Organisationsbestyrelsesmøde den 19. marts 2019, kl i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup

Transkript

1 Organisationsbestyrelsesmøde den 19. marts 2019, kl i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup Til stede: Inge Støvring Petersen, Kurt Helge Sørensen, Carsten Alexander Bardram, Ole H. Andersen, Jette Engel Andersen og Tom Schiermer Nielsen Afbud fra: John Olsen, Hanne Wittus, Gert Jensen (observatør), Susann Taha og Mick Holm Kristensen (KAB) Fra KAB: Marianne Vittrup, John Petersen, Jens Løth og Camilla Elverdal fra Willis (til stede under punkt 6) Indholdsfortegnelse Selskabet: Godkendelse af referat Revisionsprotokol... 3 Sager til beslutning: Driftsbudgetter 2019/ Fremtidens service TEMA: Fremtidens servicecenter Forsikringsudbud Indkøbspolitik for Tøndehvælv - status på helhedsplan /20

2 9. Boligsociale projekter - pulje for tilskud i Søfryd - endelig afslutning af byggesagen Sager til orientering: Ellebo - status Teglvangen - status Opfølgning på styringsdialog Orientering om driftssager Beboerklagenævnssager Eventuelt Bilag 3: Afdelingsbudgetter 2019/ Bilag 4: - Workshop den 15. januar Bilag 5: SWOT-analyser... 8 Bilag 6: Markedsdialogen og anbefaling fra Willis... 9 Bilag 7: Forslag til Indkøbspolitik for Bilag 9: Skrivelse fra Ballerup Kommune af den 28. februar Bilag 9.1: Tilskud til boligsociale projekter - Kriterier og formål Bilag 9.2: Tids- og procesplan Bilag 9.3: Boligsocial strategi Bilag 11: Skrivelse af den 21. februar 2019 fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Bilag 15: Statistik for beboerklagenævnssager Bilag 16: Mødeplan /20

3 Selskabet: Formanden bød velkommen til organisationsbestyrelsesmødet, særligt til det nye medlem, Kurt Helge Sørensen. 1. Godkendelse af referat et fra organisationsbestyrelsens seneste afholdte organisationsbestyrelsesmøde den 20. november 2018 samt referatet fra ekstraordinært organisationsbestyrelsesmøde den 4. december 2018 er tilsendt organisationsbestyrelsens medlemmer med anmodning om eventuelle kommentarer. Der er ikke modtaget kommentarer og/eller rettelser til referaterne, og disse vil blive fremlagt til formandens underskrift. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender referaterne og disse underskrives af formanden. Organisationsbestyrelsen godkendte referaterne. 2. Revisionsprotokol I henhold til vedtægterne fremlægges selskabets revisionsprotokol, idet det bemærkes, at der ikke siden sidste organisationsbestyrelsesmøde er foretaget indførelse i protokollen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 3/20

4 Sager til beslutning: 3. Driftsbudgetter 2019/2020 Der har været afholdt obligatoriske ordinære afdelingsmøder i selskabets afdelinger, hvor vedlagte budgetter (bilag 3) er blevet forelagt og godkendt af beboerne. Afdeling Ny m2-leje Stigning i % Stationsgården 704,61 2,31 % Ellebo 837,00 1,39 % Egebjergvang 1.048,98-1,52 % Egebjergvang ungdomsboliger 784,76-2,86 % Lindevang 1195,40 0,00 % Skotteparken 1018,15 1,51 % Tøndehvælv 988,89 0,00 % Egestrædet 938,44 0,00 % Thermologica 895,45 2,07 % Sønderhaven 1.254,25 0,00 % Søfryd 1.102,21 1,80 % Teglvangen 1.102,29 0,00 % Lundegården 1.121,41 1,02 % Lundegården ungdomsboliger 1.120,28 1,00 % Bilag 3: Afdelingsbudgetter 2019/2020 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender budgetterne for perioden 1. juli juni Organisationsbestyrelsen godkendte budgetterne for perioden 1. juli juni /20

5 4. Fremtidens service Organisationsbestyrelsen havde den 15. januar 2019 en workshop om fremtidens service, med det formål at definere en kernefortælling for Ballerup ejendomsselskab. Kernefortællingen er både med til at rammesætte medarbejdernes rolle i afdelingerne samt understøtte afd. bestyrelsernes forventninger til service. Den bearbejdede udgave af kernefortællingen blev: Vi møder beboerne med respekt, ærlighed og tillid, når vi bruger vores kompetencer til at hjælpe med deres boligopgaver. Vores mål er at løse enhver opgave, så den som et minimum holder den kvalitet og hastighed, afdelingen har vedtaget i fællesskab. På et seminar den 9. marts 2019, arbejde repræsentanter fra de tolv afdelingsbestyrelser, videre med retningslinjer for fremtidens service i Ballerup ejendomsselskab med afsæt i forskellige beboerpersonaer. På seminaret blev der formuleret en række mere konkrete bud på, hvordan servicen kan se ud, når serviceprocessen er implementeret. Følgende blev blandt andet fremsat: At medarbejderne er imødekommende ved henvendelser og effektiv i opfølgningen, Medarbejdernes rolle defineres tydeligere som hjælpere/rådgivere for beboerne i forhold til boligen og området, Der arbejdes med en udvidet velkomstpakke i forhold til introduktion til afdelingen og det at bo alment, Medarbejderne skal gerne være synlige og tilgængelige - det vil også sige, at de skal kunne kontaktes i boligområderne, når de er der på en opgave, Det skal i højere grad være muligt at få løst evt. problemer fra ejendomskontoret efter normal arbejdstid (fx 7-18 eller 7-20 på hverdage), Den fysiske åbningstid er mindre vigtig, men telefontiden bør udvides, Der kan i stedet aftales mødetid- og sted og det vil være godt at kunne booke en tid i kalenderen, Understøtte at beboerne kan få et højere ejerskab til afdelingen og boligområdet. 5/20

6 Organisationsbestyrelsens foreløbige rammer bliver forelagt medarbejderne på et seminar den 14. marts Her vil blive gennemført en workshop, hvor medarbejderne inddrages i arbejdet med udfyldelsen af rammerne. Organisationsbestyrelsen vil blive orienteret på næste organisationsbestyrelsesmøde om medarbejder-workshoppen. Bilag 4: - Workshop den 15. januar 2019 Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender den beskrevne kernefortælling med eventuelle ændringer, som ramme for det videre arbejde. Workshoppen med medarbejderne var meget positiv og med stort engagement. Medarbejdernes værdier har vist sig, at ligge meget tæt på dem, som er defineret af organisationsbestyrelsen. Konsulenten anbefaler, at der arbejdes uddybende med personaerne i præciseringen af den konkrete service. Organisationsbestyrelsen godkendte kernefortællingen som beskrevet. Administrationen arbejder videre med medarbejderne og vender tilbage med oplæg til plan for implementering af konkrete tiltag til organisationsbestyrelsesmødet den 17. september Velkomstpakken tages op som separat punkt på et organisationsbestyrelsesmøde. 5. TEMA: Fremtidens servicecenter På seminaret i juni 2018 blev den fremtidige service drøftet, herunder muligheden for at sammenlægge de nuværende 4 ejendomskontorer til ét servicecenter. Det blev aftalt at driftscheferne laver en beregning på mulige besparelser samt mulige placeringer af et fælles servicecenter i Ballerup, som præsenteres for organisationsbestyrelsen. Der er arbejdet med 4 placeringer, der hver i sær indeholder forskellige muligheder og økonomi. Fælles for dem alle er, at der kan opnås store besparelser ved at sammenlægge til et servicecenter. Med et servicecenter vil det være muligt at samle en lang række medarbejderkompetencer, til gavn og glæde for alle afdelingerne i. 6/20

7 Transport, til og fra ejendommene, kunne foregå på el-ladcykler, som allerede benyttes i flere afdelinger og samtidig signalerer et selskab der er miljøbevidst. Der kan blandt andet spares lønkroner fordi der kan driftes mere effektivt og med færre medarbejdere. Et kvalificeret bud vil være en besparelse på ca. 1,5 mio. kr. årligt. Hertil kommer mindre forventede besparelser på it-udstyr og kontorholdsudgifter i omegnen af kr. årligt. Til gengæld vil afdelingerne skulle betale husleje til driftskontoret, hvilket de ikke gør nu. Huslejen afhænger af lokaliteten. For overskuelighedens skyld regnes her med et samlet beløb på kr., som skal fordeles på afdelingerne. Der kan derfor, uanset valg af placering, regnes med en årlig samlet besparelse på konto 114 i omegnen af 1 mio. kr. for afdelingerne samlet. Der er kigget på fire mulige placeringer og lavet en foreløbig SWOT-analyse for hver af dem. SWOT-analyserne er vedhæftet som bilag 5. Herunder gennemgås i kort form fordele og ulemper samt foreløbigt økonomioverslag for hver placering: 1. Nuværende ejendomskontor i Lundegården Kontoret har en central placering i Ballerup og afstandene til de øvrige afdelinger er nogenlunde ens. De 3 øvrige kontorer kan bruges som satellitter med mulighed for lager, omklædning, bad, frokoststue etc. Kontorets 1. sal kan omdannes til en fælles frokoststue/mødelokale, der kan rumme alle medarbejdere. Det vurderes, at denne ombygning løber op i ca kr. Omklædning, bad og toiletforhold er ikke tilstrækkelige og vil skulle ombygges for at kunne rumme alle. Ombygningen vil betyde, at der inddrages et areal fra gårdspladsen, men til gengæld give Lundegården en indtægt. Med en årlig besparelse på 1 mio. kr. vil investeringen således være tjent ind i løbet af det første år. 2. Erhvervsbygningen i Lundegården Central placering med plads til alle og allerede etablerede parkeringsforhold for medarbejdere, beboere og leverandører. Bygningen, der har kælder, kan rumme lager, kontor, omklædning, bad, køkken/frokoststue etc. Desuden har bygningen en størrelse, der gør det muligt at finde alternative anvendelsesmuligheder i selskabsregi. Eksempelvis kunne der indrettes en række mødelokaler med projektor og lærred til brug ved organisationsbestyrelsesmøder, projektgruppemøder m.v. For at denne mulighed kan realiseres skal de nuværende 3 lejere opsiges, hvilket betyder at afdelingen mister lejeindtægt. Den samlede lejeindtægt for de 4 lejemål inkl. vand og varme er årligt kr., som ville skulle dækkes af lejeindtægt på servicecentret. Der vil være ombygnings- og renoveringsudgifter på ca. 3-5 mio. kr. 7/20

8 Med en årlig besparelse på 1 mio. kr. vil tilbagebetalingstiden på investeringen således være 3-5 år. 3. Cafeen på Bondegården Denne placering er central og rummer allerede en kontorgang, der let kan omdannes til et fælles servicecenter og vil kunne rumme de administrative medarbejdere. Det vurderes at denne ombygning vil koste ca kr. Der er allerede etableret køkken og mulighed for fælles frokoststue. Denne løsning vil give afdelingen en indtægt for husleje samt en besparelse på ca kr. pr. år til varme og rengøring. Herfra skal modregnes indtægter fra udlejning, som varierer, men det seneste år har været på ca kr. Det kan være en udfordring, at lokalerne ikke ligger i terræn, men skal tilgås af trapper/elevator, inde som ude. Afdelingen skal også finde muligheder for de nuværende aktiviteter andre steder, i andre lokaler på Bondegården og/eller i det nuværende ejendomskontor. Også her formodes investeringen at være tjent ind i løbet af det første driftsår. 4. Nybyg En oplagt mulighed er at indtænke et nyt servicecenter i forbindelse med det kommende nybyggeri i Ellebo. Arkitekterne har allerede skitseret en mulig placering på de fremviste tegninger, hvor der blandt andet var mulighed for at kombinerer afdelingens fælleshus med et nyt servicecenter med plads til alle. Her vil der være mulighed for at sætte eget præg på indretningen af servicecenter, fælleshus, møde- og beboerlokaler etc. Alternativt kan der kigges efter et andet sted at bygge nyt. Økonomien vil sandsynligvis kunne være en del af byggesagen. Dette kræver dog en nærmere undersøgelse af finansieringsmulighederne. Afdelingen vil derefter have en huslejeindtægt. Tilbagebetalingstiden kan ikke umiddelbart beregnes. Det anbefales, at der afsættes et beløb til forundersøgelse/projektering i størrelsesorden kr. Bilag 5: SWOT-analyser Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager stilling til, hvilke muligheder, der skal arbejdes videre med, samt bevilger en ramme på maksimalt kr. pr. mulighed der skal arbejdes videre med til forundersøgelser/projektering. Organisationsbestyrelsen drøftede SWOT-analyserne og tilføjede punkter. 8/20

9 Organisationsbestyrelsen ønsker, at der arbejdes videre med scenarie 1 og 2, og bevilgede en ramme på maksimalt kr. til at udarbejde beslutningsoplæg. 6. Forsikringsudbud Willis har på baggrund af tidligere beslutning i organisationsbestyrelsen foretaget en markedsdialog for at vurdere mulighederne for at få et bedre resultat end det seneste ved at gå i nyt udbud. Willis gennemgang af markedsdialogen og anbefaling er vedlagt som bilag 6. Tilbagemeldingen fra forsikringsselskaberne er ikke entydigt positiv, og det er Willis vurdering, at der dels er brug for dokumentation for, at skaderne fra 2018 er afsluttet, dels en minutiøs gennemgang af skadesforebyggende tiltag. Willis vurderer yderligere, at det vil være nødvendigt at gå i udbud med en selvrisiko. På den baggrund mener Willis, at det skal vurderes, om det bedre kan betale sig at vente et år med at gå i udbud. Der mangler dog stadig tilbagemelding fra et forsikringsselskab. Camilla Elverdal vil deltage på mødet og give sin endelige anbefaling mundtligt. Bilag 6: Markedsdialogen og anbefaling fra Willis Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter anbefalingen fra Willis og beslutter, om boligorganisationen ønsker at gå i udbud i Camilla Elverdal gennemgik sin markedsundersøgelse og anbefalede, at ikke går i udbud i Organisationsbestyrelsen besluttede at følge anbefalingen. I stedet undersøges med Gjensidige, hvilken rabat der kan opnås ved dels at tage dækningen af glas og sanitet ud, dels at indlægge en selvrisiko. Willis og driftscheferne analyserer skaderne til brug for dokumentation samt identificering af eventuelt behov for en særlig indsats. 9/20

10 7. Indkøbspolitik for For at systematisere boligorganisationers og boligafdelingers indkøb har KAB udarbejdet et forslag til en indkøbspolitik. Indkøbspolitikken skal være med til at sikre, at boligorganisationer og afdelinger opnår det bedste forhold mellem pris, kvalitet og leverandørbetingelser. Indkøb udgør en stor andel af afdelingers driftsudgifter, og indkøbspolitikken skal være med til at skabe rammerne for effektivt indkøb til gavn for beboerne. Indkøbspolitikken vil kunne spare medarbejderressourcer, der i stedet kan bruges på at udføre andre opgaver. Indkøbsportalen er et vigtigt værktøj til at opnå besparelser i driften. For at opnå de skarpeste priser, skal driften benytte Indkøbsportalen og være med til at udvikle den i forhold til f. eks. produktudvalget. Derudover giver Indkøbsportalen KAB mulighed for at få et overblik over de samlede indkøb for både den enkelte organisation og for hele KAB Fællesskabet. Indkøbspolitikken læner sig op af Indkøbspolitik for KAB, som KAB s bestyrelse har godkendt. Bilag 7: Forslag til Indkøbspolitik for Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter emnet og beslutter en Indkøbspolitik med udgangspunkt i vedlagte forslag. Organisationsbestyrelsen besluttede indkøbspolitikken som beskrevet i bilag Tøndehvælv - status på helhedsplan Organisationsbestyrelsen er tidligere blevet informeret om, at der er fremsendt supplerende oplysninger til Landsbyggefonden. De supplerende undersøgelser er lavet af Ebbe T. Højer, som nu er gået på pension. Landsbyggefonden har kommenteret på de supplerende oplysninger og stiller spørgsmålstegn ved de valgte løsninger i helhedsplanen. Derudover ønsker de flere supplerende oplysninger, blandt andet om den tidligere sag, hvor Byggeskadefonden var involveret. Landsbyggefonden vil ikke viderebehandle sagen, før en ny rådgiver har gransket projektet og lavet de efterspurgte ændringer i projektet. Derfor pågår der i øjeblikket en dialog med en mulig ny rådgiver til sagen. 10/20

11 Der er samlet set bevilget kr. inkl. moms til rådgivers undersøgelser, hvoraf der er forbrugt kr. inkl. moms. Der er således brug for flere midler, for at kunne få de supplerende undersøgelser udført for at opnå støtte fra Landsbyggefonden. Til rådgiverhonorar samt eventuelle mindre uforudsete udgifter, skal der således bruges yderligere kr. Det forventes, at der i marts 2019 bliver valgt en rådgiver. Efterfølgende gennemgår rådgiveren sagen og laver det supplerende materiale, som Landsbyggefonden efterspørger. Der arbejdes i øjeblikket på en forretningsføreraftale, som snarest fremsendes til underskrift hos formanden og næstformanden. Det foreslås, at der udpeges en følgegruppe til projektet, bestående af repræsentanter for afdelingsbestyrelsen og repræsentanter for boligorganisationen. Indstilling: Organisationsbestyrelsen bevilger kr. til udførelse af supplerende undersøgelser, nedsætter et byggeudvalg og udpeger medlemmer til byggeudvalget. Organisationsbestyrelsen bevilgede kr. til supplerende undersøgelser og udpegede Susann Taha og Ole Andersen til en følgegruppe til helhedsplanen sammen med de to udpegede fra afdelingsbestyrelsen, Linda Gallina og Anders Søgård. 9. Boligsociale projekter - pulje for tilskud i Der er nu mulighed for at søge kommunalt tilskud til et boligsocialt projekt i perioden Der kan søges om maksimalt kr. til et projekt, som ligger inden for kommunens boligsociale strategi. Der er krav om medfinansiering på minimum samme beløb, som der søges om. Frist for aflevering af ansøgninger til Ballerup Kommune er den 1. maj Bilag 9: Skrivelse fra Ballerup Kommune af den 28. februar 2019 Bilag 9.1: Tilskud til boligsociale projekter - Kriterier og formål Bilag 9.2: Tids- og procesplan Bilag 9.3: Boligsocial strategi Indstilling: Organisationsbestyrelsen drøfter, om der er projekter i gang eller på vej, som det vil være muligt at søge støtte til og bemyndiger i givet fald administrationen og formandskabet til at udarbejdet og indsende ansøgning. Organisationsbestyrelsen fandt ikke oplagte muligheder for at søge tilskud. 11/20

12 Afdelingsbestyrelserne kan få hjælp af administrationen til ansøgning, hvis der er ideer lokalt. 10. Søfryd - endelig afslutning af byggesagen Sagen har nu følgende status/ afslutning: Vand i varmecentralen i langhuset fra gennemføring af udluftningsforingsrør fra et ud af to gasrør i kælderydervæg, trods diverse tidligere afhjælpnings tiltag Begge Gasrør har været blotlagt fra overgang jord til terræn. Utæthed i den ene fodbøjning ved defekt tætningsmanchet ved rørsamlinger fundet og udbedret. Vandindtrængen i lejligheder fra oven liggende altaner, når altandør nedenunder åbnes, trods tidligere afhjælpningstiltag KAB har besigtiget forholdet og beboere har oplyst, at det er et problem, når det regner, at holde altandøren åben og hvis man åbner altandøren kort tid efter et regnskyl, for så regner det ind fra altanen ovenfor. Dette skønnes, at være et naturligt anliggende. Det regner ikke mere ned ad vinduerne efter at altanbundskinnen er blevet monteret på den oven liggende altan. Afdelingen kan alternativt få udført en prøve ved eventuelt at få demonteret dørkpladen foran altandøren og fuge mellem dørkplade/ altanbund eller andet form for fugning/ stopning mellem altanplade/ dørkplade på oven liggende altan, således at der ikke kan løbe vand ind/ned ad døren, når det regner. Dette må dog tilskrives en forbedring og en udgift, der må afholdes af afdelingen selv. Indstilling: Organisationsbestyrelsen godkender den endelige afslutning af byggesagen. Organisationsbestyrelsen godkendte den endelige afslutning af byggesagen. Sager til orientering: 11. Ellebo - status Som konsekvens at sagens tekniske og økonomiske udvikling, har KAB ultimo 2017 måtte meddele de tre storentreprenører at byggeriet standses efter blok 3. 12/20

13 Efter Landsbyggefondens beslutning har KAB i samarbejde med Rambøll og KUBEN management udarbejdet et alternativt scenarie F2, som er godkendt af, Ballerup Kommune og Landsbyggefonden. F2 indeholder færdiggørelse af blok 3, samt en beskåret renovering af blok 4, med den forudsætning af blok 1 og 2 forventes nedrevet. Der udvikles en ny lokalplan til bebyggelse af Ellebo. Status Blok 3 er under udførelse og arbejdet følges tæt med ugentligt planlægningsmøder, hvor byggeledelsen aftaler arbejdstidsplaner med entreprenørerne. For at fastholde fremdriften i arbejdet har det være nødvendigt at lade facadebeklædning udføre af anden entreprenør. Råhus til penthouse er udført, lukning og tagdækning er forsinket, men forventes udført inden udgangen af maj måned. Sitecover demonteres inden beboerne flyttes ind. Erstatning Forhandlinger med entreprenør B har desværre ikke kunne frembringe et acceptabelt forligsforslag og entreprenøren har fremsendt klageskrift til Voldgiftsretten til 46 hasteafgørelse. Det har ikke kunne lade sig gøre at få sagen ændret til en regulær voldgiftssag, dog har voldgiftsretten udpeget en juridisk bisidder til den sagkyndige. KAB har i samarbejde med Kammeradvokaten og rådgiverne fremsendt svar på entreprenørens indledende klageskrift og har siden modtaget duplik, som ligeledes er besvaret. Inden mødet i Voldgiftsretten modtog KAB opfordring fra entreprenør B til at mødes endnu engang for at se om sagen ikke kan forliges. Økonomisk oplæg lå i nærheden af tidligere estimeret i godkendt budget, hvorfor opfordring blev accepteret. Møde er afsat til den 21. marts Ansvarsforhold KAB og KUBEN management har gennem længere tid reklameret over totalrådgivers styring af byggeriet og projektmaterialets manglende kvalitet. Inden sommerferien blev der fremsendt en detaljeret og prissat reklamation til totalrådgiver og der har i den forbindelse været afholdt flere møder på direktionsniveau mellem KAB og Rambøll. Rådgiveransvar er projektforsikret med 2 x 25 mio. kr. Rambøll har i november 2018 fremsendt notat med yderligere honorarforespørgsler. KAB forhandler et samlet forlig med Rambøll, der skal indeholde bud på ansvarsforhold/-erstatning, honorarkrav, rådgivning i forbindelse med blok 4 og nedrivningssagen. Oplæg til forlig vil være afhængigt af forlig med entreprenør B, sådan at der kan være sikret økonomi til gennemførelse af blok 4. 13/20

14 Nedrivning af Blok 1 og 2 Skema A ansøgning blev behandlet og godkendt på Kommunalbestyrelsesmøde i januar måned. Ansøgning om nedrivning af Blok 1 og 2 er nu endelig færdigbehandlet af Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen, der den 21. februar 2019 har meddelt tilladelse til nedrivning af blok 1 og 2. På beboermøde d. 3. april skal beboerne godkende nedrivningen. Nybyggeri i Ellebo KAB skal i samarbejde med Ballerup Kommune udvikle en projektlokalplan, der skal danne grundlag for skema A til et nybyggeri på ca m². Lokalplan og skema A kan forventes godkendt i efteråret Henning Larsen arkitekter varetager opgaven. Bilag 11: Skrivelse af den 21. februar 2019 fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Der er en rettelse til statusbeskrivelsen: Det er afklaret med Landsbyggefonden, at en formulering i tilsagnet om afdelingsmødets godkendelse er en standardformulering, som skal sikre, at der er godkendelse fra det kompetente beboerdemokratiske organ. Nedrivningen er godkendt af repræsentantskabet i overensstemmelse med Ministeriets vejledning i ansøgningsskemaet. Organisationsbestyrelsen er enig i, at kravet dermed er opfyldt. Organisationsbestyrelsen drøftede sammensætningen af boligtyper. En beregning af forskellige muligheder er vedlagt som bilag Organisationsbestyrelsen er positive over for en blanding af forskellige boligtyper og indstillet på at bygge seniorbofællesskab, nogle ungdomsboliger, XL-boliger samt et begrænset antal basis- og små boliger. 12. Teglvangen - status Byggeriet er afleveret planmæssigt den 8. oktober 2018 og indflyttet den 1. november De udskudte anlægsgartnere og etablering af solceller er udført. Aflevering foregik i samarbejde med byggeledelsen og med inddragelse af de lokale driftsmedarbejdere. Entreprenørens mangelretning er afsluttet. Byggeledelsen følger op på de sidste af beboernes mangler. 14/20

15 Økonomi Når entreprenørens slutregning er endnu ikke modtaget, vil der blive udarbejdet udkast til byggeregnskab hurtigst mulig til godkendelse af byggeudvalget. Tidsplan Tidsplanen er som følger: Skema C den 1. april 2019 Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. 13. Opfølgning på styringsdialog Der er afholdt styringsdialog på Ballerup Rådhus den 30. januar Følgende punkter var på dagsordenen: 1. Affaldssortering v/ Mette Louise Kjær-Andersen 2. Gennemgang af styringsrapport 3. Anvisning 4. Boligsociale tilskud 5. Seniorbofællesskaber 6. Boliger til borgere med lav indkomst 7. Ellebo - fremtid 8. Eventuelt fra styringsdialogmødet eftersendes, hvis det bliver endeligt godkendt inden mødet. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. et er ikke endeligt godkendt og kommer i stedet med til orientering på næste organisationsbestyrelsesmøde den 18. juni Orientering om driftssager Driftsfællesskabet Centrum iopgave systemet er i gang og beboerappen implementeres den 11. marts /20

16 Kontorassistent Marianne Fich er lånt ud til Lyngby Boligselskab i en periode på 3 måneder. har i perioden ingen lønudgifter til Marianne. Stationsgården YouSee er færdig med det nye stikledningsanlæg i afdelingen og det forventes sat i drift indenfor den næste måned. Problemerne med trafikken i opgangene i forbindelse med handlen af stoffer i Centrumgaden er aftaget betydeligt efter der er blevet sat falske kameraer op i de berørte opgange. Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 31. januar 2019, hvor budgettet blev godkendt og hvor Anja Clemmensen blev valgt som ny afdelingsbestyrelsesformand. Afdelingen har fået dispensation fra Ballerup Kommune for kildesortering på grund af helhedsplanen. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Ellebo Det grønne område bag beboerhuset er blevet ordnet, så der nu er en oplyst flisegang til det grønne areal. Dette er blevet prioriteret, da det er det eneste område, hvor børn kan lege og voksne slappe af. Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 29. januar 2019, hvor budgettet blandt andet blev godkendt. Der pågår almindelig drift og vedligehold, dog i begrænset omfang grundet byggesagen. Lindevang YouSee/DKTV er færdige med det nye stikledningsanlæg. Det forventes at anlægget sættes i drift medio marts Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 28. januar 2019, hvor budgettet blev godkendt og der blev valgt en afdelingsbestyrelse. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Driftsfællesskabet Egebjerggård iopgave systemet er i gang og beboerappen implementeres den 11. marts Egebjergvang Driften oplever stadig lidt udfordringer med varmen i enkelte boliger. Der er urenheder i ledningsnettet, hvilket betyder at flowet til nogle radiatorer begrænses. 16/20

17 Afdelingens nuværende affaldsløsning skal ændres, så der i løbet af 2019 kan sorteres i 6 fraktioner. Der findes nogle fine skralderum i afdelingen, så der skal blot opsættes nogle nye containertyper, der kan løse sorteringen. Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 12. februar 2019, hvor budgettet blandt andet blev godkendt. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Skotteparken Der var forhåbning om, at opsætning af elektroniske røgmeldere i Glashusene ville være nok til at glasvindfangene kunne benyttes med udvidet møblement. Desværre vil Ballerup Kommune ikke give en godkendelse til ændret anvendelse af glasvindfangene, ved opsætning af røgmelderne. Gaihede anbefaler, at afgørelsen accepteres, og at der eventuelt ansøges igen om sektionsinddelingen, når vindfangene indenfor få år skal renoveres. Opdelingen vil dog ikke kunne lade sig gøre i de vindfang, som deles på tværs af boligerne. Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 5. februar 2019, hvor budgettet blev godkendt. Der pågår almindelig vedligehold. Tøndehvælv Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 28. januar 2019, hvor budgettet blev godkendt. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Egestrædet Der arbejdes stadig på at finde midler til renoveringen af Glashuset og til vinduesudskiftningen. Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 4. februar 2019, hvor budgettet blev godkendt. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Thermologica Der blev afholdt ordinært afdelingsmøde den 30. januar 2019, hvor budgettet blev godkendt. Der pågår almindelig drift og vedligehold. 17/20

18 Teglvangen Der blev afholdt stiftende afdelingsmøde den 18. december 2018, hvor der blandt andet blev valgt en afdelingsbestyrelse. Ordinært afdelingsmøde blev afholdt den 7. februar 2019, hvor budgettet blev godkendt. Der har været lidt opstartsproblemer primært omkring varmen i nogle boliger, men ellers har afdelingen/beboerne været forskånet for de store fejl og mangler. Der er dog nogle våde plamager forskellige steder på facaden, som er under observation af rådgiver. Ejendomskontoret fotodokumenterer med jævne mellemrum forholdet, så udviklingen dokumenteres. Det er oplyst på afdelingsmødet og aftalt med projektleder og rådgiver, at mangeludbedringen foretages i forbindelse med 1-års gennemgangen. Alle boliger er udlejet. Driftsfællesskabet Søndergård iopgave systemet er i gang og beboerappen implementeres den 11. marts Sønderhaven 5-års eftersyn: Her afventes fortsat svar fra byggeskadefonden vedrørende utætte rør. Kornerup har afsluttet reparationer af murværk og fuger på alle bygninger. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Søfryd 5-års eftersyn: Den 8. marts 2019 vil der endnu engang blive gravet op for at finde årsagen til vandindtrængningen i varmekælderen i nr. 9. Der er problemer med udelyset ved nr. 3 og nr. 5 samt på parkeringspladsen. Ejendomskontoret har haft elektrikeren til at måle sig frem til fejlen, som viser sig at være der, hvor de nye nedgravede affaldscontainere er placeret. Ejendomskontoret har taget kontakt til Vestforbrænding, som vil vende tilbage når de har talt med den entreprenør som har stået for nedgravningen. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Lundegården iopgave systemet er i gang og beboerappen implementeres den 11. marts Driften og afdelingsbestyrelsen arbejder på projektet med at nedgrave affaldsbeholderne. Dette foregår i tæt samarbejde med Vestforbrænding og Ballerup Kommune. 18/20

19 Desværre har det vist sig, at besparelsen ikke er ret stor i forhold til afdelingens investering på ca. 3. mio. Der er forhåbning om at være i mål med opgaven før sommerferien 2019, hvor planerne og økonomien vil blive præsenteret for beboerne. Mangeårigt medlem af afdelingsbestyrelsen, Bent Gregersen, er gået bort. Bisættelsen fandt sted den 27. februar 2019 fra Ballerup Kirke. Der pågår almindelig drift og vedligehold. Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Driftsberetningen skal fremover kun på 2 gange om året, på henholdsvis forårs- og efterårsmødet. 15. Beboerklagenævnssager Til organisationsbestyrelsens orientering vedlægges som bilag 15 oversigt over beboerklagenævnssager i for perioden Bilag 15: Statistik for beboerklagenævnssager Indstilling: Organisationsbestyrelsen tager orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Organisationsbestyrelsen ønsker fremover kun en årlig statistik. Til gengæld ønskes skemaet bearbejdet, så det er mere læsevenligt - herunder at afdelingsnumre erstattes med afdelingsnavne. 16. Eventuelt Organisationsbestyrelsesmøder i 2019: Tirsdag den 18. juni 2019, kl , i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup Tirsdag den 17. september 2019, kl , i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup Tirsdag den 19. november 2019, kl , i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup Repræsentantskabsmøde i 2019: Tirsdag den 3. december 2019, kl , i Beboerhuset, Baltorpvej 51 B, 2750 Ballerup 19/20

20 Ordinære afdelingsmøder i 2020: Lindevang - mandag den 27. januar 2020, kl (Ellebos beboerhus, Baltorpvej 51 B) Tøndehvælv - mandag den 27. januar 2020, kl (i beboerhuset, Egebjerg Bygade 115) Ellebo - tirsdag den 28. januar 2020, kl (i beboerhuset, Baltorpvej 51B) Thermologica - onsdag den 29. januar 2020, kl (i Teglværket, Egebjergvang 85) Stationsgården - torsdag den 30. januar 2020, kl (i beboerlokalet, Centrumgaden 35) Egestrædet - mandag den 3. februar 2020, kl (i Glashuset, Agernskrænten 33) Egebjergvang - tirsdag den 4. februar 2020, kl (i Teglværket, Egebjergvang 85) Skotteparken - onsdag den 5. februar 2020, kl (i Mosaikhuset, Skotteparken 51) Søfryd - mandag den 17. februar 2020, kl (i Caféen, Søndergårds Allé 100) Teglvangen tirsdag den 18. februar 2020, kl (i Teglværket, Egebjergvang 85) Lundegården - onsdag den 19. februar 2020, kl (på Bondegården, Kattens kvarter 33) Sønderhaven - torsdag den 20. februar 2020, kl (i Caféen, Søndergårds Alle 100) Bilag 16: Mødeplan 2019 Jette Engel Andersen spurgte til behovet for genhusning efter indflytning i blok 3. Der vil stadig være behov for boliger til genhusning af beboerne fra blok 4, men det er forventningen, at behovet er mindre. Organisationsbestyrelsesmødet sluttede kl /20