Danmarks Rulleskøjte Union. Forretningsorden for:

Transkript

1 Danmarks Rulleskøjte Union Forretningsorden for: Bestyrelse (BS) og Forretningsudvalg (FU)

2 Forretningsorden for Danmarks Rulleskøjte Unions bestyrelse (BS) Og Danmarks Rulleskøjte Unions forretningsudvalg (FU) Denne forretningsorden, der er udarbejdet jf. vedtægtens 10, er gældende for BS og FU. Hvor det skønnes hensigtsmæssigt at markere afvigelser, er FU behandlet i særlige afsnit. Lovgrundlag: Bestyrelsen består af mindst 5 medlemmer: formand, kasserer og 1 repræsentant fra hver sportskomité. Den daglige ledelse varetages af formand, kasserer og generalsekretær. Samarbejdet mellem generalsekretær, kasserer og formand fastsættes i bestyrelsens forretningsorden. Generalsekretæren deltager i bestyrelsesmøder uden stemmeret. Formand og kasserer vælges for 2 år ad gangen, således at formand vælges i ulige år og kasserer vælges i lige år. Sportskomitémedlemmerne vælges for 2 år ad gangen, således at 2 eller 3 medlemmer vælges i ulige år og 3 medlemmer vælges i lige år Bestyrelsen konstituerer sig selv. I formandens fravær vil repræsentanten fra den enkelte disciplin repræsentere sig som næstformand for DRsU i aktiviteter mm. for den specifikke disciplin. Bestyrelsesmøder indvarsles af formanden/generalsekretæren. Bestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst 3 medlemmer er til stede. Ved stemmelighed er formandens stemme afgørende. Der skal føres beslutningsreferater fra bestyrelsesmøderne. Referater fra bestyrelsesmøder lægges på dkrul.dk Kassereren foranlediger nødvendig regnskabsføring Bestyrelsen kan nedsætte udvalg i det omfang, det skønnes nødvendigt Bestyrelsen kan ansætte lønnet personale i tidsbegrænset eller fast periode. Bestyrelsen udfærdiger ansættelseskontrakt, hvori arbejdsopgaver mm. er beskrevet Bestyrelsen udpeger unionens repræsentanter til overordnede organisationer Medlemmer af bestyrelsen, sportskomitéer og udvalg kan modtage godtgørelse for rejse- og opholdsudgifter i anledning af bestyrelses- og udvalgsarbejde. Bestyrelsen udarbejder en vejledning for udbetalinger af godtgørelsen, som maximalt kan udgøre statens højeste takster for rejse, opholds og kørselsgodtgørelse DRsU s bestyrelse indsender liste til DIF over de på repræsentantskabsmødet valgte personer, samt meddeler DIF ethvert formandsskifte.

3 10.9 DRsU udfærdiger såvel en breddepolitik som en personalepolitik. Begge politikkataloger skal revideres, når forhold taler herfor. Såvel breddepolitik og personalepolitik skal være tilgængelige på unionens hjemmeside Bestyrelsen udarbejder i samråd med sportskomitéerne målsætninger og visioner for DRsU. Målsætninger og visioner skal være tilgængelige på unionens hjemmeside. De vedtægtsmæssigt fastlagte bestemmelser suppleres af forretningsordenen, og indgår derfor ikke som særskilte punkter i denne. Bestyrelsen består iht af mindst 5 medlemmer: formand, kasserer og repræsentanter fra 3 sportskomitéer. Den daglige ledelse varetages iht af formand, kasserer og generalsekretær, der tilsammen udgør FU. Forretningsordenen er inddelt i følgende hovedafsnit: 1. Før møderne 2. Under møderne 3. Efter møderne 4. Fortrolighedskriteriet 5. DRsUs sportskomiteer 6. God organisationsledelse i DRsU 7. Ikrafttræden 1. Før møderne Mødernes placering og antal 1 Bestyrelsesmøderne (BM) søges så vidt muligt fastlagt for ét foreningsår ad gangen på det foregående års seneste BM og bekræftes endeligt på BM efter repræsentantskabsmødet. (Ved placeringen tages hensyn til eventuelle tidsfrister for kommunikation over for DRsU s medlemmer, f.eks. lovændringsforslag og repræsentantskabsmøder og til andre arrangementer, hvor koordinering skønnes hensigtsmæssig). Der afholdes sædvanligvis ordinært BM hver anden måned. DRsU s årshjul, som fastlægger placeringen af faste punkter til BM, er vedlagt som Bilag 1. 2 FU (formand og kasserer) afholder møder efter behov. Mødeindkaldelse til bestyrelsesmøder 3 Indkaldelse til BM sker i form af dagsorden, der så vidt muligt udsendes med tilhørende bilagsmateriale så vidt muligt seks hverdage før mødet.

4 Dagsordenen fastlægges af generalsekretæren i samarbejde med formanden, og skal angive dato, begyndelses-/sluttid og sted for mødets afholdelse, oplysning om eventuelle indbudte og særlige arrangementer i forbindelse med mødet. Dagsordenen for ordinære møder indeholder følgende faste punkter: A. Generelle sager B. Enkeltsager C. Interne sager herunder godkendelse af referat D. Efterretning E. Orientering E. 1 Formanden E. 1 Generalsekretæren E. 3 Bestyrelsen E. 4 Udvalg etc. E. 6 Øvrigt Den praktiske dagsorden-rækkefølge bør tilgodeses følgende prioritering: - sager som kræver beslutningstagning på samme møde - interne beslutninger og beretninger - fagpolitiske emner af principiel interesse - sager, som - om nødvendigt - udskydes til behandling på et kommende møde - sager under sidste punkt, Øvrigt. For alle punkter på dagsordenen, der kræver beslutning, skal dette være varslet med bilag i mødeindkaldelsen. Ethvert bestyrelsesmedlem har ret til at få en sag sat på dagsordenen for et kommende BM, hvad enten sagen er ny eller ønskes genoptaget. Anmodning herom skal fremsættes over for generalsekretæren senest 14 dage før selve mødet. Nye sager til dagsordenen, indkommet efter dennes udsendelse, påføres dagsordenen som efterstående punkter, og det skal af udsendelsen fremgå, at sagen sættes på dagsordenen og under hvilket punkt. Supplerende materiale til punkter på dagsordenen skal ved udsendelse have henvisning til vedkommende punkt. Mødeindkaldelse til forretningsudvalgsmøder 4 Dagsordenen for FU-møder udarbejdes af generalsekretæren og udsendes med relevant bilagsmateriale normalt seks hverdage før mødet til FU s medlemmer, og til de øvrige bestyrelsesmedlemmer til orientering. I sager vedrørende emner, der angår konsulentområder, sikrer generalsekretæren, at den respektive konsulent deltager, når det er hensigtsmæssigt. Dagsordenen indeholder 5 hovedafsnit: A. Generelle sager B. Enkeltsager C. Interne sager D. Efterretning E. Orientering

5 2. Under møderne 5 I BM deltager, foruden bestyrelsen og suppleanter, generalsekretæren. Såfremt der er behov for, at andre medarbejdere deltager, arrangerer generalsekretæren dette. Bestyrelsen kan beslutte, at en del af eller hele mødet holdes uden tilstedeværelse af medarbejdere. Referat føres i så tilfælde af formanden. 6 Formanden leder møderne og konkluderer de enkelte punkter. 7 Det enkelte bestyrelsesmedlem har både ret og pligt til at bidrage med sin fulde viden til sagernes behandling. 8 Generalsekretæren skal efter formandens ønske forelægge sager samt bidrage til sagernes belysning. Generalsekretæren skal sikre, at bestyrelsens beslutninger implementeres, og referatet distribueres og arkiveres. Generalsekretæren skal drage omsorg for, at bestyrelsen modtager de relevante oplysninger og indstillinger til brug for sagsbehandlingen, ligesom sekretæren efter bestyrelsens ønske og behov skal forberede mødernes praktiske gennemførelse. Generalsekretæren skal under mødets forløb registrere de trufne beslutninger, notere konklusioner og principielle hovedlinjer i sagsbehandlingen i øvrigt, til brug for det efterstående referat. 9 Som hovedregel gælder, at bestyrelsen kun kan træffe beslutning i sager, der står på dagsordenen under punkt A., B. og C. Bestyrelsen er beslutningsdygtig jfr. 10.2, når bestyrelsesmødet er indkaldt i overensstemmelse med vedtægterne og denne forretningsorden og mindst 3 medlemmer af bestyrelsen er til stede. Er der enighed blandt de tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer om at behandle andre sager, kan beslutning om sådanne sager træffes på samme møde. Referatet fra sidste bestyrelsesmøde godkendes af bestyrelsesmedlemmerne. Godkendelsen er alene en stillingtagen til, at referatets indhold er i overensstemmelse med det på mødet faktisk passerede. Som hovedregel træffes der beslutning i bestyrelsen uden afstemning, idet formanden, når han skønner, at en sag er tilstrækkeligt belyst, konkluderer denne. Ethvert bestyrelsesmedlem kan imidlertid kræve, at en beslutning markeres ved formel afstemning, der i så fald altid foregår som åben afstemning. Dissens kan af vedkommende dissentierede medlem forlanges tilført referatet med angivelse af medlemmets navn og dissensens indhold. Dette gælder uanset, om beslutningen er truffet ved afstemning eller ej. Vedrørende afstemningsregler henvises til vedtægtens I FU-møderne deltager FU s medlemmer. Medarbejdere kan deltage i enkelte dagsordenspunkter.

6 Generalsekretæren tager referat af FU-møderne. FU-beslutninger træffes uden afstemning. I tilfælde af uenighed om en sags afgørelse henskydes beslutningen til næste bestyrelsesmøde. Enhver af FU behandlet sag kan af et bestyrelsesmedlem kræves sat på førstkommende bestyrelsesmødes dagsorden. Ønsker bestyrelsen eller FU at træffe overordnet afgørelse i en sag, som fortsat er til behandling i udvalg under DRSU, skal der gives udvalget mulighed for at udtale sig inden en fastsat tidsfrist, forinden beslutningen eksekveres. I øvrigt gælder de praktiske forskrifter som er anført i retningslinjerne for gennemførelse af bestyrelsesmøder i Bilag Efter møderne Bestyrelsesmøde 11 Generalsekretæren udsender referatudkast så vidt muligt i ugen efter mødet til bestyrelsens godkendelse. Eventuelle tekstkorrektioner skal være meddelt via mail til bestyrelsen og generalsekretæren senest seks dage efter referatets udsendelse. Fremkommer der væsentlige ændringer, dvs. af ikke redaktionel karakter, afgør generalsekretæren, hvorledes der skal forholdes. Herefter er referatet i praksis godkendt. Efter bestyrelsens godkendelse sikrer generalsekretæren, at referatets beslutninger påbegyndes sagsbehandlet. På førstkommende bestyrelsesmøde godkendes referatet formelt. FU 12 Referatudkast udsendes så vidt muligt i mødeugen til FU. Eventuelle ønsker om korrektioner i referatet skal meddeles via mail til generalsekretæren i henhold til seksdages-reglen. Fremkommer der væsentlige indsigelser, dvs. af ikke redaktionel karakter, afgør generalsekretæren, hvorledes der skal forholdes. I sager, hvor et bestyrelsesmedlem har ønsket emnet taget op på et bestyrelsesmøde, skal dette fremgå af det endelige FU-referat. FU-referatet udsendes senest seks dage efter indsigelsesfristen i 12 stk. 1 til bestyrelsen. Når FU-referatet er godkendt på det efterfølgende bestyrelsesmøde, er de i referatet anførte beslutninger udtryk for bestyrelsens beslutninger. Sagsbehandling 13 De af bestyrelsen afgjorte sager ekspederes normalt, når referatet er godkendt af bestyrelsen.

7 I særlige tilfælde kan bestyrelsen beslutte, at en sag skal ekspederes straks. Beslutningen herom skal anføres i referatet, og ordlyden i referatet være godkendt af bestyrelsen på samme møde. 14 FU-sager behandles, når det pågældende FU-referat foreligger godkendt efter seksdagesregelen, medmindre FU har besluttet, at sagsbehandling skal iværksættes straks. 4. Fortrolighedskriteriet 15 Såfremt bestyrelsen har besluttet, at et emne skal behandles som fortroligt, må ingen uden for bestyrelsen modtage oplysninger om sagen, før fortroligheden igen er ophævet ved ny bestyrelsesbeslutning. Fortroligt stemplede papirer må ikke overdrages eller kopieres uden efter aftale med formanden eller generalsekretæren. 5. DRsU s sportskomiteer m.m. Bestyrelsen fastlægger i henhold til DRsUs vedtægters 11 de generelle regler for komiteernes arbejde, herunder reglerne for disponeringen af de vedtagne budgetter. Komiteerne rapporterer løbende og sædvanligvis skriftligt over for bestyrelsen. 6. God organisationsledelse i DRsU Danmarks Idræts-forbund har ved brev af 27. september 2010 fremsendt regler for god organisationsledelse, som Danmarks Idræts-Forbunds specialforbund i forhold til lovenes 6 er forpligtet til at gennemføre. DRsUs bestyrelse har på mødet den xx. Måned 2011 vedtaget reglerne, som er vedlagt som bilag Ikrafttræden Denne forretningsorden er tiltrådt på DRsUs bestyrelsesmøde den 24. maj Forretningsordenen optages hvert år på det første bestyrelsesmøde efter repræsentantskabsmødet til eventuel revision og godkendelse.

8 Bilag 1 DRSU s Årshjul 2011/2012 DRSU s bestyrelse vedtager hvert år, på det sidste møde i kalenderåret, årshjulet for det kommende års møder. Generalsekretæren fremlægger udkast til årshjul på baggrund af ønsker fra de enkelte bestyrelsesmedlemmer og sekretariatet. Hvert år skal følgende punkter indgå i årshjulet: 1. Januar bestyrelsesmøde 31. januar 2012 kl på kontoret i Idrættens Hus - sportskomitéerne er generalsekretæren og udviklingskonsulenten behjælpelig med at rykke medlemsklubberne for den årlige medlemsregistrering den 31. januar Februar regnskab 2011, budget 2012, budgetoverslag indkomne forslag fra klubberne til repræsentantskabsmødet - tildeling af hædersbevisninger 3. Marts bestyrelsesmøde 13. marts 2012 kl på kontoret i Idrættens Hus - økonomiopfølgning februar Marts/april efter repræsentantskabsmødet: - konstituering af bestyrelsen - bestyrelsens mødekalender 5. Maj økonomiopfølgning april Revision af DRsU s forretningsorden 6. Juni bestyrelsesmøde 21. juni 2011 kl på kontoret Idrættens Hus - sportskomiteerne skal senest 30. juni sikre at al dokumentation for konkurrenceområdet for 1 halvår 2011 (januar til juni) er tilsendt generalsekretæren i en form til direkte indtastning i DIFs portal. Dvs. struktureret efter fordelingsnøglens vejledning. Samme pligt gælder for udviklingskonsulenten - generalsekretæren og udviklingskonsulenten afholder primo juni vejledningsmøder om indrapporteringen til fordelingsnøglen for sportskomiteerne efter behov. 7. August - bestyrelsesmøde 23. august 2011 kl på kontoret Idrættens Hus - økonomiopfølgning juli September 9. Oktober bestyrelsesmøde 25. oktober 2011 kl på kontoret i Idrættens Hus - DRsU ved generalsekretæren skal senest 15. oktober efter samråd med formændene for sportskomiteerne meddele DIF hvilke klubber, der skal udmeldes (hensyn til kommende medlemsregistrering) - hvert andet år ( etc.) afholder generalsekretæren og udviklingskonsulenten seminar med sportskomiteerne om udviklingskonsulentens kommende indsatsområder. Seminaret danner grundlaget for DRsU s udviklingsaftale med DIF.

9 10. November inden 15. november afholdes budgetmøde med sportskomitéerne om DRsU s økonomiske rammer/budget for status vedrørende regnskabet for bestyrelsens forslag - evt. temamøde - evt. kandidater til DRSU s bestyrelse 11. December bestyrelsesmøde 6. december 2011 kl på kontoret i Idrættens Hus - sportskomiteerne skal senest 31. januar 2012 sikre at al dokumentation for konkurrenceområdet for 2 halvår 2011 (juli til december) er tilsendt generalsekretæren i en form til direkte indtastning i DIFs portal. Dvs. struktureret efter fordelingsnøglens vejledning. Samme pligt gælder for udviklingskonsulenten - generalsekretæren og udviklingskonsulenten afholder primo december vejledningsmøder om indrapporteringen til fordelingsnøglen for sportskomiteerne efter behov.

10 Bilag 2 Retningslinjer for gennemførelse af bestyrelsesmøder, herunder møder i Forretningsudvalget 1. Møder indkaldes skriftligt og som udgangspunkt med et varsel på mindst en uge. 2. Møderne indeholder foruden de punkter, der fremgår af årshjulet tillige de sager, som driften af sekretariatet afstedkommer, samt sager, som er fremsendt til generalsekretæren til behandling i bestyrelsen eller forretningsudvalget. 3. Forretningsudvalget behandler alene sager, der relaterer sig til driften i DRsU, herunder løn- og ansættelsesforhold for de i DRsU ansatte. Forretningsudvalget holder sædvanligvis møde forud for hvert bestyrelsesmøde og kan herudover indkaldes efter generalsekretærens ønske. 4. Sager til behandling på møderne forberedes gennem indstillinger, som på fyldestgørende måde orienterer om alle relevante forhold, herunder begrundelsen for, at indstillingen er på dagsordenen. Såfremt forholdene bag indstillingen er særligt komplicerede, eller generalsekretæren af andre tungtvejende grunde finder det nødvendigt med en mundtlig præsentation, så inviterer generalsekretæren den respektive konsulent med til at deltage under det punkt, som indstillingen vedrører. 5. De enkelte bestyrelsesmedlemmer retter henvendelse gennem generalsekretæren, såfremt de ønsker sager sat på dagsordenen, med undtagelse af orienteringspunkterne. Tilsvarende går ønsker om supplerende materiale til de enkelte dagsordenspunkter gennem generalsekretæren. 6. Såvel bestyrelsesmøder som forretningsudvalgsmøder ledes af bestyrelsesformanden, der skal sikre, at alle bestyrelsesmedlemmer får mulighed for at komme til orde. Ligeledes beslutter formanden, hvornår en sag er tilstrækkeligt belyst. Formanden konkluderer efter de enkelte punkter. 7. På mødet afsluttes hver enkelt sag ved, at generalsekretæren forelægger forslag til, hvorledes konklusionen i referatet kan være. 8. Generalsekretæren sender udkast til referat inden én uge til formanden for kommentarer, og herefter umiddelbart til bestyrelsesmedlemmerne. Såfremt der ikke indkommer kommentarer til generalsekretæren, så kan sagsbehandling igangsættes 6 dage efter udsendelse til den samlede bestyrelse, idet referatet herefter betragtes som godkendt. Sagsbehandling kan efter bestyrelsens beslutning igangsættes umiddelbart, såfremt sager er af hastende karakter.

11 Bilag 3 God organisationsledelse i DRsU DRsU s bestyrelse har den 24. maj 2011 vedtaget nedenstående regler som appendiks til bestyrelsens forretningsorden. Reglerne meddeles forbundets medlemmer i en klubmeddelelse. 1. Bestyrelsen sikrer åbenhed og gennemsigtighed i bestyrelsesarbejdet, hvor bestyrelsesbeslutninger som minimum løbende kommunikeres til medlemskredsen. ved f.eks. at lægge dagsordener og referater på hjemmesiden ved gennem nyhedsbreve at kommunikere væsentlige beslutninger bilag skal være tilgængelige med undtagelse af fortrolige sager (personaleforhold, aftaleforhold) 2. Der skal være åbenhed og gennemskuelighed i forbundets økonomiske forvaltning og i regnskabsaflæggelsen, herunder skal ansvaret herfor være forankret i bestyrelsen, og budgetter og regnskaber skal være offentligt tilgængelige. budget for indeværende år og regnskaber (historiske) skal være tilgængelige på forbundets hjemmeside budget skal være fastlagt og vedtaget inden regnskabsårets start, således at væsentlige afvigelser løbende kan identificeres og bestyrelsen kan adviseres herom og tage forholdsregler herfor der skal være en klar struktur for de samlede indtægter og udgifter (kontoplan) bestyrelsen skal kvartalsvis have økonomi som et punkt på dagsordenen for at sikre bestyrelsens ansvarlige opfølgning på kvartalsregnskaber bestyrelsen skal en gang årligt have budgettet til drøftelse på et bestyrelsesmøde så dette i fællesskab drøftes og dermed bliver hele bestyrelsens ansvar 3. Bestyrelsen sørger for at DIF på anmodning kan få alle oplysninger om forbundets økonomiske forhold og i visse situationer skal bestyrelsen informere DIF om økonomiske forhold.

12 Forbundet skal f.eks. levere oplysninger som DIF kan bruge i forbundsanalysen Forbundet skal årligt aflevere godkendt og underskrevet årsregnskab samt underskrevet revisionsprotokollat til DIF senest 6 måneder efter regnskabsårets afslutning Bliver forbundet og/eller forbundets revisor opmærksom på lovovertrædelser eller tilsidesættelser af forskrifter af væsentlig betydning for midlernes forvaltning, påhviler det forbundet og/eller revisor straks at give DIF besked herom Kommer forbundet i økonomiske vanskeligheder er det vigtigt at orientere DIF herom snarest muligt med henblik på rådgivning 4. Bestyrelsen skal sikre, at forbundet følger bestemmelserne i Kulturministeriet til enhver tid gældende regnskabs- og revisionsinstruks (p.t. bekendtgørelse nr. 924 af 28. september 2005). DIF meddeler løbende specialforbundene når der sker ændringer i denne Forbundene får ved deltagelse på sekretariatsledermøder opdateret viden om overholdelse, idet det endelige ansvar herfor alene beror hos forbundene Det samme gælder i forhold til bogføringsloven Alle skattepligtige indkomster skal oplyses 5. Forbundsbestyrelsen tilser at der med passende mellemrum drøftes og vedtages visioner, strategier og politikker Forbundet skal have en klar formuleret vision/strategi, som knytter sig til forbundets formål Endvidere bør forbundet også have min. 1-2 dokumenter der præciserer det nærmere arbejde i forskellige politikker med henblik på at der kan ske opfølgning af de forskellige mål/formål For visioner og strategier skal der udarbejdes økonomiske budgetter og disse skal implementeres i den løbende regnskabsrapportering 6. Principperne for opgave- og rollefordelingen mellem bestyrelse og administration skal være nedfældet.

13 Opgavefordelingen beskrives f.eks. i form af en liste over bestyrelsens ansvarsområder og evt. mere konkrete arbejdsopgaver, gerne fordelt på hvert bestyrelsesmedlem Bestyrelsen arbejder primært med politiske beslutninger, repræsentation og udvikling af forbundet, mens administrationen arbejder med implementeringen af beslutninger. Bestyrelsen søger så vidt muligt at undgå at behandle enkeltsager som følger af generelle regler, idet administrationen har ansvaret for at enkeltsagerne behandles i overensstemmelse med de gældende regler. Den administrative ledelse/øverste ledelse bør deltage i bestyrelsens møder for at sikre overensstemmelse mellem de politiske beslutninger og prioriteringer og administrationens virksomhed Prokuraforhold skal godkendes af bestyrelsen og skal min. En gang om året gennemgås på bestyrelsesmøde Eneprokura må ikke forekomme 7. Den samme person må ikke bestride både en bestyrelsespost og være ansat som medarbejder i forbundet. Anden form for interessesammenfald skal som minimum oplyses og videst muligt omfang undgås. Bestyrelsesmedlemmer oplyser, om de har andre poster hvor der kan være sammenfald af interesser. Bestyrelsen skal være opmærksom på at bestemmelsen også omfatter nærtstående (ægtefæller) hvor der altså kan være risiko for interessesammenfald. 8. Bestyrelsen er ansvarlig for at repræsentantskabet får optimal mulighed for at udføre sine kontrolfunktioner over for bestyrelsen. Der er åbenhed om bestyrelsens kommende møder Forretningsorden med tilhørende code of conduct skal være tilgængelig eller sendes ved ønske herom

14 Bestyrelsens beslutninger foreligger altid skriftligt, så de kan dokumenteres, enten i form af bestyrelsesmødereferater eller korrespondance Repræsentantskabet skal vælge en intern revision, som i samarbejde med ekstern revision forestår revision af regnskab og bilag 9. Bestyrelsen sikrer at forbundet er til stede på DIF s repræsentantskabsmøder dvs. årsmøder og budgetmøder, medmindre helt særlige grunde forhindrer dette. Når DIF sender indkaldelse meddeles hvis man på ingen måde kan deltage, og forbundet bør i stedet som minimum deltage i sekretariatsledermødet op til repræsentantskabsmødet. Såfremt et forbund udebliver fra 2 møder i træk, kontakter DIF forbundet med henblik på et møde. 10. Bestyrelsen sikrer, at forbundet overholder alle ovenstående bestemmelser og regler i øvrigt i henhold til Danmarks Idræts-Forbunds love for dermed at sikre tillid til dansk idræt og den frivillige foreningsverdens troværdighed. DIF stiller en vurdering til rådighed ved indførelse af regler, hvor forbundets bestyrelse måtte være i tvivl. DIF kan til enhver tid efterprøve forbundets regler af hensyn til at sikre overensstemmelse med DIF s regler og gældende lovgivning generelt

15 Bilag 4 Kommissorium for Forretningsudvalget Udvalgets formål Forretningsudvalget varetager den daglige praktiske ledelse, og kan delegere ansvaret for opgaverne til DRsUs sekretariat. Forretningsudvalgets beføjelser fastsættes til enhver tid af DRsUs bestyrelse. Udvalgets medlemmer Forretningsudvalget består af DRsUs formand, kasserer og generalsekretær. Generalsekretæren er sekretær for udvalget. Udvalgets opgaver Forretningsudvalgets forestår selvstændigt den praktiske ledelse på følgende områder inden for retningslinjer, rammer og politikker vedtaget af DRsUs bestyrelse: budgetopfølgning bogføring og regnskabsaflæggelse retningslinjer for afregning for sportskomiteerne, udvalg m.fl. retningslinjer for hjemmeside og nyhedsformidling retningslinjer for brug af designmanual repræsentation af DRsU i DIF, FIRS, IISHF, CERS, ASA m.fl. efter aftale med formændene i sportskomitéerne sekretariatets drift; herunder prioritering af opgaveløsning retningslinjer for budgetlægning retningslinjer for mål- og handlingsplaner planlægning af generalforsamlinger afholdelse af breddeseminarer personalemæssige forhold; herunder ansættelser Forretningsudvalgets opgaver er fordelt mellem udvalgets medlemmer; Formand Formandens opgaver er at: repræsentere DRsU ved arrangementer, der afvikles klubber, sportskomitéer m.fl. repræsentere DRsU og søge indflydelse ved valg/repræsentation i DIF, FIRS, IISHF, CERS, ASA mm. medvirke til udvikling af organisationen, herunder samarbejdet mellem forretningsudvalg, bestyrelse og sekretariat

16 varetage det overordnede ansvar for sekretariatets drift være personaleansvarlig for medarbejderne på DRsUs sekretariatet underskrive kontrakter m/ansatte Kasserer Kassererens opgaver er at: have det overordnede ansvar for bogføring og regnskab for DRsU i henhold til fastlagte retningslinjer have det overordnede ansvar for udarbejdelse af flerårige budgetter for DRsU udsende udskrifter af regnskabet til de budgetansvarlige udvikle og vedligeholde alle procedurer omkring DRsUs regnskabsvæsen Generalsekretæren Generalsekretærens opgaver er at: : varetage sekretærfunktionen for forretningsudvalget og bestyrelse opdatere DRsUs oversigter over mesterskaber opdatere beløbsoversigter over de til enhver tid gældende satser for aktiviteter under DRsU opdatere DRsUs priskatalog på unionens hjemmeside organiserer ledelsen af DRsUs sekretariat og dertil knyttede medarbejdere og konsulenter organiserer opfølgning på sekretariates løbende arbejdsopgaver opdaterer DRsUs medlemslister og oversigter over klubber i restance sikre formidling af informationer til klubber, sportskomitéer; herunder være ansvarlig for DRsUs hjemmeside efter aftale med formanden repræsentere DRsU ved jubilæer mv. i klubber mm. efter aftale med formanden repræsentere DRsU og søge indflydelse ved valg/repræsentation i DIF. at medvirke til udvikling af organisation, herunder udarbejdelse af mål- og handlingsplaner. have det ansvar for udviklingskonsulenternes arbejde være stedfortræder for formanden. Forestå indberetning til Fordelingsnøglen efter modtaget materiale fra Sportskomiteer og Udviklingskonsulenten Indberette seniormesterskaber til DIF Assistere sportskomiteer ved rejsebestillinger Assistere sportskomiteerne med udfærdigelse af landstrænerkontrakter Assistere sportskomiteerne i forsøget på at tiltrække mesterskaber til Danmark, herunder kontakt til Sport Event Danmark Videreformidle indgående information til sportskomiteer, bestyrelse, udviklingskonsulent mm Assistere sportskomiteerne ved at få deres nationale mesterskaber godkendt hos DIF Assistere sportskomiteerne ved at sikre de enkelte discipliner bedst mulig indplacering hos Team Danmark, herunder lave de indledende disciplinanalyser

17 Fungere som der filter, der sikrer at alt bilagsmateriale der når frem til kasserer er korrekt konteret og signeret. Herunder printe bilagsmateriale. Bistå udviklingskonsulenten ved evalueringsmøder og lignende møder med DIF Vedtaget på bestyrelsesmødet den 24. maj 2011.