Diskussion af om der er yderligere investeringer. Peder havde nogle betragtninger (KDKK = tusinde Danske KR):

Transkript

1 AS BS møde d 16 dec 2015 kl v2 Dagsorden Følgende dagsorden er udsendt: 1) Godkendelse af ref. møde den ) Budget 2016 V 1 udkast PNA (udsendes inden mødet) 3) Nyt medlemsmøde /infomøde den 21 jan 2016 kl 18-21, emner: a) ANF-vedtægtsforslag mm. b) AS-administration, omfang mm. c) Havnen, driftsopgaver mm d) DS-medlemskab, fordele / pris e) Bestyrelsen, opgaver m.m. f) GF den g) Valg til bestyrelsen. h) Eventuelt. 4) Diverse sager: a) MX 5 arrangement betaling af serviceafgift? CG b) Aktivitetsudvalget regnskaber/ bilag m.m. PNA c) FTLF serviceafgift ved lukkede arrangementer? CG d) Medlemmers debat om bestyrelsen på Facebook- LG e) Hjemmeside politik - MBA 5) Eventuelt Der kom et par punkter mere på under punkt 4 Afbud: Per Madsen og Palle Klith 1 Sidste referat Godkendelse af ref. møde den 23 nov. 2015: Godkendt! 2 Budget 2016 V 1 udkast PNA Budget er etableret ud fra et minimalt investerings behov og på at fastholde 900 kr. i klubkontingent (for aktiv senior). Vandpladsleje er ligeledes uændret. (186 kr. / m2 inkl. moms) Resten af budget følger de faktiske resultat fra forrige år. Leasing af nye stativer er afviklet om 4 år, for det der var optaget i 2014 og 5 år for den sidste leasingkontrakt. I en perioden kan vi leve med et mindre underskud på havnen. Diskussion af om der er yderligere investeringer. Peder havde nogle betragtninger (KDKK = tusinde Danske KR):

2 1. Historikken er at klubben over de sidste fire år, er gået fra et underskud til et pænt overskud samtidig med at kontingent for aktiv senior er reduceret fra 1600 til 900 kr. / år. 2. Cash flow er godt fordi vi får mange penge ind ca. feb. Pga. medlemsbetaling 3. Kreditforeningslån, vi betaler måske lidt for høj rente og vi kan ikke lægge det om. Det er på ca. 750 KDKK. og hvis vi indfrier det, vil det forbedre driften i 2016 med ca. 72 KDKK 4. Men det vil medføre en overførsel af penge fra havn til klub eller omvendt. Der udfærdiges låneaftale. 5. Af ekstraordinære ting, skal vi kun bruge penge til en ny opbevaringshal til 150 KDKK ved medbyg. 6. Vi har gæld til medlemmerne på stativer ca. 400 KDKK. 7. Næste større investering bliver en kran, men det ligger nok nogle år ude i fremtiden- anslået ca. 1 MDKK. ex fundering m.m. 8. Medlemskab af DS er ca. 50 KDKK pr år. Alle medlemmer betaler, inkl. Passive, ca. kontingent: 130 kr. / medlem. 9. Princippet er jo at budget skal holdes, og evt. ekstra omkostninger skal modsvares af flere indtægter Beslutninger 1. Vi indfrier kreditforeningslån 2. 10KDKK bevilliget til Sejlsportsligaen Udtagelsessejladser i (Søren) 3. Skolebådens påhængsmotor, ny: 8 KDKK købes nu (Hans Jørgen) 4. Opbevaringshal til 150 KDKK selvbyg, større post, der bør afskrives over flere år 5. Kølbådsafdeling er etableret, 35 KDKK fået fra Sparnord og 25 KDKK fra kommunen (tilsagn). Sejlerskolen kommer med 20 KDKK, totalt: 80 KDKK. Suppleres evt med sponsorindtægter. 3 Nyt medlemsmøde /infomøde Vi afholder møde den 21 jan 2016 kl 18-21, emnerne er: 1. ANF-vedtægtsforslag hvad ligger der nu 2. AS-administration, omfang mm. 3. Havnen, driftsopgaver mm. 4. DS-medlemskab, fordele / pris. Alternative løsninger. 5. Bestyrelsen, opgaver m.m. Faktuelt udfører bestyrelsen pt. Et meget stort stykke arbejde og bruger mange timer på det 6. Generalforsamling den 15 marts vigtige emner 7. Valg til bestyrelsen. Ganske mange medlemmer er på valg og ønsker ikke genvalg

3 8. Eventuelt. 4 Diverse sager: 4.1 MX 5 arrangement betaling af serviceafgift? CG Uheldigt at arrangør tilsyneladende ikke fik ordentligt besked forud. Beslutning: Vi sender pengene retur og fremover skal vi sikre at det ikke kan misforstås at det koster et gebyr at låne køkkenet. 4.2 Aktivitetsudvalget regnskaber/ bilag m.m. PNA Sonja har valgt at forlade bestyrelsen efter uoverensstemmelse omkring regnskabsføring for aktivitetsudvalget. Vi er enige om at det er ærgerligt, Sonja har gjort en rigtig god indsats som aktivitetsleder, men vi respekterer selvfølgelig beslutningen. Vi lever med kun at være 8 personer i BS, efter Sonja er fratrådt. Vi vurderer at vi kører videre indtil GF frem med 8 personer, idet der ikke er suppleanter til rådighed. 4.3 FTLF serviceafgift ved lukkede arrangementer? CG Ja og sådan er det fremover for lukkede arrangementer. 4.4 Medlemmers debat om bestyrelsen på Facebook-mail fra H. Ottesen til bestyrelsen- LG HJS svarede med en sober mail, som der i bestyrelsen var enighed om at det var et rigtigt godt svar. Bestyrelsen vil ikke debattere på private Facebooksider. 4.5 Hjemmeside politik - MBA Besluttet se bilag 4.6 Røde haller Luc orienterede: 1. Forhold med nye haller / retableringer omkring Jollehusbyggeriet, som vil kræve nogle ydelser af de to foreninger 2. Enighed om at Luc kører det færdigt og sikrer reetablering af div. arealer ved De Røde Haller og Jollehusene 3. Vi forventer at få kommunal principgodkendelse for ny opbevaringshal snart

4 4.7 ANF budget Luc orienterede for det omsendte. OK 4.8 Genhusning Der bliver afledte driftsudgifter, og omkostninger. Kommunen holder os skadeløse. Skriftlig aftale indgås nu. 4.9 Ansættelsesudvalget Gitte Nygaard starter med 4 ugers praktikperiode den 04 januar. Vi forventer at ansætte Gitte i fleksjob den Vi efterlyser frivillige liftafløsere (deltidsjob) 4.10 Eventuelt Husk tilmelding til frivilliges fest. Tilmelding fra Udvalgsformænd til Luc senest 4 januar Holdes d 23 januar 2016 kl Husk billeder til showet! Peder lagde ud med nogle betragtninger omkring Drop Box, som er en service, hvor man kan lægge div. Dokumenter et centralt sted. Brug af Drop Box gør det nemt at opbevare alle dokumenter til klubben, og det var der bred enighed om var en god ting. Det bruges pt. Aktivt af kasserer og web master (PNA og MBA). PNA / MBA hjælper folk i gang dvs. opretter til hvert udvalg. Mail administrator mm. Skal der styr på når ny administrator starter i Sejlklubben Møde med kommunen (Trafik- og Veje) 3 repræsentanter mødet op, der var et positivt syn på vores område opretninger i havnen/ belægninger udføres fra Næste møde 19 januar 2016 kl 18.00i klubhuset 5 Bilag

5 5.1 Politik for kommunikation I Aalborg Sejlklub Vedtaget på BS møde d 16 dec Hjemmeside Aalborg Sejlklub har en hjemmeside, der anvendes til kommunikation fra klubben til medlemmerne, dvs. indhold der modsvarer aktiviteter, nyheder og div. statisk information, såsom gæste information, priser, regler mm. Denne er vores officielle ansigt udadtil Hjemmesiden har ikke generelle diskussionsfora eller lign, men normalt vil sobre og navngivne henvendelser fra medlemmer til bestyrelsen/ udvalg blive offentliggjort og evt kommenteret af bestyrelsen/ udvalg. 2 Administration Hjemmesiden administreres af et WEB udvalg, med en WEB master i spidsen, der refererer til sekretærfunktionen i AS bestyrelse og som varetager alle tekniske forhold vedrørende hjemmesiden. I WEB udvalget er følgende: Sekretær (bestyrelsens repræsentant), WEB master samt en eller flere WEB redaktører der varetager indhold (nyt og vedligehold). Øverste myndighed for indhold og layout er altid AS formand eller en anden udpeget af BS. 3 Adgang Hvert enkelt medlem i BS og evt. udvalg får egen adgang til administration af hjemmesiden og hvert udvalg er ansvarlig for de relevante sider, ligesom nyheder og aktiviteter lægges direkte på hjemmesiden af de relevante. F.eks. kasseren for prislister, aktivitets leder for aktiviteter osv. Evt. kan der søges hjælp fra web redaktører 4 Facebook og diskussion Aalborg Sejlklub har en Facebook side, hvor medlemmerne frit kan udfolde sig, dog ikke i anonym form. Bestyrelse og udvalgene vil normalt ikke deltage i debatter, men i særlige tilfælde supplere med faktuelle oplysninger. 5 Kommunikation Aalborg Sejlklub anvender primært til kommunikation imellem administration, bestyrelse, udvalg og de enkelte medlemmer. Derudover udsendelse til alle medlemmer, nyhedsbreve og anden information ca. 2-4 gange pr. år plus ved specielle lejligheder.