Formanden bød velkommen til mødet, som blev afholdt i direkte forlængelse af strategiseminaret. Der var ingen bemærkninger til dagsordenen.

Transkript

1 Møde nr. 2 Referat af 2. møde i Centerbestyrelsen for den 14. november 2003, kl. 11:30-13:00 på, Nødebo Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra det 1. møde i Centerbestyrelsen 3. Status for etablering af som et nyt center på KVL 4. Status for fastlæggelsen af centrets administrative organisation 5. Godkendelse af strategioplæg vedr. formidling og efteruddannelse samt markedsføring 6. Godkendelse af oplæg til personalepolitik 7. Nedsættelse af Rådgivende Udvalg for udviklings- og miljøbistand 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning 9. Præsentation af skitseprojekt for tilbygning på Rolighedsvej Orientering og meddelelser 11. Næste møde samt mødetidspunkter i Eventuelt Deltagere Fra Centerbestyrelsen: Adm. dir., forstkandidat Nils Wilhjelm (formand) Vicedirektør Jens Peter Simonsen (næstformand) Afdelingsleder Jens Kr. Poulsen Kontorchef Kirsten Vintersborg Forretningsfører Ib Skals Godsforvalter Bo Jung Stadsgartner Lars Østerbye Kontorchef Ib Petersen (deltog kun under punkt 7) Bibliotekar Jette Fugl Forsker Merete Morsing Uddannelses- og erhvervsvejleder Arne Hebbelstrup Skovbrugsstuderende Cathrine W. Brandt Øvrige: Direktør Niels Elers Koch Vicedirektør Jens Dragsted Vicedirektør Kjell Nilsson (til og med punkt 5) Centersekretær Poul Hjorth Hansen Fraværende: Natur- og miljøchef Jytte Heslop Skov- og landskabsingeniørstuderende Peter H. Holm Orenæs Skov- og Naturstyrelsen Stiftelsen Sorø Akademi Landsplanafdelingen SID Den Suhrske Stiftelse Herning Kommune Udenrigsministeriet, Danida, (referent) Århus Amt, Natur og Miljø 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Bilag 1: Dagsorden Formanden bød velkommen til mødet, som blev afholdt i direkte forlængelse af strategiseminaret. Der var ingen bemærkninger til dagsordenen. 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra det 1. møde i Centerbestyrelsen Bilag 2a: Udkast til referat fra det 1. møde i Centerbestyrelsen den 12. september 2003 Bilag 2b: Opfølgningsliste Udkast til referat blev udsendt til Centerbestyrelsen den 19. september Der er indkommet to skriftlige kommentarer hertil, som er indarbejdet i det bilag 2a, som er udsendt til mødet. Referatet gav ikke anledning til yderligere bemærkninger og blev herefter godkendt. Niels Elers Koch oplyste, at alle punkter fra opfølgningslisten bliver behandlet under senere dagsordenspunkter på dagens møde, bortset fra punkt 1/4, som behandles på næste møde. Side 1 af 5

2 3. Status for etablering af som et nyt center på KVL Bilag 3a: Status pr for etablering af Bilag 3b: Vedrørende centerspecifikke delegeringsrammer for Bilag 3c: Udkast til Kapitel 7 i Vedtægt for KVL Med henvisning til den udsendte statusoversigt i bilag 3a nævnte formanden, at der har været stor mødeaktivitet samt andre kontakter i bestræbelserne på at fastlægge nogle hensigtsmæssige delegeringsrammer fra KVL til. Her har især et møde den 1. oktober med KVL s bestyrelsesformand, Erik Bonnerup, været vigtigt for den endelige beslutning i Skovskolens bestyrelse om, at skolen bliver fuldt integreret i det nye center pr. 1. januar Formanden refererede videre, at man i samtalen med Erik Bonnerup og KVL s rektor og universitetsdirektør indgående havde drøftet s status som 31-institution. Centret adskiller sig i kraft heraf fra de almindelige institutter på KVL, idet centret har en mere selvstændig status, som kan sammenlignes med et datterselskab inden for en koncern. Centret skal således ikke aftage administrative ydelser fra KVL, hvis dette er uhensigtsmæssigt set fra et helhedssynspunkt. Den særlige status gør det bl.a. muligt at afprøve nye tiltag inden for rammerne og intentionerne af den nye universitetslov inden en evt. bredere implementering af disse tiltag på KVL. Der er enighed om, at dette er et interessant perspektiv, og KVL vil medvirke hertil gennem de delegeringsrammer, som er vedlagt som bilag 3b, og som senere kan justeres efter behov for de to nye 31- centre på KVL. Udover er Center for Fødevareøkonomi på tilsvarende vis under oprettelse, og centerbestyrelsesformanden herfra, Knud Larsen, ser ligeledes de nye centerdannelser som et interessant udviklingsperspektiv på KVL. 4. Status for fastlæggelsen af centrets administrative organisation Bilag 4a: Organigram for Bilag 4b Oversigt over organisatoriske elementer og bemandingen i Niels Elers Koch henviste til bilag 4a, som viser de ministerielle relationer samt den interne struktur i det nye center, ligesom det foreløbige antal af medarbejdere i de enkelte sektioner er anført. I bilag 4b er vist de enkelte organisatoriske elementer i strukturen. Sammen med den beskrivelse af formål og arbejdsområder for sektionerne, der fremgå af materialet til strategiseminaret, besvarer dette materiale de spørgsmål til organisationen, som blev rejst på sidste bestyrelsesmøde, og tekst og figurer vil herefter blive indarbejdet i præsentationsmaterialet på centrets nye hjemmeside. Jens Kr. Poulsen spurgte til ansvars- og opgaveafgrænsningen inden for ledergruppen og herunder mellem vicedirektører og sektionsledere. Niels Elers Koch svarede, at hovedprincippet er størst mulig delegering af både fagligt og økonomisk ansvar, og at han ikke så umiddelbare konfliktmuligheder i denne sammenhæng omkring grænsefladen vicedirektør/sektionsleder, hvorimod der kan være behov for en nærmere vurdering af studieledernes kompetence. Cathrine W. Brandt oplyste, at dette spørgsmål p.t. behandles i KVL s bestyrelse, idet man derfra ønsker at styrke rollen som studieleder. Jens Dragsted kunne tilslutte sig, at der med den nuværende rolleafgrænsning kan være en potentiel konflikt mellem vicedirektøren for akademiske uddannelser og studielederne omkring de økonomiske prioriteringer. Formanden konkluderede, at bestyrelsen tager orienteringen til efterretning. 5. Godkendelse af strategioplæg vedr. formidling og efteruddannelse samt markedsføring Bilag 5a1: Strategi for formidling og efteruddannelse Bilag 5a2: Strategi for formidling og efteruddannelse, bilag Bilag 5b: Strategi for markedsføring Formanden konstaterede indledningsvis, at de udsendte bilag uddyber materialet om samme emne fra strategiseminaret, og han udtrykte tilfredshed med den store og gode arbejdsindsats, der er lagt for dagen. Kjell Nilsson redegjorde i forlængelse heraf om de møder, der har været afholdt med KVL for at opnå en fælles forståelse og aftale om arbejdsdelingen i disse spørgsmål. Merete Morsing rejste det principielle spørgsmål om, på hvilket detaljeringsniveau Centerbestyrelsen Side 2 af 5

3 forventes at godkende et så omfattende bilagsmateriale, idet hun ikke anså det for hensigtsmæssigt, at materialet skulle genfremlægges for bestyrelsen, hver gang der er behov for justeringer. Formanden svarede, at bestyrelsen alene godkender de forhold, som er anført i indstillingen på det blå forklæde, mens den øvrige del af indholdet henhører under den daglige ledelse. Formanden konstaterede herefter, at der var enighed om indstillingerne i bestyrelsen. 6. Godkendelse af oplæg til personalepolitik Bilag 6a: s personalepolitik: Vejen til en endnu bedre arbejdsplads, Formanden konstaterede, at også dette punkt repræsenterer en uddybning af præsentationen af samme emne under strategiseminaret, og han var også her tilfreds med den grundige arbejdsproces, som bl.a. har omfattet brede grupper af medarbejderne. Jens Kr. Poulsen fandt, at det fremlagte materiale indeholdt nogle gode personalepolitiske betragtninger, men han så samtidig et behov for, at bestyrelsen knytter nogle bemærkninger hertil, idet fokus i den foreliggende tekst i høj grad er rettet mod tryghedsaspekter m.v., jf. også formuleringen "skrevet af medarbejderne for medarbejderne", hvor man kunne have ønsket sig "skrevet af medarbejderne for centret". Merete Morsing var enig heri og foreslog tilføjet, at medarbejderne også skal levere en række ydelser. Jette Fugl oplyste, at styregruppen havde drøftet denne problemstilling, og der var enighed om, at man i den videre arbejdsproces skal tydeliggøre hensynet til centrets tarv. Cathrine W. Brandt var ligeledes enig i en sådan tilføjelse og fandt, at det foreliggende papir er et godt udgangspunkt for det videre arbejde, hvor såvel centerhensynet som arbejdet med kompetenceprofiler kan blive centrale elementer. Formanden kunne herefter konkludere, at bestyrelsen tager det forelagte materiale til efterretning med de faldne bemærkninger. 7. Nedsættelse af Rådgivende Udvalg for udviklings- og miljøbistand Bilag 7a: Forslag til medlemmer i det Rådgivende Udvalg for udviklings- og miljøbistand Efter anmodning fra Ib Petersen blev dette dagsordenspunkt behandlet den 13. november efter afslutning af 1. del af bestyrelsens strategiseminar. Jens Dragsted oplyste, at den nedsatte arbejdsgruppe har haft grundige drøftelser af det fremtidige behov for rådgivning, og man lægger bl.a. vægt på at få en bred dækning af personer med udenlandsk baggrund. Mens det tidligere udvalg havde 12 medlemmer, heraf mange med dansk baggrund, er der kun foreslået 7 medlemmer i det nye udvalg, hvoraf to også var medlem tidligere. Medlemmerne repræsenterer institutioner med et stort netværk, som de vil kunne trække på, og det foreslås, at man afventer med at udvide udvalget, indtil der er konstateret konkrete behov for supplerende ekspertise. Et muligt emne herfor kunne være repræsentanter for aktiviteter i mellemindkomstlande. Søren Moestrup, der deltog under dette punkt, anførte, at DFSC tidligere har haft et stort udvalg til et mere snævert fagområde, og at man med det nye forslag kommer i den modsatte situation. Han opfordrede derfor til, at man nøje overvejer, hvornår det er formålstjenligt at indkalde gruppen, idet de enkelte medlemmer kan have vanskeligt ved at overskue det samlede arbejdsområde, og han pegede på, at man også kunne have valgt at nedsætte en bredere gruppe, hvorfra man på ad hoc basis kunne indkalde medlemmer afhængigt af de aktuelle emner. Ib Petersen var glad for at være trådt ind i bestyrelsen og for at kunne konstatere, at DFSC fremover vil blive knyttet sammen med nogle stærke og relevante fagmiljøer, som kan supplere og komplementere den nuværende videnbase. Denne styrkelse vil være en nødvendig forudsætning for at opfylde regeringens målsætninger og visioner for ulands- og bistandsarbejdet. Han fremhævede tillige, at det er modtagerlandene og ikke donorerne, som er afgørende for dagsordenen for udvalgets drøftelser, og der har i de senere år været en stigende tendens til at lægge beslutningskompetencen ud til de lokale ambassader, som et led i bestræbelserne på at sikre lokalt ejerskab til de igangsatte projekter. Med hensyn til den konkrete sammensætning af det nye udvalg fandt Ib Petersen, at der er tale om et godt forslag både med hensyn til institutioner og personer. Han havde ingen bemærkninger til Søren Moestrups forslag om et ændret udvalg. Cathrine W. Brandt fandt, at dette udvalg i sin natur afviger fra de øvrige rådgivende udvalg, og hun havde derfor svært ved at se, hvorledes samarbejdet med de øvrige udvalg kan foregå. Af samme årsag var hun i tvivl om, hvorvidt det vil være hensigtsmæssigt at have repræsentation for de studerende i udvalget. Niels Elers Koch svarede, at udvalget primært skal indgå i den strategiske og evaluerende proces, hvor koordinationsbehovet i forhold til de øvrige udvalg kan varetages på anden vis, og han så ikke behov for en studenterrepræsentant i dette udvalg. Jens Dragsted var enig i, at udvalget har en anden karakter og foreslog, at man kunne fremhæve dette ved at kalde det en advisory group. Side 3 af 5

4 Jens Peter Simonsen spurgte, om man i bestræbelserne på at begrænse størrelsen af udvalget havde udelukket institutioner og herunder danske? Niels Elers Koch svarede, at man med den foreslåede institutionelle sammensætning havde en god bredde i udvalget både med hensyn til indsigt i de faglige problemstillinger og den danske ressourcebase. Jens Kr. Poulsen ønskede at vide, hvorledes man agter at finansiere den udenlandske deltagelse i udvalgsarbejdet, og Niels Elers Koch svarede, at centret vil afholde disse omkostninger. Ib Petersen henledte opmærksomheden på, at Danida desuden finansierer en række netværk, som kan være af interesse for centrets arbejde på ulands- og bistandsområdet. Formanden konkluderede, at bestyrelsen tilslutter sig det fremlagte forslag til sammensætning af udvalget, og han bad samtidig om, at eventuelle senere forslag til udvidelse af repræsentationen i udvalget forelægges for bestyrelsen. 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning Niels Elers Koch oplyste, at bestyrelsen fremover vil blive orienteret om de løbende ændringer i sammensætningen af de Rådgivende Udvalg, idet disse er nedsat af bestyrelsen. Blandt ændringerne siden sidste møde fremhævede han specielt, at direktøren for Forskningsstyrelsen, Jens Morten Hansen, indtræder i det Rådgivende Udvalg for forskning, hvilket imødekommer det ønske, som blev fremsat på sidste bestyrelsesmøde, om at få kompetence vedr. EU og finansiering m.v. Bestyrelsen tog de anførte ændringer til efterretning. 9. Præsentation af skitseprojekt for tilbygning på Rolighedsvej 23 Niels Elers Koch orienterede om overvejelserne om på sigt at samle aktiviteterne på Sjælland i Nødebo og på Frederiksberg, og han præsenterede i denne sammenhæng et skitseprojekt for en tilbygning til den eksisterende bygning på Rolighedsvej 23. Cathrine W. Brandt spurgte, om man i tilknytning hertil også ville foretage renoveringer i den gamle bygning, hvilket Formanden bekræftede, idet han påpegede, at dette skulle ske under hensyn til de eksisterende fredningshensyn. Jette Fugl anførte, at mange af de ansatte sætter stor pris på den nuværende bygning, og at både indeklima og arbejdsmiljø her tåler sammenligning med meget nyere byggeri. Formanden konkluderede, at bestyrelsen finder der fremlagte forslag spændende og ser frem til at blive underrettet om den løbende fremdrift. 10. Orientering og meddelelser Der var ingen kommentarer til de fremlagte meddelelser. 11. Næste møde samt mødetidspunkter i 2004 Bilag 11a: Forslag til mødetidspunkter i Centerbestyrelsen i 2004 Næste møde afholdes mandag den 15. december 2003, kl i Hørsholm. Følgende mødetidspunkter blev vedtaget for 2004: Møde nr. Tid og sted Hovedpunkter , kl på, Frederiksberg , kl på, Nødebo Oplæg til Centerberetning 2003 Regnskab for 2003 for de 4 oprindelige institutioner Oplæg til uddannelsesstrategi Godkendelse af Centerberetning 2003 Centermål 2005 Uddannelsesstrategi Side 4 af 5

5 , kl. 09 til , kl , kl på, Hørsholm Oplæg til Arbejdsprogram 2005 Oplæg til Budget 2005 [ekskursion eller lignende + møde uden for huset] Godkendelse af Arbejdsprogram 2005 Godkendelse af Budget Eventuelt Cathrine W. Brandt meddelte, at valgperioden for Peter H. Holm og for hende selv udløber med udgangen af 2003, og at de herefter vil blive erstattet af to nye repræsentanter for de studerende. Opfølgningsliste: Grå felter: Opfølgning er sket. Udgår i næste liste. Nr. Tekst Status 1/1 Udarbejdelse af organigram over den nye ledelsesstruktur Afsluttet på møde nr. 2 1/2 Udarbejdelse af en faglig karakterisering af arbejdsområdet for den enkelte sektion samt en beskrivelse af den samlede struktur Afsluttet på møde nr. 2 1/3 Orientering om skitseprojekt for tilbygning på Rolighedsvej 23 Afsluttet på møde nr. 2 1/4 Notat om lokaliseringsovervejelser på mellemlangt sigt i lyset af bl.a. den teknologiske udvikling Præsenteres på møde nr. 3 1/5 Forslag til Rådgivende Udvalg på ulandsområdet Afsluttet på møde nr. 2 Der var ingen nye opfølgningspunkter fra mødet. Side 5 af 5