Stadsgartner Lars Østerbye (fra punkt 5)

Transkript

1 Møde nr. 3 Referat af 3. møde i Centerbestyrelsen for den 15. december 2003, kl på, Hørsholm Dagsorden 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra det 2. møde i Centerbestyrelsen og fra strategiseminaret den november Status for etablering af som et nyt center på KVL 4. Godkendelse af Strategi for, KVL 5. Godkendelse af Udviklingskontrakt for, KVL 6. Godkendelse af Arbejdsprogram 2004 for, KVL 7. Godkendelse af foreløbigt budget 2004 for, KVL 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning 9. Lokaliseringsovervejelser på mellemlangt sigt i lyset af bl.a. den teknologiske udvikling 10. Orientering og meddelelser 11. Næste møde 12. Eventuelt Deltagere Fra Centerbestyrelsen: Adm. dir., forstkandidat Nils Wilhjelm (formand) Vicedirektør Jens Peter Simonsen (næstformand) Afdelingsleder Jens Kr. Poulsen (fra punkt 3) Kontorchef Kirsten Vintersborg Natur- og miljøchef Jytte Heslop Godsforvalter Bo Jung Stadsgartner Lars Østerbye (fra punkt 5) Kontorchef Ib Petersen Bibliotekar Jette Fugl Forsker Merete Morsing Uddannelses- og erhvervsvejleder Arne Hebbelstrup Skovbrugsstuderende Cathrine W. Brandt Skov- og landskabsingeniørstuderende Peter H. Holm Øvrige: Direktør Niels Elers Koch Vicedirektør Jens Dragsted Vicedirektør Kjell Nilsson Centersekretær Poul Hjorth Hansen Fraværende: Forretningsfører Ib Skals Orenæs Skov- og Naturstyrelsen Stiftelsen Sorø Akademi Landsplanafdelingen Århus Amt, Natur og Miljø Den Suhrske Stiftelse Herning Kommune Udenrigsministeriet, Danida, (referent) SID 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Bilag 1: Dagsorden Formanden bød velkommen og oplyste, at der var afbud fra Ib Skals. Samtidig bemærkede han, at det udsendte bilagsmateriale var omfangsrigt og dagsordenen tilsvarende lang. 2. Godkendelse af referat samt opfølgning fra det 2. møde i Centerbestyrelsen og fra strategiseminaret den november 2003 Bilag 2a: Udkast til referat fra det 2. møde i Centerbestyrelsen den 14. november 2003 Bilag 2b: Noter fra Strategiseminar den november 2003 Jette Fugl havde modtaget referatet sent og bad om, at 3. punktum i andet afsnit under dagsordenens punkt 6 blev slettet. Referatet gav ikke anledning til yderligere bemærkninger og blev herefter godkendt. På spørgsmål fra Peter H. Holm vedrørende omfanget af bestyrelsens godkendelser i forbindelse med et omfangsrigt bilagsmateriale præciserede formanden, at godkendelsen kun omfatter de forhold, der er omfattet Side 1 af 6

2 af indstillingen på det blå forklæde. Bilagene er alene den daglige ledelses ansvar. Der var ingen bemærkninger til noterne fra Strategiseminaret, som ligeledes blev godkendt, og endelig blev opfølgningslisten taget til efterretning, idet det eneste punkt herpå behandles under dagsordenens punkt Status for etablering af som et nyt center på KVL Bilag 3a: Status pr for etablering af Formanden henviste til den udsendte statusoversigt og oplyste, at den officielle udpegning af Centerbestyrelsen fortsat afventer godkendelsen af KVL s vedtægt i Videnskabsministeriet. Cathrine W. Brandt tilføjede hertil, at det især er spørgsmålet om åbenhed i forbindelse med bestyrelsens arbejde, som hidtil har givet anledning til overvejelser, samt at man nu afventer Nørby-udvalgets anbefalinger vedrørende universitetsbestyrelser, som også forventes at kommentere dette forhold. 4. Godkendelse af Strategi for, KVL Bilag 4a: 3. udkast til Strategi for, KVL Bilag 4b: Elementer til Strategi for uddannelsesområdet og tidsplan for den videre proces Bilag 4c: Skriftlige kommentarer fra Scientific Advisory Council til 2. udkast til Strategi Ad bilag 4a: Strategi Niels Elers Koch konstaterede indledningsvis, at der var kommet mange gode bidrag til arbejdet med den nye flerårige strategiplan, og herunder ikke mindst fra Centerbestyrelsen under strategiseminaret den november. Også kommentarerne fra Scientific Advisory Council og fra de øvrige Rådgivende Udvalg har været nyttige input til processen. Bidragene er ved at blive indarbejdet i teksten, som forventes klar til trykning lige efter årsskiftet. Uddannelsesstrategien og strategien vedrørende udviklings- og miljøbistand kræver derimod yderligere arbejde og vil blive forelagt for bestyrelsen på et senere tidspunkt. Formanden understregede, at strategiplanen bliver et centralt dokument for bestyrelsens videre arbejde, og at der senere kan blive behov for at justere planen eller dele heraf. Jytte Heslop var tilfreds med de anførte indsatsområder, men savnede begrebet det multifunktionelle skovbrug, ligesom det ville være ønskeligt at få introduceret skov som en egentlig naturtype. Niels Elers Koch svarede, at han hørte det sidstnævnte ønske som et lovteknisk spørgsmål til Skov- og Naturstyrelsen, mens han opfattede betegnelsen flersidigt skovbrug som værende synonym med multifunktionelt skovbrug. Jens Kr. Poulsen støttede introduktionen af betegnelsen multifunktionel, som generelt er ved at vinde indpas i EU. Jens Peter Simonsen spurgte om sammenhængen mellem de anførte milepæle og økonomien i det nye center er der råd til det hele? Formanden fandt det ligeledes usædvanligt, at man fremlagde en strategiplan uden et afsnit om de økonomiske konsekvenser. Niels Elers Koch svarede, at man på grund af omlægningen til nyt økonomisystem i en tidsmæssigt meget presset arbejdsproces endnu ikke har haft mulighed for en nærmere vurdering af økonomien omkring de enkelte indsatsområder i strategiplanen, men at de samlede budgetrammer i forhold til de enkelte ministerier er ved at være på plads. Jens Peter Simonsen havde forståelse for, at der kan være ufinansierede mål i en strategiplan, men fandt det mere problematisk, når det samme er tilfældet for en udviklingskontrakt. Niels Elers Koch svarede, at dette er en væsentlig del af baggrunden for, at ledelsen sigter mod 70-80% målopfyldelse i kontrakten, idet man herved erfaringsmæssigt har taget højde for eventuelt manglende eksterne finansiering samt nødvendige omprioriteringer på grund af andre hastende opgaver. Kirsten Vintersborg oplyste, at der havde været en god diskussion i det Rådgivende Udvalg vedrørende planlægning og friluftsliv, hvor man bl.a. havde drøftet uddannelsesbehovet i forbindelse med byplanlægning samt efterlyst bæredygtighedsbetragtninger. I sidstnævnte sammenhæng savnede hun i strategiplanen en omtale af tiltag vedrørende byøkologi og lokal Agenda 21. Niels Elers Koch bekræftede, at disse emner vil blive medtaget. Merete Morsing fandt, at det seneste tekstudkast var blevet mere overskueligt, men hun savnede stadig en klarere skelnen mellem de overordnede strategiske og de mere taktiske milepæle, hvor sidstnævnte i højere grad bør henvises til de årlige arbejdsprogrammer. Det ville også være nyttigt med en strategi for, hvorledes man agter at søge indflydelse på formuleringen af fremtidige nationale og internationale forskningsprogrammer, således at disse kilder i højere grad kan bidrage til at sikre centrets økonomi. Endelig foreslog hun, at man som effektmål i skemaet om opgavehierakiet tilføjer tiltrække og fastholde kompetente medarbejdere samt tiltrække økonomiske midler. Side 2 af 6

3 Formanden konstaterede, at der er tilslutning i bestyrelsen til at færdiggøre strategiplanen inden for de skitserede rammer og under inddragelse af de faldne bemærkninger. Han henstillede til, at man i det videre arbejde nøje overvejer bemærkningerne fra Scientific Advisory Council om behovet for at styrke visionerne og herunder Birger Solbergs spørgsmål, om der bør indgå overvejelser om markedet for de forskellige typer af kandidater og konkurrencefladen mod andre institutioner m.h.t. studentertilgang? Ad bilag 4b: Strategi for uddannelsesområdet Formanden foreslog indledningsvis en række konkrete præciseringer i teksten, således at formålet med uddannelsesaktiviteterne og målgruppen tydeliggøres. Ledelsesaspekter, den naturvidenskabelige basis samt en bredere basis omfattende også jura og økonomi i grunduddannelsessystemet. Bestyrelsen tilsluttede sig disse ændringer, som medtages i næste udgave, idet Arne Hebbelstrup dog påpegede, at lysten til at varetage lederfunktioner er mindre relevant på EUD-området end på kandidatområdet. Cathrine W. Brandt fandt, at teksten bærer præg af, at der har været mange udvalg inde i processen, og at der nu er behov for en stillingtagen til, hvad der skal medtages, og hvorledes de enkelte tiltag skal prioriteres, således at man kan udstikke mål og uddele kompetence til aktørerne i det videre arbejde. Formanden svarede, at det er Centerbestyrelsen og ledergruppen, som har ansvaret herfor, og i lyset af sagens hastende karakter og den ringe fremdrift bad han om, at Niels Elers Koch drager omsorg for, at der foreligger et forslag til uddannelsesstrategi for til det næste bestyrelsesmøde. Bo Jung oplyste, at det Rådgivende Uddannelsesudvalg på Skovskolen har iværksat en afsluttende rapportering, som vil kunne indgå i et sådant arbejde. Niels Elers Koch svarede, at opgaven har vist sig mere kompleks end først antaget, og at både KVL og Undervisningsministeriet har den afgørende beslutningskompetence, men arbejdet er nu opprioriteret, og et mere detaljeret udkast til strategi vil blive fremlagt til næste møde. Merete Morsing advarede mod, at man formulerer sig for bredt, og ligeledes mod at man forsøger at fastlægge sammenhænge mellem uddannelsesaktiviteterne, med mindre der er konstateret et behov herfor. Jens Kr. Poulsen mente, at man skal se på alle kandidatuddannelserne, og at Centerbestyrelsen i denne forbindelse skal forholde sig uhildet til forslagene fra de enkelte udvalg. Cathrine W. Brandt anførte, at strategiudvalget på KVL har taget initiativ til en spørgeskemaundersøgelse af de studerendes baggrund og af rekrutteringsgrundlaget, som vil kunne indgå i overvejelserne. Peter H. Holm påpegede, at prioriteringerne af det emnemæssige indhold på de enkelte uddannelser kan give anledning til, at de studerende søger til en anden institution, og det er i denne sammenhæng vigtigt, at KVL s og Skovskolens uddannelser har en klar og indbyrdes distinkt profil. Formanden tvivlede på, at den nye naturressource-uddannelse vil stimulere interessen for forstkandidatstudiet, og det er derfor meget vigtigt at profilere uddannelserne. Han anså Skovog landskabsingeniøruddannelsen for at være en succesrig uddannelse til skovbruget og landskabsplejen. Valget er selvsagt frit, men vejledningen skal være bedre. Jens Kr. Poulsen spurgte, hvor langt man er med parkforvalteruddannelsen, og Kjell Nilsson svarede, at der p.t. er ½-årigt kursus samt et professorat til at forestå den videre udvikling. Jens Kr. Poulsen spurgte videre til studielederne, og Jens Dragsted gennemgik de enkelte studier, som ledes af følgende personer, der alle er midlertidigt udpeget, indtil KVL s nye struktur træder i kraft: Parkforvaltning: Thomas B. Randrup Skovbrug: Andreas Bergstedt Landskabsforvaltning: Henrik Vejre Landskabsarkitektur: Per Stahlschmidt Agricultural development: Carsten Schmidt Olsen. Cathrine W. Brandt fandt, at parkforvaltningen vil kunne påføre landskabsarkitekterne en vis konkurrence på kandidatniveau, hvilken overvejelse Kjell Nilsson var enig i. Dette vil kunne løses enten ved at optage flere landskabsarkitektstuderende på bachelorniveau, eller ved at rekruttere studerende med en anden bachelorbaggrund, f.eks. forstkandidater, arkitekter eller skov- og landskabsingeniører. Formanden bad Niels Elers Koch om at følge op på bestyrelsens bemærkninger og fremlægge et forslag til uddannelsesstrategi til næste møde. 5. Godkendelse af Udviklingskontrakt for, KVL Bilag 5a: Udkast til Udviklingskontrakt for, KVL Bilag 5b: Udkast til Resultatkontrakt for, KVL Bilag 5c: Udkast til Performance Contract mellem, KVL og Udenrigsministeriet Side 3 af 6

4 Bilag 5d: Notat om ny vejledning om resultatkontrakter Niels Elers Koch gennemgik den samlede kontrakt- og aftalestruktur, som afspejler relationerne til de fire implicerede ministerier. Hovedelementerne er på plads, og forhandlinger pågår med KVL, ministerier og styrelser. Der mangler enkelte elementer, bl.a. fastsættelsen af de kvantitative mål i udviklingskontrakten, hvor der påregnes gennemført en arbejdsproces, som skal sikre et bredt ejerskab i alle centrets enheder. Resultatet heraf vil blive præsenteret på bestyrelsesmødet i juni. Kjell Nilsson redegjorde herefter for struktur og arbejdsproces omkring Resultatkontrakten med Miljøministeriet, som bl.a. har omfattet bilaterale møder og en høringsproces af ministeriets styrelser og sektorforskningsinstitutioner. Jens Dragsted gav en tilsvarende redegørelse for struktur og proces omkring Resultatkontrakten med Udenrigsministeriet. Ib Petersen var tilfreds med en god og konstruktiv arbejdsproces, og han forventede, at kontraktoplægget vil blive godkendt. Udenrigsministeriets mål har primært været at sikre videreudvikling og videreførsel af den hidtil opbyggede kompetence, hvilket også vil kunne tilgodeses med en mere generelt formuleret kontrakt, og det kan derfor overvejes ved de løbende revisioner at tilstræbe en større ensartethed i forhold til de to øvrige kontrakter. Jens Peter Simonsen pegede på, at der vil være behov for justeringer af kontrakterne gennem en rullende proces, hvilket Niels Elers Koch var enig i, og midlet hertil er bl.a. de årlige centermål, som fastlægges i en dialog mellem parterne. Videre påpegede Jens Peter Simonsen, at kontraktteksten vedrørende kontraktens juridiske status er ændret i forhold til de tidligere resultatkontrakter, hvor det eksplicit har været formuleret, at kontrakten ikke er en egentlig kontrakt. Denne ændring er en følge af Finansministeriets nye vejledning. Endelig fandt han det vanskeligt at nå frem til en kontrakttekst, der præciserer centrets rådgivningsforpligtelser i forhold til Miljøministeriet, hvortil Niels Elers Koch foreslog, at man tog udgangspunkt i den hidtidige praksis. En præcisering er meget vanskelig, men det er klart, at hvis ikke yder mindst samme rådgivning til Miljøministeriet, som FSL har gjort, så vil de eksterne midler fra Miljøministeriet forsvinde. Merete Morsing mente ikke, at man skal tilstræbe en meget specifik formulering, da behovene vil ændre sig i takt med eksternt påførte ændringer i rammerne for opgaveløsningen. Jens Kr. Poulsen undrede sig over begrebet opgavehieraki, som er introduceret i Finansministeriets vejledning, og han foreslog desuden nogle justeringer i formuleringen af vision og mission, bl.a. vedrørende geografisk afgrænsning og brugerinddragelse. Niels Elers Koch var dog skeptisk i forhold til den geografiske afgrænsning, som er umulig at fastlægge generelt, da den vil afhænge af fagområdet. Formanden foreslog, at man som effektmål ser på, hvor mange der kommer i reel ansættelse og til hvilken lønsum. Jens Peter Simonsen spurgte til centermålene for 2004 i kontraktsammenhængen, og Niels Elers Koch svarede, at disse i vid udstrækning er indarbejdet i strategiplanen. Formanden konstaterede herefter, at der er tilslutning i Centerbestyrelsen til den foreliggende aftalestruktur, og til at formanden og direktøren færdiggør kontraktarbejdet under inddragelse af bestyrelsens synspunkter og bemærkninger. 6. Godkendelse af Arbejdsprogram 2004 for, KVL Bilag 6a: 2. udkast til Arbejdsprogram 2004 for, KVL Niels Elers Koch forklarede, at det foreliggende udkast til arbejdsprogram er et foreløbigt udkast, som vil blive færdiggjort i begyndelsen af På grund af de tidligere omtalte omlægninger til et nyt økonomisystem for centret har det ikke været tidsmæssigt muligt at estimere økonomien for de enkelte afsnit i programmet, ligesom der vil blive arbejdet videre med at fastlægge aktiviteter og milepæle. Merete Morsing foreslog, at man i denne forbindelse søgte at belyse sammenhængen fra arbejdsprogrammets mål og milepæle til de overordnede mål i strategiplanen, hvilket Poul Hjorth Hansen bekræftede vil være muligt ud fra en planlægnings- og opfølgningsteknisk synsvinkel, hvorimod det kan blive vanskeligt at gennemføre i praksis i forhold til de mange bidragydere til processen. Formanden konkluderede, at Centerbestyrelsen godkender disposition og planlægningsprincipper og bemyndiger centerdirektøren til at færdiggøre arbejdsprogrammet inden for de skitserede rammer og på det anførte ambitionsniveau. Side 4 af 6

5 7. Godkendelse af foreløbigt budget 2004 for, KVL Bilag 7a: Foreløbigt budget 2004 for, KVL Formanden konstaterede, at den lave detaljeringsgrad i det udsendte materiale gør det vanskeligt for bestyrelsen at tage stilling til budgetforslaget. Han var især bekymret for, om der er indtægter, som dækker de udgifter, man er ved at sætte i gang. Niels Elers Koch svarede, at væsentlige elementer i den samlede økonomiske ramme vil blive afklaret i forbindelse med de møder vedrørende udviklings- og resultatkontrakterne, som skal gennemføres inden jul med KVL, Miljøministeriet og Udenrigsministeriet. Han tilføjede desuden, at det er en fejl, at Udenrigsministeriets bevilling var opført som en basisbevilling, idet der er tale om tilskud til særligt aftalte aktiviteter, som kræver specifik afrapportering. Formanden mente på denne baggrund, at bestyrelsen skulle pålægge direktøren at styre mod et mindre overskud i årsresultatet, hvilket Niels Elers Koch accepterede, idet han samtidig påpegede, at to af de fusionerende institutioner indtræder i centersamarbejdet med et underskud fra 2003, mens de to andre går ind med et positivt resultat samlet betragtet med et mindre negativt årsresultat for Jens Peter Simonsen gik ud fra, at det samlede aktivitetsniveau i centret svarer til det hidtidige niveau for de fire enheder, hvilket Niels Elers Koch bekræftede, idet han erindrede om, at både Skovskolen og FSL havde reduceret betydeligt inden for det seneste års tid. Merete Morsing spurgte, om mellemregningerne med KVL er fastlagt, og Niels Elers Koch svarede, at hovedretningslinierne er aftalt, men der kan komme justeringer hen over året. Centret har hidtil oplevet en imødekommende og positiv holdning hertil fra KVL. På spørgsmål fra Jens Kr. Poulsen redegjorde Niels Elers Koch nærmere for de generelle omkostninger i forbindelse med fusionen. Jette Fugl påpegede, at der er vigtigt at forstå, at IØSL s og Skovskolens budgetter, til forskel fra FSL s, er prioriteret og øremærket på forhånd. Eventuelle ændringer i budgetterne vil derfor medføre, at de allerede prioriterede aktiviteter må reduceres eller fjernes. Formanden så frem til at modtage et mere detaljeret budget til næste møde, og han gentog bestyrelsens henstilling om at undgå et negativt årsresultat i Det er derfor vigtigt, at der snarest etableres velfungerende styringsrutiner. 8. Ændringer i de Rådgivende Udvalgs sammensætning Bestyrelsen tog de anførte ændringer til efterretning. 9. Lokaliseringsovervejelser på mellemlangt sigt i lyset af bl.a. den teknologiske udvikling Bilag 9a:Indledende overvejelser om IKT-systemer til understøttelse af mobilitet og samarbejde over geografiske afstande Niels Elers Koch erindrede om, at Centerbestyrelsen havde bedt om et notat til belysning af mulighederne for gennem it-anvendelse at afbøde generne ved, at arbejdspladserne i centret ligger på forskellige geografiske lokaliteter. Det foreliggende notat belyser især to indsatsområder, nemlig mobilitet og distancesamarbejde, hvor der i dag foreligger en række afprøvede teknologier, som vil kunne bringes i anvendelse. Dette vil blive nærmere belyst i en strategiplan for IKT-området, som vil blive forelagt for bestyrelsen på mødet i juni. Bestyrelsen tog denne orientering til efterretning og bad om, at der også anføres vejledende budgetrammer for de enkelte teknologiske tiltag i den lovede strategiplan. 10. Orientering og meddelelser Formanden så frem til, at formalia vedrørende KVL s vedtægt og dermed centerdannelsen bringes i orden, idet det var hans opfattelse, at vil kunne tilføre KVL en række nyttige erfaringer i implementeringen af universitetsreformen. Han noterede sig også, at der var fremlagt et forslag til honorering af de ikke-offentligt ansatte bestyrelsesmedlemmer efter samme takster som anvendt af DMU, og der var tilslutning til, at samme retningslinier anvendes i centret. Kjell Nilsson oplyste, at der har været indkaldt forslag fra medarbejderne og fra et konsulentfirma vedrørende en kort og markant engelsk betegnelse for centret. Blandt de ca. 90 indkomne forslag havde ledelsen valgt Forest & Landscape, Denmark, hvilket bestyrelsen tilsluttede sig. 11. Næste møde Side 5 af 6

6 Næste møde afholdes torsdag den 1. april 2004, kl på Frederiksberg. 12. Eventuelt Formanden takkede Peter H. Holm for indsatsen i bestyrelsen, idet han fremover erstattes af en anden repræsentant for de studerende. Cathrine W. Brandt foreslog, at KVL s brochurer om Full-house initiativet og om Uddannelsesreform 2005 udsendes til bestyrelsesmedlemmerne, hvilket sekretariatet vil foranledige. Opfølgningsliste: Grå felter: Opfølgning er sket. Udgår i næste liste. Nr. Tekst Status 1/4 Notat om lokaliseringsovervejelser på mellemlangt sigt i lyset af bl.a. den teknologiske udvikling Afsluttet på møde nr. 3 3/1 Ad 4b: Forslag til uddannelsesstrategi for Præsenteres på møde nr. 4 3/2 Ad 5: Fastsættelse af kvantitative mål i Udviklingskontrakten Præsenteres på møde nr. 5 3/3 Ad 6: Færdiggørelse af arbejdsprogram inkl. budgettal Lægges på hjemmesiden marts /4 Ad 7: Udarbejdelse af detaljeret budget for 2004 Præsenteres på møde nr. 4 3/5 Ad 9: Udarbejdelse af IKT-strategi med budgettal Præsenteres på møde nr. 5 Side 6 af 6