Referat Møde i bestyrelsen for Dansk Bjerg- og Klatreklub mandag den 28. februar klokken 18-21

Transkript

1 Referat Møde i bestyrelsen for Dansk Bjerg- og Klatreklub mandag den 28. februar klokken Godkendelse af dagsorden Tilføjelse af tre orienteringspunkter; om det optiske tårn, status for træningsområde, samt om møde med DGI. 2. Punkter til orientering Økonomiafrapportering januar (Bilag 1) Positive tal for januar, til dels på grund af ekstraordinære indtægter. Der var behov for nogle omposteringer. Ny version ville blive udsendt. Morten får Jan til ved førstkommende lejlighed at sende godkendt indstilling til budget 2018til bestyrelsen. Vibe udvalg Arbejdet i god gænge. Sponsorudvalg Der var indgået en samarbejdsaftale med Petzl. Som led i aftalen er der opsat Petzl reklame over Café Boulderen. Petzl GriGri tour med workshops for instruktører og medlemmer 9. og 10. marts indgår i aftalen. Erik fremhævede at der er behov for øget viden om medlemskredsen, og informationsmateriale om klubben mhp. kontakt med potentielle sponsorer. Bornholm Arbejdet i bornholmsudvalget er i god gænge, herunder forberedelsen af Bornholm on the Rocks. Arbejdet sker i samarbejde med forbundet og Bornholms klatreklub. Parkering efter den nye 'street food' kommer Klubben har ifølge lejekontrakten for Blocs & Walls en ikke eksklusiv adgang til 50 parkeringspladser. Camilla tager kontakt med REDA for at afklare parkeringsforhold når street food åbner. Rutebygudvalg, Martin orienterede om rutebygudvalg. Der var sat opslag op i B&W om retningslinjer og tidspunkter for rutebyg (sektionsbyg) samt datoer for rutebyggerkurser i Medlemmer som er interesserede i at deltage i frivilligt rutebyg opfordres til at melde sig. Undersøgelse og anbefalinger om sikkerhed Pater Harremöes arbejder på gennemgang og anbefalinger. Sikringskurser med Gri Gri+ Camilla orienterede om iværksættelse af sikrings og begynder kurser med GriGri+. Før kursernes iværksættelse var der planlagt og i et vidst omfang allerede gennemført kurser for instruktørerne og trænere i brug og undervisning med GriGri+.

2 Autobelay Autobelays vil blive opsat på samme plads som tidligere. Driften vil samtidig undersøge mulige alternative placeringer. Driften vil vende tilbage med forslag herom til beslutning på næste møde i bestyrelsen. En ny placering vil kræve fornyet godkendelse fra Force. Morten mindede om at bestyrelsen på dens møde 30 november 2017 havde foreslået, at brugen af autobelays fremover blev begrænset til udenfor hallens spidsbelastningsperioder, så klatrere der brugte autobelays ikke optog plads på væggen i de travleste perioder. Camilla ønskede ikke en sådan begrænsning, idet den ville være svær at håndhæve. Der var enighed om, at gå videre uden den foreslåede begrænsning. Organisation Web + opslag i B&W om DBKK Camilla og Morten arbejder på sagen Månedlig klubaften Morten følger op i forhold til frivillige tovholdere. Brands Camilla, Erik og Morten ser på muligheder for at gøre Dansk Bjerg- og Klatreklub tydeligere i klubbens kommunikation, herunder i forbindelse med kommunikation i forbindelse med klubbens klatrehal, Blocs & Walls. Camilla og Erik kontakter personer i klubben med viden om branding og design. Klubfolder Camilla og Morten er tovholdere på opgaven om klubfolder til nye medlemmer, jf. udviklingsplan Klub T-shirts Camilla har identificeret en leverandør. Igangsætning afventer afklaring af branding af Dansk Bjerg- og Klatreklub, jf. ovenfor Medlemsmøde om klubture Morten orienterede om at det var op til turlederen om han eller hun ønskede at holde medlemsmøde med information om de enkelte klubture. Det var fortsat intentionen at holde en medlemsaften om klubture forud for fastlæggelse af program for klubture i Synliggørelse af kullenhytten Morten vil tale med hytteværten (Anders Strange) om opslag i Blocs & Walls. Derudover skal medlemmernes mulighed for at bruge hytten også fremgå af klubfolder og hjemmeside. Fester Tinne og Camilla er tovholdere for festerne. Der var enighed om at klubbens sommerfest i Blocs & Walls ikke skal lægges samtidig eller op til klubbens Skt. Hans tur til kullenhytten. Det optiske tårn Martin orienterede om, at hans lejemål af det optiske tårn udløber til september. Han ville næppe være interesseret i at forlænge lejemålet. Bestyrelsen vil tage den fremtidige anvendelse af lokalet op på at kommende møde. Morten havde haft møde med DGI. DGI havde tilbudt gratis medlemskab året ud med henblik på afsøgning af mulige områder for samarbejde.

3 DBKK ville kunne opsige medlemskabet pr med virkning for 2019 (mod normalt oktober 2018). DBKK ville på sin side undersøge om man fra klubbens side havde undladt at udmelde sig af DGI, men blot ophørt at betale kontingent i 2016, og således skyldte kontingent for 2016 & Camilla undersøger om der foreligger korrespondance i sagen og Morten melder derefter tilbage til DGI. Træningsområdet Niels var sammen med Camilla og Esben nået frem til en indretning af træningsområdet. Arbejdet ville blive igangsat snarest. 3. Punkter til beslutning a. Forslag om moonboard Bestyrelsen tog, på baggrund af oplæg fra Tinne, en principbeslutning om indkøb og opsætning af moonboard. Tinne havde sikret frivillig arbejdskraft til opsætningen. Endelig beslutning forudsatte, at der kan findes en egnet placering i Blocs & Walls, som kan godkendes af myndighederne og som ikke nødvendiggør større ombygning eller medfører en uacceptabel blokering for væsentlige andre aktiviteter. Camilla og Tinne arbejdet videre med sagen. Om muligt tager bestyrelsen endelig stilling på sit næste møde den 5. april b. Oprettelse af nye træningstilbud for børn og juniorer Susanne orienterede om planlagte nye tværgående træningstilbud for børn og juniorer. Træningstilbuddene skal i første omgang løbe til sommerferien, og vil derefter blive evalueret. De indgår i klubbens ønske om at skabe mere sammenhængende træningstilbud til børn og unge. Det havde været drøftet at udbyde træningen gratis eller til reduceret pris. Bestyrelsen var glad for planerne. Bestyrelsen henviste til den overordnede beslutning om at træningshold hviler i sig sselv, dvs. at deltagerbetalingen dækker de direkte udgifter forbundet med træningstilbuddet. Koordinatoren for talent og elitearbejdet (Susanne) kunne også vælge at anvende budgetmidler afsat til dette formål til hel eller delvis dækning af udgiften med henblik på en lavere deltagerbetaling. c. Sikring af faciliteter (kapacitet på længere sigt) Bestyrelsen besluttede - på en anbefaling fra facilitetsudvalget - nedenstående med henblik på det videre arbejde med at sikre klatrefaciliteter til klubben på langt sigt (efter udløbet af det nuværende lejemål for Blocs & Walls 2023). Der laves en beskrivelse af, hvad DBKK har opnået / udrettet fra åbningen af B&W til i dag. Der udarbejdes en klar formulering af hvor DBKK vil hen. Der optages forhandling med REDA om langt lejemål og udvidelse og leje af eksisterende hal. Evt. med købsoption (Erik og Henrik Jessen Hansen)

4 Der optages kontakt med kommunen. Muligheder i Amagerbakke afklares. Der afsættes et år til at komme på plads. Derefter må en plan B iværksættes d. Mere væg i Blocs & Walls (Øget kapacitet på kort og mellemlangt sigt) Martin havde i oplæg til bestyrelsen redegjort for, at udviklingen med medlemstilgang samt behovet for events til at sikre hallens økonomi betyder, at Blocs & Walls er ved at nærme sig sin kapacitetsgrænse i hallens travleste perioder. Hvis klubben fortsat vil tilbyde medlemmer gode faciliteter og plads på væggene er der behov for mere klatrevæg, hvis vi vil undgå at indføre medlemsstop eller regulere tilgangen ved at hæve priserne. Der var derfor udover den langsigtede sikring af medlemmers adgang til klatrefaciliteter - behov for tiltag med en hurtig effekt. På den baggrund besluttede bestyrelsen: A Bestyrelsen igangsætter undersøgelser af, hvor i den eksisterende hal, der kan bygges mere væg og hvordan. Camilla og Erik tager kontakt til potentielle udbydere med uforpligtende invitation til at afgive tilbud på bygning af mere være i B&W. Udbyderens projekter anvendes helt eller delvis ved en myndighedskontakt om de nødvendige tilladelser. Bestyrelsen fremlægger hvis det kan nås - forslag til klubbens generalforsamling om bygning af mere væg i B&W. B Sideløbende er det planen at åbne for klatring i Sundholm i første omgang for træningshold, udvalgte kurser, samt for medlemmer på bestemte tidspunkter (og i forbindelse med en frivillig vagtordning). Rutebyg vil være frivillig. Niels overtager bestyrelsesdeltagelsen i arbejdet med Sundholm. Niels søger at rekruttere en afløser for Martin som frivillig tovholder for arbejdet. En idé om at åbne for medlemskab for klatring til halv pris er foreløbigt udskudt, til vi opnår erfaringer med den påtænkte åbning af hallen for klatring udover dry tooling. C Driften i Blocs & Walls undersøger om der kan etableres et højere antal (5. grads) ruter i uudnyttede/ underudnyttede ankre. e. Byg af frise på svampen (bilag 5) Bestyrelsen tiltrådte forslag fra Camilla om byg af 70 cm høj frise rundt på topdelen af

5 svampen. Frisen skal anvendes til sponsorsalg. f. Studenterrabat Bestyrelsen tiltrådte forslag fra Camilla om at klubben tilbyder studierabat på vores titurskort til B&W. Nuværende pris kr. 999,- Foreslået pris kr. 899,- Dvs. samme pris som DBKK-medlemmer og klubberne i DK. g. Begrænsning af gruppers adgang til B&W/ forslag til krav om forhåndsanmeldelse Camilla orienterede om de problemer der fra tid til anden opstår i hallen når større grupper (for eksempel institutioner for børn og unge) ankommer uanmeldt til B&W, eller når et medlem inviterer et stort antal ikke-klatrere (arbejdskolleger mv.). Det var problematisk både i forhold til sikkerhed og i forhold til planlægning af øvrige aktiviteter i hallen. Driften havde derfor udarbejdet forslag om begrænsning af gruppers adgang til Blocs & Walls uden forhåndsanmeldelse. Bestyrelsen var enig i behovet for klarere retningslinjer for grupper af besøgende. Men bestyrelsen mente, at den foreslåede formulering utilsigtet kunne begrænse en i øvrigt ønsket og uproblematisk adgang for mindre grupper af klatrere, f.eks. gæster fra andre klubber. Camilla ville se på formuleringerne med henblik på et nyt udkast. 4. Eventuelt og næste møde Næste møde i bestyrelsen er 5. april. Frist for dagsordenspunkter 27/3 med henblik på udsendelse af materiale inden påske. Forinden vil der skulle indkaldes til klubbens generalforsamling, som afholdes 24. april. Indkaldelse skal ske senest 4 uger før. Materiale skal udsendes senest en uge før generalforsamlingen. mdn 07/