettes? Hvordan foregår rengøring? Hvem skaffer skraldespande, tømning? Planlægges under Facility Management gruppen Hvem sørger for indkvartering af sejlere/ hjælpere Planlægges under athletes and officials management og City Event Management 12 Logistic og facilitys => Transport og parkering Under sådan en stor event er der rigtig meget transport for os som arrangører- både personer og grej. Hvordan kan det løses? Hvordan etableres shuttle-bus linjer rundt i stævneområde og til bymidte? Overvejer man at lave et fælles transport-kort til sejlere og frivillige, der dækker alle former for transport i perioden? Husker man at tænke på at indsamle sponsorer/samarbejdspartnere inden for transport? (e.g. cykler, busser) Hvem og hvordan administrerer og fortages kørselskontrol? Skal der være forskellige P-arealer til deltagere, officials, frivillige og tilskuere? (hvor langt væk?) Langtidsparkering? Der planlægges en samlet transportløsning for frivillige, publikum og atleter under Facility Management gruppen Planlægges under Facility Management gruppen Nej, det er vist ikke muligt med den privatiserede, kollektive trafikmodel i Aarhus. Måske der kan findes løsninger med rejsekortet. Ja Planlægges under Facility Management gruppen, men der vil sandsynligvis være en begrænsning af trafik til Aarhus Ø under eventen. Ja, f.eks. under DOKK1, Navitas, Aarhus Ø, Trøjborg mfl. Planlægges under Facility Management gruppen Ja, til ubenyttede trailer mv. på arealer stillet til rådighed af Aarhus Havn. Planlægges under Facility Management gruppen -12-

13 13 Logistic og facilitys => Coachbåde I Santander var man vist overrasket over antallet af træner-ribs Ligger der muligheder for at begrænse dette såfremt vi skønner at vi ikke kan magte mere end et givent antal? Q&A - LOGISTIC & FACILITYS Ja - Race Management-grp i samarbejde med Facility Management-grp kan sætte et loft for antal coach både efter vores eget skøn. Der ligger dog en potentiel indtægtskilde her, så det bør gøres klogt Hvordan organiseres coach-boats, mht. placering og adgang? Ikke afgjort, men sandsynligvis i et område i Bassin 7 Men det planlægges under Facility Management gruppen, Hvor skal de deltagende ribs have påfyldt brændstof? Ikke afgjort, sandsynligvis et mobilt anlæg. Planlægges under Facility Management gruppen Coach-boats and RC-boats, reparation og service? Planlægges under Facility Management gruppen Hvordan betjener vi coach-boats? 14 Logistic og facilitys => Publikum, VIP, presse Tilskuerbåde - hvor store er ISAF-krav/forventninger - og forventes denne i givet fald løst af SAA? Ikke afgjort Planlægges under Facility Management gruppen i samarbejde med Sailing Event management gruppen Beskrevet i bidding guide lines spectatorboats for persons Dertil kommer eventuelle både til at betjene betalende gæster (sponsorer) Planlægges af facility management i samarbejde med Sailing event management Skal der laves tilskuer-faciliteter? Ja, tilskuertribuner og faciliteter på Bugtpromenaden Behov for både/ribs (tilskuere, jury, ISAF, Press, TV, VIP,..) Indeholdt i antallet i Race Management (pkt ) Hvad tilbydes der til tilskuerne? den store havnefest, international kapsejlads, sejlsportsoplevelser, kulinariske og kulturelle oplevelser. Finplanlægges af city event manageren -13-

14 Q&A - VOLUNTEERS 15 Volunteers => Antal frivillige og kategorier Hvor mange frivillige skal der bruges? Groft skøn: ca. 800 Der er beskrevet en række funktioner i bidding guidelines, race management manual og eventmanual men der er endnu ikke udarbejdet en detaljeret bemandingsplan. Denne laves af Volunteer Manageren under hhv. Sailing Event Mangement og City Event management Hvor mange frivillige skal der bruges til den del af opgaven som SAA Primært Race Management relaterede opgaver, løst anslået personer, men SAA skal løfte? frivillige har også lov til at melde sig til andre opgaver Skal der være en ekstra buffer til frafald? Ja Hvilken type frivillige skal Race Management står for, og hvilke står Race Management står som udgangspunkt for at besætte alle sports relaterede opgaver, City Event Manager for? City Event Manageren for alt det andet Indenfor hvilke kategorier skal der bruges frivillige? ALLE Volunteer grupperne begynder i løbet af 2016 at udarbejde bemandingsplaner Hvilke arbejdsgrupper skal etableres og virke i planlægningsfase og forberedelse? Alle dem beskrevet i organisationsplanen ovenfor skal etableres i løbet af 1 halvår Hvor mange frivillige skal der bruges på nøglepositioner? Det bliver defineret af arbejdsgrupperne i løbet af Hvilke opgaver/ områder skal løses af frivillige? Der vil være godt 100 udenlandske udpegede officials (jury, race management, klassemålere mfl.) Managerne på organisationsdiagrammet s. 3 vil være ansatte - men resten vil som udgangspunkt løses af frivillige - og måske enkelte indkøbte ydelser Hvem står for forplejning af klubbernes folk (banefolk) Planlægges under Facility Management gruppen, men sandsynligvis et/flere private cateringfirmaer 16 Volunteers => Frivilligstyring og -kommunikation Hvem registrerer de frivillige? Planlægges under athletes & officals management Hvem koordinerer de frivillige? Respektivt under city event manager og Sailing Event Manager Hvordan registreres de frivillige? Centralt i koordineret indsats mellem de to ovennævnte Hvilket IT system skal der bruges til registrering, styring og kategorisering af frivillige? IT/frivillige: skal SAA/klubberne starte med at etablere software til frivillig rekruttering? Og skal det udvikles så det er kompatibelt med racemanagement software? Er ikke afgjort, der søges muligvis samarbejde med Aarhus 2017 kulturhovedstad Hvis der kunne tænkes et system, der kan videreføres af klubberne til andre arrangementer i fremtidig brug, kunne det være en god løsning. Nej, der bør afventes afklaring på drøftelser med 2017 kulturhovedstad. Ikke nødvendigvis -14-

15 Q&A - VOLUNTEERS Hvornår vil man have de roller og kompetencer defineret, man har brug for? I løbet af 2016 når bemandingsplaner er udarbejdet Hvordan kommunikeres til den meget brede vifte af forskellige typer frivillige? (undergrupper og fælles-info /ansvarlige) Ikke afgjort, men sandsynligvis via online system Hvordan sikres løbende kommunikation til potentielle frivillige fra nu af og til 2018? Skal vi have et fælles IT-rekrutteringssystem med de byfest - frivillige? Formodentligt ja Hvordan vil kommunikationen til/mellem de frivillige foregå under stævneafviklingen? Kan Aarhus 2017 frivillig-koordinering/database/viden anvendes? Ja måske, se ovenfor I første omgang via Sailing Aarhus nyhedsbrev, senere direkte kommunikation, sandsynligvis via online system. Ikke afgjort men sandsynligvis via gruppeledere udstyret med VHF radio eller walkietalkie 17 Volunteers => Hvervning - rekruttering Har stævnet en frivillig-profil? Endnu ikke, men der bliver etableret en frivillig politik Hvad kommer først: frivillig-tilmelding (på det løse/grov-opdeling) eller job-opslag (baseret på konkrete behov)? Sandsynligvis først masserekruttering så efterfølgende specialist Hvornår vil rekrutteringen af frivillige starte op? Til 2017 ultimo til 2018 medio Hvordan vil rekrutteringen foregå? Endnu ikke afgjort, men sandsynligvis gennem en bred vifte af kommunikationskanaler (FB, mail, annoncer i bådblade, direkte til/via SÅÅ klubberne mv mv Centralt koordineret gennem Race Management gruppen og City Event Management Hvem har ansvaret for rekruttering af frivillige? gruppen Hvem har ansvaret for træning/uddannelse af de frivillige og dermed også finansieringen af dette? Det har Aarhus 2018 i samarbejde primært med DS og SAA Hvordan sikrer man, at der er tilstrækkelig med frivillige, som har de rette kompetencer? Ved bred rekruttering og efteruddannelse Hvordan skal vi motivere klubbernes medlemmer til at melde sig Ikke afgjort men der vil sandsynligvis blive udviklet en hvervepakke der også indeholder som frivillige god tid i 16 forvejen så de bliver en del af processen? et motiverende element Hvem laver en faseopdelt rekrutteringsplan? Rekrutteringsplanen udarbejdes i frivillig-gruppen under hhv. Sail Event Manager og Facility Manager Hvordan fastholdes frivillige mellem teststævne 2017 og WS2018? Nøglefrivillige (baneledere, målere, resultatberegnere mv) rekrutters til begge events da det vil være en fordel at have begge med, men ellers bør det tilstræbes, at der er et retention program Frivilligsystem (registrering, kompetencer, planlægning, afvikling) hvem og hvordan? Er ikke afgjort, muligvis i samarbejde med 2017 kulturhovedstad organisationen Kommunikation med de frivillige før, under og efter tjeneste (hvem I samarbejde mellem race management gruppen og media/kommunikationsgruppen -15-

16 Q&A - VOLUNTEERS laver APPS mm) Plan for hvervning/ begejstring af frivillige? Ikke afgjort, men der vil sandsynligvis blive udviklet en hvervepakke, der også indeholder et motiverende element. Hvervepakken vil formentligt være delvist finansieret af eventen - og delvis via sponsormidler Hvem står for rekruttering af frivillige (i klubberne)? Centralt koordineret gennem race management gruppen og city event management gruppen Hvordan forankres frivillighed kontakten og tilknytningen i SAklubberne? Ikke afgjort Hvem afklarer de frivilliges kompetencer? Det gør den rekrutteringsansvarlige, sandsynligvis via spørgeskema ved tilmelding Kan man melde sig til beskrevne, konkrete opgaver - og/eller tidsperioder? Ja 18 Volunteers => Uddannelse Bliver de frivillige uddannet inden det går løs? Ja, der bliver udarbejdet relevante uddannelsesprogrammer (en pølse-vender får pølsecertifikat og en RIB-driver får RIB kørekort eksempelvis) Hvordan får vi uddannet de mange officials der skal bruges i Uddannelse er et fokusområde i volunteer management grupperne og vil blive planlagt i forbindelse med denne event. samarbejde med relevante udbydere af uddannelse Hvornår vil en uddannelsesplan af frivillige ligge klar? Når frivilligbemandingslisterne inkl. kompetence krav er klar ultimo 2016 formodentligt Hvor meget selvstudie og hvor meget praktik/undervisning forventes det af de frivillige de skal investere? Er endnu ikke planlagt Hvilke uddannelser/træning af officials/frivillige skal der til? Relevant træning til de, der ikke allerede besidder kompetencer Skal vi - pba analyse af racemanagement kravene - lave en undersøgelse af hvilke race management kompetencer vi allerede Det vil formentligt blive for omfattende har - og på den baggrund lave et katalog af uddannelses- og/eller Mon ikke der skal rekrutteres bredt - og ikke head-huntes? rekrutterings-behov? Hvem skal forestå uddannelsesprogram i 2016, 2017 og 2018? Hvem definerer arbejdsopgaver og laver jobbeskrivelser for frivilligfunktioner? Race Management uddannelser udbydes af DS i samarbejde med SAA og ISAF, øvrige af udbydere af relevante uddannelser (eks førstehjælp kunne være Falck eller Røde Kors) Det gør de respektive arbejdsgrupper -16-

17 Q&A - VOLUNTEERS 19 Volunteers => Frivillige fra andre klubber Hvordan skaffer vi frivillige til 6-8 fungerende baner? Der rekrutteres bredt hos alle sejlklubber i hele Danmark og sekundært i landende nær Danmark (Norge, Tyskland, Sverige) og eventuelt individuelt i udlandet Vil DS hjælpe med at skaffe bemanding til banerne, fra andre klubber end klubberne i Sailing Aarhus? Ja Hvordan motiverer vi andre klubber til at deres medlemmer også bliver en del af projektet? Via kommunikation og markedsføring af dedikeret hvervemateriale og hverveprogram Hvordan tilknyttes og forankres non-sa-frivillige? Det er ikke afgjort, men ligger som én af de politisk prioriterede fællesopgaver Hvordan skaffer vi acceptabel overnatning til tilrejsende frivillige? (både, telte, campingvogne)? Det er endnu ikke afgjort 20 Volunteers => Officials Hvordan og hvornår udpeges Race Management Committee (OA, ISAF, MNA, )? Hvordan og hvornår udpeges JURY? Hvordan og hvornår udpeges Measurement Committee and staff? Praktisk landtransport/officials: Hvilke krav er der til transportmuligheder for tilrejsende officials - jurymedlemmer, målere mv.? Og hvad med bespisning og logi? Jf. kontrakten: 30/11/16: Appoint primary officials, Chairman of the International Jury, PRO and Equipment Chair Aarhus 2018 skal sikre al transport til/fra/i Aarhus samt fuld kost og logi Udføres af Facility management og athletes & officials management 21 Volunteers => anerkendelse & motivation Hvilke konkrete ting kan tilbydes til frivillige - udover oplevelser og bidrag til egen klub? (mad / tøj / uddannelse / fest /..) Kan vi lave en frivillig-filosofi for SAA? Der vil nok blive lavet en fælles filosofi for alle frivillige Hvordan aflønnes den frivillige indsats overfor de foreninger der stiller med frivillige? Hvor stor bliver festerne for de frivillige? Lige så stor som Rundetårn Der vil blive udarbejdet et frivillighonoreringsprogram bestående af en passende pakke af uniformering og sociale oplevelser SAA klubbernes aflønning er sikret via den legacykontrakt der indgåes, øvrige klubber bliver som sådan ikke aflønnet. -17-

18 Q&A - DIVERSE 22 Diverse Hvordan får vi plads til verdens største Åbent Hus arrangement samtidig med WS2018? Det finder Facility Managerne ud af Hvem afsøger interessen blandt relevante sejlklubber for at aktivt at deltage i sådanne sidegevinster (DS?)? Samarbejde mellem DS og SAA (og Aarhus 2018) Hvem organiserer og aftaler promoveringsaktiviteter med landet sejlklubber (DS?)? Samarbejde mellem DS og SAA (og Aarhus 2018) Hvem udarbejder fælles PR-materiale? Udarbejdes af media management gruppen Hvordan håndterer vi observatører fra WS Emerging Nations Hvem / hvordan/ hvor. Hvem er interesseret? (Kaløvig er interesseret) Endnu ikke afgjort, men vi er forpligtet til at udarbejde et Observers programme, som muligvis bliver udført af VM chefen eller styregruppen. Spørgsmålet behandles separat i ENP TUG -18-