Rapport. 3-timersmøder Regionshospitalet Randers 2018

Transkript

1 Rapport 3-timersmøder Regionshospitalet Randers 2018 Udarbejdet april 2018 af: Anita Sørensen Uddannelseskoordinerende Overlæge Tlf:

2 Indholdsfortegnelse Baggrund... 3 Formål og metode... 3 Resultater Opfølgning på tidligere års resultater Konklusion Perspektivering

3 Baggrund I 2012 startede vi på Regionshospitalet Randers (RRA) en tradition i form af afholdelse af 3-timers møder en gang årligt. I 2015 besluttede Det Lægelige Uddannelsesråd, at der altid er et fast tema, men at YL derudover er velkomne til at stille forslag til forbedringer inden for andre områder. De tidligere møder har haft følgende temaer: 2012: Hvordan kan arbejdstilrettelæggelsen understøtte uddannelsen på afdelingen uden at patientbehandlingen kompromitteres? 2013: Vejledning og supervision - Hvordan kan vejledning v. hovedvejleder (herunder samtaler, uddannelsesplaner og karrierevejledning) samt den daglige supervision optimeres? 2014: Her var der ikke noget fast tema 2015: Feedback og supervision 2016: "Hvordan kan den daglige kliniske vejledning herunder kompetencevurderingen forbedres?" 2017: "Hvordan kan RRA's nye Læringscenter anvendes i den lægelige videreuddannelse?" I marts 2017 vedtog Region Midtjyllands Strategiske Sundhedsledelsesforum en strategi for flere læger i ledelse, som hospitalsenhederne blev bedt om at implementere i egne organisationer med udgangspunkt i de to strategispor: at gøre ledelse mere attraktivt for læger at sikre spotting og udvikling af vækstlaget af lægelige ledertalenter I forlængelse heraf var det naturligt for Det Lægelige Uddannelsesråd at fastlægge temaet for 3-timers møder, 2018 til: "Hvordan inddrages YL mere i organisatorisk arbejde og ledelse?" Formål og metode Formålet med 3-timers møderne er, at de yngre læger drøfter uddannelsesmiljøet i egen afdeling og får mulighed for ud fra deres erfaringer at udvikle idéer til forbedringer i en form, hvor de bliver hørt af afdelings- og hospitalsledelsen. Konceptet giver mulighed for at arbejde med forskellige temaer indenfor den lægelige videreuddannelse. 3-timers møderne giver afdelingsledelserne konkret viden om og mulighed for prioritering af nye uddannelsestiltag. På hospitalsniveau giver formen mulighed for videndeling på tværs af afdelinger og input til fremtidige indsatsområder. I år har vi som nævnt valgt at sætte fokus på, hvordan vi gennem nye/forbedrede uddannelsestiltag kan bidrage til at få flere læger til at interessere sig for og deltage i ledelse, organisering og administrative opgaver. Indtil nu har møderne været afholdt i januar/februar måned, som det nu passer bedst ind i afdelingernes øvrige planer, men Det Lægelige Uddannelsesråd har netop besluttet at de fremadrettet skal afvikles i september/oktober, fordi vintermånederne ofte er præget af ekstra meget travlhed i de kliniske afdelinger. På RRA har Det Lægelige Uddannelsesråd i øvrigt besluttet, at kun uddannelsesgivende afdelinger, som har mindst to uddannelseslæger ansat, afholder 3-timers møde. Desuden er der på RRA udviklet en form, som gør det muligt at afholde 3-timers møderne på 2 timer. Formen er, at de yngre læger (YL) først bruger 25 min. på hver for sig til at reflektere over deres tidligere erfaringer og interviewe hinanden to og to med henblik på at fremsætte forslag til ændringer, som kan medvirke til at styrke uddannelsen på afdelingen. De næste 30 min. går 2-4 par sammen og fremlægger deres gode og mindre gode oplevelser og forslag til ændringer for hinanden. Herefter drøftes gruppernes forslag til ændringer i plenum i 55 min., og der udarbejdes et fællesreferat. 3

4 De yngre lægers forslag fra fællesreferatet drøftes på et fællesmøde (1 time) blandt alle afdelingens læger højst 4 uger efter 3-timers mødet med henblik på, at afdelingens øvrige læger tager medansvar for den videre proces. Efter fællesmødet afholder den uddannelsesansvarlige overlæge (UAO) og den uddannelseskoordinerende yngre læge (UKYL) et møde med afdelingsledelsen. Mødet indledes med, at der følges op på sidste års handleplan med henblik på, hvilke forslag der er iværksat, og hvilken effekt / hvilket resultat, der er set. I forlængelse af opfølgningen på sidste års handleplan, laves derefter den nye handleplan, som skal indeholde: Alle de ændringsforslag, YL har fremsat Initiativer til imødekommelse af ændringsforslag eller argumenter for, hvorfor ændringsforslag ikke kan imødekommes Tidsperspektiv og ansvarlig for iværksættelse af hvert enkelt ændringsforslag Tidsperspektiv og ansvarlig for opfølgning (foretages senest i forbindelse med næste års 3-timers møde) Med henblik på at få delt og drøftet de mange forslag, fremlægger afdelingerne de bedste/vigtigste af deres forslag på det førstkommende møde i Det lægelige Uddannelsesråd. Nærværende rapport er udarbejdet på baggrund af de fællereferater og kommenterede handleplaner, som afdelingerne har indsendt til hospitalets uddannelseskoordinerende læge, samt slides med de udvalgte forslag, som afdelingerne fremlagde på møde i Det Lægelige Uddannelsesudvalg d Resultater 2018 De ni ud af vores 11 uddannelsesgivende afdelinger, som i januar kvartal 2018 havde mindst to uddannelseslæger, gennemførte 3-timers møder. I alt deltog 84 (67%) uddannelseslæger ud af ca. 125 mulige. Derudover valgte tre afdelinger at lade i alt fem afdelingslæger deltage. Blodprøver og biokemi, som foruden Afdeling for Folkeundersøgelser ikke gennemførte 3- timers møde pga. kun én uddannelseslæge ansat, udarbejdede i samarbejde med deres ene uddannelseslæge i stedet syv indsatsområder vedr. året tema i forbindelse med et lægemøde. Udover disse syv indsatsområder blev der fremsat 89 ændringsforslag. Heraf handlede 45 (51%) om temaet vedr. mere inddragelse af YL i organisatorisk arbejde og ledelse. Afdelingsledelserne imødekom 80 (90%) ud af de 89 ændringsforslag. Oversigt over de kvantitative resultater fremgår af tabel 1. 4

5 Tabel 1. Antal forslag i kommenterede handleplaner På et møde i Det Lægelige uddannelsesråd d præsenterede afdelingerne deres 3 bedste/vigtigste forslag vedr. årets tema for de øvrige deltagere. På de følgende sider vises slides fra afdelingernes oplæg. 5

6 6

7 7

8 8

9 9

10 10

11 Opfølgning på tidligere års resultater Ni af de ni afdelinger, der gennemførte 3-timers møde i år, fulgte op på deres kommenterede handleplan fra Af de 93 forslag, som der blev fulgt op på, er 55 (59%) gennemført, 24 (26%) er delvist gennemført eller på vej til at blive gennemført. I alt er således 79 (85%) gennemført, delvist gennemført eller på vej til at blive gennemført. Tabel 2. Antal imødekomne, opfulgte og gennemførte forslag fra 2017 Resultaterne fra 2017 ligger således fint i tråd med den udvikling, der er sket i 3-timers møderne i løbet af de syv år ( ), som de har været afviklet. Tabel 3 viser hvor mange ændringsforslag 3-timers møderne gennem årene har genereret, og hvor mange af disse, som er imødekommet af afdelingsledelserne, samt hvor mange af de forslag, der er fulgt op på, som rent faktisk også er gennemført et år senere. Det ses heraf, at antallet af fremsatte forslag er nogenlunde konstant 90 +/- 15, men at andelen af forslag, der imødekommes og følges op på har været støt stigende. Desuden viser oversigten, at gennemførelsesprocenten på de imødekomne forslag ligger ret konstant på hele 80-90%. 11

12 Tabel 3. Overordnede resultater Hvad, der ikke fremgår af tabellen, er hvor mange forslag, der handlede om det pågældende års tema, men kikker man tilbage i rapporterne fra de forskellige år, viser det sig at dreje sig om mellem en tredjedel og halvdelen. Det betyder, at der for hvert givet tema genereres omkring forslag til udvikling indenfor dette specifikke område af lægelig videreuddannelse. 12

13 Konklusion I første kvartal 2018 var der ni ud af 11 uddannelsesgivende afdelinger på RRA, som havde to eller flere uddannelseslæger. Alle ni afdelinger valgte at deltage i dette års 3- timers møde, og derudover valgte en af de resterende to afdelinger (Blodprøver og Biokemi) i samarbejde med deres eneste uddannelseslæge på baggrund af drøftelser på et lægemøde også at fremsætte forslag indenfor årets tema. I alt deltog ca. 2/3 af alle uddannelseslæger og med de 7 indsatsområder fra Blodprøver og Biokemi blev der fremsat hele 96 ændringsforslag heraf 52 (54%) vedr. årets tema "Hvordan inddrages YL mere i organisatorisk arbejde og ledelse?". Afdelingsledelserne imødekom over 90% af forslagene. På et efterfølgende møde i Det Lægelige Uddannelsesråd fremlagde hver afdeling deres tre bedste / vigtigste forslag for de andre. Forslagene gav anledning til gode drøftelser og resulterede i forhold til årets tema i følgende, opsummerede forslag til indsatsområder: Højere grad af informering og inddragelse af YL - YL deltager i diverse faste mødefora som fx MED-udvalg, speciallægemøder, lægemiddelkomite-møder, ambulatoriemøder mv. - Ledende overlæge orienterer jævnligt om nye krav og tiltag, og hvad der eller rører sig i ledelsen samt efterspørger sparring hos YL især i forhold til problemstillinger som vedrører YL fx ændringer i vagtstruktur - YL deltager i ledende overlæges opgaver for en dag, eller alternativt kan YL og ledende overlæge ud fra dennes kalender drøfte, hvilke ledelsesopgaver, der skal løses fx i den næste uge/måned, og sammen reflektere over, hvilke problemstillinger der kan være i forbindelse medde forskellige opgaver Tydeliggørelse og tildeling af administrative/organisatoriske opgaver til YL fx via tavleoversigt, opgavebank eller lignende. Opgaver kan fx være - opdatering af instrukser, retningslinjer osv. (e-doc) - referatfunktion fra diverse møder - udarbejdelse af velkomstmateriale til nyansatte - udarbejdelse af lomme-instrukser - ansvar for introduktionsprogram - deltagelse i diverse opgørelser fx omkring sygefravær Klargøre kommunikationsveje og opfordre YL til at lede opad Mulighed for evt. i mindre "bidder" og afhængig af uddannelsesniveau - at udøve organisatorisk ledelse fx lede - møder evt. inkl. mødeindkaldelse, dagsorden, referat - ad hoc arbejdsgrupper/projekter Mere "klinisk" ledelse fx - forestå konferencer (hele eller dele af morgenkonferencen fx ændringer i dagens funktioner som følge af sygefravær, planlægning af operationsprogram eller lign.) - lede teams/sektorer/søjler - varetage vagten på et højere niveau end vanligt fx være bagvagt i dele af dagtiden - visitere patienter under supervision / deltage i visitation Større fokus på SOL3-opgave - sparring om mulige emner for opgave før kursus - bistand i forbindelse med udarbejdelse af opgaven 13

14 - fremlæggelse af opgave i afdelingen og mulighed for hvis relevant at arbejde videre med emnet for den efter kurset Fokus på, at ledelse også er ledelse af egen uddannelse - herunder sikre at kompetencer opnås, deltagelse i obligatoriske kurser mv. Forslagene vedr. årets tema afspejler, at der er masser af ledelsesmæssige, administrative og/eller organisatoriske opgaver og beslutningsprocesser, som YL kan inddrages i, og resultaterne fra dette års 3-timers møder tyder på, at det sagtens kan foregå i højere grad, end tilfældet er i dag. Én vigtig pointe fra drøftelser på det fælles opsamlingsmøde i Det Lægelige Uddannelsesråd var, at det er afgørende, at YL ikke bare inddrages som passive observatører men i stedet tildeles reelle arbejdsfunktioner. Opgaverne og ansvaret i forbindelse hermed skal selvfølgelig være tilpasset uddannelseslægens niveau, hvilket evt. kan tilgodeses ved at dele store opgaver op i mindre dele og sikre tilstrækkelig back-up. Derudover bør afdelingerne sørge for, at der med opgaverne følger supervision og feedback, da det øger uddannelseslægens refleksioner over opgaveindhold og -løsning og dermed også læringsudbyttet. Perspektivering Som vist i nærværende rapports opgørelse over udviklingen i antal fremsatte, imødekomne og gennemførte ændringsforslag gennem de syv år, 3-timers møderne er blevet afholdt på RRA, så er 3-timers møderne ikke alene et meget produktivt forum med hensyn til forslag til forbedring af den lægelige videreuddannelse i al almindelighed. Det er også er udbytterig metode i forhold til at få yngre læger til at bidrage til udviklingen af den lægelige videreuddannelse indenfor et specifikt udpeget tema. Det kunne derfor være interessant at prøve at bruge metoden i forhold til temaer, som ikke retter sig mod den lægelige videreuddannelse, men andre områder for forbedring som fx sammenhængen i patientforløb, effektivisering af arbejdsgange etc. 14