Referat DANHOSTEL BESTYRELSESMØDE DATO: 20.NOVEMBER 2014 TID: Danhostel Vesterbrogade 37 DK 1620 København V

Transkript

1 DANHOSTEL BESTYRELSESMØDE DATO: 20.NOVEMBER 2014 TID: STED: Danhostel Vesterbrogade 37 DK 1620 København V Til stede var: Peer H. Kristensen, formand (Peer) Per Sønderby, næstformand (Per) Marian Lundh (Marian) Gitte Thøgersen (Gitte) Ankomst kl Claus Bennet (Claus) Henning Poulsen (Henning) Ikke til stede - Angela Wiedemann (Angela) DIREKTIONEN: Ole Andersen (Ole) REFERENT: Kathrine Lind (Kathrine) 1. INTRO Kommentar til dagsordenen 1.2. Godkendelse af sidste referat og underskrivelse 1.3. Meddelelser fra formanden 1.1 Møde start altid kl a.ht. Tog / fly. Formanden fremlægger Ny dagsorden har fået en ny struktur. Gennemgang af husholdningen af direktionen, aktuelle sager og strategi. Til de fleste punkter vil der ligge en indstilling og bilag. Marian sidder som bestyrelsesmedlem i Samhandel og vil gerne have det med på møderne, hvis der er nyt at fortælle. Info fra Samhandel lægges som punkt i dagsordenen. 1.2 Godkendt (Angela ikke til stede) Formuleringen skal fremover hedde underskrift af sidste referat. Referat udsendes senest 3 arbejdsdage efter mødet og godkendes herefter. Underskrives ved næste bestyrelsesmøde derefter. 1.3 Ingen nye meddelelser. 1

2 2. DIREKTIONEN Orientering fra direktøren 2.1 Orientering fra direktøren 1. MUS-samtaler gennemført kapacitetsoversigt og arbejdsopgaver under udarbejdelse / primo jan og der varsles en mindre organisationsændring. Der er direktørens opfattelse, at der p.t. er et godt match mellem opgaver og de tilstedeværende kapacitet. Organisationen vil løbende blive udviklet, så den passer til nuværende og fremtidige udfordringer. Arbejdsgrupper under etablering (håndværker, Familieferie, Storbyferie, sportsgruppe, Lejrskoler, Konferencegruppe, Værtskabsgruppe) Per foreslog, at der blev nedsat en kystturisme arbejdsgruppe jf. nye initiativer fra regeringen med fokus på Vestkysten, Østersøen og andre kystfokuserede områder. Bestyrelsen beslutter at arbejdsgruppen familieferie skal omdøbes til kystturisme og derved markedsføre begge grupper. 2. New Bizz (ny erhvervelser /nye medlemmer) a. Der er ved at blive udarbejdet en liste over samtlige vandrerhjem i Danmark, som skal hjælpe med at finde potentielle medlemmer. b. Danhostel præsentation under udarbejdelse. c. Urban House i København møde afholdt 7.11 d. Copenhagen Downtown møde den e. Orientering om nyt hostel-projekt i Århus f. Møde med Bella Center (Amager) g. Møde med Copenhagen Arena afholdt Ole kontakter Herning for at høre om samarbejdsmodeller med Box en h. Øge engagementet på eksisterende medlemmer: Det er vigtigt, at alle medlemmer deltager i arbejdet med at opbygge Danhostels produkter og markedsføring. i. Diskussion om Brand vs. Subbrand eftersom at nogle Danhostels vælger at bruge et andet navn i stedet for Danhostel + by. 3. Strategisk møde m./ Small Danish Hotels/Jørgen Christensen den 21. nov. 4. Kystferie a. Konference i Fuglsøcentret den nov. b. Møde med VDKs markedschefer i Tyskland, Sverige og Norge 5. Co-Branding a. Ole fortalte om ideer til samarbejdspartnere, der har de samme værdier og budskaber som Danhostel. 6. Møde med VisitDenmark a. Dansk Turisme b. Citybreaks og kystferie/aktiv ferie (Turisme) c. Denmark Direct (oplevelsesbooking) d. Cykle app (Campingrådet) 7. Pakkerejser a. Møde med Jakob Hahn, Dansk Rejsebureau Forening Turismens Samarbejdsforum a. Servicestandard b. Folkemøde c. HORESTA afholdt møde med Katia TS møder d. Plan for formandskab 9. Ole er optaget i VL-gruppe 55 og håber, at det kan komme Danhostel til gode 2

3 Landsmøde Peer og Marian ønsker at identificere hvor hos vores medlemmer, landsmødet kan holdes jf. ønsker til Landsmødeafholdelse. Det blev foreslået, at Landsmøde og Generalforsamling lægges i udbud blandt medlemmerne. Så vi så vidt muligt skal landsmøde og general forsamling afholdes i Danhostel regi. Angående new bizz Bestyrelsen er fuld ud opmærksom på høringsretten ved nye medlemmer. Vi har i kæden mistet mange overnatninger og overnatningskroner ved at sige nej til nye medlemmer. Der kommer et hostel uanset om der bliver sagt nej eller ja til nye medlemmer, spørgsmålet er blot om de lægger Danhostel kroner eller om de selv tjener pengene Gennemgang af økonomi og regnskab 2.2 Kathrine fremlægger regnskabet og henstiller til at det nye regnskabs udseende godkendes. Regnskabet taget til efterretning og godkendt ny model. Likviditet er under kontrol og 12 måneder frem, er estimatet også som ventet. Regnskabet taget til efterretning 2.3. Indberetning af overnatningstal, årsgebyr og indberetning af flygtninge 2.3 Indberetning af overnatningstal. 1 Forkerte indberetninger. Vi har erfaret ud fra anonyme angivelser, direkte henvendelser og egne erfaringer ud fra fx modtagne mails, at det ikke er alle der indberetter korrekt. Dette omhandler Danhostels der: - Glemmer at indberette store arrangementer, hvor et selskab lejer hele vandrerhjemmet en weekend. - Ikke anfører korrekt antal personer (varekode 5000 eller varekode 8000 i Compusoft systemet) på bookingerne. - Ikke indberetter deres tal til Danhostel til tiden, eller slet ikke. - Ikke sender statistik som skabelon, men selv har udfyldt med håndskrift eller sender en mail med ét tal. - Ikke har sat deres booking system rigtigt op, så der derved ikke bliver beregnet korrekte tal (fx i regnskabet 4 persons værelse medfører normalt automatisk 4 personer, men forkert opsat medfører 1 person.) - Ikke har sat deres booking system rigtig op, så antal total dele ikke er korrekte, periodens samlede kapacitet ikke er korrekt osv. - Ikke laver automatisk slutafregning, så der er en del regnskab der hænger, ikke bliver afregnet og derved ikke påføres til statistikken. - Ikke angiver ankomster på statistikken. 2 Uden for Sæson. Nogle Danhostels procedure er, at hvis de har angivet til Danhostel en lukkeperiode fra fx til 01.04, så kan de huse grupper i den lukkede periode, uden at de behøver indberette overnatningstallene til Danhostel. Denne forseelse er i direkte strid med loven (jf. forordning 692 fra EU) og det påvirker udregningen af årsgebyret. 3 - Manglende indberetning af overnatningstal ved ophold af flygtninge. Nogle Danhostels huser flygtninge, hvoraf nogle mangler at indberette disse ved indsendelse af deres overnatningstal. Overnatningstallene bliver i alt sin enkelthed brugt til 3 formål: 1 Indberette overnatningstallene til Danmarks Statistik. 2 - Beregne årsgebyret 3 - Målrette vores markedsføring mod de rigtige segmenter Alene ud fra punkt 1 og 2, kan vi ikke undlade at indberette flygtninge. Danhostel leverer en samlet oversigt over vandrerhjemmene hver måned til Danmarks statistik, alle vandrerhjem er lovmæssigt forpligtede til at levere korrekte 3

4 overnatningsstatistikker jf. forordning 692 fra EU, hvori det fremgår, at overnatningsvirksomheder under NACE-kode 55.2 skal levere tal på måneds- og årsbasis. Indberetningerne sondrer ikke mellem om en gruppe er asylansøgere eller er en anden udenlandsk gruppe, så en seng er en seng, der skal indberettes lovmæssigt korrekt, uanset om det er kursister der booker hele vandrerhjemmet i en weekend, om det er lejrskole elever eller en gruppe. Ligeledes er Danhostel-reglerne, at en seng er en seng der skal indberettes korrekt. Medlemmerne snyder således hinanden og ikke sekretariatet, eftersom at budget tallet er fastlagt. Så praksis er, at hvis medlemmer ikke indberetter korrekte tal og andre gør, så vil sidstnævnte betale et for højt kontingent. Derfor bliver der arbejdet på en model, der går væk fra overnatningstal. Ligeledes henstilles der til at der bliver indrapporteret korrekte tal og korrekte tal til tiden. Det hæmmer os på tre fronter: - Forkerte indberetninger hvad enten de er sket fejlagtigt eller fordi man snyder, giver en uretfærdig kontingentbetaling - Det giver ikke et retvisende billede af vores reelle størrelse og udvikling, dvs. det bliver umuligt at dokumentere vækst - Vi kan ikke se effekten af vores markedsføring, da de reelle overnatningstal ikke opgives - Vi indberetter forkerte tal til Danmarks Statistik Der kom forslag til at medlemmerne selv indberetter til Danmarks Statistik, ligesom hotellerne. Manglende oplysninger til Danmarks Statistik medfører en bøde på kr. pr. måned, pr. vandrerhjem. Bestyrelsen konkluderer at vi skal følge de opsatte systemkrav for bookingsystemer, hvor der er opsat krav om automatisk generering af nationalstatistik og derved sætter system kravene til, at tallene skal kunne trækkes centralt. Forslag fra bestyrelsen, at medlemmerne skal lære systemet og benytte det, så sekretariatet kan trække tallene ud fra systemet. Sekretariatet kommer med et oplæg til en ny måde at sikre korrekte overnatningsindberetninger på. Bestyrelsen fastsætter at flygtninge og håndværkere mv., skal indberettes korrekt og dette skal meddeles medlemmerne. På næste møde skal vi have et oplæg klar mht. flygtninge. Tager diskussionen med over til gebyr delen. Debat ny årsgebyr Hvis man skal have lukkeperiode rabatten, må man ikke have nogle gæster, om det er flygtninge eller håndværkere. Eventuelt skrives ind i samarbejdsaftalen 2.4. Siden sidst 2.4 Anette deltager og fremlægger om Marketing arbejdet. Amager og Bellahøjs SEO opdaterings ekspert satte tvivls spørgsmål op om det er nødvendigt at linke. (3 relevante link.), men han kunne ikke hverken be- eller afkræfte. Danhostels Linkstrategi Der er i Danhostel en linkstrategi der går ud på at krydslinke (crosspromotion) til hinanden samt lave linkjuice (linkbuilding) til danhostel.dk. Denne strategi er lavet for at skabe bedre placeringer for alle Danhostels på google og for at få en højere Page Rank af danhostel.dk. Imidlertid er denne strategi blevet nedvurderet af et eksternt firma. Anette har sammen med Line og Daniel, for at udrede dette, haft møde med sælgeren fra det firma der nedvurderede vores strategi. På mødet fik vi en stærk mistanke om, at det eksterne firma har haft en skjult dagsorden for at få Danhostel som kunde. Vi bad derfor sælgeren om at dokumenterer deres påstand og maile det til os. Vi har ikke hørt noget efterfølgende. For at checke Danhostels strategi har vi bedt om 2 ekspertvurderinger fra Danhostels egne leverandører Propeople og Ovdal, som dog er uvildige, da det ikke er dem der har lavet vores linkstrategi. Begge leverandører bakker op om Danhostels linkstrategi men nævner det som vi godt selv ved, at googles algoritme er ændret fra 4

5 hovedvægt på linkbuilding til hovedvægt på relevant indhold. Og da Danhostel arbejder meget med SEO, sikrer vi derved at vores indhold er relevant. Begge leverandører fraråder os at slette vores linkbuildingsystem. Kvalitetssikring af Google Adwords søgeord, trafik og konverteringer Der har været holdt møder med IIH Nordic, som er Danhostels samarbejdspartner på Google adwords. Vi har ikke været tilfredse med trafiktallene fra den købte trafik som IIH har leveret til Danhostel. Trafikken er faldet men til gengæld er antallet af konverteringer på bookinger steget markant i 2014 i forhold til Efter nøje gennemgang af Danhostels kampagner, har vi fundet grunden til faldet i den købte trafik. Der blev i 2013 købt annoncering i mobil APP det har genereret mange billige klik til Danhostel. Denne kampagne stoppede i efteråret 2013 og vi har valgt dem fra i 2014, fordi de mange klik ikke konverterede. Strategien fremover er: færre klik fra de købte kampagner, men større kvalitet da det giver flere konverteringer. Den generelle trafik på danhostel.dk er fint stigende. Markedsføring/annoncering af Danhostel 2014 Den overordnede markedsføring med hensyn til annoncering af Danhostel 2014 er næsten færdig tilbage er der nogle få annoncer for Danhostel Sport, for Danhostel Firmakort og annoncering for individuelle tilbud på Facebook og i Danhostels nyhedsbrev. Og så kører google adwords kampagnerne selvfølgelig uden pause hele året. For yderligere info om annoncering og overordnet markedsføring af Danhostel 2014 henviser jeg til markedsføringsaktiviteter 2014 der ligger på Intranettet. I den er der oplyst både aktiviteter og kalender med udførelse. Vi har de seneste par måneder haft mange IT og markedsføringsopgaver i sekretariatet, her er beskrevet de vigtigste: Danhostel logo: Logoet på danhostel.dk har fået nyt tillægs-design tilpasset forskellige årstider og events, fx Halloween, Movember, Jul, påske osv. Ydelseskatalog (til værter): I forbindelse med Landsmødet blev der produceret et Danhostel ydelseskatalog, så medlemmer kan se hvad de får for medlemspengene, samt hvad der findes af Danhostel tilkøbsprodukter/hyldevarer. Danhostel katalog (til kunder): Produktion af 2015 katalog er i gang. Det er igen i år et bladrer katalog deadline for produktion er den 8. december. Der er aftalt ny procedure i forbindelse med udsendelse af Danhostel katalog. Der vedlægges et følgebrev med forskellig info samt opfordring til at booke online. Derudover skrives adressen digitalt på en label, så vi afsender et pænt udtryk fra sekretariatet, i stedet for håndskrift. Danhostel Firmakort: Projekt firmakort er gennemført og markedsføringsmateriale leveret til alle Danhostels der deltog på landsmødet. Den første Firmakunde har ringet og bestilt firmakort til sine 3 ansatte, det er firmaet carportspecialisten.dk. Det er sekretariatet der står for oprettelsen af firmakunder da vi selv producerer plastikkortene og fordi proceduren er anderledes end ved almindelig registrering af kort. Det vil være for besværligt hvis vandrerhjemmene selv skulle oprette og producere kort. Markedsføringsplan 2015: Der arbejdes i øjeblikket med planlægning af basismarkedsføring til fastholdelse af markedsposition og trafik til danhostel.dk på ferie og lejrskoler. Det er hovedsagelig google adwords og annoncering skarpt rettet mod ovenstående kundegrupper der ligger i basis. 5

6 Konferencegrupperingen: Her arbejdes der med en basis markedsføring på kursus/konference vi fastholder google adwords for at drive trafik til sektionen. Der er tilmeldingsfrist for medlemskab af konferencegrupperingen den 15. december så vi ved hvilket basisbudget vi har fra start Nye arbejdsgrupper: Lejrskole, konference, sport, service & værtsskab og storbyferie der nedsættes arbejdsgrupper til disse forretningsområder. På landsmødet blev der ytret ønske om en gruppe for håndværkere, så måske kommer der også en gruppe til det forretningsområde. Der fastlægges markedsføringsmidler til disse områder, så der er lidt at arbejde med i løbet af Endelig markedsføringsplan for 2015 forventes klar uge 47/48. Ny mailskabelon og nyt design til Danhostel nyhedsbreve: Nyhedsbrevet i december udkommer i et nyt lækkert design, designet på Basis nyhedsbrevet skal være ens ved hver udsendelse, så vi opnår en genkendelighed. Social sharing kundeambassadører (Rating): En funktionstilføjelse til Danhostels rating skema, giver mulighed for at gøre tilfredse gæster til ambassadører for Danhostel. I skemaet er der tilføjet dette spørgsmål vil du anbefale Danhostel til andre man kan vælge på en skala fra krydser gæsten 9 og 10 af, giver det mulighed for social sharing. Produktet var oprindelig klar, men vi havde nogle rettelser der ved at blive implementeret. Rating widget: Danhostel Rating widget der viser de individuelle Danhostels ratings, er implementeret på alle Danhostel hjemmesideskabeloner. Hvis andre Danhostels ønsker en widget på deres egen hjemmeside kan de ringe/maile ind til os og rekvirere den lille kode, der skal sættes ind på deres hjemmeside. Lange svartider på danhostel.dk: Vi har i en periode været plaget af, at priserne i booking flowet på danhostel.dk har haft en svartid efter hvor mange profiler/værelsestyper I har til salg i jeres bookingsystem. Det betød at de Danhostels der har mange værelsestyper til salg, har haft en lang svartid fordi priserne blev indlæst på én gang når kunderne spurgte på ledighed på danhostel.dk. Dette er nu udbedret med teknikken Asynkron loading, således at priserne kommer på drypvis. Det er samme metode som på Momondo, når man søger på flypriser. Spændende møder: Vi har holdt møder med Bl.a. Visit Denmark om nye samarbejdsmuligheder på nye markeder og vores første møde i Friluftsrådet ligger i kalenderen. Opgaver i Pipeline Indstilling til bestyrelsen: Der blev ytret ønske om at gæster der booker via og telefon skal have adgang til 10% rabat. Dette skal derfor først drøftes på et IT gruppemøde den 3.december. CRM: For styrkelse af kundeloyalitet arbejder vi med at videreudvikle Danhostels CRM. Vi afventer tilbagemelding fra vores leverandør, på funktion og estimat. Familiekort dispensation: Vi har søgt dispensation hos Hostelling Internationals bestyrelse, til en funktion i Danhostels nye familiekort. For at andre lande vil give 10% rabat på overnatningen skal et kort være personligt alle i hustanden skal have et personligt kort. Danhostels familiekort er et husstandskort der giver 10% rabat til alle der bor i samme husstand. 6

7 Der udstedes kun et kort til den der køber kortet men hvis kortholders børn skal overnatte i udlandet kan kortholder logge ind på danhostel.dk og printe sit kort, her kan kortholders børn skrive fødselsdato og navn under kortholders navn. Dette skal vi have en dispensation til. Der forventes svar i starten af december. International Kampagne fra HI: Vi hopper med på den international kampagne: I LOVE TRAVELLING IN EUROPE. Den går i store træk ud på, at man skal bede sine internationale gæster om at tagge sig selv på Facebook ude på de enkelte Danhostels. Brandede produkter til mersalg: Vi arbejder sammen med Borg & Bigum på at lave en række lækre produkter med Danhostels look and feel til salg i deres receptioner. Bl.a. regnslag og paraplyer. Da Borg & Bigum ikke er medlem af samhandel, skal de først optages som medlem, der er processen lige nu. Gavekort kampagne: Sidste uge i november starter vi en massiv gavekortkampagne. Håber der vil lægge en masse Danhostel gavekort under juletræerne i år. Adventskalender: Vi kører 4 store julekonkurrencer, hvor man kan vinde overnatninger og biografbilletter for 4 personer. Formålet er at få en masse nye abonnenter i vores nyhedsbrevs-database. Nyt nyhedsbrev med one to one tilbud (call to action): Vi sender i øjeblikket kun nyhedsbrev ud hver anden måned der er derfor plads til at udnytte den markedsføringsmulighed bedre. De Danhostels der indsender gode tilbud kan blive udvalgt til en solo udsendelse i Danhostels nyhedsbrev. Det skal designes så det giver lyst til at læse mere. Faste kundegrupper: Der skal defineres faste kundegrupper i bookingsystemerne, så vi kan måle på markedsføringskampagnerne. Dette defineres ved IT gruppemødet den 3. december. Automatisk træk af nationalstatistik: Hver måned bruger en medarbejder i sekretariatet 3 arbejdsdage på at indhente (rykke) overnatnings tal fra de enkelte Danhostels. Der skal tages endelig beslutning om statistikken skal trækkes og sendes automatisk via deres bookingsystem, på mødet i IT gruppen den 3. december. Messer: Der skal i den kommende tid tages stilling til Danhostels deltagelse på messer. Og i hvilken form vi skal deltage. Der er allerede sat penge af til Kursuslex messen og Herning messen samt muligvis ITB-Messen i Berlin. Herning messen er forudbestilt. Der skal tænkes nyt, så der kommer noget salg og pakketering. Der skal ske en markedsføring af firmakort. Peer Det skal kunne måles og værdien af messen skal kunne måles eftersom 50% af medlemmerne ikke vil på messe. Gitte Vil kunne deltage med eget produkt. Ole Der skal fokuseres på produkter og pakker. Værdien af messen og fremtidige deltagerkoncepter skal efterfølgende vurderes. Konferencegruppering: Der forhandles i øjeblikket med Kursuslex om annoncering på deres nye bookingportal. Deres forretningsmodel er meget atypisk idet de skal have betaling løbende samt et booking fee pr. booking. 7

8 Loyalitets APP: Vi har fået tilbud om et loyalitetsprogram via APP. Vi er dog i tvivl om det er den rette løsning for os. Mere om det når vi har besluttet os. Dopper app: Er et humanitær projekt. Her kan alle Danhostels placeres i en APP hvor man i APPen kan se, hvor man kan hente gratis vand. De enkelte Danhostels skal udlevere en vanddunk og give adgang til at man må tappe gratis drikkevand hos dem. Møde i IT udvalget: Der er møde i IT gruppen den 3. december hvor Ole deltager. På dagsordenen er bl.a. faste kundegrupper og automatisk træk af national statistik. Opgaver fra Landsmødet i forhold til strategi og fundament Oprettelse af Grupper er i gang. Yderligere fokus på målrettet markedsføring af kerneprodukterne og brandet, hvilket indarbejdes i markedsføringsplanen Større og bedre anvendelse af de sociale medier, fra særligt det enkelte Danhostel. - Planlægges og lægges i pipeline. Markedsføring baseret på bedre data. - Ligger i Pipeline. Et kig på Danhostels grafiske identitet og eksterne look. - På hold. I den eksterne markedsføring kommunikere værtskab, at give muligheden for at føle sig hjemme og muligheden for sociale fællesskaber. - Dette lægges ind som reminder når der produceres kampagner. Hurtigere produktudvikling og bedre pakketering af produkter, fra sekretariatets side, så medlemmerne kan tage dem på hylderne, hvis de passer til det lokale marked. - Pakketering af produkter bør ske på det enkelte Danhostels en ellers forsøger vi at være first movers på hyldevarer. Der er allerede nu aftalt møde om pakketering med dansk rejsebureauforening. Skabe bedre anvendelse af bookingportaler og deres statistikker hos de enkelte Danhostels, så de hver især kan øge forretningsomfanget. - Dette har sekretariatets allerstørste fokus og vil blive løbende udviklet. Kontinuerlig udvikling af it-understøttelse der, følger markedets krav om brugervenlighed og tilgængelighed. - Dette har sekretariatets allerstørste fokus og vil blive løbende udviklet. Ved at udvikle en ordentlig forretningsorienteret kommunikation baseret på respekt, åbenhed og interesse for andres synspunkter. - Det gør Ole med sit Rejsenyhedsbrev Udvikling af de interne kommunikationskanaler herunder udvikling af intranettet. Ved at bygge systemer op til at få bedre data ind fra de enkelte Danhostels til brug for målrettet markedsføring (omsætning, overnatningstal, produktsalg, ensartede produktgrupper og landeopdelinger etc.) - Der arbejdes i øjeblikket med at identificere hvordan vi kan få alle informationer til brug for målrettet markedsføring. Bestyrelsen Punktet er taget til efterretning 8

9 2.5. Opfølgning på strategi 2.5 Ole fremlægger opfølgningen på strategi, ud fra spørgeskema undersøgelsen, der blev udfyldt på Landsmødet. Alle er enige om et stærkt brand og gode produkter er vigtigt for Danhostel. I vores brandingarbejde, er det vigtigt at fornemme, hvor vores styrker og svagheder er. Vi er unikke på fællesskabsoplevelser, der er en klar fordel for familier og grupper. Vores brand skal lægge sig op ad vores fundamentet. Vi vil gennemgå om der nogle stærke brands, som vi kan samarbejde med, så deres brand styrke smitter af på os og omvendt. Vi har en opgave i at skulle gøre op med fordomme om nedslidte vandrerhjem og billeder af udelukkende sure sokker og sovesale. Konklusion: Taget til efterretning 2.6. Budget for kommende år Budget 2015 er besluttet og godkendt på landsmødet Ud fra dette, lægger vi vores planer for Vi har vedtaget en vækststrategi, vi skal investere for at skabe vækst. Det kunne være mulighed for at tage nogle penge fra egenkapitalen (fx ved salg af ejendommen) og investere i branding, loyalitetsprogram og gennemfotografering af alle medlemmer, dette vil være afgørende for vækst og dermed flere indtægter til medlemmerne. Punktet blev taget til efterretning. 3. AKTUELLE SAGER Evaluering af landsmødet 3.1 Evaluering af landsmødet Landsmødet forløb til de flestes fulde tilfredshed. Bestyrelsen har dog taget til efterretning at nogle ønsker at sidde sammen om aftenen med deres partnere. Tilbagemelding på fundaments undersøgelse Der er kommet tilbagemelding på vores spørgeskemaer om Fundamentet, hvor der kun var et mindre flertal for godkendelse af fundamentet. 36 har besvaret og resultaterne følger i vedlagte skema. Ifølge skemaet kan det deles op i følgende Godkendte punkter (>80% tilslutning): Samarbejdsaftalen er grundlaget for DDV Opfyldelse af bygningskrav Danhostels skal være on-line bookbare Korrekt afrapportering Godt værtskab Danhostels skal være rene og velholdte Overvejende flertal (>60% tilslutning): Understøtte bookinger hos andre Rabat på Danhostels kort og HI-KORT Fælles kundekartotek til gæster over 18 år Mindre flertal (> 50% tilslutning): Booking af enkeltsenge Bestyrelsen er enige i at vi holder fast i de +80%-punkter. Bestyrelsen er enige i at vi holder fast i +60%-punkter men vurderer mindre justeringer til teksten. Bestyrelsen er enige i at der ses på +50%-punktet om enkeltvandrere. Konklusion. Indstillingen er godkendt men det skal undersøges om salg af enkeltsenge er en del af kravet for at være med i HI. 9

10 3.2. Gennemgang af bestyrelsens forretningsorden 3.3. Evaluering af organisationen og direktøren 3.4.Turisterhvervets Samarbejdsforum, hvad skal vi bruge formandskabet til? 3.5. Medlemssager (ind- og udmeldelser, låneansøgninger, tvister) - Rudkøbing -> Langeland - Maribo - Syd Thy - Status over udmeldelser i Regler for lånegivning 3.2 Forretningsordenen for bestyrelsen skal gennemgås og tilrettes Referent forlod lokalet under gennemgang af personalet. Referent og direktør forlod lokalet under gennemgang af direktør 3.4 Vi overtager turisterhvervets samarbejdsforum pr 1/ Hvilke fælles sager har vi og hvilke fælles kampe. Vi har formandsskabet i 2 år Vi har 2 mærkesager Energiafgifter kvalitetssikring (dansk standart) ( + Flere penge til international markedsføring., og andre småmærkesager) Folkemødet på Bornholm, vi har førerrollen, men det er et fælles projekt. 3.5 FORTROLIGT Faaborg. Bestyrelsen Sagen er taget til efterretning Rudkøbing Langeland Bestyrelsen beslutter at så længe der ikke er andre Danhostels på Langeland, er det i orden. Men der skal skrives ind i deres aftale, at hvis der kommer flere til, så skal han sætte Nord/Midt/Syd eller by på. Maribo Hallerne Bestyrelsen optager Maribo Hallerne. Navnet skal vendes med Maribo Hallerne. Grindsted Billund Bestyrelsen har taget sagen til efterretning Syd Thy (Agger) De hed oprindeligt Syd Thy, men valgte i stedet Danhostel Agger. Bestyrelsen optager Danhostel Agger i kæden. Hadsund Bestyrelsen tager sagen til efterretning. Udmeldelser Danhostel Rønde Danhostel Samsø Danhostel Lyngby-Tårbæk Danhostel Fjerritslev Danhostel Holbæk Danhostel Sæby Ringsted - Startede med at melde sig ude, men er inde igen med 8 værelser. Bestyrelsen tager udmeldelserne til efterretning Regler for långivning Hele processen vedr. långivning, skal revideres, så der ydes lån på de rigtige vilkår og ikke er mulighed for fejl efter godkendelse. Bestyrelsen vedtager at der skal ses på ansøgningsformularerne og -processerne 10

11 4. STRATEGI og UDVIKLING Foreningen: 4.1. Årsgebyr plan frem til GF Årsgebyr model. Der har været nedsat et årsgebyrudvalg, der fremkom med et forslag til model på Landsmødet. Der var enighed i, at der skulle arbejdes videre med den. Kathrine og Ole har arbejdet med et forslag som oplæg til diskussion. Det er vigtigt, at årsgebyrmodellen er enkel at forstå, ikke til at snyde med, og hvor opkrævningskriterierne giver mening. Det skal også være sådan, at de hostels, der evner at tiltrække gæster og udnytte sin kapacitet bedre end andre ikke skal betale mere end dem, der med samme kapacitet klarer sig dårligere. Følgende principper gælder for forslaget: - Grundgebyret skal dække omkostninger til grundlæggende drift af foreningen, branding, website, on-line booking, konceptudvikling til sociale medier samt familieferie og lejrskoler i Danmark. - Der skal opkræves på objektive kriterier, der kan kontrolleres, så der ikke forekommer snyd. - Princippet om at man får en højere pris for de første senge ift. de sidste senge. - Vi dropper diskussionen om Udkantsdanmark, da man selv har ansvaret for, hvor man driver vandrerhjem. - Kontingentet skal i stedet tage højde for hvor stor del af sæsonen det enkelte hostel holder åbent (sæsonforretning) - Grundgebyret reduceres i totalbudgettet og der gøres plads til differentieret medlemskab i markedsføringsgrupper. - Der betales provision af bookinger. Modellen er derfor, at der opkræves på senge. At der sker en faldende opkrævning pr seng jo flere senge man har Der foreslås en reduktion hvis man kun har åbent i højsæsonen. Vi sætter grænsen ved 6 måneder. Vi har valgt ikke at segmentere yderligere, da det vil blive helt uoverskueligt, når hostels lukkes i kortere perioder. Den skal være enkel at forstå, fair for alle og skal ikke give mulighed for at snyde. Det skal ikke være pengene der skal være grund til om der bliver indberettet de lovmæssige korrekte tal. Grundgebyr, booking provision og tilkøb (Differentieret medlemsstruktur) Vi kan skille den der kommer ind på Danhostel.dk i forhold til egne bookinger. Grundgebyret: Enten er det værelserne, sengene eller overnatningerne. Senge er fair for alle eftersom alle har forskellige antal senge på værelserne. De sidste senge er sværere at sælge, fx den 6. seng på et værelse. Et ønske om at de helt store skulle lettes i byrden. Derfor lægger prisen i en faldende kurve. Lukkeperioden giver rabat, da man ikke har mulighed for at sælge sine senge når der er lukket. Bestyrelsen indstiller til at der bliver genoprettet et årsgebyr udvalg Der skal ingen bestyrelsesmedlemmer være i udvalget og meget bredt repræsenteret. Ole får ansvaret for at sammensætte udvalget og komme med et forslag til Generalforsamlingen

12 4.2. Drøftelse af samarbejdsaftaler 4.3. Balancen mellem store og små vandrerhjem 4.4. Value for money 4.5 Kommunikation 4.6 Videns udveksling Punkt Samarbejdsaftaler og den resterende interne opfølgning på strategien skal med på næste møde. Drøftelse af samarbejdsaftaler, herunder følgende punkter: Nedsætter et udvalg bestående af både værter, private og offentlige ejere for at få de ting frem i lyset, som i fremtiden kan give anledning til juridiske problemstillinger. Trepartsaftaler Sekretariatet, ejeren og værten. Hvilke problematikker har vi? Fastlæggelse af budget for gennemførslen. Eksekvering af nye samarbejdsaftaler/opsigelse af gamle Udkast til samarbejdsaftalerne justeres pr. mail 4.7. Øvrigt 4.8.Årshjul 4.7 Eventuelt. Marian i øvrigt. Samhandel går fantastisk. Dato til samhandels generalforsamling er fastsat til den 20. april De fleste sparer over 20% på deres indkøb 4.8 Årshjul. Kort oprids af møder, landsmøder, strategiseminar og generalforsamling. Regnskabet aflæggelse. Nyt fra Danhostel sekretariatet skal fast med på bestyrelsesmøderne. Alle punkterne er bestyrelsens årshjul og bruges til bestyrelsesarbejdet fremover. Bestyrelsen godkendte årets hjul og det skal lægges op på Intranettet. De kommende mødedatoer findes via udsendelse af en en Doodle. 12