Referat DANHOSTEL BESTYRELSESMØDE DATO: 9. MARTS 2015 TID: Danhostel Vesterbrogade 37 DK 1620 København V

Transkript

1 DANHOSTEL BESTYRELSESMØDE DATO: 9. MARTS 2015 TID: STED: Danhostel Vesterbrogade 37 DK 1620 København V Til stede var: Afbud fra: Peer H. Kristensen, formand (Peer) Per Sønderby, næstformand (Per) Marian Lundh (Marian) Gitte Thøgersen (Gitte) Henning Poulsen (Henning) Angela Wiedemann (Angela) Claus Bennet (Claus) DIREKTIONEN: Ole Andersen (Ole) REFERENT: Kathrine Lind (Kathrine) 1. INTRO Kommentar til dagsordenen 1.1 Møde start Formanden fremlægger Gennemgang af husholdningen af direktionen, aktuelle sager og strategi. Presset program, pga. regnskab og kommende generalforsamling 2.2 og 2.5 lægges sammen til ét punkt. Marian Vært til vært. Behov for opfølgning på forespørgsel fra værter. Så alle kan følge med i hvad der sker i hele kæden. Standard punkt Bordet Rundt 1.5 Bordet rundt. Fra næste bestyrelsesmøde. Ligeledes tilføjes der punktet. Eventuelt. Ved bestyrelses sager rettes der henvendelse til Ole og tilføjes til dagsordenen Godkendelse af sidste referat og underskrivelse /bestyrelses seminar 1.3. Meddelelser fra formanden 1.4. Orientering om Samhandel 1.2 Godkendt 1.3 Ingen nye meddelelser. 1.4 Marian 236 mio. i omsætning, der var langt over budget. 20. april 2015 er generalforsamlingen. 160 medlemmer er nu steget til 205 medlemmer. Patent og varemærkestyrelsen, Danhostel ejer patentet for Samhandel, dette overdrages til Samhandel. 1

2 2. DIREKTIONEN Orientering fra direktøren 2.1 Orientering fra direktøren Ole orienterede kort om arbejdet i arbejdsgrupperne og om udviklingen på hovedkontoret Overnatningstal 2.3 Overnatningstal. Overnatningstal overnatninger for 87 medlemmer (2014 års medlemstal) overnatninger for 87 medlemmer (2014 års medlemstal) overnatninger for 81 medlemmer (83 er 2015 års medlemstal) overnatninger for 81 medlemmer (83 er 2015 års medlemstal). Viser de rensede overnatninger, derved kan vi se en stigning af overnatninger hos de tilbageværende medlemmer. Der kommer nogle udfordringer med implementeringen af den nye automatiske trækning af national statistik, men disse vil hovedkontoret løse i samarbejde med Compusoft og Danhostel medlemmerne. Samlet set er der en stigning i overnatninger i kæden. Denne udvikling ser vi helst fortsætte og ser frem til et mere præcist indberettet overnatningstal fremover. Punktet tages til efterretning Gennemgang af økonomi og regnskab 2.2 Kathrine fremlægger regnskabet for januar. Punktet giver ikke anledning til spørgsmål Punktet tages til efterretning Gennemgang af regnskab for Gennemgang af regnskab for 2014 Revisor Arne Bang gennemgår regnskabet for bestyrelsen. Bestyrelsen godkender og alle underskriver regnskabet for Siden sidst 2.4 Siden sidst - Anette deltager og svarer på spørgsmål i forhold til fremsendte om Danhostels Marketing aktiviteter. Kommer efter punkt 2.5 Siden sidste status, har vi ansat Søren Thinggaard Andersen som teknisk webmaster. Søren får i første omgang ansvaret for egne hjemmesider og Danhostels Intranet. Senere skal Søren assistere med implementering af tekniske funktioner på alle Danhostels IT platforme. Danhostel indtager mødemarkedet I februar var Ole, Lasse (Danhostel Copenhagen Amager) og Anette til Mødemekka på Axelborg. Der var stor interesse for Danhostel som mødested og vores mødekort var fuldt booket. Det resulterede i, at der var interesserede mødebookere, der ikke kunne få plads ved vores bord, og derfor ikke kunne komme i snak med os. Det kompenserede vi for ved, at henvende os til dem uden for selve mødebordet og ved den efterfølgende frokost. Vi havde kontakt med Haribo, Nykredit/Totalkredit, Nordea, Eventbooker.dk, Jewish Copenhagen, Jobo Sport, DSA, InsightLEAD og Albeck & Partners aps, Storytelling og CityBreak. Efterfølgende er der lavet aftale med flere mødebookere - om besøg på bl.a. Danhostel Hillerød og Danhostel Copenhagen Amager. 2

3 I markedsføringen af Danhostels kursus og møde-produkt markerer vi os stærkt på forplejningen og den uformelle stemning samt at man får meget mere for pengene. Derfor har vi i sinde at udfordre andre mødesteder på mødeforplejningen. Vi vil invitere mad-bloggere samt mad-anmeldere til at prøvesmage mødeforplejningen på Danhostel Hillerød. I skrivende stund, er vi ved at gøre klar til Danhostels deltagelse på Møde og Eventmessen i Forum den marts. Her kan mødebookere bl.a. se slideshow fra Danhostels mødesteder, få udstedt et firmakort eller deltage i en konkurrence om et ophold i bytte for en adresse, så vi kan invitere dem til et firmaevent på et senere tidspunkt. Vi står på venteliste til mødemekka i Jylland den 29. oktober, og håber på et afbud, så vi kan få en plads ved et af bordene. Ud over fysisk deltagelse på Mødemekka og Møde og Eventmessen, er vi også ude og lave storytelling, vi har købt 3 helsides annoncer i Møde og Eventmagasinet. I magasinet fortæller vi 3 forskellige historier, vi startede med selve forhistorien om ny direktør og Danhostels strategi, i marts fortæller vi historien om at vi udfordrer andre mødesteder på maden, og i sidste udgave skal det handle om Danhostels egen mødebooking-portal danhostel.dk/kursus. Trafik og konverterings tal på danhostel.dk Den generelle trafik på danhostel.dk ligger fint og stabilt der er et lille fald i antal brugere, men en stor stigning i antal konverteringer. Konverteringen på danhostel.dk/sport er lav og da sektionen stadig er under opbygning, køres der ikke adwordskampagner i øjeblikket. Trafik tal fra Danhostel.dk sammenlign år til dato Konverteringer år til dato Markedsføring/annoncering af Danhostel forår 2015 På landsmødet 2014 ønskede man yderligere fokus på målrettet markedsføring af kerneprodukterne og brandet. Det ønske vil vi til fulde opfylde i markedsføringsplanen 2015 og vi er allerede i gang. Markedsføring Familieferie Markedsføring til familier, bliver i 2015 målrettet til ferie til familier i alle størrelser. 3

4 Biograf I vinterferien kørte vi landsdækkende biografreklame til familie-segmentet. Danhostels biografreklame klarer sig godt en biograftest i efteråret 2014, viste bl.a. at næsten 70 % af de adspurgte børn gerne vil på ferie på et Danhostel, efter de har set reklamefilmen. Vi har tilrettet reklamefilmen, så den henvender sig til familie i alle størrelser, i stedet for en fra-pris. Ferie For Alle messe Danhostel deltog også på Ferie For Alle messen i Herning. Det er altid en succes når Danhostel deltager på messen, i hvert fald hvis man måler på antal besøgende på vores messestand. Vi havde altid kunder omkring os på messen og mange af dem. I år kunne messegæsterne få udleveret et gratis Danhostel Familiekort, som blev registreret elektronisk direkte på messen. Hvis en messedeltager ønskede et kort, skulle han stå i kø for at få kortet, derfor var det kun potentielle Danhostel gæster, der ønskede at står i kø for at få kortet og dermed skaber det mere værdi for Danhostel at udlevere kortet gratis. Vi uddelte messetilbuds-flyers og 800 konkurrence-flyers. Der er i skrivende stund tilbagemeldinger om 80 solgte messetilbud. Citymarkedsføring med Visit Denmark Der var oprindeligt planlagt en københavnsk TV kampagne hos vores sydsvenske naboer i samarbejde med Visit Denmark i ugerne og igen fra uge Desværre er den kampagne ikke blevet til noget, pga. en stor partner der hoppede fra. Derfor ser vi på andre muligheder for at nå det svenske marked, i vores ydersæsoner. Lejrskole kampagne til Danske og Svenske folkeskoler Der er i uge 9 sendt materiale med information om lejrskoleophold på Danhostels, ud til 1300 svenske (i skåne området) og 1800 danske folkeskoler. Det bliver spændende om antal lejrskolekonverteringer stiger i denne periode. Der er ligeledes annonceret i folkeskolen.dk (print) op på lejrskolekataloget både print og online. Nyt hyldevare-produkt sær-udsendelse af nyhedsbrev I februar tilbød sekretariatet 3 datoer hvor de enkelte Danhostels kunne få sendt et sær-nyhedsbrev ud til alle abonnenter i Danhostels database. Det blev udsolgt i løbet af et par timer. Derfor lægger vi det nu ud som et produkt til alle Danhostels prisen for en sær-udsendelse er kr Vi har de seneste par måneder haft mange IT og markedsføringsopgaver i sekretariatet, herunder er beskrevet de vigtigste. Danhostel Familiekort Projekt Familiekort er udrullet. Det var nemt og hurtigt. Familiekortet erstatter Danhostel Årskort og koster nu 150 kr. Det krævede kun få ændringer i vores system og endnu færre ændringer ude på de enkelte Danhostels. Konferencegruppen Arbejdet i konferencegruppen har givet anledning til ændringer både i certificeringskravene og på selve danhostel.dk/kursus. De nye certificeringskrav er klar og skal godkendes ude hos gruppen, når kravene er godkendt skal alle Danhostels re-certificeres enten som Internat eller dagsmøde kursussted. I mellemtiden arbejdes der på at gøre bookingportalen klar her skal der ændres i visning og filtrering af Internat mødecertificerede og dagsmødecertificerede. -vi fastholder Google adwords for at drive trafik til sektionen. Der er tilmeldt 29 Danhostel til kursuskampagnen alle 29 har gamle certificeringskrav og skal derfor re-certificeres. 4

5 Lejrskolegruppen Her er opgaven lige nu at lave nogle ændringer på danhostel.dk/lejrskole. Vi skal arbejde med reasons to go aktiviteter vist på kort, og vis nærmeste Danhostel dette kobles op på TellUs-databasen. Der skal laves en kravspecifikation, som derefter estimeres hos leverandøren. Det skal udregnes om der er plads til udviklingsopgaven i IT budget Sportsgruppen Opgaverne i Sportsgruppen er nemme at implementere, og uden omkostninger på IT budgettet. I denne gruppe er man enige op at certificeringer skal ske pr. sportsgren. På den måde kan flere Danhostels være med i forskellige markedsføringskampagner på flere forskellige sportsgrene, hvis de er certificeret til det. Danhostel.dk/sport er næsten klar til lancering og vi er ved at lægge sidste hånd på certificeringerne. Familie og City break gruppen Vi har holdt det første møde, og er endnu ikke klar med hvilke ændringer der skal laves. Men vi er enige om, at markedsføringen ikke nødvendigvis skal målrettes sommerferie, for de Danhostels der ligger i storbyer - men i yderområdet hvor der ikke er fyldte senge. Spændende møder Vi har holdt møder med Bl.a. FDM om partnerskaber og Expedia om bookingmodeller, Marketing Lion var forbi med en kort analyse af danhostel.dk, med Borg & Bigum om brandede mer-salgs-produkter og med en arbejdsgruppe via Horesta der skal lave pakker sammen med Danhostel, på den nye Danmark Direct portal. Brandede produkter til mersalg Borg & Bogum er nu optaget i samhandel det betyder, at vi nu har defineret hvilke produkter vi skal lave som brandede mer-salgsprodukter. Produkterne skal sælges ude på de forskellige Danhostels og købes direkte via en special-designet webshop kun til Danhostels medlemmer. Produkterne bliver lige nu estimeret det drejer sig om følgende produkter: - Paraply - Regnslag voksne - Regnslag børn - Drikkedunk - Spillekort - Malebog/farver - Picnic-kurv - Notesblok (billig) - Notesbog (dyr godt produkt) - Kuglepen (kuglepen billig) - Kuglepen (gel-pen dyr) - Nøglesnore (put jeres nøgler i en nøglesnor til gæsterne ved ankomst) - Polo både til kvinder og mænd (pæn) logo og eget logo (2 priser) - Polo til mænd og kvinder (arbejdstøj) - Sweatshirt (kvalitet) - Isskraber Læbepomader - Nylon shopper - Saddelbetræk vender tilbage med pris. Til kampagne via sekretariatet 5

6 Solen er til børneprodukter og logo-dots er til andre produkter. Faste kundegrupper De faste kundegrupper er nu defineret og opgaven sat i gang. Der bliver følgende faste kundegrupper i systemet: - D: dagskurser (f.eks. uden overnatning - Varenummer 8002) - E: enkeltvandrer - F: Familier - G: grupper/kultur (alle andre grupper end sport, trænings og lejrskolegrupper) - H: Firma (håndværkere, montører og andre der IKKE er på kursus) - K: kursus (Internat kursusgæster med overnatning) - L. lejrskoler (kun lejrskoler IKKE grupper) - N: Nødhjælp (Flygtninge) - S: Sport (kun til sports og træningsophold) Automatisk træk af nationalstatistik CompuSoft programmerer et nyt statistiksystem til Danhostel, med tilhørende database. Fra april trækkes nationalstatistikken automatisk fra CompuBook og CompuBook Light. Et par dage inden tallene trækkes, udsendes der et varsel til værterne om, at de skal godkende tallene inden de afsendes. Der er sendt samme specifikation til Tech Hotel/Picasso og Bright Systems (Bornholmer systemet) Flytning af CMS bookingportalen Vi er løbende i dialog med vores leverandør og Ole og Anette har været til møde med dem og vi afventer lige nu situationen. Loyalitets Program Vi har fået en præsentation af CompuSofts loyalitets program. Programmet er velegnet til Danhostel da det er fleksibelt og kan virke, selv om man ikke har et CompuSoft Bookingsystem. Alle Danhostels eksisterende kunder ligger i systemet i forvejen, de skal blot konverteres til det nye bonusprogram (opgraderes til VIP bonuskortet. Programmet kan tilgås via alle platforme også mobil og tablet og er integreret i CompuBook og CompuBook Light. Estimering foregår i skrivende stund. 6

7 Dialogmarkedsføring Da vi har behov for at kunne lave dialogmarkedsføring med vores kunder før, under og efter bookingen, har vi sat CompuSoft til at beskrive og estimere opgaven. Opgaven ligger naturligt hos CompuSoft, da det er bookingsystemet der har alle informationer om kunden og deres ophold. Der ligger et naturligt sammenhæng imellem Loyalitetsprogrammet hvor vi samler alle oplysninger og interesser på kunden/gæsten og dialogmarkedsføringen selv om det er to forskellige opgaver. Channel manager Forhandlingerne om en channelmanager er slut. Vi er nu klar til implementering. Fordelen ved en channelmanager er, at man kan sætte sine værelser til salg på flere kanaler direkte igennem sit bookingsystem. Vi vælger i første omgang 5 eller 10 af de mest populære kanaler. Værternes IT kompetencer For at kunne køre sin forretning, med den store konkurrence der er online, har man brug for at være i besiddelse af nogle minimums IT kompetencer. Vi skal finde en metode for, hvordan vi kan opgradere værterne så de kan certificere sig inden for hver IT kompetence. Status på opgaver fra Landsmødet i forhold til strategi og fundament - Oprettelse af Grupper Done - Yderligere fokus på målrettet markedsføring af kerneprodukterne og brandet Done - Større og bedre anvendelse af de sociale medier, fra særligt det enkelte Danhostel. - I gang - Markedsføring baseret på bedre data. - Ligger i Pipeline. - Et kig på Danhostels grafiske identitet og eksterne look. - På hold. - I den eksterne markedsføring kommunikere værtskab, at give muligheden for at føle sig hjemme og muligheden for sociale fællesskaber. - Dette lægges ind som reminder når der produceres kampagner. - Hurtigere produktudvikling og bedre pakketering af produkter, fra sekretariatets side, så medlemmerne kan tage dem på hylderne, hvis de passer til det lokale marked. -Der arbejdes med disse muligheder, i forhold til den kommende Danmark Direct portal. - Skabe bedre anvendelse af bookingportaler og deres statistikker hos de enkelte Danhostels, så de hver især kan øge forretningsomfanget. - Der bliver bestilt en channel manager - Kontinuerlig udvikling af it-understøttelse der, følger markedets krav om brugervenlighed og tilgængelighed. - Der arbejdes med at skabe certificeringskrav til IT kundskaber i samarbejde med IT udvalget - Ved at udvikle en ordentlig forretningsorienteret kommunikation baseret på respekt, åbenhed og interesse for andres synspunkter. - Det gør Ole med sit Rejsenyhedsbrev - Udvikling af de interne kommunikationskanaler herunder udvikling af intranettet. Ved at bygge systemer op til at få bedre data ind fra de enkelte Danhostels til brug for målrettet markedsføring (omsætning, overnatningstal, produktsalg, ensartede produktgrupper og landeopdelinger etc.) - Der er sat opgaver i gang, som sikrer bedre data. Se pipeline. Spørgsmål fra bestyrelsen: Vedr. svenske lejrskoler. Det danske reglement, er ikke inkluderet svenskere. Derfor kan det skabe problemer ved at sende en flyer ud til svenske lejrskoler? Anette besvarer: Debatten omkring lejrskoler. Der skal ændres under kundetyper i booking systemet. Der skal tages én pris for danske lejrskoler og én pris for svenske lejrskoler. Dog skal der noteres i statistikken, ved svenskere også, så Anette kan se om det har effekt. Emnet tages op til Lejrskolegruppen kan man registrere svenskere i bookingsystemet som L og få lejrskolerabatten. 7

8 Lejrskole rabatten for svenske lejrskoler gælder dog kun for Marian Loyalitetsprogram. Alle Danhostels eksisterende kunder ligger i systemet i forvejen, de skal blot konverteres. Er det alle kunder. Anette Alle dem med årskort. Anette Compusoft beregner en pris på et dialog system, så systemet sender automatisk en mail med tilkøb. Channel manager - Det er ikke noget der bliver tvunget ned over hoved på folk, vi får rabat jo flere der er med. Punktet tages til efterretning og vedtager at godkende lejrskole rabatten for svenske lejrskoler i Gennemgang af Budget Gennemgang af Budget 2015 Der er afsat penge til at kunne rådgive medlemmerne til de relevante spørgsmål der måtte komme. Lønkronerne bruges som lovet til at servicere medlemmerne. Marketing og IT Alle de penge der ligger i det samlede budget bruger vi med omhu, og giver ikke mulighed for at skabe nye tiltag, da alle penge er øremærket på forhånd. Dog med undtagelse af markedsføringsplanen. Pga. arbejdsgrupperne er der endnu ikke en færdig markedsføringsplan men en fleksibel overordnet plan for 2015, hvor der er midler til rådighed, for eventuelle nye annonceringsformer. Vi kører planen ad hoc i Salg af ejendom 2.7. Salg af ejendom Salg af Vesterbrogade 39,1 Danhostel ønsker at sælge ejendommen Vesterbrogade 39,1 for at kunne flytte til et lejemål, der er tilpasset organisationens størrelse og som har tidsvarende rammer for at fungere som Hovedkontor for Danhostel. Per Sønderby og Ole Andersen har gennemført en screeningsproces med tre ejendomsmæglere: EDC Bolig, Home og Nybolig. Ejendommen er underlagt en lokalplan, der tilsiger, at lokalerne skal bruges til Erhverv. Der kan søges om undtagelser til privatbolig, der vil give en højere pris, men det afhænger af projektets karakter og der er uenighed om hvor villig Københavns Kommune er til at give det. Man kan kun få et reelt svar fra Københavns Kommune, hvis der foreligger et konkret projekt. Vi oplevede også både EDC Bolig og Home, som langt mere salgsmindede, dog ligger EDC stærkere i markedet. Mægleren vurderer, at salgsperioden vil ligge mellem 2 og 5 måneder. Ejendommen er tinglyst til erhverv, dog skal der undersøges om der må være erhverv i den ene del og beboelse i den anden. Bestyrelsen vedtager at gå videre med EDC. 8

9 2.8. Dansk Turisme (Herunder TS) 2.8. Dansk Turisme (Herunder TS) Orientering omkring arbejdet i TS regi. Mærkesager: - Turismen højere på politikernes dagsorden - Styrke tilgængeligheden til og i Danmark - Liberalisering af visumreglerne (EUniveau) - Bedre skiltning/vejvisning (på dansk og internationalt) - Liberalisering af taxaloven - Limousine-tilladelse til selskaber - Momsrefusion på restaurant - Energiafgifterne - Bedre turismestatistikker på nationalt og europæisk niveau - Markedsføring af Danmark - Lempelse af alderskravet ved beskæftigelse i sommerlandet - Implementering/opfølgning af Service Standard - Licensregler for offentlig visning af TV - Bundfradrag skattevilkår - Naturstyrelsens Dialogforum - Offentlig støtte/statsstøtte til forlystelser oa. - Differentieret moms ift. konkurrencesituationen fra Tyskland og Sverige Vi vil prøve at påvirke politikkerne til at fremme turismen, ved kommende valg. Det er ikke alt der for Danhostels synspunkt er lige interessant, men andre er meget relevante. Der er rigtig godt gang i TS, også ved Folkemødet på Bornholm. Bestyrelsen har taget punktet til efterretning. 9

10 3. GENERALFORSAMLING Indstilling til bestyrelsen 3.1. Indstilling til bestyrelsen 3 bestyrelsesmedlemmer der er på valg ved næste generalforsamling. Det er vigtigt at vi arbejder for at vi er en fuldtalligt bestyrelse På valg er for de: - Private ejere (Per) - Selvejende inst. (Henning) - Værts kandidaterne (Gitte) Bestyrelsesmedlemmerne informerer: - Henning stiller op igen. - Per stiller op igen. - Gitte stiller op igen Honorar til bestyrelsesmedlemmer 3.2. Honorar til bestyrelsesmedlemmer På Generalforsamlingen i 2014 blev det besluttet at bestyrelsen for Danhostel skulle komme med et fremtidig oplæg på honorering af Danhostels bestyrelse. Peer, har udarbejdet forskellige udregningsmodeller. Bestyrelsen vedtager at komme med et oplæg på dette års generalforsamling Samarbejdsaftaler 3.3. Samarbejdsaftaler Angela og Henning har udarbejdet et udkast til nye samarbejdsaftaler, der derved ikke er i strid med den nye afregningsmodel og andre nye tiltag i kæden. Udkastet er siden bestyrelsesmødet den 20. november 2014, blevet redigeret. Samarbejdsaftalen tilrettes efter bestyrelsens anvisninger og sendes til en jurist hos Horesta. Bestyrelsen godkender den nye samarbejdsaftale efter rettelser og afventer Horesta, bestyrelsen får herefter besked herom. Bestyrelsen udarbejder et oplæg til generalforsamlingen Låneaftaler 3.4. Låneaftaler Der er en diskussion omkring de nuværende låneaftaler. Bestyrelsen beslutter: Vi låner fortsat penge ud, dog alene mod fornøden sikkerhedsstillelse, der successivt vurderes af bestyrelsen, således at foreningen i fremtiden i højere grad opnår større grad af sikkerhed for, at pengene tilbagebetales. Sikkerhedsstillelsen kunne eksempelvis være tinglysning af ejerpantebrev/pantebrev eller selvskyldnerkaution af vært/ejer. Bestyrelsen er dog til enhver tid berettiget til at forlange yderligere sikkerhed. Derfor som noget nyt skal vi have regnskaber for 3 år tilbage, hvis dette ikke kan fremvises, kan man ikke få et lån. Det der kan lånes penge til, skal kunne give vækst. Maks 50 % låneudbetaling af udgiften, maks og skal følge markedsrenten (p.t 3 % p.a.) Vedtægtsændringer 3.5. Vedtægtsændringer Bestyrelsen tager diskussionen om de forslået ændringer til vedtægterne. Og fremlægger ændringerne ved dette års generalforsamling til afstemning. 10

11 3.6. Budget Budget 2016 Nyt budget layout - Budget 2016 har fået et nyt udseende. Vi har nogle udgifter, som vi fastsætter på generalforsamlingen. Derefter kigger vi på hvordan vi får finansieret disse udgifter. Denne model gør at hvis kontingent model 2016 godkendes, så kan vi alt afhængig af finansieringsmodellen, skrue op eller ned på budgettet. Desværre så er denne model ikke sammenlignelig med alle de tidligere år, men gør til gengæld at hele budgettet er gennemskueligt, så alle medlemmer kan se hvad det koster at drive Hovedkontoret, alle tiltag herunder og hvor finansieringerne skal komme fra. Den nye budget 2016 model er kun gældende såfremt at kontingentudvalgets model godkendes på generalforsamlingen. Bestyrelsen indstiller til at budget 2016 fremlægges på dette års generalforsamling. Formanden valgte at forsætte mødet efter kl. 17. Marian forlod mødet kl Orientering om forslag til kontingentmodel 3.7. Orientering om forslag til kontingentmodel Kontingent udvalget har fundet frem til en model der fremlægges på dette års generalforsamling Udvalget fastsatte nogle principper for kontingentet, der var fair for alle. Udvalget er kommet frem til en model, der tilpasses det budget der vedtages på generalforsamlingen. Bestyrelsen er kun orienteret, der skal ikke besluttes noget vedr. dette punkt. 3.8 Praktik generalforsamling 3.8 Praktik generalforsamling Hovedkontoret koordinerer det praktiske omkring generalforsamlingen 11

12 4. STRATEGI og UDVIKLING Kritiske succesfaktorer Kritiske succesfaktorer. - IT kompetencer, forståelse og - krav - Kundeoplevelse og -loyalitet - Præsentation af Danhostel (tekst, foto og film) - Kendskab og historiefortælling For at kunne drive forretning, med den store konkurrence der er online, har Danhostel værterne brug for at være i besiddelse af nogle minimums IT kompetencer. Der stilles i dag bl.a. krav til at Danhostel værterne laver afrapportering af overnatningstal, afmelding af gæster så der kommer ratings ind i systemet, registrering af Danhostel Familiekort osv. Men i fremtiden vil der blive stillet endnu større krav til Danhostel værterne på IT området, idet Danhostel skal følge med den generelle IT udvikling i samfundet. Derfor har sekretariatet, sammen med IT udvalget, arbejdet med at definere hvilke IT kompetencer, man som Danhostel vært som minimum bør være i besiddelse af, for at få gang i forretningen og for at kunne følge med i Danhostels aktiviteter online. Booking system basis-viden i CompuBook Light Rating TellUs Oprettelse og registrering af Danhostel Familiekort Agentbooking Loyalitetsprogram For at hæve Danhostel værternes IT kompetencer til minimum-niveau foreslår IT udvalget at der tilbydes basiskurser i 2015, til alle værter, i ovenstående programmer. Kurserne lægges 2 steder i landet i Øst og i Vest og holdes som stor-kurser. Kurserne er gratis i 2015, men skal fra 2016 udbydes som egenbetalings-kurser. Alle Danhostel værter skal være opgraderet til at kunne overholde minimumskravene inden udgangen Der laves en IT handlingsplan for hvert Danhostel som skal overholdes. Når handlingsplanen er opfyldt, skal værten være i stand til at bruge ovennævnte systemer. I forbindelse med alle kurser, produceres der e-learnings-dokumenter der lægges på Intranettet. IT udvalget mener ikke at der skal laves kurser i CompuBook (store bookingsystem) Det indstilles til bestyrelsen: At alle Danhostel værter opgraderes til Danhostels minimumskrav til IT kompetencer inden udgangen af 2015 At der afholdes kurser 2 steder i landet At kurserne betales af foreningen i Bestyrelsen har taget punktet til efterretning og vedtager de tre indstillinger 12